Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/600-5 Status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020 Saksframlegg Vedlegg: Strategisk plan for DA 2014-2020 Direktørens sakssammendrag: Direktøren gir i denne saken en status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020, forut for arbeidet med utarbeidelse av ny strategiplan i 2017. Saksopplysninger Innledning Prosessen for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA ble behandlet 26.9.2016 i sak 16/070. I saken ble det drøftet et forslag om hvordan de ulike interessentene skal involveres, samt organisering og fremdrift for å utarbeide en ny strategisk plan. Styret sluttet seg til forslaget, og det ble fra styret understreket viktigheten av involvering fra advokater med sivil portefølje. Etter behandlingen av sak 16/070 er prosessen og fremdriften for strategiarbeidet vurdert på nytt. Det foreslås at sluttbehandlingen av planen i styret gjennomføres i 2017. Involveringen av domstolene bør inkludere et tilbud til alle ansatte ved å utarbeide et opplegg som kan gjennomføres i den enkelte domstol med skriftlig tilbakemelding til DA. Jordskiftefeltets særskilte problemstillinger belyses i en egen arbeidsgruppe som knyttes til strategiarbeidet. Direktøren gir i denne saken en orientering om status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020, forut for arbeidet med utarbeidelse av ny strategiplan i 2017. Det orienteres om status for de seks strategiområdene, A til F (se vedlagte strategiplan). Det har vært en løpende rapportering for gjennomføringen av strategisk plan for 2014 og 2015 i tidligere styresaker. I første rekke i tilknytning til rapporteringen for budsjett og virksomhetsplanen for DA. Statusbeskrivelsen nedenfor er i hovedsak knyttet til pågående arbeid i strategigjennomføringen.
Status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020 Endring av planforutsetninger Styringsforutsetningene som ble lagt til grunn for den nåværende strategiske planen har blitt annerledes enn forventet. Dette skyldes hovedsakelig at de økonomiske rammebetingelsene innebærer en strammere ressurssituasjon for domstolene. Ressursbehov forutsatt i Strategisk plan har ikke blitt imøtekommet i den grad det har vært ønskelig fra DAs side. Dette gjelder spesielt midler til investeringer og bemanningsøkninger. Det har heller ikke vært mulig å oppnå tilstrekkelig politisk støtte til å gjennomføre endringer i domstolenes struktur. En reduksjon i antallet domstoler har vært et grunnleggende strategisk tiltak med betydning for svært mange områder i domstolene og DAs arbeid. Dette har samlet medført at det i planperioden har vært nødvendig å endre retning og omfanget for enkelte områder, og med en sterkere ressursmessig prioritering enn det den gjeldende strategiplanen i utgangspunktet la opp til. Innføringen av tilsettingsstopp og økt vektlegging av effektiviseringstiltak er typiske eksempler på dette. Det vurderes at viktige målsetninger i strategiplanen er oppnådd, eller er i ferd med å bli gjennomført med bakgrunn i igangsatt arbeid knyttet til strategiområdene. Unntaksvis for enkeltstrategier er det ikke oppnådd ønsket fremdrift. Det har også vært nødvendig å gi enkelte strategiområder økt oppmerksomhet som i noen tilfeller har medført redusert fokus på andre områder. Nedenfor er en mer inngående status for strategiområdene. A. Saksvekst og kompleksitet De økonomiske rammebetingelsene har i planperioden spesielt fra 2015 gitt en strammere ressurssituasjon for domstolene, blant annet gjennom avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen (ABE-reformen). Dette til tross for en økende saksinngang. Budsjettreduksjonene har gjort det nødvendig å gjennomføre ulike budsjettilpasninger, som bemanningsreduserende tiltak (tilsetningsstopp). Det har i begrenset grad vært mulig å få forståelse for at økt saksmengde burde medføre flere ansatte i domstolene. DA har på enkelte områder lyktes med å oppnå bevilgninger til særskilte formål. I satsningen på nye IKT saksbehandlingsløsninger (totalt om lag 140 millioner) er jordskifte tatt inn i Lovisa før innføring av ny jordskiftelov i 2016, og det er under utvikling en saksbehandlingsløsning for Høyesterett. I statsbudsjett for 2017 er det foreslått å bevilge midler til satsingen på Digitale domstoler. Dette er et investeringsbehov på til sammen 240 mill. kr inkl. egenfinansiering i perioden 2017-2022. Fra å ha forventinger om økte driftsressurser til domstolene er fokuset vridd mot bedre ressursutnyttelse. Et nyttig verktøy for dette er arbeidet som er utført knyttet til systematiske sammenligninger av domstoler, spesielt i tingretter og lagmannsretter. Etter en periode med utprøving av relevante indikatorer, ble det i 2016 publisert et fast materiale (dashboard) hvor domstolene kan sammenligne egne prestasjoner med et landsgjennomsnitt eller med andre domstoler. 2
