Velkommen og presentasjon av styreleder v/rektor Petter Aasen. Sak 3/13 Forventningsavklaring til styrearbeidet og arbeidsform (utsatt fra

Transkript

1 MØTEBOK 1 Forslag til MØTEBOK - Fellesstyret Møtedato: Mandag Dokumentdato: Saksbehandler: Direktørene og senior informasjonsrådgiver Jon Olav Skålid Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET Sted:, Papirbredden. Dato: Mandag 4. februar Tid: Kl Til stede: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Kristin Ørmen Johnsen, Maria Karine Aasen Svensrud, Carsten Tobiasen, Anne Wenche Lindbo, Zahra Moini, Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Solveig Østrem, Bjørn Ove Grønseth, Marit G. Engseth, Jan Mehlum., Hanne Solberg, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah Forfall: Helen Bjørnøy Sak 1/13 Velkommen og presentasjon av styreleder v/rektor Petter Aasen Steinar Stjernø beklaget misforståelsen i forbindelse med forrige møte og presenterte deretter seg for de øvrige styremedlemmene. Sak 2/13 Presentasjon av medlemmene/gruppene Styremedlemmene presenterte seg. Sak 3/13 Forventningsavklaring til styrearbeidet og arbeidsform (utsatt fra ) Styreleder slo fast at Fellesstyret slik det er satt sammen er et stort styre. Tidsrammen for innlegg vil dermed være begrenset. Styreleder ville primært tilstrebe en konsensus rundt beslutningene styret skal fatte, men der hensyn til framdriften krever det, vil det bli avstemming. Av styremedlemmene ble det blant annet pekt på behovet for framdrift, konsensusorientering, kompromisser, vekt på felles mål, helhetssyn og samfunnsoppdraget. Styret ble orientert om, studiested Drammen og fagmiljøene.

2 MØTEBOK 2 Sak 4/13 Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkallingen ble godkjent uten merknader. Sak 5/13 Godkjenning av referat fra møte i fellesstyret Hanne Solberg og Karin Egelandsdal var ved en inkurie falt ut av oversikten over tilstedeværende møtedeltakere. Det føres til protokollen at også disse styremedlemmene var til stede på møtet. Med den endringen ble referatet godkjent. Sak 6/13 Godkjenning av valgreglement for HiBV Administrasjonens hadde lagt fram forslag til et generelt valgreglement for HiBV. For valg som skal finne sted i 2013 var det i tillegg framlagt tilleggsbestemmelser som kun gjelder disse valgene. Det ble orientert om at administrasjonen hadde undersøkt det juridiske grunnlaget for at institusjonenes styrer kan formulere kriterier ut over det som står i Lov om universiteter og høgskoler ved ansettelse eller valg av rektor. Til 19.7 i Valgreglement for og Vestfold: Hanne Solberg og Kari Egelandsdal fremmet forslag om at studenter og teknisk/administrativt personale begge skulle vektes 20 %. Forslaget falt mot to stemmer Til 19.4 i Tillegg til valgreglement for og Vestfold: Jan Mehlum fremmet forslag om å stryke punktet. Forslaget falt mot fire stemmer Styret gjorde følgende vedtak: 1) Valgreglementet er vedtatt slik det framgår av denne protokoll. 2) Tillegg til valgreglementet for valg som skal finne sted i 2013 ble vedtatt slik det framgår av denne protokoll 3) Fellesstyret ber administrasjonen legge fram egen sak om betingelsene som tilbys den som blir valgt til rektor. ########################################## Valgreglement for og Vestfold Kapittel 1: Regler for valg ved høgskolen Dette valgreglementet er fastsatt av Fellesstyret for og den 4. februar 2013 med hjemmel i lov om universiteter og høyskoler av 1. april 2005 nr Reglementets anvendelsesområde Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for alle valg ved og Vestfold. Det kan gis utfyllende, særskilte bestemmelser for valg til de enkelte organer. 2 Valgperiode 1. Valgperioden er 4 år for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger og for teknisk og administrativt tilsatte.

