Saknr. 66/13 Saksbeh. Morten Ottesen Haldorhamn Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 11.11.13

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 66/13 Saksbeh. Morten Ottesen Haldorhamn Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 11.11.13 SAK 66/13: ASSS / KOSTRA RAPPORT EIENDOMSFORVALTNING 2012 Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Styret tar ASSS- rapporten til orientering. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med rapporten som grunnlag for uvikling av foretakets strategi og utvikling av verktøy for mål og resultatstyring. 3. ASSS resultater tas med og kommenteres i senere årsrapporter. Paul Røland Daglig leder Morten Ottesen Haldorhamn Økonomicontroller

Saksutredning Samarbeidet i ASSS- nettverket mellom de ti største kommunene ble etablert i 1986. Eiendomsforvaltning -nettverket ble etablert i 2009. Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø deltar. Hovedfokus for samarbeidet er på utvikling og analyse av styringsdata på aggregert nivå, og nettverket fungerer også som en arena for samhandling med KS bl.a. for å øve påvirkning i forkant av statlige reformer. Rapporten viser utvalgte tjenesteindikatorer for hver kommune. Under hver kommune beskrives profilen kort i forhold til gjennomsnitt i nettverket med hovedvekt på indikatorer hvor kommunen skiller seg fra gjennomsnittet. Videre gir KS fokus der store avvik fremkommer, etterfulgt av utfordringer som kommunene har besvart i forbindelse med utfordringsnotatet. ASSS står for Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner.

Tjenesterapport ASSS-nettverket 2012 Eiendomsforvaltning Fredrikstad Oslo Bærum Drammen Kristiansand Sandnes Stavanger Bergen Trondheim Tromsø Utarbeidet av Margareth Belling, KS 12. august 2013 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 3 1.1. OPPBYGGING AV TJENESTERAPPORT... 3 1.2. MILEPÆLER OG FRAMDRIFT I NETTVERKET... 3 1.3. STYRINGSINDIKATORER SOM INNGÅR I TJENESTEPROFIL... 4 2. TJENESTEPROFILER... 6 2.1. INNLEDNING... 6 2.2. TJENESTEPROFILER DRAMMEN... 7 2.3. UTVALGTE INDIKATORER OG NØKKELTALL... 10 2.4. OPPSUMMERING/HELHETSVURDERING... 10 2.5. PRIORITERING/BEHOV... 12 2.6. DEKNINGSGRADER... 13 2.7. PRODUKTIVITET/ENHETSKOSTNADER... 15 2.8. KVALITET... 20 2.9. ANDRE INDIKATORER... 20 2.1. GOD PRAKSIS... 21 2

1. Innledning Tjenesteområde Eiendomsforvaltning omfattes av følgende KOSTRA-funksjoner: 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen 130 Administrasjonslokaler 190 Interne serviceenheter: NB! Det forutsettes at alle utgifter for serviceenheten skal fordeles fullt ut på de funksjonene som betjenes av enheten. Art 290 og 790 skal ikke benyttes. Serviceenheten krediteres på art 690 Fordelte utgifter 221 Førskolelokaler og skyss 222 Skolelokaler 261 Institusjonslokaler 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg 386 Kommunale kulturbygg 1.1. Oppbygging av tjenesterapport Rapporten viser utvalgte tjenesteindikatorer for hver kommune. Under hver kommune beskrives profilen kort i forhold til gjennomsnitt i nettverket med hovedvekt på indikatorer hvor kommunen skiller seg fra gjennomsnittet. Videre gir KS fokus der store avvik fremkommer, etterfulgt av utfordringer som kommunene har besvart i forbindelse med utfordringsnotatet. Tilbakemeldinger fra den enkelte kommune samt tjenesteprofilens innhold utgjør grunnlaget for KS sine kommentarer i hovedrapport/kommunerapporter. Indikatorene er et utvalg av indikatorer som ble gjennomgått av fagnettverket på samlingene høst 2012. 1.2. Milepæler og framdrift i nettverket Tabell 1 ASSS tjenestenettverk for Eiendomsforvaltning, milepæler og fremdrift Dato Aktivitet 14. mai Utfordringsnotat sendes kommunerepresentantene 14.- 28. mai Forberedelse til nettverk-samling i Bergen 28-29 mai 28 29. mai Nettverk-samling i Bergen 30.mai 15. juni Tilbakemelding fra kommunene på utfordringsnotatet Tjenesterapport skrives med 15. juni-tall Ultimo sept. Møte i Styringsgruppen (SG) ASSS, Rapporten(e) 2013 godkjennes 26.-27. nov 2013 ASSS Eiendom Drammen 3