Moderne rettsbygninger stiller nye krav til arealbruk både for ansatte og brukere. Sikkerhet må også ivaretas. Det er i denne sammenhengen utarbeidet en veileder for rettsbygninger, og det er etablert enhetlige retningslinjer for sikkerhet og beredskap i domstolene. De to store tinghusprosjektene i Bergen og Stavanger har fått en politisk forankring gjennom bevilgningene til konseptvalgutredninger (KVU) og kvalitetssikring av disse (KS1). I statsbudsjettet for 2017 er det også foreslått midler, 12,8 mill. kr til et forprosjekt for nytt tinghus i tinghus i Drammen. I 2016 ble det bevilget midler til et prøveprosjekt for lyd og bildeopptak ved Nord Troms tingrett og i Hålogaland lagmannsrett. Det er også innledet en dialog med Integrerings- og mangfoldsdirektoratet og Justis- og beredskapsdepartementet om tolketilbudet i domstolene. Det er på det rene at det er en rekke mangler med hensyn til kvalitetssikring av tolkene i domstolene i dag, blant annet rutiner for bestilling og vandelskontroll av tolkene. B. Rettspolitiske utfordringer DA har i så langt i strategiperioden utvidet kontakten både formelt og uformelt med Justis- og beredskapsdepartementet både på politisk og administrativt nivå. Kontakten med justiskomiteen, andre Stortingskomiteer, Stortingsbenkene for å synliggjøre at domstolenes behov også har blitt mer omfattende. I strategiperioden har det ikke vært politisk vilje til å gjennomføre strukturendringer i domstolene. Det er imidlertid vedtatt to sammenslåinger og foreslått ytterligere en i statsbudsjettet for 2017. Det er også startet en utprøving av felles ledelse på fem steder i landet. Dette har totalt omfattet 11 domstoler. I tillegg er jordskifteoverrettene innlemmet i lagmannsrettene. I Prop. 1S (2016-2017) forslås det en domstolkommisjon som skal utrede fremtidig domstolstruktur. Dette kan innebære forslag om nye og mer omfattende strukturendringer på lengre sikt. Det er utredet alternative modeller for tildeling av ressurser til domstolene. Bakgrunnen for dette arbeidet har både hatt et uavhengighetsperspektiv og vært av ressursmessig karakter. Utredningen ble forelagt DAs styre i møte 6.6.2016. Domstolkommisjonen som foreslås nedsatt i 2017 skal også utrede ulike tilknytningsformer mellom DA og den utøvende makt. DA vil arbeide for at finansieringen av domstolene blir et av områdene som skal behandles av den nye domstolkommisjonen. Arbeidet med forslag til endringer i domstolloven, etter utredningen fra Sundet (enmannsutvalget), forventes å få betydning for DAs virksomhet. DA har i november 2016 avgitt høringsuttalelse på forslaget. DA vil følge opp dette i de ulike dialogene DA har med departementet. DA vil i tillegg spille inn overordnede spørsmål, som ikke var behandlet i Sundets utredning og i høringen, i forbindelse med utarbeidelsen av mandatet for den ovennevnte domstolskommisjonen. DA er en pådriver til prosessuelle reformer for mer effektiv og kvalitativ saksavvikling. Det er i denne forbindelse gjort et arbeid innenfor saker etter barneloven for å se på arbeidsprosesser og gjennomføring av saksavviklingen. Det vil også være aktuelt se på andre saksområder. Det er også foreslått at enkelte forvaltningsoppgaver burde utføres av andre offentlige organer enn domstolene. 3
