Organisatoriske, finansielle og andre virkemidler for god kommunal eiendomsforvaltning Presentasjon av en utredning foretatt av de kommunale eiendomsforetakene i Norge (støttet av KoBE) NTNU - Kursdagene 2011 v/ Fredrik Horjen NKF på vegne av Bjørg Totland, daglig leder, Kongsberg kommunale eiendom KF Liste over foretak
God kommunal eiendomsforvaltning En vellykket forvaltning bestemmes ikke av organisasjons/selskapsformen alene. Det er verktøyene som settes inn i organisasjonen/selskapsformen, som er det avgjørende. Derfor har funnene og analysene som fremkommer i KF-utredningen stor relevans uansett om en kommune organiserer eiendomsforvaltningen i et KF, et AS, et IKS eller som del av rådmannens organisasjon. Kommunale eiendomsforetak for formålsbygg (medio 2010) Drammen Drangedal Gildeskål Hammerfest Kongsberg Larvik Longyearbyen Molde Moss Nittedal Norddal Oslo - Undervisningsbygg Oslo - Omsorgsbygg Sørum Stord Tønsberg Ulstein Vågan Ålesund
Hva er et KF=FKF? Kommuneloven, kap. 11 Samme juridiske person som resten av kommunen Samme økonomiske og finansielle verktøykasse som resten av kommunen Kommunen hefter for foretakets forpliktelser Regnskap etter kommuneloven Styre valgt av eier (kommunestyret) Ledes av en daglig leder som rådmannen ikke har instruksjonsrett over Rådmannen har adgang til avgi uttalelser før styret behandler saker som skal videre til politisk behandling Rådmannen har rett til utsettende veto. Hva er kommunen i forhold til foretaket? Eneste eier Eneste leietaker Bestiller av nybygg Bank = et redskap for kommunen For å oppnå hva?
Hvorfor opprettes et eiendoms-kf? synlighet et helhetlig og samlet blikk på eiendomsmassen hensiktsmessige bygg for de tjenester kommunen skal yte for sin befolkning bevare/øke verdien i eiendomsmassen økt profesjonalitet/effektivitet i både forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen Hvorfor akkurat KF? politisk kompromiss? styringsmessig nærhet balanse mellom samfunnsmessige hensyn og forretningsmessig fokus
INNSATSFAKTORER VERKTØY FRA EIER EIERSTYRING Eierstrategi Vedtekter Fullmakter Valg av foretaksstyre Rollefordeling eier, rådmann, foretak m.m. FINANSIELLE VERKTØY Leieavtaler Lån og gjeld Fond Kjøpogsalgaveiendommer m.m RÅDMANNENS INNSATSFAKTORER Aktivt bidra til rollefordeling og samhandling Støtte opp om foretakets rolle i egen org. Bidra til at foretaket får sine verktøy Bidra til leieavtaler på forsvarlig nivå Føre egen org. inn i bestiller- og leietakerrollen m.m. ORGANISERING: KOMMUNALT FORETAK VERKTØY SOM FORETAKET MÅ OPPARBEIDE SELV Aktivt bidra til rollefordeling og samhandling Kommunikasjon God ledelse Etikk Profesjonalitet og kompetanse Inndeling av forretningsområder Nøkkeltall og benchmarking m.m. Mål Gode bygg Bevare verdiene Kostnadseffektiv drift EIERSTYRING SOM VERKTØY Eierstrategi eierskapsmelding Vedtekter Fullmakter Kontrollorganer og -rutiner Styre og styreinstruks Beslutningsstruktur/-prosess med rapportering Arenaer for kommunikasjon og informasjon Eiermøte Folkevalgtopplæring og styrekurs Avklart rollefordeling Samspill mellom rådmann og foretakets leder
AVTALER MED LEIETAKERNE SOM VERKTØY Kapitalelementet (K) Forvaltning (F) Drift (D) Vedlikehold (V) Byggutvikling (U) Brukerservice/facility management/støttefunksjoner (S) Potensialevurderinger (P) Andre tjenester REGNSKAPSMESSIGE VERKTØY Kommunelov versus regnskapslov Verdifastsettelse av eiendom Balanseføring Ikke dokumentavgift Avskrivning og nedskriving Belåning kan KF et ta opp lån? Fonds Mva
ANDRE FINANSIELLE VERKTØY Salg av tjenester til og fra andre offentlige og private aktører Utleie av lokaler til andre offentlige eller private aktører VERKTØY SOM FORETAKET MÅ OPPARBEIDE SELV Forretningsområder God ledelse Foretakets strategi Profesjonalitet og kompetanse Effektivitet Bruk av statlige finansieringsordninger Nøkkeltall og benchmarking Gjøre foretaket synlig på en positiv måte Etikk Servicefokus Brukerundersøkelse Kommunikasjon med eier
HVA ER STATUS I DE ETABLERTE KOMMUNALE EIENDOMSFORETAKENE? Kartlegging i 17 av 19 kommunale eiendomsforetak, høsten 2010 Viktige funn - Eierstyring 16 av foretakene svarer at de har vedtekter som er tydelige på foretakets formål. 12 svarer at vedtektene gir nødvendig handlefrihet til levere i henhold til formålet, mens kun 10 svarer ja på at vedtektene blir fulgt i praksis av eier. 12 svarer at vedtektene blir fulgt av rådmannen og hans/hennes kontaktflate mot foretaket. Flere av foretakslederne opplever med andre ord et misforhold mellom de formelle vedtektene og praktiseringen av dem.
