Ny versjon av HogiaLønn

09.10.2012 Til brukere av HogiaLønn med serviceavtale Oslo, oktober 2012 Ny versjon av HogiaLønn 2012.4 Ny versjon er tilgjengelig uten ekstra kostnad for brukere med Serviceavtale. Installer ny versjon med en gang! Se veivisere på www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Installasjon. ALLE FIRMAER FØR INSTALLASJON AV OPPDATERINGEN! TA SIKKERHETSKOPI AV Nyheter og forbedringer Se oversikt side 2 og 3. Endringer du må gjøre selv Ingen i denne oppdateringen, men les gjennom nyhetene. Har du synspunkter? Vi tar gjerne i mot både ros og ris. Kom gjerne med skriftlige forslag til forbedringer. Har du spørsmål av noen art, ta kontakt med kundeservice på telefon 23 17 29 00 valg 2 eller e-post: support@hogia.no. Vi setter stor pris på at du oppgir ditt kundenummer ved henvendelser til oss. Kundenummeret finnes nede til høyre i bildet på HogiaLønn. Åpningstider kundeservice telefon Kundeservice har åpent fra kl. 09.00-16.00 mandag til og med fredag. I tillegg hver tirsdag fra kl.16.00 til kl 19.00 fra september til og med juni. I hele januar også utvidet åpningstid til kl. 19.00 mandag til torsdag. Med vennlig hilsen Hogia Lønn AS Kundeserviceavdelingen Gratis demo av HogiaLønn på www.hogia.no for uforpliktende prøve i 30 dager! Premietipset Tips oss, få premier! Tips oss om andre bedrifter som også kan ha nytte av et godt lønnssystem. Tips oss, og mer info på www.hogia.no

Hogia Lønn AS side 2 Nyheter i HogiaLønn versjon 2012.4 INSTALLASJON AV OPPDATERING 2012.4 4 OFFENTLIGE SATSER FLERE SATSER FOR BIL 5 OFFENTLIGE STATENS SATSER MULIGHET FOR UTSKRIFT 6 FIRMAOPPLYSNINGER - INTERVALL FOR YRKESKODER 7 INNSTILLINGER - OVERFØRING TIL AGRO ØKONOMI 7 ANSATTE - MULIGHET FOR 6 FASTE AVDELINGER PR. ANSATT 8 ANSATTE VALG AV HVILKE SOM SKAL VISES 11 Hvordan slår dette ut i Lag lønn? 11 Hvordan slår dette ut på rapporter osv. 11 Ferie 11 Egne rapporter 13 ANSATTE - VALG AV YRKESKODE FOR STATISTIKK 14 ANSATTE - EGEN KONTO FOR UTBETALING AV FERIEPENGER 16 ANSATTE - MARKERING PÅ ANSATTE SOM HAR LEVERT SKATTEKORT FOR INNEVÆRENDE ÅR 17 LØNNSARTER - NY LØNNSARTSTTYPE: FERIEPENGER OPPTJENT TIDLIGERE ÅR 19 RAPPORTER - MULIG Å VELGE TYPESNITT/SKRIFTTYPE FOR UTSKRIFT AV LØNNSSLIPPER 22 RAPPORTER - AVDELING PÅ LØNNSSLIPP I STEDET FOR PROSJEKT 22 RAPPORTER - BANKLISTE OVERFØRING TIL KONTO FOR SKATT- OG BIDRAGSTREKK 24 RAPPORTER - EGNE: LØNNSHISTORIKK GRUPPERE ETTER ANSATTIDENTITET 25 RAPPORTER - NY RAPPORT: FASTE LØNNSARTER 26 RAPPORTER NY RAPPORT: POSTNUMMERLISTE 27 RAPPORTER NY RAPPORT: KOMMUNENUMMERLISTE 27 REGNSKPSKONTOR - LISTE OVER FIRMAER/KLIENTER OPPRETTET I HOGIALØNN 28 INTERNETT - FLERE VALG 30

