ANBUDSINNBYDELSE RAMMEAVTALE FOR KJØP AV

AS VINMONOPOLET 12-038 ANBUDSINNBYDELSE RAMMEAVTALE FOR KJØP AV KONSULENTBISTAND FOR SUPPORT OG VEDLIKEHOLD AV IT-SYSTEMER

2 Innholdsfortegnelse 1 GENERELT... 3 1.1 GENERELT OM VINMONOPOLET... 3 1.2 HVA SKAL DET INNHENTES TILBUD PÅ?... 3 1.3 ANBUDSBETINGELSER... 3 1.4 MILJØHENSYN... 3 2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL LEVERANDØR... 4 2.1 LEVERANDØRENS SKATTEATTESTER OG HMS ERKLÆRING... 4 2.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 4 2.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 4 2.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 4 2.5 PERSONOPPLYSNINGER... 5 2.6 ETISKE RETNINGSLINJER... 5 2.7 UNDERLEVERANDØRER... 5 3 KRAV TIL TILBUD... 5 3.1 KONTRAKTSBETINGELSER... 5 3.2 AVTALENS VARIGHET... 5 3.3 TILDELINGSKRITERIER FOR LØSNING... 5 3.4 TILBUDETS FORM OG BESVARELSE... 6 3.5 TILBUDSFRIST OG ADRESSER... 7 3.6 KONTAKTPERSON OG HENVENDELSER TIL VINMONOPOLET... 7 4 KRAVSPESIFIKASJON... 7 4.1 GENERELT... 7 4.2 VINMONOPOLETS TEKNISKE PLATTFORM/SYSTEMSKISSE... 8 4.3 DETALJERING AV LEVERANSEN - OMFANG... 8 4.4 RAMMEVERK FOR SAMHANDLING... 10 5 VEDLEGG...13

3 1 Generelt 1.1 Generelt om Vinmonopolet AS Vinmonopolet har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbruker. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet har i dag 279 butikker over hele landet. Ved utgangen av 2013 vil Vinmonopolet ha 286 butikker. Hovedkontoret ligger i Oslo. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: www.vinmonopolet.no 1.2 Hva skal det innhentes tilbud på? Vinmonopolet gjennom denne konsulentbistandsavtalen ønsker å styrke virksomhetens tilgang på ressurser med spesialkompetanse og erfaring på ulike felter på IT-området. For en detaljert beskrivelse av ønskede fagområder, henvises det til punkt 4.3 i denne forespørselen. Det er tillatt å besvare kun på enkelte kompetanseområder. 1.3 Anbudsbetingelser Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse og skjer i henhold til Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer, sist ved Lov av 30. juni 2006 nr. 41 (i kraft 1. januar 2007). Det vises også til kunngjøring i Doffin og TED. Enhver kostnad som leverandør måtte pådra seg i forbindelse med denne anbudsinnbydelsen og en eventuell kontraktsinngåelse skal dekkes av leverandør. Anbudsinnbydelsens innhold er i sin helhet å betrakte som konfidensiell. Det samme gjelder all informasjon i forbindelse med anbudsinnbydelsen og informasjon som kan henføres til denne. Tilbud som ikke er fullstendige, ikke i samsvar med anbudsinnbydelsen eller er for sent mottatt kan bli forkastet. Leverandør skal spesifisere eventuelle avvik fra denne anbudsinnbydelsen. Det som ikke er tatt forbehold om anses som akseptert. 1.4 Miljøhensyn Miljøpolicy i Vinmonopolet: Vinmonopolet skal arbeide systematisk for å redusere egne miljøbelastninger, påvirke ansatte og våre leverandører i tilsvarende retning, samt legge til rette for miljøbevisste kunder. Miljø er en sentral del av Vinmonopolets samfunnsansvar. Vinmonopolet har som mål å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det legges vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering så langt dette er praktisk gjennomførbart.