3 MØTEBOK 3 2. Valg av medlemmer til Høgskolestyret og valg av rektor, skjer med virkning fra 1. august. Andre valg skjer med virkning fra 1. januar det påfølgende år. Virkningstidspunkt gjøres som eget vedtak for første valgperiode. 3 Valgstyrer 1. Høgskolestyret oppretter et valgstyre som har ansvaret for gjennomføring av valg av rektor, representanter til Høgskolestyret og fakultetsrådet. Valgstyret er i valgsaker rådgiver for Høgskolestyret og høgskoledirektøren. Valgstyret treffer avgjørelser i forbindelse med valgene som ikke er tillagt annet organ. Høgskoledirektøren organiserer et fast valgsekretariat som er underlagt valgstyret. Valgstyret skal disponere et sekretariat som har tilstrekkelig kompetanse til å assistere alle nødvendige gjøremål ved valg. 2. Valgstyret har følgende sammensetning: tre medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling to medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger to medlemmer fra studentene Før oppnevningen skal fakultet/avdeling og studentparlament gis anledning til å fremme forslag på kandidater til valgstyret. Høgskolestyret oppnevner valgstyrets leder og nestleder blant medlemmene fra de tilsatte. Dersom et medlem av valgstyret blir foreslått til valg, gjelder vanlige habilitetsregler etter forvaltningsloven. I valgstyret gjøres vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføring av urnevalg, postvalg og valg i valgforsamling. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valgoppgjørene. 3. Fungeringsperioden for medlemmer av valgstyrene er tilsvarende valgperioden, jf. 2. Valgstyrene er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stede. 4 Manntall og valggjennomføring 1. Høgskoledirektøren har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 2. Valg ved og Vestfold gjennomføres normalt som elektroniske valg. Høgskolestyret, kan avgjøre og gjennomføre valg på andre måter. Studentenes representanter kan velges i valgmøte. 5 Stemmerett 1. Stemmerett har tilsatte i minst halv stilling. Avgjørende for stemmerett er tilsettingsforholdet på valgdagen(e). 2. Stemmerett har likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn 6 måneder siden. 3. Stemmerett faller bort for den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor høgskolen. 4. Ingen kan ha mer enn én stemme i et valg. Eksisterer en person i flere manntall, skal kun én stemme kunne avgis. 5. Studenter har stemmerett når denne er registrert som student for minst ett år og har betalt semesteravgift ved institusjonen. Dersom en student er registrert ved mer enn ett institutt/fakultet, avgjør studenten selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. 6 Valgbarhet og plikt til å ta imot valg for tilsatte 1. Valgbar er den som har tiltrådt den relevante stillingskategori valgdagen. For å være valgbar, må en tilsatt ha et tilsettingsforhold som dekker hele valgperioden.

4 MØTEBOK 4 2. Valgbar som tilsatt er likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år. Den som er tilsatt i mindre enn halv stilling ved enheter som gjennomfører valg, er heller ikke valgbar. 3. Tilsatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglement, har plikt til å ta imot vervet. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til vervet i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. Innehaver av tillitsverv skal fratre når valgbarheten opphører. 4. Valgbarhet for innehavere av ledende stillinger fremkommer av dette reglementet. Rektor kan, når særlige forhold foreligger, bestemme at også andre tilsatte med lederansvar ikke skal være valgbare til et bestemt styringsorgan, jf For valg til rektor gjelder bestemmelsene i Valgbarhet for studenter 1. Studentene skal ha minst 20 prosent og aldri mindre enn to av medlemmene i alle kollegiale organer som tildeles beslutningsmyndighet, hvis ikke det delegerende organ enstemmig eller lov om universiteter og høyskoler bestemmer noe annet, jf. loven 4-4 og 9-3 (1).. 2. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett. 3. Student som er foreslått som kandidat ved et valg, må gi beskjed senest én uke etter mottatt melding om forslaget, dersom vedkommende ikke er villig til å motta valg. Student som blir valgt etter dette reglementet, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge vedkommende er valgbar, med mindre det foreligger grunnlag for fritak. 8 Forslag på kandidater 1. Enhver som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person til valget. Et kandidatforslag skal fremsettes skriftlig overfor valgstyret og være underskrevet av inntil 5 forslagsstillere med stemmerett for det aktuelle valget. Kandidatforslag kunngjøres ved forslagsfristens utløp sammen med navn på forslagsstillerne. Særskilte bestemmelser gjelder ved valg på rektor, jf Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslag. Slikt krav skal fremmes snarest mulig, og senest 24 timer før valget starter. Gjennomføres valget i valgmøte, vil en person som før eller under valgmøtet er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, miste retten til å nekte valg dersom dette ikke er gjort gjeldende senest på valgmøtet. 3. Valgstyret fastsetter frist for å fremme forslag på kandidater. 4. For forslag på rektor gjelder bestemmelsene i Valgordning ved og Vestfold Ved valg til verv og organer i høgskolen benyttes flertallsvalg, preferansevalg eller valgforsamling som valgform. Listevalg benyttes ikke. 10 Fremgangsmåte ved preferansevalg av flere representanter (gjelder ikke for valg i 2013) Valg av faste representanter: 1. Forslag på kandidater må være innkommet til vedkommende valgstyre innen den frist som er fastsatt for det enkelte valg. 2. Når valgstyret mottar forslag på kandidater, skal de foreslåtte kandidatene straks underrettes om dette. Forslagene på kandidater skal kunngjøres straks fristen for å fremsette forslag er ute.