1.3. Styringsindikatorer som inngår i tjenesteprofil Tabell 2 Styringsindikatorer som inngår i tjenesteprofil eiendomsforvaltning 2012 Indikator Prioritering/behov Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, konsern Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger, konsern Produktivitet/enhetskostnad Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning i prosent av samlede investeringsutgifter Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, konsern Utdypende indikatorer Gj.sn. nettverk Høyeste verdi Laveste verdi 4160 4847 3464 9,0 11,0 8,0 4,0 4,6 3,3 1091 1301 807 107 138 82 36 52 16 3 154 5 103 839 Gjennomsnitt av investeringer 2008-2012 3 878 5 395 2 497 Korrigerte brutto driftsutgifter eks avskrivninger/kvm 707 823 555 Korrigert brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 58 100 42 93 143 23 551 664 448 Sykefravær (eget fravær som er egenmeldt eller sjukemeldt) 11 16 5 Øvrige nøkkeltall og indikatorer Indikatorene for forvaltning, drift og vedlikehold er slått sammen, fordi det aggregerte tallet for disse indikatorene anses som mer robust enn hver for seg. For å fortsette å holde trykket oppe på mer ensartet føringspraksis i nettverket, ble det brukt en utvidet tjenesteprofil i utfordringsnotatet til kommunene. Der er utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold presentert hver for seg og kommentert. For å få mer sammenlignbare størrelser med Normtall som er utviklet i samarbeid mellom Statsbygg, Forsvarsbygg, Multiconsult m.fl. er FDVutgifter per kvm. eks avskrivninger beregnet. Nettverket samlet inn tilstandsgrader av bygningsmassen. Tema og resultatene er grundig drøftet i nettverket og det er konkludert med at det er utvist ulikt skjønn og at dette ikke er sammenlignbare størrelser i de ulike kommunene og at EN gjennomsnittlig tilstandsgrad for hele bygningsmassen har liten verdi. Tilstandsvurderinger er viktig, men først og fremst for bruk i egen kommune som oversikt- og beslutningsgrunnlag for vedlikehold- og oppgraderingsbehov. 4

Det er samtidig viktig å være klar over at større ressursbruk i kommunene per kvm i stor grad trolig skyldes kommunenes reduksjon av et akkumulert vedlikeholdsetterslep på bygningsmassen. For kommuner som bruker ekstremt lite penger på vedlikehold, kan dette i noen grad skyldes at vedlikehold erstattes av investeringer. 5

2. Tjenesteprofiler 2.1. Innledning Utgangspunkt for tjenesteprofilene er føringer fra ASSS Programkomité kombinert med arbeidet i nettverkene. De valgte nøkkeltallene er sett i forhold til snitt for ASSS kommunene. Tabell med profil for tjenesteområdene (tjenesteprofil) viser de indikatorene eiendomsnettverket er enig om er mest robuste for å sammenligne ressursbruk og dekningsgrader for kommunens eiendomsforvaltning. Tjenesteprofilen viser relativt nivå i den enkelte kommune i forhold til gjennomsnitt for ASSS - kommunene. Alle kommuner teller likt ved beregning av gjennomsnitt, og er altså ikke vektet for folketall eller kvadratmeter bygg. Tabellen viser absolutte verdier for kommunen og gjennomsnitt for nettverket. Tabellene inneholder også høyeste og laveste absolutte verdi for nettverket. I figuren hvor tjenesteprofilen er framstilt, er snitt for ASSS - nettverket (rød linje) satt til 100 % for hver indikator og kommunens verdi er beregnet i prosent av dette snittet. Utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold Normtall ble diskutert i nettverket i fjor, og kommunene benytter ulike nøkler for beregning av vedlikehold i budsjettene. Ny presisering i KOSTRA-veilederen om hva som betraktes som forvaltningskostnader ble mer i tråd med NS 3454 og har bidratt til bedre sammenlignbarhet av forvaltningsutgifter. Vedlikeholdskostnadene bør ses i sammenheng med registrert tilstandsvurdering av eiendommene Energikostnader per kvm bygg Energikostnadene påvirkes både av kraftpris og energiforbruk og det er derfor viktig at begge deler vurderes når en skal sammenligne kommunene og se på utviklingen over tid i egen kommune. Når en ser på energiforbruket i de ulike typene formålsbygg, er det viktig å se om dette er reelle forskjeller eller om kommunen kan ha regnskapsført noen av energikostnadene til feil bygningstype. Energiforbruk skulle første gang registreres for 2012, men publisering av disse forelå ikke før nettverket hadde samling i slutten av mai. Dette er derfor en indikator som det vil jobbes mer med i nettverket til neste år. Sykefravær og medarbeidertilfredshet Grunnlaget for beregning av sykefravær og medarbeidertilfredshet vil variere betydelig mellom kommunene. Variasjonene vil være sterkt avhengig av organisering og valgt modell for utførelse av oppgavene innen eiendomsforvaltning: Kjøp av vaktmestertjenester, renholdstjenester osv vil kunne ha stor betydning for samlet sykefravær i den enkelte kommune. For kommuner som kjøper denne tjenesten, vil naturlig nok ikke sykefraværet for de som utfører denne tjenesten inngå i kommunens sykefraværsstatistikk. Kvalitet og tilstandsgrader Tilstandsregistreringer er ikke tatt med i tjenesteprofilen, fordi den har for mange svakheter til å brukes som sammenligningsgrunnlag. Nettverket har jobbet med dette og de fleste kommuner kartlegger tilstand på bygningsmassen, som en del av planarbeidet for eiendomsforvaltningen. 6

2.2. Tjenesteprofiler Drammen Tabell 3 Styringsindikatorer Drammen, 2012 Indikator Drammen Snitt ASSS Høyest ASSS Lavest ASSS Prioritering/behov Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger 3799 4160 4847 3464 Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter 8,4 9,0 11,0 8,0 Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger 4,1 4,0 4,6 3,3 Produksjon Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 1064 1091 1301 807 Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per 107 138 kvadratmeter 82 82 Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning i prosent av samlede investeringer 32 36 52 16 Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger 3 443 3 154 5 103 839 Utdypende indikatorer Gjennomsnitt av investeringer foregående fem år 3 747 3 878 5 395 2 497 Korr brutto driftsutg eks avskr/kvm 779 707 832 555 Korrigert brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning 100 av eiendommer per kvadratmeter 73 58 42 Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal 136 143 eiendomsforvaltning per kvadratmeter 93 23 Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 547 551 664 448 Sjukefravær (eget fravær som er egenmeldt eller legemeldt) 2012 11 16 5 Figur 1 Tjenesteprofil Drammen, 2012 7