C. Digital fornying I prosjektet nye saksbehandlingssystemer har det blitt gjort forbedringer i den tekniske plattformen til Lovisa. Lovisa er videreutviklet til å bli et felles saksbehandlingssystem for alle instanser. Gjennom prosjektet Digitale domstoler skal økt saksinngang håndteres ved å modernisere og effektivisere arbeidsprosesser. Digitale domstoler bygger på Aktørportalen for elektronisk samhandling mellom domstolene og advokater. Det arbeides også med en løsning som muliggjør elektronisk forkynning til partene. Det er foretatt en utprøving av digitale hovedforhandlinger både i straffe- og sivilsaker. Utprøvingen gir verdifulle erfaringer for valg av utstyrt for gjennomføring av digitale hovedforhandlinger og hvilke effekter som kan oppnås. DA har videreutviklet meddommerportalen, slik at innmeldte meddommere fra kommunene kan håndteres på en god og enkel måte i Lovisa. Investeringer i teknisk utstyr er en utfordring. Levetiden på utstyret er begrenset, og derfor har det blitt et betydelig etterslep til fornyelse. Det er en prioritet å gjøre et løft på nettverksinfrastrukturen. Dette for å sikre en robust plattform for all digital kommunikasjon i domstolene. I tillegg er det foretatt utskiftninger og nyanskaffelser av videokonferanseutstyr. I 2016 startet et arbeid for å få et beslutningsgrunnlag for eventuelt å kunne innføre opptak i domstolene, når nødvendig finansiering og regelverk er på plass. Arbeidet gjennomføres ved Troms tingrett og Hålogaland lagmannsrett og skal omfatte praktisk utprøving av opptak og bruk av opptak ved utprøvingsdomstolene. D. Kvalitet og kompetanseutvikling Den flerårige satsningen på utvikling av nye kompetanseløp for ulike medarbeidergrupper i domstolene og DA er innført. Det er et bredt tilbud av kompetansetiltak. Kompetansetiltakene er videreutviklet gjennom fokus på å utvikle nye læringsmetoder, for å oppnå større læringsutbytte. Kompetansearbeidet og -tiltakene får generelt sett svært gode tilbakemeldinger. Kompetansekomiteene for dommere og administrative og tekniske funksjoner ser nå på behovet for kompetansetiltak knyttet fremtidens dommer og saksbehandler i en digital hverdag. Kvalitetsrammeverk for Utvikling (KRUT) er utviklet, utprøvd i flere domstoler og videreutviklet med utgangspunkt i tilbakemeldinger fra pilotene. DA har utviklet rammeverket KRUT til å understøtte modernisering, digitalisering og virksomhetsutvikling. I introduksjon- og videreutviklingsprogrammet for ledere settes det fokus på lederskap og leders betydning for å tilrettelegge for utviklingsarbeid i egen domstol. Kollegaveiledning er et etablert tilbud for alle dommere i norske domstoler. E. Media og åpenhet DA har forbedret egne intra- og internettsider, fortløpende utvikling av pressesidene, sosiale medier og tradisjonelle medier som informasjonskanaler til omverdenen. DA deltar i dagsaktuell debatt i tradisjonelle medier og sosiale medier. Medieblikk på intranett holdes fortløpende oppdatert og gir til enhver tid kunnskap om mediebildet, som er aktuelt for domstolene og DA. 4
Et utkast til ny kommunikasjonsplan for domstolene og DA ble presentert i styremøtet i september 2016. Det tas sikte på å sluttbehandle en ny kommunikasjonsplan i løpet av første halvår 2017. F. DAs virksomhet Det er gjennomført noen organisatoriske tilpasninger i DA. Direktøren har fått en stab bestående av to medarbeidere; rådgiver og sekretær. Arkivet er flyttet fra Kommunikasjonsenheten til Økonomiog eiendomsenheten. I IKT enheten er det innført et internt ledernivå med to seksjonssjefer, henholdsvis for teknologi og for applikasjoner. Fra 1.12.2016 er det opprettet en ny stilling som prosjektleder for satsningen på digitale domstoler. DA har dreid fokus mot å effektivisere innenfor gjeldende økonomiske rammer og handlingsrom. Det skal i løpet av 2017 utredes muligheter for å foreta ytterligere effektivisering av ulike administrative funksjoner i domstolene. Dette omfatter regnskap- og sentralbordfunksjonen i domstolene. I tillegg skal organiseringen av tvang- og gjeldssakene gjennomgås. Dette må behandles av styret særskilt og representerer neppe en effektivisering. Som ledd i et målrettet organisasjonsutviklingsarbeid, er DAs overordnede personalpolitikk gjennomgått. Konkret er det gjennomført en systematisering og gjennomgang av rutiner som er gjeldende når medarbeidere starter og avslutter arbeidsforholdet. I forbindelse med Digitale domstoler blir det viktig å avklare hvilken kompetanse DA, DAs enheter og DAs medarbeidere skal ha, og hvilken kompetanse som må rekrutteres eller kjøpes eksternt. Konsekvenser for arbeidet