MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 10.02.2015 Tidspunkt: 15:30 Vararepresentanter møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall må meldes snarest på skjema http://goo.gl/bihiib, på www.askoy.kommune.no Lokaldemokrati Politisk møtekalender Skjema eller på tlf. 56 15 80 25. Kleppestø 03.02.2015 Siv Høgtun Ordfører Side1
Side2
SAKSLISTE Utvalgssaksnr PS 14/15 PS 15/15 Innhold U.off. Arkivsaksnr GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL PS 16/15 Politisk styringsmodell fra høsten 2015 BDO vil redegjøre for rapporten i møtet PS 17/15 PS 18/15 PS 19/15 PS 20/15 Ask menighetshus - søknad om kommunal garanti for banklån vedr. oppgradering Vurdering av behov for rullering av kommuneplanens arealdel Etablering av aktivitetssenter for eldre i Askøy kommune Høringsuttalelse - Overføring av skatteoppkrevingen til Skatteetaten 2015/827 2014/8303 2015/596 2014/6884 2013/1580 PS 21/15 Orientering om fagområdet anskaffelser 2015/406 PS 22/15 Kommunale og fylkeskommunale reglementer om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter 2015/765 PS 23/15 Politisk møteplan høsten 2015 2014/6252 PS 24/15 PS 25/15 PS 26/15 PS 27/15 Overdragelse av Florvågvegen 3 AS til Askøy Kommunale eiendomsselskap AS Statsbudsjett 2015 - konsekvenser av budsjettavtalen mellom H, FrP, KrF og V Sambandet Vest AS - Ny aksjekapital for videre drift av selskapet MELDINGER 2014/5378 2015/837 2013/1857 RS 10/15 Status salg kommunale eiendommer 2013/10158 RS 11/15 RS 12/15 RS 13/15 RS 14/15 RS 15/15 Høring - Forslag til lovendring - Oppheving av kommuneloven kap. 5B - Samkommune Høring Forslag om endring i straffeloven 1902 og 2005 - Forbud mot organisert tigging Status for arbeidet med helhetlig ROS i Askøy kommune Invitasjon til deltakelse i mulighetsstudie "Mulige samarbeidsløsninger for brann- og redningstjenesten i bergensregionen" VS: Påminnelse - Bli med til verdens største sjømatmesse i Brussel 2015 2014/9102 2014/4699 2013/8257 2013/3275 2013/2444 RS 16/15 Plan 213 Kleppestø sentrum områdeplan 2013/1601 RS 17/15 Økonomirapportering i 2015 2015/737 RS 18/15 Budsjett 2016 - Økonomiplan 2016-2019. Aktivitetsog tidsplan 2015/738 RS 19/15 Byggeprosjekter påklaget av Eliassen - Kostnader 2013/5068 Side3
Side4
PS14/15GODKJENNINGAVINNKALLINGOGSAKSLISTE PS15/15GODKJENNINGAVPROTOKOLL Side5
POLITISK STYRINGSMODELL FRA HØSTEN 2015 Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 16/15 10.02.2015 Kommunestyret Saksbehandler: Else Kvernøy Bjørkhaug Arkivsaknr.: 2015/827-1 RÅDMANNENS INNSTILLING: Rapporten legges fram til politisk behandling SAMMENDRAG Konsulentrapport om framtidig politisk styringsmodell i Askøy, etter høstens kommunevalg. Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Formannskap og kommunestyre Videre saksgang: - Saksopplysninger: På bakgrunn av intensjonsforslag i kommunestyret i desember 2013 oversendte formannskapet i møtet 14.01.14 følgende intensjonsforslag til rådmannen: Formannskapsmodell parlamentarisme: Det lages en sak hvor man vurderer ulike sider ved at kommunen går over fra formannskapsmodell til parlamentarisme. Saken legges frem for politisk behandling I Formannskapets møte 17.03.2014 ble det fattet slikt vedtak: Side6
Det nedsettes et utvalg bestående av F-AU og formannskapets medlemmer fra V og KrF, som sammen med rådmannen får i oppgave å utrede om og hvordan Askøy kan organiseres etter en parlamentarisk modell. Det må fremkomme fordeler og ulemper opp mot en formannskapsmodell. Det må synligjøres kostnader/besparelser med en slik modell. Rådmannen stiller administrasjon og sekretariat til disposisjon til utredningen. Utredningen legges frem for politisk behandling tidlig høst 2014. Arbeidsutvalget besluttet at det skulle innhentes ekstern konsulenthjelp til arbeidet, dette ble meldt formannskapet i møtet 23.09.14. Etter en mini-konkurranse ble BDO valgt til dette utredningsarbeidet. Det har vært gjennomført intervju med ordfører, varaordfører, gruppeledere, ledere for utvalg og råd, rådmann, fagsjefer, tillitsvalgte, arbeidsutvalg og koordinator for ungdommens kommunestyre samt politisk sekretariat. 14.01. og 21.01 gjennomførte BDO workshop med arbeidsutvalget. I kommunestyrets møte 30.10, 14, sak 114/14, ble fremmet forslag om innføring parlamentarisk styreform. Dette forslaget fikk 6 stemmer mens 28 stemte mot. Rapporten fra BDO vedlegges. Vurdering: Administrasjonen mottok rapporten i dag 03.02. og det har derfor ikke vært anledning å sette seg inn i den. Rådmannen vurderer dessuten dette som en sak politikerne selv må konkludere i og finner det derfor riktig å legge fram saken uten tilråding. Folkehelseperspektiv: - Kleppestø, 03.02.15 Odd Magne Utkilen Rådmann Side7
Rapport Ny politisk styringsmodell i Askøy kommune Oslo, 3. februar 2015 Rapport Side8
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning... 3 1.1. Bakgrunn og oppsummering... 3 1.2. Mandat og problemstilling... 4 1.3. Avgrensning... 4 1.4. Metode... 4 2. Om kommunale styringsmodeller... 6 2.1. Om kommunal organisering og styring... 6 2.1.1. Kommunestyret og administrasjonen... 6 2.2. Formannskapsmodellen... 7 2.2.1. Overgang til mer strategisk styring... 9 2.2.2. Parlamentarisk modell... 11 3. Faktabeskrivelse... 12 3.1. Avgjørelsesmyndighet i dagens politiske styringsmodell... 12 3.1.1. Kommunestyret... 13 3.1.2. Formannskapet... 13 3.1.2.1. Formannskapets arbeidsutvalg... 13 3.1.3. Administrasjonsutvalget... 13 3.1.4. Andre råd, utvalg og nemnder... 14 3.1.5. Ungdommenes kommunestyre... 14 3.1.6. Utvalgene... 14 3.1.6.1. Utvalg for oppvekst og levekår... 15 3.1.6.2. Utvalg for teknikk og miljø... 15 3.2. Forholdet mellom politisk og administrativt nivå i dagens styringsmodell... 15 3.3. Saksmengde og belastning på politikere i dagens styringsmodell... 16 3.4. Kostnadsfordeling og godtgjørelser... 20 3.4.1. Økonomisk kompensasjon til folkevalgte... 22 3.4.1.1. Godtgjørelse... 22 3.4.1.2. Tapt arbeidsfortjeneste/omsorgslønn... 24 3.4.1.3. Frikjøp... 24 3.4.1.4. Andre ordninger... 25 3.4.2. Utgifter til økonomisk kompensasjon... 25 3.4.3. Tilbakemeldinger fra politikerne... 26 4. Vurderinger og forslag til løsning... 27 4.1. Vurdering av politikernes avgjørelsesmyndighet... 27 4.1.1. Kommunestyret... 27 4.1.2. Formannskapet... 27 4.1.2.1. Formannskapets arbeidsutvalg... 27 4.1.3. Administrasjonsutvalget... 28 4.1.4. Andre råd, utvalg og nemnder... 28 4.1.5. Ungdommenes kommunestyre (UKS)... 29 4.1.6. Utvalgene... 29 4.1.6.1. Utvalg for oppvekst og levekår... 29 4.1.6.2. Utvalg for teknikk og miljø... 29 4.2. Vurdering av forholdet mellom politisk og administrativt nivå i dagens styringsmodell... 30 4.3. Vurdering av saksmengde og belastning på politikere... 30 5. Vurdering av de ulike alternativene... 32 5.1. Alternativ 1 - Beholde dagens organisering med mindre justeringer... 32 5.2. Alternativ 2 - Ny politisk organisering... 34 5.3. Alternativ 3 - Parlamentarisk modell... 37 5.3.1. Parlamentarisk organisering... 37 5.3.2. Kostnader... 37 Referanseliste... 39 Eksterne referanser... 39 Dokumentasjon fra Askøy kommune... 39 Side 2 av 45 Side9
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 1. Innledning 1.1. Bakgrunn og oppsummering Oppdraget er utført av rådgivingsavdelingen i BDO på vegne av Askøy kommune (heretter omtalt som Askøy). Vi har gjennomført en evaluering av dagens politiske styringsmodell, dens styrker og svakheter. Opprinnelig ønsket kommunen å vurdere muligheten for å innføre en parlamentarisk styringsmodell. Dette ble imidlertid tidlig ansett som en lite relevant løsning for kommunen, og mandatet ble dermed endret til å foreslå tiltak innenfor dagens formannskapsmodell. Arbeidet er gjennomført i tett dialog med politisk og administrativt nivå i alle faser av prosjektet. Vi konstaterer at det i dagens politiske organisering ikke er godt nok tilrettelagt for strategisk styring av kommunen. Dette skyldes i hovedsak følgende forhold: Det er for svak kobling mellom formannskap og utvalgene Saksmengden er stor og tidkrevende, særlig for Utvalg for teknikk og miljø. Samtidig er ansvarsområdet til Utvalg for oppvekst og levekår svært bredt Administrasjonsutvalget, Likestillings- og mangfoldsutvalget, Flerkulturelt råd og Rådet for funksjonshemmede fungerer ikke tilfredsstillende BDO har derfor foreslått to konkrete endringsforslag innenfor formannskapsmodellen. Det ene alternativet tar utgangspunkt i videreføring av dagens politiske organisering med vekt på å styrke samspillet mellom formannskapet og utvalgene. Samtidig adresserer den utfordringene knyttet til Administrasjonsutvalget og Utvalg for teknikk og miljø. Fordelen med dette alternativet er at det vil være enkelt å implementere de foreslåtte endringene da det ikke innebærer store strukturelle grep. Med alternativ to foreslås en ny politisk styringsmodell med tre faste utvalg i stedet for dagens to, samtidig som den foreslår en ny organisering av underliggende politiske organ. Det tas dermed tak i utfordringene som er identifisert i henholdsvis Administrasjonsutvalget, de to faste utvalgene og andre underliggende politiske organ. I likhet med alternativ én styrker den samspillet mellom formannskapet og utvalgene, samtidig som vi mener at den adresserer utfordringene knyttet til stor saksmengde og liten mulighet til å konsentrere seg om langsiktig planlegging og styring av kommunen. Våre forslag er strukturert slik at kommunen kan velge å gjennomføre hele eller deler av de foreslåtte alternativene. Uavhengig av hvilke alternativ som velges har vi også gitt innspill til tiltak som ikke nødvendigvis innebærer strukturelle endringer i den politiske organiseringen. Dette gjelder blant annet å utarbeide et bedre sakssystem som vil gi bedre oversikt i den politiske saksgangen. Vi anbefaler også å foreta justeringer i reglementet for godtgjørelser for å sikre at politikervervet ikke oppleves som en økonomisk belastning. Samtlige forslag tar utgangspunkt i prinsippet om gjennomgående representasjon da dette i seg selv er et sterkt virkemiddel for å sikre helhetlig styring og involvering. I rapporten blir også et forslag til parlamentarisk styringsmodell lagt frem, dog med mindre vekt da denne styringsformen ikke ble ansett som aktuell. Vi takker kommunen for godt samarbeid og håper at vi med denne rapporten bidrar til større innsikt i dagens utfordringer og at den vil være til nytte for kommunen i å etablere en politisk styringsmodell som er til det beste for Askøy. Side 3 av 45 Side10
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 1.2. Mandat og problemstilling Oppdragets mandat har vært todelt: 1. Evaluere styrker og svakheter ved dagens modell, herunder Avgjørelsesmyndighet Forholdet mellom politisk og administrativt nivå Saksmengdeutvikling og belastning på politikerne 2. Evaluere behovet for ny, eventuelt justert, styringsmodell, herunder Tiltak innenfor formannskapsmodellen Innføring parlamentarisk styringsmodell Tiltak som ikke krever endringer i styringsmodellen Økonomiske og administrative konsekvenser av tiltakene 1.3. Avgrensning Konkret har vi operasjonalisert mandatet og problemstillingene slik at vi gjennom dette arbeidet forhåpentligvis gir kommunen økt innsikt i styrker og svakheter ved dagens styringsmodell og dermed et bedre beslutningsgrunnlag for eventuelle endringer. Kommunen har fra og med 1. januar 2015 omorganisert den administrative ledelsesstrukturen. Når vi har sett på forholdet mellom politisk og administrativt nivå har vi i kartleggingen måttet forholde oss til hvordan den opprinnelige måten administrasjonen var organisert på. I vurderingene av ny politisk styringsmodell tar vi imidlertid hensyn til endringene som har skjedd i administrasjonen. 1.4. Metode Askøy har etablert en arbeidsgruppe, Parlamentarismegruppen, som også har fungert som styringsgruppe i dette arbeidet 1. BDO hadde et oppstartsmøte med Parlamentarismegruppen hvor bakgrunnen for oppdraget og mandatet ble gjennomgått og konkretisert. Prosjektplanen ble presentert av BDO og godkjent av gruppen. I løpet av arbeidet har vi hatt ett statusmøte med Formannskapet og ett med Parlamentarismegruppen. Videre har vi gjennomført ett arbeidsmøte med Parlamentarismegruppen der vi fikk drøftet sterke og svake sider ved dagens styringsmodell samt diskutert mulige løsningsforslag. Metodisk har vi basert oss på en såkalt intensiv forskningsstrategi i innsamling av data i dette oppdraget. Til forskjell fra en ekstensiv tilnærming (spørreundersøkelse) har vi gjennomført en rekke dybdeintervjuer, samt benyttet foreliggende skriftlige kilder, som planverk, styringsdokumenter, interne rutinebeskrivelser, sakslister for kommunestyret, formannskap og utvalgene, regnskap osv. 2 Intervjuene er gjennomført på en såkalt semistrukturert måte som beskrives best som en samtale mellom intervjuer og respondent, der gangen i samtalen er styrt av BDO. Intervjuet er basert på en intervjuguide, det vil si en plan for hvilke temaer som vi ønsker å ta opp med respondenten. Styrken ved denne metoden er at intervjuer kan tilpasse spørsmålsstillingen til den enkelte og på den måten gå i dybden og eventuelt oppdage lite kjente fenomener og symptomer. Uttalelser fra enkeltpersoner kan kun ses på som enkeltuttalelser og ikke som gyldige synspunkter som gjelder for hele populasjonen. Vi bruker derfor svarene med varsomhet og kun der vi ser et mønster eller der det underbygger annen kunnskap. Det er en metodisk styrke ved denne kartleggingen at utvalget er 1 Arbeidsgruppen består av ordfører, varaordfører, gruppeleder KrF, gruppeleder AP, Gruppeleder V og rådmann. 2 Se referanselisten for informasjon om skriftlige kilder, Vedlegg 1 gir oversikt over de som har blitt intervjuet Side 4 av 45 Side11
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell bredt sammensatt, både fra politisk og administrativt nivå. Vi har intervjuet samtlige gruppeledere, utvalgsledere, ordfører, varaordfører, leder for kontrollutvalget, politisk sekretariat, rådmann, kommunalsjef for stab og fellestjenester, fagsjefer og tillitsvalgte. Ledere av Likestillings- og mangfoldsutvalget, Flerkulturelt råd, Kontrollutvalget, Eldrerådet, Klagenemnda og leder med representanter fra Ungdommenes kommunestyre har også blitt intervjuet. Leder for Rådet for funksjonshemmede ble invitert, men møtte ikke. I den grad ulike synspunkter kommer til uttrykk har vi forsøkt å balansere dette. Gjennom kartleggingsarbeidet har det vært hensiktsmessig å sammenligne de objektive faktaopplysningene med andre kommuner slik som kostnader, møtehyppighet og saksmengde. Vi har benyttet nasjonale data og forskningsresultater der dette er tilgjengelig. Så langt vi vet, finnes det ikke data på aggregert nivå over møtehyppighet og saksmengde i de politiske organene i kommunene utover KMDs organisasjonsdatabase, som sist ble oppdatert i 2012. Dette er informasjon som kun er tilgjengelig i den enkelte kommune. Vi har derfor valgt å innhente informasjon fra to sammenlignbare kommuner; Stjørdal kommune og Sola kommune (heretter omtalt som Stjørdal og Sola). Selv om utvalget er begrenset mener vi det et godt utgangspunkt for sammenligning da Stjørdal og Sola begge er forstadskommuner, som i likhet med Askøy er i vekst og utvikling. Samtidig er de relativt like når det gjelder innbyggertall, som vist i Tabell 1. Vi viser til vedlegg 3 for nærmere informasjon om den politiske organiseringen i Stjørdal og Sola. Tabell 1: Folkemengde og tilvekst 2004-2013 1. januar 2004 1. januar 2014 Folketilvekst 2004-2013. % Kommunestyremedlemmer Askøy kommune 21 522 27 346 27 35 Stjørdal kommune 19 199 22 683 18 41 Sola kommune 19 555 25 083 28 41 Kilde: SSB Kommunen har lagt godt til rette for å gi oss tilgang på data og faktagrunnlag. Vårt arbeid og våre vurderinger bygger på samtalene vi har hatt med representanter for kommunen og materialet som ellers er stilt til vår disposisjon. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Side 5 av 45 Side12
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 2. Om kommunale styringsmodeller I 1992 ble det vedtatt endringer i kommuneloven med blant annet det formål å gi kommunene betraktelig større frihet i valg av organisasjonsform. Videre ble linjene mellom politisk og administrativ styring i kommunene gjort klarere med et sterkere fokus på kommunestyret som et strategisk premissgivende organ og en klargjøring av administrasjonssjefens (rådmannen) rolle som øverste leder for kommuneadministrasjonen og den eneste som står direkte ansvarlig overfor kommunestyret. Dette kom som et ledd i en større prosess hvor norsk offentlig sektor gjorde stadige tilpasninger etter konseptet om New Public Management (NPM), noe som reflekteres i det store antallet kommuner som har gjennomgått omorganiseringer på både administrativt og politisk plan de siste tiårene. 3 2.1. Om kommunal organisering og styring Kommuneloven åpner for at kommuner enten kan organisere seg etter formannskapsmodellen eller etter en parlamentarisk modell. Ved dags dato er det kun tre kommuner (Oslo, Bergen og Tromsø) som har valgt å organisere seg etter en parlamentarisk modell, hvorav alle er bykommuner. Blant fylkeskommunene er det fire (Nordland, Troms, Nord-Trøndelag og Hedmark) som har valgt å innføre parlamentarisme. Uavhengig av om kommunen er organisert etter formannskapsmodellen eller en parlamentarisk modell vil kommunestyret uansett være kommunens øverste organ. Det består av folkevalgte representanter blant kommunens innbyggere og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Utover de statlige føringer som er gitt gjennom lovverket er det opp til kommunestyret selv å avgjøre i hvilken grad avgjørelsesmyndighet skal delegeres underliggende politiske organer og til administrasjonssjefen. 2.1.1. Kommunestyret og administrasjonen I henhold til kommuneloven skal det i hver kommune ansettes en administrasjonssjef som er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon. Administrasjonssjefen ansettes av kommunestyret, har med unntak av kontrollutvalget, møte- og talerett i alle kommunale folkevalgte organ og står ansvarlig for all saksutredning til disse organene samt for at politiske vedtak blir iverksatt. Vanlig praksis i de fleste kommuner er at administrasjonssjefen i varierende grad delegeres oppgaver og avgjørelsesmyndighet av kommunestyret i saker av ikke-prinsipiell natur så langt disse ikke strider med kommunestyrets lovpålagte oppgaver. Dette har ført til at man i kommunene finner administrasjonssjefer med ulik grad av innflytelse og avgjørelsesmyndighet. Administrasjonssjefen vil som regel også ha anledning til å delegere ansvar videre til sine underordnede så lenge dette gjøres i henhold til de rammer som kommunestyret fastsetter. Som følge av det ble lagt opp til et mer markert skille mellom politikk og administrasjon ved endringene i kommuneloven på 90-tallet ble timeglassmodellen fremhevet som et ideal for å sikre at det er politikerne som vedtar politikk mens administrasjonen står for saksutredninger og iverksettelse av politikken. I timeglassmodellen fremstår ordfører og administrasjonssjefen som de eneste kontaktpunktene for å sikre et tydelig skille mellom hvem som driver med politikk og hvem som driver med administrasjon. Utfordringene med timeglassmodellen har vist seg å være at folkevalgte til tider kan oppleve det som problematisk å ikke bli involvert i en sak før den er ferdig utredet fra administrasjonens side da dette kan oppleves som at det er mindre rom for påvirkning og politikkutforming. 4 En del kommuner praktiserer i dag stadig større grad av involvering av 3 St. meld. nr. 33 (2007-08). Eit sterkt lokaldemokrati. Kommunal og regionaldepartementet. 4 Ringkjøp, Hans-Erik., Folkestad, Bjørn., Offerdal, Audun og Aars, Jacob. 2007. Demokrati heile vegen Gode styringsgrep og metodar for folkevalte. Rapport. Stein Rokkan senter for flerfaglige samfunnstudier. Side 6 av 45 Side13
