MØTEINNKALLING - Fellesstyret

Transkript

1 1 MØTEINNKALLING - Fellesstyret Møtedato: Onsdag Dokumentdato: Saksbehandler: Johnny Thorsen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 INNKALLING TIL MØTE I FELLESSTYRET HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Sted:, Drammen, Møterom U etg Dato: Onsdag Tid: Kl. 14:00 16:00 Saksliste: Velkommen ved styreleder Sak 36/13 Møtebok fra møte i fellesstyret , godkjent pr epost i hht sak 14/13 Vedtakssaker: Sak 37/13 Rektorvalget Velkommen til møtet! Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu

2 MØTEBOK 1 MØTEBOK - Fellesstyret Møtedato: Mandag 22. april.2013 Dokumentdato: Saksbehandler: seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET Sted: Dato: Tid:, Bakkenteigen. Mandag 22. april Kl. 09:30 10:15 Lukket møte. Styret drøftet egen arbeidsform. Innledning ved styreleder Kl Ordinært styremøte Til stede: Forfall: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Kristin Ørmen Johnsen, Maria-Karine Aasen Svensrud, Carsten Tobiassen, Anne Wenche Lindbo, Helen Bjørnøy, Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Solveig Østrem, Bjørn Ove Grønseth, Marit G. Engseth, Jan Mehlum., Hanne Solberg, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah, Tea Majstorovic Maria Borgersen Velkommen ved styreleder Styreleder ønsket velkommen til styret og tilhørere fra Buskerud og Vestfold Orientering om Rektor Petter Aasen orienterte om og nøkkeltall knyttet til høyskolen. Høyskolen er nå samlet på en campus, på Bakkenteigen. Dekan Duy Tho Do, Fakultet for teknologi og maritime fag, orienterte om fakultetets forskningsområder og studieprogram. Stor oppmerksomhet knyttet til fakultetets forskning på områder innen mikro nanoteknologi og posisjon innen maritim utdanning. Sak 28/13 Møtebok fra møte i fellesstyret godkjent per epost iht sak 14/13 Vedtakssaker: Sak 29/13 Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden Ingen merknader til møteinnkalling og dagsorden.

3 MØTEBOK 2 Sak 30/13 Organisering av og Vestfold faglig og administrativ Det forelå følgende forslag til vedtak 1. Styret vedtar faglig og administrativ organisering for den nye høgskolen gjeldende fra fusjonstidspunktet. Styret legger til grunn at implementeringsprosessen etter vil avdekke behov for forbedring og optimalisering av organisatoriske rammebetingelser og tjenester overfor studenter, medarbeidere og ledere. Forslag til presiseringer, justeringer og endringer i den faglige og administrative organisasjonsmodellen fremmes som egne saker for den nye høgskolens styre. Styret har merket seg at administrasjonen som grunnlag for dette saksdokumentet, har mottatt fakultetsvise innspill som gir et godt grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Institutt for realfagsdidaktikk Institutt for praktisk-estetiske fag Institutt for humaniora og samfunnsfagsdidaktikk Institutt for språkfag Institutt for pedagogikk Institutt for utdanningsvitenskap og skolefag Institutt for menneskerettigheter, etikk og mangfold o Fakultet for helsevitenskap Institutt for optometri og synsvitenskap Institutt for radiografi og helseteknologi Institutt for sykepleievitenskap - Drammen Institutt for sykepleievitenskap - Vestfold Institutt for helsefremmende arbeid o Fakultet for teknologi og maritime fag Institutt for realfag Kongsberg institutt for ingeniørfag Norwegian Institute of Systems Engineering Institutt for maritime fag Institutt for maritim teknologi, drift og innovasjon Institutt for mikro- og nanosystemteknologi Institutt for ingeniørutdanning i Vestfold o Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap. Navnet skal endres til Handelshøyskolen (School of Business) etter at ph.d-programmet i Marketing Management er akkreditert og opprettet. Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør

4 MØTEBOK 3 o Økonomidirektør o HR direktør o Campusdirektør 4. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av funksjonsdirektørene, slik det fremgår av saksdokumentet. 5. Styret vedtar ansvarsområdene til de foreslåtte funksjonsdirektørene, slik de fremgår av saksdokumentet. 6. Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre innenfor eksisterende samlede ressurs og stillingsrammer. Styret ber om en statusrapport om samlede kostnader til faglig ledelse og administrasjon pr 1.9. og Dekaner skal med utgangspunkt i Plattformdokumentet utforme organiseringen innen sine ansvarsområder, inkludert fastsettelse av stillingsandeler og forslag om ledelsesstruktur utover dekan, prodekan og instituttledere. Dette gjelder også for fakultetsstaben. Et slikt forslag bør utarbeides når ny dekan er tilsatt og i dialog med ny rektor og høgskoledirektør. Det ble i møtet fremmet følgende nye forslag til punkt 2, fjerde kulepunkt, punkt 3, fjerde kulepunkt og punkt 6, to første avsnitt i forslaget til vedtak som det ble stemt over: 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør o Økonomidirektør o Personaldirektør o Campusdirektør 6. Fellesstyret understreker at organiseringen og lederstrukturen skal iverksettes innenfor de eksisterende rammene for fordeling mellom faglig virksomhet på den ene siden og administrasjon og ledelse på den andre siden. Eventuelle merkostnader ved iverksettingen innarbeides i løpet av 2015 og Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre, samt påse at dekaner/prodekaner etableres for alle fakultetene slik at begge fylker er representert i henhold til Plattformdokumentet, innenfor eksisterende samlede ressurs- og stillingsrammer.

5 MØTEBOK 4 Det ble stemt over punktene i forslag til vedtak hver for seg. Vedtak: 1. Styret vedtar faglig og administrativ organisering for den nye høgskolen gjeldende fra fusjonstidspunktet. Styret legger til grunn at implementeringsprosessen etter vil avdekke behov for forbedring og optimalisering av organisatoriske rammebetingelser og tjenester overfor studenter, medarbeidere og ledere. Forslag til presiseringer, justeringer og endringer i den faglige og administrative organisasjonsmodellen fremmes som egne saker for den nye høgskolens styre. Styret har merket seg at administrasjonen som grunnlag for dette saksdokumentet, har mottatt fakultetsvise innspill som gir et godt grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Institutt for realfagsdidaktikk Institutt for praktisk-estetiske fag Institutt for humaniora og samfunnsfagsdidaktikk Institutt for språkfag Institutt for pedagogikk Institutt for utdanningsvitenskap og skolefag Institutt for menneskerettigheter, etikk og mangfold o Fakultet for helsevitenskap Institutt for optometri og synsvitenskap Institutt for radiografi og helseteknologi Institutt for sykepleievitenskap - Drammen Institutt for sykepleievitenskap - Vestfold Institutt for helsefremmende arbeid o Fakultet for teknologi og maritime fag Institutt for realfag Kongsberg institutt for ingeniørfag Norwegian Institute of Systems Engineering Institutt for maritime fag Institutt for maritim teknologi, drift og innovasjon Institutt for mikro- og nanosystemteknologi Institutt for ingeniørutdanning i Vestfold o Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon

6 MØTEBOK 5 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør o Økonomidirektør o Personaldirektør o Campusdirektør 4. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av funksjonsdirektørene, slik det fremgår av saksdokumentet. 5. Styret vedtar ansvarsområdene til de foreslåtte funksjonsdirektørene, slik de fremgår av saksdokumentet. 6. Fellesstyret understreker at organiseringen og lederstrukturen skal iverksettes innenfor de eksisterende rammene for fordeling mellom faglig virksomhet på den ene siden og administrasjon og ledelse på den andre siden. Eventuelle merkostnader ved iverksettingen innarbeides i løpet av 2015 og Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre, samt påse at dekaner/prodekaner etableres for alle fakultetene slik at begge fylker er representert i henhold til Plattformdokumentet, innenfor eksisterende samlede ressurs- og stillingsrammer. Styret ber om en statusrapport om samlede kostnader til faglig ledelse og administrasjon pr 1.9. og Dekaner skal med utgangspunkt i Plattformdokumentet utforme organiseringen innen sine ansvarsområder, inkludert fastsettelse av stillingsandeler og forslag om ledelsesstruktur utover dekan, prodekan og instituttledere. Dette gjelder også for fakultetsstaben. Et slikt forslag bør utarbeides når ny dekan er tilsatt og i dialog med ny rektor og høgskoledirektør. (Etter prøvevotering over navnet på fakultet i sak 2, punkt 4, ble det hele enstemmig vedtatt)) Styrets kommentar til saksfremlegget: o Prodekanene skal ansettes av styret o Prodekan Fakultet for helsevitenskap skal ha sete i Vestfold.