4 2 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandør Nedenstående er Vinmonopolets kvalifikasjonskrav. Det skal fremlegges følgende dokumentasjon som er obligatorisk og ufravikelig. 2.1 Leverandørens skatteattester og HMS erklæring Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling og at leverandøren har et fungerende HMS-system. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Skatteattest Momsattest HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorf eller tilsvarende institusjoner). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Vinmonopolet har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Vinmonopolet kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Vinmonopolet for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser Krav 2: Det kreves meget god gjennomføringsevne Krav 3: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Følgende dokumentasjon kreves for å bevise at de stilte krav er oppfylt: Krav 1: Foretakets viktigste relevante oppdrag/leveranser de siste 3 årene, inkludert type leveranse, verdi, tidspunkt og kunde. Krav 2: Beskrivelse av organisasjonen for håndtering av denne type leveranser Krav 3: Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/-styringssystem

5 2.5 Personopplysninger Leverandør skal oppfylle personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. 2.6 Etiske retningslinjer Vedlagte regler for hvordan ansatte i Vinmonopolet skal forholde seg til selskapets leverandører skal godkjennes av leverandør, jfr. vedlegg 2. Retningslinjene skal signeres og vedlegges besvarelsen. 2.7 Underleverandører Leverandør kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av tilbudet, men skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for tilbudt løsning. Leverandør skal opplyse hvilke underleverandører de eventuelt kommer til å benytte. Konkurransens samtlige forhold og betingelser vil også gjelde underleverandører. 3 Krav til tilbud 3.1 Kontraktsbetingelser En eventuell avtale om leveranse vil være basert på Statens standardavtaler om konsulenttjenester Bistandsavtalen (SSA-B) med veiledende bilag. Se vedlegg 3. Kontrakten anses som akseptert av leverandør med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Dersom det tas forbehold, skal dette angis spesielt. Ved forbehold skal også den konkrete formulering som leverandør ønsker anføres. Vinmonopolet forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke baserer seg på vedlagte kontrakt. 3.2 Avtalens varighet Avtalen vil være gyldig fra det tidspunkt den underskrives av begge parter. Partenes rettigheter og plikter etter avtalen løper 2 år fra kontraktsinngåelse (opsjon 1 + 1 år). Oppdragsstart er umiddelbart etter kontraktsinngåelse. 3.3 Tildelingskriterier for løsning Valg av tilbud vil ikke skje utelukkende på grunnlag av laveste pris. Tildeling baseres på det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud for Vinmonopolet. Følgende kriterier og vektning vil legges til grunn:

6 Kriterier Forklaring Vekt Kvalitet på Leveranseteam Faglige kvalifikasjoner og tilgang til dedikert personell som blir ansvarlig for leveransen, både faglig og administrativt. Dette skal dokumenteres med CV og personlig oppdragsliste. Tilbyder skal forslå egnede og dedikerte ressurser til de ulike områdene for hele kontraktsperioden. Tilbudte ressurser blir evaluert basert på vedlagte CV-er. Tilgjengelighet og responstid. Tilbyder skal oppgi maksimum responstid for bestilt oppdrag. 50 % Det skal spesifiseres hvilke ressurser som skal dekke hvilke kompetanseområder i henhold til kompetansebehov nevnt i avsnitt 4.3. Pris Det skal oppgis én timepris oppgitt i NOK ekskl. mva. Utgangspunktet for prisberegning er kompetansebehov nevnt i avsnitt 4.3. Vinmonopolets rammer for samhandling beskrevet i avsnitt 4.4 skal legges til grunn for timepris. Det forutsettes at alle kostnader inngår i timepris. 30 % Organisering av leveranse, samt referanser Beskrivelse av hvordan leverandøren ser for seg å organisere leveransen med vekt på følgende punkter: - Leveringssikkerhet av kompetanse i kontraktsperioden - Rutiner for kompetanseoverføring til andre eller Vinmonopolets ressurser - Administrasjon, oppfølgning og fleksibilitet av leveransen Leverandør skal oppgi kontaktperson og tilhørende kontaktinformasjon på minimum 2 lignende oppdrag. Min 1 referanse kanbli kontaktet med utgangspunkt i et standardisert spørre-/intervjuskjema. 20 % 3.4 Tilbudets form og besvarelse Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal gi presise svar på alle krav som stilles i anbudsinnbydelse. Det skal klart fremgå hvilke krav som ikke blir tilfredsstilt. Tilbud som er upresise kan bli avvist.