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell politikere tidligere i saksprosessene, for eksempel gjennom bruken av kommunestyrekomiteer, eller ved å åpne for tettere kontakt mellom politikere og administrasjon. Spesielt i kommuner hvor sistnevnte modell benyttes vil det være viktig å ha klare retningslinjer for hvordan slik kontakt og samhandling skal struktureres for at ikke skillet mellom hvem som driver politikk og hvem som driver administrasjon i kommunen skal bli uklart. 2.2. Formannskapsmodellen Helt siden 1837 har man hatt ulike versjoner av lokalt selvstyre med kommunestyre og formannskap i norske kommuner. Dagens modell legger til rette for at kommunene kan organisere seg på forskjellige måter ut i fra lokale behov og forutsetninger, men det er visse organ som er lovpålagte og som enhver kommune dermed må ha: Kommunestyre fatter vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet gjelder lov eller delegeringsvedtak. Medlemmene velges av og blant kommunens innbyggere. Formannskap er lovpålagt å behandle og legge frem innstilling til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer. Ordfører og varaordfører skal velges blant formannskapets medlemmer. Administrasjonsutvalg partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Sammensettes av representanter for kommunen som velges av kommunestyret og representanter for de ansatte. Kontrollutvalg forestår løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen. Medlemmene velges av kommunestyret og minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer av kontrollkomiteen kan ikke være medlem av kommunestyrekomiteer, andre kommunale nemder med avgjørelsesmyndighet eller være ansatt i kommunen. Valgstyre ansvarlig for alle forberedelser og gjennomføring av valg. Velges av kommunestyret. Eldreråd rådgivende organ som skal ha til behandling alle saker som angår levekår for eldre. Kommunestyret avgjør hvor mange medlemmer eldrerådet skal ha, men pensjonistforeninger har rett til å komme med framlegg om medlemmer til rådet. Flertallet av rådsmedlemmene skal være alderspensjonister i kommunen. Råd for funksjonshemmede kommuner er lovpålagt å sikre at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikra åpen, bred og tilgjengelig medvirkning med saker som er særlig viktige for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Kommunestyret vedtar mandat og sammensetning av rådet, men organisasjoner for mennesker med nedsatt funksjonsevne i kommunen har rett til å komme med framlegg om medlemmer til rådet. Frem til starten av 90-tallet ble hovedutvalgsmodellen praktisert i tilnærmet alle norske kommuner, med fire utvalg som ofte dekket sektorene undervisning, helse- og sosial, kultur og tekniske saker. 5 Videre var det mulig å opprette tilleggsutvalg om det var identifisert et behov for dette. Siden den gang er det gjort flere revideringer av kommuneloven 6,7, hvilket gjør at hver 5 Hovik, Sisslel og Stigen, Inger Marie. 2008. Kommunal organisering 2008 Redegjørelse for kommunal- og regionaldepartementets organisasjonsdatabase. NIBR-rapport 2008:20. 6 Lenge var alle kommuner pålagt å ha et fast utvalg for plansaker, men etter endringer i plan- og bygningsloven i 2008 falt dette bort og kommunene kan nå selv avgjøre i hvilket politisk organ plansaker skal behandles. Side 7 av 45 Side14
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell kommune nå står fritt til å opprette forskjellige typer underliggende organ for å håndtere ulike politiske saker og selv velge medlemmer til disse organene: Faste utvalg utvalg med ansvar for deler av den kommunale virksomheten. Kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Kommunestyrekomiteer saksforberedende organ til kommunestyret. Har ikke avgjørelsesmyndighet. Ad hoc-komiteer - til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Styre for institusjon styre for kommunal institusjon. Kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kommunedelsutvalg utvalg for deler av kommunen. Kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker vedrørende kommunedelen hvor ikke annet følger av lov. Oversikten i Tabell 2 er basert på den nasjonale organisasjonsdatabasen for kommuner og fylkeskommuner og viser hvordan utvalg- og komiteorganisering har endret seg i norske kommuner i perioden 1996-2012. Tabell 2: Kommunenes utvalg- og komitéorganisering 1996-2012. Organisering 1996 2000 2004 2008 2012 Faste politiske utvalg 100% 100% 84,7% 76,9% 81,8% - med avgjørelsesmyndighet 89,8% 90,6% 88,2% 90,5% 88,4% - uten avgjørelsesmyndighet 10,2% 9,4% 11,8% 9,5% 11,6% Kommunestyrekomiteer - - - 9,5% 11% Ad hoc-komiteer (ingen faste utvalg/komiteer) - - 2,6% 7,4% 8,7% Ingen utvalg/komiteer - - 12,6% 7,7% 7,2% Kilde: NIBR 2012 Endringene i kommuneloven reflekteres i antallet kommuner som har gått bort fra utvalgsmodellen i løpet av de tre siste valgperiodene. Frem til 2000 hadde alle norske kommuner faste politiske utvalg, hvorav de fleste utvalg (90,6 % i 2000) hadde avgjørelsesmyndighet. I 2004 var antallet kommuner med faste utvalg gått ned til 84,7 % og i 2008 var dette ytterligere redusert til 76,9 %. Oppgangen i antall faste utvalg i inneværende valgperiode til 81, 8 % kan muligens tolkes til at det blant noen kommuner har vært et ønske om endring og retur til utvalgsmodellen. Etter lovendringen om opprettelsen av kommunestyrekomiteer kom i 2007 har dette blitt det mest populære alternativet til utvalgsmodellen. I 2008 oppga 9,5 % av kommunene at de brukte kommunestyrekomiteer og tilsvarende tall fra 2012 var på 11 %. Det kan antas at disse tallene er noe høyere enn det som er reelt da man har erfart at det ikke alltid er klarhet i hvorvidt kommunens begrepsbruk omfatter kommunestyrekomiteer slik de er definert i kommunelovens 10a 7 Endringer i kommuneloven i 2007 åpnet for at kommuner kan opprette kommunestyrekomiteer som saksforberedende organ til kommunestyret. Side 8 av 45 Side15
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell eller om det er snakk om utvalg som har beholdt gamle navn etter omorganiseringer i kommunen 8. Av kommuner som ikke har noen faste utvalg eller komiteer ser vi at dette har ligget stabilt på rundt 15 % siden 2004. Av dette har man sett en økning i bruken av ad hoc-komiteer til 8,7 % i 2012 og en gradvis nedgang i kommuner som oppgir at de har en styringsmodell uten noen form for utvalg og komiteer med andre ord en modell kun bestående av lovpålagte organ til 7,2 % i 2012. Gitt friheten til å organisere kommunens politiske styring etter lokale behov finnes det mange forskjellige modeller blant norske kommuner, men disse har i stor grad utspring i tre organisasjonsmodeller fordelt etter formål, funksjon eller område, lansert av Kommunenes Sentralforbund i 1989 9. I en modell med formålsorganisering opprettes det utvalg eller komiteer med oppgaver fordelt etter kommunens tjenestesektorer på sammen måte som i hovedutvalgsmodellen. Kommunene har selv anledning til å kombinere sektoroppgaver i utvalg etter eget behov slik som oppvekst og levekår, helse og omsorg eller natur og miljø. I en modell med funksjonsorganisering opprettes det utvalg eller komiteer med oppgaver på tvers av tjenestesektorene fordelt etter oppgavetyper som driftsoppgaver, utviklingsoppgaver og forvaltningsoppgaver. Områdeorganisering er gjeldende i kommuner som har valgt å organisere seg med kommunedelsutvalg, hvor alle saker innenfor definerte saksområder og som vedrører et definert geografisk område, legges inn under det tilhørende kommunedelsutvalget. Oversikten i Tabell 3 viser de ulike styringsmodellene norske kommuner har valgt å organisere seg etter samt hvordan dette har utviklet seg i årene 2000 til 2012. Tabell 3: Spesialiseringsprinsipp for inndeling av utvalg i kommunene 2000-2012. Prinsippmodell 2000 2004 2008 2012 Formålsmodell, trad. hovedutvalg 13,1% 3,5% 3,5% 4,1% Formålsmodell, andre typer 59,4% 35% 34% 38,4% Funksjonsmodell 25,6% 36,2% 34,6% 41,2% Modell med ett utvalg - 4,4% 7,8% 11,9% Andre modeller 1,9% 5,6% 5,3% 0,7% Ingen faste utvalg - 15,4% 15% 4,4% Kilde: NIBR 2012. I denne oversikten ser vi at flere og flere kommuner har valgt å organisere seg etter en funksjonsmodell (41,2 % i 2012) mens antallet kommuner organisert etter formålsmodell, enten den tradisjonelle med hovedutvalg (4,1 % i 2012) eller egendefinerte varianter av utvalg eller komiteer har gått ned (38,4 % i 2012). Det er også verdt å merke seg at stadig flere kommuner har valgt en modell med kun ett utvalg. 2.2.1. Overgang til mer strategisk styring Et tydelig trekk i utviklingen har vært å styrke den strategiske styringen av kommunene. Det klare skillet mellom politikk og administrasjon eksemplifiseres ved at politikerne trekker opp de brede linjene og staker ut kursen for kommunen gjennom å håndtere overordnet planlegging og prinsipielt 8 Hovik et al, 2008 9 Kommunenes Sentralforbund. 1989. Kommunen i 90-åra. Nye organisasjonsmodeller - nye politiske og administrative roller. Hovedrapport. Oslo: Kommuneforlaget. Side 9 av 45 Side16
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell viktige saker. Dette var blant annet et av hovedformålene med innføringen av kommunestyrekomiteer hvor man ønsket å skape et klarere politisk ansvarsforhold gjennom å tydeliggjøre den sentrale rollen til politikerne i kommunale avgjørelsesprosesser og å skape et markert skille mellom politikk og administrasjon. Samtidig som denne dreiningen mot mer strategisk styring av norske kommuner har gjort seg gjeldende i omorganiseringer av de politiske modellene har man sett en nedgang i antall representanter i kommunestyrer og formannskap på landsbasis, vist i Tabell 4. Tabell 4: Representasjon i kommunenes politiske organ. Representasjon i politiske organ 1991-1995- 1999-2003- 2007-2011- 1995 1999 2003 2007 2011 2015 Antall kommunestyrerepresentanter 29,7 29,1 28,2 25,7 25,5 25,1 Antall formannskapsmedlemmer 7,6 7,5 7,4 7,5 7,5 7,4 Kilde: NIBR 2012 I kommuneloven er det fastsatt hvor mange medlemmer et kommunestyre minst må ha, basert på antall innbyggere i kommunen 10. For formannskap er minimumsantallet satt til 5 medlemmer uavhengig av kommunens størrelse. Utover disse minimumskravene er det opp til kommunene selv å avgjøre hvor mange representanter disse organene skal ha. Den største nedgangen ser man i antall kommunestyremedlemmer. Blant formannskapsmedlemmene har ikke nedgangen vært like stor, med en reduksjon på kun 0,2 medlemmer i samme periode. Ser man på antallet møter og saksmengde i de samme organene vist i tabell 5 kommer det frem at også dette har gått ned over de siste fem valgperiodene. Den største endringen ser man blant formannskapene hvor antallet møter har gått ned fra 20,7 i 1995 til 14,6 i 2011 og spesielt antallet saker som har gått ned fra 210,1 i 1995 til 114,1 i 2011. For kommunestyrene er ikke nedgangen i møter og antall saker like stor, men fortsatt merkbar. Nedgangen vist i tabellen kan nok til en viss grad forklares med at i de kommuner hvor man følger en utvalgsmodell har utvalgene blitt delegert større avgjørelsesmyndighet og/eller gjør innstillinger av saker som går direkte til kommunestyret og ikke via formannskapet. Videre har økt delegering av ansvar til administrasjonssjefen nok også påvirket saksmengden for begge organer. 10 Kommuneloven 7 nr. 2 Kommunestyrets medlemstall skal være et ulike tall, som fastsettes slik for kommuner med: a. ikke over 5 000 innbyggere, minst 11 b. over 5 000, men ikke over 10 000 innbyggere, minst 19 c. over 10 000, men ikke over 50 000 innbyggere, minst 27 d. over 50 000, men ikke over 100 000 innbyggere, minst 35 e. over 100 000 innbyggere, minst 43. Side 10 av 45 Side17
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Tabell 5: Antall møter og saker i kommunestyret og formannskapet 1995-2011. Antall møter i 1995 1999 2003 2007 2011 - kommunestyre 9,7 9,6 8,9 9,1 9 - formannskap 20,7 18 16,4 15,6 14,6 Antall saker i - kommunestyre 124,9 117,2 105,9 111,7 108,4 - formannskap 210,1 156 126,5 125,2 114,1 Kilde: NIBR 2012 2.2.2. Parlamentarisk modell I en parlamentarisk modell vil ordningen med administrasjonssjef falle bort til fordel for et kommuneråd som øverste ledelse av kommunens administrasjon. Dette kommunerådet velges av flertallet i kommunestyret og er avhengig av kontinuerlig tillit. I motsetning til formannskapsmodellen der formannskapet er valgt for hele valgperioden kan kommunestyret i en parlamentarisk modell når som helst avsette et kommuneråd om flertallet i kommunestyret krever det. Hovedformålet med kommunal parlamentarisme er en ansvarliggjøring av politikken som føres ved at kommunerådet står ansvarlig for administrasjonen og dermed for saksutredningen ovenfor kommunestyret 11. Kommunerådet blir da pliktig å komme med korrekt informasjon til de folkevalgte på samme måte som administrasjonssjefen i formannskapsmodellen. Et annet viktig poeng som følger av direkte kontakt mellom politikere og administrasjon blir synliggjøringen av de politiske alternativene i kommunen ovenfor velgerne da det er større avstand mellom partier i posisjon og opposisjon enn det er i en formannskapsmodell som er mye mer konsensusorientert. Kommunal parlamentarisme i Norge har så langt kun blitt utprøvd i tre bykommuner og fire fylkeskommuner selv om diskusjonen om omlegging til parlamentarisme har vært og er en gjentagende diskusjon i et stort antall kommuner. Det er gjort flere studier på effekten av innføring av kommunal parlamentarisme og spesielt rapporten skrevet at Universitet i Nordland på oppdrag for Kommunal- og regionaldepartementet i 2014 12 er interessant da den tar for seg og samler tidligere forskning på temaet og gir en vurdering av hvilken innvirkning praktiseringen av parlamentarisk styringsform har hatt så lang. I korte trekk konkluderer rapporten med at de parlamentariske modellene har virket som forutsatt med tanke på økt folkevalgt styring, ansvarliggjøring av politiske beslutninger og at skillelinjene i politikken har blitt klarere. Det ble også vist til at flertallet av politikerne i byene og fylkeskommunene med parlamentarisme ønsket å beholde styringsformen. På den andre siden kommer rapporten også med en del kritiske vurderinger som er verdt å merke seg for mindre kommuner som vurderer å innføre parlamentarisme. Et første punkt er at opposisjonen i stor grad føler seg tilsidesatt og at by- eller fylkesrådet har for mye makt. Videre er systemet mer lukket enn det er i et formannskapsbasert system, noe som gjør det vanskelig for både opposisjon og offentligheten å få innsyn i rådets arbeid. En tredje ulempe som påpekes er at parlamentarisme er en dyrere styringsform enn formannskapsmodellen, og det er vanskelig å gjøre praktiseringen rimeligere uten at det enten går utover kapasitet eller demokrati. 11 Kommunal og regionaldepartementet, Det lokale folkestyret i endring? Om deltaking og engasjement i lokalpolitikken. NOU. 2006, Oslo: Departementenes servicesenter, 2006. 12 Saxi, Hans Petter., Bukve, Oddbjørn., Gjertsen, Arild., Gustavsen, Annelin og Langeland Arthur. 2014. Parlamentarisme i norske byer og fylkeskommuner i sammenlignende perspektiv. UiN-rapport nr. 4 2014. Side 11 av 45 Side18
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 3. Faktabeskrivelse Askøy kommunestyre består av 35 representanter og følger formannskapsprinsippet med hovedutvalg på samme måte som det store flertallet av norske kommuner. Fra 1995 til 2007 13 hadde Askøy en politisk modell med formannskap og tre komiteer (Komite for kultur, Komite for helse- og sosial og Komite for teknikk og miljø) underlagt kommunestyret. Disse komiteene var i realiteten å regne som faste utvalg da de var opprettet etter kommunelovens 10 med delegert avgjørelsesmyndighet. Etter endringen i kommuneloven 2007 formaliserte Askøy derfor benevningen fra å omtale dem som komiteer til utvalg. Foruten en formalisering fra komite til utvalg ble Komite for oppvekst og kultur slått sammen med Komite for helse- og sosial. Disse dannet Utvalg for oppvekst og levekår (UOL)mens Komiteen for teknikk og miljø ble videreført i Utvalg for teknikk og miljø (UTM). Dagens politiske organisering i kommunen er presentert i Figur 1. For nærmere beskrivelse av den politiske styringsmodellen viser vi til vedlegg 2. Figur 1: Politisk organisering i Askøy kommune Kommunestyret Ungdommens kommunestyre 35 medlemmer Ordfører 14 medlemmer Formannskapet Kontrollutvalg 11 medlemmer 5 medlemmer Administrasjons utvalg Valgnemnda 11 + 4 medlemmer 11 medlemmer Utvalg for oppvekst og levekår Utvalg for teknikk og miljø 11 medlemmer 11 medlemmer 3.1. Avgjørelsesmyndighet i dagens politiske styringsmodell Avgjørelsesmyndighet handler om evnen og viljen til å ta beslutninger til rett tid og på rett sted, samtidig som det dreier seg om å ha evnen og muligheten til å følge opp vedtatte mål og 13 Jfr. vedtak i kommunestyret den 03.05.2007, saksnr. 07/768 Side 12 av 45 Side19
