Versjon 1.3 07.06.2016 Prosedyreregler for konkurranse Rammeavtale avvikstransport
INNHOLD INNHOLD... 1 1 INNLEDNING... 3 1.1 INVITASJON OG REGELVERK... 3 1.2 DENNE RAMMEAVTALEN OG DENS KONTRAKTER... 3 1.3 DEFINISJONER AV BEGREPENE I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 1.4 OM RUTER... 5 1.5 RAMMEAVTALENS ØKONOMISKE OMFANG... 6 1.6 ANDRE OPERATØRER I RUTERS GEOGRAFISKE OMRÅDE... 6 1.7 RAMMEAVTALENS VARIGHET... 6 1.8 FRISTER FOR KONKURRANSEN... 6 1.9 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING... 7 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 2.1 TILGANG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 2.2 SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 2.3 TILBUDSKONFERANSE... 8 3 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 8 3.1 GENERELT... 8 3.2 SPRÅK... 8 3.3 ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET... 8 3.4 TILBUDETS OPPBYGNING... 8 3.5 TILBUDSBREV... 9 3.6 OPPDRAGSBESKRIVELSE (VEDLEGG 1)... 9 3.7 MATERIELLBESKRIVELSE (VEDLEGG 2)... 9 3.8 TILBUDSSKJEMA FOR GODTGJØRELSE (VEDLEGG 3)... 10 3.9 DATABEHANDLERAVTALEN (VEDLEGG 4)... 10 3.10 REGLEMENT FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER (VEDLEGG 5)... 10 3.11 HANDLINGSREGLER FOR LEVERANDØRER (VEDLEGG 6)... 10 4 INNLEVERING AV TILBUD... 10 4.1 TILBUDSFRIST... 10 4.2 INNLEVERINGSSTED... 10 5 BEHANDLING AV TILBUDET... 11 5.1 TILBUDSREGISTRERING... 11 5.2 TILBUDSÅPNING... 11 5.3 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD... 11 5.4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER... 11 5.5 INNSYN... 12 6 AVVISNING... 13 7 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE... 13 8 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE... 13 8.1 TILDELINGSKRITERIER I DENNE KONKURRANSEN... 13 8.1.1 Kontrakt A... 13 8.1.2 Kontrakt B til D... 14 8.1.3 Kontrakt E... 15 07.06.2016 Side 1 av 16
9 AVROPSMEKANISMER... 15 10 AVTALEINNGÅELSE... 15 07.06.2016 Side 2 av 16
1 INNLEDNING 1.1 Invitasjon og regelverk Ruter inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud i konkurransen om rammeavtale avvikstransport. Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr. 403. Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling, jf. forsyningsforskriften 5-1. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Ruter. 1.2 Denne rammeavtalen og dens kontrakter Hensikten med denne rammeavtalen er å kunne nyttiggjøre seg eventuell tilgjengelig kapasitet i markedet for behov Ruter har utover de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp. Dette gjelder blant annet, men ikke uttømmende, kapasitet ut over det materiellet som er i trafikk på eksisterende kontrakter for Ruter på det gjeldende tidspunktet, samt kapasitet blant operatører som ikke har kontrakt med Ruter om et ruteområde. Rammeavtalen må ikke forveksles med den tidligere utsendte anmodningen om endring av øvrige, eksisterende kontrakter Ruter har med sine operatører, samt Oppdragsgivers mulighet til midlertidig å endre kjøreoppdraget i et ruteområde i nyere kontrakter. Rammeavtale for busstjenester kommer til anvendelse i de situasjonene Oppdragsgiver har behov for å anskaffe transporttjenester som går ut over rammene i de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp. Oppdragsgiver mottar med ujevne mellomrom henvendelser fra andre aktører i kollektivtrafikken om bistand til erstatnings- eller tilleggstrafikk i tillegg til henvendelser om transportløsninger ved større arrangementer. Oppdragsgiver er positivt innstilt til å bistå i disse situasjonene. Det kan også bli aktuelt å foreta avrop på denne rammeavtalen for å dekke transportbehov i slike situasjoner. Behovene kan oppstå plutselig og være ikke-planlagt, eller de kan være planlagt. Behovene vil være ulike avhengig av situasjon. Ruter har imidlertid behov for én kontrakt med leveringsforpliktelse i ikke-planlagte situasjoner for å være sikker på å kunne dekke et minimumsbehov for avvikstransport til enhver tid. Av den grunn er rammeavtalen delt inn i fem kontraktstyper: 07.06.2016 Side 3 av 16
