Lillesand kommune 1 LILLESAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR INVENTAR TIL TINGSAKER SKOLE April 2014 Saksnr.
Lillesand kommune 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Kontaktperson... 3 1.3. Konkurransen gjelder... 3 1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen... 3 1.5. Avtalens varighet... 3 1.6. Anskaffelsesprosedyre... 3 1.7. Kunngjøring... 4 1.8. Innlevering av tilbud... 4 1.8.1. Tilbudsfrist... 4 1.8.2. Krav til tilbudets utforming... 4 1.8.3. Informasjon om tilbyder... 5 1.9. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget... 5 1.10. Saksbehandling og innsynsrett... 5 1.10.1. Saksbehandling... 5 1.10.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 5 1.11. Tilbudsåpning... 5 1.12. Avvisning... 5 1.13. Vedståelsesfrist... 5 1.14. Avvik fra konkurransegrunnlaget... 6 1.15. Presentasjon / demonstrasjon... 6 1.16. Avlysning / forkastelse... 6 1.17. Kvalifikasjonskrav... 6 1.18. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)... 7 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN... 8 2.1. Produktene... 8 2.2. Generell informasjon... 8 2.3. Krav til dokumentasjon... 8 2.4. Utdyping av tildelingskriterier... 8 2.4.1. Pris... 8 2.4.2. Kvalitet / miljø... 8 2.4.3. Leveringstid... 9 2.4.4. Service og oppfølging... 9 2.5. Universell utforming... 9 3. SJEKKLISTE... 11 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG... 12
Lillesand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Lillesand kommune, heretter kalt oppdragsgiver. Informasjon om Lillesand kommune finnes på www.lillesand.kommune.no 1.2. Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Ånon Eikeland Telefon: 37 26 15 26 e- Post: anoeik@lillesand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Lillesand kommune holder på å utvide Tingsaker skole fra en en-parallell til en toparallell skole. Skolen er en ren barneskole for 1. 7. klasse. Ferdig utbygd vil den ha plass til 390 elever. Byggearbeidene skal være ferdigstilt i juli 2014, og oppstart på skolen skal være i uke 33. I den forbindelse har vi behov for å hente inn tilbud på inventar til skolen. I vedlegg 5 - pris- og produktskjema ligger en komplett liste over hvilket inventar Lillesand kommune etterspør. Byggetegninger med romfordeling og areal finnes i vedlegg 6. Anskaffelsen er et engangs kjøp av inventar og utstyr for å få en operativ skole. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen. Den juridiske avtalepart vil være Lillesand kommune. 1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller toleverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. 1.5. Avtalens varighet Kontrakten er et engangskjøp. 1.6. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en som en åpen anbudskonkurranse med forhandler under terskelverdi, etter forskriftens del I og II.(mellom NOK 500.000 1 600 000 eks. mva.) ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.17 Kvalifikasjonskrav.
Lillesand kommune 4 1.7. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i: DOFFIN - database for offentlige anskaffelser 1.8. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og leveres i en original og 1 komplette kopier, samt en elektronisk versjon på CD-rom eller minnepenn, i lukket forsendelse merket: Inventar til Tingsaker skole til følgende adresse: Lillesand kommune v/ Prosjektleder Trygve Emil Eide Østregate 1 4790 Lillesand 1.8.1. Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til tirsdag 5. mai 2014, kl 13.00. Tilbudet skal være oppdragsiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) 1.8.2. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder.
Lillesand kommune 5 Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer. 1.8.3. Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 1.9. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 5 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. 1.10. Saksbehandling og innsynsrett 1.10.1. Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen. 1.10.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. 1.11. Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.12. Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.13. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen.
Lillesand kommune 6 1.14. Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 1. 1.15. Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbyderer til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. 1.16. Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 1.17. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Attester,
Lillesand kommune 7 Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 3 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Det kreves at tilbyder har en policy for helse, miljø og sikkerhet Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssys tem 1.18. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Score Totalvekt Totalscore 1 Priser 35 2 Kvalitet / miljø 30 3 Leveringstid 15 4 Service og 20 oppfølging 5 SUM 100 I tabellen er komponentene i hvert tildelingskriteria tillagt delvekt. Hver komponent gis karakter (0 10) som multipliseres med delvekten. Den sum som framkommer vil samlet telle mot en totalvekt for hvert tildelingskriteria. Beste leverandør gis karakteren 10 hvorav øvrige blir evaluert i forhold til beste leverandør. Leverandøren med høyest samlet poengsum får kontrakt.