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell prioriteringer. Når vi studerer avgjørelsesmyndighet ser vi også på de folkevalgtes reelle innflytelse over kommunens handlinger, åpenhet og offentlighet og om mindretallets rett til deltakelse i beslutningsprosessen. Et velfungerende demokrati handler om at det er lagt til rette for åpne diskusjoner der det er rom for uenighet og opposisjon. Uten konflikt hadde vi ikke hatt behov for politikk og politikere 14. 3.1.1. Kommunestyret Gjennom samtalene kommer det frem at det stort sett er enighet om at møtegjennomføring og oppmøtet i kommunestyret fungerer tilfredsstillende. Selv om de fleste opplever at møtene er preget av god møtekultur, med rom for diskusjon og uenighet er det enkelte som opplever at takhøyden kunne vært høyere. Det blir understreket at flertallet legger vekt på å finne frem til brede kompromisser i de store og prinsipielle sakene, og at dette er en styrke. Det er imidlertid flere som opplever at de politiske debattene foregår i utvalgene og i mindre grad i kommunestyret. Flere nevner at de hadde foretrukket mer politiske meningsbrytninger og mer reell avgjørelsesmyndighet i kommunestyret enn det som er tilfellet i dag. Enkelte opposisjonspolitikere er opptatt av at de får sakene sent og at de ikke har tilstrekkelig tid til å sette seg inn i dem. Normalt sendes sakene til representantene åtte dager før møtene, men det hender at enkelte saker ettersendes og/eller først blir forelagt i møtet. 3.1.2. Formannskapet Det er stor enighet blant respondentene om at formannskapet fungerer tilfredsstillende når det gjelder møtegjennomføring, oppmøte og det oppfattes stort sett å være åpenhet og rom for uenighet og diskusjoner. Saksmengden oppleves å være overkommelig. Samtalene viser imidlertid stort engasjement rundt spørsmålet om formannskapet burde revitaliseres og gis mer avgjørelsesmyndighet. Det understrekes av flere at det politiske ansvaret knyttet til enkelte sektorer er utydelig og fragmentert. Ett eksempel som trekkes frem i flere sammenhenger er samferdselssektoren. Det er en rekke enheter som er involvert i samferdselsspørsmål i kommunen; Utvalg for teknikk og miljø (UTM), en egen samferdselsgruppe, det kommunale aksjeselskapet Askøyveiene AS og det regionale samarbeidet Sambandet Vest AS. Videre har kommunen én representant i det private aksjeselskapet Sambandet Sotra/Øygarden, Bergen AS. Med andre ord er det mange instanser hvor samferdsel er et politisk tema, men representasjonen i disse organene er delt mellom flere politikere uten at det er noen i formannskapet som har et definert ansvar for helhetlig oppfølging. Flere er inne på muligheten for å gi formannskapets medlemmer større sektoransvar for på den måten å skape større kontinuitet og sammenheng mellom utvalgene, øvrige instanser og formannskapet. 3.1.2.1. Formannskapets arbeidsutvalg Formannskapets arbeidsutvalg består av ordfører, varaordfører, gruppeleder for det største opposisjonspartiet og rådmann. I delegasjonsreglementet er utvalget definert som et samarbeidsråd under ledelse av rådmannen der aktuelle saker forutfor politisk behandling kan drøftes. Utvalget har ingen avgjørelsesmyndighet. Det er ikke utarbeidet eget reglement utover omtalen i delegasjonsreglementet. Arbeidsutvalget møtes ved behov og blir ansett som en nyttig møteplass av de som er involvert. Det blir vektlagt at det er en styrke at opposisjonen deltar i disse møtene. Enkelte politikere som ikke deltar i utvalget har etterlyst større åpenhet omkring utvalgets arbeid. 3.1.3. Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget er et lovpålagt partssammensatt utvalg opprettet med hjemmel i kommuneloven 25. Utvalgets formål fremgår av delegasjonsreglementet. Det skal sikre de ansattes medinnflytelse i saker av overordnet og prinsipiell karakter og som angår forholdet mellom 14 Offerdal, Audun 1992. Den politiske kommunen. Det norske samlaget. Side 13 av 45 Side20
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell kommunen som arbeidsgiver og kommunens ansatte. Formannskapets 11 medlemmer utgjør kommunens (arbeidsgiversidens) representanter i administrasjonsutvalget. Arbeidstakersiden har fire representanter og pekes ut i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Ordfører og varaordfører er leder og nestleder. I følge delegasjonsreglementet skal det holdes møter når ordfører eller minimum tre medlemmer krever det. I 2014 ble det ikke avholdt møter i dette utvalget. Gjennom samtalene kommer det frem at verken arbeidsgiver- eller arbeidstakersiden oppfatter at dette utvalget fungerer tilfredsstillende. Det uttrykkes frustrasjon over at dette ikke er et sted hvor medlemmene har reell påvirkningsmulighet. Mye av arbeidsgiveransvaret er delegert til rådmannen i henhold til 24 i kommuneloven. Etter manges mening bør det derfor tydeliggjøres hvilke saker som hører inn under Administrasjonsutvalgets ansvar og hvilke som hører inn under rådmannens ansvar. De tillitsvalgte opplever at de ofte kommer for sent inn i prosesser og er inne på om utvalget bør følge et årshjul slik at involvering skjer i rett tid. 3.1.4. Andre råd, utvalg og nemnder Vi har gjennom samtalene fått informasjon om at det er flere av rådene, utvalgene og nemndene som ikke fungerer optimalt i dag. Administrasjonsutvalget er allerede nevnt. Rådet for funksjonshemmede, som i likhet med Administrasjonsutvalget er lovpålagt, har også utfordringer. De mest velfungerende rådene synes å være kontrollutvalget, eldrerådet og klagenemnda. Det er trolig flere forhold som forklarer utfordringene. Den viktigste forklaringen synes å være manglende deltagelse fra medlemmenes side - både politikere og partsrepresentanter. Det blir også pekt på at rådene og nemndene opplever å ikke bli involvert der det er naturlig at de blir hørt. En av dem som ble intervjuet sa følgende: «Det er rett og slett ikke saker. Mye avhenger av leders evne til å løfte og følge opp saker. Det er en del saker som behandles i utvalgene som burde vært i behandlet i rådene. Mitt inntrykk er at rådene har blitt glemt». Det er flere som er inne på at årsmeldinger og budsjettet bør forelegges rådene. Videre mener flertallet av de som vi har snakket med at antallet råd, utvalg og nemnder med fordel kunne vært redusert. Et tilleggspoeng som blir påpekt fra både administrasjonen og politikernes side er at det ofte er uklart hvilke administrative avdelinger råd, utvalg og nemder sorterer inn under. 3.1.5. Ungdommenes kommunestyre Ungdommenes kommunestyre består av 14 medlemmer og i samtalen med et utvalg av medlemmene formidles det at engasjementet jevnt over er greit, men at det varierer veldig med sakene. De opplever at det er stor variasjon i kunnskapsnivå og at de derfor ønsker veiledning, skolering og råd fra politikerne i kommunen. De har på eget initiativ innført en ordning hvor én av kommunestyrerepresentantene i kommunen overværer Ungdommenes kommunestyre. Dette er en ordning de synes fungerer godt. Flere av politikerne vi har hatt samtaler med tar på eget initiativ opp viktigheten av å stimulere til politisk engasjement blant unge, og ser på den måten behovet for å ha et velfungerende Ungdommenes kommunestyre. 3.1.6. Utvalgene Som tidligere nevnt gikk kommunen høsten 2007 (etter valget) over fra tre «komiteer» til to utvalg 15 til to sektorutvalg, henholdsvis Utvalg for oppvekst og levekår (UOL) og Utvalg for teknikk og miljø (UTM). Utvalgene er opprettet etter kommunelovens 10 og er å betrakte som faste utvalg med avgjørelsesmyndighet for alle prinsipielle saker innen sitt område, med unntak av saker som behandles av formannskap eller kommunestyre. Utvalgene kommer inn i saksbehandlingen etter at den administrative saksbehandlingen er sluttført. 15 Komité for oppvekst og kultur, komité for helse og sosial, komité for teknikk og miljø (planutvalg) Side 14 av 45 Side21
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 3.1.6.1. Utvalg for oppvekst og levekår UOL har 11 medlemmer og dekker saker innen følgende fagavdelinger barnehage, skole, kultur og idrett, samfunnsmedisin, helse og omsorg, individ og levekår, NAV Askøy kommune, barn og familie. I samtalene kommer det frem synspunkter på at saksfeltet til UOL er omfattende og at sakene ofte er faglig krevende. I følge de som har blitt intervjuet er det engasjerte medlemmer i utvalget og det legges vekt på at alle skal få komme til orde. Det holdes normalt ti møter i året, møtetiden varierer, men tilsvarer ofte en arbeidsdag. Som følge av saksmengde og diskusjoner går møtene som regel ut over fastsatt møtetid. Møtene holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av kommunelovens 31. Rådmannen har møte-, tale- og forslagsrett i utvalgenes møter. Administrasjonens fagsjefer blir innkalt ved behov, gjerne der det er nødvendig å informere i konkrete saker. Det blir i liten grad benyttet ad-hoc-utvalg i UOL. 3.1.6.2. Utvalg for teknikk og miljø UTM består også av 11 medlemmer og skal behandle saker fra fagavdelingene Teknisk og Areal og samfunnsplan. Ansvarsområdet dekker eksempelvis vedtak av planprogram, mindre endringer i kommuneplanens arealdel, mindre reguleringsplaner som er i samsvar med kommuneplanens arealdel, byggesaker, miljøvern, renovasjon, samferdsel, vann og avløp og landbrukssaker. Videre behandler utvalget klagesaker, herunder dispensasjonssaker, jfr. plan- og bygningsloven kapittel 19, jfr. 19-4. Utvalget møtes normalt ti ganger i året og holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av kommunelovens 31. Rådmannen har delegert møte- og talerett til fagsjefene for de to aktuelle fagavdelingene. Det fremgår av samtalene at det er hyppig kontakt mellom leder for UTM og fagsjefene. I UTM har de etablert et arbeidsutvalg som består av tre representanter fra utvalget; leder (FRP), nestleder (H) og opposisjon (AP). Disse har mekleroppgaver i vanskelige saker som kommer til utvalget. I kartleggingen kommer det frem at arbeidsutvalget i flere tilfeller har forhandlet med parter i saker og kommet fram til løsninger. Det er ulike oppfatninger av hvor hensiktsmessig denne arbeidsformen er. Enkelte mener at dette er effektivt, andre påpeker at det går ut over involveringen av de øvrige medlemmene i UTM da sakene ikke alltid får en reell politisk behandling i utvalgsmøtene. Kartleggingen og intervjuene viser at mesteparten av dette utvalgets arbeid går med på å behandle klagesaker generelt og klager på dispensasjonssøknader spesielt. Som en del av dette går det mye tid med til befaringer og omfattende behandling av enkeltsaker. Våre analyser viser at man i løpet av perioden 2012-2014 har behandlet 236 klagesaker, hvorav 44 % av kommunens vedtak ble omgjort etter politisk behandling. Grenseflatene mellom utvalgene oppfattes å være tydelige. Det er sjelden problemer eller usikkerhet knyttet til sakenes tilhørighet. Vi observerer at det i UOL er tre utvalgsmedlemmer og i UTM ett utvalgsmedlem som ikke er folkevalgte representanter i kommunestyret, det er også ett av partiene i kommunestyret som verken er representert i UOL eller UTM. Det faktum at kommunen ikke praktiserer gjennomgående representasjon i utvalgene er noe flere tar opp og ser på som en svakhet. 3.2. Forholdet mellom politisk og administrativt nivå i dagens styringsmodell Kommuneadministrasjonen følger prinsippet om fullført saksbehandling, jfr. delegasjonsreglementets 4 vedrørende forberedelse av saker til kommunestyret. Fullført saksbehandling innebærer at saken er fullstendig belyst før behandling i det første politiske organet. En samlet administrasjon står bak fremlegget og rådmannen er ansvarlig for alle forslag til vedtak. I følge delegasjonsreglementet kan administrasjonen i tyngre saker legge frem delinnstillinger, problemnotater som innspill til politisk debatt. Slike notater skal være ikkekonkluderende i formen. Side 15 av 45 Side22
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Politikerne uttrykker generelt tilfredshet med kommuneadministrasjonens saksfremlegg. Stort sett blir det sagt at de er faglig godt forankret og får frem sakens alternativer, hovedpoenger og veivalg. Det er imidlertid flere som etterlyser grundigere konsekvensvurderinger og at det har blitt gitt tilbakemelding om det til administrasjonen ved en del anledninger. Det blir av flere nevnt at saker har en tendens til å bli utsatt dersom politikerne har spørsmål til saken. I de tilfeller politikerne ber om tilleggssvar, gis dette i form av et notat, som et supplement til saken. Kommuneadministrasjonen gir uttrykk for gjensidig tillit mellom politisk og administrativt nivå. Det blir imidlertid pekt på noe varierende rolleforståelse blant politikerne. Dette gjelder særlig forståelsen av når en sak er administrasjonens ansvar og når den går over til å bli politikernes ansvar. Enkelte mener at politikerne kan ha en tendens til å «bevege seg over på rådmannens banehalvdel». Det går også frem at enkelte politikere tar direktekontakt med fagsjefene i administrasjonen, uten å gå via rådmannen. I de fleste tilfeller er dette avklart gjennom subdelegering fra rådmann. Kommunen tilbyr ikke kurs eller skolering utover kurset som arrangeres ved inngangen til hver periode, i regi av KS. Flere av politikerne som vi har snakket med kunne vært interessert i mer skolering, blant annet om politikerrollen. Det blir under samtalen med administrasjonen klart at de opplever at det politiske engasjementet er forskjellig avhengig av om det er snakk om UOL-området eller UTM-området. Administrasjonen opplever at politikerne generelt har større oppmerksomhet rettet mot UTM-området enn mot UOLområdet. Generelt er det etterspørsel fra administrasjonen etter mer strategisk styring og tydeligere retning innen de ulike sektorområdene. Særlig nevnes skole, barnehage og helse. Samtlige av de som ble intervjuet ga uttrykk for at det politiske sekretariatet fungerer svært tilfredsstillende. Ingen har noe å utsette på deres arbeid. 3.3. Saksmengde og belastning på politikere i dagens styringsmodell I Askøy besittes 98 politiske verv og 105 representantverv. Hvordan disse vervene fordeles går frem av vedlegg 4. I oversikten nedenfor i Tabell 6 vises antall møter i noen utvalgte styrer, råd og utvalg i kommunen i perioden 2012 til 2014. Tabell 6: Antall møter i Askøy kommunes styrer, råd og utvalg Styrer, råd og utvalg 2012 2013 2014 Kommunestyret 10 7 9 Formannskapet 18 13 14 Administrasjonsutvalget 2 4 0 UOL 9 11 9 UTM 11 10 10 Kontrollutvalget 6 5 7 Valgnemnda 4 6 6 Likestillings- og mangfoldsutvalget 7 4 3 Flerkulturelt råd 6 5 3 Eldrerådet 7 8 9 Råd for funksjonshemmede 2 4 4 Vilt og innlandsfiskenemnd 2 2 1 Kilde: Askøy kommune Side 16 av 45 Side23
Antall møter Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Når det gjelder møtehyppighet i kommunestyret og formannskapet ligger Askøy på linje med hva som var landsgjennomsnittet i 2011 med 9 og 14,6 møter i året 16. I Figur 2 viser vi gjennomsnittlig antall møter i ulike lovpålagte styrer, råd og utvalg i perioden 2012 til 2014 for Askøy, Stjørdal og Sola. Vi ser at Stjørdal skiller seg fra de øvrige to kommunene med et høyere antall møter i de fleste av styrene, rådene og utvalgene som er tatt med i sammenligningsgrunnlaget. Askøy kommune har i gjennomsnitt færre møter i Administrasjonsutvalget og Rådet for funksjonshemmede sammenlignet med de andre to kommunene. Figur 2: Gjennomsnittlig antall møter i ulike lovpålagte styrer, råd og utvalg i perioden 2012 til 2014 for Askøy kommune, Stjørdal kommune og Sola kommune 25 20 15 10 5 0 Kommunestyret Formannskapet Adm.utvalget Eldrerådet Rådet for funksj.hemmede Askøy kommune Stjørdal kommune Sola kommune Kilder: Jupiter System Partner AS, e-link og Askøy kommune I flere av samtalene går det frem at de politiske representantene opplever at saksmengden er stor og at det sjelden blir tid til å sette seg godt nok inn i sakene. Videre opplever mange at det er vanskelig å holde oversikt over status i saker som har vært oppe til behandling. Når vi analyserer saksmengden i de ulike styrene, rådene og utvalgene i de tre kommunene ser vi noen utslag som bekrefter det som ble formidlet i intervjuene og som vi ønsker å kommentere. Askøy har i gjennomsnitt flere saker per kommunestyremøte, formannskapsmøte, UTM-møte og UOL-møte enn de to andre kommunene. Samlet saksmengde i kommunestyret i 2012 var 159 saker 17. I 2014 var saksmengden 179, som vil si 13 % økning. Det ble beskrevet i kapittel 2 at landsgjennomsnittet for kommunestyresaker var stadig nedadgående og på totalt 108 saker, riktignok i 2011. Av Figur 3 ser vi at kommunestyret i Askøy behandlet i gjennomsnitt 20 saker per møte i 2014. De politiske sakene utgjorde 79 % av saksmengden, referatsakene utgjorde det resterende. Både saksmengden og antallet møter var noe lavere i 2013. Derfor blir gjennomsnittlig antall saker per møte det samme som i 2014. Forholdet mellom politiske saker og referatsaker har vært tilnærmet likt i hele perioden. 16 NIBR 2012:34. 17 Det totale antallet saker inkluderer både politiske saker og referatsaker. Side 17 av 45 Side24
Antall saker Antall saker Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Figur 3: Antall saker per møte i kommunestyret 2012-2014 (gjennomsnitt) 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 Kommunestyret i Askøy Kommunestyret i Sola Kommunestyret i Stjørdal Gjennomsnitt Kilder: Jupiter System Partner AS, e-link og Askøy kommune Som vist i Figur 4 var samlet saksmengde i Askøys formannskap på 286 saker i 2014, en økning på 17 % fra 2012, både mengden politiske saker og referatsaker økte i perioden. Til sammenligning ble saksmengden i formannskapet i Sola redusert med 20 % i perioden. Landsgjennomsnittet på formannskapsaker var på 114 saker i 2011. Figur 4: Antall saker per møte i formannskapet 2012-2014 (gjennomsnitt) 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 Formannskapet i Askøy Formannskapet i Stjørdal Formannskapet i Sola Gjennomsnitt Kilder: Jupiter System Partner AS, e-link og Askøy kommune Side 18 av 45 Side25
Antall saker Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Figur 5 viser at UOL i 2014 behandlet 365 saker, hvorav henholdsvis 158 politiske saker og 207 referatsaker. Også her ser vi en økning antall saker i perioden fra 2012 til i dag. Samlet har saksmengden økt med 16 %, hvor referatsakene har hatt størst økning med 20 %, mens de politiske sakene har økt med 10 %. I 2014 behandlet UOL 41 saker per møte, det vil si dobbelt så mange saker som gjennomsnittet for sammenligningskommunene. Den lave saksmengden i Askøy i 2013 skyldes betydelig færre referatsaker i UOL dette året. Figur 5 Antall saker per møte innen UOL-området i Askøy kommune, Stjørdal kommune og Sola kommune 2012-2014 (gjennomsnitt) 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 UOL i Askøy Tilsvarende utvalg i Sola** Tilsvarende utvalg i Stjørdal* Gjennomsnitt Kilder: Jupiter System Partner AS, e-link og Askøy kommune * Tilsvarende utvalg i Stjørdal kommune er Utvalg for kultur, næring og miljø og Utvalg Levekår (tidligere komite Oppvekst og komite Omsorg) ** Tilsvarende utvalg i Sola kommune er Utvalg for kultur, Utvalg for levekår og Utvalg for oppvekst Når vi analyserer sakslisten for UOL fra 2012 til 2014 finner vi at det er flest saker innen oppvekst og levekårsområdet med ca.180 saker og ca.130 saker innen helse og omsorgsområdet. I motsetning til Askøy, hvor UTM er delegert klagesaksbehandling av dispensasjonssaker, har Stjørdal og Sola delegert all klagesaksbehandling til kommunens klagenemnd. Vi har ikke hatt tilgang til statistikk på antall klagesaker vedrørende byggesaker i Stjørdal og Sola. Det er derfor vanskelig å sammenligne kommunene. Men derimot ser vi at saksmengden i tilsvarende instans som UTM i disse kommunene er betydelig lavere, noe som til en viss grad kan skyldes fraværet av klagesaker. Dette illustreres i Figur 6. UTM behandlet nær 600 saker i 2014. 376 av disse var politiske saker, 223 var referatsaker. Fra 2012 til 2014 har saksmengden økt med 84 %. Det er særlig referatsakene som har økt (159 %), men det er også en betydelig økning i de politiske sakene (57 %). Side 19 av 45 Side26
