Myra, 30.09.2016 Styreperioden 2016-2018 Protokoll fra styremøte nr. 4/2016-2018, torsdag 29.09.2016 kl 19:00 i Otrahallen, Evje & Hornnes Tilstede var: Marte Bentzen Fossestøl Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Svein Lien Forfall: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Inge Roppen Nestleder og møteleder Org.sjef Styreleder 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2016-2018, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 27 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr 4-2014-2016 og referatet fra møte nr 3-2016-2018 godkjent. Signaturer utført av nestleder. Sak 28 (B): Referat og orienteringssaker
Side 15 5/10 2016 103/16 31.08-01.09. Spillemiddelseminar Agder i Farsund. Svein 104/16 02.09: 100-års jubileumsfest Froland IL. Kirsten og Svein 105/16 05.-09.09: AS365-kurs Kiland-senteret. 120 elever. Stein + Marte 106/16 14.09: Fagforum utdanning/kompetanse, Oslo. Stein 107/16 14.09: Møte vedr ishall i Froland. Svein 108/16 23.09: Orge.sjefmøte Kirkenes. Svein 109/16 23.-25.09: Kretsledermøte Kirkenes. Kirsten + Svein 110/16 Status AS 365 111/16 Status ApD 112/16 Status OLT Sør 113/16 Status jubileumsbok 114/16 Referat fra Ungdomsutvalget - Marte 115/16 Status Idrettsgalla Sør/seminar 116/16 Status deltakelse på Arendalsuka 2016 (egen sak) 117/16 Status prosjekt «Digital lagring» 118/16 Status ansatte 119/16 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder 120/16 Postliste. Vedlegg Referatsakene 92/16 til 120/16 tas til orientering. Sak 29 (A) Regnskap og balanse pr 30.08.2016 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr. 30.08.2016. Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr 30.08.2016: Driftsresultat Budsjett 2015 563 816,- 361 500,- 261 023,- Avdeling Dr.res Budsjett Diff Hovdenleiren 94 77 17 Idrettsleiren 170 20 150 APD 178 265-87 AS365-95 -31-64 Regnskap 62 8 54 Jubileumsbok -2 0-2 TOT 407 339 68
Side 16 5/10 2016 AVVIK IFT BUDSJETT pr 30.08.2016 Kto inntekter Kto tekst Forklaring budsjett per. 3120 Sponsorinnt Gratis varer istedenfor penger -35 3200 Salg kiosk Flere deltakere I-leir 26 3215 Regnskap Feil budsjettering (komp med lavere lønn) -36 3400 Tilskudd AAFK Sen innbetaling -15 3404 Tilskudd andre Feil budsjettering -21 3440 Komp.tilskudd Sen innbet fra NIF -50 3920 Delt.avg Sen innbet fra APD 120', økning leirene 67' -53 3982 Tilskudd andre Gave Gard 15 3985 Jub.bok Innbet banker, budsjettert i desember 50 Div Div småbeløp summert -7 TOT inntekter -126-58 -68 Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett -58 000 Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett per. 4300 Innkjøp Litteratur ifm kurs 20 5XXX Lønn Somdal, Justvik + i.leir. Lønn ist.f innl av tj 44 50 6422+6420 IT Ref fratrekk rammetilskudd -48 6730 Idr.faglig bistand Idrettsfinans fakt i des -20 6810 Kopiering reklamebrosjyrer div 17 6860 Møter/kurs -34 6890 Div adm -32 7099+7101+45+60 Reiser -35 7420 Gaver/premier Instruktører (11')og Tinget (17') 27 7450 Særkretstilskudd Sen utbetaling pga mgl innberetning -105 7451+4500 Talent-midler Minus 136 pluss 100, ulike konti -36 7600+7611 Mat/opphold leir Gratisvarer + dugnad isf sponsoravtaler I.leir -175 7612 Bekledning Instr, veiledere, ans og styre 53 7614 Leie lokaler/utstyr APD -9 7615 Innjøp utstyr Idr.leir/tidlig innkjøp AS365 8 25 7790 Div utg -22 Div Div småbeløp summert -56 TOT kostnader -328-242 -86 Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett -242 000 Reell økonomisk situasjon i forhold til budsjett (+ = bedre enn budsjett) +184 000 Regnskap og balanse pr 30.08.2016 tas til etterretning. Sak 30 (B) #Camp1000 orientering om fremtidige planer vedr idrettsleiren