Lillesand kommune 8 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 2.1. Produktene Tingsaker skole bygges ut med 6 nye klasserom med grupperom (bygg 5). En helt ny personalavdeling med pauserom og arbeidsrom for inntil 50 medarbeidere blir også bygget (bygg 4). Ny SFO avdeling for 120 barn skal også stå klar til skolestart høsten 2014 (bygg 8). De ulike byggene skal innredes med inventar i henhold til pris og produktskjema. En komplett liste over ønsket inventar finnes i Pris- og produktskjema i vedlegg 5. 2.2. Generell informasjon Leveransen gjelder kjøp av diverse inventar utstyr til Tingsaker skole i Lillesand kommune. 2.3. Krav til dokumentasjon Tilbyderen må bekrefte at det kan fremskaffes anvendelsesdokumentasjon og brukerveiledninger på norsk, og angi hvordan denne dokumentasjonen kan gis til oppdragsgiveren (for eksempel papirversjon, elektronisk eller lignende) og bekrefte at produktene skal være merket ihht. krav i lover, forskrifter og direktiv 2.4. Utdyping av tildelingskriterier 2.4.1. Pris Tilbyder skal legge ved komplett prisliste ihht. produkt- og prisskjema. Tilbyder må oppgi priskonsekvens dersom avtalen deles, viser til pkt. 1.4. Prisene skal være inkludert frakt og montering på leveringsstedet. 2.4.2. Kvalitet / miljø Kvalitet Standarder, materialvalg/holdbarhet, brukervennlighet, ergonomi, sikkerhet og lignende. Det er viktig at denne informasjonen fremkommer av tilbudet ved at tilbyder for eksempel opplyser om spesielle egenskaper ved produktene som definerer etterspurt kvalitet. I de tilfeller hvor det er oppgitt bestemte varemerker i varesortimentet, er dette kun å oppfatte som en beskrivelse av kvalitet på forespurt produkt. Miljøkrav knyttet til produktene Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinnings potensial er også forhold som tas i betraktning. Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger de forhold som tas i betraktning.
Lillesand kommune 9 2.4.3. Leveringstid Oppdragsgiver ønsker at det vesentligste av levering skal skje innen skolestart 2014, det er planlagt mottak av materiellet i uke 31 og 32.. Hvis det på enkelte produkter er lengre leveringstid vil oppdragsgiver ha disse spesifisert og leveringstid angitt. Ved knapphet skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. 2.4.4. Service og oppfølging Tilbyder skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell avtale. Tilbyderen må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Reklamasjonshåndtering. Garanti. Tilbyder må oppgi følgende: hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret hvilke kostnader/rutiner som legges til grunn ved for eksempel for mye leverte varer/feilbestillinger m.v. Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt. Retur av feilbestilte varer Tilbyder må beskrive hvordan retur av feilbestilte varer håndteres, og oppgi eventuell kostnad for dette. 2.5. Universell utforming Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsninger i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Målgruppen for universell utforming er alle mennesker i alle å aldre, størrelser og med ulike ferdigheter uten at de skal ha behov for tilpassing eller en spesiell utforming. Likestilling betyr i denne sammenheng at alle skal ha samme muligheter til å delta på ulike samfunnsarenaer for eksempel utdannelse, arbeid og fritid uten å måtte bli henvist til spesielle løsninger og særtiltak. Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger om denne typen produkter kan skaffes eller om det er mulig å gjøre tilpasninger i de tilbudte produktene slik at kravene til universell utforming imøtekommes.
Lillesand kommune 10
Lillesand kommune 11 3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 3 eksemplarer av tilbudet (1 original og 1 kopier) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.17 Skatteattest MVA-attest Øvrige krav satt i pkt. 1.17 Tildelingskriterier ref 1.17 Priser Leveringstid Kvalitet / miljø Service / oppfølging Øvrige krav Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.
Lillesand kommune 12 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG Denne oversikten må tilpasses de aktuelle vedleggene! Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Generelle avtalevilkår - varer Tilbyderopplysningsskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Avviks skjema Pris- og produktskjema Plantegning Tingsaker skole