Antall saker Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Figur 6: Antall saker per møte innen UTM-området i Askøy kommune (UTM), Stjørdal kommune (Komite Plan) og Sola kommune (Utvalg for arealsaker) 2012-2014. Klagesaksbehandling foretas av egen klagenemnd i Stjørdal og Sola (gjennomsnitt) 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 UTM Komite Plan Utvalg for arealsaker Gjennomsnitt Kilder: Jupiter System Partner AS, e-link og Askøy kommune 3.4. Kostnadsfordeling og godtgjørelser Som en del av kartleggingen har vi sett på kostnadene knyttet til politisk styring i Askøy. Regnskapstall fra KOSTRA-databasen viser at utgiftene til politisk styring i Askøy i 2013 var på 6,75 mil. kr netto. Disse tallene inkluderer alle utgifter knyttet til den praktiske driften av kommunens politiske apparat slik som møteavvikling, partistøtte og godtgjørelser til folkevalgte. I tillegg til dette tilkommer en kostnad på 3,35 mill. kr. netto 18 i lønnsutgifter til det politiske sekretariatet, hvilket tilsier at kommunens totale utgifter til politisk styring i 2013 var på 10,1 mill. kr. netto. Sammenligner vi driftsutgiftene med resten av kommunene i Hordaland, slik som vist i Tabell 7, ser vi at Askøy har blant de lavest utgiftene hvis man ser disse som prosent av de totale driftsutgiftene i kommunene. Tabell 7: Driftsutgifter til politisk styring i % av utgifter til administrasjon og styring i kommunene Kommune 2011 2012 2013 Antall folkevalgte Innbyggere Fedje 3,59 % 2,78 % 2,68 % 15 561 Modalen 2,06 % 1,73 % 1,74 % 13 372 Granvin 1,35 % 1,92 % 1,56 % 13 911 Samnanger 0,84 % 0,91 % 1,54 % 21 2436 Ulvik 1,72 % 1,51 % 1,50 % 17 1 094 Sveio 1,36 % 1,27 % 1,48 % 25 5 463 Eidsfjord 1,63 % 1,68 % 1,40 % 17 950 Jondal 1,29 % 1,64 % 1,39 % 17 1 094 18 Bruttotall fra kommunens regnskap på kr 2 743 900 justert for arbeidsgiveravgift, pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikringsordninger Side 20 av 45 Side27
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Kommune 2011 2012 2013 Antall folkevalgte Innbyggere Austrheim 1,56 % 0,93 % 1,04 % 17 2 833 Etne 1,11 % 1,12 % 1,01 % 21 4 057 Fitjar 0,96 % 0,95 % 0,94 % 17 3 009 Sund 1,05 % 1,05 % 0,94 % 25 6 635 Masfjorden 1,58 % 1,07 % 0,89 % 17 1 693 Tysnes 0,96 % 0,89 % 0,89 % 21 2 745 Radøy 1,45 % 0,93 % 0,80 % 25 5 039 Austevoll 0,62 % 0,71 % 0,80 % 21 4 924 Ullensvang 0,92 % 0,88 % 0,78 % 21 3 369 Fusa 0,96 % 0,92 % 0,77 % 21 3 829 Øygarden 1,03 % 0,83 % 0,75 % 23 4 704 Vaksdal 0,88 % 0,68 % 0,73 % 21 4 140 Meland 1,44 % 0,77 % 0,63 % 27 7 544 Odda 0,71 % 0,65 % 0,61 % 27 7 006 Osterøy 1,26 % 0,55 % 0,58 % 27 7 786 Fjell 0,53 % 0,52 % 0,54 % 45 23 852 Kvinnherad 0,58 % 0,61 % 0,53 % 35 13 232 Bømlo 0,61 % 0,54 % 0,52 % 27 11 749 Lindås 0,82 % 0,48 % 0,48 % 31 15 069 Kvam 0,81 % 0,53 % 0,46 % 27 8 584 Voss 0,43 % 0,39 % 0,44 % 43 14 168 Os 0,49 % 0,44 % 0,41 % 35 18 678 Bergen 0,33 % 0,34 % 0,40 % 67 271 949 Askøy 0,47 % 0,40 % 0,40 % 35 27 346 Stord 0,33 % 0,33 % 0,30 % 35 18 425 Kilde: SSB Samtidig er sammenligningsgrunnlaget fra Hordaland ikke nødvendigvis det beste da fylket er preget av mange små kommuner med få innbyggere, og med en relativt høy andel folkevalgte representanter i kommunestyrene, utover det som er lovpålagt i kommuneloven. Sammenligner vi med Stjørdal og Sola får vi et mer reelt sammenligningsgrunnlag. Oversikten i Tabell 8 viser at Askøy har utgifter på et langt lavere nivå enn disse, både når det gjelder driftsutgiftene totalt 19 og for økonomisk kompensasjon til de folkevalgte. De lavere utgiftene per folkevalgt i Askøy skyldes at Stjørdal og Sola har flere folkevalgtrepresentanter i kommunestyret. Også utgiftene per innbygger er langt lavere i Askøy enn de to andre kommunene. Særlig interessant er det at forskjellen i driftsutgifter per innbygger er så store mellom Askøy og Sola til tross for tilnærmet likt innbyggertall 20. 19 Tallene inkluderer ikke lønnskostnadene for politisk sekretariat i kommunene 20 Askøy har 27 346 innbyggere og Sola 25 083 innbyggere i 2013. Side 21 av 45 Side28
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Tabell 8: Sammenligning av driftsutgifter til politisk styring i Askøy, Stjørdal og Sola (2013) Politisk styring (f100) Askøy Stjørdal Sola Driftsutgifter 6 749 000 kr 10 169 000 kr 10 231 000 kr - økonomisk kompensasjon 5 150 000 kr 9 005 000 kr 8 328 000 kr Prosent av totale driftsutgifter 0,40 % 0,69 % 0,64 % Driftsutgifter per innbygger 247 kr 448 kr 408 kr Driftsutgifter per folkevalgt 187 722 kr 248 073 kr 249 634 kr Kilde: SSB 3.4.1. Økonomisk kompensasjon til folkevalgte Utover de kostnader som er knyttet til den praktiske driften av kommunens politiske apparat har vi spesielt sett på hvordan systemet for godtgjørelser til de folkevalgte er lagt opp og hvordan ordningene oppleves fra de folkevalgtes side. I henhold til kommunelovens 41 og 42 har alle som har et kommunalt verv krav på dekning av utgifter og økonomisk tap samt arbeidsgodtgjørelse. Regler og satser for dette settes av kommunestyret i den enkelte kommune. I Askøy kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte 21 skilles det mellom tre ulike hovedformer for kompensasjon: godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste/omsorgslønn og frikjøp. I tillegg utbetales det også skyssgodtgjørelse til representanter med lang reisevei i henhold til kommunens regulativ. Vi har også i den videre fremstillingen valgt å sammenligne retningslinjene for godtgjørelse med tilsvarende ordninger i Stjørdal og Sola. 3.4.1.1. Godtgjørelse Godtgjørelser for ulike verv og roller i Askøy tildeles enten som en fastsatt sum eller som en andel beregnet ut i fra ordførerens godtgjørelse. I Askøy har kommunestyret vedtatt at ordførerens godtgjørelse er fastsatt til den til enhver tid gjeldende godtgjørelse for stortingsrepresentanter 22 og reguleres i takt med denne. Varaordførers godtgjørelse er satt til 50 % av ordførerens godtgjørelse. For alle andre kommunale verv er det i reglementet spesifisert en godtgjørelse enten basert på en prosentsats av ordførerens godtgjørelse eller en fast møtepris. Tabell 9 viser en oversikt over hvordan kommunestyrene i Askøy, Stjørdal og Sola har fastsatt godtgjørelsen for ulike politiske verv. Tabell 9: Sammenligning av godtgjøringsreglement til folkevalgte i Askøy, Stjørdal og Sola Mottaker Askøy Stjørdal Sola Beløp som legges til grunn for Ordførers Ordførers 90 % av ordførers godtgjørelse utregning godtgjørelse godtgjørelse (786 600 kr) Ordfører 865 100 kr 873 100 kr 874 000 kr Varaordfører 50 % 80 % 50 % Medlemmer av - Kommunestyret 1 % 1 % 3 per møte - Formannskapet 6 % 3 % 15 % - Faste utvalg/komiteer 5 % 3 % Utvalg for arealsaker: 2,5 per møte Andre faste utvalg: 2 per møte 21 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte 2011-2015. Askøy kommune 22 Fra 1. mai 2014 er årlig fast godtgjørelse for stortingsrepresentantene kr 865 100 per år. Side 22 av 45 Side29
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Mottaker Askøy Stjørdal Sola - Kontrollutvalg 5 % 10 % 2 per møte - Andre råd og utvalg 700 kr per møte Ledere Faste utvalg 6 % + 70 000 kr per år 2 % 1,5 per møte 10 % Utvalg for arealsaker: 15 % Kontrollutvalg 6 % 10 % 6 % Adm.utvalg Andre råd og utvalg Nestledere Faste utvalg Kontrollutvalget 900 kr per møte 900 kr per møte 6 % hvis denne fungerer som leder i 1/4 av møtene 6 % hvis denne fungerer som leder i 1/4 av møtene Møtegodtgjørelser - Vara kommunestyret 700 kr per møte - Vara formannskapet 700 kr per møte - Vara faste utvalg 700 kr per møte - Vara andre råd og utvalg 700 kr per møte 10 % 6 % Andre faste utvalg:10 % 2 % 2 per møte 10 % Utvalg for arealsaker: 3 per møte Andre faste utvalg: 2 per møte hvor leder har forfall 4 % 6 % Dersom et varamedlem deltar i minst 1/3 av utvalgets møter, har vedkommende rett til 50 % av utvalgets fastgodtgjørelse. Et varamedlem som deltar i minst 2/3 av møtene, har rett til fast godtgjørelse 3 per møte 3 per møte 1,5 per møte 1,5 per møte Partistøtte - Grunnbeløp per parti 3 220 kr 7 500 kr - Per partirepresentant 1 % + 1 160 kr 1 500 kr - Gruppeledere Se frikjøp 10 % for de første ti mandater partiet har i kommunestyre 3 % fra og med det ellevte mandatet Annet Fast møtegodtgjørelse på 350 kr for alle møter som varer under tre timer og 500 kr per møte som varer over fem timer 5 % + frikjøp Kilder: Askøy kommune, Stjørdal kommune og Sola kommune Vi ser av oversikten at alle tre kommuner har valgt å legge ordfører godtgjørelse til grunn for prosent- eller promilleutregning av de resterende godtgjørelsene, med unntak av de tilfeller der det er spesifisert konkrete summer. Utover dette er ordningene i stor grad forskjellig mellom alle tre kommunene. Mens Askøy og Stjørdal i stor grad utbetaler faste summer til de folkevalgte i sentrale organ og møtebetaling til varamedlemmer og medlemmer i mindre arbeidsbelastende organ, har man i Sola valgt en ordning hvor alle representanter, med unntak av formannskapsmedlemmer, ledere og nestledere, i stor grad får godtgjørelser basert på møtedeltagelse. Det mest markante utslaget ser vi i godtgjørelsen til formannskapsmedlemmer. I Askøy får disse 6 % av godtgjøringsgrunnlaget, i Stjørdal er det satt av 3 % + 20 % frikjøp 23, mens i Sola får formannskapsmedlemmene 15 % av godtgjøringsgrunnlaget. Ordningene for utbetaling av partistøtte varierer også mellom kommunene. Askøy har faste satser for grunnstøtte til partiene og per kommunestyrerepresentant i tillegg til en prosentsats av godtgjørelsen som tilleggsstøtte per kommunestyrerepresentant. I kartleggingen har vi fått opplyst 23 Se Tabell 11. Side 23 av 45 Side30
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell at ordningen i Askøy med et fast beløp i grunnstøtte, og for hver representant, henger igjen fra den tiden da partiene fikk statsstøtte. Tilskuddet ble innlemmet i den generelle rammeoverføringen til kommunene, og det ble opp til den enkelte kommune å avgjøre om den ville videreføre ordningen. Askøy valgte å beholde ordningen, men beløpet har ifølge kommunen stått uendret siden 2006. I Sola får partiene tildelt et fast grunnbeløp og fast støtte per kommunestyrerepresentant i tillegg til en egen godtgjørelse for gruppelederne på 5 %. I Stjørdal gis det kun støtte til gruppelederne basert på hvor mange representanter partiet har i kommunestyret. Det kan også påpekes at Stjørdal i tillegg til prosentgodtgjørelsene også gir en særskilt møtegodtgjørelse til alle som møter i kommunale organ på kr 350 for alle møter som varer under tre timer og kr 500 for alle møter som varer lengre enn dette. 3.4.1.2. Tapt arbeidsfortjeneste/omsorgslønn Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste gis i de tilfeller hvor representanter må ta fri fra sitt daglige arbeid for å delta på møter og dermed påføres inntektstap. Avhengig av hvorvidt tapt arbeidsfortjeneste er legitimert eller ulegitimert har kommunene forskjellige satser for dekningsgraden, som vist i Tabell 10. Videre finnes det også ordninger som skal dekke eventuelle kostnader til stedfortredere eller omsorgsarbeid hvis denne typen utgifter påføres en representant ved deltakelse i kommunale møter. Tabell 10: Reglement for tapt arbeidsfortjeneste/omsorgslønn til folkevalgte i Askøy, Stjørdal og Sola Askøy Stjørdal Sola Legitimert tapt arbeidsfortjeneste Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste Inntil kr 2500 per dag Kr 450 per time Inntil 4 av godtgjøringsgrunnlaget kr 800 per dag Kr 200 per time, inntil kr 600 per dag Inntil 2,5 av godtgjøringsgrunnlaget per dag Omsorgslønn Inntil kr 400 per møte Stedfortreder inntil kr 160 per time Barnevakt inntil kr 110 per time Sykepass inntil kr 110 per time Inntil 2,5 av godtgjøringsgrunnlaget per dag Kilder: Askøy kommune, Stjørdal kommune og Sola kommune 3.4.1.3. Frikjøp I de tilfeller det er nødvendig, enten på grunn av arbeidsbelastning eller manglende mulighet for permisjon med lønn fra jobb, er det lagt til rette for en frikjøpsordning av folkevalgte. Som vist i Tabell 11 praktiserer Askøy, Stjørdal og Sola ulike former for frikjøp. Askøy og Sola gir frikjøp basert på antallet representanter et parti har i kommunestyret, mens Stjørdal har valgt en modell som åpner for frikjøp basert på hvilke organ enkeltpolitikere enten er medlem eller leder av. Vi får opplyst at i Askøy tilfaller frikjøpet i hovedsak gruppelederne. Tabell 11: Reglement for frikjøp av folkevalgte i Askøy, Stjørdal og Sola Askøy Stjørdal Sola Frikjøp Hvert parti gis mulighet til frikjøp med en «grunntid» på tre timer pr uke. Dersom partiet har mer enn seks representanter i kommunestyret gis det en halv time frikjøp per representant i tillegg. Godtgjørelse skjer iht. ordførers godtgjørelse Formannskapets medlemmer: 20 % Leder Komite Plan: 35 % Leder Komite Levekår: 40 % Leder Komite Kultur, næring og miljø: 10 % Leder Kontrollkomiteen: 10 % For å oppnå frikjøp tilsvarende 20 % stilling, må en gruppe ha tilsvarende 4,73 representanter i kommunestyret (11,56 %). For færre eller flere representanter reguleres frikjøpsordningen tilsvarende Kilder: Askøy kommune, Stjørdal kommune og Sola kommune Side 24 av 45 Side31
Utbetalinger i '000kr Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 3.4.1.4. Andre ordninger Utover de ordninger nevnt ovenfor har alle de tre kommunene varierende ordninger for tilleggsgodtgjørelser, slik som telefon, internett, pensjons- og forsikringsordninger etc. Vi har ikke nevnt disse her da det er stor grad av likhet i hva som tilbys i alle tre kommunene. 3.4.2. Utgifter til økonomisk kompensasjon Basert på kommunens regnskapstall for hva som har blitt utbetalt i ulike former for kompensasjon på kontoene 10801 Godtgjørelse folkevalgte, 10803 Frikjøp politikere, og 10804 Tapt arbeidsfortjeneste i perioden 2012-2014 24, har vi sammenfattet oversikter over hvordan utgiftene fordeler seg på partiene. Figur 7 viser den totale summen som er utbetalt til de folkevalgte basert på partitilhørighet i 2012, 2013 og 2014. Figur 7: Utbetalinger til folkevalgte i perioden 2012-2014 basert på partitilhørighet 1 000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2012 2013 2014 Kilde: Askøy kommune Vi ser av oversikten at over de tre årene har utbetalingene stort sett vært stabile med unntak av utbetalingene til Høyres representanter som i 2012 var høyere enn i 2013 og 2014. Utbetalingene som er klassifisert som uspesifisert er i stor grad knyttet til utgifter rundt stortingsvalget i 2013. Figur 8 viser utbetalinger per parti i samme periode, riktignok uten ordførers og varaordførers godtgjørelse. Denne viser at utbetalingene samsvarer godt med partienes representasjon i de politiske organene. Kristelig folkeparti får utbetalt tilnærmet dobbelt så mye som Venstre til tross for at begge partiene har to representanter og én plass hver i formannskapet. Forskjellen kan imidlertid forklares med at utvalgsleder for UOL er fra Kristelig folkeparti. Figur 8: Totalsum utbetalinger til folkevalgte i Askøy kommune i perioden 2012-2014 basert på partitilhørighet 24 Utgifter til godtgjørelse ordfører og varaordfører er ikke med i utregningene da disse ikke er regnskapsført lengre enn til mai 2013. Side 25 av 45 Side32
Utbetalinger i '000kr Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 3 000 2 500 2 430 2 436 2 000 1 500 1 471 1 000 500 0 251 882 79 486 221 527 Kilde: Askøy kommune 3.4.3. Tilbakemeldinger fra politikerne Samtalene viser at gruppelederne opplever arbeidsbelastningen som stor. Tiden som går med til å lede eget parti, være i dialog med andre partier og å følge opp saker i ulike organ, er svært tidkrevende. I flere av samtalene går det frem at de politiske representantene opplever at man må gjøre noe med reglementet for godtgjørelser da satsene er lave og kompensasjonen er liten i forhold til arbeidsmengden. Det kommer flere tilbakemeldinger om at for spesielt de med sentrale verv er ikke ordningen balansert nok og man må i stor grad benytte seg av fritid eller permisjon uten lønn (noe som kan være vanskelig da ikke alle har like gode muligheter for dette hos arbeidsgiver) for å ha tilstrekkelig med tid til å håndtere de oppgaver som ligger til vervet. Det nevnes fra flere at spesielt grunngodtgjørelsen til representantene ikke har blitt endret på flere år og at denne med fordel kunne vært høyere. Videre vises det til at frikjøpsordningen også med fordel kan utvides, selv om det også er politikere som mener at denne er forholdsvis grei slik den er i dag. Hovedbekymringen synes å være at man frykter politikere i sentrale posisjoner ikke vil ha mulighet til å følge opp sine oppgaver i tilstrekkelig grad og at flere velger å ikke påta seg politiske verv i Askøy med mindre det er bedre samsvar mellom arbeidsinnsats og kompensasjonen man opplever å få for innsatsen. Side 26 av 45 Side33
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 4. Vurderinger og forslag til løsning 4.1. Vurdering av politikernes avgjørelsesmyndighet Til sammen er 92 personer oppnevnt i ulike kommunale styrer, råd og utvalg i Askøy. Det er positivt at politikerne som ble intervjuet ga uttrykk for at arbeidet oppleves som meningsfullt og viktig. Det er likevel forhold ved dagens politiske styringsmodell som vi ser påvirker muligheten for helhetlig styring i Askøy, noe som igjen kan redusere engasjementet og interessen hos politikerne. 4.1.1. Kommunestyret Dagens modell innebærer at prinsippet om gjennomgående representasjon ikke følges. Dette betyr at i inneværende periode har deler av opposisjonen ikke vært representert i vedtaksorganer og deres eneste mulighet til å påvirke har vært gjennom representasjon i kommunestyret. Samtidig vurderer vi det som en utfordring at det er medlemmer i sektorutvalgene som ikke er folkevalgte representanter. Vi observerer at både politikere og kommuneadministrasjonen oppfatter at politikerne har en tendens til å fokusere på detaljsaker og mindre på helhetlig og langsiktig styring. Flere etterspør mer avgjørelsesmyndighet til kommunestyret og formannskapet. Dette er ikke en unik problemstilling for Askøy da dette kan sies å være et utslag av en villet utvikling av lokaldemokratiet i Norge. Gjennom utviklingen av formannskapsmodellen de siste to tiår har man i stadig større grad tildelt politikere sektoransvar gjennom opprettelse av utvalg, råd og komiteer med spesifiserte arbeidsområder, som et ledd i prosessen med å styrke strategisk politisk styring. Resultatet er at kommunestyret ikke er like involvert i alle faser av saksprosessene. I dette systemet blir det desto viktigere å sikre gjennomgående representasjon i alle ledd for at de folkevalgte skal oppleve reell medvirkning i saksgangen. Selv om gjennomgående representasjon ikke direkte pålegges i kommunens delegasjonsreglement, mener vi at dette bør praktiseres i større grad enn det gjøres i dag. 4.1.2. Formannskapet Delegasjonsreglementet viser at formannskapet har blitt gitt relativt store fullmakter, de behandler kommuneplan, kommunedelplan og kommunalplanstrategi i tillegg til de lovpålagte sakene som økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Gjennom dette arbeidet har det imidlertid blitt tydelig at utfordringen med formannskapets drift handler mer om svak kobling mellom formannskapet og de øvrige utvalgene enn om hvor mye avgjørelsesmyndighet som er delegert. Det synes å være behov å la formannskapsmedlemmene få et mer definert sektoransvar enn det som er praksis i dag. For å sikre dette mener vi at det vil være et fornuftig tiltak å la sektorutvalgene være representert i formannskapet. Dette er ikke tilfellet i dag. På den måten legger man til rette for bedre sammenheng og kontinuitet mellom arbeidet i utvalgene og i formannskapet ved at man har politikere med sektoransvar. Vi anbefaler ikke at kommunen låser seg til en ordning der det er sektorutvalgenes ledere som automatisk får plass i formannskapet, da dette vil kunne påvirke forholdstallet mellom partiene i formannskapet. 4.1.2.1. Formannskapets arbeidsutvalg Vårt inntrykk er at dette samarbeidsrådet fungerer etter hensikten. Gjennom arbeidet som gjøres i dette rådet får sentrale politikere og administrasjonen avstemt uklarheter forutfor politisk behandling. Arbeidsformen forutsetter at endelige avgjørelser ikke allerede er tatt før sakene kommer til behandling i formannskapet. Samtidig har det blitt påpekt at det med fordel kunne vært enda større åpenhet i dette utvalgets arbeid. At gruppeleder for det største opposisjonspartiet deltar mener vi er et godt utgangspunkt for å skape tillit og åpenhet til rådets arbeid. For ytterligere å styrke åpenheten kan det vurderes å gjøre agendaen for arbeidsutvalgets møter kjent for resten formannskapet. Side 27 av 45 Side34
