ÅRSBERETNING 2014 FOR MIDTUNHAUGEN VELFORENING Torsdag 13. mars 2014 kl. 19.30 Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Dagsorden: Vedlegg: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 7. Godkjenning av budsjett 2014 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Regnskap 2013 og budsjett 2014 Revisorberetning 2013 Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Kart over område for Midtunhaugen Velforening 1. Velforeningens virksomhet Velforeningen holder til i Bergen kommune (Fana bydel). Velforeningen omfatter 125 boenheter (126 i 2013). Midtunhaugen Velforening ble etablert i 1990 for å stå som eier av fellesarealer, samt ivareta medlemmenes interesser i forhold til opparbeiding, vedlikehold og disponering av disse. Vi benytter BOB som forretningsfører og vår adresse er: Midtunhaugen Velforening v/ BOB Postboks 7280 5020 BERGEN 1.1 Bomiljø/sosiale aktiviteter/dugnadsarbeid I forbindelse med vår- og høstdugnad ble det for første gang på lenge arrangert sosiale aktiviteter med pølsegrilling, rebusløp og premier. Begge gangene ble dette meget vellykket, med noen flere deltakere om våren enn om høsten. 1
1.2 Forhold som har inntrådt etter regnskapsårets utløp Det har ikke inntrådt vesentlige forhold etter regnskapsårets utløp som påvirker vedlagte årsregnskap. 1.3 Forutsetning om fortsatt drift Styret bekrefter at forutsetninger for fortsatt drift av velforeningen er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. 1.4 Arbeidsmiljø og likestilling Sameiet har ingen ansatte. Styret har i 2013 ikke mottatt lønn eller gaver. I 2013 bestod styret av 2 kvinner og 3 menn. 2. Styret og styrets arbeid 2.1 Styrets sammensetning Styret i Midtunhaugen Velforening har bestått av følgende personer: Vita Heine Nr. 121, leder På valg i 2014 Trond Ivar Heltveit Nr. 174, nestleder Ett år igjen i 2014 Bente Grønn-Nielsen Nr. 118, kasserer På valg i 2014 André Midtun Nr. 170, sekretær Ett år igjen i 2014 Viggo Krüger Nr. 151 På valg i 2014 Varamedlemmer til styret og valgkomité: Torstein Raknes Nr. 158 Lillian Teige Nr. 133 Hanne Fromreide Nr. 248 Revisorer: Ørjan Karlsen Nr. 198 Stein Roar Helle Nr. 250 Styremedlemmene har i 2013 hatt egne ansvarsområder som for eksempel webansvarlig, brøyteansvarlig, etc. 2.2 Møtevirksomhet Siden forrige årsmøte har styret avhold 7 møter hvor i alt 62 protokollerte saker har vært behandlet (flere gjentagende). Styret har arrangert vår- og høstdugnad i 2013. Styret har hatt god kontakt med forretningsføreren BOB om den daglige drift av velforeningen. 2
2.3 Saker som har vært behandlet Trafikksikkerhet i svingen Styret har vært i kontakt med kommunen angående å forbedre trafikksikkerheten langs bilveien fra Midtunhaugen 45 til 200. Se bildet under. Dialogen med kommunen har resultert i at en skriftlig søknad fra styret har blitt tatt med i Trafikksikkerhetsplan (TS-plan) for Bergen 2014-2017 som er sendt til politisk behandling, med forventet vedtak i bystyret primo 2014. Hovedinnholdet i søknaden er som følger; B Denne veien er svært trafikkert spesielt om morgenen og ettermiddagen i samsvar med levering og henting fra Midtun barnehage som ligger i enden av veien. Veien er også en skolevei for barn i grunnskolen. Midtunhaugen velforening ser tre hovedgrunner som forverrer den trafikksikkerheten som burde vært langs en skolevei: 1. Det står biler parkert langs denne delen av veien og ofte lang ned i svingen. Dette er med på å redusere synsfeltet til biler som kommer kjørende oppover (mot B) 2. Ettersom det ofte står biler parkert langs veien på høyre side og da det er ingen forbikjøringslommer langs den røde streken velger biler som kommer fra «B» ofte å kjøre opp på fortauet i stedet for å rygge. Dette er et stort problem da fortauet blir hyppig brukt av både voksne og barn. Det er også gangveier som står vinkelrett på fortauet med dårlig sikt til begge sider får man faktisk står på fortauet. Det er her stor 3