7 3.5 Tilbudsfrist og adresser Tilbudet skal være mottatt av AS Vinmonopolet innen dato 4. februar 2013 kl. 12.00. Tilbudets gyldighet skal være 6 måneder. Tilbudet skal merkes med «12-038», og originalen leveres i et kopieringsvennlig format som er datert og undertegnet. Originalen sendes/leveres i lukket konvolutt til: AS Vinmonopolet Postboks 6953 St. Olavs plass (Akersgt. 51) 0130 Oslo Att.: Bård Einar Heggelund I tillegg skal det leveres en kopi av tilbudet på egnet elektronisk medium. 3.6 Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet Alle henvendelser om tilbudet skal skje skriftlig og bes sendt til: e-post: bard-einar.heggelund@vinmonopolet.no med kopi til jasenko.redzic@vinmonopolet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle leverandører vil bli oversendt samtlige som har fått tilsendt anbudsinnbydelsen. 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt Vinmonopolet har en omfattende bruk av IT med en systemportefølje som støtter virksomhetens primæraktiviteter knyttet til Alkohollovens regler og til regler knyttet til særlover som Vinmonopolet forvalter. I tillegg har Vinmonopolet nødvendige støtteaktiviteter knyttet både mot primæraktivitetene og mot virksomhetens øvrige administrative behov, samt grensesnitt mot leverandører via EDI og Vinmonopolets Leverandørportal. Vinmonopolet har siden 2008 jobbet med å oppgradere vesentlige forretningsprosesser i og rundt et samlende ERP system. Siden høsten 2010 har Vinmonopolet vært i drift med en omfattende portefølje av SAP systemer. Iløpet av 2012/2013 skal SAP i kombinasjon med POS-system fra Lindbak implementeres i alle våre butikker. IBM (ITD) er valgt som leverandør av driftstjenester på både SAP og Lindbak POS, samt vår netthandelsløsning som er en integrert del av den totale SAP løsningen. Driftsmiljøet for SAP og POS er etablert i IBMs driftshall i Danmark. Per januar 2013 har Vinmonopolet ca. 1600brukere, fordelt på Kjedekontoret (ca.150) og Vinmonopolets butikker. Vinmonopolet ønsker gjennom denne avtalen å styrke virksomhetens tilgang på ressurser med spesialkompetanse og erfaring innenfor aktuelle fagområder og systemer.

8 4.2 Vinmonopolets tekniske plattform/systemskisse Vinmonopolets teknisk plattform som er relevant for leveransen er inkludert i nedenstående systemskisse.. Utdrag av Vinmonopolets tekniske plattform/systemportefølje: Maskinvare Operativsystemer Utviklingsverktøy Databaseplattform Kommunikasjon Standard systemer Backup IBM og HP Bladesystemer, HP og Dell servere, Bull Escala PL450R, EVA SAN. HP, Dell og Lenovo arbeidsstasjoner og bærbare maskiner. EMC Backup. MS Windows 2003-2008 R2, AIX-Unix, MS Windows XP-WIN7, Linux xx. SQLPlus, TOAD, Access DB2, MS SQL Server 2005-2008, Oracle 9i 10g WAN'et er levert av Ergogroup(Telenor Nordic Connect) og dette er basert på MPLS-teknologi. LAN'et på kjedekontoret består av Cisco 6500 kjernesvitsjer med innebygde WISM-moduler(for trådløs kommunikasjon), Cisco 3560g kantsvitsjer og Cisco Air Lap aksesspunkt. Det benyttes IPUnplugged for sømløs og kryptert kommunikasjon på alle bærbare maskiner. Nettverk er basert på TCP/IP over IP/VPN. FTP. BizTalk, Inter- og Intranett. MS Office X, MS Sharepoint server, SCCM og Exchange, Citrix, EMC Quantum bibliotek med Networker installasjon 4.3 Detaljering av leveransen - omfang Det skal inngås en bistandsavtale om konsulentbistand for Vinmonopolets IT-systemer. Avtalens omfang antas å være mellom 3-7 millioner nok årlig. Tilbydere kan selv velge å besvare på alle eller kun deler av denne forespørselen. For samtlige områder unntatt område 1 og 2, er det i tillegg til ordinær konsulent bistand ønskelig med eget tilbud på en beredskapsavtale som opsjon hvor tilgjengelighet og responstid vs pris er utslagsgivende for evalueringen. Beredskapsavtalen skal gi mulighet for ekstra rask tilgang til bistand ved ekstraordinære driftssituasjoner. Tilbud på beredskapsavtalen skal prises differensiert på følgende kategorier: 24x7x365 (døgnkontinuerlig alle dager), 24x6(døgnkontinuerlig mandag-lørdag), 24x5 (døgnkontinuerlig mandag-fredag), 5x8timer (mandag-fredag 0800-1600) og 6x8timer (mandag-lørdag 0800-1600). Tjenestebehovet deles i følgende overordnede områder og detaljeres nærmere under: Kompetanseområde Oppgaver Spesielle krav til kompetanse 1 Rammeverk Rådgivning, coaching og bistand ifm innføring av prosesser, dokumentasjon 2 Informasjonssikkerhet -Prosessutvikling -Rådgivning og Awarness -Dokumentasjon -Test og implementering av tekniske løsninger -Sikkerhetstester og ITIL, ISO 20000 Antatt omfang 800 000 kr i 2013 CISSM, CISSP, ISO 20 000, Cobit, CISM, eller lignende Antatt omfang 300 000 kr i 2013