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 4.1.3. Administrasjonsutvalget Slik Administrasjonsutvalget fremstår i dag fungerer det ikke tilfredsstillende. Formålet med dette partssammensatte utvalget er å sikre ansattes medvirkning i saker som angår kommunens arbeidsgiveransvar. Dette har man ikke fått til å fungere over lengre tid i Askøy. Det er særlig tre forhold som vi ser bør vurderes for å komme frem til et mer velfungerende utvalg. For det første bør kommunen se på forholdstallet mellom politikere og arbeidstakerrepresentanter. Slik det er i dag, med 11 politikere og 4 tillitsvalgte fra arbeidsgiverorganisasjonene, vil beslutninger i utvalget enkelt kunne omgjøres i formannskapet, særlig fordi det er formannskapet selv som utgjør den politiske representasjonen i utvalget. For det andre ser vi at det er et behov for klargjøring av fordelingen av arbeidsgiveransvaret mellom politiker og administrasjon. På bakgrunn av disse to utfordringene vil det også kunne være aktuelt å vurdere en omgjøring av utvalget til et organ for trepartssamarbeid. Uavhengig av hvordan kommunen ønsker å organisere seg mener vi at det vil være en fordel om det opprettes et årshjul for Administrasjonsutvalget som er tilpasset årlige prosesser slik som budsjett, lønnsforhandlinger etc. Dette for å skape forutsigbarhet og involvering i rett tid for partene. Dagens Likestillings- og mangfoldsutvalg fungerer ikke tilfredsstillende. Det kan vurderes å overføre saker som omhandler likestilling til Administrasjonsutvalget, på bakgrunn av Hovedavtalens 4 25. Sola har valgt denne løsningen. Dette vil etter vår vurdering kunne bidra til å løfte likestillingsstillingsarbeidet i kommunen, i tillegg til at det styrker Administrasjonsutvalgets legitimitet. 4.1.4. Andre råd, utvalg og nemnder Eldrerådet, Kontrollutvalget og Klagenemnda synes å fungere tilfredsstillende og vi har ingen kommentarer til disse. Vi har heller ingen øvrige kommentarer til Finansutvalget, Prioriteringskomiteen, Valgstyret, Vilt- og innlandsfiskenemda og Museumsstyret da det heller ikke er avdekket utfordringer ved disse organene. De underorganene det knytter seg utfordringer til viser seg i hovedsak å være Likestillings- og mangfoldsutvalget, Flerkulturelt råd og Rådet for funksjonshemmede. Vi ser i flere tilfeller at det ville vært hensiktsmessig å slå flere av disse sammen eller legge de inn under de faste og/eller lovpålagte organene. Eksempelvis kan oppgavene til Likestillings- og mangfoldsutvalget splittes opp og legges til henholdsvis Administrasjonsutvalget (likestillingssaker) og UOL (mangfoldssaker). Alternativt at både Likestillings- og mangfoldssaker legges til UOL. Likeledes vil ansvarsområdet som tilhører Flerkulturelt råd kunne overføres til UOL. Utfordringen ved denne løsningen er at kommunen mister partsrepresentasjon. Dersom kommunen vektlegger partsrepresentasjon vil andre alternativer være enten å beholde rådet i sin nåværende form, eller å slå det sammen med mangfoldssakene, som tilhørte det opprinnelige Likestillings- og mangfoldsutvalg. Rådet for funksjonshemmede bærer også preg av ikke å fungere etter formålet. Møtedeltagelse synes å være en av hovedutfordringene, kombinert med uklarhet rundt hvilke administrative funksjoner som ivaretar tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne. Denne typen saker er sektorovergripende og ikke alltid lett å plassere hvor ansvaret hører hjemme i administrasjonen. På bakgrunn av dette, samt lav medlemsaktivitet blir resultatet at det ofte faller på politisk 25 Hovedavtalens del B, 4 «Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer». Side 28 av 45 Side35
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell sekretariat å sørge for riktig involvering. Dette er etter vår vurdering ikke tilfredsstillende. For å revitalisere Rådet for funksjonshemmede kan man vurdere å slå dette sammen med Eldrerådet, slik loven åpner for, da som et fellesråd. Loven gir ingen andre føringer for fellesråd enn at representanter for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne skal ha mulighet til å fremme forslag om representanter. Det vil derfor være viktig at kommunen ser på partssammensetningen ved en eventuell opprettelse av et slikt råd for å sikre at rådets intensjon ivaretas. Uavhengig av hvordan kommunen velger å organisere seg, bør man sikre at oppnevnte medlemmer i tilstrekkelig grad har et engasjement for saksfeltet. Nettopp engasjement for enkeltområder er en viktig forutsetning når man setter sammen alle typer interesseorgan. 4.1.5. Ungdommenes kommunestyre (UKS) Det er positivt at Askøy har et UKS som bærer preg av å være engasjert. Videre er det positivt at det har blitt innført en ordning hvor politikere deltar fast på møter i UKS. Vi har likevel fått et inntrykk av at ungdomsrepresentantene etterspør mer råd og veiledning, samt enda tettere kontakt med politikerne enn det som praktiseres i dag. Vi anbefaler at politikerne følger dette opp, spesielt med tanke på at det for tiden foreligger et nasjonalt forslag vedrørende lovfesting av medvirkningsordning for ungdom 26. 4.1.6. Utvalgene Begge de faste utvalgene i Askøy har store ansvarsområder. Problemstillingene er noe forskjellige avhengig av hvilket av utvalgene det er snakk om. 4.1.6.1. Utvalg for oppvekst og levekår UOL har slik vi ser det et svært vidt og faglig krevende ansvarsområde. Dette fører til at man ikke i tilstrekkelig grad har tid eller mulighet til å behandle strategisk og prinsipielt viktige saker i dybden. En mulig løsning for å sikre mer overordnet styring fra politikernes side vil kunne være å fordele dette utvalgets saksfelt mellom to nye utvalg. Eksempelvis Utvalg for helse og omsorg og Utvalg for oppvekst og levekår. Dette ligner på modellen man gikk bort fra i 2007, da man slo sammen «komiteene» for helse- og sosial og oppvekst og kultur fordi disse hadde korte og overkommelige sakslister. Slik vi har påpekt i faktabeskrivelsen har saksmengden i UOL vært tiltagende de siste år, samtidig som kommuneadministrasjonen har etterlyst mer retningsgivende politikk innenfor saksområdet. Vi mener derfor at en ny inndeling i to utvalg vil være hensiktsmessig slik situasjonen er i dag. 4.1.6.2. Utvalg for teknikk og miljø For UTM er problemstillingen nærmest motsatt. Her behandles mange saker på detaljnivå, noe som går ut over strategisk planarbeid. Det er gjennom planarbeidet at politikerne legger føringer for byggetiltak i kommunen. Kommuneadministrasjonen følger de politisk vedtatte reguleringsbestemmelsene når de behandler byggesøknader og utformer vedtak på bakgrunn av disse. Slik praksis er i dag er UTM delegert ansvaret for klagesaksbehandling av dispensasjonssaker jfr. Kapittel 19 i plan- og bygningsloven, og det er disse sakene som utgjør den største arbeidsbelastningen i utvalget. Vi mener det er uheldig at så mye som 44 % av klagesaker omgjøres etter behandling i UTM, da dette er med på å undergrave administrasjonens arbeid og det politiske planarbeidet. I stedet for å bruke mye tid og ressurser på klagesaksbehandling mener vi det vil være riktigere at politikerne arbeider strategisk med utformingen av reguleringsbestemmelser som gjenspeiler faktiske behov i kommunen. Vi mener at kun saker av prinsipiell betydning bør gå til politisk behandling, mens ikke-prinsipielle klagesaker saksbehandles av administrasjonen som underinstans til fylkesmannen. Da det er opp til 26 «Lovfesting av medvirkningsordning for ungdom høring». Kommunal- og regionaldepartementet, 2013 Side 29 av 45 Side36
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell kommunen selv å avgjøre hvordan klagesaksbehandling organiseres, vil vi anbefale at administrasjonen og politikerne i felleskap ser nærmere på hva som kan forstås som prinsipielle og ikke-prinsipielle saker, samt hvordan dette kan ivaretas gjennom politisk planarbeid. I de tilfeller hvor administrasjonen foreslår en dispensasjon fra planverket, kan dette tenkes å være en prinsipiell sak som bør løftes opp til politisk behandling. Uavhengig av om kommunen velger ny organisering av utvalgene eller beholder dagens ordning, mener vi at det vil styrke den overordnede styringen at leder og nestledervervet fordeles mellom posisjon og opposisjon. 4.2. Vurdering av forholdet mellom politisk og administrativt nivå i dagens styringsmodell Et godt styringssystem bygger på tillit, godt samspill og god rolleforståelse mellom politisk og administrativt nivå. For at det politiske nivået skal fungere best mulig er det avhengig av en velfungerende kommuneadministrasjon, som innebærer blant annet kvalitet i saksbehandling, tilstrekkelig kompetanse, tilgjengelighet og god rolleforståelse. Likeledes er administrasjonen avhengig av en politisk ledelse som har god rolleforståelse, viser politisk engasjement og som har en tydelig forståelse av forskjellen på prinsipielle og ikke-prinsipielle saker. Det synes å være gjensidig tillit mellom administrativt og politisk nivå. Administrasjonen etterspør mer oppmerksomhet innen UOL-området og at politikerne i større grad tenker langsiktig og er retningsgivende i sin behandling av saker. Vi mener at en oppdeling av UOL-området, som nevnt tidligere, vil bidra til økt oppmerksomhet og mer strategisk styring. Samtidig mener vi den nylige omorganiseringen av kommuneadministrasjonen, hvor det er opprettet kommunalsjefstillinger for helse og omsorg, oppvekst og levekår samt teknisk, legger godt til rette for bedre kobling mellom politisk og administrativt nivå. Det har også blitt påpekt fra både administrativt og politisk hold at det knytter seg utfordringer til rolleforståelse blant politikerne. Her mener vi at det er behov for bevisstgjøring rundt hva som er politikernes og administrasjonens ansvarsområder. Dette gjelder både i hva og når politikere skal involveres. Det er få opplæringstiltak for folkevalgte i kommunen. Vi anbefaler at det arbeides systematisk med hensyn til skolering og kompetanseutvikling. Det er flere måter å gjøre dette på. En anbefaling fra vår side er å utarbeide kompetanseplaner som går over en viss tid og dekker alle områder som er relevante for utøvelse av politikervervet. Eksempler på temaer kan være politikerrollen, eierstyring, mediehåndtering, lovverk, arbeidsgiverrollen etc. 4.3. Vurdering av saksmengde og belastning på politikere Kartleggingen viser at det til tider oppleves å være tid- og ressurskrevende å være politiker i Askøy. Saksmengden er stor og er tiltagende. Det at kommunen ikke har et system som gir politikerne oppdaterte oversikter over status i sentrale saker kan forsterke opplevelsen av at de «drukner» i saksmengde og ikke får oversikt. Det bør derfor, uavhengig av organisasjonsmodell, vurderes å innføre et system som viser oversikt over hvor i saksgangen saker er og hva som eventuelt har blitt resultatet. En annen observasjon gjennom kartleggingen er at kompensasjonen oppleves som lav. Når vi sammenligner kommunens kostnader med resten av kommunene i Hordaland fylke viser analysene at kommunen har lave utgifter til politisk styring. En videre sammenligning med Stjørdal og Sola viser også her at Askøy ligger lavt på kostnadssiden. Når vi ser på reglementet for godtgjørelser for de tre kommunene kommer det frem interessante forskjeller. Til tross for forskjellige ordninger mellom Stjørdal og Sola, ser vi at begge kommunene prioriterer sentrale politikerverv høyere (i form av godtgjørelse og frikjøp) enn Askøy. Eksempelvis ser vi store forskjeller i kompensasjonsordningen til formannskapsmedlemmer og gruppeledere (se Tabell 9 og Tabell 11). I Stjørdal tildeles formannskapsmedlemmer en godtgjørelse på 3 % i tillegg til 20 % frikjøp. I Sola er det ikke et Side 30 av 45 Side37
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell dedikert frikjøp til formannskapsmedlemmer, men godtgjørelsen er satt til 15 %. Askøys godtgjørelsesgrunnlag er på 6 % og dermed er den totale kompensasjonen betydelig lavere. Når det kommer til kompensasjon til gruppeledere har både Stjørdal og Sola dedikerte satser for disse. I Stjørdal får gruppeledere 10 % godtgjørelse for de første 10 mandater partiet har i kommunestyret, deretter 3 % fra og med det 11. mandatet. I Sola får gruppeledere fast godtgjørelse på 5 % i tillegg til en frikjøpsordning som partiene disponerer fritt. Askøy har ikke fastsatt dedikert sum til gruppeledere, kun faste støtteordninger basert på antall representanter i kommunestyret som partiene står fritt til å disponere. På bakgrunn av tilbakemeldingene om at kompensasjonen er lav, arbeidsbelastningen er høy, og at det synes å være få grunner til de store forskjellene mellom Askøy og de to øvrige kommunene i sammenligningsgrunnlaget, mener vi at det er grunn til å se nærmere på hvordan kompensasjonsordningen bedre kan tilpasses dagens behov. Vi ser at det er lite rom for å gjøre store omfordelinger innenfor dagens budsjettramme. Med andre ord ser vi at de tiltakene som bør gjennomføres, basert på de forhold som er avdekket i denne kartleggingen, i sum vil medføre en merkostnad til politisk styring i kommunen. Dagens partistøtteordning (godtgjørelser og timer frikjøp) som partiene står fritt til å disponere mener vi er en god og fleksibel ordning som gir partiene stor frihet. For å møte utfordringene som vi har avdekket mener vi at en løsning kan være å øke frikjøpsandelen. Videre anbefaler vi at kommunen ser på den generelle møtegodtgjørelsen da denne også ligger betydelig lavere enn i sammenligningsgrunnlaget. For å styrke ledelsen av de faste utvalgene anbefaler vi at kommunen går over til en ordning med fast godtgjørelse for nestledere på 6 % uavhengig av hvor mange møter de har vært stedfortreder i. Side 31 av 45 Side38
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 5. Vurdering av de ulike alternativene I denne delen av rapporten vil vi presentere alternative styringsmodeller som vi på bakgrunn av kartleggingen anser som aktuelle for kommunen. Følgende punkter gjelder for presentasjonen av alternativ 1 og 2: Med «ingen strukturelle endring» i presentasjonene menes det at det ikke foreslås endringer i sammensetningen av organet (antall medlemmer, politisk tilhørighet, etc). Samtlige forslag tar utgangspunkt i prinsippet om gjennomgående representasjon da dette i seg selv er et sterkt virkemiddel for å sikre helhetlig styring og involvering. Uavhengig av de organisatoriske alternativene vil vi anbefale en justering i reglementet for godtgjørelser. Uansett hvilken løsning kommunen ønsker å gå inn for anbefaler vi at det gjøres en opprydning i begrepsbruken på styrer, råd og utvalg. 5.1. Alternativ 1 - Beholde dagens organisering med mindre justeringer Organisatorisk enhet Kommunestyret Formannskapet Formannskapets arbeidsutvalg Forslag til tiltak Ingen endring Alle utvalg er representert Ingen endring Administrasjonsutvalget Redusere forholdstallet ved å øke antallet ansattrepresentanter til 6. UOL Ingen strukturelle endringer Fordele leder- og nestlederverv mellom posisjon og opposisjon UTM Ingen strukturelle endringer Større fokus på strategisk viktige saker. Politikerne involveres kun i klagesaksbehandling av prinsipiell karakter. Fordele leder- og nestlederverv mellom posisjon og opposisjon Andre råd, utvalg, nemnder Administrasjon Ledere og medlemmer i alle underorgan er oppnevnt på bakgrunn av genuint engasjement Legge til rette for at saker fordeles til relevante politiske instanser Etablere et system for oppfølging av saker Denne løsningen innebærer beskjedne strukturelle endringer i de politiske organene. Det er kun Administrasjonsutvalget som berøres strukturelt i dette forslaget. Vi mener at forslaget i noe grad vil tilrettelegge for større grad av strategisk styring: At utvalgene er representert i formannskapet vil legge bedre til rette for samordning og sikring av helhetlig styring De tillitsvalgte vil få større muligheter for påvirkning sammenlignet med dagens ordning En fordeling av leder- og nestlederverv mellom posisjon og opposisjon sikrer bred involvering Det vil bli en redusert saksmengde i UTM og legge bedre til rette for planarbeid Side 32 av 45 Side39
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Med et bedre system for oppfølging av saker vil politikerne få bedre oversikt over hvor i saksgangen sakene befinner seg og sakshistorikk Denne modellen vil imidlertid ikke løse utfordringene med manglende strategisk styring i UOL. Den tar heller ikke stilling til utfordringene ved mange av de mindre politiske organene. Organ Beskrivelse Kostnader Kommunestyre Formannskap Per representant 9 000 Totalt for 35 representanter 285 000 Per medlem 52 000 Totalt for 11 medlemmer 467 000 Administrasjonsutvalget Per medlem 3 500 UTM Totalt for 11 + 6 medlemmer 53 000 Leder 122 000 Per medlem 43 000 Sum UTM 554 000 UOL Leder 122 000 Per medlem 43 000 Sum UOL 554 000 Sum totalt 1 913 000 I beregningsgrunnlaget har vi tatt utgangspunkt i at ordførers og varaordførers representasjon i politiske organ dekkes gjennom deres faste godtgjørelse. For Administrasjonsutvalget har vi tatt utgangspunkt i et tenkt årshjul med fem møter. Økonomiske konsekvenser ut over det som tabellen viser knytter seg til eventuelle utviklingskostnader ved system for saksoppfølging, i tillegg til de generelle forslagene til justering av reglementet for godtgjørelse. Vi har ikke gjort beregninger for møter i andre råd, utvalg og nemnder da det er vanskelig å anslå hvor ofte disse vil møtes i fremtiden. Dersom det oppstår en revitalisering av disse vil dette kunne føre til noe høyere møteaktivitet og dermed kostnader knyttet til dette. Side 33 av 45 Side40