7 MØTEBOK 6 Sak 31/13 Innstillingsutvalg / tilsettingsutvalg Administrasjonen la frem nytt forslag til innstillingsutvalg og sammensetting av dette, jf punkt 1 i forslag til vedtak. Rektor Kristin Ørmen Johnsen fratrådte styret i denne saken, varamedlem prorektor Gunnar Horgen trådte inn i hennes sted. Det forelå følgende forslag til vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av ekstern leder, ny rektor, en representant fra de faglige tilsatte og en representant fra de eksterne representantene i Fellesstyret og en studentrepresentant (sistnevnte ved kun ved ekstern tilsetting). Representantene fra Fellesstyret skal komme fra hver sin institusjon. 2. Ny høgskoledirektør i samråd med ny rektor - gis fullmakt av Fellesstyret til å oppnevne innstillingsutvalg som skal gjennomføre intervju og avgir innstilling av nye prorektorer, dekaner og instituttledere til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i løpet i styremøte Ny høgskoledirektør eller den han/hun bemyndiger og evt. ny dekan ved respektive fakultet, avhengig av stilling og rapporteringslinje i ny organisasjon, gis fullmakt av Fellesstyret til å innstille for eventuelt tilsetting av avdelingsdirektører og øvrige administrative lederstillinger/-funksjoner i styremøte 17. juni Vedtak fattes i sammenheng med eventuelle formelle tilsettinger, og gir samtidig føring ved behov i innplasseringsprosesser. Nytt forslag til punkt 1 i forslag til vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av: Ekstern leder, Ann Elisabeth Wedø Ny rektor Ekstern representant fra Fellesstyret, Anne Wenche Lindboe Ansatt representant fra Fellesstyret, Bjørn Ove Grønseth Det ble stemt over punktene i forslag til vedtak hver for seg.

8 MØTEBOK 7 Vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av: Ekstern leder, Ann Elisabeth Wedø Ny rektor Ekstern representant fra Fellesstyret, Anne Wenche Lindboe Ansatt representant fra Fellesstyret, Bjørn Ove Grønseth 2. Ny høgskoledirektør i samråd med ny rektor - gis fullmakt av Fellesstyret til å oppnevne innstillingsutvalg som skal gjennomføre intervju og avgir innstilling av nye prorektorer, dekaner og instituttledere til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i løpet i styremøte Ny høgskoledirektør eller den han/hun bemyndiger og evt. ny dekan ved respektive fakultet, avhengig av stilling og rapporteringslinje i ny organisasjon, gis fullmakt av Fellesstyret til å innstille for eventuelt tilsetting av avdelingsdirektører og øvrige administrative lederstillinger/-funksjoner i styremøte 17. juni Vedtak fattes i sammenheng med eventuelle formelle tilsettinger, og gir samtidig føring ved behov i innplasseringsprosesser. (Enstemmig vedtatt) Orienterings- og drøftingssaker Sak 32/13 Handlingsrom og forpliktelser for for HiBV Økonomisjef ved HiBu, Juel Rye orienterte. Høgskolene vil ha med seg inn i 2014 et strategisk handlingsrom innenfor bevilgningen på kr. 15,7 millioner. Samlet virksomhetskapital til disposisjon for HiBV styret pr er planlagt å være kr. 12,9 millioner, samt kr. 2 mill. bundet i aksjeposter. Handlingsrommet for den nye høyskolen er anstrengt. De to høyskolene budsjetteres på ulike måter. Risiko er knyttet til at den nye institusjonen vil ha en fri reserve på ca 28 mill. kroner av et samlet budsjett på ca 920 mill. kroner, eller ca 3%. Saken tas til orientering.

9 MØTEBOK 8 Sak 33/13 Bemanning og innplasseringsprosjektet for HiBV Saken legges frem for styret for styrets kontroll, herunder løsninger med hensyn til habilitet. Saken tas til orientering. Sak 34/11 Meldingssaker - Referat fra IDF møte HiBV Ettersendt til styrets medlemmer. - Referat fra møte i Saksforberedende organ og Vedlagt. - Oppfølgingsmatrise styresaker. Vedlagt - Rapport fra Rekrutteringsutvalget for rektorvalget. Vedlagt Styreleder uttrykte tilfredshet med at det forelå to kvalifiserte kandidater til rektorvalget og ønsket høyskolen og kandidatene en god valgkamp. Det har kommet brev fra Kunnskapsdepartementet om etablering av egen database vedrørende fusjoner. KD ber om dokumentasjon fra vår prosess. Kopi av brev og vårt svar sendes styret. Dato: Steinar Stjernø: styreleder Referent: Fred E. Nilsson

10 STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Nils A. Dugstad og Kai Mjøsund Saksnummer: HiBu 12/1740 og 2012/996 SAK 37/13 Rektorvalget Forslag til vedtak 1. Vedtak i henhold til fellesstyrets beslutning. Saksopplysninger 1. Innledning Fellesstyret for og Vestfold vedtok i styremøtet 14. mars (Sak 16/13) å gjennomføre valg til rektor for den nye institusjonen 13. og 14. mai i år. For at valget skulle avvikles på rett måte vedtok styret et eget valgreglement (jf styresak 06/13) og det ble oppnevnt et eget valgstyre (jf. styresak 07/13). Valgstyrets oppgave er gitt i Valgreglement for og Vestfold 3.1 der det heter: «Valgstyret har ansvaret for gjennomføring av valg av rektor, representanter til Høgskolestyret og fakultetsråd. Valgstyret er i valgsaker rådgiver for Høgskolestyret og høgskoledirektøren. Valgstyret treffer avgjørelser i forbindelse med valgene som ikke er tillagt annet organ. I valgstyret gjøres vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføring av urnevalg, postvalg og valg i valgforsamling. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valgoppgjørene»»» Valgstyret kunngjorde prosedyrer for valg av rektor til og Vestfold 19. mars 2013: Dokumentet er vedlagt. Det stilte to kandidater til rektorvervet, Hans Anton Stubberud fra og Petter Aasen fra. Valgkamp ble ført ved de to institusjonene i ved at begge kandidater fikk mulighet til å presentere seg og svare på spørsmål på egne arrangementer ved alle fire campus. I tillegg til at kandidatene etablerte egne F-book sider og ble invitert til fakultetsvise møter var det varierende engasjement i studentmassen og blant ansatte for de to kandidatene. I forbindelse med valgkampen ble det fra flere hold ved begge institusjonene påpekt forhold som ble oppfattet som kritikkverdige måter å føre valgkamp på. Klagene hadde en slik karakter at valgstyret avholdt et eget møte med dette som tema 7. mai. Det ble gjort vedtak om korreksjoner av valget og det ble besluttet at valget skulle fortsette. Det kom ytterligere klager vedrørende valgkampen etter møtet 7. mai.