Drammen kommune hadde lavest energiutgifter per kvm av samtlige kommuner i nettverket. Disse lå 23 pst lavere enn snittet i nettverket i 2012. Gjennomsnittlig investeringsnivået i Drammen siste fem år var 11 pst høyere enn snittet i nettverket. Forvaltning- drift- og vedlikeholdsutgifter eks avskrivninger lå 8 pst høyere enn snittet i nettverket i 2012 2.2.1. Vurdering og tolkning av indikatorene i tjenesteprofilen Det ser ut til at Drammen har funnet et relativt bra nivå på drift- og vedlikeholdsutgiftene sine, i forhold til et akseptabelt vedlikeholdsnivå på bygningsmassen, dokumentert gjennom tilstandsvurdering av samlet bygningsmasse. Energikostnadene per kvm i Drammen er igjen lavest i nettverket, og er oppnådd gjennom systematisk og målrettet innsats for energiøkonomisering og gode energileverandøravtaler. Eksempler på tiltak som iverksettes for å oppnå energieffektive løsninger er installasjon av passivhusvinduer, behovsstyrt ventilasjon, varme og lys, installasjon av mange nye varmepumper (Drammen fikk prisen som årets varmepumpekommune) samt at gamle bygg fases ut og erstattes av lavenergi og passivhusbygg. Samtlige av Drammens bygg er koblet til et SD-anlegg ( Styrt /regulert og overvåket vi et sentralt datasystem ). I tillegg er kraftprisen blitt redusert, ikke minst som en følge av kommunens gode avtaler med kraftleverandører. Ifølge Drammen kommunes økonomiplan 2012-2015 skal kommunen redusere sine budsjetter med 2 pst i 2012. Dette vil Drammen kommune blant annet gjøre ved å redusere ønsket styrking av budsjettet til drift og vedlikehold. Drammen eiendom mener dette på sikt vil få uheldige konsekvenser for forvaltning av eiendomsmassen. Drammen Eiendom (DEKF)leverte et grundig og godt beslutningsgrunnlag før budsjettbehandling i kommunen i fjor og i følge rådmannens forslag til økonomiplan, vil skoleinvesteringene sikre tilstrekkelig kapasitet til å møte elevtallsveksten, og nødvendig rehabilitering av eldre skolebygg. Innsparingen er i vesentlig grad tatt inn ved tilpasning av kostnadene i foretaket. Hvorvidt dette forringer kvaliteten på tjenesten, er ikke KS kjent med. Drammen beregner en FDV-kostnad på 300 kr/kvm. Da er renhold og vaktmestertjenester ikke medregnet, heller ikke oppgraderinger og større rehabiliteringer. Kommunen mener vedlikehold, forsikring og ordinære driftskostnader ivaretas på en god måte for dette beløpet. Drammen melder selv om tilfredsstillende måloppnåelse i 2012, der året var preget av god drift, stort fokus på boligsosialt arbeid og rekordhøyt investeringsnivå. HMS er det høyest prioriterte fokusområde i Drammens eiendomsforvaltning og det foregår kontinuerlig kontroll av risikoforhold knyttet til brann, elektro, legionella, luftkvalitet, inneklima og radon. I tillegg til generelle sikkerhetsforhold. I tillegg til løpende vedlikehold over driftsbudsjettet, gjennomføres en rekke rehabiliteringstiltak gjennom investeringer, som også representerer en form for vedlikehold, ettersom omfattende oppgraderinger trekker med seg utbedringer av vedlikeholdsetterslep. Investeringer er i stor grad knyttet til nybygg og rehabilitering av barnehager, omsorgsboliger/institusjoner og skole. Bystyret vedtok i 2012 innføring av ny husleiebergning basert på en modell med kostnadsdekkende husleie for kommunale boliger. 8

Oppsummering Energikostnadene per kvm i Drammen er igjen lavest i nettverket, og er oppnådd gjennom systematisk og målrettet innsats for energiøkonomisering og gode energileverandøravtaler. Drammen kommune ser ut til å ha et godt nivå på vedlikeholdet og mener det er brukbar sammenheng mellom ressursinnsats og kvalitet på bygningsmassen. I årets tjenesteprofil ligger de fleste indikatorene for Drammen langt nærmere gjennomsnittet i nettverket enn fjorårets tjenesteprofil viste. En utfordring for Drammens eiendom kan være å opprettholde et godt nivå på bygningsmassen med nye krav til innsparing og effektivisering av drift og vedlikehold. Alt i alt, ser det ut til at Drammen eiendom gjør en god jobb med utvikling og ivaretakelse av bygningsmassen på en kostnadseffektiv måte. 9