Hogia Lønn AS side 3 IMPORT AV LØNNSGRUNNLAG 30 SPESIFIKASJON AV IMPORTFIL TIL ANSATTREGISTER ENDRET 30 ENDRINGER I KODEOVERSIKTEN FOR 2012 30 Ny lønns- og trekkoppgavekode for 2012 30 Endrede lønns- og trekkoppgavekoder for 2012 30 JUSTERINGER I POSTNUMMERREGISTER 31 INNSENDT ALTINN VALG AV FIRMA 31 NESTE OPPDATERING? 31

Hogia Lønn AS side 4 INSTALLASJON AV OPPDATERING 2012.4 Start installasjonen som en vanlig oppdatering. Se www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Veiviser for installasjon av oppdateringer. I løpet av installasjonen av HogiaLønn kommer du til: Forslaget er å ikke installere AltinnHogiaTransfer og det godtar du. Dvs. klikk Neste. Dette under forutsetning av at din nåværende versjon av HogiaLønn er 2012.3. Dersom din nåværende versjon er 2012.2 eller eldre MÅ du endre til Installere/oppdatere AltinnHogiaTransfer. Se Veiviser på www.hogia.no, Veivisere, Installasjon, Hvordan avinstallere og installere AltinnHogiaTransfer.

Hogia Lønn AS side 5 OFFENTLIGE SATSER FLERE SATSER FOR BIL Vi har lagt inn noen flere satser for kjøregodtgjørelse og flyttet satsene for fri bil til eget skillekort: Det er kommet til satser for Andre skyssmidler. Disse kan velges på Beregningsmåte på lønnsartene om ønskelig. Evt. kan lønnsarter i intervallet 701 706 og lønnsart 717 hentes fra grunnregister. Fri bil har fått eget skillekort:

Hogia Lønn AS side 6 OFFENTLIGE STATENS SATSER MULIGHET FOR UTSKRIFT Du kan nå velge å skrive ute Statens satser. På første skillekortet velger du om du vil skrive til skjerm eller skriver: Når du klikker på skriv ut, får du spørsmål om du vil skrive ut skillekortet du er inne på. Svarer du ja får du i dette tilfellet utskrift av skillekortet Feriepenger på skjermen. Dersom du svarer Nei, vil du få utskrift av alle skillekortene på skjermen. Vær oppmerksom på at dersom du gjør endringer må du klikke OK slik at de blir lagret før du tar en utskrift.

Hogia Lønn AS side 7 FIRMAOPPLYSNINGER - INTERVALL FOR YRKESKODER Tabellen som inneholder yrkeskoder inneholder mange som du kanskje ikke har bruk for. Du kan derfor begrense antallet du har å velge mellom på de ansatte pr. firma. Gå inn på Arkiv, Offentlige, Yrkeskoder og se om det er mulig å gjøre et utvalg (fra-til) på de kodene som er aktuelle for firmaet. Noter deg nummer fra og nummer til. Gå inn på Firmaopplysninger, skillekortet statistikk. Der kan du angi intervallet: Dersom du angir blankt legger HogiaLønn inn hele intervallet, dvs. fra første i tabellen til siste. INNSTILLINGER - OVERFØRING TIL AGRO ØKONOMI Mulig å overføre regnskapsbilag til Agro Økonomi. Se egen veiviser.

Hogia Lønn AS side 8 ANSATTE - MULIGHET FOR 6 FASTE AVDELINGER PR. ANSATT I denne versjonen av HogiaLønn er det mulig å legge inn 6 faste avdelinger pr. ansatt. Pass på å angi %-fordeling på hver avdeling slik at det blir 100% til sammen. Avdelingene lagres slik at når en avdeling er registrert på en ansatt (den ansatte må lagres først) er den valgbar på andre ansatte. Vilde er lagret med disse avdelingene. Når vi da ser på Else, så kan en av avdelingene som er registrert på Vilde velges:

Hogia Lønn AS side 9 Eller du kan skrive inn en ny avdeling på Else som vil bli valgbar for neste ansatte: Denne vil da være valgbar for Espen.