11 STYRESAK 2 Da valgstyret oppsummerte valgkamp og avvikling av valget i møte 16. mai ble konklusjonen en annen. Valgstyret vedtok å underkjenne valget samt å anbefale fellesstyret å vedta omvalg snarest mulig. 2. Saksfremstillingen I saken gjøres det rede for prosessen for valg av rektor, valgstyres vedtak og etterfølgende klager på valgstyrets vedtak. Avsnitt 3 gir en oversikt over aktiviteter og kronologi, samt de formelle vedtak som er gjort i styret som danner rammene for rektorvalget. Det gis videre en kort gjennomgang av valget og valgkampen med fokus på faktiske hendelser. Bemerkninger til valget, klager og varsler om kritikkverdige forhold beskrives. Det gis en redegjørelse for valgstyrets vedtak om å underkjenne valget og hva valgstyret har lagt til grunn for sin beslutning. I avsnitt 4 behandles valgstyrets arbeid, mottatte klager og direktørene en kort kommentar til noen av hendelsene. Direktørene har hentet inn beskrivelser på de påståtte irregulære forhold som har forekommet i løpet av valgkampen. Beskrivelser og forklaringer er innhentet fra virksomhetene og fra de to studentparlamentene og valgstyret, i den hensikt å belyse saken fra flere sider. I avsnitt 5 beskriver direktørene de to alternative mulighetene for videre arbeid med valget. Etter at valgstyret fattet sitt vedtak om ikke å godkjenne valget 16. mai, er det kommet inn seks klager på det vedtak valgstyret gjorde. I tillegg har representanter for tjenestemannsorganisasjonene som var observatører under valgstyrets behandling av valget 16.mai, levert et notat til fellesstyret med kritiske bemerkninger. Direktørene har oppsummert innholdet i klagene, og viser for øvrig til klagene som ligger vedlagt. Klagene er forelagt valgstyret til uttalelse. Direktørene har videre hatt møte med valgstyret der forhold rundt valgkampen og gjennomføringen av valget samt mottatte klager ble drøftet som et ledd i klagebehandlingen. I avsnitt 4 knytter direktørene kommentarer til de ulike forhold som blir trukket fram i klagene, valgstyrets vurderinger og grunnlag for beslutning. Hensikten med dette er at fellesstyret skal få belyst de enkelte forhold rundt hele dette sakskomplekset. Direktørene har, i forståelse med styrets leder, ikke lagt fram forlag til vedtak i denne saken. Vedtak forutsettes utformet etter fellesstyrets drøfting av saken. 3. Valget I de følgende avsnitt gis en framstilling av valget med henblikk på vedtak, organisering, framdrift i arbeidet og andre viktige hendelser. Som tidligere omtalt vil vi tilstrebe en faktabasert framstilling. Direktørene vil i tillegg, der dette ansees som hensiktsmessig, gi aktørene en stemme slik at deres situasjonsforståelse kommer til uttrykk for fellesstyret. Det er samlet inn et stort materiale som gir kommentarer mv. fra involverte enkeltpersoner og miljøer under arbeidet med denne saken. For at saksdokumentet ikke skal bli for omfattende er dette materialet som tidligere nevnt lagt som vedlegg til saken.

12 STYRESAK 3 Styrets behandling av valg Styret har behandlet valget i følgende saker: Sak 06/13: Sak 07/13: Sak 08/13: Sak 16/13: Godkjenning av valgreglement for HiBV Oppnevning av valgstyret for HiBV Godkjenning av rekrutteringsprosess og kvalifikasjonskrav for rektor Rektorvalg og Vestfold Allerede etter vedtak i Fellesstyret som fastla kriteriet for valg av rektor ble det klaget på valget og valgreglementet. Klagene pekte på at fellesstyrets vedtak var udemokratisk og kunne forhindre kandidater som ønsket å stille til valg fra å framstille sitt kandidatur. Klagene ble sendt Kunnskapsdepartementet og Sivilombudsmannen. Tidsplan for valget Fellesstyret fastsatt dato for valg og forslag på kandidater (sak 16/13): Frist for forslag på kandidater: 7. april. Kunngjøring av kandidatene: 15. april (fastsatt av Valgstyret). Forhåndsstemming f.o.m. 2. mai t.o.m. 8. mai. Poststemming kunne benyttes ved behov. Velgere som ønsket å stemme ved postvalg, måtte inn 1. mai be om å få valgmateriell tilsendt. Innsendt poststemme måtte være poststemplet senest 8. mai. Dato for valg: 13. og 14. mai. Valgstyret Medlemmer og organisering av valgstyret framgår av referat fra valgstyrets første møte mandag 11. mars (vedlegg 3) der de konstituerte seg. I referatet fra møtet leser vi: "1) Presentasjon av valgstyret Valgstyret for HiBV ble oppnevnt av Fellesstyret i møte (sak 07/13) og består av: Medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling - Tor Erik Jensen (HiVe), førstelektor, Fakultet for teknologi og maritime studier - Susanne V. Knudsen (HiVe), professor, Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap - Hermann Smith-Sivertsen (HiBu), førsteamanuensis, Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger: - Ellen Rye (HiVe), seniorrådgiver i Fellestjenester utdanning - Anne-Kari Voldum Simonsen (HiBu), førstekonsulent, Administrasjonsavdelingen Medlemmer fra studentene: - Marit Theiste Østlie (HiVe) - Katrine Stjelja (HiBu) Hermann Smith-Sivertsen er oppnevnt som leder av valgstyret. Valgstyrets leder fikk fullmakt av fellesstyret til å oppnevne nestleder. Valgstyrets medlemmer ga en kort presentasjon av seg selv. Det er oppnevnt et valgsekretariat ved begge de to høgskolene. Mette Marit Bie Sørum er sekretær for valgstyret fra HiVe, og også sekretær for rekrutteringsutvalget som er oppnevnt ifm rektorvalget. Ved HiBu er Torill

13 STYRESAK 4 Bjerkgaard, Administrasjonsavdelingen, oppnevnt som administrativ støtte til valgstyret/praktisk hjelp til organisering av valgene, i tillegg til representanter på de tre studiestedene. 2) Oppnevning av nestleder Susanne Knudsen ble oppnevnt som nestleder i valgstyret. Kunngjøring av valget Valgstyret kunngjorde valget ved og Vestfold den 19. mars 2013 (vedlegg 4). Kunngjøringen ble publisert på fusjonsnettsiden samme dag ( Kunngjøringen omtaler: Kunngjøring av valgdato anledning til forhåndsstemming, regler for poststemming, valgbarhet jfr. Universitets- og høgskoleloven ledd og valgreglementet for og Vestfold 19.1, vekting av stemmer jfr valgreglementet 19,7 Forslag på kandidater Frist for å fremme forslag Regler for å fremme forslag Offentliggjøring av kandidatene Valgmanntall Administrativ støtte til valget Oppnevning av administrativ støtte fra HiBu til Valgstyret for HiBV ble gjort Representanter i HiBus interne valgstyre (en administrativt ansatt ved hvert av de tre studiestedene), administrasjonssjefene ved studiestedene og representant fra kommunikasjonsseksjonen gis som oppgave å støtte valgstyret ved gjennomføring av valget. Representant for HiBu i valgstyret HiBV koordinerer arbeidet. Personalseksjonen og studieseksjonen støtter med lister og manntall. Ved HiVe ble sekretær til Valgstyret oppnevnt 20. februar. Styreleder mente det var formålstjenlig at sekretæren for Valgstyret også fungert som rekrutteringsutvalgets sekretær, slik at Mette Marit Bie Sørum ble sekretær for begge utvalgene. Den 20. april ble representanter til valgsekretariatet oppnevnt i epost ved høgskoledirektøren. Valgsekretariatets oppgave var å bidra til gjennomføring av valget og opptelling etter instruks fra Valgstyret, totalt ni personer fra kommunikasjonsseksjonen, senter for etter- og videreutdanning, økonomiseksjonen, personalseksjonen og utdanningsseksjonen. De to sistnevnte seksjonene hadde også et særskilt ansvar for listen til manntallet for ansatte og studenter. Informasjon om datoer og oppfordring om å komme på valgdebattene ble sendt ut til alle ansatte via epost. Plakater med info om valgdebattene ble hengt opp på studiestedene samt publisert på elektroniske infotavler. Studentene ble oppfordret om å komme på valgdebattene på Fronter, HiBustudent, HiVes intranett og av egne tillitsvalgte.

14 STYRESAK 5 I forbindelse med forhåndsvalget og urnevalget ble det hengt opp bannere og satt opp rollups på studiestedene med oppfordring om å stemme. I tillegg ble det hengt opp plakater med oppfordring om å stemme ved rektorvalget. Studentene og ansatte ble oppfordret om å delta i valget på epost 6. mai, og med flere oppslag på web som beskrevet over. Kandidater og offentliggjøring Innen fristen var følgende kandidat forslag kommet: Hans Anton Stubberud, dekan ved Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap, Petter Aasen, rektor ved Valgkamp Valgkampen ble ført gjennom møter, debatter, informasjon på facebook mv. Her følger en kort omtale av disse: Organiserte møter de fire campus Det ble arrangert fem valgdebatter med de to rektorkandidatene. Debattene var godt besøkt. Valgdebatten i Drammen ble streamet (overføring av lyd og bilde) slik at alle som ønsket det kunne følge med på valgdebatten. Valgdebattene ble annonsert med plakater, på infoskjermer og på epost til alle ansatte ved de to høyskolene. Valgdebatter: Mandag 22. april: Bakkenteigen, konsertsalen, kl til 1600 Fredag 26. april: Drammen, aud. A6509, kl Mandag 29. april: Bakkenteigen, konsertsalen, kl Tirsdag 30. april: Hønefoss, Lille auditorium, kl Tirsdag 30. april: Kongsberg, B120, kl Valgstyrets leder, Hermann Smith-Sivertsen, ledet alle valgdebattene. Facebook De to rektorkandidatene opprettet hver sin personlige facebookside. Disse er ikke en del av høyskolenes offisielle facebooksider. Kandidatene ordnet selv med innhold og oppretting av facebooksidene. Når det gjelder høyskolenes offisielle facebooksider, ble nøytrale oppfordringer om å delta i valget og valgdebattene kunngjort. Det er reist spørsmål om en video til støtte for Petter Aasens kandidatur lå på høgskolens facebookside gjennom et oppslag i Dagens Næringsliv. Direktøren ved HiVe har derfor kontrollert dette og viser til at den lå på Petter Aasens kampanjeside. Invitasjoner Alle ansatte ved de to høyskolene fikk invitasjoner til å delta i valgdebattene via høyskolenes ordinære kommunikasjonskanaler, dvs intranettsider, Fronter, epost og plakater. Det samme fikk studentene.

15 STYRESAK 6 Engasjement Studenter og ansatte ble oppfordret til å delta i valget gjennom epost, plakater, nyhetssaker på internett, Fronter, stands med nøytrale oppfordringer og bannere med «Bruk stemmeretten din». Nyhetssaker ble publisert på fusjonsweben hvor begge kandidater ble presentert likt og nyhetssakene var balansert. Aktiviteter for å øke valgdeltagelse og henstille til å bruke stemmeretten ble sett på som positivt ved begge institusjonene. I Buskerud valgte studentparlamentet å stille seg nøytrale i forhold til rektorkandidatene. Noen studenter drev valgkamp Hans Anton Stubberud gjennom enkle plakater. Studentene i Vestfold vedtok i parlamentsmøte å støtte Peter Aasen kandidatur. Kommunikasjonsavdelingenes arbeid Kommunikasjonsseksjonene har en særlig utsatt rolle i forbindelse med en valgkamp. Det er avgjørende at de opptrer nøytralt i forhold til kandidatene. Følgelig har direktørene valgt å gi en kort framstilling av deres arbeid til styrets orientering. Kommunikasjonsseksjonene har jobbet koordinert. De aktiviteter som kommunikasjons-seksjonen ved HiBu har, er gitt som tilbud til begge kandidater (tilbud om støtte til å opprette facebookside, utarbeide flyers og plakater). Kunngjøring av valget, datert 19. mars 2013 ble sendt alle ansatte ved HiBu og HiVe på epost. Informasjon om valget ble lagt ut på høgskolens nettsider, pluss på fusjonens nettsider. Studentparlamentet ved HiBu la i tillegg ut informasjon på studentenes nettsider, samt på Fronter. Saker fra har hentet saker fra fusjonens webside Disse har blitt publisert med lik overskrift og ingress, samt en les mer link til Disse har blitt publisert på intranett og på web under fanen Aktuelt -> Rektorvalg 2013: Petter Aasen stiller i rektorvalg ( ) Stubberud til rektorvalg ( ) Studentparlamentet vil bidra (08.5.) Godkjenner ikke rektorvalget ( ) Stjernø om valget ( ) God dialog ( ) Disse nyhetssakene er publisert på HiBus ansattsider: Rektorvalg i Fellesstyret ( ) Petter Aasen stiller i rektorvalg ( ) Klart for rektorvalg ( ) Stubberud til rektorvalg ( ) Dette er rektorkandidatene ( ) Nå blir det valgdebatter ( ) Diskusjonsforum på plass ( ) Valgkampen er i gang ( ) Ber studenter om å stemme ( ) Rektorkandidater på Facebook ( ) Rektordebatt "on demand" ( ) Stemmer fram ny rektor ( ) Din stemme teller ( ) Vekting av stemmer ved rektorvalget ( )

16 STYRESAK 7 Disse nyhetssakene er publisert på HiVes intranett/web med datostyring som avpubliseres ved passert dato: Forsikre deg om at du kan stemme ved rektorvalget ( ) Info om manntall og lover Rektorkandidatene klare ( ) Nå blir det valgdebatter ( ) Valgkampen er i gang ( ) Diskusjonsforum på plass ( ) Følg rektordebatten live ( ) Valgstyret om valggjennomføringen ( ) Til alle studenter ved høgskolene i Buskerud og Vestfold ( ) Egne saker som har stått på intranett : Studentparlamentet vil bidra ( nyhetssak) Studentparlamentet beklager og sier de vil innrette seg etter kritikk fra valgstyret Husk å stemme! ( nyhetssak) Fra 2. mai kan du forhåndsstemme ( nyhetssak) Postvalg slik gjør du det ( aktiviteter) Instruksjon om hvordan du går frem for å benytte postvalg (aktiviteter) Frist for å sende inn tips om rektorkandidater ( aktiviteter) Frist for å sende inn forslag på rektorkandidater ( aktiviteter) Rektordebatt i Bakkenteigensalen ( aktiviteter) REKTORVALG HiBV ( aktiviteter) Bruk din stemmerett Your vote counts! ( Nyhetssak på web og intranett med info på både norsk og engelsk) Valgstyrets arbeid og møter Valgstyret har hatt følgende møter. Det er utarbeidet referater fra alle møtene og alle er vedlagt: Valgstyremøte 11. mars (vedlegg 3) Valgstyremøte 10. april (vedlegg 5) Valgstyremøte 7. mai (vedlegg 8) Valgstyremøte 16. mai (mottatt 24.mai kl. 1300, vedlegg 13). Vedleggene til referatet 16. mai er unntatt offentlighet av personvern hensyn. Vedlagt styrets medlemmer vedlegg 6, 10, 14, 16 og 17). Den 6. mai mottar valgstyret epost fra Forskerforbundet ved HiBu og HiVe der tillitsvalgte uttrykte at de gjerne ville ha mulighet for å stille som observatører i de ulike fasene av valget. Dette stilte valgstyret seg positive til. Henvendelse om feil ved valget av 6. mai fra fire ansatte institutt jus HiBu Den 6. mai mottar valgstyret henvendelse fra fire ansatte jurister ved institutt for jus ved HiBu der de påpeker at det hefter feil ved valgprosessen og at det må utlyses ny valg (vedlegg 7). Forholdene som tas opp dreier seg om:

17 STYRESAK 8 Reglene ved valg ved Høyskolen fastsatt av fellesstyret og valgstyret Direkte brudd på valgreglementet vedrørende avgivelse av poststemmer Rettslig vurderinger knyttet til valgets gyldighet Bakgrunnen for deres notat er opplysninger om masseutsendelse av valgkampmateriale og stemmesedler pr post til studenter ved HiVe. Avslutningsvis varsler de at det vil bli påklaget hvis valgstyret velger å gjennomførevalget til tross for de feil de påpeker i sitt notat. Valgstyrets behandling av henvendelsen På bakgrunn av denne henvendelsen ble det avholdt et telefonmøte i valgstyret tirsdag 7. mai, hvor valgstyret enstemmig vedtok følgende: 1. Valgstyret har mottatt kritikk av valgprosessen med krav om å utsette valget. Valgstyret sier seg enig i deler av kritikken, men fastholder at valget er gjennomførbart med den presisering at poststemmene annulleres ihht. pkt På grunn av sterkt varierende praksis rundt poststemmegivningen annullerer valgstyret alle poststemmer avgitt i rektorvalget ved HiBV. Berørte velgere anmodes om å delta i urnevalget 13. og 14. mai på alle studiesteder. Dette må de få beskjed om på hjemmesidene. 3. Valgstyret anmoder om at premieutdelinger i forbindelse med valget avlyses nå. Informasjon om vedtaket ble lagt ut på høgskolens nettsider, samt på hibuhive.no. I tillegg ble det lagt ut info til studentene på Fronter vedr annullering av poststemmer, datert 8. mai. Oppfølging av henvendelse av 6. mai fra ansatt ved institutt for jus HiBu Det kom ny henvendelse til valgstyret fra en av de fire juristene ved institutt for jus ved HiBu den 8. mai per epost (vedlegg 9). Det henvises til brev av 7. mai med begjæring om innsyn i og oversendelse av alle dokumenter valgstyret har fått eller har utarbeidet i anledning avvikling av valget. De fikk svar fra valgstyrets leder 10. mai. Den 13. mai mottok valgstyret ytterligere en epost (vedlegg 11) med vedlagt klage/betenkning (vedlegg 12) fra de fire juristene ved HiBu med en oppfølging av henvendelsen av 6. mai. I oversendelsen henvises det til klage/juridisk betenkning av 6. mai og det vedlegges et nytt notat som begrunnes med at det har dukket opp flere kritikkverdige forhold. De kritikkverdige forholdene som her henvises til er at «det er avholdt/avholdes et Mac- lotteri hvor ansatte og studenter kan skrive seg på en liste og delta i trekningen av en Mac hvis de deltar i valget». Notatet fra de fire ansatte ved institutt for jus HiBu oppsummerer sin klage/betenkning slik: «Vi finner etter dette at det nå foreligger så alvorlige uregelmessigheter ved valget at disse både enkeltvis og i sum er egnet til i vesentlig grad å svekke tilliten til valgets legitimitet, integritet og til valgets akademiske verdighet». Og anbefaler valgstyret å gjøre følgende «Vi ber derfor valgstyret om å avlyse valget og å lyse ut nyvalg nå, før valget er gjennomført.». Denne klagen inngikk i valgstyret behandling av valget på møte 16. mai.

18 STYRESAK 9 Klager på valgkampen fra tre studenter ved HiVe Valgstyrets leder fikk henvendelse 22. april fra en student som fortalte om fjerning av plakater for kandidat Stubberud. En student henvendte seg til valgstyrets leder 14. mai (mail) og klager på opplevd press fra studentparlamentet med henstilling om å stemme på kandidat Aasen med bakgrunn i at studentparlamentet skulle ha gjort vedtak om «stemme på HiVe s kandidat i rektorvalget». En annen student gir 16. mai (telefon) bekreftelse på tilsvarende forhold om opplevd press for å stemme på kandidat Aasen. Denne studenten rapporterer i samme henvendelse at valgkampløpesedler for kandidat Stubberud ble fjernet fra biblioteket av andre studenter den 25. april. Mailkorrespondanse slik den er oversendt fra valgstyrets leder er vedlagt unntatt offentlighet til styrets medlemmer (vedlegg 16). Avvikling av valget 13. og 14. mai Valget blir avviklet 13. og 14. mai med utgangspunkt i instruks for forhåndsstemming og ved stemming valgdagene 13. og 14. mai sendt studiestedene, samt mal for opptellingsrapport for de lokale opptellingene sendt studiestedene. Lokale opptellinger 14. eller 15. mai foregikk ved alle fire studiesteder, med observatører fra Forskerforbundet til stede ved HiBU og observatør fra sykepleierforbundet til stede ved HiVe. Status for valgavviklingen per 16. mai er: Nakne stemmer er talt opp, (uten å telle stemmegivning) og sammenstilt med manntallet på hvert studiested, men ikke på aggregert nivå for begge institusjoner. Opptalt avgitte stemmer i konvolutter, men har ikke åpnet konvoluttene. Alle stemmene er forseglet og innelåst i Drammen. Teknisk er stemmer sikret, ikke opptalt og kan opptelles i hht valgreglementet. Valgstyrets behandling av valget 16. mai Det var planlagt at valgstyret skulle gjennomføre sentral opptelling av stemmene den 16. mai i Drammen. Slik opptelling ble ikke gjennomført fordi valgstyret besluttet å vurdere om valget skulle godkjennes i møte forut for eventuell opptelling. Valgstyret kom til den konklusjon at valget måtte underkjennes. Stemmene ble forseglet og disse samt manntallslister ble låst ned av medlemmer fra valgstyret og noen av observatørene i et rom i Drammen med begrenset tilgang. Valgstyrets beslutning ble kunngjort til fellesstyrets leder og til institusjonene på epost torsdag 16.mai kl En litt redigert versjon som pressemelding (form, men ikke innhold) av denne teksten ble umiddelbart lagt ut på web og gjort kjent for de to høgskolene (inngår som del av referat fra valgstyrets møte 16. mai, vedlegg 13). Teksten var som følger: Valg av rektor til og Vestfold (HiBV) På grunn av for ulik praksis ved valget i forbindelse med valgkamp, mobilisering av velgere og valgagitasjon, med innsigelser fra både ansatte og studenter til måten ting har skjedd på, har valgstyret etter grundig debatt kommet til at rektorvalget ved HiBV mai ikke godkjennes. Stemmene ble ikke talt opp. Vedtaket var ikke enstemmig. Noen av klagene gjaldt opplevelsen av press på velgerne. Valgstyret ser at føringer og normer ikke har vært tydelig nok diskutert og fremmet i forkant av valget. Vi takker kandidatene for god informasjon i valgdebattene og på nettet.

19 STYRESAK 1 0 Valgstyret anbefaler fellesstyret å vedta omvalg snarest mulig. I et eventuelt omvalg (eller nyvalg hvis fellesstyret vedtar det) må det være like normer og føringer til hvordan valgkampen, mobiliseringen og velgermotiveringen skal skje. Det må legges til rette for at studentene får en reell mulighet til å delta dersom valget gjennomføres etter undervisning- og eksamensslutt i vårsemesteret. Drammen, 16. mai 2013 Hermann Smith-Sivertsen leder av valgstyret HiBV Valgstyrets leder sendte deretter samme dag kl en mail med en utdyping til fellesstyrets leder med kopi til institusjonene (vedlegg 15). Her gjengis en forkortet del som omhandler begrunnelsen: Kort om hvorfor dette valget ikke ble godkjent: Det ER vanskelig å motivere et stort antall velgere til å delta i et slikt valg. Vi så imidlertid at det manglet en felles forståelse for hvordan det er greit å drive velgermobilisering. Og hvilke metoder som ikke er ok. Allerede i valgstyrets møte om ettermiddagen 7. mai var vi ikke langt fra å avlyse valget. Vi var tre av fem som allerede da var åpne for det. Det som satte valget i fare var: -Masseutsending av poststemmemateriale til studenter ved HiVe, gjort i strid med instruksene for valget og uten at valgstyret var spurt. -Mac-utlodning på HiVe assosiert med valget i to dager av forhåndsvalget (6. og 7. mai). Vi vet ikke hvor mange som stemte i valget da - kanskje mer motivert av å vinne premie enn av å påvirke rektorvalget? Denne utlodningen ville likevel ikke vært så stort problem hvis den var for velgerne i begge fylker. Dessverre fortsatte det etter 7. mai å komme inn informasjon som tydet på at det i for stor grad manglet en omforent enighet om hva som var en akseptabel valgkamp og greie metoder for velgermobilisering. Det handler om: -Rapporter fra flere studenter om at de opplevde seg presset av studentparlamentet i Vestfold i rektorvalget (se vedlegg). -Flere studenter fortalte om at brosjyrer og plakater for Stubberud som var distribuert på Bakkenteigen, ble fjernet rett etterpå (se vedlegg).. -Rapporter om ansatte ledere på HiVe som under valget sendte mailer til sine underordnede med oppfordring om å stemme på en bestemt kandidat (vedlegg). Ting som er mindre viktig, men som ikke bidro til å øke tilliten: Kreative tiltak for å drive valgdeltakelsen opp ett sted, som duftende vaffelsteking og utdeling av gratis vafler like ved stemmestedet 13. og 14. mai. Dette ville ikke vært det minste bekymringsverdig dersom det kunne vært gjort likt på studiestedene. Hovedpunktene og vedtaket oppsummeres slik: Vedtaket og dets begrunnelse fremgår av referat fra valgstyrets møte 16. mai 2013, foruten det som er inntatt gjennom pressemeldingen ovenfor. I hovedtrekk er valgstyrets begrunnelse for å ikke godkjenne valget som følger: Rapporter fra studenter som har opplevd press til å stemme på en av kandidatene. Fjerning av informasjon om en av kandidatene, brosjyrer og plakater, fra et av campusene. E-post fra ledere ved en av institusjonene med oppfordring om å stemme på en av kandidatene. Det samlede klima for valgdeltagelse og stemmegivning ved var så ensidig at mobilisering av stemmer kunne synes å utgjøre en usaklig forskjellsbehandling (unfair).

20 STYRESAK 1 1 Valgstyret viser også til hendelsene som utgjorde grunnlaget for deres vedtak om å annullere poststemmene, med den begrunnelse at de senere hendelsene forsterket valgstyrets inntrykk av at valgprosessen ikke gikk riktig for seg. Tillitsvalgte deltok i deler av møtet 16.mai og leverte i etterkant et notat til direktørene med sine observasjoner og råd knyttet til valgstyrets beslutning (vedlegg 24). Etter at valgstyret underkjente valget er det kommet inn 6 klager rettet mot dette vedtaket. Disse er i sin helhet behandlet i avsnitt 4. Redegjørelse for valget fra virksomhetene Direktørene har i forbindelse med framstilling av denne saken innhentet materialet som er egnet til å belyse ulike sider av valget ved de to institusjonene. Direktørene konstaterer at valgkampen som har vært ført ved de to institusjoner har vært forholdsvis ulik. Med det som bakgrunn har vi valgt ikke å gi en samlet framstilling av det materialet som er innhentet ved de to institusjonene, men legger det ved som informasjon til valgstyret. Fakta og vurderinger fra de respektive direktørene er den enkelte direktørens tekst (vedlegg 27 og 28). 4. Klager og klagesaksbehandling på valgstyrets vedtak av 16. mai Det er kommet inn to ulike kategorier klager. Mens valgkamp og avvikling av valget fant sted kom det klager direkte til valgstyret. Dette forholdet er omtalt under punkt 3 og det henvises til beskrivelsen der. Etter valgstyrets vedtak er det kommet ulike klager på valgstyrets behandling av valget og det vedtak valgstyret fattet i sitt møte 16.mai. Disse klagene er stilet til fellesstyret. Begge kategorier klager retter seg mot de samme forhold knyttet til valgkampen, blant annet poststemmer og utlodning av MacBook og «fair play». Ved å annullere poststemmene samt medvirke til at premieutdeling ikke vil finne sted, har valgstyret 7. mai funnet fram til en ny plattform for å avvikle valget. Den nye plattformen danner fundamentet for den resterende del av valget og er også basis når valget summeres opp 16. mai. Som et ledd i saksbehandlingen av klagene innkommet både før og etter 16. mai hadde direktørene i møte 28. mai med valgstyrets medlemmer for å avklare fakta og vurderinger valgstyret hadde bygget sin beslutning på om ikke å godkjenne valget den 16.mai. Direktørene hadde forberedt en rekke spørsmål som de ønsket valgstyremedlemmenes svar på. I møtet ga valgstyrets medlemmer sine ulike syn til kjenne, både gjennom direkte svar på spørsmålene og gjennom innbyrdes drøftinger seg imellom. Klager til fellesstyret etter 16/ Ved klagefristens utløp 26. mai var det innkommet seks klager. Klagene ligger vedlagt (vedlegg 18, 19, 20, 21, 22 og 23). Klagene er noe ujevne i form og innhold, fra helt kortfattede til lengre og mer utfyllende dokumenter. Direktørene oppsummerer klagenes innhold på følgende måte: Klage fra studentparlamentet i Vestfold, ved henholdsvis avtroppende og påtroppende studentleder. Endring av retningslinjer underveis er ikke greit. Valgkamp og valgagitasjon fra før valgstyrets vedtak om annullering av poststemmene kan ikke brukes som argumentasjon for å ikke godkjenne valget. Hemmelig valg, urnevalg, betyr at det vanskelig kan la seg gjøre å påvirke en velger.

21 STYRESAK 1 2 Valgstyret kan ikke legge føringer for Studentparlamentet, så lenge handlingene ikke bryter Universitets- og høyskoleloven. Studentparlamentet skal kunne legge sine egne vedtekter til grunn for valgkampen. Valgstyrets leder kan være inhabil, da han er prodekan for fakultetet til Stubberud. Lojalitet til demokratiske fattede vedtak i Studentparlamentet kan ikke assosieres med å bedrive press, knebling av den frie røst, tvang og å være udemokratiske. Klage fra seks ansatte ved Fakultet for helsevitenskap ved, Vedtaket slik det er presentert gjennom pressemeldingen er for knapt og generelt og fremstår som mangelfullt. Deler ikke erfaringer om press. Argumentasjonen som er skjedd i valget er fullt ut lovlig, siden valget er hemmelig og en selv kan avgjøre hva en vil gjøre med argumentene. Klage fra fjorten administrativt ansatte ved. Valgstyrets vedtak er for vagt, det må fremmes konkrete eksempler på hva som oppfattes som press på velgerne. Da poststemmene er annullert, kan ikke valgstyret bruke den ulike praksis på dette området som et argument for ikke å godkjenne valget. Alle må ha anledning til å uttale hvilken kandidat de støtter, uavhengig av hvilken rolle de har. Siden valget er anonymt, kan ingen kontrollere hvilken kandidat en velger har stemt på. Valgstyret har selv ansvar for gjennomføring av rektorvalget, jf. valgreglementet 3, det kan derfor ikke legges vekt på at de normer valgstyret ønsker skal følges ikke er fulgt, siden ansvar for utvikling og tematisering av slike normer ikke er tatt av valgstyret selv. Valgstyrets vedtak var ikke enstemmig, en representant var ikke til stede, og valgstyrets leder måtte benytte sin dobbeltstemme. Klage fra tre dekaner ved, Det må være legitimt også for ledere å gi uttrykk for sine synspunkter i valget, og det kan ikke beskrives som press når dette skjer. Valgstyret må dokumentere påstandene. Valgstyrets begrunnelse om at det har vært for ulik praksis ved studiestedene kan ikke legges til grunn, på grunn av: Det må aksepteres en viss ulikhet mellom studiestedene i hvordan valgkampen blir drevet, og det må være rom for studenter og ansatte selv til å ta initiativ til å gjennomføre valgkamp for sin kandidat. Valgstyret må dokumentere hvilken praksis, etter sitt vedtak 7. mai om å annullere poststemmene, som fremstår som ulik. Valgstyrets uttalelser om at ulike normer er lagt til grunn og at man ikke i tilstrekkelig grad har diskutert og fremmet hvilke normer man skal følge i valget, rammer dem selv da det er valgstyret som har ansvaret for akkurat dette. Valgstyret har her manglet forståelse, kompetanse og fasthet i gjennomføringen av valget. Det bes om at fellesstyret vurderer om de fortsatt har tillit til valgstyret. Klage fra fire fagansatte ved, Kan ikke se at valgreglementet er brutt. Et nytt valg vil ikke bli mer rettferdig enn det som allerede er avholdt.

