1 Øvre Ljan Boligsameie III

1 Øvre Ljan Boligsameie III Protokoll fra ordinært sameiermøte i Øvre Ljan Boligsameie III ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 03.03.2016 Møtetidspunkt: 1800 Møtested: Midtåsenhjemmet, Midtåsen 30 Til stede: 20 seksjonseiere, 17 representert ved fullmakt, totalt 37 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Annveig Ghebreselasie. Møtet ble åpnet av Styrets leder --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Annveig Ghebreselasie foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Annveig Ghebreselasie foreslått, og som protokollvitne ble Aksel Bjønness Ribu foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Styrets årsberetning ble godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Årets regnskap ble referert og godkjent BUDSJETT 2016 Budsjettet ble referert og foreslått tatt til orientering. Styreleder redegjorde for driftsoppgaver som ventes å utbedre i 2016. Vedtak: Styrets forslag til budsjett ble tatt til orientering

2 Øvre Ljan Boligsameie III ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 48 000. Vedtak: Det ble vedtatt å utbetale kr 39 000 til fordeling i styret. Reduksjon skyldes utbetalt honorar på kr 9000 til avtrådt styreleder i perioden. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SAK5 Behandling av innkomne forslag og saker Sak 5A) Styrets forslag til ny valgordning Innledning Det har ved de siste valgene på årsmøte vist seg å være vanskelig å få på plass nok medlemmer til styret. Styret tror denne utviklingen vil fortsette med dagens ordning og sender derfor et forslag til ny valgordning til behandling på årsmøte. Ny valgordning vil føre til endringer i vedtektene som krever 2/3 flertall på årsmøte. Eventuell ny valgordning vil først bli gjeldende fra årsmøte 2017. Bakgrunn Dagens vedtekter 7 1.avsnitt står det: «Sameiets styre består av fire medlemmer, en representant fra hver blokk, med personlige varamedlemmer. Disse velges for 1 år av gangen.» Det står i samme paragraf, 8 avsnitt, at alle sameiere er valgbare. Det står ingenting om at styremedlemmers personlige vara skal være fra samme blokk som styremedlemmet, men det praktiseres på den måten. Det står heller ingenting om at det er husmøte som velger sine representanter. Det har blitt slik pga at det velges blokkrepresentanter, men denne praksisen er ikke nedfelt i vedtektene. Styret mener følgende er viktig: Sameiet må være opptatt av å få på plass det best kvalifiserte styre, ikke nødvendigvis at det skal komme 2 fra hver blokk. Styret skal representere alle beboere. Blokkrepresentantene skal ikke ha for stor fokus på å forsvare interessene til egen blokk. Vedtektene sier: «Styret skal ved avgjørelser som særlig angår den enkelte blokk, legge avgjørende vekt på den oppfatningen som gjør seg gjeldende blant sameierne i blokken». Dette skal sikre at uansett hvem som sitter i styret skal blokkens beboere bli hørt i saker som omhandler deres blokk. Vi ser oftere at det ikke finnes kandidater til styre i en blokk. Det kan skyldes alderssammensetning, interesse, utleie av bolig i blokken osv. Andre blokker kan være heldige og ha en sammensetning av beboere der det er et godt miljø, mange tar i et tak, tar ansvar, interesserer seg for sameiets ve og vel og tar sin tørn i et styre. En blokks sammensetning er alltid i forandring, og det skjer mye raskere i dag enn for bare 10-15 år siden. Derfor vil det være gunstig om styret ikke har en ordning med blokkrepresentanter, men at representanter til styre kan velges fritt blant alle beboerne. Det står i innkallingen til årsmøte at det er styret som er valgkomite, men det står ikke i vedtektene. Det betyr at styret er oppfordret til å ta et ansvar for å finne kandidater til styret, ikke at de er forpliktet til det. Vi er ett sameie med felles økonomi og felles interesser. Dersom vårt sameie bestod av 1 blokk med 8 oppganger og 48 beboere hadde vi ikke hatt styrerepresentanter for 2 og 2 oppganger, men for blokken samlet.

3 Øvre Ljan Boligsameie III Styret velges i dag for 1 år av gangen, noe som ikke er bra for kontinuiteten. Det er heller ikke sikkert at vi skal ha 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer når sameiet har problemer med å bemanne styret. Det foreslås derfor å endre styresammensetningen, antall år den enkelte velges samt innføring av valgkomite: - Styret skal ha minimum 3 medlemmer; 1 styreleder og 2 styremedlemmer med hver sin personlige vara. - Styreleder velges for 2 år for å sikre kontinuitet, mens de øvrige velges for 1 år. - Årsmøte velger en valgkomite på 2 personer. Forslag til ny tekst i vedtektenes 7. «Sameiets styre består av minimum 3 medlemmer; 1 styreleder og 2 styremedlemmer med personlige varamedlemmer. Styreleder velges særskilt for 1 år, og styremedlemmer og varamedlemmer velges for 1 år. Valgkomiteen består av 2 medlemmer som velges for 1 år.» Sak nummer 5A og 5C.1 ble lagt frem for sameiermøtet hvor hver av forslagsgiverne redegjorde for sine forslag. Det ble enighet om at forslagsgiverne i sak 5C.1 støtter styrets forslag mot at alle kandidater velges for 1-ett år, ellers ingen endring. Vedtak: Styrets forslag ble satt under avstemming. Forslaget falt med 20 stemmer for og 17 imot forslaget.