Oversikt over kontraktene under rammeavtalen: Avropsmekanisme Særpreg Avropssituasjon Kontrakt A Kontrakt B Kontrakt C 1 og 2 Ikkeplanlagte oppdrag Vinneren av konkurransen om denne kontrakten Eksklusiv. Ikkeplanlagte oppdrag med behov for Minibuss ut over det behovet som dekkes av kontrakt A Kontakt etter rangering i konkurransen om denne kontrakten, best rangerte Operatør som kan møte Oppdragsgivers behov. Parallell. Ikkeplanlagte oppdrag med behov for Ordinær buss ut over det behovet som dekkes av kontrakt A Kontakt etter rangering i konkurrans en om denne kontrakten, best rangerte Operatør som kan møte Oppdragsgivers behov. Parallell. Kontrakt D 1, 2 og 3 Planlagte oppdrag med anslått verdi opp til 500 000 kroner. Kontakt etter rangering på liste eller minikonkurranse etter oppdragsgivers skjønn Parallell. Kontrakt E Planlagte oppdrag med anslått verdi over 500 000 kroner. Minikonkurranse Parallell. Leveringsforpliktelse for avrop innenfor de minstekrav som stilles i konkurransen. Garantert minstegodtgjørelse for beredskap. Liste med flere Operatører som tilbyr Minibuss. Ingen leveringsforpliktelse før aksept av avrop. Ingen garantert minstegodtgjørelse. Liste med flere Operatører som tilbyr Ordinær buss. Ingen leveringsforpliktelse før aksept av avrop. Ingen garantert minstegodtgjørelse. Det utarbeides en rangert liste etter konkurransen om denne kontrakten, men Oppdragsgiver står fritt til å heller avholde minikonkurranse. Ingen garantert minstegodtgj ørelse. Alle som oppfyller minstekrave ne i kontrakten tildeles kontrakten. Det avholdes minikonkurranse for hvert Oppdrag. Ingen garantert minstegodtg jørelse. 07.06.2016 Side 4 av 16
For kontrakt B skal det tilbys Minibuss. For kontraktene C og D skal det leveres særskilte priser for henholdsvis (i) normalbuss/boggibuss og (ii) leddbuss. For kontrakt D kan det også leveres priser for (iii) Minibuss, slik som for kontrakt B. Det foretas selvstendige rangeringer av tilbudene, slik at det blir en egen liste under rammeavtalen av Operatører som tilbyr normalbuss/boggibuss, benevnt som kontrakt C1 og D1, en egen liste under rammeavtalen av operatører som tilbyr leddbuss, benevnt som kontrakt C2 og D2 og egne lister for operatører som tilbyr Minibuss, benevnt B og D3. Tilbydere står fritt til å delta i konkurransen om én, flere eller samtlige kontrakter. Ved særskilt store og/eller uforutsette oppdrag kan det bli behov for å gjennomføre avrop hvor flere tilbydere blir tildelt deler av oppdraget. 1.3 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget KGL Minibuss Ordinær buss Oppdrag Oppdragsgiver Operatør(er) Vogntime Konkurransegrunnlaget, dvs. prosedyrebeskrivelse, kontrakten med tilhørende vedlegg Buss med mer enn 7 seter i tillegg til plass til rullestol eller barnevogn Buss med minimum 28 sitteplasser Den ytelsen som leveres av en Operatør i henhold til en bestilling (avrop) på rammeavtalen Ruter As, forkortet til Ruter. Ruter vil være avtalepart for operatørene som inngår rammeavtale om avvikstransport Selskap(er) som inngår rammeavtale om avvikstransport. Tid bussen er tilgjengelig for oppdragsgiver uten fast oppsatt kjøring. Regnes fra bussen kjører fra garasjeanlegget til den er tilbake igjen etter endt oppdrag. 1.4 Om Ruter Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre 07.06.2016 Side 5 av 16
hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og staten. Oppdragsgiver er i nå i en fase der det skal etableres en samordningssentral for overvåking og håndtering av utforutsette hendelser i kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Denne sentralen har arbeidstittelen informasjon og samordningssentral (IOSS). IOSS oppgaver vil, i situasjoner med uforutsette og/eller spesielle hendelser, omfatte en samordning av kollektivtrafikkens innsats for å løse den oppståtte situasjonen på en måte som gjør at Oppdragsgivers samfunnsoppdrag blir løst på en best mulig måte for samfunnet og kundene. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: http://www.ruter.no 1.5 Rammeavtalens økonomiske omfang Ruter har ikke hatt en slik rammeavtale tidligere. Rammeavtalen vil imidlertid dekke behovene ut over de ordinære busskontraktene i spesielle situasjoner, og det økonomiske omfanget er således svært vanskelig å anslå. 1.6 Andre operatører i Ruters geografiske område Operatøren gis ingen enerett til kontraktkjøring for Oppdragsgiver. 1.7 Rammeavtalens varighet Den parallelle rammeavtalen inngås med en varighet på ett (1) år, med tentativ oppstart 01.09.2016 og utløp 30.08.2017. I tillegg har Oppdragsgiver opsjon på forlengelse i 1 + 1 + 1 år. 1.8 Frister for konkurransen Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Tilbudskonferanse 13. april 2016 Kl. 09.00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget 20. mai 2016 Kl. 12.00 25. mai 2016 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 27. mai 2016 Kl. 12.00 Forhandlinger Uke 23, 25 og evt. 27. Vedståelsesfrist 2. oktober 2016 Oppstart av Oppdraget 1. september 2016 07.06.2016 Side 6 av 16