22 STYRESAK 1 3 Klage fra dekan ved, Oppfordring om å stemme, sendt per e-post 13. mai 2013, er mistolket av valgstyret. Den kan ikke legges til grunn for å si at det har blitt utøvd press på velgerne i rektorvalget. Stor takhøyde for å bekjentgjøre støtte til en enkelt kandidat, også på bakgrunn av valgstyrets leders egne handlinger på Facebook, hvor han ved generell oppfordring til å stemme la ved lenke til en av kandidatenes Facebook-side for valgkampen. Ansatte er selvstendige, og avgir stemme i hemmelig valg. De setter for øvrig demokratiske verdier høyt, og et press mot en ansatt vil virke mot sin hensikt. Gjennomgang og utdyping av valgstyrets saksbehandling og beslutningsgrunnlag Direktørene valgte etter samråd i saksforberedende organ (SO) å gjennomføre et møte med valgstyret. Referat fra møtet (vedlegg 25). Det første direktørene ønsket å få en bedre forståelse av var hvilke forhold som hadde vært vurdert som skadelige for valget og hvilken vekt disse hadde hatt. Følgende forhold ble oppgitt: 1. Utsending av poststemmer 2. Utlodding av MacBookPro 3. Mail til ansatte fra to ledere på HiVe 4. Vaffelsteking/twistutdeling ved valglokalet 5. Mail med klage fra studenter ved HiVe 6. Nedriving av plakater 7. Vedtak i studentparlamentet 8. Filmsnutt på HiVes egen F-book Det framgår av samtalen med valgstyret at det ikke hadde vært noen systematisk vekting av de forskjellige elementene, men at man hadde vært opptatt av at det skulle være «frie og demokratiske valg» og refererte til OSCE, Election Observation Handbook. Poststemmer slik de var sendt ut var i strid med valgstyrets kunngjøring av valget av 19. mars. Det ble pekt på at det sentrale ved et valg er at det skulle gjennomføres som «fair play». Gjennomgangen med valgstyret viser imidlertid at det er fem forhold som særlig vektlegges av de tre som stemte for en underkjennelse av valget. Dette er: 1. Utsending av poststemmer 2. MacBookPro utlodning 3. Fjerning av valgmateriell 4. Press på studenter(parlamentet) 5. De to ledernes eposter til ansatte De tre som stemte for at valget ikke kunne godkjennes vektla at det var en helhetsvurdering som lå til grunn for deres beslutning. Masseutsending av poststemmer og MacBookPro utlodning veide tyngst innenfor denne helhetsvurderingen. De tre som stemte for at valget skulle avvikles som forutsatt med påfølgende opptelling av stemmene la vekt på at utsending av poststemmer og MacBookPro var behandlet og håndtert i

23 STYRESAK 1 4 møter 7. mai og følgelig ikke skulle gis så tung vekt som flertallet la til grunn 16. mai. De pekte videre på at de vektet de to forholdene, press på studenter, og press på ansatte fra ledere, i mindre grad enn de tre som stemte for underkjenning av valget. Direktørenes konstaterer videre gjennom referat fra valgstyretmøte 16. mai (av 24. mai) og samtalen med valgstyret, at valgstyret selv gir uttrykk for at de forhold som ikke er anført blant de fem i ovenstående opplisting tillegges mindre vekt. Klagene som framsettes berører heller ikke disse temaene. Gjennomgang av klagene Direktørene viser til at klagene i praksis måtte innrette seg på den informasjon som valgstyret hadde gitt gjennom sin pressemelding og den informasjon som ble lagt ut på web 16. mai. I tillegg sendte valgstyrets leder ut en epost 16. mai kl til fellesstyrets leder, direktørene og rektorene, rektorkandidatene og enkelte representanter i fellesstyret. Innholdet i mailen gir blant annet noe mer begrunnelse for vedtaket samme dag. Direktørene antar at innholdet i denne mailen er kjent for deler av institusjonenes ansatte og studenter. Klagene er generelle i sin form, men fire av de fem forhold som valgstyret vektlegger i begrunnelsen som ble lagt ut på web 16. mai gjenfinnes i klagene. Det kan imidlertid argumenteres for at klagene er så vidt lite spesifikke at de ikke retter seg tydelig nok mot de begrunnelser valgstyret har gitt og følgelig ikke krever behandling. Direktørene har vurdert dette og finner at dersom en legger en så streng tolkning til grunn vil dette fort kunne føre til en debatt om verdien av den informasjon som har vært tilgjengelig for klager. Vi må i den sammenheng erkjenne det faktum at referatet i praksis ikke forelå før tidsfristen for klage utløp. Direktørene har derfor vurdert klagene i lys av at det rettes klage på vurderingene gjort av valgstyret angående følgende forhold: 1. Utsending av poststemmer 2. MacBookPro utlodning 3. Press på studenter(parlamentet) 4. De to ledernes eposter til ansatte Nedriving av valgmateriell er ikke trukket inn i noen av klagene. Nedrivning fant etter det direktørene har fått opplyst av valgstyret sted i to omganger den 22. april og 25. april. Slike handlinger er et brudd på de etiske spilleregler som må gjelde under en valgkamp og burde etter direktørenes mening ikke kreve spesiell tematisering. Dette burde enhver borger forstå er en uetisk handling. Imidlertid har det ikke kommet rapporter om flere slike hendelser. Valgstyrets vurderinger av utsending av poststemmer og utlodning av MacBookPro Valgstyrets vurderinger av utsending av poststemmer og behandling av MacBookPro utlodning behandles under ett i det følgende. De faktiske forhold rundt dette er beskrevet i avsnitt 3. Som det framkommer der er dette forhold førstegangsbehandlet i valgstyrets møte 7. mai. Saken kommer opp på nytt til behandling på møte 16. mai. Valgstyrets flertall gav i møtet med direktørene følgende begrunnelse for å ta saken opp til fornyet behandling: Vi var nær ved å annullere valget 7. mai etter MacBookPro hendelsen og poststemmer. Det var skapt mistillit til valget formulert i klage fra fire ansatte ved Institutt for jus HiBu.

24 STYRESAK 1 5 Presset på studentene ble avgjørende. Vi (valgstyret) gjorde en totalvurdering av hele hendelsesforløpet og mottatte klager og fattet en beslutning på en vurdering av klimaet som var skapt med ulik praksis og manglende fairplay mellom de to institusjonene. Valgstyrets vurdering av press på studenter Denne saken begynte med et tips fra en student til valgstyrets leder om press på studenter til å stemme på en bestemt kandidat og at løpesedler for Hans A Stubberud ble plukket inn igjen etter at de ble lagt ut. Leder orienterte om at han i ettertid har tatt kontakt med aktuelle studenter som føler seg presset til å være lojale mot «linjen» i parlamentet og stemme på Aasen. Valgstyrets leder får gjennom denne kontakten bekreftet innholdet i de rapportene som valgstyret har mottatt om press og fjerning av plakater. Valgstyrets flertall anser klagene som troverdige og relevante. Det er i eposter forklart om press fra studentparlamentet til å følge studentparlamentets beslutning av 22. mars om å støtte Petter Aasens kandidatur. Det er ikke innhentet den påklagedes syn. Valgstyret har ikke vurdert det slik at de skal drive kontradiktorisk saksbehandling. Valgstyrets vurdering av de to ledernes eposter til ansatte To mail fra ledere ved HiVe til ansatte ble framlagt for valgstyret til behandling. Valgstyret oppfatter disse mailene som press. Det er ikke kommet klager fra ansatte knyttet til epost eller til press fra ledere. Valgstyret har gitt sine kommentarer til klagene på valgstyrets vedtak av 16. mai i et eget notat (vedlegg 26). Direktørenes sluttmerknader I valgstyrets arbeid med valget vil det rettslige grunnlaget være forvaltningsretten- og loven, universitets- og høyskoleloven, det av fellesstyret fastsatte valgreglement, samt annen rett som regulerer gjennomføringen av valg. Direktørene finner i den sammenheng ikke grunnlag for at valgstyret har brutt rettslig eller forvaltningsmessig grunnlag for sin behandling i utførelsen av sitt oppdrag gitt i av fellesstyret. Habilitetsreglene i forvaltningsretten finner vi i forvaltningslovens 6 og de følgende bestemmelser. Her settes begrensinger for hvem som kan behandle forvaltningssaker. Dersom det er forhold som er egnet til å svekke tilliten til en tjenestemanns upartiskhet skal han ikke behandle saken. Dette skal sikre at man ikke opptrer partisk, sikre tilliten til at man ikke opptrer partisk, og skal være en beskyttelse av tjenestemannen selv. Direktørene konstaterer at valgstyret har vurdert sin habilitet i møter 7. mai og 16. mai. Utsending av poststemmer og utlodning av MacBookPro er tidligere omtalt ovenfor. At spørsmålet kommer opp til ny vurdering 16.mai finner direktørene på sin plass. Det er imidlertid et faktum at poststemmene er forkastet og utloddingen er avviklet. At disse forholdene har skjemmet valget er hevet over tvil, men når korreksjon er foretatt taler dette i seg selv for at forholdene må vurderes i lys av de tiltak som er truffet. Direktørene er usikre på om valgstyrets flertall i tilstrekkelig grad vektlegger en slik vurdering.