9 3 Drift av IT-systemer, plattformer, Utskriftsløsninger, Integrasjoner, Lagring og SAN, NAS og MS baserte filservere, Elektronisk samhandling, Antivirus 4 BI, Datavarehus, Balansert målstyring revisjoner -Drift, produksjon og feilsøking -Optimalisering -Integrasjoner -Driftsdokumentasjon -Dataarkitektur, modellering -Kuber og universer -ETL oppbygning -Rapportering -Datakvalitet -Utv. Og vedl. av KPIer VmWare, Unix, Linux, Windows plattformer, både på klient og server siden. TCP/IP, Servicedesk+, IBM Blade, Citrix,.Net, SCCM, Distributerte utskriftsløsninger (Follow me), Java/J2EE, Datareplikering, Sharepoint løsninger Antatt omfang 1 200 000 kr i 2013 Komplekse data, Business Objects, SAP BW, Corporater Antatt omfang 500 000 kr i 2013 5 Database administrasjon -Design -Tuning -Feilsøking -Drift Oracle, MS SQL, SYBASE, DB2 Antatt omfang 600 000 kr i 2013 6 Internett, intranett, e-handel, e- forvaltning, Web-utvikling 7 Nettverk, kommunikasjon og samhandling -Integrasjon -Web-teknologi -Sikkerhetsløsninger LAN, WAN, WLAN, IP/VPN, Unified Communications, mobilitet, Brannmur, Proxy, IP-telefoni Enfinity, Factfinder, Vertical site og Google search HTML, XML, HTTP, Java/J2EE, JSP, XML, OID og portlets, WebServices, EDI Antatt omfang 700 000 kr i 2013 Erfaring med komplekse og integrerte nettverk, Cisco plattform, IP telefoni, Lync eller lignende teknologi. Antatt omfang 1 000 000 kr i 2013 Avrop på bistand vil variere i forhold til fagfelt og kan i grove trekk omhandle (men ikke begrense seg til)følgende aktiviteter: Ved behov utføre 2. linjesupport på produksjonssatt løsning i samarbeid med Vinmonopolets egne ressurser.