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 5.2. Alternativ 2 - Ny politisk organisering Organisatorisk enhet Kommunestyret Formannskapet Formannskapets arbeidsutvalg Forslag til tiltak Ingen endring Alle utvalg er representert Ingen endring Administrasjonsutvalget Redusere forholdstallet til 5 politiske representanter og 3 ansattrepresentanter 27 eller vurdere et organ for trepartssamarbeid Overføre ansvaret for likestillingssaker til Administrasjonsutvalget UOL Dele utvalget i henholdsvis Utvalg for helse og omsorg og Utvalg for Oppvekst og levekår Ansvarsområdene for utvalgene samsvarer med fagavdelingene slik de fremgår av den nye kommunale lederstrukturen med tilhørende kommunalsjefer Hvert av de to nye utvalgene har 9 medlemmer med leder- og nestlederverv fordelt mellom posisjon og opposisjon Eventuelt overføre mangfoldsakene til nye UOL UTM Redusere antall medlemmer til 9 med leder- og nestlederverv fordelt mellom posisjon og opposisjon Politikerne involveres kun i klagesaksbehandling av prinsipiell karakter Andre råd, utvalg, nemnder Likestillings- og mangfoldsutvalget Legge ned og flytte likestillingsområdet til Administrasjonsutvalget og flytte mangfoldsområdet til enten nye UOL eller Flerkulturelt råd Flerkulturelt råd Tilføre mangfoldsområdet fra det nedlagte Likestillings- og mangfoldsutvalget eller legge ned og flytte saksområdet til UOL Slå sammen Eldrerådet og Rådet for funksjonshemmede til et Fellesråd Ledere og medlemmer i alle underorgan er oppnevnt på bakgrunn av genuint engasjement Administrasjon Legge til rette for at saker fordeles til relevante politiske instanser Etablere et system for oppfølging av saker Denne løsningen innebærer flere større strukturelle endringer enn første løsningsforslag: Den største endringen er oppdelingen av dagens utvalg for oppvekst og levekår til to nye utvalg. Dessuten foreslår vi å redusere antallet medlemmer til 9 i alle faste utvalg. 27 Kommunal Hovedavtalens del B 4. Side 34 av 45 Side41
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Vi foreslår også at formannskapet i sin helhet ikke lenger utgjør den politiske representasjonen i Administrasjonsutvalget, men at dette organet settes sammen av færre medlemmer enn i dag, eventuelt opprette et organ for trepartssamarbeid. Dette alternativet tar også tak i utfordringene ved andre råd, utvalg og nemnder gjennom å flytte saksområder til mer egnede organ. I likhet med det første alternativet innebærer også dette alternativet større grad av strategisk styring: At utvalgene er representert i formannskapet legger bedre til rette for samordning og sikring av helhetlig styring De tillitsvalgte vil få større muligheter for påvirkning sammenlignet med dagens ordning En oppdeling av UOL-området vil legge til rette for større fokus på sektorområdene En fordeling av leder- og nestlederverv mellom posisjon og opposisjon sikrer bred involvering Det vil bli en redusert saksmengde i UTM, noe som legger bedre til rette for planarbeid Med et bedre system for oppfølging av saker vil politikerne få bedre oversikt over hvor i saksgangen sakene befinner seg og sakshistorikk Denne modellen innebærer at flere av kommunestyrepolitikerne også blir utvalgsmedlemmer. Med andre ord fordrer dette et større engasjement og involveringsgrad. Hvorvidt dette ses på en utfordring eller en mulighet er det vanskelig å ha en formening om. På den ene siden kan enkelte vegre seg for å påta seg politiske verv med stort ansvar, på den annen side vil man kunne hevde at den opplevde påvirkningskraften øker. Vi mener uansett at den nye strukturen fordeler arbeidsmengden mellom de folkevalgte på en bedre og mer hensiktsmessig måte enn ved dagens ordning. Organ Beskrivelse Kostnader Kommunestyre Per representant 9 000 Totalt for 35 representanter 285 000 Formannskap Per medlem 52 000 Totalt for 11 medlemmer 468 000 Administrasjonsutvalget Per medlem 3 500 Totalt for 5 + 3 medlemmer 28 000 UTM Leder 122 000 Nestleder 52 000 Per medlem 43 000 Sum UTM 477 000 UOL Leder 122 000 Nestleder 52 000 Per medlem 43 000 Sum UOL 477 000 UHO Leder 122 000 Nestleder 52 000 Per medlem 43 000 Sum UHO 477 000 Sum totalt 2 212 000 Side 35 av 45 Side42
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell I beregningsgrunnlaget har vi tatt utgangspunkt i at ordførers og varaordførers representasjon i politiske organ dekkes gjennom deres faste godtgjørelse. For Administrasjonsutvalget har vi tatt utgangspunkt i et tenkt årshjul med fem møter. Ved å redusere antallet medlemmer i dette utvalget fra 17 til 8 får kommunen redusert kostnadene med 47 %. Det vil naturligvis knytte seg noe økte kostnader til opprettelsen av et nytt utvalg samt en økning i godtgjørelsen til nestleder i utvalgene. Men ved å redusere antallet utvalgsmedlemmer til 9 vil dette likevel ikke føre til mer enn 15 % kostnadsøkning totalt sammenlignet med alternativ 1. Økonomiske konsekvenser ut over det som tabellen viser knytter seg til eventuelle utviklingskostnader ved system for saksoppfølging i tillegg til de generelle forslagene til justering av reglementet for godtgjørelse. Avhengig av hva kommunen velger å gjøre vedrørende Rådet for funksjonshemmede, Eldrerådet, Likestillings- og mangfoldsutvalget og Flerkulturelt råd vil dette ha en viss påvirkning på kostnadene. Ved en sammenslåing av Rådet for funksjonshemmede og Eldrerådet med en sammensetning av seks partsrepresentanter og tre politikere vil det bety en innsparing på møtekostnader tilsvarende ett medlem. Ved å dele saksområdet likestilling og mangfold mellom Administrasjonsutvalget og UOL eller Flerkulturelt råd vil kommunen spare møtekostnader tilsvarende fem utvalgsmedlemmer. Likeledes vil en nedleggelse av Flerkulturelt råd med overføring av saksområdet til UOL føre til besparelser tilsvarende ytterligere fem utvalgsmedlemmer. Vi har ikke gjort beregninger for møter i andre råd, utvalg og nemnder da det er vanskelig å anslå hvor ofte disse vil møtes i fremtiden. Side 36 av 45 Side43
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell 5.3. Alternativ 3 - Parlamentaris k modell Som nevnt innle dningsvis i rapporten kom det frem allerede i startfasen av dette prosjektet at innføring av en parlamentarisk modell var et lite relevant alternativ for Askøy. Mandatet ble justert til hovedsakelig å se på endringer innenfor dagens formannskapsmodell. Vi har allikevel valg t å gi en kort redegjørelse for hvordan en eventuell parlamentarisk styringsmodell i Askøy vil se ut, samt gjort et kostnadsestimat relatert til dette. 5.3.1. Parlamentarisk organisering Innføringen av en parlamentarisk modell i Askøy vil inneb ære at formannskapet og rådmannens stilling som administrasjonssjef bortfaller til fordel for et kommuneråd som kommunens øverste politiske og administrative ledelse. Et slikt kommuneråd vil enten kunne organiseres som et kollektivt råd med felles ansvar 28 eller som et kommuneråd, hvor den enkelte kommuneråd har individuelt ansvar for sitt sektorområde i administrasjonen 29. Slik vi har vist det i Figur 9 vil det i Askøy, med utgangspunkt i dagens organisering, være naturlig å ha kommuneråd som dekker hvert av de administrative områdene helse og omsorg, oppvekst og levekår, teknisk. Dersom kom munen ønsker en egen kommuneråd med ansvar for finans, noe som er vanlig i de parlamentariske styringsmodellene som er innført andre steder i Norge, vil kommunen få totalt fem kommuneråder. Ansvaret for finans kan alternativt legges til kommunerådsleder, n oe som vil føre til maktkonsentrasjon. Figur 9 : Dagens organisering vs. parlamentarisk modell i Askøy kommune Hvert av disse områdene vil ha sin egen kommunerådsavdeling med ansvar for oppfølging og daglig administrasjon av det enkelte sektorområde. Dagens utvalg med avgjørelsesmyndighet vil erstattes av saksforberedende komiteer med innstillingsrett ovenfor kommu nestyret og det vil være kommunerådenes oppgave å igangsette og gjennomføre de vedtak som kommunestyret fatter. 5.3.2. Kostnader Slik det har blitt påpekt i teoridelen av denne rapporten er en parlamentarisk løsning som regel dyrere enn en tradisjonell politisk organisering under formannskapsmodellen. Selv om lønnsutgiftene knyttet til administrasjonssjefens stilling bortfaller vil denne bli erstattet med flere politikere i heltidsstillinger samt deres sekretariat. Man vil heller ikke behøve et politisk sekretari at 28 Lik den parlamentariske modellen man bruker i Hedmark fylkeskommune 29 Lik den parlamentariske modellen man bruker i Bergen kommune Side 37 av 45 Side44
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell for formannskapet da dette opphører, men da sekretariatet for de resterende politiske organene vil bestå, i tillegg til at det vil være behov for ytterligere støttefunksjonen for kommunalrådet, vil man få en økning i utgiftene også på den administrative siden. Tabell 12 viser et eksempel på hvordan kostnadsbildet vil se ut hvis man tar utgangspunkt i organiseringen vist i Figur 9. Tabell 12: Endringer i bemanning ved innføring av parlamentarisk modell i Askøy kommune Endringer i bemanning Delkostnad Sum + 4/5 kommuneråder 865 100 kr per kommuneråd 3 460 000 kr / 4 325 000 kr - Rådmann 900 000 kr 900 000 kr + 4/5 kommunerådssekretærer 400 000 kr 1 600 000 kr / 2 000 000 kr + sekretær for kommunerådet 400 000 kr 400 000 kr Totalt 4 560 000 kr / 5 825 000 kr Som det fremgår av tabellen vil en innføring av parlamentarisk styringsmodell medføre store kostnadsøkninger for kommunen, og en vesentlig større kostnad enn ved en justering av formannskapsmodellen. Videre vil en styrking av posisjonen, slik det legges opp til i en parlamentarisk modell, føre til et behov for å styrke opposisjonens rolle, noe som vil føre til ytterligere utgifter Side 38 av 45 Side45
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Referanseliste Eksterne referanser Blåka, Sara, Tjerbo, Trond og Zeiner, Hilde. 2012. Kommunal organisering 2012 Redegjørelse for kommunal- og regionaldepartementets organisasjonsdatabase. NIBR-rapport 2012:21. Tilgjengelig på nett: https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/krd/rapporter/rapporter_2012/2012-21.pdf Hovik, Sissel og Stigen, Inger Marie. 2008. Kommunal organisering 2008 Redegjørelse for kommunal- og regionaldepartementets organisasjonsdatabase. NIBR-rapport 2008:20. Tilgjengelig på nett: https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/krd/vedlegg/komm/kommunal_organisering_nibr. pdf?id=2123020 Kommunenes Sentralforbund. 1989. Kommunen i 90-åra. Nye organisasjonsmodeller - nye politiske og administrative roller. Hovedrapport. Oslo: Kommuneforlaget. Offerdal, Audun 1992. Den politiske kommunen. Det norske samlaget. Ringkjøp, Hans-Erik., Folkestad, Bjørn., Offerdal, Audun og Aars, Jacob. 2007. Demokrati heile vegen Gode styringsgrep og metodar for folkevalte. Rapport. Stein Rokkan senter for flerfaglige samfunnstudier Saxi, Hans Petter., Bukve, Oddbjørn., Gjertsen, Arild., Gustavsen, Annelin og Langeland Arthur. 2014. Parlamentarisme i norske byer og fylkeskommuner i sammenlignende perspektiv. UiN-rapport nr. 4 2014. St. meld. nr. 33 (2007-08). Eit sterkt lokaldemokrati. Kommunal og regionaldepartementet. Tilgjengelig på nett: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/stmeld-nr-33-2007-2008- /id517539/ Kommunal og regionaldepartementet, Det lokale folkestyret i endring? Om deltaking og engasjement i lokalpolitikken. NOU. 2006, Oslo: Departementenes servicesenter, 2006. Dokumentasjon fra Askøy kommune Budsjettrapport 2012-2014 Delegasjonsreglement Organisasjonskart politisk og administrativ organisering Oversikt over råd, nemder og utvalg Regnskap for politisk styring for 2012-2014 Retningslinjer for godtgjørelse til folkevalgte Saklister, protokoller, saksfremlegg for Kommunestyret, Formannskap, UTM og UOL i perioden 2012-2014 Subdelegasjonsreglement fra rådmann til fagsjefene Side 39 av 45 Side46
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Vedlegg 1 Oversikt over informanter Ordfører Varaordfører Gruppeleder Arbeiderpartiet Gruppeleder Demokratene Gruppeleder Fremskrittspartiet Gruppeleder Høyre Gruppeleder Kristelig folkeparti Gruppeleder Sosialistisk Venstreparti Gruppeleder Venstre Leder for Flerkulturelt råd Leder for Klagenemnda Leder for Kontrollutvalget Leder for Likestillings- og mangfoldsutvalget Medlem av Valgstyret Ungdommenes Kommunestyre Utvalgsleder UOL Utvalgsleder UTM Politisk sekretariat Rådmann Kommunalsjef for stab og fellestjenester Fagsjefer Tillitsvalgte (Utdanningsforbundet, Fagforbundet, NSK og Akademikerne, Hovedvernombud) Side 40 av 45 Side47
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Vedlegg 2 Oversikt over Askøy kommunes politiske organisering Kommunestyret Kommunestyret i Askøy har 35 representanter og er kommunens øverste politiske organ og behandler s aker fra formannskap og utvalg. Formannskapet Formannskapet har 11 medlemmer og utover forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak som tilligger formannskapet etter kommuneloven 8 behandler formannskapet i Askøy også kommuneplan, kommunal plans trategi, kommunedelplan overordnet beredskapsarbeid og næringssaker. Formannskapet fungerer også som kommunens administrasjonsutvalg og valgnemnd. Utvalg for oppvekst og levekår Utvalget for oppvekst og levekår har 11 medlemmer og har som arbeidsområde de prinsipielle spørsmål som faller inn under de deler av kommunens drift som omfatter innbyggernes oppvekst og levekår. Med unntak av de saker som er tillagt formannskap eller kommunestyre har utvalget avgjørelsesmyndighet for alle politiske saker innen sit t område. Under følger eksempler på utvalgets ansvarsområder, tatt fra kommunens delegasjonsreglement: helse - og sosialtjenester forebyggende og kurativt helse - og sosialarbeid barnevernstjenester utekontakt miljøhygiene omsorg for eldre og funksjonshemmede dagsentervirksomhet Utvalg for teknikk og miljø barnehager skoler barne - og ungdomsarbeid på kultur - og idrettssektoren kulturskolen idrettsarbeid fritidsaktiviteter/friluftsliv kultur/musikk/sang/teater skolefritidsordning kulturvern/museer Utvalget for teknikk og miljø har 11 medlemmer og har som arbeidsområde de prinsipielle spørsmål som faller inn under de deler av kommunens drift som omfatter teknikk og miljø. Med unntak av de Side 41 av 45 Side48
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell saker som er tillagt formannskap eller kommunestyre har utvalget avgjørelsesmyndighet for alle politiske saker innen sitt område. Under følger eksempler på utvalgets ansvarsområder, tatt fra kommunens delegasjonsreglement: Utvalget har myndighet til å vedta planprogram, jfr. plan- og bygningsloven 4-1. Utvalget har myndighet til å fastsette forlenget frist for byggeforbud jfr. plan- og bygningsloven 13-3. utvalget har myndighet til å vedta mindre endringer i kommuneplanens arealdel, jfr. plan- og bygningsloven 11-17. utvalget har myndighet til å vedta mindre reguleringsplaner som er i samsvar med kommuneplanens arealdel, og det er mindre enn fire år siden den ble vedtatt av kommunestyret, jfr. plan- og bygningsloven 12-12, andre ledd. utvalget har myndighet til å treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplan eller til å vedta utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplanen, jfr. plan- og bygningsloven 12-14, andre ledd. byggesaker/-kontroll /bygningsrådsfunksjonene utbygging, drift og vedlikehold av kommunale eiendommer miljøvern renovasjon samferdsel transport/bilpark - biler brannvesen og - ambulansetjenesten eiendomsforvaltning/boligkontor vann og avløp utvalget har myndighet til å treffe vedtak om midlertidig forbud mot tiltak mv, jfr. plan- og bygningsloven 13-1. landbrukssaker, jfr. tidligere landbruksnemnd Klager på dispensasjonssaker, jfr plan - og bygningsloven kapittel 19, jfr. 19-4. Klagesaker ved tildeling av veinavn og husnummerering Side 42 av 45 Side49
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Vedlegg 3 Politisk organisering i Stjørdal kommune og Sola kommune Stjørdal kommune Sola kommune Side 43 av 45 Side50
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Vedlegg 4 Oversikt over politiske verv og representantverv i kommunen Representantsverv Ask ø y bo og omsorgssenter 1 representant Ask ø yhallene KF 5 representanter Ask ø y bompengeselskap AS 2 representanter Ask ø y kirkelige fellesr å d 1 representant Ask ø y kommunale eiendomsselskap AS 7 representanter Ask ø yveiene AS 7 representanter Bergen og omland friluftsr å d 3 representanter BIR 1 representant BIR klagenemd 1 representant Byggeskikpris 4 representanter DIHVA 1 representant Dyrevernnemd 1 representant Forliksr å d 3 representanter Frivillighetssentralen 1 representant Heimevernsnemd 2 representanter Hordaland barnevernssamband 2 representanter Konfliktr å det 1 represent ant KS fylkeskretsm ø tet 3 representanter Kulturpris 3 representanter L ø nnsutvalg 2 representanter Munkebotn skytebane 4 representanter Museum vest 1 representant Samarbeidsutvalg i barnehagene 24 representanter Samarbeidsutvalg i skolene 17 representanter Sambandet vest as 2 representanter Sambandet Sotra/ Ø ygarden Bergen AS 1 representant Samferdselsgruppe 3 representanter Trigger AS 2 representanter Totale representantsverv: 105 Side51 Valgnemnda 11 medlemmer Utvalg for oppvekst og levek å r 11 medlemmer Ungdommens kommunestyre Side 44 av 45 Kommunestyret 35 medlemmer Formannskapet 11 medlemmer Utvalg for teknikk og milj ø 11 medlemmer Kontrollutvalget 5 medlemmer Administrasjonsutva lget 11+4 medlemmer Andre r å d og utvalg Eldrer å det 2+3 medlemmer Klagenemda 5 medlemmer Likestilling - og mangfoldsutvalget - 11 medlemmer R å d for funksjonshemmede 2+3 medlemmer Flerkulturelt r å d 2+3 medlemmer Finansutvalget 4 medlemmer Valgstyret 4 medlemmer Vilt - og innlandsfiskenemda 5 medlemmer Museumsstyret 5 medlemmer Prioriteringskomiteen 3+2 medlemmer Totale politiske verv: 98!lle verv totalt: 203
Askøy kommune Ny politisk styringsmodell Side 45 av 45 Side52
ASK MENIGHETSHUS - SØKNAD OM KOMMUNAL GARANTI Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og levekår 17/15 28.01.2015 Formannskapet 17/15 10.02.2015 Kommunestyret Saksbehandler: Roger Frisholm Erlandsen Arkivsaknr.: 2014/8303-2 Møtebehandling i Utvalg for oppvekst og levekår - 28.01.2015 Innstilling/vedtak: Askøy kommune stiller kommunal garanti for Ask Menighetshus i form av simpel kausjon for lån inntil kr 300 000,-. Det stilles garanti for det til enhver tid gjeldende restbeløp av gjelden. Restbeløpet kan ikke økes gjennom ny opplåning i løpet av låneperioden/garantitiden. Garanti stilles under følgende betingelser: a) Ask Menighetshus forutsettes å foreta låneopptaket til gunstigst mulig vilkår i markedet. b) Lånet på kr 300 000,- nedbetales over maksimum 5 år. c) Kommunale tilskudd/annen støtte som ikke er øremerket til spesielle formål brukes til å nedbetale gjeld. d) Den kommunale garantien gjelder i maksimum 5 år. e) Ask Kapelmenighet, Gnr 3, Bnr 83, stilles som pant. På grunn av hjemmelssituasjonen har ikke Ask Menighetshus p.t. fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen. Når hjemmelen er overført til Ask Menighetshus kan pantet i eiendommen tinglyses, og den kommunale garantien kan da stilles. Det forutsettes 1. prioritets pant. Eventuelle gebyrer og lignende knyttet til garantistillelsen og låneopptaket betales av Ask Menighetshus. Side53