SAK 5B 4 Øvre Ljan Boligsameie III STYRETS FORSLAG TIL UTVENDIG VEDLIKEHOLD Sak til årsmøte i Øvre Ljan Boligsameie III Fa: Styret Dato: 29.jaunuar 2016 Prosjekt: Oppussing av sameiets blokker utvendig fasade I følge sameiets vedlikeholdsplan skal blokkene males i 2017. Oppstart beregnes til 1.august 2017. Det er et behov for å utbedre sår i mur, male vegger, balkonger og vinduer utvendig. Styret ønsker å ta opp dette prosjektet til godkjenning på årsmøte i 2016 pga prosjektets størrelse og kostnad. Styret jobber med å få inn anbudene og presentere disse for årsmøte dersom de ikke er klare før fristen for utsendelse av årsmøtesaker 1.februar. Sondringer vi har gjort med de som har utført malejobben for de 2 andre sameiene som har pusset opp, gir indikasjoner på en totalkostnad i størrelsesorden 1.3 mill. Dette tallet er benyttet til å beregne finansieringen av prosjektet. Vi vil ha et valgt tilbud klart til årsmøte med eventuelle justeringer i finansieringsoversikten. Styret er av den formening at det vil være best om vi kan gjennomføre dette prosjektet uten låneopptak. Prosjektet foreslås finansiert med en kombinasjon av driftsoverskudd og økt fellesutgifter. A) Driftsoverskudd Sameiets økonomi består stort sett av faste poster. Viktigste variabel er vedlikeholdskostnadene. Det er størrelsen på disse kostnadene som avgjør om vi får et overskudd eller ikke. Som en regel kan man si at en vedlikeholdskostnad på kr 350.000 ikke gir overskudd på driften. Dersom vi bruker mindre enn denne summen betyr at vi går med overskudd. Styret foreslår en maksimal vedlikeholdskostnad for perioden 2017-2019 på 150.000. Dette betyr en besparelse på kr 200.000 pr år. I perioden 2016-2019 regner vi med å få et samlet overskudd på ca. kr 600.000.

B) Fellesutgifter 5 Øvre Ljan Boligsameie III Dagens fellesutgifter er på kr 3.010 pr mnd. Styret forslår at fellesutgiftene justeres med 490 kr pr måned til kr 3.500 for perioden 1/7-2016 tom 31.12.2018. Fellesutgiftene er planlagt justert ned til dagens nivå på kr 3.010 fra og med 1.januar 2019. I denne perioden vil prosjektet tilføres drøyt kr 700.000 via fellesutgiftene dersom fellesutgiftene økes med 490 kr mnd. Dersom årsmøtet vedtar en lavere økning i fellesutgiftene vil det ta lenger tid å betale ned prosjektet. Sameiet har 1.381.000 på konto pr 1/1-2016. Kontantene i bank benyttes til å betale for prosjektet og vil med den foreslåtte løsningen, bli tilført hhv 600.000 fra driftsoverskudd og ca. kr 700.000 fra økning av fellesutgifter, totalt 1.3 mill.kr. Styret vil gjennomgå prosjektet, anbudet og finansiering på årsmøte. Forslag til vedtak: «Årsmøte vedtok å gjennomføre prosjektet om maling av sameiets blokker i henhold til styrets presentasjon. Styrets finansieringsplan med driftsoverskudd og midlertidig økning av fellesutgiftene, ble vedtatt» Vedtak: Styrets forslag utgår. Sameiermøtet ber styret kalle inntil et ekstraordinært sameiermøte for å informere om to store prosjekter soilrør og oppussing av fasade. Sameiermøtet skal ta stilling til fremdrift på disse prosjekter

