Forsyningstjenester Helse Sør-Øst

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 1 av 9 Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Oslo, 19.12.2008 Versjon 1.0

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 2 av 9 Innhold 1 Innledning...3 2 Adresse og frist for innsending av forespørsel om deltakelse...3 3 Orientering om oppdraget og leveransen...4 3.1 Orientering om Helse Sør-Øst...4 3.2 Innkjøp og logistikk felles forsyningssenter...4 3.3 Leveransens omfang...5 3.4 Volum...5 3.5 Varighet av kontrakten...6 4 Kvalifikasjonskrav for selskapet...6 4.1 Organisatorisk og juridisk stilling...6 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet...7 4.3 Selskapets bemanning, organisasjon og bruk av underleverandører...7 4.4 System og rutiner for kvalitetssikring...8 4.5 System og rutiner for operativ drift...8 4.6 Referanser...8 5 Vurdering av selskapenes søknader om deltagelse i konkurransen...8

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 3 av 9 1 Innledning Helse Sør-Øst RHF ( HSØ, Oppdragsgiveren ) skal inngå kontrakt om felles lager- og forsyningstjenester til helseforetakene i Helse Sør-Øst etter konkurranse med forhandlinger, jamfør reglene i forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrakten vil erstatte eksisterende kontrakt med DHL Exel Supply Chain (Norway) AS som blir avviklet 30.06.09. Selskap som oppnår kontrakt benevnes i dette dokumentet som Logistikkoperatør. Omfanget av tjenesten som det skal konkurreres om, defineres nærmere i punktene 3.3 og 3.4 nedenfor. Konkurransen er kunngjort på Doffin den 19.12.08 med referanse 150930. Dette dokumentet (Kvalifikasjonsgrunnlaget) inneholder informasjon fra kunngjøringsteksten, samt supplerende og utdypende informasjon. Interesserte søkere vil derfor finne all relevant informasjon som er nødvendig for å søke om å delta i konkurransen i kvalifikasjonsgrunnlaget. Dokumentet inneholder i: punkt 2: adresse og frist for innsending av forespørsel om deltakelse i konkurransen. punkt 3: en kort orientering om leveransen og innholdet av denne konkurransen. punkt 4: krav til søkerens forespørsel om å få delta i konkurransen, dvs. de redegjørelser og den dokumentasjon som deltakerne skal innlevere til oppdragsgiveren innen angitt frist. punkt 5: oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav til selskap som søker om å bli invitert til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren vil invitere fra 3 til 6 selskap, forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere. 2 Adresse og frist for innsending av forespørsel om deltakelse Forespørsel om å få delta i konkurransen, vedlagt den dokumentasjon som er etterspurt i dette dokument, skal enten sendes til følgende adresse: Helse Sør-Øst RHF Pb. 404, 2303 Hamar eller leveres ved følgende adresse: Grønnegata 52, Hamar Forespørselen skal sendes/leveres i nøytral innpakning og merkes: Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Forespørselen skal være mottatt av Oppdragsgiveren innen 12.01.09 kl 12:00. Forespørselen skal leveres i ett eksemplar i utskrift på A4-papir, signert av representant for søker som har signaturrett. I tillegg skal det vedlegges elektronisk kopi i et format som kan rekonstruere utskrift. Hvis det er motstrid mellom utskrift og elektronisk kopi, gjelder utskrift. Forespørselen skal angi navn, adresse og kontaktinformasjon for selskapet og de angitte kontaktpersoner: Selskapets navn, postadresse, besøksadresse, telefonnummer Navn, telefonnummer og e-postadresse(r) for kontaktperson(er) ifm prekvalifiseringen Navn på kontaktperson for tilbudsprosessen Eventuelle spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget skal i god tid før fristens utløp sendes skriftlig per e-post til:

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 4 av 9 Ingvild.Haugom@helse-sorost.no Frist for å stille spørsmål settes til 07.01.09, kl 12:00. Vi gjør oppmerksom på at ansvaret for at eventuell e-post kommer frem til mottaker påhviler avsender. Eventuelle spørsmål vil bli besvart skriftlig (per e-post) til samtlige søkere som har bedt om kvalifikasjonsgrunnlaget. Planlagt fremdriftsplan for konkurransen er følgende: 19.01.09 Tilbudsinnbydelse med konkurransegrunnlag sendes til prekvalifiserte søkere 09.02.09 Frist for å levere tilbud 20.03.09 Logistikkoperatør er valgt (kontrakt signeres etter klagefristens utløp) 3 Orientering om oppdraget og leveransen 3.1 Orientering om Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst RHF er et av fire regionale helseforetak som har ansvar for spesialisthelsetjenesten i Norge. Formålet med Helse Sør-Øst sin virksomhet er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn samt å legge til rette for forskning og undervisning. Helse Sør-Øst er landets største helseregion og omfatter Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust- og Vest-Agder med 2,6 millioner innbyggere. Dette utgjør drøyt 56 prosent av landets befolkning. Foretaksgruppen har ca 69 000 medarbeidere og et årlig budsjett på ca 50 milliarder kroner. Helse Sør- Øst RHF eier per 1. januar 2008 16 helseforetak, har langsiktige avtaler med fem private ideelle, ikke-kommersielle sykehus, ca 1 070 avtalespesialister samt en stor avtaleportefølje innen rus, psykiatri, kirurgi, lab/røntgen, opptrening, habilitering og rehabilitering. Helse Sør-Øst RHF har sitt hovedkontor i Hamar. Helse Sør-Øst sine hovedoppgaver er definert gjennom oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Hovedoppgavene er: pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning, opplæring av pasienter og pårørende. Virksomheten omfatter: sykehus, institusjoner i psykiatrien og innen rusbehandling, ambulansetjenesten, nødmeldingstjenesten, pasienttransport, opptreningsinstitusjoner, sykehusapotek og laboratorier. For nærmere informasjon om helseforetaksgruppen Helse Sør-Øst henvises det til hjemmesiden til Helse Sør-Øst. 3.2 Innkjøp og logistikk felles forsyningssenter Helse Sør-Øst har gjennomført en omfattende effektivisering av innkjøp og logistikk, som har gitt en betydelig gevinst. I tillegg er det identifisert et ytterligere potensial knyttet til konsolidering og standardisering av innkjøpsavtaler. For å realisere dette potensialet, gjennomfører helseforetakene en rekke tiltak knyttet til kompetanseheving, bedre systemstøtte og mer effektiv oppgavefordeling. Foretaksgruppen har etablert en felles, sentralisert forsyningsløsning som omfatter innkjøp, innlagring og distribusjon av medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell på paller til lager eller i vogner pakket for levering direkte til post/avdeling. Bestilling av varer og utveksling av forretningsdokumenter er basert på elektronisk meldingsutveksling over den offentlige markedsplassen Ehandel.no.

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 5 av 9 Drift av Forsyningssenter baserer seg på kjøp av eksterne tjenester for håndtering av vareforsyning til helseforetakene. Utvikling av den interne logistikken utføres i regi av det enkelte helseforetaket. Inngåelse av innkjøpsavtaler vil skje gjennom et samarbeid mellom helseforetakene og andre innkjøpsfora på regionalt og nasjonalt nivå. Selskapet skal ikke forhandle innkjøpsavtaler, men på vegne av Forsyningssenter gjøre avrop på gjeldende avtaler for etterforsyning til eget lager eller for levering til helseforetakene (skaffevarer). Lov om helsemessig og sosial beredskap med tilhørende forskrifter stiller krav om at sykehus skal utarbeide beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalsyer. Beredskapskravene til sykehusenes vareforsyning er en viktig del av den totale beredskapen, og må ivaretas på en tilfredsstillende måte i den avtalen som inngås med Logistikkoperatør. Alle helseforetakene i helseregionen er i dag tilknyttet Forsyningssenter, men det er foreløpig bare Akershus Universitetssykehus HF som har tatt i bruk avdelingspakkede ordre og som benytter Forsyningssenter til innkjøp av det meste av forbruksmateriell. Øvrige helseforetak tar en del av innkjøpene sine til eksisterende sentrallagre i form av lagerleveranser fra Forsyningssenter. I løpet av 2009 og 2010 vil flere av helseforetakene i regionen nedlegge sentrallagerfunksjonen og gå over til avdelingspakkede leveranser. Sortiment og volum gjennom Forsyningssenter vil dermed bli utvidet vesentlig. I forbindelse med avvikling av sentrallagerfunksjonen kan det bli overtallighet ved enkelte av helseforetakene. Det vil bli aktuelt å diskutere om Logistikkoperatør kan overta overtallige i forbindelse med etablering av ny forsyningsløsning for Helse Sør-Øst. 3.3 Leveransens omfang Selskapet skal drifte et forsyningssenter og utføre logistikktjenester for forsyning av forbruksmateriell og generell varelogistikk til helseforetak. Omfang av tjenesten er omtalt i punkt 3.3 og 3.4 i kvalifikasjonsgrunnlaget. Løsningen skal i hovedsak omfatte følgende tjenester: Lagertjenester med avansert lagerstyring inklusive innlagring, sortimentsstyring, plukkfunksjon, splitting, repakketering, merking og pakking. Mottak, avemballering, emballering, ompakking, crossdocking, sampakking. Etablering av lastebærere, merking av forsendelser og lastebærere. Utgående transport til mottaker, retur av lastebærer og emballasje. Inngående transport og andre transporttjenester. Ordrehåndtering og fakturering med elektronisk og manuell meldingsutveksling. Håndtering av sterilt gods (opsjon) Import, fortolling og tollager (opsjon) Tjenesteomfanget vil bli endelig definert i konkurransegrunnlaget og vil kunne avvike noe fra kvalifikasjonsgrunnlaget. 3.4 Volum Forsyningstjenesten er i løpet av 2009 planlagt å omfatte følgende volumtall per år: Antall lagerførte artikler 5 000 Lagerleveranser: Antall ordrer 6 000 Antall ordrelinjer 60 000 Antall paller 20 000