10 Vedlikehold og ordinære driftsoppgaver, støtte til å analysere og rette opp feil, samt legge rettelser og endringer til produksjon. Noe videreutvikling av systemene basert på behov, herunder utvikle, endre og tilpasse eksisterende løsning samt implementering av ny funksjonalitet. Utføre installasjon og oppgradering av systemene, herunder planlegging og innlegging av noter, patching og tilhørende testing. Ved behov å bistå med kompetansebygging til Vinmonopolets IT-ressurser. Tekniske oppgaver i sammenhengen mellom hardware, firewall, operativsystemer, databaser etc. Sørge for å gjennomføre nødvendige automatiske og manuelle overvåknings- og vedlikeholdsaktiviteter for å forebygge uforutsett nede tid og feilsituasjoner. Sjekk av logger, trendutvikling og backup, samt rapportere avvik og hendelser som kan føre til avvik. Bistå Vinmonopolet ved innføring av nye systemer og funksjonalitet. 4.4 Rammeverk for samhandling Tilbyder skal dedikere og sikre at relevant og kvalifisert personell er til rådighet for å utføre oppgaven mest mulig effektivt og med forventet kvalitet. Det er ønskelig at tilbydde og valgt dedikert personell benyttes i hele avtaleperioden. Tilbyder kan ikke uten Vinmonopolets samtykke bytte ut personell fra oppdraget, hvis det ikke er saklig grunn for dette. Saklig grunn vil i denne sammenheng for eksempel være at konsulenten sier opp sin stilling hos tilbyder eller personlige forhold for den enkelte konsulent. Nødvendig opplæring av ny person som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til fremdriftsplan bekostes av tilbyderen. Dersom en konsulent ikke yter den innsats som Vinmonopolet med rimelighet kan forlange fordi konsulenten mangler viktig kompetanse eller på grunn av andre årsaker, kan Vinmonopolet be om at konsulenten blir tatt ut av oppdraget. Tilbyder skal i slikt tilfelle erstatte den aktuelle personen innen det er gått 10 arbeidsdager fra mottatt skriftlig henvendelse fra Vinmonopolet. Vinmonopolet skal i henvendelsen redegjøre for årsaken til at Vinmonopolet ønsker konsulenten erstattet. Leverandør skal benytte de konsulentene som er avtalt. Skifte av person kan bare skje etter avtale med Vinmonopolet. Dersom leverandør ønsker å benytte andre konsulenter skal Vinmonopolet på forhånd gis anledning til å vurdere konsulentens CV og godkjenne vedkommende for deltagelse i arbeidet. Vinmonopolet forbeholder seg også retten til å gjennomføre et intervju/samtale før godkjennelse. 4.4.1 Opplæring Tilbyderhar ansvaret for at alle engasjerte konsulenter har tilstrekkelig kompetanse til å utføre de tjenester som er avtalt. Det forutsettes at konsulenten ajourholder og videreutvikler relevant kompetanse. Eventuelle behov for opplæring forutsettes dekket av leverandøren. Vinmonopolet forutsetter at konsulenter setter seg inn i Vinmonopolets gjeldende retningslinjer og gjennomgår opplæring om disse for leverandørens regning. 4.4.2 Dokumentasjon Vinmonopolets gjeldende rutiner for dokumentasjon skal følges. All dokumentasjon leverandøren blir pålagt å produsere skal foreligge i elektronisk form etter standarder fastsatt av Vinmonopolet. Vinmonopolet bestemmer hvilke maler og verktøy som skal benyttes.

11 Tilbyder må forplikte seg til å ha den nødvendige kompetanse på det til enhver tid aktuelle dokumentasjonsverktøyet før oppdraget starter, eller etter nærmere avtale med Vinmonopolet. 4.4.3 Sykdom Ved sykdom av personell skal tilbyder varsle Vinmonopolet. Tilbyderen skal sørge for nødvendige tiltak slik at slik at den samlede leveransen ikke forsinkes. 4.4.4 Rapportering og administrasjon Oppdrag rapporterer til Vinmonopolet. Vinmonopolet praktiserer rammeverket ITIL. Vinmonopolets gjeldende rutiner og prosesser skal følges. Det avholdes faste statusmøter med leverandør med fokus på leveranse, tjenestenivå og eventuelle tiltak. Type/frekvens av møter med leverandør avhenger av leverandørkategori og volum med nedenstående agenda og innhold. Endelig struktur blir avtalt med valgt leverandør. Møte / oppfølging Avtale (nivå 1) Leveransekvalitet (nivå 2) Operativ leveranse (nivå 3) Kategori A, Strategisk Kvartalsvis Månedlig Ukentlig/ månedlig Kategori B, Volum Halvårlig Kvartalsvis - Kategori C, Standard Årlig - - Type møte Avtale (nivå 1) Leveransekvalitet (nivå 2) Operativ leveranse (nivå 3) Formål Sikre at de leverte tjenestene er i tråd med Vinmonopolets fremtidige behov. Målet bør være langsiktig planlegging innenfor kontraktens rammer. Oppfølging og evaluering av leveranser/resultater, samt sikre godt samarbeidsforhold. Oppfølgning av oppgaver / frister / spørsmål Forestående endringer hos leverandør som kan påvirke leveranseevne / kontraktsforhold Forestående endringer hos VMP som kan påvirke mottaksevne / kontraktsforhold I forkant av møtet oversender Leverandør: I forkant av møtet oversender Leverandør: - oversikt på tjenestenivå/ytelser - gjenstående leveranser/utestående Status på: - aktivitetsplan - ressurser Input - Overordnet oversikt på tjenestenivå/ytelser - Muligheter for forbedring Kostnadsoversikt Risikobilde - Risiko sett fra leverandøren I forkant av møtet forbereder Vinmonopolet: - Kostnadsoversikt - Risiko sett fra Vinmonopolet - Opplevd tjenestekvalitet Deltakere leverandør - Kontraktseier - Leverandøransvarlig - Leverandøransvarlig - Tjenesteeier(e) - Leverandøransvarlig - Detaljekspert Deltakere VMP - Kontraktseier - Leverandøransvarlig - Leverandøransvarlig - Tjenesteeier(e) - Leverandøransvarlig - Detaljekspert

12 Type møte Avtale (nivå 1) Leveransekvalitet (nivå 2) Operativ leveranse (nivå 3) Ansvarlig Vinmonopolet Leverandør Vinmonopolet Output Møtereferat Eventuelle avtaleendringer Prioritert tiltaksliste Prognose fremtidig behov Oppdatert leverandørstatus Oppdatert status fra VMP Oppdatert risikoplan Møtereferat Oppdatert risikoplan Prognose fremtidig behov Prioritert tiltaksliste Ved behov; SIP (Service Improvement Plans) Oppdatert aktivitetsplan med roller, ansvar og tidsfrister 4.4.5 Tjenestested/kontor Alle oppdrag utføres i Vinmonopolets lokaler dersom annet ikke er avtalt. Vinmonopolet vil stille til rådighet: kontorplass nødvendig kontorrekvisita Leverandørens konsulenter skal forholde seg til de rutiner som gjelder for Vinmonopolets egne ansatte på det enkelte tjenestested. 4.4.6 Arbeidstidsbestemmelser Konsulenten skal primært følge Vinmonopolets arbeidstid dersom ikke annet er avtalt skriftlig som følge av en hensiktsmessig oppdragsplan. Spisepausen skal ikke inkluderes i tilbyderens fakturerte arbeidstid. Arbeid utover avtalt arbeidstid må påregnes. Det betales ikke tillegg til ordinær timepris for arbeid ut over avtalt arbeidstid. 4.4.7 Reiser og diettgodtgjørelse Reisetid for fremmøte i og avreise fra Vinmonopolets hovedkontor i Oslo (oppdragets primære kontorsted) dekkes ikke. For andre eventuelle reiser innen Osloområdet godtgjøres ikke reisekostnader. Eventuelle reise/diett godtgjøres etter statens satser og kun dersom de er avtalt og godkjent av Vinmonopolet før kostnaden påløper.for reiser skal det benyttes den rimeligste reisemåten. Spesifikasjon for reisen og eventuelle andre kostnader som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget skal synliggjøres på vedlagte pris bilag. Slike kostnader skal være avtalt og godkjent av Vinmonopolet før de påløper. Attesterte timelister/regninger legges ved som bilag til avtalt faktureringsrutiner. 4.4.8 Språk Vinmonopolets forretningsspråk er norsk. Det forventes at engasjerte konsulenter behersker norsk språk flytende. Det kan avtales unntak fra dette, men leverandøren må i slike tilfelle, dersom Vinmonopolet finner det nødvendig, selv kunne sørge for løpende oversettelse av informasjon til de konsulentene som ikke forstår norsk for egen regning. Noe teknisk dokumentasjon foreligger på engelsk. Det forventes at tilbudt konsulent behersker engelsk språk tilstrekkelig til dette formålet.

13 4.4.9 Spesifisering av faktura Leverandøren skal levere spesifisert fakturagrunnlag, hvor det fremgår hvor mange timer den enkelte konsulent har arbeidet og på hvilke datoer. 5 Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Etiske retningslinjer HMS-egenerklæring Bistandsavtalen inkl. veiledende bilag