2.3. Utvalgte indikatorer og nøkkeltall I dette kapittelet fremstilles både nøkkeltall som inngår i tjenesteprofilene og andre nøkkeltall som nettverket har funnet formålstjenlig å diskutere med tanke på sammenlignbarhet og som interessante måleindikatorer i eiendomsforvaltningen. Nøkkeltallene presenteres for ASSSkommunene samlet, både for det enkelte år og i tidsserier. Nøkkeltallene er inndelt i tre hoveddeler: Prioritering, Produktivitet og Dekningsgrader For flere av indikatorene, blant annet utgifter til forvaltning per kvm, driftsutgifter per kvm og vedlikeholdsutgifter per kvm, har det vært jobbet godt i de fleste kommunene for å sikre at KOSTRA-veilederen følges og at data for kommunene dermed er sammenlignbare. For 2012 er kvalitetssikringsarbeidet med KOSTRA-rapporteringen kommet så vidt langt, at tallene nå, med få unntak er sammenlignbare i ASSS-kommunene. Den pågående kvalitetssikringen foregående år, kan være en del av forklaringen på svingninger fra et år til et annet. Dette er i noen grad kommentert i kapittel 2 og kommenteres særskilt under hver tidsserie. 2.4. Oppsummering/helhetsvurdering Korrigerte brutto driftsutgifter per kvadratmeter er et relativt robust nøkkeltall for utgifter til eiendomsforvaltning som registreres i driftsregnskapet. Nøkkeltallet inneholder summen av utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold fordelt på antall kvadratmetere innrapporterte formålsbygg. Forvaltningsutgiften inneholder også utgifter til forvaltning av bygg som ikke er formålsbygg, men fordeles bare på kvm formålsbygg. Dette kan være en vesentlig forklaring til at forvaltningsutgiften per kvm varierer mye fra en kommune til en annen. Investeringer kan svinge til dels mye fra et år til et annet og er viktig å se i sammenheng med befolkningsutvikling, tilstand på bygningsmassen, kommunens generelle økonomi og nivået på vedlikehold over tid. Nettverket har, i tillegg til å se på siste års investeringer, beregnet et gjennomsnitt for siste fem års investeringer i hver kommune, når investeringsnivå per innbygger sammenlignes. Ekstraordinært vedlikehold har i noen grad blitt finansiert over investeringsbudsjettet, da grensedragning mellom drift og investeringer til tider tøyes noe, og det kan være en kombinasjon av vedlikehold og oppgraderinger. En kommune som bruker lite penger til vedlikehold, vil trolig bruke en større andel av investeringsbudsjettet til «vedlikehold» og/eller oppgradering av mangelfullt vedlikeholdte bygg. I andre tilfeller vil et bygg kunne være utidsmessig og lite egnet i forhold til dagens krav og standard og dermed være mer hensiktsmessig å erstatte enn å fortsette å vedlikeholde det. Dette er altså vurderinger den enkelte kommune selv må foreta. Det er dermed viktig at politikerne får forelagt seg en langsiktig plan og oversikt over tilstand, egnethet, vedlikeholds- og oppgraderingsbehov for bygningsmassen sin. En langsiktig strategi for kommunens forvaltning av eiendomsmassen vil være et viktig instrument for kommunens byggforvaltning. Kvaliteten på innrapporterte kvadratmetere formålsbygg, regnes nå for gode nok for sammenligning i nettverket. Det kan likevel være noen viktige faktorer som spiller inn, særlig når det gjelder nøkkeltallet som sier noe om dekningsgrad, dvs kvadratmeter formålsbygg per innbygger: Her kan kommuner som har utstrakt kjøp av tjenester fra private kunne ha et lavere antall kvadratmetere enn kommuner som produserer og leverer alle tjenester selv 10