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 6 av 9 Avdelingspakkede lev.: Antall ordrer 30 000 Antall ordrelinjer 200 000 Antall vogner 20 000 Crossdocking 30 000 ordrer 165 000 ordrelinjer Transport Paller og vogner som angitt ovenfor Andre transporttjenester HSØ har planlagt med en betydelig økning i volum i løpet av kontraktsperioden. 3.5 Varighet av kontrakten HSØ vil inngå kontrakt for en periode på tre år, regnet fra inngåelse av kontrakt 01.04.09. Det vil være opsjon på å forlenge kontrakten med inntil tre år. 4 Kvalifikasjonskrav for selskapet Formålet med kvalifikasjonskravene er å sikre at de selskapene som blir kvalifisert til å gi tilbud, innehar den kompetanse, kapasitet og økonomiske styrke som er nødvendig for å etablere og levere den tjenesten som etterspørres. Forespørsel om deltakelse med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Vedleggene skal merkes med gjeldende punktnummer som angitt nedenfor. I det etterfølgende er det redegjort for hvilke kvalifikasjonskrav som vil bli lagt til grunn for vurderingen av hvilke selskap som vil bli invitert til å gi tilbud, og hvilken dokumentasjon søker skal levere for hvert av punktene: Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Selskapets bemanning, organisasjon og bruk av underleverandører System og rutiner for kvalitetssikring System og rutiner for operativ drift Referanser 4.1 Organisatorisk og juridisk stilling Krav: Selskapet skal oppfylle myndighetspålagte krav om registrering i faglige registre, HMSerklæring og skal ikke ha skatterestanser. Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert (for eksempel firmaattest for registrering i Foretaksregisteret) HMS - egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Skatteattest for MVA (Nasjonale krav) Skatteattest for skatt (Nasjonale krav)

