MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2007 Arkivsaksnr.: 05/30643 Saksframlegg Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken om Medarbeiderundersøkelsen 2007 til orientering Saksfremlegg - arkivsak 05/30643 1
Bakgrunn Det har siden 2002 vært gjennomført tre medarbeiderundersøkelser i Trondheim kommune. Det planlegges en ny tidlig i 2007. Utviklingstjenesten har på oppdrag fra Rådmannen hatt ansvaret for den tekniske gjennomføringen av undersøkelsene. Medarbeiderundersøkelsen i Trondheim kommune har vært forankret i lederavtalen. En av resultatkravene i avtalen omhandler medarbeidertilfredshet. I denne sammenheng er medarbeiderundersøkelsen en viktig indikator som lederne blir fulgt opp på. En medarbeiderundersøkelse er et av de nyttigste verktøyene en rår over i en organisasjon for å støtte opp under intern utviklingen av arbeidsmiljø og ledelse. Slike undersøkelser gir den enkelte ansatt en mulighet for å utrykke egne meninger om arbeidsmiljø og leder som kanskje ellers ikke kommer til utrykk. Det gir oss muligheten til å drive målrettet utvikling av arbeidsmiljøet. Dette forutsetter naturlig nok at mange nok svarer, at resultatene blir tolket og at aktive handlinger blir satt i verk i etterhånd (utarbeides handlingsplaner, følges aktivt opp av den enkelte og leder, skape forpliktelse o.l.). Medarbeiderundersøkelsen i Trondheim kommune har hatt en synkende svarprosent (2002: 59,9%, 2003: 54,1% og 2005: 52,7%). Ved flere enheter opplever vi at den er så lav at den har liten eller ingen verdi som støtte for utviklingsarbeid. Årsaken til den lave og synkende tendensen er nok sammensatt. For undersøkelsen i 2007 ønsker vi å snu tendensen med synkende svarprosent og samtidig øke fokuset på å benytte undersøkelsen som et effektivt støtteverktøy for den enkelte leder og enhet. Det betyr at vi for undersøkelsen 2007 må se nærmere på hvordan vi motiverer, gjennomfører og følger opp undersøkelsen. Fra rådmannens side ønsker vi å tilby mer aktiv støtte for enhetslederne for å følge opp undersøkelsen. Målet med medarbeiderundersøkelsen 2007 Mål: Medarbeiderundersøkelsen skal styrke grunnlaget for å videreutvikle arbeidsmiljø og ledelse i Trondheim kommune. Vi ønsker tilfredse og motiverte medarbeidere som opplever kommunen som en attraktiv og fleksibel arbeidsgiver. Vi ønsker medarbeidere som har fokus på service og kvalitet i møte med innbyggerne. For å få til dette er det behov for å kartlegge medarbeidernes opplevelse av arbeidsmiljørelaterte forhold. Resultatene fra undersøkelsen utgjør et viktig grunnlag for både en helhetlig og målrettet utvikling av kommunen som tjenesteleverandør og arbeidsgiver. En viktig forutsetning og dermed et sentralt delmål er å øke svarprosenten fra forrige undersøkelse. For undersøkelsen 2007 settes målet til en oppnådd svarprosent på 65% for kommunen samlet. Det vil si en økning på 13 prosentpoeng fra undersøkelsen i 2005. Anonymitet Undersøkelsen har tidligere vært ikke-anonym. Alle har tidligere måttet levere med navn, men det har vært en mulighet for å reservere seg mot at enhetsleder fikk tilgang til navnet. Begrunnelsen for dette har vært at man har ønsket i større grad å ansvarliggjøre de som svarer, skape en kultur for åpenhet samt ha en mulighet for å oppklare evt. misforståelser. Saksfremlegg - arkivsak 05/30643 2
Rådmannen foreslår at Medarbeiderundersøkelsen 2007 besvares anonymt. Bakgrunnen for dette er flerdelt. Det er alvorlig for denne typen undersøkelser at det er en forholdsvis lav, og synkende, svarprosent. Det betyr at vi ikke får utnyttet dette som et aktivt verktøy for videre leder- og virksomhetsutvikling ved de enhetene som har en lav svarprosent, i kraft av at de ikke er representative for de ansattes oppfatning. Et argument som taler mot ikke-anonyme undersøkelser har vært at synliggjøring av navn kan medføre at enkelte vegrer seg for å svare. Noen kan for eksempel se for seg at egen leder vil ta det ille opp om man er kritisk. Ved å gjøre besvarelsen anonym for alle vil ikke dette være noe argument for å la være å besvare undersøkelsen. Vi kan også anta at svarene blir mer ærlige (validitet) og pålitelige (reliabilitet), bl.a. sett i sammenheng med punktet over. Dette har vi i tillegg mulighet for å se om er tilfellet i etterkant av den kommende undersøkelsen sammenlignet med de tidligere undersøkelsene. I kontakt med Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste trekker de særlig fram de etiske betenkeligheter ved å ha ikke-anonyme undersøkelser. Dette er særlig begrunnet ifht. punktene over. Det er generelt sett vanlig praksis at medarbeiderundersøkelser kjøres anonymt i organisasjoner som benytter dette som et utviklingsverktøy. Åpne kartlegginger egner seg best ved tiltaksvurderinger i forbindelse med arbeidsmiljøprosjekt. Eksempel på dette kan være hvis ledelse og ansatte i en enhet