5 MØTEBOK 5 3. Forslagsstillerne kan trekke eller endre et forslag før fristen for innlevering av forslag. Hvis et forslag blir trukket, skal valgstyret straks sende melding om dette til de kandidatene som var foreslått i dette forslaget. 4. Valgstyret utarbeider stemmesedler med de foreslåtte kandidatene oppført i alfabetisk rekkefølge. Ved eventuelle postvalg sendes disse stemmesedlene ut til alle stemmeberettigede ved vedkommende valg. Ved urnevalg skal valgstyret påse at godkjente stemmesedler er utlagt i tilstrekkelig antall på stemmestedene. Ved valg i valgmøte eller i valgforsamling for studenter, deler valgstyret stemmesedlene ut til de stemmeberettigede medlemmene ved møtets begynnelse. 5. Foran navnet på kandidatene skal velgeren sette tallene 1, 2, 3 og så videre, som uttrykk for den preferanse velgeren har for kandidatene. Velgeren avgjør selv hvor mange kandidater som skal prioriteres. 6. Har velgeren i tillegg ført opp andre navn enn de som er oppført på den godkjente stemmeseddel, skal disse regnes som uskrevne. Stemmesedler som ellers ikke er i samsvar med dette, skal forkastes. En tellende stemmeseddel er en godkjent stemmeseddel som ikke er blank. 11 Fremgangsmåte ved preferansevalg av enkeltrepresentant (gjelder ikke for valg i 2013) 1. Dette reglement 10 gjelder tilsvarende. 2. Ved preferansevalg av enkeltrepresentant er den kandidat valgt som har fått flere førstestemmer enn halvparten av de godkjente stemmesedler. 3. Har ingen kandidat fått et tilstrekkelig antall førstestemmer, strykes den kandidat som har færrest førstestemmer, og på de stemmesedler hvor den strøkne sto først, skal det telles opp hvem som har kommet frem på førsteplass. Dette regnes som førstestemmer som kommer i tillegg til førstestemmene fra første opptelling. Dette pågår til en kandidat er valgt etter punkt 1. Har to eller flere kandidater samme antall førstestemmer, gjennomføres det et eget valg mellom disse to, og den med flest stemmer er valgt. 12 Valgoppgjøret ved flertallsvalg Ved flertallsvalg kan hver velger stemme på inntil så mange kandidater som det skal velges representanter. Valgt er den eller de kandidater som har fått flest stemmer. Ved stemmelikhet gjennomføres valg mellom disse, og den med flest stemmer er valgt. 13 Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettskategorier utgjør egne valgkretser ved valg til styringsorganer: A. Tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger (vitenskapelige stillinger) B. Tilsatte i tekniske og administrative stillinger C. Studenter Valgstyret avgjør i tvilstilfeller om en stilling skal regnes som vitenskapelig eller som teknisk/administrativ, jf Tilsatte ledere av institutter og fakulteter har stemmerett som vitenskaplig tilsatte. 14 Velger som nektes å avgi stemme Den som nektes å avlegge stemme fordi det legges til grunn at vedkommende ikke har stemmerett, skal likevel gis anledning til å avgi stemme. En slik stemme kan avgis gjennom særskilt prosedyre i den elektroniske valgapplikasjonen, eller ved at stemmeseddel legges i særskilt lukket konvolutt, og påføres velgerens navn og adresse. Slike stemmer oversendes valgstyret, som oppbevarer dem på forsvarlig vis med sikte på mulig klage, jf. 18.