og/eller leie selve bygningsmassen. Et eksempel er Bergen kommune, som kjøper institusjonstjenester av private og der kvadratmetere institusjon ikke er med i samlet rapportering. Også kommuner med en høy andel barn i skole- og barnehagealder, vil kunne ha en høyere dekningsgrad, når det gjelder antall kvadratmetere per innbygger, enn kommuner som har lavere andel befolkning i denne aldersgruppen. Noen vedlikeholdsutgifter kan også være «skjult» som investeringsutgifter. Anslag på dette vil alltid være gjenstand for skjønn. Det er vanskelig å gi en klar uttalelse om sammenhengen mellom ressursinnsats og kvalitet: Høye utgifter til vedlikehold kan ha sammenheng med ekstraordinært vedlikehold for å redusere vedlikeholdsetterslepet, samtidig som svært lave utgifter til vedlikehold over tid vil medføre et økt vedlikeholdsetterslep. Nettverket har samlet inn skjønnsmessig vurdering av bygningsmassen, der tilstandsgrader etter norsk standard har vært benyttet som måleparameter for et bygg sett under ett. På bakgrunn av dette har det vært regnet ut andel bygg fordelt på fire intervaller av tilstandsgrader og gjennomsnittlig tilstandsgrad for den enkelte kommunes bygningsmasse. Disse har svært begrenset verdi for å sammenligne tilstand og kostnad knyttet til oppgradering i kommunene, men er nyttige for den enkelte kommunes oversikt over behov per bygg. Mange av kommunene i nettverket har allerede et system for kartlegging, men ikke nødvendigvis etter samme metode og det er derfor foreløpig ikke aktuelt å bringe inn dette som indikator for sammenligning mellom kommuner. Sykefravær er regnet som en kvalitetsindikator, og er viktigst å bruke for sammenligning over tid i egen kommune. Denne indikatoren vil nemlig variere sterkt mellom kommuner avhengig av hvor stor andel egne ansatte man har. Forskjellen vil spesielt være stor mellom kommuner som har egne ansatte vaktmestere og renholdere og de som kjøper denne tjenesten av private aktører. Uansett er det viktig at kommunene jobber aktivt med å redusere sykefraværet i egen kommune. I årets tjenesteprofil er denne tatt ut ettersom indikatoren ikke var tilgjengelig før i juni, etter at nettverket hadde hatt sine samlinger, men en oversikt over utvikling siste fem år er tatt med i dette kapitlet. Som enkeltområde innen eiendomsforvaltning, ser det ut til at energieffektivisering er det området som har stor oppmerksomhet hos samtlige kommuner. Det ble, for første gang i 2012, innrapportert energiforbruk til KOSTRA. Nøkkeltall for dette var ikke tilgjengelig da nettverket avholdt sin vårsamling, og dataene er derfor ikke blitt inngående behandlet. Både Bergen og Bærum har imidlertid rapportert mangelfulle data på dette og begrunnede problemstillinger knyttet til denne indikatoren. Oppfølging av forbruksdata er tema for neste års arbeid i nettverket. Et generelt inntrykk er at vedlikehold og forvaltning av kommunens bygg nå står nokså høyt på dagsorden på de aller fleste kommunene i nettverket og de fleste har vedtatt en politisk forankret strategi og jobber planmessig med å dokumentere tilstand og behov for vedlikehold, oppgradering og utvikling av dagens bygningsmasse. Samtidig er det anstrengt økonomi i de fleste kommuner, som betyr at nødvendig avsetning til verdibevarende vedlikehold fortsatt må konkurrerer med midler til tjenesteleveranser. Investeringsnivået har vært høyt i disse kommunene og gjeldsnivået har økt i akt med dette. Deler av dette skyldes erstatning og til dels omfattende rehabilitering og oppgraderinger av gamle og nedslitte bygg. Dette, sammen med nye behov og myndighetskrav, fører til at mye av vedlikeholdet erstattes av investeringer knyttet til oppgradering og erstatning av nedslitte og/eller utidsmessig bygningsmasse. Konsekvensene av denne måten å drive «vedlikehold» på over tid, er et strammere handlingsrom i fremtiden. Samtidig er det viktig å understreke at det er gjort mye godt arbeid med forvaltning av eiendomsmassen i mange av kommunene i nettverket de senere år, både gjennom økt satsing på vedlikehold, på rekruttering av kvalifisert arbeidskraft og på oppgraderinger. 11

2.5. Prioritering/behov Prioritering gjenspeiler hvordan kommunen (gjennom politiske vedtak) velger å disponere de tilgjengelige økonomiske ressursene: Eksempler er Netto driftsutgifter grunnskoleopplæring (F 202) i forhold til befolkningen, per innbygger 6-15 år og/eller i pst av sum netto driftsutgifter. Ved beregning av prioriteringsindikatorer tar en utgangspunkt i netto driftsutgifter (Uttrykk for frie inntekter - eller kommunal finansiering) Prioritering viser forholdet mellom ressursbruk (uttrykt ved netto driftsutgifter) og målgrupper ressursene er rettet mot eller ressursbruk til den aktuelle tjenesten i pst av samlet ressursbruk i kommunen. For eiendomsforvaltning kan det ha betydning hvordan befolkningssammensetningen er; En kommune med en større andel av barn mellom f.eks 1 år og 15 år (barnehage- og skolebygg) og/eller mange over 80 år (eldreboliger/institusjonsbygg), vil kunne ha behov for mere formålsbygg enn en kommune med få innbyggere i disse aldersgruppene. Figur 2 Figuren viser samlede netto driftsutgifter til forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger av samlede netto driftsutgifter i kommunen. Søylene viser utviklingen fra 2010 til 2012 per kommune samt gjennomsnitt for ASSS-kommunene i samme periode. I snitt viser utviklingen at utgifter til eiendomsforvaltning utgjorde en vesentlig lavere andel av samlede utgifter i 2011 enn i 2010 og ytterligere lavere andel i 2012. Samtlige kommuner i nettverket brukte en lavere andel av samlede netto utgifter til eiendomsforvaltning i 2011 enn i 2010. Andelen av samlede utgifter gikk også noe ned i 2012, men langt mindre enn året før. Nedgangen fra 2010 til 2011 kan nok i stor grad forklares med at det samlede rammetilskuddet til kommunene økte vesentlig i 2011, som følge av at tidligere øremerkede midler til barnehager ble lagt inn i rammen som frie midler fom 2011. Reduksjonen av andel fortsatte imidlertid i 2012 og bare Kristiansand og Sandnes kommuner brukte en større andel av samlede netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning i 2012 enn i 2011. Trondheim og Tromsø var de eneste kommunene i nettverket som brukte mer enn 10 pst av samlede netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning i 2012. 12

