Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Institutt for bygg, anlegg og transport Deres dato Deres referanse 1 av 5 Godkjent av Styret 16.12.2010 MØTEREFERAT Fra møte i instituttstyret onsdag 8.9.2010, kl. 10.00 14.00 Møtested: møterom 2-138, Lerkendalsbygget. Deltakere: Styret: Marit Støre Valen, instituttleder Trond Bølviken, ekstern medlem (Veidekke AS) Anne Ogner (Statens vegvesen) Stein Johannessen, vitenskapelige ansatte Marit Skjåk-Bræk, teknisk-administrative ansatte Guofei Liu, midlertidig ansatt (ny) Vara medlemmer i Styret: Jan Jønland, teknisk-administrative ansatte Amund Bruland, vitenskapelige ansatte Torbjørn Aas, vitenskapelige ansatte Administrasjon: Jon Karsten Nygård, kontorsjef 1. Åpning Instituttlederen ønsket velkommen til BATs 4. styremøte. Det ble tatt en kort presentasjonsrunde. Studentrepresentanter er ennå ikke på plass. Forretningsordning for instituttstyre BAT ble kort kommentert (S-sak 02/10). Dette sendes nye deltagere. Pkt 5, Foreløpig budsjett 2011 utgår. Ellers ingen forslag til endring av dagsorden. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Kontorsjef 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 7a + 47 73 59 46 40 Jon Karsten Nygård bat-info@ivt.ntnu.no Gløshaugen Telefaks http://www.ivt.ntnu.no/bat/ + 47 73 59 70 21 Tlf: + 47 73 55 10 54 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 2. S-sak 08/10: Referat møte 19.5.2010 Side 3 pkt 3, budsjettoppfølging, RD69: faggruppene har redusert saldo ihht plan. Det er avdekket at det er behov for klare og felles retningslinjer for hvordan dette håndteres. Viktigheten av å gå aktivt ut og informere faggruppeledere og ansatte om bakgrunn for beslutningen i NTNUs styre om nedbygging ble understreket. Forankring og involvering kan også føre til at forslag til løsninger kommer opp. Deltager fra vitenskaplige ansatte understreket at det ikke er negative holdninger til nedbyggingen, men uklar praksis og bakgrunn for beslutning om nedbygging. Vedtak: Styret godkjenner referat fra styremøtet 19. mai 2010. 3. S-sak 09/10 Tertialrapport 2. tertial 2010 Innhold og frist for levering av tertialrapport 2. tertial ble gjennomgått. Frist for levering til fakultetet er 14. september 2010. Status Handlingsplan og måleindikatorer ble kommentert. Instituttets / fakultetets handlingsplan og måleindikatorer for 2010: Hovedinntrykket at av BAT ligger godt an ift besluttede mål. Forskning: o EU-finansiert forskning: Det skal gjennomføres et seminar i oktober og møte 20. september ved NTNU for å informere ansatte om mulighetene og støtte. o Høring er gjennomført og evalueringsskjema er utarbeidet ift utvikling av flere gode faggrupper, ref sak 7 o Arbeidet med å lage en overordnet plan for utvikling av laboratorier vil starte medio oktober. Nåværende situasjon og behov er kartlagt og rapportert i april. Utdanning: o Prosjektet Fremtidens byggstudium er avsluttet. Evaluering vil bli foretatt om 5 år. Styret etterlyste en foreløpig gjennomgang eller orientering om endelig resultater av prosjektet. Informasjon om dette ligger på fakultets nettside, se: http://www.ntnu.no/studier/mtbygg/oppbygning I årets valg av studieretning er det en klar tendens til en økning på vei og transport og vann og miljø retningen og en nedgang på konstruksjon. Styret mente at det er viktig å kartlegge hvorfor studentene har valgt som de gjør, på studieprogram nivå, og om dette er ønsket retning. Dette er en oppgave som Næringslivsringen kan gjennomføre. Organisasjon og ressurser: o Instituttet sliter fortsatt med å finne kvinnelige kandidater til vitenskapelige stillinger. Det jobbes med å forbedre annonsetekstene til framtidige stillingsannonser og styreleder har mottatt aktuelle forslag. o Det jobbes med å utarbeide en beskrivelse av mandat og rolle som faggruppeleder. I tillegg er faggruppelederne oppfordret til å gjennomføre lederkurs. Det henvises til rektors notat om organisering av nivå 4.