Behandling: Økonomirådgiver Roger Frisholm Erlandsen møtte. Agnar Berland (H) foreslo rådmannens innstilling: Askøy kommune stiller kommunal garanti for Ask Menighetshus i form av simpel kausjon for lån inntil kr 300 000,-. Det stilles garanti for det til enhver tid gjeldende restbeløp av gjelden. Restbeløpet kan ikke økes gjennom ny opplåning i løpet av låneperioden/garantitiden. Garanti stilles under følgende betingelser: a) Ask Menighetshus forutsettes å foreta låneopptaket til gunstigst mulig vilkår i markedet. b) Lånet på kr 300 000,- nedbetales over maksimum 5 år. c) Kommunale tilskudd/annen støtte som ikke er øremerket til spesielle formål brukes til å nedbetale gjeld. d) Den kommunale garantien gjelder i maksimum 5 år. e) Ask Kapelmenighet, Gnr 3, Bnr 83, stilles som pant. På grunn av hjemmelssituasjonen har ikke Ask Menighetshus p.t. fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen. Når hjemmelen er overført til Ask Menighetshus kan pantet i eiendommen tinglyses, og den kommunale garantien kan da stilles. Det forutsettes 1. prioritets pant. Eventuelle gebyrer og lignende knyttet til garantistillelsen og låneopptaket betales av Ask Menighetshus. Avstemming: Agnar Berlands forslag: Enstemmig. RÅDMANNENS INNSTILLING: Askøy kommune stiller kommunal garanti for Ask Menighetshus i form av simpel kausjon for lån inntil kr 300 000,-. Det stilles garanti for det til enhver tid gjeldende restbeløp av gjelden. Restbeløpet kan ikke økes gjennom ny opplåning i løpet av låneperioden/garantitiden. Garanti stilles under følgende betingelser: a) Ask Menighetshus forutsettes å foreta låneopptaket til gunstigst mulig vilkår i markedet. b) Lånet på kr 300 000,- nedbetales over maksimum 5 år. c) Kommunale tilskudd/annen støtte som ikke er øremerket til spesielle formål brukes til å nedbetale gjeld. d) Den kommunale garantien gjelder i maksimum 5 år. e) Ask Kapelmenighet, Gnr 3, Bnr 83, stilles som pant. På grunn av hjemmelssituasjonen har ikke Ask Menighetshus p.t. fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen. Når hjemmelen er overført til Ask Menighetshus kan pantet i eiendommen tinglyses, og den kommunale garantien kan da stilles. Det forutsettes 1. prioritets pant. Side54
Eventuelle gebyrer og lignende knyttet til garantistillelsen og låneopptaket betales av Ask Menighetshus. SAMMENDRAG Ask Menighetshus er en stiftelse som drives på dugnad. Huset brukes til barne- og ungdomsarbeid, og er også et samlingssted for eldre. Høsten 2014 ble det foretatt en utbygging og rehabilitering av deler av huset. For å kunne finansiere utgiftene var det nødvendig å ta opp et lån på kr 300 000,-. For å kunne oppnå en lavest mulig lånerente søker Ask Menighetshus om kommunal garanti for beløp kr 300 000,- med en løpetid på 5 år. På grunn av hjemmelssituasjonen har ikke Ask Menighetshus p.t. fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen som sikkerhet. Ask Menighetshus kan utføre dette først når hjemmelen er overført. Avgjøres av: Kommunestyret Beløpet det søkes kommunal garanti for er under kr 500 000,-, og det er derfor ikke nødvendig å ha statlig godkjenning ihht forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier. Behandles i følgende utvalg: UOL Formannskapet Saksopplysninger: Ask Menighetshus er en stiftelse som drives på dugnad. Huset brukes til barne- og ungdomsarbeid, og er også et samlingssted for eldre. Hver 14. dag samles mellom 40 og 50 eldre til samvær. Inntektene i driften kommer fra gaver, basarer og utleie. Huset blir utleid til familiedager, minnesamvær og bryllup. Høsten 2014 ble det foretatt en utbygging og rehabilitering av deler av huset. For å kunne finansiere utgiftene var det nødvendig å ta opp et lån på kr 300 000,-. Lånet har i dag en effektiv rente på 8,18%. En kommunal garanti vil redusere renten betydelig, og Ask Menighetshus søker derfor om kommunal garanti for beløp kr 300 000,- med en løpetid på 5 år. Som sikkerhet for en kommunal garanti bør kommunen ha pant i eiendom. Ask Kapelmenighet er oppført som hjemmelshaver for eiendommen med Gnr 3 Bnr 83. Ask Menighetshus har av denne grunn ikke har fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen. Dersom pant kreves som sikkerhet må det foretas en hjemmelsoverføring fra Ask Kapelmenighet til Ask Menighetshus før en kommunal garanti kan stilles. Side55
Vurdering: Dersom en kommunal garanti stilles vil kommunen komme i ansvar dersom Ask Menighetshus ikke kan overholde sine økonomiske forpliktelser. Det er derfor nødvendig å ha en gjennomgang av regnskap og budsjett. Driften av Ask Menighetshus finansieres med inntekter fra gaver, basarer, inntekter fra utleie samt støtte fra Askøy kirkelige fellesråd. Regnskap 2013 og 2014 Ask Menighetshus gjorde opp regnskap i 2013 med et overskudd på ca kr 42000,-. Utbygging og rehabilitering i 2014 ga ekstraordinære kostnader, og førte til at bankinnskuddet ble redusert fra ca kr 122 000,- til ca kr 17 000,-. Budsjett 2015 Det er budsjettert med et underskudd i 2015 på ca kr 9400,-. Dette reduserer ytterligere bankinnskuddet. I 2015 gjøres det opp et privat lån som ble tatt opp i forbindelse med utbyggingen i 2014. Dette finansieres delvis med et tomtesalg, men fører til en ekstraordinær kostnad på ca kr 20 800,-. Uten den ekstraordinære kostnaden ville det budsjetterte resultatet blitt et overskudd med ca kr 11 400,-. Budsjett 2016 og videre i en eventuell garantiperiode Ask Menighetshus informerer at det ikke er planlagt aktiviteter de nærmeste årene som vil gi ekstraordinære kostnader. Dersom Ask Menighetshus gjennom en kommunal garanti kan redusere renten med ca 4%, vil dette føre til en redusert utgift i form av renter og avdrag pr år med i underkant av kr 7000,-. Bankbeholdningen er liten, og menighetshuset er derfor dårlig rustet i forhold til uforutsette utgifter. Som sikkerhet for en kommunal garanti bør kommunen ha pant i eiendom. Ask Menighetshus har ikke fullmakt til å besørge pant i eiendommen med Gnr 3 Bnr 83, da Ask Kapelmenighet er oppført som hjemmelshaver. Ask Kapelmenighet er en juridisk enhet som ikke lenger eksisterer. For at Ask Menighetshus skal kunne besørge tinglysing av pant i eiendommen må hjemmelen overføres til Ask Menighetshus. Hjemmelsoverføring fra en juridisk enhet som er opphørt er en prosess som kan ta lang tid dersom det er utfordringer knyttet til dokumentasjonen. Ask Menighetshus er av den oppfatning at det kan gå flere år før dette er på plass, men dette er uvisst. Rådmannens innstilling Askøy kommune stiller kommunal garanti for Ask Menighetshus i form av simpel kausjon for lån inntil kr 300 000,-. Det stilles garanti for det til enhver tid gjeldende restbeløp av gjelden. Restbeløpet kan ikke økes gjennom ny opplåning i løpet av låneperioden/garantitiden. Garanti stilles under følgende betingelser: a) Ask Menighetshus forutsettes å foreta låneopptaket til gunstigst mulig vilkår i markedet. b) Lånet på kr 300 000,- nedbetales over maksimum 5 år. c) Kommunale tilskudd/annen støtte som ikke er øremerket til spesielle formål brukes til å nedbetale gjeld. d) Den kommunale garantien gjelder i maksimum 5 år. e) Ask Kapelmenighet, Gnr 3, Bnr 83, stilles som pant. På grunn av hjemmelssituasjonen har ikke Ask Menighetshus p.t. fullmakt til å besørge tinglysing av pant i eiendommen. Når hjemmelen er overført til Ask Menighetshus kan pantet i eiendommen tinglyses, og den kommunale garantien kan da stilles. Side56
Det forutsettes 1. prioritets pant. Eventuelle gebyrer og lignende knyttet til garantistillelsen og låneopptaket betales av Ask Menighetshus. Folkehelseperspektiv: Ask Menighetshus er foruten Ask menighet sin bruk benyttet til barne- og ungdomsarbeid, og er også et samlingssted for eldre. Hver 14. dag samles ca 40-50 eldre til samvær. Det sosiale aspektet for så vel unge som eldre må kunne forventes å styrke folkehelsen. Kleppestø, 16. januar 2015 Odd Magne Utkilen Rådmann Side57
Askmenighetshus v/øyvind Fluge Askvegen441 5307 Ask Askøykommune v/râdmannen Kleppestø Søknadom kommunalgaranti for banklånvedr. oppgraderingav Askmenighetshus Askmenighetshuser en selvstendigenhet, somen stiftelse.husetble tatt i bruk 1. januar 1939, og har siden den tid vært gjennom tre store ombygninger. Finansieringen er tuftet på gaver,basarerog litt utleie.askmenigheter flittig brukerav huset,blant annet til barne-og ungdomsarbeid. Videre er huset et samlingssted for eldre. Fergebordet er blitt et begrep, og hver 14. dag samles mellom 40 og 50 eldre til hyggelig samvær. Huset blir også leid ut til familiedager,mínnesamværogtil bryllup.vi har ingenrestriksjonerå utleie, bortsettfra at lovenefor husetikketillater alkoholservering. Husetdriveshelt og holdentpå dugnad.skalen fortsette med dette, må alt tilretteleggessågodt og effektivt sommulig.ikkeminstmå kjøkkenetvære lett tilgjengelig. Med dette for øyet, såvi ossnødt til å byggeut og rehabiliteredeler av huset.dette ble gjort tidlig i høst.underveissåvi at mye måtte skiftesut. Dette førte til at utbyggingenble forholdsvisdyr.totalsummenble kr 804.000. Det mesteer betalt av tilskudd,gaverog egne midler. Dessverre var ikke det nok, så vi måtte ta opp et banklån på kr 300.000. P.g.a. st styreleder og kasserer måtte kausjonere for lånesummen personlig, må vi betale en nominell rente på 6,1 %. Den effektiverenten er på 8,187 %. Enkommunalgarantifor lånet gjør banken villig til å redusere rentesatsen betydelig. På bakgrunnav dette, søkeraskmenighetshusom kommunalgarantifor banklånet, stort kr 300.000. Lånet har en løpetid på 5 år, og av erfaring mener styret at dette skal vi så absolutt klare. Vi håper på velvilligog hurtigbehandlingav dennesøknaden. A 'I den 17. november2014 _ K, é ØyvindFluge Tor Dag `osavik styreleder kasserer Side 58 `
VURDERING AV BEHOV FOR RULLERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 18/15 10.02.2015 Saksbehandler: Synne Guldberg Arkivsaknr.: 2015/596-1 RÅDMANNENS INNSTILLING: Tidspunkt for rullering av kommuneplanens arealdel vurderes i kommunal planstrategi 2016-2020. SAMMENDRAG Formannskapet har bedt Rådmannen vurdere behov for rullering av kommuneplanens arealdel. Kommuneplanens samfunnsdel er nå under utarbeiding. Samfunnsdelen skal sammen med arealdelen være kommunens viktigste verktøy for å legge til rette for ønsket samfunnsutvikling, arealforvaltning og tjenesteproduksjon. For å sikre god sammenheng mellom planene anbefaler Rådmannen at samfunnsdelen ferdigstilles før ny rullering av arealdelen startes opp. Samfunnsdelen med arealstrategi vil gi viktige føringer som må gjenspeiles i arealdelen. Vurdering av tidspunkt for rullering av arealdelen bør gjøres gjennom arbeidet med kommunal planstrategi for perioden 2016-2020. Avgjøres av: F Behandles i følgende utvalg: F Videre saksgang: Saksopplysninger: Formannskapet gjorde i møte 09.09.2014, sak 107/14 følgende vedtak: Side59
Formannskapet ber administrasjonen fremme sak angående rullering av kommunens arealdel. Det vurderes på nytt om denne bør rulleres. Vurderingen bør gjøres før endelig beslutning av kulturminneplanen. Vurdering: Plan- og bygningsloven legger opp til at kommunestyret skal ta stilling til om gjeldende kommuneplan eller deler av denne skal rulleres gjennom behandlingen av kommunal planstrategi. Kommunal planstrategi skal vedtas av Kommunestyret minst en gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering. Gjeldende planstrategi for perioden 2012-2016, vedtatt 27.09.2012, legges til grunn for hvilke planer som utarbeides i denne kommunestyreperioden. Planstrategien prioriterer revisjon av kommuneplanens samfunnsdel foran rullering av arealdelen. Kommuneplanens samfunnsdel er nå under utarbeiding. Samfunnsdelen skal sammen med arealdelen være kommunens viktigste verktøy for å legge til rette for ønsket samfunnsutvikling, arealforvaltning og tjenesteproduksjon. Planen vil peke ut kommunens satsingsområder og fastsette mål og strategier for disse. Samfunnsdelen skal også inneholde en arealstrategi som skal sikre koblingen til arealdelen. Arealstrategien skal angi hovedprinsipper for kommunens arealforvaltning og gi føringer for neste rullering av arealdelen. Samfunnsdelen legges frem for 1.gangs behandling i mars, og fremdriften legger opp til at planen skal vedtas før sommerferien. Gjeldende arealdel ble vedtatt av Kommunestyret 13.12.2012. Planen legger til rette for en høy befolkningsvekst og har god kapasitet, spesielt i forhold til boligbygging. En ny rullering av arealdel er ressurskrevende og innebærer behov for en rekke utredninger som bl.a. funksjonell strandsone, senterstruktur og kartlegging av klimasårbarhet. For å sikre god sammenheng mellom planene anbefaler Rådmannen at samfunnsdelen ferdigstilles før ny rullering av arealdelen startes opp. Samfunnsdelen med arealstrategi vil gi viktige føringer som må gjenspeiles i arealdelen. Vurdering av tidspunkt for rullering av arealdelen bør gjøres gjennom arbeidet med kommunal planstrategi for perioden 2016-2020. Dette arbeidet starter til høsten og er en anledning til å se helheten i kommunens planbehov og prioritere planer ut fra en samlet vurdering behov og ressurser. Folkehelseperspektiv: Folkehelse skal vektlegges i alle kommunale planer. Samfunnsdelen som er under utarbeiding skal være kommunens folkehelseplan og gi mål og strategier for folkehelsearbeidet i kommunen. Det er viktig at denne planen blir vedtatt slik at folkehelseprinsippene kan følges opp i øvrig planlegging. Kleppestø, 30.01.2015 Odd Magne Utkilen Rådmann Knut Natlandsmyr Fagsjef Side60
ETABLERING AV AKTIVITETSSENTER FOR ELDRE I ASKØY KOMMUNE Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Eldrerådet 33/14 03.11.2014 Utvalg for oppvekst og levekår 129/14 05.11.2014 Utvalg for teknikk og miljø 318/14 05.11.2014 Utvalg for teknikk og miljø 345/14 04.12.2014 Eldrerådet 5/15 26.01.2015 Utvalg for oppvekst og levekår 20/15 28.01.2015 Utvalg for teknikk og miljø 43/15 29.01.2015 Formannskapet 19/15 10.02.2015 Kommunestyret Saksbehandler: Odd Maubach Arkivsaknr.: 2014/6884-1 Møtebehandling i Utvalg for teknikk og miljø - 29.01.2015 Innstilling/vedtak: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 8 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 8 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. Side61
6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Saken sendes videre til Formannskapet og Kommunestyret for endelig avgjørelse. Behandling: Silje Guleng (SV) fremmet rådmannens innstilling, med endring ihht notat Etablering av aktivitetssenter for eldre i Askøy kommune, punkt 2 og 3: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 8 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 8 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Øystein Gundersen (H) foreslo: Saken sendes videre til Formannskapet og Kommunestyret for endelig avgjørelse. Avstemming: Silje Gulengs forslag: Øystein Gundersens forslag: Enstemmig Enstemmig Møtebehandling i Utvalg for oppvekst og levekår - 28.01.2015 Vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Leder bygg og bolig Odd Maubach møtte. Leder Lill-Harriet Andreassen (KrF) foreslo: Saken tas til orientering. Avstemming: Leder Lill-Harriet Andreassens forslag: Enstemmig. Side62
Møtebehandling i Eldrerådet - 26.01.2015 Innstilling/vedtak: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 8,5 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 8,5 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Punkt 6 i rådmannens innstilling kommer opp som sak til førstkommende møte i Eldrerådet 02.mars 2015. Behandling: Leder Øystein Holmelid fremmet rådmannens innstilling med endring ihht notat Etablering av aktivitetssenter for eldre i Askøy kommune, punkt 2 og 3. : 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 8,5 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 8,5 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Eldrerådet foreslo: Punkt 6 i rådmannens innstilling kommer opp som sak til førstkommende møte i Eldrerådet 02.mars 2015. Side63
Avstemming: Øystein Holmelids forslag: Enstemmig Møtebehandling i Utvalg for teknikk og miljø - 04.12.2014 Vedtak: Saken utsettes Behandling: Leder Helge Andreassen (FrP) foreslo: Saken utsettes Avstemming: Helge Andreassens forslag: Enstemmig Møtebehandling i Utvalg for teknikk og miljø - 05.11.2014 Vedtak: Saken utsettes til førstkommende møte i UTM 4.desember 2014 Møtebehandling i Utvalg for oppvekst og levekår - 05.11.2014 Innstilling/vedtak: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 15 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 15 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen sees i sammenheng med budsjett 2015 og økonomiplan. 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved Kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. Side64
6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Behandling: Leder bygg og bolig Odd Maubach møtte. Elsa Heradstveit (AP) foreslo tilleggs punkt 7: Askøy kommune bevilger kr 63.000,- til felleskostnader for kommende år. Stig Abrahamsen (FrP) foreslo nytt pkt 4: Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen sees i sammenheng med budsjett 2015 og økonomiplan. Leder Lill-Harriet Andreassen (KrF) foreslo rådmannens innstilling pkt. 1, 2, 3, 5 og 6. Avstemming: Rådmannens innstilling pkt 1: Rådmannens innstilling pkt 2: Rådmannens innstilling pkt 3: Elsa Heradstveits tilleggspunkt 7: Stig Abrahamsens pkt. 4: Rådmannens innstilling pkt 5: Rådmannens innstilling pkt 6: Enstemmig. Enstemmig. Enstemmig. For 2 st. (2AP) mot 9 st. Enstemmig. Enstemmig. Enstemmig. Møtebehandling i Eldrerådet - 03.11.2014 Innstilling/vedtak: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 15 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 15 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. 7. Askøy kommune bevilger kr 63.000,- til felleskostnader for kommende år. Side65
Behandling: Marit Sandtorv orienterte Eldrerådet om utarbeidelse av vedtekter for aktivitetssenter for eldre. Leder Øystein Holmelid foreslo: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 15 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 15 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. 7. Askøy kommune bevilger kr 63.000,- til felleskostnader for kommende år. Avstemming: Leder Øystein Holmelids forslag: Enstemmig. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Askøy kommune er positiv til at det etableres et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. 2. Aktivitetssenteret får vederlagsfritt leie ca. 15 m2 av kommunens arealer på Kleppestø Torg. 3. Askøy kommune dekker årlige felleskostnader på ca kr 9000 inkl. mva for de 15 m2 som Askøy kommune eier. 4. Felleskostnader på lokaler eid av Nistad Gruppen må dekkes av Askøy Pensjonistforening 5. En forutsetter at det er nok offentlige toaletter på senteret til å dekke aktivitetssenterets behov. Handicap toalett ved kundetorg kan brukes innenfor bibliotek/kundetorg sine åpningstider. 6. Askøy kommunes oppnevner 1 representant til driftsstyre. Denne velges blant medlemmene i eldrerådet. Side66