bekymring at barn løper eller går langs disse gangveiene og det er samtidig en bilist som kjører på fortauet. 3. Bilister holder høy fart i områder, spesielt i perioden ved levering og henting i barnehagen. Følgende mulighet tiltak er blitt identifisert av velforeningen: 1. Det bør settes opp parkerings forbudt skilt mellom de 2 blå pilene på figuren over. 2. Fortauskantene langs denne veien er svært lave og bør forbedres/forhøyes sammen med fortauet for å gjøre det «verre» for bilister og kjøre opp på fortauet. Det må her tas hensyn til at det er noen inn/ut kjøringer langs veien. 3. Det kan lages en forbi kjøringslomme og samtidig behold de nødvendige parkeringsplassene ved å planere ut området som vist under ved rødt rektangel, dette er kommunens grunn. 4. Det er ikke ønskelig å fjerne parkeringsplassen langs denne veien da det er behov for å opprettholde de parkeringsplassene som er tilgjengelig pr i dag. 5. Fartsgrensen i området er allerede 30 km/t med fartsdumper, så videre tiltak om mulig bør vurderes av trafikketaten. For å komme fram til de beste løsningene for dette området foreslår velforeningen at kommunen kommer på befaring i område sammen med en eller flere representanter av Midtunhaugen velforening. 4
Underlag UFO-dissen Det ble lagt matter under UFO-dissen på nedre lekeplass i henhold til årsmøtets beslutning. Budsjettet ble overskredet med 5.121 kroner og sluttsummen ble 45.121 kroner. Redskapsbod Årsmøtet hadde bevilget kr 30.000 til en redskapsbod. Styret valgte å ikke gjennomføre dette prosjektet. En av årsakene er at styret ikke har funnet en godt egnet plassering. Den andre årsaken er at behovet for bod blir noe redusert hvis vi likevel setter bort gressklippingen til andre. Vi trengte boden primært for å oppbevare gressklipper og bensin til denne og kantklipperen. Nettarkiv Et nettarkiv (Cloud Drive) er opprettet for å forenkle overlevering av dokumenter i forbindelse med utskiftninger i styret. Nettarkivet tilbys av «One.com» som også er leverandør av velforeningens hjemmeside, www.midtunhaugen.no. Nettarkivet er tilgjengelig for medlemmer i styret og er et godt hjelpemiddel for å sikre at all relevant dokumentasjon tas vare på. Vår- og høstdugnad I år prøvde vi å legge dugnadene til lørdag formiddag, for å gjøre det mer sosialt og enklere for barnefamilier å delta. Dugnad er viktig for å vedlikeholde fellesområdene våre, men det er jo like mye en mulighet til å være sosial og treffe naboer. På torsdagsettermiddagene, som har vært brukt tidligere, har vi opplevd at de fleste og spesielt barnefamiliene - er gått hjem når kaffen og isen kommer frem. Vi har også i år hatt ordningen med at de som av ulike årsaker ikke kan delta på dugnaden, kan betale inn kr 200,-. I 2013 benyttet 27 seg av denne muligheten. Vi fikk dermed inn kr 5400,-. Disse pengene har vi betalt ut igjen til andre som har kunnet arbeide mer enn vanlig dugnad. Vårdugnaden ble holdt lørdag 27. april. Noen steder i feltet var det bra fremmøte, andre steder lite. Frosten hadde nettopp sluppet