Side 17 5/10 2016 Det arbeides i administrasjonen v/karete å utvide Idrettsleiren slik at vi fokuserer mer på ungdomsgruppen 14-17 år. Denne aldersgruppen er dårlig representert i dagens leir, noe vi ønsker å gjøre noe med ved å engasjere flere ungdommer og andre frivillige med i et samarbeid. Det er laget en søknad til Gjensidigestiftelsen på et toårig prosjekt for å få dette til. Søknadssum: 1,520 mill. Deler av prosjektet, innlemming av ungdom i ledelsen, går uavhengig av evt innvilgelse fra Gj.stiftelsen, mens resten er avhengig av ekstramidler. Styret er opptatt av at man må holde fast på tradisjonene og kvaliteten på Idrettsleiren uavhengig av utviklingen av #Camp1000. Informasjonen tas til etterretning, men styret vil ha saken opp til beslutning når svaret fra Gjensidigestiftlesen foreligger Sak 31 (B) Informasjon vedr arbeid med ungdomsfrafall i idretten. Prosjekt med Oslo IK som prosjektleder Oslo IK har tatt initiativ til å gjøre et arbeid for å ta ungdomsfrafallet fra idretten på alvor. Det har lenge vært snakket om problemet, men lite konkret har vært gjort på nasjonalt nivå. Første fase er gjennomført, man har definert et prosjekt, og det har resultert i en søknad til Gjensidigestiftelsen på kr 29 mill over 4 år. Hele landet skal være med, og IK-ene skal involveres i arbeidet. Vedlegget beskriver prosjektet. Informasjonen tas til etterretning. Sak 32 (A) Arendalsuka 2017 fremdrift Vår evaluering av årets deltakelse i Arendalsuka ble sendt til NIF ultimo august, med klare anbefalinger for fremtiden. Leder og org.sjef fikk bare i liten grad diskutert saken med repr fra NIF under IK-ledermøte 23-25. sep, men målet er at vi ila oktober har hovedpostene på plass. Org.sjef følger opp samarbeidet med NIF, og forholder seg til påmeldingsfrister osv til Arendalsuka Sak 33 (A) Endring i signaturett hos AAIK Pr i dag er AAIK registret med signaturrett «Styret i fellesskap». Dette er en byråkratisk lite fleksibel ordning, og det ville vært enklere for styret og adm dersom denne retten ble endret. Signaturretten endres fra «Styret i fellesskap» til «Styrets leder og daglig leder (org.sjef) i fellesskap». Adm foretar endringene i Brreg.
Side 18 5/10 2016 Sak 34 (A) Jubileumsbok 2019 vedtak om evt fortsettelse I sak 149 på styremøtet 16-2014-2016 ble det vedtatt flg: AAIK starter prosjektet ved at forfatter får kontrakt for 1.4 01.10.2016 på 20 % stilling. Det betyr at styret må ta stilling til ny ansettelse av forfatter for resten av prosjekt på bakgrunn av budsjettsituasjonen p.t. Bokkomiteen har endret budsjettet ved å ta bort billedredaktør pluss endret enkeltposter etter at man har erfart at det har vært vanskelig å få inn sponsormidler fra næringslivet. Justert budsjett var vedlagt saken. Saken ble grundig debattert, og Anne Blakstad fremmet flg motforslag til vedtak: «Prosjektet settes på vent til fullfinansiering er på plass, og saken tas opp igjen på neste styremøte» På bakgrunn av justert budsjett vedtas det at AAIK fortsetter arbeidet med jubileumsboken etter planen til bokkomiteen. Ansettelsesavtalen fornyes med forfatteren fra 1.10.2016 1.12.2018 med 20 % stilling ut 2016, deretter 50 % stilling for resten av perioden. Vedtaket ble vedtatt med 5 stemmer. Anne Blakstad stemte imot Sak 35 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon fra IL Sørfjell til 100-års jubileumsfest lørdag 15. oktober. Svarfrist 1. oktober Vedlegg 35-1 Siri Gundersen og Marte Bentzen Fossestøl stiller på vegne av AAIK Sak 36 (A/B) Eventuelt 36-1: Søknad fra Herefoss IL om støtte til bok om Reidar Andreassen, kr 25 000 Søknaden avslås med bakgrunn i en tradisjon for ikke å støtte slike prosjekter 36-2: Klubber under administrasjon Enkelte klubber som er uten aktivitet er vanskelig å få nedlagt fordi lederne ikke er engasjert lenger. Når den vanlige prosedyren er prøvd uten hell, er siste muliget for idrettskretsen å ta klubben under administrasjon. Da kan AAIK opprette nytt styre, og foreta nedleggelse, og ta kontroll over evt eiendeler. For tiden er det to klubber som AAIK bør ta under administrasjon for å få dem nedlagt: Grimstad Leirdueskyttere og Arendal Biljardklubb
Side 19 5/10 2016 Grimstad Leirdueskyttere og Arendal Biljardklubb tas under administrasjon av AAIK for deretter å legge ned klubbene. 36-3: Planlegging av styreseminaret i november. Forslag til stedsvalg i møtet: Forslag: Gjeving, Tretopphyttene, Tovdal, Gautefall. Program: Forslag om å be Gunnar holde et tilpasset styrekurs som del av seminaret Adm jobber frem forslag til stedsvalg og program raskest mulig Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder