MØTEBOK Fellesstyret 24-06-13 MØTEBOK 1 Møtedato: Mandag 24. juni 2013 Dokumentdato: 17.07.13 Saksbehandler: seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET 24.06.2013 Sted:, Bakkenteigen Dato: Mandag 24. juni Tid: Kl. 09:30 11:30 Til stede: Forfall: Steinar Stjernø (møteleder), Jorun Ulvestad, Kristin Ørmen Johnsen, Anne Marte Holand, Kristian Tornås, Hans Sverre Sjøvold, Anne Wenche Lindbo, Sverre Gotaas, Helen Bjørnøy, Solveig Østrem, Per Lundmark, Marit G. Engseth, Jan Mehlum., Hanne Solberg, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah, Maria Borgersen, Bjørn Ove Grønseth, Tea Majstorovic Velkommen ved styreleder Styreleder ønsket velkommen til styret og tilhørere fra Buskerud og Vestfold. Styreleder ga noen innledende bemerkninger om vedtaket knyttet til omvalg for rektorvalget og reaksjonene som dette vedtaket førte til ved institusjonene. I den anledning fikk prorektor ved HiVe og rektor ved HiBu anledning til å gi en tilbakemelding fra hver av institusjonene. Institusjonene er omforent om at fusjon er målet, men at det ikke kan gå fortere enn at alle kan være med. Starter opp igjen etter sommerferien. Energien må brukes på hva vi kan gjøre videre. Seminar Fellesstyre er 27. august, ordinært møte på Hønefoss 28. august. Tidsfristen for implementering av ny institusjon er fortsatt 1.1.2014. Vedtakssaker: Sak 38/2013 Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Møtebok fra møte i Fellesstyret 05.06.13 godkjent per e-post i hht sak 14/2013 Ingen bemerkninger til møteinnkalling og saksliste. Møteinnkalling og saksliste godkjent. Solveig Østrem hadde en bemerkning knyttet til sak 42/2013. Bemerkning tas i forbindelse med saken.
MØTEBOK 2 Sak 39/2013 Endringer i valgreglementet for og Vestfold Fellesstyret vedtar følgende endringer av valgreglement for og Vestfold: 1) Endringer i paragraf 3 valgstyret: Paragraf 3, annet ledd i valgreglementet for 2013 vil lyde: 2. Valgstyret har følgende sammensetning: Eksternt medlem og leder for valgstyret, To medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling: To medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger: To medlemmer fra studentene: 2) Styret åpner for at det kan gjennomføres preferansevalg til høgskolestyret 2013. Regler for Preferansevalg gis i 10 og 11 som gjennom dette vedtaket gjøres gjeldende også for valg i 2013. 3) Styret ber valgstyret om å lage et utfyllende regelverk for gjennomføring av valgkampen ved HiBV. Styreleder fremmet forslag om endret vedtakspunkt 3, nytt vedtakspunkt 4 og nytt vedtakspunkt 5: 3) Fellesstyret viser til styreleders gjennomgang på møte 05.06.2013. Fellesstyret ber valgstyret lage et notat om hvilke normer som normalt gjelder ved valg i universitets- og høyskolesystemet i Norge, og som bør gjelde ved gjennomføring av valg ved HiBV. Notatet bør identifisere punkter der det er uklarhet eller uenighet om dette, og legge fram forslag til hva som bør gjelde ved HiBV. På punkter der det måtte være ulike oppfatninger i valgstyret, legges saken fram for fellesstyret til avgjørelse. Valgstyret lager utfyllende regler for gjennomføring av valgkampen og valget, herunder vurderinger eller kriterier for underkjenning av valg. Administrasjonen avtaler frist levering med valgstyrets leder 4) Fellesstyret ber administrasjon forberede elektronisk valg av rektor og styre. 5) Notat og regelverk legges fram for fellesstyret. Styret sluttet seg til forslagene.
MØTEBOK 3 Fellesstyret vedtar følgende endringer av valgreglement for og Vestfold: 1) Endringer i paragraf 3 valgstyret: Paragraf 3, annet ledd i valgreglementet for 2013 vil lyde: 2. Valgstyret har følgende sammensetning: Eksternt medlem og leder for valgstyret, To medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling: To medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger: To medlemmer fra studentene: 2) Styret åpner for at det kan gjennomføres preferansevalg til høgskolestyret 2013. Regler for Preferansevalg gis i 10 og 11 som gjennom dette vedtaket gjøres gjeldende også for valg i 2013. 3) Fellesstyret viser til styreleders gjennomgang på møte 05.06.2013. Fellesstyret ber valgstyret lage et notat om hvilke normer som normalt gjelder ved valg i universitets- og høyskolesystemet i Norge, og som bør gjelde ved gjennomføring av valg ved HiBV. Notatet bør identifisere punkter der det er uklarhet eller uenighet om dette, og legge fram forslag til hva som bør gjelde ved HiBV. På punkter der det måtte være ulike oppfatninger i valgstyret, legges saken fram for fellesstyret til avgjørelse. Valgstyret lager utfyllende regler for gjennomføring av valgkampen og valget, herunder vurderinger eller kriterier for underkjenning av valg. Administrasjonen avtaler frist levering med valgstyrets leder 4) Fellesstyret ber administrasjon forberede elektronisk valg av rektor og styre. 5) Notat og regelverk legges fram for fellesstyret. Enstemmig vedtatt.
