Innkalling til Ordinær Generalforsamling 2012 Randem Skog Vel TID: Tirsdag 28. februar kl. 18.30 (2012) STED: Randemsletta 25 DAGSORDEN: 1. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å undertegne protokollen. 2. Godkjenning av saksliste. 3. Fatting av vedtak om at generalforsamlingen er lovlig innkalt. 4. Årsberetning fra styret for 2011. (vedlagt) 5. Regnskap 2011 (legges ut på møtet). Budsjett 2012 (vedlagt). 6. Ansvarsfrihet for styret. 7. Innkomne saker. 8. Fastsettelse av kontingent 2012. 9. Valg av styremedlemmer. 10. Eventuelt. Det vil bli enkel servering. 1
4. Årsberetning fra styret i Randem Skog Vel - 2011 Etter generalforsamling av 24.06.2011 og konstituering av nytt styre i møte av 30.08.2011 fikk styret følgende sammensetning: VERV NAVN / ADRESSE VARIGHET Formann Hege Divon, Randemfaret 38 1 år Kasserer Nils Petrick, Randemfaret 34 2 år Sekretær Rullerende Styremedlem Tone Hauger, Randemfaret 49 1 år Styremedlem Jacob Imsland, Randemsletta 25 2 år Styremedlem Lena Wånemark, Randemfaret 35 2 år Styremedlem Tom Staib, Randemfaret 51 2 år Fram til generalforsamling var forrige styre passivt, og kun helt nødvendige oppgaver ble fulgt opp. Aktiviteter foretatt i regi av nytt styre har funnet sted høsten 2011. I denne perioden har styret avholdt 4 styremøter. DUGNADSARBEID ERFARING VISER AT NÅR FOLK STILLER TIL DUGNAD, FÅR VI UTRETTET UTROLIG MYE PÅ KORT TID. DESSUTEN ER DET SOSIALT. VI HÅPER PÅ TILSVARENDE DUGNADSÅND I 2012 SLIK AT RANDEM SKOG VIL BLI ET KOSELIG OG ETTERTRAKTET STED Å BO. Fellesdugnad 18. september 2011: 1. Akebakken ble ryddet for busker og gress før vinteren. Det ble videre lagt duk og bark på ca. 1/3 av tidligere beplantet skråning langs gangveien fra Nordlysveien til Randemfaret. 2. Veibredden i Randemfaret vis-a-vis nummer 25 ble utbedret. Busker og trær nær veien ble fjernet, duk og pukk har blitt fylt i. Resultatet er betraktelig bedre fremkommelighet i Randemfaret. Rehabilitering av Aktivitetsplassen (gamle fotballbanen) i Randemfaret: Bård Hauger har fått mandat av styret til å initiere allerede planlagt og budsjettert arbeid (referat fra generalforsamling 2010) for å renovere den gamle fotballbanen, nå omdøpt til Aktivitetsplassen. Sammen med Nils Petrick og Kenneth Pedersen har disse tre avholdt 2 HELE DUGNADSHELGER hvor de ved hjelp av innleid utstyr, har gravd dreneringsgrøfter, lagt rør og fordelt ny pukk. Bård Hauger har i tillegg forfattet og FÅTT INNVILGET søknad til Frifond barn og unge 2011, på kroner 25.000,- for ferdigstillelse av banen som en Leke-og aktivitetsplass. Beløpet forutsetter at Randem Skog Vel stiller med ytterligere kroner 15.000,- (se budsjett 2012). Bård Hauger fortsetter som initiativtager, og holder styret orientert. Fra tidligere år har vellet et Barne- og ungdomsfond som i 2011 er brukt til ferdigstillelse av Leke- og aktivitetsplassen. Barne- og ungdomsfondet er med dette forbrukt etter sin hensikt. 2
STYRET HAR TILDELT MIDLER TIL FORSKJØNNING AV FELLESAREAL Som et virkemiddel for å engasjere folk til å gjøre det fint på fellesareal, satte styret av kroner 10.000,- i 2011, som grupper av beboere kan søke på. I 2011 har dette beløpet blitt delt på fire: Randemlia/kroken garasjelag har fått tildelt kroner 2798,- for innbygging av sin renovasjonsplass ved garasjene ut mot Randemlia. Beboergruppe i Randemfaret (# 34, 36, 38, 40, 42, 44, 52, 45 og 47) har fått tildelt kroner 2.888,- for innbygging av en felles renovasjonsløsning for papp/papir og glass/metall ved nedkjørsel til fotballbanen i Randemfaret. Kroner 4314,- har blitt brukt til dugnadsarbeid (duk, pukk, bark; se punkt 2 under fellesdugnad 18. september). Kroner 1400,- er tildelt beboergruppe for søknad om hagebord som er plassert på fellesareal ved Randemkroken 7, 9, og 11. Dette var budsjettert og innvilget i 2010, men ble utgiftsført i 2011, og utgjør derfor en budsjett- overskridelse på dette området i 2011. INNMELDING AV RANDEM SKOG VEL I BRØNNØYSUND-REGISTERET På bakgrunn av nye regler har styret besluttet å melde Randem Skog Vel inn i Brønnøysundregisterets Frivillighetsregister. Dette er nå påkrevet fra bankens side. Det vil videre gjøre det mulig for styret å opprette nettbank, hvilket vil forenkle den daglige håndteringen av regninger til styret. Styret har benyttet dobbeltsignatur som en sikkerhetsrutine ved utbetalinger i mange år, og denne rutinen videreføres. VELKOMSTBREV TIL NYE INNFLYTTERE PÅ RANDEM SKOG. Styret registrerer at mange av beboerne ikke er informert om hva Randem Skog Vel er eller hva det står for. Vi har derfor forfattet et velkomstbrev som vil deles ut til nye innflyttere via eiendomsmeglerne. Brevet finner du vedlagt. MINDRE ENDRINGER AV REGULERINGSPLAN FOR RANDEM SKOG. Etter henvendelse fra kommunen har Styret i Randem Skog Vel bistått kommunen i arbeid med digitalisering av kart-data over Randem Skog, samt gjennomgang av eksisterende lovverk. Vi har gjort dette i form av blant annet informasjon om knytninger mellom garasjeanlegg og boligadresser, samt definisjon av veier, gangveier etc. Tilsvarende brev fra kommunen ble sendt ut til samtlige beboere. Styret har etter beste evne formidlet beboernes merknader til de foreslåtte endringene overfor kommunen: Merknad 1. Styret i vellet er bekymret for ferdselen fram til Randemfaret 59 slik det blir foreslått å ta østlige deler av veien ut i revidert plan. Dette vil bl.a. medføre ytterligere problemer med brøyting og fremkommelighet om vinteren og ellers forringe kvaliteten på denne veien. 3
Merknad 2. Styret stiller seg positive til at gangforbindelsen mellom Randemfaret og Nordlysveien innlemmes som offentlig gangvei. Dette er en viktig forbindelse mellom Randemfaret og resten av vellets område. I praksis vil dette ikke medføre noen endringer, da kommunen også tidligere har rehabilitert og vedlikeholdt veien. Ytterligere utbedring av veien (for eksempel til bilvei) er ikke planlagt (muntlig informasjon fra kommunen ved Vibeke Arnesen). Merknad 3. Felles lekeplasser. Styret har bemerket overfor kommunen at vi ønsker frihet til å bestemme hvilke lekeplass-arealer som skal prioriteres for opparbeidelse, på hvilken måte og i hvilken grad. NEDLEGGELSE AV RANDEM BARNEHAGE. Etter henvendelse fra FAU-representanter i Randem Barnehage har Styret i Randem Skog Vel forfattet et støttebrev mot nedleggelse av barnehagen. Til tross for dette har kommunen fattet vedtak om nedleggelse av Randem barnehage i 2013. Styret anbefaler at framtidig benyttelse av bygningen følges opp overfor kommunen, som en sak for det nye styret i Randem Skog Vel. VIKEN FIBERNETT. Etter ønske fra beboer har Styret fulgt prosessen med mulig etablering av fibernett på Randem Skog. Viken Fibernett har i høst solgt abonnement for fibernett som de ønsker å etablere i løpet av sommeren 2012. Det er fortsatt noe usikkert om de har solgt nok til å fortsette planene. Styret er av den oppfatning at et fibernett til våre boliger vil sikre oss den beste digitale infrastruktur, noe som vil gi de mest effektive signaler for bl.a. internett, TV og telefon. Løsningen vil gi vårt område en verdiøkning. PARKERING. STYRET VIL ELLERS MINNE OM AT PARKERINGSSITUASJONEN PÅ DELER AV VELLETS OMRÅDE ER VANSKELIG, DERIBLANDT RANDEMFARET. VI BER BEBOERNE OM Å UTVISE OMTANKE NÅR DE PARKERER LANGS VEIEN. LASTEBILER BØR IKKE PARKERES LANGS VEIEN I DET HELE TATT DA DETTE HINDRER SIKTEN. PERSONBILER BØR KUN PARKERES PÅ EN SIDE AV VEIEN, ELLERS VIL FRAMKOMMELIGHETEN HINDRES, OG VI FÅR DÅRLIG BRØYTING PÅ VINTEREN. 4
7. Innkomne saker I) Innmelding av Randem Skog Vel i ny nasjonal velorganisasjon. Styret vurderer det som fordelaktig med innmelding i ny nasjonal velorganisasjon, slik at vi bl.a. kan forsikre fellesområdet i vellet, videreføre internett hjemmeside for Randem Skog Vel og ha et fellesskap overfor myndigheter. Innmeldingskontingent er budsjettert for 2012. II) Styret ønsker å avslutte Sparekonto nr. 1613 34 16580 Da vellets oppgave ikke primært er å spare penger, og for å gjøre økonomien enda mer oversiktlig, mener vi det er hensiktsmessig å bare ha en konto å forholde seg til. Resterende beløp overføres til vellets Foreningskonto nr.1613 07 02078. Dette utgjør det tidligere barne og ungdomsfondet. Fondet anses for øvrig som brukt opp til rehabilitering av Aktivitetsplassen i Randemfaret (gamle fotballbanen). III) Gjennomgang av vedtak i kommunen om mindre endringer på Randem Skog. 8. Fastsettelse av kontingent Styret foreslår å beholde medlemskontingenten for 2012 uendret, altså kroner 200,-. 9. Valg av styremedlemmer Hege Divon stiller til valg som fortsatt formann. Tone Hauger stiller helst ikke til gjenvalg. Styret trenger nye styremedlemmer og vara. 5