25 STYRESAK 1 6 Når det gjelder press fra studentparlamentet på enkeltpersoner er dette alvorlig. Slikt press er selvsagt et brudd på normer som ikke er verdig i en valgkamp. At de studentene som har opplevd dette presset virkelig føler seg presset har direktørene ingen grunn til å trekke i tvil. Vi ser at klagerne på valgstyrets vedtak mener at dette burde vært nærmere undersøkt. Direktørene slutter seg til valgstyrets synspunkt om at ikke de kan arbeide kontradiktorisk. Vi merker oss imidlertid at mindretallet mener at klagene ikke bør gis så sterk vekt, og at representantene for tjenestemannsorganisasjonene som var observatører i møtet har det samme syn. Studentene har ført en målrettet og tydelig valgkamp, men det er vanskelig å trekke så bastante konklusjoner om press på studentmiljøet som valgstyrets flertall her gjør. Når det gjelder valgstyrets vurdering av de to ledernes epost til ansatte er direktørenes oppfatning at disse burde vært unngått. Lederverv er posisjoner som i seg selv gir makt, så selv om dette ikke er intendert kan uttalelser lett få større tyngde enn avsender forutså. Når det er sagt konstaterer direktørene at det ikke er kommet noen klager eller på annen måte kan spores tegn til at medarbeidere ved HiVe har følt press i forbindelse ved valget. 5. Alternativer Fellesstyret har følgende handlingsalternativer 5. juni, opplistet i uprioritert rekkefølge: Gjennomføre omvalg slik valgstyret har anbefalt. Oppheve valgstyrets underkjenning av valgkampen, foreta telling og godkjenne den rektorkandidat som følger av flertallet av avgitte stemmer. Underkjenne valget og lyse ut nyvalg. Andre alternative løsninger. Direktørene har bedt It sjefene om å gjøre en vurdering om alternativ elektronisk valg med referanse til at flere i sektoren har gjennomført elektronisk valg våren Konklusjonen er at omvalg ved elektronisk valg er gjennomførbart, viser til vedlagt notat fra It sjef HiBu (vedlegg 29): «IT seksjonene ved HiBu og HiVe har gjort en vurdering av muligheten å gjennomføre et eventuelt omvalg til rektor ved HiBV som et elektronisk valg for studenter og ansatte. I prosessen har vi vurdert 3 alternative verktøy/former e-valg, UiOs løsning for elektronisk stemmegiving ved valg. Fronter som verktøy for gjennomføring av valg Questback som verktøy for gjennomføring av valg Vi anser UiO sin e-valg løsning som den absolutt beste, og mest realistiske løsningen. UIO/USIT vil bistå og i stor grad gjennomføre valget for oss. Løsningen benyttes av flere andre institusjoner deriblant UMB/NVH med godt resultat. Under forutsetning at nødvendig materiell i form av manntallslister for ansatte og studenter kan fremskaffes i korrekt elektronisk form innen 10. juni ser vi ingen grunn til at dette rektorvalget ikke skal kunne gjennomføres elektronisk.

26 STYRESAK 1 7 Det er foreløpig anbefalt å gjennomføre et eventuelt omvalg 13. og 14. juni. Dette gir en knapp tidsmargin mellom vedtak (5. juni) og gjennomføring. Ved begge institusjoner har nå studentene i stor grad forlatt campus noe som må tas med ved planlegging av et eventuelt omvalg. Direktørene har vurdert å gjennomføre valget som postvalg for studentene, men kan ikke tilrå dette da tidsfaktoren vil bli altfor knapp til å gjennomføre et postvalg inne rammene av tilgjengelig tid. Direktørene anbefaler å gjennomføre et eventuelt valg elektroniske og har innhentet en betenkning på dette. Direktørene mener at det er forsvarlig å gjennomføre et eventuelt omvalg som elektronisk valg. Bekjentgjøring av valget til studenter kan gjennomføres ved bruk av sms til mobiltelefon og mail til mailadresser i tillegg til bekjentgjøring på fronter, websider, facebook og gjennom andre offisielle kanaler. Det er noen ulike problemstillinger vedrørende hvordan sms og mailutsendinger kan organiseres. Direktørene vil forberede en betenkning angående bekjentgjøring til fellesstyremøtet 5. juni. Dersom fellesstyret vedtar å foreta opptelling og avslutte det foreliggende valget er dette praktisk og teknisk mulig. Stemmene ligger forseglet og nedlåst på en slik måte at valget ikke korrumperes. Dersom et korps av tellere med tilfredsstillende valgkontrollører utpekes vil valget kunne bli avsluttet uten feil ut over de som framkommer i den redegjørelse som er gitt i dette dokument. Direktørene har ikke vurdert nyvalg eller andre alternativer. Referansedokumenter: 1. Sak 6/13 Godkjenning av valgreglement for HiBV Ikke vedlagt 2. Sak 7/13 Oppnevning av valgstyret for HiBV Ikke vedlagt 3. Referat fra valgstyremøte nr 1, datert 11. mars 4. Kunngjøring om rektorvalget datert 19. mars 5. Referat fra valgstyremøte nr 2, datert 10. april 6. Mail fra Anne Fængsrud, datert 5. mai 7. Klage/betenkning vedrørende «Prosessen knyttet til valg av rektor ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold», fra Institutt for jus, HiBu, datert 6. mai 8. Referat fra valgstyret nr 3, datert 7. mai 9. Begjæring om innsyn fra Institutt for jus, HiBu datert 8. mai 10. Mail fra Duy-Tho Do datert 13. mai 11. E-post fra 4 av juristene ved Institutt for jus, datert 13. mai 12. Oppfølging av klage/betenkning fra Institutt for jus, datert 13. mai 13. Referat fra valgstyremøte nr 4, 16. mai, inklusiv Protokoll og informasjon videre: Pressemelding, datert 16. mai, referat datert 24. mai 14. Appendix til referat fra 16. mai 15. E-post fra valgstyrets leder klokken den 16. mai

27 STYRESAK Klage fra studenter ved HiVe 17. Fra studentavisa Hive, 16. mai 18. Klage på valgstyrets vedtak om at rektorvalget 13. og 14. mai ikke godkjennes, datert 21. mai Klage Mistolkning/misbruk av min kommunikasjon til ansatte på TekMar som en begrunnelse for vedtak om ikke å godkjenne rektorvalget, datert 22. mai vedlegg. 20. Klage på vedtak om at rektorvalget ikke godkjennes, fra Studentparlamentet ved HiVe datert 23. mai Klage på Valgstyrets vedtak fra 16. mai 2013 om ikke å godkjenne rektorvalget ved HiBV 13. og 14. mai, fra ansatte HE datert 23. mai Klage på Valgstyrets beslutning av 16. mai 2013 om annullering av rektorvalget fra administrativt ansatte ved 23. Klage på avgjørelsen til valgstyret om ikke å godkjenne rektorvalget, fra fagansatte ved datert 24. mai Notat fra tillitsvalgte ifm deltagelse på valgstyrets møte , datert 21.mai 25. Referat fra møte mellom valgstyret og direktørene, datert 29. mai 26. Valgstyrets kommentar til klagene på valgstyrets beslutning 27. Redegjørelse om valget/valgkamp ved institusjonen, fra direktør HiBu datert 3. juni 28. Redegjørelse om valget/valgkamp ved institusjonen, fra direktør HiVe datert 3. juni 29. Elektronisk valg til rektor HiBV 2013 Vedleggene 3 29 er vedlagt styremedlemmene og varamedlemmene. Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato: 3. juni 2013