Figur 3 Trondheim og Tromsø kommuner prioriterer eiendomsforvaltning høyest, mens Sandnes prioriterer området lavest, målt i kroner per innbygger. Syv av kommunene hadde en svak nominell økning fra 2011 til 2012, Tromsø på samme nivå, nominelt, som året før, mens Bærum og Oslo hadde nedgang fra året før. Tromsø, som hadde høyest utgifter per innbygger i 2012 brukte 4 847 kr per innbygger, mens Sandnes brukte minst med 3 799 kr per innbygger i 2012. Gjennomsnittet i nettverket var 4 160 kr per innbygger. Bærum og Oslo brukte mindre penger (nominelt) til eiendomsforvaltning per innbygger i 2012 enn året før, mens øvrige kommuner hadde økning. Størst var økningen i Sandnes med 8,6 pst økning fra året før. Kommentar Det finnes ikke en entydig indeks for prisvekst for eiendomsforvaltning separat, men erfaringsmessig har dette området de siste årene hatt (minst) samme prisutvikling som kommunal deflator (lønns- og prisvekst i kommunesektoren). Når det gjelder Eiendomsforvaltningens andel av samlede netto driftsutgifter i kommunen, må disse ses i sammenheng med at samlede utgifter er økt som følge av økte netto utgifter (og samlede inntekter i kommunen) til barnehagene, etter at barnehagetilskuddet ble innlemmet i rammetilskuddet fra 2011. 2.6. Dekningsgrader Dekningsgrad sier noe om hvor bredt tilbudet er til de som har behov for de aktuelle tjenestene. Prinsipielt skal altså en dekningsgrad si noe om i hvor stor grad behovet for en bestemt tjeneste dekkes. Det finnes ikke en statistisk entydig definisjon av behov. En måte å løse dette på er å sannsynliggjøre behovet. Målgruppen kan være 1-5 åringer i forhold til arealbehov i barnehagebygg, antall 6-15-åringer er målgruppen for skolebygg osv. Behov kan sannsynliggjøres ved hjelp av statistiske opplysninger. I KOSTRA benyttes gjennomgående bruksrater som indikator for dekningsgrad. Dekningsgrad viser altså forholdet mellom tjenesteproduksjon og målgruppen. Dette kan f.eks være antall kvadratmeter bygg per innbygger, antall kvm skolebygg per elev osv. 13

Figur 4 Figuren viser samlet areal formålsbygg som kommunen disponerer, fordelt på alle innbyggere i kommunen. Bergen og Trondheim ser ut til å være langt mer arealeffektive enn de øvrige kommunene i nettverket. Fredrikstad, Sandnes og Stavanger kommuner øker sitt areal av kommunale formålsbygg per innbygger, mens Bærum, Oslo, Drammen, Bergen, Trondheim og Tromsø reduserer kvm per innbygger i 2012. Kristiansand har samme nivå som foregående år. Variasjonen fra et år til et annet kan for flere av kommunene skyldes endring i rapporteringspraksis av innrapporterte data, og i all hovedsak er det stor grunn til å anta at kvaliteten på dataene er bedre i 2012 enn foregående år. Kommentar Bergen har lavest areal per innbygger og dette har trolig sammenheng med at Bergen har en stor andel areal i private barnehager og omsorgsinstitusjoner som ikke innrapporteres som leid eller eid areal i Bergen kommune. Den lave dekningsgraden er således ikke nødvendigvis et godt uttrykk for hvor mange kvm formålsbygg som finnes totalt per innbygger i kommunene i nettverket. Vi har ikke data for byggene utenfor kommunen og får dermed ikke foretatt en manuell beregning av forskjellene. Antall kvadratmetere bygg er viktigste kostnadsdriver innen eiendomsforvaltning. Det er derfor viktig å jobbe for arealeffektivisering, også i kommunale formålsbygg. Det er imidlertid mange hensyn å ta i så henseende: Politiske prioriteringer i forhold til små/store skoler og barnehager, små/store institusjoner og bofellesskap etc. Geografisk utstrekning og spredtbygdhet vs tettbygdhet i en kommune Nærmiljøvalg og flerbruksbygg (hvordan fordeles kvadratmeterne der en skole har idrettshall som brukes av langt flere enn elevene i kroppsøving?) Utidsmessige bygg, som er vanskelig å avhende og erstatte f.eks på grunn av geografi er noen av de faktorene som vil ha betydning for arealeffektiviteten. Ved vurdering av Kvadratmeter formålsbygg per innbygger bør den enkelte kommune, i tillegg til å vurdere i forhold til ovenstående punkter, se på kvadratmetere per bruker av de ulike byggtypene, så som kvm skolebygg per elev, kvm institusjon per beboer i institusjon etc for å vurdere arealeffektiviteten. 14