Forhandlingene med tilbyderne er planlagt i ukene 23, 25 og evt. 27. Tildeling planlegges i slutten av juni/begynnelsen av juli, med signering av kontrakt i løpet av juli. Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende. 1.9 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til rammeavtalen inngås. 2. Rammeavtalen som angir betingelser for avrop/bestillinger, som angir vilkår for Oppdraget og som regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør. Rammeavtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Tilbudsskjema på godtgjørelse Databehandleravtale Reglement for behandling av person- og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Handlingsregler for Ruters leverandører 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse: http://www.ruter.no/kollektivanbud, se «Pågående anbud». 2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbyderne plikter å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis. Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse http://www.ruter.no/kollektivanbud, se «Pågående anbud». Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra Tilbydere gjennom denne 07.06.2016 Side 7 av 16
nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Oppdragsgiver anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse og meddelt under forhandlingene. 2.3 Tilbudskonferanse Oppdragsgiver inviterer Tilbydere til en tilbudskonferanse onsdag 13. april 2016 kl. 09.00 i Ruters servicesenter (gml. Trafikanten), Jernbanetorget 1 i Oslo sentrum. Kvalifiserte tilbydere har anledning til å stille med inntil 6 personer fra hvert selskap. Påmelding sendes til e-post adresse: bussanbud@ruter.no innen kl. 12:00 den 11. april 2016. 3 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 3.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som Oppdragsgiver foretar i tilbudsfasen vil bli meddelt innen 5 dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av Oppdragsgiver på nettsiden www.ruter.no/kollektivanbud 3.2 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 3.3 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punktene nedenfor. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnepinne skal hvert av punktene være et eget dokument eller i en egen mappe. 3.4 Tilbudets oppbygning Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og nummerert skilleark mellom hvert vedlegg: Tilbudsbrev med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Tilbyders aksept av Oppdragsbeskrivelse med utfylt løsningsbeskrivelse, jf. punkt 8.2 / 8.3 For kontrakt A: Tilbyders beskrivelse av tilbudt materiell og utfylt materiellskjema jf. Bilag 2 Busskjema 07.06.2016 Side 8 av 16
For kontrakt B-E: Bekreftelse på at materiell som blir tilbudt i Rammeavtalen fyller minimumskravene i materiellbeskrivelsen Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Tilbydes svar på tilbudsskjema på godtgjørelse Tilbyders bekreftelse på aksept av Databehandleravtale Tilbyders bekreftelse på aksept av Reglement for behandling av person- og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Tilbyders bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i dette punktet, kan ikke forvente at dokumentasjonen som er levert på en annen måte vil bli vurdert. 3.5 Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Rammeavtalen Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik i samsvar med kravene i punkt 5.3 Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 1.8. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. 3.6 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet som gis er basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Leverandøren skal fylle ut løsningsbeskrivelse i henhold til punkt 8.2 / 8.3. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå i samsvar med kravene i punkt 5.3. 3.7 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbudet for kontrakt A skal inneholde en beskrivelse av hvilket konkret materiell som tilbys under kontrakt A, sammen med utfylt busskjema jf. Bilag 2. Tilbyder skal for kontrakt B-E bekrefte at de vil tilby busser som oppfyller materiellbeskrivelsens minstekrav i Vedlegg 2 under Rammeavtalen. 07.06.2016 Side 9 av 16