Hogia Lønn AS side 10 Med fordelingen på avdelinger på Vilde vil du få et regnskapsbilag som ser slik ut:

Hogia Lønn AS side 11 ANSATTE VALG AV HVILKE SOM SKAL VISES Du kan nå velge hvilke ansatte du vil at skal vises der utvalg av ansatte gjøres. Du gjør valget i ansattregisteret: Alle innebærer at alle registrerte ansatte er valgbare. Aktive innebærer at alle ansatte med hake på aktiv er valgbare. Ikke aktive innebærer at alle uten hake på aktiv er valgbare. Med sluttet dato innebærer at alle ansatte det er registrert sluttet dato på og sluttet dato er tidligere enn dagens dato vil være valgbare. Totalt antall vil ALLTID være det antall ansatte som totalt er registrert i ansattregisteret uavhengig av hva du har valgt på Vise. Hvordan slår dette ut i Lag lønn? I Lag lønn vil ansatte være valgbare etter hva du har angitt i ansattregisteret. Om du har angitt Alle eller Aktive vil en ansatt være valgbar selv om den har sluttet, men vil ikke automatisk komme som neste når du trykker Ok & Neste. Om du har angitt Med sluttet dato vil ansatte som har sluttet dato som er passert, være valgbare. Hvordan slår dette ut på rapporter osv. Alle andre steder enn i Ansattregisteret og Lag lønn vil ALLE ansatte være valgbare uansett hva som er angitt i ansattregisteret. Men det er gitt mulighet for å gjøre tilsvarende utvalg som i ansattregisteret noen flere steder. De dokumenteres nedenfor. Ferie På rapporten Utbetales i år, kan du gjøre følgende utvalg: Om du velger Samtlige ansatte, gjør utvalg på en eller flere ansatte eller velger en Utvalgskategori så kan du i tillegg velge om du vil ha med Ansattidentitet på listen og/eller om du kun vil ha med ansatte som har feriepenger til gode.

Hogia Lønn AS side 12 Om du velger Samtlige ansatte kan du i tillegg velge om du vil ha med Alle ansatte, bare Ikke aktive (dvs. ansatte som ikke har hake på Aktiv i ansattregisteret), bare ansatte Med sluttet dato eller bare Aktive ansatte. Om du velger ansatte Med sluttet dato, får du de ansatte som har en sluttet dato som er passert. Dvs. om en ansatt har sluttet dato 15052012 og en har 31072012 og du tar ut rapporten 15072012, vil du bare få med den ansatte som har sluttet dato 15052012. På rapporten Utbetales neste år, kan du gjøre følgende utvalg: Om du velger Samtlige ansatte, gjør utvalg på en eller flere ansatte eller velger en Utvalgskategori så kan du i tillegg velge om du vil ha med Ansattidentitet på listen og/eller om du kun vil ha med ansatte som har feriepenger til gode. Om du velger Samtlige ansatte kan du i tillegg velge om du vil ha med Alle ansatte, bare Ikke aktive (dvs. ansatte som ikke har hake på Aktiv i ansattregisteret), bare ansatte Med sluttet dato eller bare Aktive ansatte. Om du velger ansatte Med sluttet dato, får du de ansatte som har en sluttet dato som er passert. Dvs. om en ansatt har sluttet dato 15052012 og en har 31072012 og du tar ut rapporten 15072012, vil du bare få med den ansatte som har sluttet dato 15052012. På rapporten Sluttoppgjør, kan du gjøre følgende utvalg: Om du velger Samtlige ansatte, gjør utvalg på en eller flere ansatte eller velger en Utvalgskategori så kan du i tillegg velge om du vil ha med Ansattidentitet på listen. Om du velger Samtlige ansatte kan du i tillegg velge om du vil ha med Alle ansatte, bare Ikke aktive (dvs. ansatte som ikke har hake på Aktiv i ansattregisteret), bare ansatte Med sluttet dato eller bare Aktive ansatte. Om du velger ansatte Med sluttet dato, får du de ansatte som har en sluttet dato som er passert. Dvs. om en ansatt har sluttet dato 15052012 og en har 31072012 og du tar ut rapporten 15072012, vil du bare få med den ansatte som har sluttet dato 15052012.