er omforente med tanke på å starte et OU-prosjekt for å fremme nærvær på arbeidsplassen gjennom positive arbeidsmiljøtiltak. Da er det på sin plass at man benytter seg av grupper/plenum for å kartlegge fraværs- og nærværsfaktorer og at det er en åpen dialog mellom ledelsen og den enkelte ansatt. Det kan argumenteres for at en anonym undersøkelse er et brudd med verdiene åpen, kompetent og modig i Trondheim kommune. Rådmannen tror at verdiene også vil være gyldige i en anonym undersøkelse, men hvor kravet og forventningene til oppfølging og konkrete handlingsplaner er mer fokusert enn tidligere. Det er viktigere sett i et utviklingsperspektiv å vise seg åpen, kompetent og modig nettopp i en oppfølgingsfase. En medarbeiderundersøkelse i seg selv gir ingen utvikling, men informasjon om hvordan den enkelte, og grupper av ansatte, gir et grunnlag for å gå mer inn i hva dette betyr og hvilke tiltak vi da må sette i verk. En annen side ved å anonymisere selve undersøkelsen kan være at enkelte straffer sin leder ved å svare mer negativt enn det som er den faktiske holdningen. Vi antar at dette vil være et mindre problem, men det er et aspekt man må være klar over i en anonym undersøkelse. Innhold i undersøkelsen Undersøkelsen foreslås utformet likt forrige undersøkelse. Det kan diskuteres hvorvidt man skulle stilt andre spørsmål eller lagt inn en bredere profil i medarbeiderundersøkelsen. Rådmannen mener at det har en verdi å se på utvikling over tid med sammenlignbare elementer. I tillegg vil man ved å gjøre undersøkelsen anonym ved denne gjennomføringen få en mulighet til å se om dette tiltaket har hatt noen effekt på svargivningen. Rådmannen mener imidlertid at det for neste undersøkelse i 2009 bør vurderes endringer i spørsmålsstillingene. Plan for undersøkelsen 2007 Saksfremlegg - arkivsak 05/30643 3
Rådmannen er bestiller av undersøkelsen og er prosjekteier. Utviklingstjenesten har prosjektledelsen. Det vil bli opprettet en tverrfaglig prosjektgruppe med bidrag fra rådmannens fagstab, Personaltjenesten og Informasjonstjenesten i tillegg til Utviklingstjenesten. Undersøkelsen planlegges utsendt i uke 2 (8. 12. januar) 2007. Undersøkelsen må være tilgjengelig i et bredt tidsrom (2-3 uker) slik at alle har en rimelig mulighet til å besvare. Tilbakerapportering til rådmannens ledergruppe av hovedresultatene bør være klar innen 3 uker etter avsluttet datainnsamling. Resultatene for den enkelte enhet bør være klar innen 5-6 uker etter avsluttet datainnsamling. Medarbeiderundersøkelsen for 2007 deles inn i tre faser: 1. Planleggings- og motivasjonsfasen 2. Teknisk gjennomføringsfase 3. Oppfølgings- og tiltaksfasen Ad. 1: Det utarbeides en egen informasjonsstrategi i forkant av undersøkelsen. Denne skal støtte opp under arbeidet med å informere og motivere for besvarelse. Relevante fora vil benyttes i størst mulig grad. Undersøkelsen og viktigheten av at den besvares må forankres hos alle ledere slik at de går ut og er gode ambassadører for undersøkelsen. Dette gjelder også for de tillitsvalgte. Formålet og plan for oppfølging må formidles klart og tydelig. Ad. 2: Undersøkelsen gjennomføres fortrinnsvis på web. Papirbaserte skjema vil bli tilbudt hvor tilgangen til web er vanskelig. Resultatene skal gjøres tilgjengelig så raskt som mulig. Ad. 3: Det stilles krav til at alle enhetsledere gjennomgår undersøkelsen i sin enhet. Tiltaks- og handlingsplaner skal utarbeides, både for det som fungerer godt, og som kan forsterkes, og det som framstår som en utfordring. Det skal gies aktiv støtte til oppfølgingsarbeidet av en ressurspool som drives av Utviklingstjenesten med støtte fra Personaltjenesten og rådmannens fagstab. Støtten til enhetene kan være i form av presentasjon av resultater, tiltak- og handlingsplan utarbeidelse, igangsetting av planer og støtte i gjennomføringsprosessen. Konklusjon - Medarbeiderundersøkelsen 2007 er planlagt sendt ut i uke 2 2007. - Undersøkelsen blir anonym. - Det gjøres ingen vesentlige endringer på spørsmålsstillingene. Dette vurderes gjort til undersøkelsen 2009. - Det settes inn ekstra innsats for å motivere til å besvare undersøkelsen. Saksfremlegg - arkivsak 05/30643 4
- Prosjektledelsen for undersøkelsen legges til Utviklingstjenesten. - Rutinene og kravene til oppfølging av resultatene for enhetene forsterkes. Alle ledere blir forpliktet til å følge opp undersøkelsen. - Det vil bli gitt tilbud om å bistå enhetene mer aktivt i oppfølgingsarbeidet. Dette kan være støtte til presentasjon av resultater, tolkning av resultater og utarbeidelse av tiltaks- og handlingsplaner. Annen nødvendig støtte definert ut fra behov som skisseres fra den enkelte enhet skal tilbys så langt det er mulig. Rådmannen i Trondheim, 24.10.2006 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Øyvind Husby rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 05/30643 5