MØTEBOK 4 Sak 40/2013 Oppnevning av nytt valgstyre for og Vestfold 2013 1. Fellesstyret oppnevner professor Petter Nafstad (UiT) som leder for valgstyret for perioden 24.06.13 (d.d.) 31.12.13. Øvrige medlemmer for valgstyret oppnevnes som fremlagt i møte. Følgende medlemmer ble fremmet i møte: Bjørn Aksel Flatås, førstelektor Fakultet for lærerutdanning, HiBu Kristen Eika Amsrud, studieleder HiVe Gro Årstad Nordli, administrasjonssjef Kongsberg, HiBu Øyvind Reidar Bakke, rådgiver HiVe Jonas Blindheim, student HiBu Kristine Flåtten, student HiVe Styreleder fremmet forslag om nytt vedtakspunkt 2 og nytt vedtakspunkt 3: 2. Fellesstyret tar til etterretning at professor Aanund Hylland, UiO, har sagt seg villig til å være ekstern rådgiver for valgstyret. 3. Administrasjonen bes oppnevne et valgsekretariat med juridisk kompetanse. Styret sluttet seg til medlemmene som ble fremmet i møte, og de to nye punktene. 1. Fellesstyret oppnevner professor Petter Nafstad (UiT) som leder for valgstyret for perioden 24.06.13 (d.d.) 31.12.13. Som øvrige medlemmer for valgstyret oppnevnes: Bjørn Aksel Flatås, førstelektor Fakultet for lærerutdanning, HiBu Kristen Eika Amsrud, studieleder HiVe Gro Årstad Nordli, administrasjonssjef Kongsberg, HiBu Øyvind Reidar Bakke, rådgiver HiVe Jonas Blindheim, student HiBu Kristine Flåtten, student HiVe 2. Fellesstyret tar til etterretning at professor Aanund Hylland, UiO, har sagt seg villig til å være ekstern rådgiver for valgstyret. 3. Administrasjonen bes oppnevne et valgsekretariat med juridisk kompetanse. Enstemmig vedtatt
MØTEBOK 5 Sak 41/2013 Dato for omvalg til rektor og valg til høyskolestyre 1. Omvalg til rektorvalg 2013 fastsettes til 24. og 25. september 2. Valg til høgskolestyret legges til uke 43, valgstyret gis fullmakt til å fastsette endelig dato i løpet av uke 40. Styreleder fremmet forslag om nytt vedtakspunkt 3: 3. Fellesstyret ber valgstyret legge til grunn at valgstyrets opplegg for valgkampen foran rektorvalget har som primært siktemål at kandidatene skal presenteres for de nye studentene på en enklest mulig måte uten at kandidatene må reise rundt på alle campusene. Kandidatene og deres tilhengere står ellers fritt til å drive valgkamp på den måte de måtte ønske innenfor de rammer som valgstyret har trukket opp jf. vedtak i sak 39/1 3. Styret sluttet seg til forslaget. 1. Omvalg til rektorvalg 2013 fastsettes til 24. og 25. september 2. Valg til høgskolestyret legges til uke 43, valgstyret gis fullmakt til å fastsette endelig dato i løpet av uke 40. 3. Fellesstyret ber valgstyret legge til grunn at valgstyrets opplegg for valgkampen foran rektorvalget har som primært siktemål at kandidatene skal presenteres for de nye studentene på en enklest mulig måte uten at kandidatene må reise rundt på alle campusene. Kandidatene og deres tilhengere står ellers fritt til å drive valgkamp på den måte de måtte ønske innenfor de rammer som valgstyret har trukket opp jf. vedtak i sak 39/1 3. Enstemmig vedtatt. Sak 42/2013 Statusrapport Etablering av og Vestfold justering av fremdriftsplan 1. Fellesstyret ber direktørene foreslå justering av milepælsplanen for Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold til fellesstyrets møte 28. august. 2. Rektor ved, i samarbeid med nåværende dekan får fullmakt til å innplassere/tilsette tre instituttledere og studieledere i fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap HiBu.
3. Direktørene får fullmakt til å ferdigstille administrativ organisering i avdelingene og innplassere/tilsette ansatte som gjenstår på nivå 3/4. MØTEBOK 6 4. Utlysning av to prorektorer, tre dekaner og resterende funksjonsdirektører iverksettes med søknadsfrist 30. september. Styreleder viste til at vedtakspunktene 2 og 3 krever ytterligere utredning og begrunnelser. Vedtakspunktene 2 og 3 utsettes derfor til neste møte. Direktørene merket seg momenter som må ivaretas i saksutredningen. 1. Fellesstyret ber direktørene foreslå justering av milepælsplanen for Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold til fellesstyrets møte 28. august. 2. Utlysning av to prorektorer, tre dekaner og resterende funksjonsdirektører iverksettes med søknadsfrist 30. september. Enstemmig vedtatt. Orienterings- og drøftingssaker: Ingen. Meldingssaker: - Referat fra IDF-møte HiBV 19.06.13 - Statusrapport for saker behandlet i Fellesstyret (fom17. desember 2012) til oppfølging - Helen Bjørnøy er blitt utnevnt som ny fylkesmann i Buskerud fra 1. oktober 2013. - Kunnskapsdepartementet tildeler 6 millioner kroner til sammenslåing av høyskolene i Buskerud og Vestfold, jf pressemelding datert 24.06.2013. Dato: Steinar Stjernø: styreleder Referent: Fred E. Nilsson