Implementering av endret organisasjonsmodell SSHF 1.1.2016 Prosess og fremdriftsplan pr.19.05.16 SSHF Org.dir Nina Føreland Styremøte 19.5.16
Ny klinikkstruktur Administrerende direktør Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Klinikk for somatikk Arendal Klinikk for somatikk Kristiansand Klinikk for somatikk Flekkefjord Klinikk for psykisk helse Klinikk for prehospitale tjenester Medisinsk serviceklinikk
Endring av klinikkstruktur - status Tema Ansvar Oppstart Milepæler Effektuering Omlegging av dataprogrammer PWT 26.okt 01.jan 01.06.2016 Implementere ny modell for kvalitetsarbeid PE 26.okt 08.feb 01.06.2016 Sikre samarbeid på tvers av SSHF NFØ 17.des 24.06.2016 Revidere handlingsplan for KFH NFØ Implemenetering av revidert plan NFØ Enhetlig avdelingsstruktur NFØ 09.nov 03.02.2016 31.05.2016 Avdelingsjefer- tilsettinger klinikkdirektører avklare seksjon og enheter klinikkdirektører ROS-analyser Klinikkdirektører/org.dir Nye møtestrukturer pr.lokasjon Klinikkdirektører Etablere et felles system for medisinsk koding NFØ sikre tilstrekkelig lederstøtte,økonomi,adm. Klinikkdirektører/øk.dir Fordeling øk.rammer ny modell PQ 23.nov 17.des 01.03.2016 Styringsinformasjon PQ 23.nov 01.06.2016 Aktivitet, økonomi,hr 01.jun 01.01.2016 Ventelisteregistere 01.jun 01.03.2016 Kvalitetsindikatorer 01.des 01.06.2016 Samarbeid med TV/VO NFØ 09.nov 07.03.2016 31.05.2016
Status avdelingsstruktur SSA,SSF,SSK pr.18.5.16 Tema SSA SSK SSF PTSS Tilsetting av avd.sjefer 1. AIO 2. Kir.fag 3. Avd. spl/senger Nye møtestrukturer AMU, ledermøter/arenaer, KR, TV/VO Avklare seksjoner /enheter Herunder organisering av SEF ROS-analyser 1. Avd. spl/senger 2. Merkantil 3. AIO (Arendal) 1.ok 2 :utlysning 8/16 3. pågår - - pågår pågår pågår 1. Ok 2. Ok 3. Ikke gjennomført Sikre tilstrekkelig lederstøtte, økonomi og ledelse av kontortjeneste Etablere en modell for å sikre felles system for medisinsk koding, kvalitetssikring, opplæring og revisjon innen 8.6.16 Lederansvar kodekontor (avklares 8.6.16) p.t avd.sjef merkantil SSA Pågår Pågår Pågår Pågår Pågår pågår pågår
Etablere et system for medisinsk koding Mandat: SSHF skal ha en struktur for medisinsk koding der standardiserte rutiner bidrar til korrekt kodepraksis ved førstegangs registrering av koder. Rutinene skal sikre god kvalitet på: Journaldokumentasjonen Medisinske statistikker Innsatsstyrte inntekter Systemet skal ivareta Opplæring som sikrer korrekt primærkoding Løpende kvalitetssikring (sekundærkontroll) av Informasjon og opplæring ved endringer i regelverket Arena for kontroll, drøfting og utvikling Revisjoner Prosess: Styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsutvalg Arbeides ledes av org.avd v/ personalsjefen Ferdigstilles ca 8.6.16
Ny portal for SSHF styringsinformasjon Som et ledd i omorganiseringen av foretaket er det etablert en portal for styringsinformasjon til ledere. Portal for SSHF styringsinformasjon - Egen side for hver enkelt klinikk Portalen vil gi ledere på alle nivå tilgang til informasjon slik at de analysere driften og identifisere avvik og risikoområder dokumentere om iverksatte tiltak har effekt utvikle og forbedre drifte Løsningen skal på sikt erstatte dagens distribusjon av virksomhetsdata. Ledelsesrapporter innen Økonomi, Aktivitet og HR (første fase)
Tilgang og opplæring Tilgang: - Ledere på nivå 4 og 5 registrerer seg selv som brukere via brukerveiledning ila april/mai. - FTV/HTV Opplæring: - Opplæringsvideo og brukerveiledning utarbeides - Kurs registrert i Læringsportalen: - SSK: UV-senteret 18. mai. - SSA: Auditoriet 11. mai. - SSF: Auditoriet 20. mai - Kurs på 45 min som går flere ganger disse dagene - Opplæringen vil fokusere på bruk av ledelsesrapportene og hvordan raskt og effektivt analysere tall per måned mot budsjett og forrige år - Pr. 19.5 har 100 antall ledere og TV
Samarbeid mellom arbeidsgiver og TV Utarbeidelse av avtale som regulerer samarbeidet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte Prosess Egen arbeidsgruppe sammensatt av arbeidsgiverrepresentanter og TV Frist 31.5.16
Sikre samarbeid på tvers av SSHF Jfr styrevedtak 15.10.15 Driftsavtaler Klinikkdirektører - inngått Avd.sjefer - pågår Seksjonsledere / enhetsledere ikke inngått Kultur for helhet satsningsområde 2 i strategiplan 15-17 Prosess Oppdatering/revidering av handlingsplan Mål delmål suksessfaktorer drivere - tiltak indikatorer ansvarlig leder Sendt på høring 9.5, men høringsfrist 10.6 Behandles og vedtas av adm.dir 20.juni-16
Kultur for helhet 2015-2017 Revidert handlingsplan Organisasjonsdirektør Nina Føreland Kristiansand 19.mai 2016
Handlingsplan Videreføring av mål ble godkjent av adm.dir høsten 2015 Redusert fra 5 til 4 mål Utgår: Godt omdømme hvor befolkningen og omgivelsene forholder seg til SSHF som en enhet Tiltak i mål 5 er integrert i mål 1 og 4 Redusert antall tiltak Innarbeidet punkter fra ROS-analysen 6.okt 2015
Mål Delmål Suksesskriterier Drivere Tiltak Indikatorer Struktur
1. Hovedmål 1. Likeverdig tilbud til alle pasienter i Agder Delmål: Aktivitet til delmål: Tid: Status: 1. All pasientbehandling skal være av høy kvalitet og baseres på nasjonale og internasjonale standarder 1a. Alle fagområder arbeider med å måle og dokumentere kvalitet 1b.Fagfolk fra ulike lokasjoner skal sammen utarbeide minst tre like behandlingslinjer per år Kontinuerlig Årlig I prosess I prosess 2a.Utarbeide felles prosedyrer på tvers av lokasjoner Kontinuerlig I prosess 2. Der samme tilbudet gis flere steder i Agder, skal tilbudet ha like god kvalitet uavhengig av lokasjon 2b.Implementere felles ventelister per fagområde (ortopedi/gastro/ønh/gyn) 2016 I prosess 2c.Ved nyanskaffelser skal medisinsk teknisk utstyr innen samme fagområde harmoniseres og vurderes Kontinuerlig I prosess 3. Sikre forankring av endringer i lokalbefolkningen 3. Regelmessige møter med politisk miljø - Sørlandsbenken - SSK - SSA - SSF 2 ganger årlig 2 ganger årlig 4 ganger årlig 4 ganger årlig I prosess
2. Hovedmål 2. Robuste fagmiljøer på tvers i SSHF Delmål: Aktivitet til delmål: Tid: Status: 1a. Fagråd på tvers av lokasjoner Kontinuerlig I prosess 1. Sikre robuste fagmiljøer som har nødvendig kompetanse, bredde og kapasitet slik at pasientene i Agder får best mulig behandling og pleie. 