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 7 av 9 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Krav: Selskapet skal ha tilfredsstillende driftsøkonomi og solid finansiering. For å vurdere selskapets økonomiske og finansielle stilling, vil HSØ innhente kredittvurderinger fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. I tillegg vil HSØ be om: Selskapets totale omsetning og dets omsetning for de ytelser kontrakten omhandler, for årene 2006, 2007 og 2008 Selskapets årsregnskap for 2006 og 2007 Selskapets årsberetning for 2006 og 2007 4.3 Selskapets bemanning, organisasjon og bruk av underleverandører Navn på person Krav: Selskapet skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å påta seg oppdraget. Oversikt over selskapets gjennomsnittlige årlige bemanning. Dette skal være for den enhet, datterselskap og evt. underleverandør som skal levere tjenesten. En oversikt over fagpersonell som selskapet kan bruke for å utføre arbeidet, enten disse jobber direkte for tilbyder eller ikke. Organisasjonskart for selskapet med angivelse av alle sentrale organisasjonsenheter i selskapet skal vedlegges. Det skal i tillegg redegjøres for de enkelte enhetenes ansvarsområde samt navn og stillingsbetegnelse for lederne av enhetene. Dersom selskapet vil benytte underleverandører til dette oppdraget, skal alle relevante opplysninger om underleverandør oppgis på samme måte som for selskapet. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Dette gjelder ansvarlige fagpersoner som er: o merkantilt ansvarlig for kontrakten, o ansvarlig for prosjektet med å etablere tjenesten, o linjeansvarlig for utførelse av tjenesten, o ansvarlig for kvalitetssikringssystemet og o ansvarlig for IT-systemer som benyttes til ordrebehandling, fakturering og logistikkstyring. Opplysninger spesifiseres i følgende tabell, med CV vedlagt for hver person. Stilling, tittel, Rolle i Spesifisert utdanning oppdraget kompetanseprofil Referanser siste 3 år (inkl. rolle)

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 8 av 9 4.4 System og rutiner for kvalitetssikring Krav: Selskapet skal ha tilfredsstillende system og rutiner for kvalitetssikring/kvalitetsstyring av den type oppdrag som er aktuelt for denne kontrakten. Selskapet skal redegjøre for sitt system for kvalitetssikring/kvalitetsstyring. Kopi av produkt- og/eller systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon. 4.5 System og rutiner for operativ drift Krav: Selskapet skal ha rutiner og integrert systemløsning for operativ drift av den type oppdrag som er aktuelt for denne kontrakten. Selskapet skal redegjøre for de metoder og system som vil bli benyttet for utførelse av logistikkoppdrag, herunder: Hvilke(t) system som vil bli benyttet for logistikkstyring, elektronisk ordrebehandling, varekatalog og fakturering fakturabehandling, elektronisk meldingsutveksling over Markedsplassen Ehandel.no, kunde- og leverandørreskontro, betalingsformidling, regnskap, sporbarhet for alle typer transaksjoner, rapportering og statistikk m.m. Hvilke system og rutiner selskapet har for å håndtere skadedyr, hygiene, krysskontaminering og temperaturstyring m.m. i gjennomgående forsyningskjede 4.6 Referanser Selskapet skal oppgi referanser fra oppdrag/kontrakter av lignende type siste 3 år med angivelse av verdi samt en kort beskrivelse av oppdraget. En relevant kontaktperson hos oppdragsgiveren (prosjektleder eller oppdragsgiverens representant for kontrakten) skal oppgis for hver referanse. Referanseprosjekter vil bli brukt som underlag for vurdering av de relevante kvalifikasjonskrav. Beskrivelse av referanseprosjektet må i størst mulig grad ivareta dette formålet. Opplysninger spesifiseres i følgende tabell: Beskrivelse av hva oppdraget Mottaker (virksomhet) Kontaktperson hos mottaker, tlf. Kontraktsverdi Start-/sluttidspunkt 5 Vurdering av selskapenes søknader om deltagelse i konkurransen Valg av selskaper som inviteres til å delta i tilbudskonkurransen vil skje ut fra de opplysningene som selskapene har gitt i sine søknader om deltakelse. Minimum 3 og maksimum 6 selskap vil bli invitert til å delta i konkurransen, forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere. Kravene i kapittel 4.2 4.5 er å anse som minimumskrav.

Kvalifikasjonsgrunnlag Forsyningstjenester Helse Sør-Øst Side 9 av 9 De forhold som vil bli vektlagt i utvelgelsen er angitt i tabellen nedenfor. I tabellen er det angitt hvilken vekt de enkelte forhold vil ha i vurderingen. Oppdragsgiveren gir karakterer for hvert enkelt forhold i en skala fra 1 (dårligste karakter) til 6 (beste karakter). Søkere som tilfredsstiller minimumskravene, vil bli rangert ut fra oppnådde karakterer med vekting i samsvar med tabellen nedenfor. Kriterier for valg av deltakere Vekt Juridisk stilling Ikke vektet, da det er et formalkrav Økonomisk og finansiell kapasitet 20 Selskapets bemanning, organisasjon og bruk av 40 underleverandører System og rutiner for kvalitetssikring 20 System og rutiner for operativ drift 20 SUM 100