Hogia Lønn AS side 13 På rapporten Feriedager, kan du gjøre følgende utvalg: Om du velger Samtlige ansatte, gjør utvalg på en eller flere ansatte eller velger en Utvalgskategori så kan du i tillegg velge om du vil ha med Ansattidentitet på listen. Om du velger Samtlige ansatte kan du i tillegg velge om du vil ha med Alle ansatte, bare Ikke aktive (dvs. ansatte som ikke har hake på Aktiv i ansattregisteret), bare ansatte Med sluttet dato eller bare Aktive ansatte. Om du velger ansatte Med sluttet dato, får du de ansatte som har en sluttet dato som er passert. Dvs. om en ansatt har sluttet dato 15052012 og en har 31072012 og du tar ut rapporten 15072012, vil du bare få med den ansatte som har sluttet dato 15052012. Egne rapporter Ansattlister Om du velger Samtlige ansatte har du nå følgende tilleggsvalg: Du kan velge om du vil ha med Alle, Aktive, Ikke aktive, Med sluttet dato på rapporten.

Hogia Lønn AS side 14 Lønnshistorikk Om du velger Samtlige ansatte har du nå følgende tilleggsvalg: Du kan velge om du vil ha med Alle, Aktive, Ikke aktive, Med sluttet dato på rapporten. Alle innebærer selvfølgelig alle som er registrert i ansattregisteret. Aktive innebærer at alle ansatte med hake på aktiv kommer med. Ikke aktive innebærer at alle uten hake på aktiv kommer med. Med sluttet dato innebærer at alle ansatte det er registrert sluttet dato på og sluttet dato er tidligere enn dagens dato kommer med. ANSATTE - VALG AV YRKESKODE FOR STATISTIKK Dersom du har gjort utvalget som vist under Firmaopplysninger intervall for yrkeskoder, vil du her nå kun ha det valgte intervall å velge i:

Hogia Lønn AS side 15 Det er gjort noen endringer i forhold til hvordan man velger aktuell yrkeskode for en ansatt. Det er nå mulig å søke på nummer eller navn: Ansatt Espen er Badevakt. Skriv inn i yrkeskodefeltet: Trykk Enter og rett kode og tittel kommer fram:

Hogia Lønn AS side 16 ANSATTE - EGEN KONTO FOR UTBETALING AV FERIEPENGER Du kan nå legge inn en ekstra bankkonto i ansattregisteret som du kan bruke til å få overført for eksempel feriepenger til: Ved utskrift av Ubetalingsliste på papir eller elektronisk, kan du velge at utbetalingen skal gå til kontoen for Feriepengeutbetaling for de ansatte det er registrert en slik konto på: Når du har haket av på Bruk feriepengekonto fra ansattregisteret vil hele utbetalingen bli overført til denne kontoen for de ansatte som har registrert en ekstra konto i ansattregisteret.

Hogia Lønn AS side 17 ANSATTE - MARKERING PÅ ANSATTE SOM HAR LEVERT SKATTEKORT FOR INNEVÆRENDE ÅR Du kan nå hake av etter hvert som de ansatte leverer skattekort og også få ut en liste så du enkelt ser hvilke ansatte som har levert. I ansattregisteret haker du av på skillekortet skatt: Du kan også gjøre et utvalg på ansatte det skal hakes av på. Det gjør du i ansattregisteret under Spes. Funk.:

Hogia Lønn AS side 18 I Lag lønn vil det se slik ut på den ansatte: Dvs. på de ansatte som har fremlagt skattekort vil det stå Skattekort fremlagt over skattetabellnummeret. Under Rapporter, Egne, Ansattlister, kan du lage en rapport som viser hvilke som har fremlagt skattekort. Du velger også å få den sortert slik at de som har fremlagt skattekort kommer først i listen. Disse er igjen sortert i den rekkefølgen som er valgt under Arkiv, Innstillinger, Generelt.

Hogia Lønn AS side 19 Rapporten kan da se slik ut: LØNNSARTER - NY LØNNSARTSTTYPE: FERIEPENGER OPPTJENT TIDLIGERE ÅR Vi har lagt inn mulighet for å bruke en egen lønnsartstype om du betaler ut feriepenger som er opptjent tidligere år, dvs. ikke inneværende år eller året før. Det er her snakk om feriepenger som av en eller annen årsak ikke har blitt betalt ut tidligere. Opprett lønnsart 768 Feriepenger opptjent tidligere år Eller hent den fra grunnregister under Verktøy, Registervedlikehold, Hente.

