1 FDVU-VERKTØY, AS BUILT DOKUMENTASJON OG BIM - informasjonsforvaltning i praksis Når en skal overta ny portefølje For NBEF i Trondheim 20. mai 2011
Når en skal overta ny portefølje Hvilke kvalitet har dokumentasjonen på bygg vi overtar driften av? I denne setting er det er fort fristende å fortelle om alt det hårreisende som finnes der ute. Jeg vil ikke det. Det har skjedd så mye positivt med ny PBL og utviklingen av BIM, at vi ønsker heller å fokusere på det. Videre er det slik vi opplever det en positiv utvikling med en økende mengde OPSprosjekter. Der er det snakk om optimale tilstander i forhold til FDVU. Vi sitter der i en posisjon hvor vi kan styre og delta i prosessen helt fra starten. Dette gavner alle parter knyttet til prosjektet. Dog er det viktig at bestiller siden sikrer FDV-utviklingen i prosjektet så ikke den blir en salderingspost i de alt skarpere konkurranseprosesser. Etter ny PBL og NS 3456:2010 er det mer rett frem å kunne stille krav. Da gjør vi det! Foredrag NBEF 24.05.2011 3 Stor skala med variasjoner på bygg og eiere Typer bygg Nytt bygg overtatt fra entreprenør Eksisterende bygg videreført fra annen forvalter Typer eierskap til bygget Investor modellen - kapital forvalteren Institusjonelle eiere de langsiktige Foredrag NBEF 24.05.2011 4
FDV-dokumentasjon...et kjært barn FDV dokumentasjonene er en del av bygget og skal alltid følge dette uavhengig av eier skifte eller bytte av driftsorganisasjon. Vi skal stille samme krav til den leveransen som vi stiller til flisene på badene eller parketten i kantinen. Det bør være en fast post til godkjenning av denne i standardskjemaene for overlevering av bygg Du skal holde orden og jour på FDV dokumentasjonen på en slik måte at du når som helst skal kunne overlate det til en annen person. "Ellers kan du ikke forfremmes!" Foredrag NBEF 24.05.2011 5 Hva er den fysiske dokumentasjonen? Papir.pdf -.dwg -.xls -.doc Annet digitalt matriale Komplett system med webgrensesnitt Foredrag NBEF 24.05.2011 6
Hvor ligger det? På eksisterende porteføljer ligger dette ofte i mappestruktur på eiers egen eller leide server På nye bygg tilbys dette i flere formater. I våre 3 siste nybygg har entreprenøren benyttet FDV Web fra Curotech til innsamling Foredrag NBEF 24.05.2011 7 Er det garanti på FDV dokumentasjonen? Burde ikke FDV dokumentasjonen og kunnskapsoverføringen komme inn under samme betingelser som materialene og leveransen av bygget i sin helhet? Det bør være mulig å etterkreve manglende dokumentasjon inntil 5 år etter overlevering. Foredrag NBEF 24.05.2011 8
Hvordan skal vi overta et nytt bygg? Det er viktig å komme tidlig inn i prosessen Det må etableres en struktur med kunnskapsoverføring, testing og driftsstart opp mot overtagelse. Gjerne over 8 uker Dokumentasjonen skal omhandle alt som "As built". Mye av dette vil forbli hvilende informasjon som med fordel kan skilles ut og arkiveres relativt raskt. Instrukser på teknisk utstyr, materialer og tilsvarende vil være den "dynamiske" informasjonen som går rett inn som et styrende element for driftsarbeidet. Denne vil da være utgangspunktet for utarbeidelse av vedlikeholds- og utskiftings-plan Foredrag NBEF 24.05.2011 9 Plan for vedlikehold og utskifting Det vil alltid være flere varianter mellom 2 ytterpunkter OPS-prosjekter står i en særstilling med et definert FDV-krav fra prosjektets start. Et eksisterende bygg vil være langt mindre forutsigbart med statuskontroll og evt. produksjon av FDV dokumentasjon Kvaliteten på den enkelte instruks eller beskrivelse går helt tilbake til produsent av varen som leveres på bygget. Er ikke det tilfredsstillende er det leverandøren som skal utarbeide slik. Eksempel med hvit Corian disk. Foredrag NBEF 24.05.2011 10
Kostnader for opparbeidelse av god FDV-dokumentasjon Dette bør utføres som et prosjekt med byggets eier som oppdragsgiver Det må gjennomføres basert på en statuskontroll som er bestilt til dette formålet Vedlikeholdsplan utarbeides som et produkt av statuskontrollen og den nødvendige informasjonsinnhentingen Planen bør også inneholde utskiftinger basert på LCC-opplysninger fra produsent Få frem de positive elementer ved oppgradering til moderne lovmessige dokumentasjoner Foredrag NBEF 24.05.2011 11 Hva er det så vi drømmer om? Å komme til et bygg hvor alt er komplett oppe og går, slik at en kan sette 100% inn på optimalisering av driften Et sted hvor systemet selv genererer en arbeidsordre på oppdatering av FDV dokumentasjon når dette er påkrevet. Foredrag NBEF 24.05.2011 12
Hvordan kommer vi dit? Behov for standardiserte løsninger som kan gjøre enhver byggeier tilnærmet systemuavhengig. Kunsten må være å finne et grensesnitt hvor de kommersielle aktører fortsatt kan finne det attraktivt å utvikle sine systemer, samtidig som dataoverførbarhet er oppnåelig. De kommersielle systemleverandørene må tilpasse seg til å kunne levere mer støttetjenester og ikke bare selve systemet. Levetiden på nye bygg før total rehabilitering er synkende. Terskelen for BIM er kanskje lavere enn man skulle tro for de store eksisterende eiendomsporteføljene. Behovet for integrasjon mellom det vi i dag kaller FDV systemer og andre støttesystemer som økonomi, salg/utleie, m.fl. Vil øke raskt. Kravene til kompetanse vil neppe kunne dekkes uten at det tilrettelegges for det. Foredrag NBEF 24.05.2011 13 Hvordan overføre informasjonen til neste leverandør Stadig kortere avtaleperioder Hyppigere konkurranseutsetting med mer vekslende inn- og out- sourcing Dette medfører et øket krav til dokumentasjonen, overførbarhet og smidighet fra systemene Eieransvaret er tydeliggjort. Er det penger i prosjektet til skikkelig FDV? Kortsiktige eiere har ofte stramme finanskilder som tar hele leieinntekten til forrentning. Generell markedmessig verdiøkning er det eneste gevinstpotensialet. Og dette tas ut etter et salg, slik at bygget aldri får noe til vedlikehold. Foredrag NBEF 24.05.2011 14
Overføre informasjon til neste leverandør Det forekommer taktiske valg fra leverandørsiden av FDV-tjenester, som gjør det vanskelig for eier å bytte ut leverandøren. Ved å opprette all FDVU informasjon under leverandørens eget system med minimal overførbarhet til andre systemer, har denne leverandøren ett fortrinn.. Foredrag NBEF 24.05.2011 15