2.7. Produktivitet/enhetskostnader Produktivitet viser forholdet mellom produsert mengde av tjenester og omfanget av innsatsfaktorer som er blitt forbrukt under produksjonen. Eksempler er Utgifter pr plass i institusjon, Utgifter pr elev i grunnskolen, Utgifter per kvadratmeter bygg etc. Produksjonsindikatoren skal i utgangspunktet vise alle ressurser som er benyttet til produksjon av en bestemt tjeneste. Figur 5 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning består av utgifter til Forvaltning (F), Drift (D) og Vedlikehold (V). Samlet er dette et relativt robust nøkkeltall per i dag. Kommunene i nettverket har jobbet en del med å få til ensartet praksis for hvilke utgifter som defineres som vedlikehold og hvilke som defineres som drift. Resultatet av dette arbeidet er nå blitt så vidt bra at nettverket vurderer disse indikatorene hver for seg. Det er imidlertid fortsatt noe ulik praksis for hvorvidt «vedlikehold» er ordinært vedlikehold som føres i driftsregnskapet og hvorvidt det er oppgraderinger, eller en blanding av de to, og som finansieres over investeringsregnskapet. I noen grad er det ikke usikkerhet om hvor dette skal føres som er årsaken, men i hvilket budsjett kommunen har avsatt midler til «vedlikehold»/oppgraderinger/rehabiliteringer. De fleste kommunene har hatt en økning i samlede utgifter per kvadratmeter de seneste årene, men ikke nevneverdig utover lønns- og prisvekst. Tall fra flere kommuner viser imidlertid en reduksjon i utgifter til drift og vedlikehold i 2012, i forhold til året før. Nøkkeltallet inneholder også avskrivninger og dette vil ha stor betydning for samlet driftsutgift i kommunen. Store investeringer senere år, med ditto avskrivninger, bidrar til at dette nøkkeltallet øker, uten at midler til det vi anser som drift og vedlikehold har økt i den grad som behovet skulle tilsi. I følge figuren over, brukte Oslo kommune mest penger per kvm til FDV, mens Sandnes brukte minst. Korrigerer vi utgiftstallet for avskrivninger, er forskjellene mellom kommunene fortsatt store, men på langt nær så store som når avskrivninger er med (se figur 15). Dette må imidlertid ses i en større sammenheng, der en både vurderer kommunenes praksis for opp-/nedskrivning av verdiene, tilstand på byggene, beregnet levetid og gjennomsnittlig alder på bygningsmassen. 15

Figur 6 Driftsutgifter per kvm til bygg kommunene selv eier Figur 7 Utgifter per kvm, eks avskrivninger i kommunens eide bygg Som vi ser av figuren over, brukte Oslo mest penger per kvm bygg til forvaltning, drift og vedlikehold, mens Sandnes kommune brukte minst. I figurene under, kommenterer vi de ulike komponentene i nøkkeltallet over. Merk imidlertid at summen av Forvaltning, drift og vedlikehold ikke blir sum FDV, ettersom det ligger noen utgifter i korrigerte brutto driftsutgifter (FDV) per kvm som ikke er definert inn i disse indikatorene hver for seg. Utgifter per kvm til eide og leide bygg kan ikke uten videre sammenlignes, ettersom leide bygg kan være av en helt annen karakter enn eide bygg og driftsutgifter kan komme i tillegg til leien på leide bygg. Eksempelvis kan en kommune betale leie til utleier, som dekker forvaltnings- og vedlikeholdsutgifter og/eller kapitalutgifter, men ikke driftsutgifter som f.eks renhold. Utgifter utenom leieutgiftene blir dermed fordelt i sin helhet på de byggene kommunen eier og differansen på utgifter per kvm på eide bygg og leide bygg kan således skyldes uforholdsmessig store utgifter til drift av byggene (renhold etc.) på kommunens eide bygg. Det er likevel viktig å ha fokus på forskjellene i utgifter på eide og leide bygg i vurdering av hva som evt vil lønne seg på sikt. Dette fremkommer ikke i regnskapet i KOSTRA, en kommunene har full anledning til å holde slik oversikt i eget internregnskap. 16

Figur 8 Driftsutgifter per kvm til forvaltning Utgifter til forvaltning av hele eiendomsmassen fremkommer i KOSTRA-funksjon 121. Kvaliteten på disse nøkkeltallene er langt bedre i 2012 enn tidligere år, men fortsatt gjenstår noe arbeid med å få sammenlignbare tall på disse. Trondheim har f.eks med forvaltningsutgifter knyttet til forvaltning av kommunens boliger på denne funksjonen og eiendomssjefen med stab er regnskapsført her, mens f.eks Kristiansand kommune ikke har med utgifter til forvaltning av boliger i denne funksjonen. Nettverket fikk i 2012 gjennomslag for sitt forslag til presisering av KOSTRA-veilederen, slik at denne blir tydeligere, særlig med tanke på avgrensingen mellom F 120 Administrasjon og F121 Eiendomsforvaltning. Trondheim kommune har valgt å bemanne forvaltningsstaben sin med høyt kompetente medarbeidere, som igjen bidrar til bedre bestilling og oppfølging av den samlede bygningsmassen. I følge kommunen er dette en lønnsom «investering» for smartere drift og vedlikehold. 17

Figur 9 Vedlikeholdsutgifter per kvm 2010-2012 Vedlikeholdsutgiften per kvm er også endret betydelig for flere av kommunene i nettverket de siste årene, dels pga ekstraordinært vedlikehold og dels som følge av endret praksis for hvor utgifter føres. Sistnevnte er ikke reell endring. Eksempelvis er vedlikeholdsutgifter i Bærum redusert med nær 190 kr/kvm fra 2010 til 2011, mens utgifter til bygningsdrift er økt med om lag 170 kr/kvm i samme periode. Dette skyldes altså ny regnskapspraksis. Stor oppmerksomhet på kvaliteten på tallene gir seg nå utslag i mindre skille mellom kommunen som bruker mest og kommunen som bruker minst til vedlikehold (fra 23 kr/kvm i Fredrikstad til 168 kr/kvm i Oslo). Fredrikstad har kuttet vedlikeholdet og kun akutte reparasjoner blir nå uført og regnskapsført i Fredrikstad kommune, mens Oslo kommune som ligger høyest, har hatt ekstraordinære utgifter til vedlikehold senere år for å redusere vedlikeholdsetterslepet i kommunen. I det store og hele, er det en gjenganger at det avsettes for lite til verdibevarende vedlikehold, men situasjonen er vesentlig bedret for de fleste kommunene senere år og flere av kommunene har nå en vedtatt strategi for realkapital-forvaltning. Flere av kommunene har også fått utarbeidet livssyklusanalyser på nye bygg og avsetter anbefalte midler for verdibevarende vedlikehold til nye bygg. 18