Hogia Lønn AS side 20 I Lag lønn gir bruk av lønnsarten grunnlag for beregning av %-skatt. Ved kontroll og bekreft behandles lønnsarten som andre feriepengelønnsarter:

Hogia Lønn AS side 21 På regnskapsbilaget kommer arbeidsgiveravgiften med i Arbeidsgiveravgift på Utbetalte feriepenger: Dette for å vise at den i dette tilfellet er kreditert 2770 Arbeidsgiveravgift og debitert 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift.

Hogia Lønn AS side 22 RAPPORTER - MULIG Å VELGE TYPESNITT/SKRIFTTYPE FOR UTSKRIFT AV LØNNSSLIPPER Det finnes nå mulighet for å velge en annen skrifttype enn Times New Roman for lønnsslippene. Klikk på knappen Typesnitt i Rapportbildet og du får opp mulighet til å velge: Velg ønsket skrifttype fra listen og klikk OK. Det vil nå bli brukt valgt skrifttype på alle typer lønnsslipper. Men du må selv sjekke at skrifttypen du har valgt gir en pen utskrift. Kolonnene på lønnsslippene er tilpasset Times New Roman. Velger du noe annet kan det medføre at kolonnene går over i hverandre. RAPPORTER - AVDELING PÅ LØNNSSLIPP I STEDET FOR PROSJEKT Du kan nå velge om du vil ha skrevet ut avdeling fra Lag lønn på lønnsslippen i stedet for prosjekt fra Lag lønn. Hak av på Avdeling i stedet for prosjekt

Hogia Lønn AS side 23 Lønnsslippen blir da slik: Sammenslåing av like lønnsarter fungerer på samme måte som for prosjekt.

Hogia Lønn AS side 24 RAPPORTER - BANKLISTE OVERFØRING TIL KONTO FOR SKATT- OG BIDRAGSTREKK Dersom du har ansatte uten bankkonto eller med utenlandsk bankkonto vil du nå allikevel få beløp for overføring av skattetrekk, restskatt og bidragstrekk på banklisten: Beløpene blir også overført ved elektronisk liste:

Hogia Lønn AS side 25 RAPPORTER - EGNE: LØNNSHISTORIKK GRUPPERE ETTER ANSATTIDENTITET Utvalg gjort: Denne listen er nå sortert etter lønnsarter pr. ansatt og du får i tillegg til sum pr. ansatt nå også sum pr. lønnsart:

Hogia Lønn AS side 26 RAPPORTER - NY RAPPORT: FASTE LØNNSARTER Under skillekortet Register har det kommet til en ny rapport, Faste lønnsarter. Den gir en liste over alle lønnsarter som er markert som faste og evt. de ansatte som er knyttet til lønnsartene:

Hogia Lønn AS side 27 RAPPORTER NY RAPPORT: POSTNUMMERLISTE Du kan få ut en liste over alle postnummer som er mulig å velge i HogiaLønn. Gå inn på Arkiv, Offentlige, Postnummerregister: Klikk på Liste og du får opp listen med alle postnumrene på skjermen. Du kan skrive ut alle sider eller velge hvilke sider du vil skrive ut. RAPPORTER NY RAPPORT: KOMMUNENUMMERLISTE Du kan få ut en liste over alle KOMMUNER som er mulig å velge i HogiaLønn. Gå inn på Arkiv, Offentlige, Kommuneregister: Klikk på Liste og du får opp listen med alle kommunene på skjermen. Du kan skrive ut alle sider eller velge hvilke sider du vil skrive ut.

Hogia Lønn AS side 28 REGNSKPSKONTOR - LISTE OVER FIRMAER/KLIENTER OPPRETTET I HOGIALØNN Du kan nå ta ut en liste på skjermen og skrive den ut på skriveren om ønskelig over alle firmaer/ klienter som er opprettet i HogiaLønn. Under Arkiv, Regnskapskontor har du valget Firma/klient liste: Du kan velge om du vil ha Alfabetisk liste eller om du vil ha listen i grupperekkefølge:

Hogia Lønn AS side 29 Om du svarer Ja, blir listen slik: Om du svarer Nei, blir listen slik: Selv om du under Arkiv, Regnskapskontor, Informasjon har valgt: Vil denne listen vise alle inntektsår for firmaene som finnes i firmalisten.