taket og ugresset var knapt begynt å vokse. Men vi fikk da ryddet og kostet så godt det lot seg gjøre til 17. mai. Det ble også fylt på mer grus langs veiskulder. I bed D ble det lagt mer duk og bark. Det var planlagt å starte maling av treverket på bossplassene. Imidlertid hadde det regnet så mye like før dugnaden at det ikke lot seg gjøre. Det møtte heller ikke frem nok folk. Vårdugnaden ble avsluttet med et sosialt arrangement med pølsegrilling, is og kaffe på midtre lekeplass. Det ble også gjennomført rebusløp i nabolaget. Høstdugnaden ble holdt lørdag 7. september. Denne gangen var det litt bedre fremmøte. Mye godt luke- og ryddearbeid ble gjort på flere felt. Likevel var det en del gjenstående arbeid etter endt dugnad. Det sosiale arrangementet ble likevel igjen en ubetinget suksess, med boller, kaffe, lek og moro for barna. Vi må arbeide videre med hvordan dugnadene organiseres; kanskje med tydeligere oppgaver og mer fleksibilitet. 5
Vedlikehold av grøntområder Noen områder blir meget godt vedlikeholdt av dem som bor ved dem. Dette arbeidet har delvis blitt utført utenom oppsatt dugnadstid inkl noe snømåking. Dette setter vi stor pris på! Gressklippingen ble i fjor foretatt av en familie i velforeningen. Det fristet imidlertid ikke til gjentakelse. I 2013-sesongen ble derfor gressklippingen satt bort til Nattland Hage og Anlegg AS. Styret har vært godt fornøyd med deres arbeid. Etter sesongen fikk vi tilbakemelding om at det burde vært klippet mer ned mot husrekken 45 55. Det vil bli tatt med neste sesong. En del planter hadde tørket ut i løpet av den kalde, tørre vinteren. De fleste av disse er blitt skiftet ut. Etter vårdugnaden vokste ugresset med stor kraft. I felt C og D ble det tatt en økt i løpet av sommeren. Denne ble betalt av innkomne dugnadspenger. Buskene i felt C og D ble påbegynt klippet under dugnad, men det var et stort arbeid og opprydding og videre klipping ble gjort for dugnadsbetaling i ettertid. Vi er fortsatt ikke fornøyd med rododendronbuskene i felt C. En av dem var avtalt flyttet, men ved en feiltakelse ble dette ikke gjort. De resterende skulle klippes og justeres til hverandre. Dette ble bare delvis gjort. Det beklager vi, og prøver igjen denne våren. Andre ser sikkert andre ting som burde vært gjort. Innspill mottas med takk. Brøyting Vinteren 2013/2014 er det falt lite snø. Det er derfor brukt lite penger på brøyting. Selv om det er brukt lite på brøyting har det vært nødvendig med noe salting. Det er kommet en del henvendelser angående brøyting. Styret har svart på disse henvendelsene etter beste evne. Det har vært god dialog med Oddvar Jersin angående behov for brøyting. Ved ett tilfelle kom det en klage på Jersin. Jersin begrunnet dette med at han hadde for mye å gjøre. Den aktuelle hendelsen skyldes et tilfelle av ekstrem snømengde. Det virker som at det ikke kommer mer snø i vinter. Om det gjør det er Jersin parat til å hjelpe oss. Beboerne i 169 og 171 har bedt oss om å innlemme dem i brøyteavtalen og dette har vi bedt Jersin om å gjøre. Postboks og postkasse Styret valgte å avslutte abonnement på postboks siden BOB er vår forretningsfører og posten skal sendes dit. Postkassen vår har fått en hengelås. Maling av søppelstativer og postkassevegger Det ble utført maling av alle 4 søppelstativene. Styret hentet tilbud fra flere firmaer og malere, men gikk til slutt for det betydelig mye billigere alternativet dugnadsarbeid (kr 120 i timen). Forespørsel fra Velforeningen Midtunhaugen 76-96 om spleiselag til belysning av gangvei Velforeningen Midtunhaugen 76-96 vil sette opp lysstolper i snarveien til Nesttun. De har bedt oss om å dekke 1/3 av kostnadene siden også vi bruker snarveien. Styret har satt av kr 34.521 i budsjettet for 2014. 6