6 MØTEBOK 6 15 Valgprotokoll 1. Resultatet av valg skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 2. Resultatet av valg kunngjøres straks av valgstyret. Valgprotokoll sendes til det organet det er blitt foretatt valg til. 16 Uttreden i valgperioden 1. Den som slutter i tilsettingsforhold ved høgskolen, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor høgskolen, trer ut i permisjonstiden. 3. Høgskolestyret kan etter søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra varamedlemslisten. 17 Kjønnsmessig balanse 1. Ved flertallsvalg og preferansevalg, skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg eller flertallsvalg at et kjønn vil få færre representerer enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil slik balanse er oppnådd. 18 Klage 1. Beslutninger truffet av Valgstyret, kan påklages til Høgskolestyret. 2. Klage må være mottatt senest 8 dager etter at valgresultatet er kunngjort. Dersom klager ikke gis medhold, avgis uttalelse om klagen, og denne sendes straks til klageinstansen. 3. Mener klageinstansen at det er gjort feil som kan ha hatt betydning for valgresultatet, og som ikke kan rettes ved ny opptelling, kan den fastsette at det skal holdes nytt valg. Slikt valg skal avholdes snarest mulig. 4. Klagerett har kun den som har stemmerett ved det valg det rettes klage mot. Kapittel 2: Valg av rektor 19 Valgmåte og valgbarhet m.v. 1. Interne og eksterne kandidater til valg av rektor ved og Vestfold bør ha førstekompetanse (førsteamanuensis eller førstelektor). Ingen kan gjenvelges som rektor hvis vedkommende har fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på 8 år ved den nye valgperiodens begynnelse 2. Fratrer rektor mer enn 6 måneder før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg for den tid som er igjen. 3. Rektor velges i april eller mai. Valget foretas før valg av tilsatte medlemmer til Høgskolestyret. Nærmere tidspunktet for valget, og frist for å fremme forslag, fastsettes av Høgskolestyret og kunngjøres av valgstyret senest 1. april. I kunngjøringen gjøres det kort rede for reglene om fremsettelse av forslag, og for fremgangsmåten ved valget.

7 MØTEBOK 7 4. Forslagsrett har stemmeberettigede tilsatte og studenter. Forslaget må være underskrevet av minst 5 stemmeberettigede studenter og/eller tilsatte. Ingen kan underskrive på mer enn ett forslag. 5. Blir det foreslått en kandidat som ikke er tilsatt ved og Vestfold, eller som kan kreve seg fritatt etter lov om universiteter og høyskoleer 9-5, må forslaget ha vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. Den som har plikt til å motta valg, men ikke ønsker valg, kan kreve dette opplyst på stemmeseddelen. 6. Valgstyret bestemmer når innkomne forslag på kandidater skal offentliggjøres. Tidspunkt for slik offentliggjøring skal kunngjøres samtidig med at forslagsfristen kunngjøres. Samtidig med offentliggjøring av kandidatene kunngjøres også navnene på forslagsstillerne 7. Valg av rektor gjennomføres som flertallsvalg. Kandidaten som har fått flest stemmer og mer enn 50 prosent av stemmene er valgt. Hvis ingen av kandidatene har oppnådd flertall av stemmene, avholdes nytt valg innen 14 dager mellom de to kandidatene som har fått flest stemmer i første valgomgang. Stemmene telles særskilt for følgende tre grupper, og vektes slik: fast og midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger: 60 prosent teknisk og administrativt tilsatte: 15 prosent studenter: 25 prosent Kapittel 3: Valg til Høgskolestyret 20 Høgskolestyrets sammensetning Styret ved og Vestfold består av: Rektor (styreleder), valgt for 4 år Tre medlemmer valgt blant undervisnings og forskerstillinger Ett medlem valgt blant teknisk administrative To medlemmer valgt blant studentene Fire eksterne representanter med vararepresentanter Ingen kan gjenvelges som styremedlem dersom vedkommende vil ha fungert i dette vervet i et sammenhengende tidsrom på 8 år ved begynnelsen av den nye valgperioden. 21 Valgform og valgtidspunkt. Forslag til eksterne kandidater 1. Valg av tilsatte avholdes i april eller mai. Valget foretas etter valg av rektor. Høgskolestyret fastsetter de nærmere valgdatoer og forslagsfrister. Valget foretas særskilt for de tre grupper av tilsatte, jf. 13, a) til c). Innenfor de enkelte grupper regnes hele institusjonen som en valgkrets. Valget gjennomføres som postvalg. 2. Valg av representanter for studentene avholdes i april eller mai. Valget avholdes etter valg av rektor. Studentparlamentet bestemmer valgoppgjørsmåte. Valgstyret fastsetter, i samråd med Studentparlamentet, nærmere regler for valget. 3. Rektor oppnevner en komité bestående av to vitenskapelig tilsatte, én teknisk administrativ tilsatt og én student, som har til oppgave å fremme forslag overfor Høgskolestyret på eksterne kandidater til Høgskolestyret. Komiteen skal fremme forslag på minst det antall kandidater departementet ber styret fremme. Rektor kan bestemme at komiteen skal fremme flere kandidater enn det departementet ber om. Det vises til lov om universiteter- og høyskoler 9-4 (5). 22 Valgbarhet for ledere Ved valg av representanter til Høgskolestyret er følgende ledere ikke valgbare: dekaner/ prodekaner, instituttledere/nestledere, høgskoledirektør, assisterende høgskoledirektør, avdelingsdirektører, internrevisor, jf. 6 punkt 4. Kapittel 4: Valg av medlemmer til fakultetsrådet