1b. Avtale og sikre utdanning av LIS-leger i SSHF, med fokus på utdanningsløp på tvers av lokasjoner 1c. Avtale og sikre utdanning av ABIO med fokus på utdanningsløp som må gjennomføres på tvers 1d. Strukturert og planlagt personellutveksling mellom lokasjoner innenfor samme fagområde 2016/17/18 I prosess 2016/17/18 Utført Kontinuerlig Ikke utført 1e. Strukturert og planlagt ambulering mellom lokasjoner innenfor samme fagområde Kontinuerlig I prosess 2. Etablere så store fagmiljøer at de samlet også i fremtiden tilfredsstiller nasjonale veiledere og prioriteringsforskrifter (eks. fødeog traumeveileder og miljøsertifisering) 2a. Fagutvikling på tvers av lokasjoner innenfor fagområdene ved felles undervisning 2b. Utarbeide avtale mellom SSHF og OUS (Gruppe 1) Kontinuerlig I prosess 2016 Utført
3. Hovedmål 3. God virksomhetsstyring hvor Agderperspektivet ligger til grunn Delmål: Aktivitet til delmål: Tid Status: 1. Økt vekt på at den enkelte leder har ansvar for egen enhet og et medansvar for helheten i SSHF 1a. Videreutvikle lederutviklingsprogram 1b. Økt bruk av benchmarking og analyser internt og eksternt 2016 Utført 2016/17/18 I prosess 2a. Utarbeide felles overordnede dokumenter for virksomhetsstyring 2016 Utført 2b. Implementering til ledere og tillitsvalgte 2016 I prosess 2. Skape en felles forståelse hos alle ledere og medarbeidere 2c. Utarbeide ny ledelses- og - informasjonssystem - aktivitet/hr/økonomi - ventelisteregisteret - kvalitetsindikator 2016-17 I prosess 2d. Implementere 2016-17 I prosess 2e. Opplæring i GAT-analyse 2016 Ikke utført
4. Trygge medarbeidere og et godt arbeidsmiljø Delmål: 1. Medarbeidere har respekt for hverandre på tvers av fagområder, lokasjoner og yrkesgrupper. Aktivitet til delmål: 1.??? Tid: Status: 2016 Ikke utført 2a. Ny organisering av tillitsvalgte og verneombud 2016/17/18 I prosess 2. Arbeidsgiver, medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud skaper og opprettholder et godt samarbeid og løser eventuelle problemer på en konstruktiv måte. 2b. Gjennomføring av MU og Pasientsikkerhetsundersøkelse Årlig Ikke utført 2c. Implementere tiltak foreslått i sykefraværsprosjekt? Ikke utført 3a. Synliggjøre virksomheten gjennom to artikler per klinikk hvert halvår 2016/17/18 I prosess 3. Medarbeidere, tillitsvalgte og ledere på alle nivåer er med på å bygge tillit i befolkningen. 3b. Ny felles publiseringsløsning 42675 I prosess 3c. Forbedre internettsidene til SSHF 2016 I prosess
Prosess 6.mai utkast oversendes adm.dir, ledergruppen og tillitsvalgte 9.5 10.6 Høring i klinikkene Mai/juni klinikkmøter Orientering og diskusjon SSF 31.5 KPH 14.6 18.mai dialogmøte med TV og HAMU 30.juni OKU 1.juni dialogmøte med TV 10.juni frist for innspill 14.juni brukerutvalg 14.juni dialogmøte med TV- revidert plan etter innspill 15.juni orientering til styret 20.juni vedtas i adm.dir sitt ledermøte
Innspill og diskusjon 4 hovedmål (reduksjon av mål 5) Tiltak med særlig vekt på Mål 1, tiltak 1a,b,c Mål 4, tiltak 1 Andre tiltak Unødvendige tiltak Brukerperspektivet Definering av fagområder i ulike tiltak Kvalitetsindikatorene Hvor detaljert skal de være? Hva er riktige indikatorer
Evaluering Revisjonsrapport SSHF HF 6/2016 Gjennomført mars-april, får rapport mai-2016 Problemstilling: Er arbeidet med virksomhetsstyring i SSHF innrettet slik at det understøtter mål med endret organisasjonsmodell? 7 revisjonskriterier Organisasjonspsykologi studieoppgave våren 2016 Tema ikke spisset og avklart