MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 18. mars 2014 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl. 0830 1330. Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Per Sandbakken (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Følgende varamedlem møtte: Magnhild Grande (FrP), andre vara Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Sjur J. Alhaug (V), første vara Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Anne Kari Thorsrud (sak 10). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 08/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.01.14 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 28.01.14 godkjennes. SAK NR. 09/2014 FORUNDERSØKELSE «SELVKOST» OG NYE RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST 1. Kontrollutvalget tar til orientering at nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester er gjeldende f.o.m. 2015. 1
2. Oppfølging av tidligere igangsatt forundersøkelse med tanke på en revisjon av området avventes. Spørsmålet om kontroll med etterlevelsen av retningslinjene om selvkost tas opp igjen til vurdering på et senere tidspunkt, fortrinnsvis i forbindelse med oppfølgingen av plan for forvaltningsrevisjon. SAK NR. 10/2014 OPPFØLGING AV TIDLIGERE REVISJONSRAPPORTER VEDR. SKOLE (HÅNDTERING AV FRAVÆR BLANT LÆRERNE, OG PRAKSIS FOR FRITAK FOR ELEVER VED NASJONALE PRØVER) Rådmannen v/kommunalsjef Anne Kari Thorsrud orienterte og svarte på spørsmål. Følgende ble delt ut på møtet: Tilstandsrapport for grunnskolen i Ringsaker kommune 2013 og rådmannens saksfremlegg i saken. Prosedyre for fritaksregler ved nasjonale prøver (rutiner fra kvalitetssystemet). Hovedpunkter fra orienteringen: Oppfølging av k. sak 021/2013 (praktisk håndtering av fravær blant lærerne): I kommunestyrets vedtak var det vist til rådmannens uttalelse til rapporten som beskrev de etablerte rutinene i skolen for å engasjere vikarer. Det ble i møtet forsikret om at rutinene jevnlig blir fulgt opp overfor hver enkelte skole. Oppfølging av k. sak 022/2013 (oppfølging av nasjonale prøver og fritaksreglene): Vedtakets pkt. 1: Fulgt opp, jf. utarbeidet prosedyre for fritaksregler. Vedtakets pkt. 2, kulepunkt 1: Retningslinjer for fritak ved nasjonale prøver er etablert. Vedtakets pkt. 2, kulepunkt 2: Synliggjøring av resultatene for de minste kommunene er fulgt opp gjennom tilstandsrapporten (se tabell s. 17). Kontrollutvalget ba om at dette punktet også blir fulgt opp i tertialrapportering til kommunestyret. Informasjon om læreboksituasjonen: Situasjonen omkring lærebøker er gjennomgått av rådmannen overfor skolene. Læreboksituasjonen må ses i sammenheng med utviklingen av «digitale klasserom». Presentasjon av tilstandsrapport 2013 for grunnskolen i Ringsaker: Tilstandsrapporten ble gjennomgått og utvalgte resultater ble kommentert. 2
1. Rådmannens redegjørelse for oppfølging av vedtak i kommunestyresak 021/2013 (praktisk håndtering av fravær blant lærerne) og kommunestyresak 022/2013 (oppfølging av nasjonale prøver og fritaksreglene) tas til orientering. Kontrollutvalget mener at vedtakene er fulgt opp på en meget god måte. 2. Rådmannens presentasjon av Tilstandsrapport 2013 for grunnskolen i Ringsaker kommune, tas til orientering. 3. Kontrollutvalget mener tilstandsrapporten viser at det satses på skolene i Ringsaker, både økonomisk og pedagogisk. Resultatene er også gjennomgående bra. Elevundersøkelsen viser at det er forbedringspotensial i forhold til tilbakemeldingene fra lærerne til den enkelte elev og elevens involvering i egen læring (jf. rapportens figur 4 og 5). Kontrollutvalget er kjent med at dette er et satsningsområde som det aktivt vil bli jobbet med i tiden fremover. SAK NR. 11/2014 EIERMELDING FOR RINGSAKER KOMMUNES ENGASJEMENT I SELSKAPER 1. Eiermelding for Ringsaker kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker å følge opp eiermeldingen i forhold til kommunens styrerepresentasjon og roller i de ulike selskapene. Rådmannen inviteres til å orientere om dette i forhold til vedtatte prinsipper for eierstyring. SAK NR. 12/2014 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2014 Temaene på konferansen ble gjennomgått med fokus på følgende foredrag/tema: Kommunereformen, Kommunelovutvalgets arbeid, Rettslig gransking av Troms Kraft AS, Etikk i kommunal sektor, Forvaltningsrevisjon kontroll eller læring?, Åpne møter mulighet til å lukke møter/habilitet, Effektivisering av kommunene bruk av statistikk/kostra fallgruver. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2014 tas til orientering. SAK NR. 13/2014 JUSTERING AV MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalgets møteplan for 2014 endres slik: Møte tirsdag 10/6-14 flyttes til tirsdag 3/6-14. 3
SAK NR. 14/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommuneplanens arealdel Prestseter massetak 2. Kontrollutvalgssjekken 2014 (spørreundersøkelse fra Kommunal Rapport) 3. Uavhengighetserklæring fra Hedmark Revisjon IKS 4. Orientering til Hedmark Revisjon IKS vedr. kontrollutvalgets budsjett for 2014 5. Brev fra kontrollutvalget til rådmannen vedr. kontrollutvalgets budsjett for 2014 og oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak 6. Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Ringsaker kommune 7. Invitasjon til fagkonferanse Kontroll og tilsyn 3.- 4. juni 2014 8. Diverse avisartikler 9. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 15/2014 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt på sakslista. Følgende saker ble drøftet: 1. Leieavtale Torgbygget Saken var oppe til behandling i kontrollutvalgets møte den 28/1-14 der et enstemmig kontrollutvalg tok leieavtalen til orientering. Det ble reist spørsmål om kontrollutvalget burde følge opp saken på nytt. Etter noe drøfting kom man frem til at saken ikke følges opp nå. 2. Kunst i kommunalt eie Med bakgrunn i avisomtale av Gjøvik kommunes arbeid på området (jf. sak 14/14, referatsak nr. 8), ble det reist spørsmålet om Ringsaker kommunes rutiner for registering og sikring av kunst. Rådmannen inviteres til å redegjøre for rutiner for registrering og sikring av kunst i kommunens eie. Brumunddal, 18. mars 2014. Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 18. mars 2014. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 29. APRIL 2014 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Årsregnskap 2013 for Ringsaker kommune kontrollutvalgets uttalelse Revisjonsrapport: Innfordring Saker til oppfølging senere: Eierstyring orientering v/rådmannen (følges opp 2/9-14) Kommunens arbeid med etikk og etiske holdninger orientering v/rådmannen (følges opp 2/9-14) Registering og sikring av kunst i kommunalt eie Orientering om kommunens bruk av GIS (ku-sak 53/13) Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Forundersøkelse: Innkjøp Møteplan 2014: Tirsdag 28.01.14 kl. 0830 Tirsdag 18.03.14 kl. 0830 Tirsdag 29.04.14 kl. 0830 Tirsdag 10.06.14 kl. 0830 flyttet til tirsdag 03.06.14 kl. 0830 Tirsdag 02.09.14 kl. 0830 Tirsdag 28.10.14 kl. 0830 Tirsdag 09.12.14 kl. 0830 5