3 av 5 Resultat per juli 2010: Jens Andersen orienterte om instituttets resultat per 31.juli 2010. Instituttets totale ramme (RT): Positivt resultat på 458.000 kroner Avvik inntekter på ca 1,2 mill kroner knyttets til kompendiesalg og tilskudd Phd seminar Positivt avvik på lønnskostnader på 1, 4 mill kroner skyldes at lønn til stud. ass. og PhD/ Post.doc er ikke er belastet direkte på instituttet Det positive avviket på driftskostnader skyldes bla forsinket levering (og belastning) av borerigg samt avvik i overhead 69 Konto: Faggruppene er i ferd med å redusere saldo på 69 konto i tråd med plan og målsetting. 4. O-sak 05/10 Status Langtidsbudsjett (LTB 2011-2014) Langtidsbudsjett ble kort kommentert. Budsjettet behandles i neste styremøte, når langtidsbudsjettet er vedtatt. 5. O-sak 06/10 Foreløpig budsjett 2011 Saken utgår. 6. S-sak 07/10 Strategisk personalplan BAT 2010-2015 Instituttleder orienterte om strategiske satsningsområder instituttet står foran og behovet for bistand fra eksterne styremedlemmer til å finne medlemmer til søkekomiteer. Mandatet til en søkekomite er bla å finne de beste kandidater nasjonalt og internasjonalt innen definerte områder. Målet er å finne 3-4 gode kandidater, tilkalle disse til et uformelt intervju og oppfordre de til å søke på utlyste stilling. Krav til en kandidat til professorstilling er bla doktorgrad og et visst antall publiseringer. Krav til kandidater til søkekomiteer er at de har gode nasjonale og internasjonale nettverk og har godt kjennskap til fagområdet. Strategiske satsningsområder bla innen følgende områder: Fundamentering av vindturbiner til havs Det er behov for kompetanse innen området, spesielt inne fundamenteringsteknologi. Instituttet er i dialog med næringslivet, bla DNV, Statkraft og Statoil, for å i fellesskap finne finansiering av et professorat og flere stipendiatstillinger. Bærekraftig infrastruktur Instituttet mangler overordnet kompetanse på området. Interne møte med ressurspersoner er gjennomført og det er enighet om å gjennomføre seminar medio oktober.
4 av 5 Det planlegges å gjennomføre et seminar med inviterte eksterne krefter innen vei og transport. Instituttleder ønsker innspill, fra eksterne styremedlemmer, til eksterne personer som kan delta på seminaret. Alternativt om eksterne styremedlemmer er aktuelle kandidater. Det ble en diskusjon om hvilke kompetanse instituttet var ute etter og viktigheten av å være tydelig på dette ble understreket. Områder det skal etableres søkekomiteer er: Professorat i Bygningsfysikk (forslag til 2 personer + 1 fra NTNU) Professorat i Veiteknologi/ Veiplanlegging (forslag til 2 personer + 1 fra NTNU) Professorat i Transport (forslag til 2 personer + 1 fra NTNU) 7. O-sak 07/10 Evaluering av faggruppene mht kvalitet, relevans og strategi I 2004 ble det foretatt en evaluering og rangering av fagmiljøene i regi av Forskningsrådet, bla som ledd i tildeling av midler. Fakultetet ønsker å gjennomføre en ny evaluering av alle faggrupper ved fakultetet i 2010, basert på samme kriteriene som ble brukt ved Forskningsrådets evaluering. Dette anses som et viktig ledd i å nå NTNUs visjon om å bli internasjonalt fremragende innen 2020. Det er gjennomført møter med faggruppelederne og de vitenskaplig ansatte ved instituttet og innspillene er tatt videre og drøftet i ledergruppen ved fakultetet. Det er foretatt noe justering av skjemaene for å siker at alle aktiviteter blir registrert. Det er besluttet at det skal gjennomføres evaluering på gruppenivå hvert 5. år, men ikke endelig besluttet om evaluering på individnivå skal gjennomføres i samme prosess. Styret understreket at det var viktig at dette var forankret blant gruppelederne, at de forstod oppgaven og at dataene ble kvalitetssikret for å sikre at disse ble korrekt. 8. Eventuelt Møteplan 2010/ 2011 Neste møte er berammet til 10. november. Styreleder sjekker om tidspunktet er synkront med budsjett og rapportering eller om tidspunktet bør forskyves. Det ble en diskusjon om behovet for antall møter per år. Hvis det legges opp til en hovedvekt av saker av prinsipiell betydning er nok med 3 møter per år. Møtene vil bli gjennomført i etterkant av hver tertialrapportering. Vedtak: Styret slutter seg til at det gjennomføres 3 ordinære styremøter per år. Forslag til datoer legges fram på neste møte. 9. Evaluering av møtet Møtet var preget av mye orientering. Styret ville foretrekke flere saker til diskusjon, spesielt saker av prinsipielle betydning. Budsjett og økonomirapportering må gjøres mer interessant og legges på et enklere overordnet nivå. Nåværende overordnede økonomirapporter kan suppleres med korte
5 av 5 kommentarer knyttet til bla utvikling, avvik og eventuelle tiltak. Det ble også etterlyst en enkel oversikt over fordelings-/ inntektsmodellen. Det bør tydeliggjøres hva en ønsker å oppnå med enkelte saker som behandles, f eks med forslag til vedtak der dette er relevant. Deltagerne opplevde det som meningsfylt å delta på møtet. Spørsmål om annet møterom ble reist pga dårlig luft i nåværende rom. Alternativet er hyppigere pauser. Instituttlederen takket alle styremedlemmene for bidragene og uttrykte at det spesielt var positivt med bidrag fra de eksterne medlemmene.