Viktige funn - Eierstyring 5 foretak har «profesjonelt» styre. 7 foretak har rene «politiske» styrer og 5 har en blanding av profesjonelle og politikere som medlemmer i styret. Rådmannen deltar selv eller med stedfortreder i 4 av foretakenes styrer og delvis i 2 foretak (strider mot loven, jfr. kommuneloven 65, pkt. 2). Viktige funn - Eierstyring 7 av 17 foretak har en styreinstruks i tillegg til vedtektene. 6 foretak svarer at det foreligger en politisk bestemt eierstrategi for foretaket. I tillegg til den lovpålagte årsberetningen leveres det økonomiske kvartals/tertialberetninger. Noen kommuner har utviklet gode rapporteringsrutiner der foretaket også gis anledning til å presentere sine rapporter muntlig. Flere savner denne muligheten. "10 min med kommunestyret er gull verdt".
Rolleavklaring & samspill med rådmannen 7 av foretakene rapporterer at rådmannen benytter sin lovmessige rett til å komme med skriftlige kommentarer til saksfremlegg som skal fremmes for foretaksstyret og senere behandles politisk. 4 av foretakene rapporterer at rådmannen har kommet med utsettende veto en eller flere ganger. Rolleavklaring & samspill med rådmannen 4 foretaksledere deltar i rådmannens ledermøter fast, 8 ved behov mens 5 rapporterer at de ikke deltar. 9 foretak har innarbeidet faste møtepunkter med rådmannen. Mange av foretakene, enten de har faste møter eller ikke, rapporterer om løpende kontakt, og at møter holdes ved behov. Svarene viser oss også at 5 foretak har samhandlingsregler, 4 holder på med å utarbeide slike, mens 8 foretak ikke har skriftlige retningslinjer for samarbeidet mellom rådmannen og foretaket.
Viktige funn finansielle verktøy o Leie er innført i 15 av de 17 foretakene o Bare i 6 av foretakene dekker leien et forsvarlig vedlikehold o 14 foretak svarer at den kontraktfestede husleien blir betalt som avtalt o De fleste foretakene har fått anledning til å leie ut ledige lokaler i markedet, og til markedspris o + å selge tjenester til andre aktører enn egen kommune. Viktige funn finansielle verktøy o 13 av foretakene har egne opparbeidede driftsfond (og 10 får beholde dem selv) o 9 har egne opparbeidede investeringsfond og får beholde dem selv o13 av foretakene får selv beholde drifts-mvakompensasjonen o10 av foretakene får selv beholde investeringsmva-kompensasjonen o11 av foretakene låner penger via kommunen
Viktige funn finansielle verktøy 14 av foretakene fører regnskap etter kommuneloven (2 av dem også etter regnskapsloven) 3 foretak fører etter regnskapsloven 6 av foretakene opptar direktelån ihht kommunestyrevedtak Alle har ansvar for kjøp og salg av bygg/eiendom, mens 11 får beholde gevinsten ved salg selv Viktige funn finansielle verktøy Eiendommene balanseføres i 14 av 17 foretak. 10 av foretakene har benyttet bokført verdi som åpningsbalanse. Noen få kommuner har gjort en egen verdivurdering som er lagt til grunn for å fastsette balansen. Ingen kommuner har beregnet ekstra avskrivninger for manglende vedlikehold.
Oppsummering av undersøkelsen med tilleggskommentarer Kartleggingen viser at flertallet av foretakene har begyntåfåpåplass eierstyringsmessige avtalemessige regnskapsmessige og andre finansielle verktøy Alle foretakene erfarer at rådmannen har en nøkkelrolle for at foretaket skal lykkes.men noen foretak sliter Enkelte eiere har opprettet foretak uten å samtidig legge som fundament at leieavtaler skal inngås og det har flere steder hersket usikkerhet rundt etablering og disponering av fond Og når politisk nivå har innført kontrakter som forutsetning i foretakenes vedtekter, opplever enkelte foretak likevel motstand i kommuneorganisasjonen for å få innført disse kontraktene, og i neste omgang å få betaling fordetsomerinngåttavtaleom. Flere rapporterer at leieavtalene ikke gir innbetalinger som dekker et forsvarlig vedlikeholdsnivå.
Nedlagte foretak Kommunale eiendomsforetak for tjenestebygg som er Bergen nedlagt. Eidskog Halden Haugesund Kongsvinger Lillesand Malvik Odda Sandnes Opprettet 1999 2007 1999 2000 2009 2005 2007 2001 2004 Nedlagt 2006 2009 2004 2002 2009 2007 2009 2008 2006 Styrker og begrensninger ved eiendoms-kf vs etat: Styrker: Større fokus på langsiktigheten i eiendomsforvaltningen Større profesjonalitet og mer fokus på effektivitet Lettere å få innført avtaler mellom utleier og leietaker Begrensninger: Større avstand fra der de reelle premisser for kommunens budsjett legges.
Hva må til for å lykkes med et kommunalt eiendomsforetak (gitt visse målsettinger/formål)? Mest avgjørende: At eier forstår at premisset for en god eiendomsforvaltning = langsiktighet At samspillet mellom rådmannen og foretaket er godt At eier gir foretaket de verktøy som skal til for å nå de målsettinger man har sagt at foretaket skal nå, og spesielt: - betaling for arealbruk og eiendomstjenester, inkl. forsvarlig vedlikeholdsnivå - mulighet for fondsavsettinger. Sluttord 1 Selve foretaket er ikke verktøyet for å lykkes. Foretaket er kun boks Det er handlingsrommet og de verktøyene man gir foretaket, som teller.
Sluttord 2 Tre aktører er viktige for at eieren skal lykkes med foretaket: Kommunestyret selv, rådmannen og foretaket. Takk for oppmerksomheten!