3.8 Tilbudsskjema for godtgjørelse (Vedlegg 3) Tilbyder skal fylle inn priser i alle «prisfeltene» i tabellene. Merk at tilbudsskjemaet inneholder ulike faner for de ulike kontrakter. 3.9 Databehandleravtalen (Vedlegg 4) Bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen skal vedlegges. Databehandleravtalen skal signeres ved kontraktsignering 3.10 Reglement for behandling av personopplysninger (Vedlegg 5) Bekreftelse på aksept av Reglement for Behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter skal vedlegges. 3.11 Handlingsregler for leverandører (Vedlegg 6) Bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører skal vedlegges. 4 INNLEVERING AV TILBUD 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt på Innleveringsstedet senest 27. mai 2016 kl. 12.00. Tilbudet merkes: «Rammeavtale avvikstransport 2017». Tilbud som mottas etter tilbudsfristen 27. mai 2016 kl. 12.00, vil bli avvist. 4.2 Innleveringssted Prekvalifiserte tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Tilbudet kan sendes som vanlig post til Ruter, men postkvittering eller annet som skal vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt som bevis for rettidig levert tilbud. Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As Dronningensgate 40, 4. etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO 07.06.2016 Side 10 av 16
5 BEHANDLING AV TILBUDET 5.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift. Se også punkt 5.3 nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlagets beskrivelse av oppdraget eller tilbyder tar forbehold mot bestemmelser i kontrakten, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket/forbeholdet gjelder. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold. 5.4 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Alle Tilbydere vil bli kalt inn til minimum 1 forhandlingsrunde, og alle Tilbydere vil få anledning til å revidere sine tilbud. Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for tilleggsopplysninger og/eller avklaringer vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra Tilbyder. 07.06.2016 Side 11 av 16
Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene, herunder kravene til likebehandling, forutsigbarhet, transparens og god forretningsskikk. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i faser for kontrakt A. I denne kontrakten vil det også i forhandlingene bli avgjort hvilket antall busser som skal stilles til rådighet. Antallet vil være mellom 3 5 busser. Forhandlinger for øvrige kontrakter B E vil ikke skje i faser, men avsluttes når oppdragsgiver anser at tilbudene er forbedret til et tilfredsstillende nivå. Gjennomføringen av forhandlinger i faser for kontrakt A innebærer at tilbyderne må være forberedt på at Oppdragsgiver reduserer antall tilbud det forhandles med underveis i forhandlingene. En reduksjon av antall tilbud vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jf. punkt 8.1. Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Tilbydere vil få tilbakemelding på tilbudt pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen for hver enkelt priskategori/enkeltpriser er «i øvre/midtre/nedre sjikt» (forutsatt 3 eller flere tilbud) Tilbydere vil deretter få mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av et revidert tilbud. 5.5 Innsyn Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved innlevering den 18. mai 2016. Tilbydere skal først levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt. Sladdet tilbud skal leveres på en minnepinne (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig) som inneholder all dokumentasjon slik det fremgår av punkt 4. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. Ruter forbeholder seg retten til å oppgi hvilke selskaper som har vært med i denne konkurransen, samt hvilket prisnivå tilbudene lå i. Ruter vil offentligjøre hvilke selskaper som det er inngått kontrakter med på de ulike kategoriene, hvor mange busser som tilbys, samt hvilken prioritet det enkelte selskap har. Ved hver enkelt mini konkurranse forbeholder Ruter seg retten til å oppgi hvilke selskaper som har vært med i konkurransen, hvilken samlet pris det enkelte selskap tilbød (kontraktens verdi), samt hvilket selskap(er) det er inngått kontrakt med. 07.06.2016 Side 12 av 16
6 AVVISNING Det er ikke anledning til å ta avvik eller forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige avvik eller forbehold, vil bli avvist. Et tilbud kan dessuten avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 7 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Det gjøres oppmerksom på at Ruter er under budsjettmessige begrensninger for Rammeavtalen. Dersom tilbudene overskrider budsjett vil dette være saklig grunn for avlysning. Oppdragsgiver har rett til å forkaste alle tilbud om resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 8 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE 8.1 Tildelingskriterier i denne konkurransen 8.1.1 Kontrakt A Kontrakt A tildeles den tilbyder som etter Oppdragsgivers vurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på