SAK 5C INNKOMNE SAKER FRA SEKSJONSEIERNE 6 Øvre Ljan Boligsameie III Fra: Liv Fleischer [mailto:liv.fleischer@sparebank1.no] Sendt: 1. februar 2016 16:48 Til: OEF Kopi: aaserudo@gmail.com; haakonsen.andre@gmail.com Emne: 1016 Saker til årsmøtet 2016 Til: Års-/sameiermøte 2016 i Øvre Ljan Boligsameie III Fra: Lise Aaserud (snr. 10), André Haakonsen (snr. 23) og Liv Fleischer (snr. 21) Dato: 1. februar 2016 Se følgende saker som ønskes behandlet på ovennevnte møte: Sak 5C - 1 Valg av styremedlemmer I henhold til vedtektene skal sameiets styre bestå av fire medlemmer, en representant fra hver blokk. Disse velges for ett år av gangen. I lang tid har styrevalg blitt presentert slik at seksjonseierne i den enkelte blokken har stemt ved valg av «sin» representant, mens de øvrige kun har avgitt stemmer på sine respektive. Dette er ikke i samsvar med eierseksjonsloven, da hele sameiermøtet skal avgi stemmer på samtlige styremedlemmer som skal velges. Da praksisen både er i strid med vedtektene, og som nevnt over, eierseksjonsloven, synes det nødvendig og hensiktsmessig å presisere stemmerettsreglene i vedtektene. Videre er det ønskelig at vedtektene er noe mer fleksible når det gjelder antall styremedlemmer og hvor disse kommer fra. Det viktigste er ikke hvor mange medlemmer det er og hvilken blokk man kommer fra, men å finne de mest mulig kompetente personene til å sitte i styret. Vi vil derfor foreslå at vedtektene endres slik at sameiermøtet kan velge 3-5 medlemmer, og at det kun er en anbefaling at det velges en fra hver blokk. Forslag til vedtak: Vedtektenes 7 første avsnitt endres til valg av hvert styremedlem.» Vedtak: Utgår som følge av sammenslåing av forslag nummer 5A og 5C.1.

7 Øvre Ljan Boligsameie III Sak 5C - 2. Etablering av rigg-/anleggsplass besluttet av Øvre Ljan Boliglag Vi er sterkt kritiske til at Øvre Ljan Boliglag har besluttet å leie ut et betydelig areal til en entreprenør til bruk av rigg-/anleggsplass. Dette har medført en rasering av arealet og er til sjenanse for seksjonseiere i vårt boligsameie. Etter vårt syn har ikke boliglagets styre adgang til å fatte slike beslutninger, og vi mener derfor at avtalen med entreprenøren er ugyldig og må reverseres. Vi oppfatter det slik at deler av styret i boligsameiet har vært sterkt delaktig i fremforhandlingen av avtalen og boliglagets beslutning. Foruten at man med det har bidratt til en beslutning/avtale som er i strid med boliglagets vedtekter, har dette blitt gjort uten å informere sameiets seksjonseiere på forhånd. Etableringen av rigg-/anleggsplassen er av betydelig ulempe for en rekke av sameiets medlemmer, og det er kritikkverdig at man av den grunn ikke har gitt medlemmene anledning til å uttale seg i forkant. Forslag til vedtak: «Styret instrueres til å forsøke å reversere den inngåtte avtalen med entreprenøren, og skal arbeide for å reversere de tiltak som allerede er iverksatt. Styret forplikter seg til å legge ut alle styremøtereferater på sameiets nettsider innen én uke etter at styremøte er avholdt.» Vedtak: Sameiermøtet vedtok med 22 stemmer at saken ikke kan behandles og avstemmes i sameiermøtet. Styret har tatt til orientering at noen på sameiermøtet ikke finner rigg- /anleggsplassutleie tilfredsstillende behandlet i styret i Øvre Ljan Boligsameie III før avstemming i Øvre Ljan Boliglag (selskap som forvalter festeavtalene).

8 Øvre Ljan Boligsameie III 6. Valg Som styremedlemmer for 1 år foreslås: Jarle Oddvang Midtåsen 54 Vibeke Midgaard Midtåsen 59 Arnt Gisnås Midtåsen 52 May-Britt Heidemann Midtåsen 57 Det ble ikke fremmet motkandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akkalmasjon Som styreleder for 1 år foreslås: Jarle Oddvang Midtåsen 54 Det ble ikke fremmet motkandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akklamsjon Som varamedlemmer for 1 år foreslås 1. Arvid Slåtten Midtåsen 52 2. Aksel Bjønness Ribu Midtåsen 57 3. Bente Sørum Midtåsen 59 4. Ann-Kristin Ingvaldsen Midtåsen 54 Det ble ikke fremmet motkandidater og det ble ikke krevd skriftlig avstemming. Vedtak: Valgt ved akklamsjon ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 2030. Protokollen signeres av Annveig Ghebreselasie/s Møteleder Annveig Ghebreselasie/s Referent Aksel Bjønness Ribu/s Protokollvitne

9 Øvre Ljan Boligsameie III Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Jarle Oddvang Midtåsen 54 2016-2017 Styremedlem Arnt Gisnås Midtåsen 52 2016-2017 Styremedlem May-Britt Heidemann Midtåsen 57 2016-2017 Styremedlem Vibeke Midgaard Midtåsen 59 2016-2017 Varamedlem Ann-Kristin Ingvaldsen Midtåsen 54 2016-2017 Varamedlem Arvid Slåtten Midtåsen 52 2016-2017 Varamedlem Aksel Bjønness Ribu Midtåsen 57 2016-2017 Varamedlem Bente Sørum Midtåsen 59 2016-2017 Oslo 3. mars 2016