8 MØTEBOK 8 23 Sammensetning av fakultetsrådet Dekanen leder fakultetsrådet. Sammensetningen av fakultetsrådene vedtas som egen styresak. 24 Valggjennomføring 1. Valget avholdes normalt som elektronisk valg, men valgstyret kan bestemme at valget skal avholdes som postvalg eller urnevalg. 2. Valgene avholdes i oktober eller november. 25 Valgbarhet for ledere Ved valg av representanter til fakultetsrådet er følgende ledere ikke valgbare: instituttledere/nestledere. Se ellers 6, nr. 4. Kapittel 8: Utfyllende regler, ikraftsetting 26 Ikrafttreden og overgangsregler Bestemmelsene i dette reglement trådte i kraft 4. februar For valget som finner sted våren 2013 gjelder dette reglement med de tilpasninger som fremgår av møtebok fra Fellesstyret av 4. februar Fullmakt til rektor Rektor har fullmakt til å foreta mindre endringer i dette reglement. Styret orienteres om dette. ############################## Tillegg til Valgreglement for og Vestfold Fastsatt av Høgskolestyret med hjemmel i 11 nr 7 i lov om universiteter og høgskoler av 1. april 2005nr Tilleggsreglementets anvendelsesområde Bestemmelsene i dette tilleggsreglementet gjelder for valg av rektor og styret for og Vestfold. Bestemmelsene i dette reglement gjelder kun for valgene som finner sted i Fremgangsmåte ved preferansevalg av representanter Denne bestemmelsen utgår i sin helhet ved valg i Fremgangsmåte ved preferansevalg av enkeltrepresentanter Denne bestemmelsen utgår i sin helhet ved valg i Valgmåte og valgbarhet mv. for rektor Bestemmelsene i det ordinære reglement gjelder i sin helhet med unntak av bestemmelsen som lyder: «Ingen kan gjenvelges som rektor hvis vedkommende vil ha fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse.» Denne bestemmelsen utgår for valget i Styret gjør vedtak om rammen for arbeidsbetingelser og de kvalifikasjonskrav som skal ligge til grunn for komiteens arbeid. 20 Høgskolestyrets sammensetning Bestemmelsene i det ordinære reglement gjelder i sin helhet med unntak av bestemmelsen som lyder: Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. Denne bestemmelsen utgår for valget i 2013.