tildelingskriteriene nedenfor. Kriterienes vekt er angitt i kolonne 2. Hvilke sider ved tilbudet som vurderes fremgår av kolonne 3, med utdypninger i teksten nedenfor. Hvor dokumentasjonen skal leveres fremgår av kolonne 4. Hvis en tilbyder har gitt opplysninger av betydning for oppfyllelsen av et tildelingskriterium på et annet sted enn det som er angitt i kolonne 4, forbeholder Ruter seg retten til å kunne legge vekt på denne informasjonen så sant den er relevant for oppfyllelsen av det aktuelle tildelingskriteriet. Tilbyderne kan imidlertid ikke forvente eller kreve at Ruter skal fange opp eller legge vekt på informasjon som er gitt et annet sted enn det som er angitt i kolonne 4. 1 - Tildelingskriterier 2- Vekt 3 Oppdragsgivers vurdering Pris/godtgjørelse 70 % Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris 4- Tilbudsvedlegg Vedlegg 3 Fortrinnsvis tilbudsbrevet 07.06.2016 Side 13 av 16
1 - Tildelingskriterier 2- Vekt 3 Oppdragsgivers vurdering 4- Tilbudsvedlegg Kvalitet: 30 % - Tilbudt materiell (20 %) Besvarelse av materiellbeskrivelse og utfylt busskjema for tilbudt materiell. Kvalitet utover minstekrav og kapasitet på de tilbudte busser vil bli vurdert her. Vedlegg 2 med bilag. - Løsningsbeskrivelse (10 %) Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse punkt 8.2 og 8.3. Vedlegg 1 Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Fortrinnsvis tilbudsbrevet I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Tilbyderne må påregne at hele poengskalaen vil bli benyttet i bedømmelsen av tilbudene. I evalueringen av tildelingskriteriet Pris/godtgjørelse vil tilbudet med den laveste prisen få 10 poeng. I evalueringen av de øvrige tildelingskriteriene vil 10 poeng reserveres til tilbud med særdeles gode løsninger. Tilbudenes innhold avgjør om noen av tilbudene oppnår 10 poeng på ett eller flere av disse tildelingskriteriene. 8.1.2 Kontrakt B til D Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles kontrakt B til D. Tilbydere innenfor kontrakt B-D rangeres etter tildelingskriteriene nedenfor. For kontrakt B skal det tilbys Minibuss. For kontraktene C og D skal det leveres særskilte priser for henholdsvis (i) normalbuss/boggibuss og (ii) leddbuss. For kontrakt D kan det også leveres priser for (iii) Minibuss, slik som for kontrakt B. Det foretas selvstendige rangeringer av tilbudene, slik at det blir en egen liste under rammeavtalen av Operatører som tilbyr normalbuss/boggibuss, benevnt som kontrakt C1 og D1, en egen liste under rammeavtalen av operatører som tilbyr leddbuss, benevnt som kontrakt C2 og D2 og egne lister for operatører som tilbyr Minibuss, benevnt B og D3. Kriterienes vekt er angitt i kolonne 2. Hvilke sider ved tilbudet som vurderes fremgår av kolonne 3, med utdypninger i teksten nedenfor. Hvor dokumentasjonen skal leveres fremgår av kolonne 4. 07.06.2016 Side 14 av 16
Hvis en tilbyder har gitt opplysninger av betydning for oppfyllelsen av et tildelingskriterium på et annet sted enn det som er angitt i kolonne 4, forbeholder Ruter seg retten til å kunne legge vekt på denne informasjonen så sant den er relevant for oppfyllelsen av det aktuelle tildelingskriteriet. Tilbyderne kan imidlertid ikke forvente eller kreve at Ruter skal fange opp eller legge vekt på informasjon som er gitt et annet sted enn det som er angitt i kolonne 4. 1 - Tildelingskriterier 2- Vekt 3 Oppdragsgivers vurdering Pris/godtgjørelse 90 % Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris 4- Tilbudsvedlegg Vedlegg 3 Fortrinnsvis tilbudsbrevet Kvalitet 10 % - Løsningsbeskrivelse Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse punkt 8.2 Vedlegg 1 I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Tilbyderne må påregne at hele poengskalaen vil bli benyttet i bedømmelsen av tilbudene. I evalueringen av tildelingskriteriet Pris/godtgjørelse vil tilbudet med den laveste prisen få 10 poeng. I evalueringen av de øvrige tildelingskriteriene vil 10 poeng reserveres til tilbud med særdeles gode løsninger. Tilbudenes innhold avgjør om noen av tilbudene oppnår 10 poeng på ett eller flere av disse tildelingskriteriene. 8.1.3 Kontrakt E Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles kontrakt E. 9 AVROPSMEKANISMER Avropsmekanismer følger av Rammeavtalen punkt 7. 10 AVTALEINNGÅELSE Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt til Rammeavtalens kontrakter og deres innbyrdes rangering. Det vil bli gitt en 07.06.2016 Side 15 av 16
klagefrist på 14 kalenderdager. Kontraktene vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. 07.06.2016 Side 16 av 16