Hogia Lønn AS side 30 INTERNETT - FLERE VALG Det er kommet til to valg under Internett: Faktaside om ferie fører deg til Arbeidstilsynets side om ferie og feriepenger Faktaside og feriepenger fører deg til Arbeidstilsynets side om feriepenger IMPORT AV LØNNSGRUNNLAG Det er gjort noen justeringer i importen med tanke på melding av feil i filen som importeres. Se veiviseren under www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Kobling med andre system, Import av data fra andre system til HogiaLønn. SPESIFIKASJON AV IMPORTFIL TIL ANSATTREGISTER ENDRET Dersom denne funksjonen brukes må du ta kontakt med Kundeservice og be om ny filbeskrivelse for det er gjort en del endringer. Send en e-post til support@hogia.no eller ring 23 17 29 00 valg 2. ENDRINGER I KODEOVERSIKTEN FOR 2012 Kodeoversikten finner du på http://www.skatteetaten.no/no/rettledninger/kodeoversikt-for-lonns- -og-trekkoppgaver/?chapter=77289#x77289 Ny lønns- og trekkoppgavekode for 2012 Det har kommet en ny kode for 2012: 210 Uførepensjon til personer over 67 år Under denne kode innberettes uførepensjon som er utbetalt fra og med måneden etter at mottakeren fyller 67 år. Uførepensjon fra andre enn Folketrygden som utbetales til og med måneden mottakeren fyller 67 år skal innberettes i kode 247. Opplysningene innberettes slik: Beløp Varig uføregrad Tidsrom Endrede lønns- og trekkoppgavekoder for 2012 211 Pensjon i og utenfor arbeidsforhold og livrenter i arbeidsforhold mv. (Fast rubrikk) Følgende endring i forklaring til koden: Uførepensjon fra andre enn folketrygden i tilfeller hvor det er konstatert varig nedsatt ervervsevne skal innberettes i kode 247. Er det tvil om uføregrad eller tvil om det kan konstateres om ervervsevnen er varig nedsatt, skal likevel kode 211 benyttes.

Hogia Lønn AS side 31 219 Skattepliktig ektefelletillegg Følgende endring i forklaring til koden: Koden skal likevel ikke benyttes i de tilfeller skattyter er innvilget AFP med ektefelletillegg med virkningstidspunkt før 1. januar 2011 og går over på alderspensjon med ektefelletillegg etter 1. januar 2011. I slike tilfeller benyttes kode 242. 242 Skattefritt ektefelletillegg Følgende endring i forklaring til koden: Koden skal også benyttes i de tilfeller skattyter er innvilget AFP med ektefelletillegg med virkningstidspunkt før 1. januar 2011 og går over til å motta ektefelletillegg i tilknytning til alderspensjon etter 1. januar 2011. 247 Uførepensjon fra andre enn folketrygden Følgende endring i forklaring til koden: Koden skal kun benyttes dersom det kan konstateres varig nedsatt ervervsevne, jf. Folketrygdloven kap. 12. Er det tvil om uføregrad, eller tvil om det kan konstateres at ervervsevnen er varig nedsatt, skal kode 211 benyttes. Uførepensjon utbetalt fra og med måneden etter at mottakeren fyller 67 år skal innberettes i kode 210. 927-A Lønn og annen godtgjørelse som ikke er skattepliktig for person som er medlem av folketrygden Følgende endring i forklaring til koden: Kode 917 skal ikke brukes for innberetningspliktig lott eller part til fiskere. For slike ytelser skal en benytte kode 446. Dette gjelder også dersom den aktuelle ytelsen ikke er skattepliktig i Norge. JUSTERINGER I POSTNUMMERREGISTER Det er foretatt justeringer i postnummerregistret etter endringer fra posten pr. 1. oktober 2012. INNSENDT ALTINN VALG AV FIRMA Firmaet du er inne på når du velger Innsendt Altinn er nå foreslått firma: NESTE OPPDATERING? Årsskiftet 2012/2013