LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 11. mai 2009 Tid: Kl 13.30 (Annet tidspunkt enn før!) Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/09 Referatsaker 006/09 Orientering fra administrasjonen 007/09 Leka kommunes årsregnskap for 2008 008/09 Leka kommunes årsmelding for 2008 009/09 Forvaltningsrevisjon - prosjektplan 010/09 Kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS - rapportering Steinkjer, 05.05.2009 Mari-Anne Hoff leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 005/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 005/09 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Leka kommune Møtebok fra sak 12/09 i kommunestyremøte 01.04.2009 Vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune v/rådmannen: Revisjonsnotat til Vedlagt regnskapet for 2008 3 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Leka kommune ut av Robek-lista Vedlagt SAK 006/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 006/09 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger Rådmannen vil gi en orientering i møtet. SAK 007/09 LEKA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 007/09 432-1755-5.3 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Leka kommunes årsregnskap 2008.
2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Leka kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 22.04.2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Leka kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Leka kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap er definert i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre framgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Leka kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon
Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2008 Leka kommunes årsregnskap for 2008 er gjort opp med et overskudd på kr. 664 996. Driftsregnskapet for 2008 nøkkeltall Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift 34.105.060 33.783.900 30.433.903 Netto driftsresultat 1.051.505-2.549.400-269.426 Bruk av tidligere års avsetninger 1.852.788 2.549.400 4.468.826 Årets avsetninger 2.239.298 0 3.450.815 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 664.995 0 748.584 Investeringsregnskapet for 2008 Investeringsregnskapet er avsluttet med en underdekning på kr 174.411. Dette betyr at kommunen fortsatt har en dekningsforpliktelse. Etter Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9, 4. ledd, må kommunen gjøre vedtak om dekning i inneværende år. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiforpliktelser. Note 5 viser kommunens aksjer med beløp og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Notene inneholder selvkostberegning for VAR-områdene. Vurdering Brutto driftsresultat for 2008 viser et positivt beløp på kr. 977.792 mot tilsvarende negativt beløp på kr 144.832 for 2007. Netto driftsresultat for 2008 viser et positivt beløp på kr. 1.051.505 mot tilsvarende negativt beløp på kr. 269.426 for 2007. Se ellers årsregnskapets regnskapsskjema 1A Drift, og årsberetningen. Selv om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet er det viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008.
I revisjonsberetningen presiserer KomRev Trøndelag IKS at negative beløp i sjølkostfond for renovasjon og avløp ikke er i samsvar med regelverket, og at fondene må tilføres midler for å komme i null i 2009. Ut over dette har beretningen ingen merknader. Til Leka kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL LEKA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i møte 11. mai 2009 sak 007/09 behandlet Leka kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2008 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. Revisjonsberetningen kommenterer at sjølkostfondene for avløp og renovasjon står med negative beløp, og at disse fondene derfor må tilføres midler og komme i null i 2009. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. For øvrig viser kontrollutvalget til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Leka kommunes årsregnskap for 2008. Leka 11. mai 2009 Mari-Anne Hoff Alfred O.Pettersen Viggo Bjørknes (leder) SAK 008/09 LEKA KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 008/09 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering.
Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Leka kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i det loven definerer som årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens (eller fylkeskommunens) økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, og om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen; tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. De fleste kommuner gir i tillegg til årsberetningen informasjon om situasjonen i hver enkelt enhet/virksomhetsområde, med fokus på mål og måloppnåelse, og definerer dokumentet samlet som kommunens årsmelding. Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Det vil være naturlig at kontrollutvalget kommenterer eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan f.eks også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er om årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2008. Årsmeldingen er på 25 sider i A 4-format, inkl. tabeller. I tillegg kommer et eget hefte på 60 sider med årsmeldinger (til dels i skjemaform) fra alle enheter/virksomheter i kommunen. Leka kommunes årsmelding for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Hoveddelen er kortfattet, viser situasjonen og tar opp mål og måloppnåelse. Delen med de enkelte område-årsmeldingene virker noe uensartet, men kan tjene som supplement. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2008, og kontrollutvalget kan ta den til orientering.
SAK 009/09 FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 009/09 432-1755-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplanen for Tilpasset opplæring og spesialundervisning. Vedlegg Forslag til prosjektplan fra KomRev Trøndelag IKS, datert 28.04.2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen Saksopplysninger Prosjektet Barn og unge er prioritert som nr 1 i Leka kommunes Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. Kontrollutvalget ga i møte 10.09.2008 (utenom den formelle saksbehandlingen) innspill til KomRev Trøndelag IKS om en nærmere definisjon av innholdet i dette prosjektet. Det framlagte utkastet til prosjektplan; Tilpasset opplæring og spesialundervisning, fokuserer på opplæring, saksbehandling og dokumentasjon forhold til lovkrav. SAK 010/09 KONTAKTMØTE MED KOMREV TRØNDELAG IKS - RAPPORTERING Kontrollutvalget 11.05.2009 Per Helge Genberg 010/09 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. Vedlegg: Notat frå kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS, Namsos 20.01.2009 gjeld Leka kommune. (Dokumentet er unntatt offentlighet og deles ut i møtet.) Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger:
Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Revisjonen rapporterer jevnlig til kontrollutvalget om status i revisjonsarbeidet. I tillegg har sekretariatet (jfr. merknadene til 20) avtale med KomRev Trøndelag IKS om faste, årlige kontaktmøter. Sekretariatet og revisjonens Namsos-avdeling holdt kontaktmøte 20.01.2009, og her ble også revisjonsarbeidet i hver kommune gjennomgått. Oppsummering i form av et ikke offentlig notat vil bli delt ut i kontrollutvalgsmøtet.