Støtte til asfaltering av vei opp til øvre lekeplass Tidlig på høsten 2013 ble det gjennomført asfaltarbeider og asfaltvedlikehold i øvre del av Midtunhaugen for til sammen NOK 235.376,-. Beløpet er forskuttert av 23 husstander etter en omforent fordelingsnøkkel som alle involverte har blitt enige om. Disse husstandene har søkt om at deler av utlegg blir refundert av Midtunhaugen Velforening siden arbeidene utelukkende omfatter interne veier som a) ikke ivaretas av kommunale ordninger og b) veier og parkeringsplasser som siden ca. 1990 har vært driftet av Midtunhaugen Velforening. Det har blitt søkt om å få dekket 33 % av kostnadene. Orienteringssak om sammenslåing av to boenheter I løpet av 2013 har Velforeningen gått ned fra 126 til 125 boenheter på grunn av sammenslåing. Ødelagt bom inn mot Midtunhaugen 250-288 Styret ble informert om ødelagt håndtak til bommen. Styrets innstilling er at i denne saken som i andre «mindre saker» oppfordrer vi beboere til å finne en løsning selv. Man kan søke Velforeningen om å få dekket en del av kostnadene. Det er ikke mottatt noen søknad. MO-senter på Nesttun Det er vedtatt at det skal etableres MO-senter for de narkomane på Nesttun. Styret har fulgt saken. Flere av beboerne i velforeningen har deltatt på informasjonsmøter med kommunen og har rapportert til styret. Dessverre opplevde styret at beslutningen om å etablere MOsenter var allerede tatt og at Midtunhaugen Velforening ikke hadde mulighet til å påvirke saksgangen. 3. Velforeningens drift og økonomi 3.1 Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen for velforeningen er i henhold til kontrakt utført av Bergen og Omegn Boligbyggelag. Midtunhaugen Velforening har hatt kun interne revisorer i 2013. 3.2 Velforeningens eiendomsmasse og forsikring Av materielle eiendeler eier Velforeningen per dags dato en gressklipper, en kantklipper og noen hageredskaper som blir brukt til dugnad. Velforeningen har ikke en fast plass å oppbevare dette. I 2013 har eiendelene blitt oppbevart hos styret. Velforeningen har forsikring hos If Skadeforsikring. Forsikringen gjelder 2 lekeplasser. Årspremien er kr 2.979,-. 3.3 Økonomi 3.3.1 Kommentarer til resultatregnskapet for 2013 Regnskapet ble oppgjort med et positivt resultat på kr 74.046 mot et budsjettert negativt resultat på kr 44.000. 7
Det er styrets vurdering at årsregnskapet viser et rettvisende bilde av resultat og stilling pr. 31. desember 2013. Årets endring i de disponible midlene ble positiv med kr 74.046. Velforeningen har pr. 31.12.13 disponible midler på kr 192.097. Egenkapitalen til velforeningen er positiv på kr 192.097. 4. Innkomne saker Alle sakene gjelder finansiell investering/støtte av noe større omfang enn velforeningens daglige drift og skal derfor godkjennes av Årsmøtet. 4.2 Støtte til asfaltering av vei opp til øvre lekeplass Saken er beskrevet på side 7. Veien som har blitt asfaltert er kommunens vei, men velforeningen har ansvar for vedlikehold. Styret har i flere møter diskutert om hvor stor andel som er rimelig at velforeningen skal dekke i slike saker, og har kommet fram til at 1/3 er en forsvarlig andel. Styret anbefaler Årsmøtet å støtte asfaltering av veien. Styret anbefaler at beløpet fordeles på 2 år (kr 38.837 i 2014 og kr 38.837 i 2015). Dette er inkludert i budsjettforslaget for 2014. 4.3 Forespørsel fra Velforeningen Midtunhaugen 76-96 om spleiselag til belysning av gangvei Denne saken er beskrevet på side 6. Gangveien er mye brukt av våre beboere. Styret anbefaler Årsmøtet å bevilge midler til belysning av gangveien. Beløpet er inkludert i budsjettet for 2014. 4.4 Støtte til dreneringstiltak ved søppelstativet i felt L Som følge av asfaltering av hovedveien som ble foretatt av kommunen, har det oppstått nivåforskjeller av asfalten ved søppelstativet i felt L. Ved større nedbørsmengder samler det seg betydelige mengder vann i søppelstativet. Ved minusgrader blir dette til is og søppelcontainerne fryser fast slik at det hindrer tømming av boss. Styret har bedt kommunen å finne en løsning, men har fått avslag. Området er velforeningens eiendom og styret anbefaler å bevilge kr 24.375 til drenering av søppelplassen. Dette er et tilbud av Jersin AS. Beløpet er inkludert i budsjettet for 2014. 4.5 Oppgradering av søppelstativet i felt L Det har kommet et forslag fra en av beboerne om å oppgradere søppelstativet med vegger og tak som for eksempel hos Øvre Midtunhaugen. Kostnadsrammen er usikker. Det er ikke hentet inn tilbud. Styret er positiv til at beboerne kommer med forslag til oppgradering av fellesområdene. På grunn av andre større kostnader som har høyere prioritet i 2014 og et allerede negativt budsjettert resultat for 2014, er styrets anbefaling å ikke bevilge midler til dette prosjektet i året som kommer. 5. Kontingent For to år siden ble kontingenten økt fra kr 1600 til kr 2000. Styret ønsker ikke å øke kontingenten betraktelig i 2014, men ønsker at kontingenten følger i det minste generell pris- og lønnutvikling i samfunnet. 8
Styrets innstilling er å øke kontingenten til kr 2100. 6. Budsjett Budsjettoppstillingen kan sees sammen med regnskapet som følger vedlagt. Inntektssiden vår består hovedsakelig av kontingenter fra 125 boenheter. I tillegg får vi innbetalt penger fra de som ikke har anledning til å delta på dugnad. I 2013 var dette kr 5400. Den største utgiftsposten er fortsatt brøyting (kr 130.000). I 2014 har styret reservert for 3 større prosjekter: Støtte til asfaltering opp mot felt J kr 38.837 i 2014 og kr 38.837 i 2015 Støtte til Velforeningen Midtunhaugen 76-96 for å sette opp lysstolper i snarveien til Nesttun. Kostnad kr 34.521. Støtte til dreneringstiltak ved søppelstativet i felt L. Kostnad kr 24.375. Som en konsekvens av utgifter til større prosjekter, er budsjettet til vedlikehold av grøntområder og annen oppgradering redusert til et lavere og mer realistisk nivå. Velforeningen har tidligere ikke pleid å bruke opp midlene budsjettert til grønt og disse postene har hatt en god sikkerhetsmargin. Styret er opptatt av at Velforeningen i de løpet av de nærmeste årene opparbeider seg disponible midler som gjør at vi er i stand til å tåle en veldig kald vinter med mye brøyting. 7. Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2014: Styremedlemmer ikke på valg: Trond Ivar Heltveit Nr. 174 1 år igjen André Midtun Nr. 170 1 år igjen Styremedlemmer som tar gjenvalg: Vita Heine Nr.121 Nye styremedlemmer: Maren Lerøen Nr. 41 XX Nr. XX Nr. Trer ut av styret/valgkomité: Bente Grønn-Nielsen Nr. 118 Viggo Krüger Nr. 151 Revisorer: Ørjan Karlsen Stein Roar Helle Nr. 198 (gjenvalg) Nr. 250 (gjenvalg) 9
Bergen, 13. mars 2014 Vita Heine Trond Ivar Heltveit Bente Grønn-Nielsen André Midtun Viggo Krüger 10