9 MØTEBOK 9 28 Representasjon fra begge de tidligere høgskolene Ved første valg i den nye institusjonen skal begge de tidligere høgskolene være representert i høgskolens styre. Minst én av representantene for undervisnings- og vitenskapelig stilling i styret skal komme fra hver av de tidligere høgskolene. Det skal velges én studentrepresentant fra hver av de tidligere høgskolene til styret. 29 Vekting av stemmer Det gis ulik vekting av stemmer ved valg av rektor, både for de ulike valgkretsene og for stemmer fra Høgkolen i Buskerud, og stemmer fra. Vekting av stemmer fra de to høgskolene er besluttet i «Avtale mellom og ; forutsetninger for gjennomføring av fusjonen» pkt. 4.4 andre avsnitt, og gjelder for første valg av rektor. Vekting skjer ved at stemmer fra x 1 og at stemmer fra x 1 x antall ansatte eller studenter ved delt på antall ansatte eller studenter ved. Vekting gjøres i forhold til valgkretsen. ############################## Sak 7/13 Oppnevning av valgstyret for HiBV Styret oppnevnte følgende valgstyret Medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Tor Erik Jensen (HiVe), høgskolelektor, Fakultet for teknologi og maritimestudier Susanne V. Knudsen (HiVe), professor, Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Hermann Smith-Sivertsen (HiBu), førsteamanuensis, Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger Ellen Rye (HiVe), seniorrådgiver i Fellestjenester utdanning Anne Kari Voldum Simonsen (HiBu), førstekonsulent, Administrasjonsasvdelingen Medlemmer fra studentene Marit Theiste Østlie (HiVe) Katrine Stjelja (HiBu) Herman Smith-Sivertsen oppnevnes som leder av valgstyret. Styreleder får fullmakt til å oppnevne nestleder. Sak 8/13 Godkjenning av rekrutteringsprosess og kvalifikasjonskriterier for rektor Styringsgruppe for faglig etablering hadde utarbeidet et forslag til kvalifikasjonskriterier for rektor. Forslagene til kriterier er ment å fungere som en rettesnor for et rekrutteringsutvalg som oppnevnes i forbindelse med valget til rektor Rekrutteringsutvalgets oppgave skal være å bidra til å få fram gode kandidater som kan stille til valg. Styrets vedtak er.

10 MØTEBOK 1 0 1) Fellesstyret oppnevner et rekrutteringsutvalg som ledes av styreleder for Fellesstyret. I tillegg oppnevnes to representanter fra Fellesstyret, en mann og en kvinne som representerer hver av høgskolene og en studentrepresentant oppnevnt i fellesskap av de to studentparlamentene ved og. 2) Fellesstyret ber de de to høgskolestyrene oppnevne hver sine representanter og koordinere kjønnsfordelingen seg i mellom. 3) Fellesstyret ber de to studentparlamentene i felleskap å foreslå en representant. 4) Fellesstyret ber rekrutteringsutvalget legge vekt på følgende kriterier når de søker etter kandidater til rektorvervet: kan vise til omfattende og vellykket ledelse av større kunnskapsorganisasjoner har evne til å representere høgskolen eksternt og kommunisere med samarbeidspartnere, politikere og offentligheten. har strategisk kompetanse og evne til å bygge felles kultur. har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig Protokolltilførsel Medlemmene Jan Mehlum, Solveig Østrem, Carsten Tobiassen og Maria-Karine Aasen- Svensrud ba om følgende protokolltilførsel til saken: Undertegnede vil reservere seg mot vedtak fattet i denne saken da vedtaket etter vår oppfatning strider mot generelle demokratiske prinsipper Sak 9/13 Godkjenning av milepælsplan for prosjekt Etablering av HiBV Styret ble presentert en milepælsplan som inneholdt de viktigste oppgaver som må gjennomføres i forbindelse med fusjonen. Fellesstyret godkjente administrasjonens forslag til milepælsplan for prosjekt Etablering av HiBv. Fellesstyret ber om å bli orientert om studentorganenes tilsvarende milepælsplaner. Sak 10/13 Budsjett for fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartementet har gitt bevilging til arbeidet med fusjon av HiBu og HiVe, i tillegg er det bevilget strategiske midler fra de to høgskolene. Totalt ble det lagt fram 17 mill. til fordeling til ulike tiltak. Styret vedtok: 1. Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 godkjennes. 2. Budsjettet med tilhørende planer rapporteres til Kunnskapsdepartementet innen 15. mars i tråd med tildelingsbrevet. 3. Det skal utarbeides en søknad om SAK midler som omtalt i saksfremlegget og i tråd med føringene i tildelingsbrevet til institusjonene for Fellesstyret forutsetter at disponeringen av strategiske midler avgjøres av Fellesstyret.

11 MØTEBOK 1 1 Sak 11/13 Avklaring av møtegodtgjørelse og registreringsrutiner for interne medlemmer i styret Ledd 3 utsatt fra styresak 6/ godtgjøring til medlemmer i Fellesstyret for og lyder: 3. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr år. Møtetid for teknisk/administrativt ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. Sak 12/13 Meldingssaker Styret tok de framlagte meldingssakene til etterretning. - Referat fra IDF-møte HiBV Referat fra møte i Saksforberedende organ (SO) OBS Møtet 28. oktober er flyttet til 23. oktober. Samme møtested Ref: JOS