med ny strategiplan i 2017 Mange av vurderingene som den gjeldende strategiplanen bygger på er fortsatt relevant, og en del av arbeidet som er igangsatt vil også få betydning for ny strategisk plan. En ny strategisk plan må i langt større grad reflektere behovet for å effektivisere innenfor gjeldende ressursrammer. Strategier må i enda større grad rettes mot effektivisering og hvordan man kan få mer ut av eksisterende ressurser. Ytterligere fokus på omstilling ved å ta i bruk ny teknologi herunder digitalisering blir viktig i denne sammenhengen. Planen må også gi et oppdatert bilde for nåsituasjonen, og til forventede politiske rammebetingelser og i mindre grad basere strategier på forventinger som krever økte bevilgninger. Noen vedvarende utviklingstrekk i samfunnet må også legges til grunn for den nye planperioden. Nedenfor er disse kortfattet gjengitt. Internasjonalisering. Fortsatt står Norge overfor økt befolkningsvekst, og ytterligere internasjonalisering av samfunns- og næringslivet. Dette vil gi mer komplekse og ressurskrevende saker, og økende saksmengde for domstolene. Befolkningsøkning gjennom innvandring medfører økt bruk av tolketjenester og høyere krav til kulturforståelse fra dommerne og øvrige ansatte. Digitalisering. Digitaliseringsrundskrivet 2015 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet) er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Det er forventninger til økende bruke av digitale løsninger på alle 5
samfunnsområder. Det må også legges til grunn økte muligheter til automatisering av arbeidsoppgaver ved å ta i bruk "robot"-løsninger. En ny ressurssituasjon i offentlig sektor. ABE-reformen har sammen med andre budsjettkutt de siste årene svekket budsjettutviklingen til domstolene. ABE-reformen forutsetter at alle statlige virksomheter gjennomfører tiltak for å bli mer effektive. Det må forventes tilsvarende "reformer" de nærmeste årene uavhengig av regjering Rettspolitikk. Rettspolitikk vil i de kommende årene få stor betydning for strategisk plan. Dette gjelder blant arbeid knyttet til Særdomstolsutvalget, den nye domstolskommisjonen, straffeprosessloven, domstolloven, og Justis- og beredskapsdepartementets interne evaluering av tvisteloven. Oppfølging av områder som er igangsatt under nåværende strategiplan Struktur. DA har over flere strategiperioder hatt en klar og tydelig ambisjon om ytterligere endringer i domstolstrukturen. Forslaget om et utvalg (domstolskommisjon) i 2017 for å vurdere domstolstrukturen, vil være et initiativ og arbeid som vil få virkning langt inn i neste strategiperiode. Nye rettsbygninger. Eventuelle fremtidige endringer i domstolstrukturen vil kunne få betydning for fornyelse av og inngåelse av nye leieavtaler for domstolbygg. De pågående tinghusprosjektene i Bergen, Stavanger og Drammen vil tidligst bli realisert om 4-5 år. Med disse forutsetningene vil det i overskuelig fremtid være store lokalprosjekter oppmerksomhet fra DAs side.. Digitale domstoler. Starter i 2017, strekker seg over 6 år. Modernisering av domstolenes saksbehandling gjennom en digitalisering av hele rettsprosessen i alle typer saker. I en ny planperiode kan det bli behov for å inkludere flere domstoler i satsingen. Omstilling og effektivisering. I kjølvannet av digitale domstoler vil medarbeidere bli stilt overfor nye arbeidsprosesser som gir grunnlag for en annen adferd. Dette krever omstillingsevne, nye ferdigheter og ny kompetanse. I 2017 gjennomføres vurderinger av alternativer for å organisere regnskapsfunksjonen, telefoni, arkiv, postmottak mv. Eventuelle tiltak etter anbefalinger fra disse vurderingene vil få effekt i neste planperiode. Behovet for økte midler til investeringer. I et langsiktig perspektiv vil det være nødvendig og riktig å investere i IKT (Digitale domstoler), rettsbygninger, opptak i retten, sikkerhet- og beredskap, annet teknisk utstyr, kvalitet- og kompetanseutvikling mv. for å møte utviklingstrekkene i samfunnet. Det vil bli et behov for å finne et balansepunkt mellom ressurser til drift og investeringer. 6
Direktørens innstilling: Direktøren ber styret ta til orientering status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020. 25.11.2016 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 7