Figur 10 Utgifter per kvm til driftsaktiviterer- 2010-2012 Figuren over viser brutto utgifter per kvm til drift av kommunale formålsbygg. På grunn av tekniske endringer i praksis for hvordan utgifter til drift og vedlikehold regnskapsføres, kommenteres ikke utviklingen senere år med utgangspunkt i figuren over. For endringer fra tidligere år, se kommentarer i avsnittet over om vedlikehold per kvm. I 2012 var det Tromsø som brukte mest penger til drift av formålsbyggene, med 664 kr / kvm. Dette henger blant annet sammen med høye energiutgifter i Tromsø i 2012. Sandnes og Bærum hadde lavest utgifter til bygningsdrift per kvm, med hhv 448 og 449 kr/kvm i 2012. Figur 11 Energiutgifter per kvm 2010-2012 Energikostnader og energiforbruk er viktige størrelser som samtlige kommuner i nettverket har, og har hatt fokus på senere år. Når utgiftene per kvadratmeter øker, er det som regel ikke et resultat av økt energiforbruk, men til dels store økninger i kraftprisene. Oslo kommunes tall for 2010 er feil. Ser vi bort fra disse, er det Fredrikstad og Tromsø som hadde de høyeste utgiftene til energi, med hhv 138 og 132 kr/kvm i 2012, mens Drammen var lavest i 2012, med 82 kr/kvm. Tromsøs høye nivå kan nok også i stor grad forklares med både høyere kraftpriser og lengre fyringssesong enn kommunene lenger sør. For 2012 har KOSTRA tall for energiforbruk, men disse tallene var ikke tilgjengelig da nettverket hadde sin samling, og flere av kommunene har meldt om at disse tallene per i dag ikke er sammenlignbare. 19

2.8. Kvalitet Som nevnt innledningsvis til kapitlet, er sykefravær eneste indikatoren som inngår som kvalitetsindikator for denne tjenesten per i dag. I tillegg er det jobbet med kartlegging av tilstand på kommunens bygningsmasse, men denne er ikke sammenlignbar og jobbes derfor med i den enkelte kommune og er ikke egnet for sammenligning mellom kommuner. Figur 12 Som vi ser av figuren over, har sykefraværet økt betraktelig og jevnt i Bærum og i Tromsø fra 2008 til 2012. Kristiansand og Bergen kommuner har hatt en betydelig økning i sykefraværet siste året. Denne indikatoren var ikke tilgjengelig for 2012 før i juni 2013 og har derfor ikke vært gjenstand for diskusjon i nettverket. Det er derfor vanskelig å gi klare vurderinger av hvorfor utviklingen er som den er i følge oversikten i figur 21. 2.9. Andre indikatorer Figur 13 20

Årlige investeringsutgiftene per innbygger varierer noe fra ett år til et annet og denne indikatoren er derfor viktig å se over et litt lengre tidsperspektiv. I tjenesteprofilen er det derfor beregnet en egen indikator, som viser gjennomsnittlig investeringer per innbygger per år (som gjennomsnitt av siste fem år). Denne er imidlertid beregnet på bakgrunn av nominelle kroner (presentert i KOSTRA for årene 2008 tom 2012). Ved en revidert beregning, der vi regner om investeringer i perioden 2008 til 2012 til 2012-kroner, basert på byggekostnadsindeksen for boligblokker, får vi følgende bilde av gjennomsnittlige årlige investeringer siste fem år: 2.10. God praksis Trondheim kommune mottok i 2013 pris for «Kommunen med best vedlikehold av skolebygg i Norge 2012». Gjennom systematisk og godt vedlikehold og forvaltning av bygningsmassen i over 10 år, har kommunen snudd utviklingen fra stadig økende forfall til bedre bygg og godt verdibevarende vedlikehold og utvikling av bygningsmassen. Kommunen har sikret bred politisk forankring for langsiktig satsing på ivaretaklese av realkapitalen og stiller store krav til administrasjon og utførende virksomhet når det gjelder plan og oppføklging av bygningsmassen. Systematisk og godt arbeid med rekruttering, brukertilfredshet og god oversikt over bygningsmassens tilstnad og oppgraderingsbehov har blant annet ført til at kommunen ved siste tilsyn fra arbeidstilsynet ikke hadde noen anmerkninger eller avvik. Mange av kommunene jobber med tilstandsregistrering av bygningsmassen, med tanke på å få et godt beslutningsgrunnlag for prioriteringer. Tilstandsrapporteringen er en skjønnsmessig vurdering og gjennomsnittstall for den enkelte kommune er lite egnet som styringsindikator. Derimot gir det en god oversikt blant annet for å vise andel bygg eller deler av bygg som trenger omfattende oppgradering og andel bygg som er «i sin skjønneste orden». Oversikten er derfor god for å sammenligne seg selv med seg selv over tid. I tillegg jobber de fleste kommunene godt med energieffektivisering i bygningsmassen og gode resultater kan dokumenteres fra de fleste. Her kan Drammen kommune nevnes som et «Kroneksempel», med kun 82 kr per kvm i energiforbruk. 21