SAMMENDRAG Saken gjelder etablering av et aktivitetssenter for eldre på Kleppestø senter. Via styret for Sameie Kleppestø Torg er det kommet forespørsel fra Askøy pensjonistforening om kommunal medvirkning for å få etablert aktivitetssenteret. Kleppestø Torg AS/Nistadgruppen har tilbydd seg å leie ut lokaler gratis. Askøy pensjonistforening har sagt seg villig til å dekke nødvendige investeringer, samt å stå for driften av aktivitetssenteret. Ansvaret for forvaltning og drift er tenkt ivaretatt av et eget styre. Henvendelsen til kommunen gjelder leie av et mindre areal, bruk av kommunale toaletter samt spørsmål om kommunen kan dekke felleskostnader på ca. kr. 63000,- pr. år. Rådmannen er positiv til at det blir etablert et aktivitetssenter på Kleppestø senter. Avgjøres av: UTM Behandles i følgende utvalg: UOL og UTM. Videre saksgang: UTM avgjør om saken skal sendes videre til Formannskapet og Kommunestyret. Saksopplysninger: Saken har sin bakgrunn i en forespørsel fra Askøy pensjonistforening til styret i Sameiet Kleppestø Torg, om leie av lokaler/medvirkning til å få etablert et aktivitetssenter for eldre på Askøy. I den forbindelse er det stilt spørsmål om kommunen, som medeier i sameiet, ønsker å bidra til at prosjektet kan bli realisert. Lokalene som er aktuelle ligger strategisk plassert i 2. etg. i Kleppestø Torg, v/inngangen til kundetorget og vegg i vegg med kultur- kontoret. Lokalene eies i hovedsak av Kleppestø Torg AS/Nistadgruppen med unntak av noen 15 m 2 som eies av Askøy kommune. Askøy pensjonistforening har i en lengre periode arbeidet med å få etablert et aktivitetssenter for eldre i Askøy kommune. Aktivitetssenteret er tenkt å være et aktivitets- og treffsted for eldre i hele kommunen. En sosial og uformell møteplass, som kan redusere ensomhetsfølelsen blant seniorene. Aktivitetssenteret planlegges for ca. 50 personer og forutsettes å være åpent alle hverdager fra kl.10.00 14.00. En kan da få kjøpt vafler og kaffe. Av planlagte aktiviteter kan nevnes: Høytlesning, musikkinnslag, allsang, bingo, stolgymnastikk, trafikkopplæring, opplæring med mobiltelefon, brannkurs, informasjon fra forsikringsselskap, foredrag og besøk av barnehagebarn som synger. I helger og på ettermiddag- og kveldstid forutsettes det at lokalene kan benyttes av andre, f.eks. frivillige lag og organisasjoner, politiske partier eller privatpersoner. Konsept og finansiering. Hvis en skal få etablert et aktivitetssenter for eldre i Kleppestø senter, er en avhengig av at flere bidrar. Kleppestø Torg AS/Nistadgruppen har tilbydd seg å leie ut lokalene gratis (verdi ca. kr. Side67
290.000,- eks mva. pr. år). Askøy pensjonistforening har sagt seg villig til å dekke nødvendige investeringer (ca. kr. 150.000,-), samt å bidra med nødvendig dugnadsinnsats. I tillegg har pensjonistforeningen påtatt seg ansvaret med å drifte aktivitetssenteret. For å få realisert prosjektet er Askøy pensjonistforening avhengig av å få dekket felleskostnadene på ca. kr. 50.000,- pr. år eks. mva. Pensjonistforeningens ønske er at Askøy kommune dekker disse utgiftene. Inklusiv mva. utgjør dette ca. kr. 63.000,- pr. år. Av disse utgjør ca 54000 kr fellesutgifter i lokalene som Nistad gruppen stiller til disposisjon. I tillegg er det ønskelig at aktivitetssenteret får disponere ca. 15 m2 av kommunens tilstøtende lokale. For å kunne holde utgiftene på et akseptabelt nivå, er det også nødvendig at aktivitetssenteret får benytte kommunale toaletter i nærheten, bla. handicaptoalettet v/kundetorget. Som motytelse vil kommunen kunne disponere lokalene i helger og på ettermiddag/kveld gratis ca. 50 timer pr. mnd. Organisering. Pensjonistforeningen foreslår at det opprettes et eget styre som får ansvaret for forvaltning og drift. Styret kan f.eks. være sammensatt på følgende måte: 2 representanter fra Askøy pensjonistforening. 1 representant fra Eldrerådet. 1 representant fra Askøy kommune. 1 representant fra Kleppestø Torg AS. Vurdering: På grunn av kommunens økonomiske situasjon kan rådmannen ikke anbefale at kommunen støtter prosjektet økonomisk. Men rådmann foreslår at 15 m2 meter som Askøy kommune eier kan stilles til vederlagsfri disposisjon, her betaler allerede kommunen felleskostnader på ca 9000 kr inkl. mva i året. Folkehelseperspektiv: Det finnes mange eldre som har mistet kontakten med familie, venner og tidligere kolleger, og dermed ikke bare er enslige, men også ensomme. Ved å etablere sosiale, uformelle møteplasser vil kontakter kunne skapes og ensomhetsfølelsen blant seniorene reduseres. Tiltaket vil således også ha en positiv effekt i forhold til folkehelse. Kleppestø, 21.10.2014 Odd Magne Utkilen Rådmann Ivar Ådlandsvik Fagsjef Side68
Teknisk 22.01.2015 Sak nr. 2014/6884-3 Notat Til: Fra: Eldrerådet, UOL og UTM Rådmann Etablering av aktivitetssenter for eldre i Askøy kommune. Det vises til overnevnte sak som ble utsatt i møte 4.12.2014 i UTM. Grunnen til dette var at rådmann samme dag mottok tegninger for etablering av ny rulletrapp (ned) parallelt med nåværende rulletrapp (opp), som reduserer det kommunale arealet som saken omhandler. Det kommunale lokalet vil som konsekvens av etablering av ny rulletrapp bli redusert med 2-3 kvm. Kommunalt areal som nå kan tilbys etter kontrollmåling vil være på ca 8 kvm. 4 kvm2 lager og 4 m2 i butikklokale. Det presiseres at lager på 40 m2 ikke kan leies ut da det er i bruk av kommunen. Ved kontakt med markedssjef for Kleppestø senter opplyses det at Nistad gruppen har forespeilet pensjonistforeningen en leiekontrakt som ikke kan være langsiktig, da de hele tiden jobber for å få butikk til å etablere seg i deres lokale. Saken legges frem med samme innstilling som sist, med den endring at lokalet som kan stilles til disposisjon fra Askøy kommune nå vil være ca 8,5 m2. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 323, 5323 Kleppestø Kundetorget, Kleppestø 56 15 80 00 6515.06.05509 senter 2. etg. E-post: Telefaks: Org.nr: postmottak@askoy.kommune.no www.askoy.kommune.no 964 338 442 Side69
Side70 Side 2 av 2
HØRINGSUTTALELSE: OVERFØRING AV SKATTEOPPKREVINGEN TIL SKATTEETATEN Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 20/15 10.02.2015 Saksbehandler: Marit Rinnan Arkivsaknr.: 2013/1580-13 RÅDMANNENS INNSTILLING: Askøy kommune slutter seg til at skatteoppkrevingen overføres til Skatteetaten. SAMMENDRAG Finansdepartementet har sendt på høring forslag om at skatteoppkreverfunksjonen overføres fra kommunene til Skatteetaten fra 1.1.2016. Finansdepartementet mener dette vil gi en betydelig effektiviseringsgevinst, samtidig som det blir lettere for befolkningen når skatteutmåling og skatteinnkreving gjøres av samme instans. Hovedargumentene for å beholde dagens ordning er fordelen med lokal nærhet, og frykt for at skatteinnkrevingen skal bli mindre effektiv og gi dårligere rettsvern for innbyggerne. En mener også at en omorganisering av denne oppgaven ikke bør gjøres nå, men ses i sammenheng med kommunereformen. Høringsfristen er 2. mars 2015. Avgjøres av: F Videre saksgang: Høringsuttalelsen oversendes Finansdepartementet etter vedtak i F. Saksopplysninger: Finansdepartementet har bedt KS og den enkelte kommune om uttale til forslaget om overføring av skatteoppkreverfunksjonen fra kommunene til Skatteetaten. Regjeringen ønsker en bedre og mer effektiv skatteoppkreving, og har bedt skattedirektoratet om å utrede hvordan dette kan gjøres. Skattedirektoratet har utarbeidet en rapport som anbefaler at oppgavene knyttet til skatteoppkreverfunksjonen (kemnerfunksjonen) sentraliseres og legges til Skatteetaten. Side71
Skatteoppkreverfunksjonen omfatter disse hovedoppgavene: Innkreving av inntektsskatt- og formuesskatt, trygdeavgift og arbeidsgiveravgift. Fellesinnkrevingen innebærer at skatteoppkreveren/kemneren krever inn skatter og avgifter på vegne av staten, fylkeskommunene og kommunene. Arbeidsgiverkontroll for lønnsområdet. Formålet med kontrollen er å påse at skattetrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift blir beregnet, oppbevart, innberettet og innbetalt i samsvar med de bestemmelsene som gjelder. Ettersom likning av lønnstakere baserer seg på innsendt lønns- og trekkoppgave fra arbeidsgiver, er kontrollen svært viktig for å oppnå korrekt skattegrunnlag. Føring av skatteregnskapet. Skatteoppkreverne fører skatteregnskapet for den enkelte kommune i skatteregnskapssystemet (SOFIE), som driftes av Skatteetaten. Skatteregnskapet avlegges månedlig for å fordele skatteinntektene til kommunene. Skattedirektoratets rapport og vurderingen fra Finansdepartementet framholder først og fremst de positive effektene ved å sentralisere skatteoppkreverfunksjonen. KS er skeptisk til dette grepet, og påpeker negative effekter. Under oppsummeres hovedpunktene fra Finansdepartementet og KS. Mulige gevinster: Oppgavene som skatteoppkreveren har i dag kan koordineres med tilstøtende og til dels overlappende oppgaver i Skatteetaten. Samordning gir stordriftsfordeler både faglig, administrativt og for drift og utvikling av IKT-systemer. Skatteetatens innfordring av merverdiavgift og skatteoppkrevernes innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift kan samordnes. I stor grad omfatter dette de samme skyldnerne. Det vil gi en bedre og mer helhetlig løsning å samordne skatteoppkrevernes arbeidsgiverkontroll med Skatteetatens kontrollvirksomhet. Et samlet ansvar hos Skatteetaten vil gi mer lik behandling av skattyterne og bedre rettssikkerhet. Det er enklere for de skatte- og avgiftspliktige å ha én etat å forholde seg til, uavhengig av om det gjelder pågående kontroll, skattesak eller betaling. Spart samlet ressursbruk og sikring av at det er tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å utføre og følge opp arbeidsgiverkontroller. Overføringen av oppgavene vil legge til rette for en mer digital forvaltning og mer brukervennlige løsninger. Det pekes også på følgende uheldige sider ved dagens organisering: Skatteetaten bruker betydelige ressurser på å følge opp de kommunale skatteoppkreverkontorene De lokale skatteoppkreverkontorene er svært små og sårbare. Over 60 % av kontorene benytter to eller færre årsverk på oppgaven Skatteoppkreving er en oppgave som kjennetegnes av stram regulering, liten grad av skjønn, og sterkt behov for rettsikkerhet og likhet på tvers av kommunene. Kommunen utfører oppgaven på vegne av skattekreditorene (staten, fylkeskommunen og kommunene), og oppgaven er ikke underlagt lokalpolitisk styring. Informasjonen som er viktig er nå i all hovedsak tilgjengelig i registre og databaser. Sammen med elektronisk rapportering og kommunikasjon reduserer dette behovet for lokalkunnskap og for at oppgaven utføres nært skyldneren. Nærhet kan også være problematisk, spesielt i små kommuner. Mulige uheldige konsekvenser: Effektiviteten og resultatene i skatteinnfordringen, som i dag er svært god, kan svekkes. Selv marginale svekkelser i innkrevingsgraden vil føre til at inntektene reduseres mer enn Finansdepartementets anslag for besparinger ved statliggjøring Side72
Kommunens særnamskompetanse er et effektivt virkemiddel for innfordring av kommunale krav, samtidig som det sparer innbyggerne for betydelige beløp i innfordringsgebyrer. Det foreslås at kommunene skal beholde særnamskompetansen etter en eventuell sentralisering, men det er dårlig utredet hvordan dette kan løses i praksis. Blant annet vil ikke kommune lenger ha tilgang til informasjon fra verken arbeidsgiver-/ arbeidstakerregisteret eller arbeidsgivers innrapportering av ansettelsesog inntektsforhold. I tillegg må det antas at kommunene heller ikke lenger vil ha tilgang til skattesystemet SOFIE. I praksis vil kommunene da ikke ha informasjon til å kunne benytte seg av særnamsmyndigheten. Innbyggerne mister nærheten til skatteoppkreveren. Innbyggere med betalingsvansker kan ved å kontakte den kommunale skatteoppkreveren, som kjenner de lokale forholdene i kommunen, få en samordnet betalingsordning for sin skattegjeld og skyldige kommunale krav. Rettssikkerheten til skattyterne kan svekkes. I dag ivaretas rettssikkerheten på en meget god måte ved at det er etablert et klart organisatorisk og ansvarsmessig skille mellom på den ene siden fastsettelsen av skatten (ligningen/staten) og på den annen side innkrevingen av skatten (kommunene). Hensynet til rettssikkerheten tilsier at det må være avstand mellom den som fastsetter og den som innkrever skatten. Reduserte muligheter for bekjempelse av svart økonomi. Skatteoppkreveren har god kontakt med og kjennskap til lokalt næringsliv, og dette bidrar til bekjempelsen av svart økonomi også der arbeidsgiverkontrollen er organisert som interkommunalt samarbeid. Lokalt folkevalgt innsyn, bl.a. gjennom kontrollutvalgene, er en annen styrke. Statliggjøring med sterk sentralisering kan vanskeliggjøre bekjempelsen svart økonomi. Det er uheldig at arbeidsplasser sentraliseres Kommunereformen innebærer at det skal gjøres en større vurdering av oppgavefordelingen mellom stat og kommune, og fortrinnsvis innebære en desentralisering. Denne foreslåtte omorganiseringen innebærer det motsatte, og det er uheldig at det kjøres et eget løp for denne saken. Den valgte tilnærmingsmåten innebærer en mulig overvurdering av effektiviseringsgevinstene ved at det ses bort fra at mye av disse kunne vært oppnådd med dagens oppgavefordeling, og da kanskje spesielt med interkommunalt samarbeid og ny kommunestruktur. Status i Askøy kommune Skatteoppkreverfunksjonen (Kemneren) i Askøy kommune er organisatorisk tilknyttet Økonomiavdelingen. I tillegg til skatteoppkreverfunksjonen har enheten også ansvar for innfordring av kommunale krav, samt oppgaver i forbindelse med avvikling av valg. Enheten har til sammen 3,6 årsverk. Kemnerkontorets medarbeidere har høy fagkompetanse, lang erfaring og er meget effektive. Løsningsgraden for innkreving av forskuddstrekk i 2013 var på 99,3%. Enheten inngår som en viktig del av økonomiavdelingens og kommunens samlete fagmiljø. Skatteoppkreveren i Askøy har meget god kjennskap til lokalt næringsliv og innbyggerne. Det jobbes proaktivt for å sikre at arbeidsgiverne i Askøy kommune innberetter riktig grunnlag. Kontorkontrollen innebærer synlig og merkbar aktivitet overfor arbeidsgiverne. Det purres når oppgaver ikke sendes inn, og det tas kontakt per telefon eller ved fysisk oppmøte ved manglende eller feil innberetning. Gjennom arbeidsgiverkontrollen avdekkes det som skulle vært innberettet. Samlet bidrar dette til at arbeidsgiverne innberetter riktig grunnlag og gjennomfører, beregner og innbetaler korrekt forskuddstrekk, utleggstrekk og arbeidsgiveravgift. Side73
Det er også en erfaring at nærheten til innbyggerne er viktig for å bistå de vanskeligstilte skattyterne, de som ikke alltid kan hjelpe seg selv eller som av andre grunner ikke kan ivareta sine egne interesser. Nærhet og lokalkunnskap er viktig også for å forstå og hjelpe de som trenger det mest. Det er dette arbeidet og nærheten til innbyggerne, kombinert med forskuddsordningen, som gir dagens gode resultater. Eventuelle avvik fra forventet skatteinngang blir også fanget raskt opp, slik at det raskest mulig kan gjøres nødvendige tilpasninger i kommunens drift. Samtidig må det erkjennes, slik det også er rapportert overfor Skatteetaten og kommunestyret, at kommunen i dag ikke har nok ressurser til å nå alle aktivitetsmål som er satt, blant annet innenfor arbeidsgiverkontroll og tyngre innfordringssaker. En er også sårbar ved sykdom, ferier og andre former for fravær. Vurdering: For Askøy kommune vil en statliggjøring av kemnerfunksjonen bety tap av fagkompetanse og ressurser, også knyttet til andre oppgaver enn det som isolert sett tilhører funksjonen. Samtidig vil det være utfordrende å erstatte nødvendig fagkompetanse om den skulle forsvinne av andre grunner. Kommunen har i dag vansker med å ivareta alle oppgaver så godt som forventet. Det er heller ikke gode insentiver for å sette inn flere ressurser, da styrket innsats ikke gir noen direkte gevinster på kommunenivå. For spesifikke oppgaver kreves det et større miljø for å sikre nødvendig fagkompetanse, noe Askøy kommune i dag skaffer gjennom å kjøpe tjenester fra Bergen kommune. Det er grunn til å tro at nærhet og kjennskap til brukerne veier mer positivt enn negativt i Askøy, og muligheten til samordning av innfordringen av skatt og innkrevingen av kommunale krav gir mer fleksible løsninger til det beste for innbyggerne. Innføringen av digitale løsninger har redusert behovet for personlig oppmøte betydelig. For innbyggere på Askøy som trenger eller ønsker personlig veiledning ved oppmøte, vil det ikke være vesentlig verre å reise til Bergen sentrum enn Kleppestø. Mange har vansker med å skille ligningsfunksjonen med skatteoppkreverfunksjonen, og hva som er en kommunal oppgave og hva som er en statlig oppgave, og henvender seg «feil» sted med sine spørsmål. Dette vil sannsynligvis bli enklere om funksjonene samordnes. Kommunereformens intensjon er overføring av oppgaver til robuste kommuner. Det kan derfor virke motstridende å overføre skatteoppkrevingsoppgaven fra kommune til staten. En ryddig og effektiv oppgavefordeling bør likevel være et overordnet mål, og en grunn til at oppgaver kan omfordeles begge veier. Ved en eventuell sentralisering er det naturlig å anta at reglene for virksomhetsoverdragelse vil gjelde. Aktuelle medarbeidere vi overføres til statlig arbeidsgiver med mindre de aktivt motsetter seg det. Med bakgrunn i formålet om å effektivisere offentlig sektor er rådmannens vurdering at det er flere argumenter som taler for å sentralisere skatteinnkrevingsfunksjonen enn det er som taler i mot. Tidsplanen for gjennomføring er kanskje for stram, og før en beslutning tas bør det belyses nærmere hvordan påpekte gevinster skal tas ut, og hvordan en skal unngå at skatteoppkrevingen blir mindre effektiv. Folkehelseperspektiv: En statliggjøring av skatteoppkrevingsfunksjonen vil i liten grad ha betydning for folkehelsen. Side74
Kleppestø, 26.01.2015 Odd Magne Utkilen Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Stab Side75
ORIENTERING OM FAGOMRÅDET ANSKAFFELSER Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 21/15 10.02.2015 Saksbehandler: Marianne Holm Arkivsaknr.: 2015/406-1 RÅDMANNENS INNSTILLING: Redegjørelsen om fagområdet anskaffelser tas til orientering. SAMMENDRAG Saken belyser anskaffelsesområdet i Askøy kommune i henhold til anmodning fra kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2014. Avgjøres av: F Behandles i følgende utvalg: F Videre saksgang: Saksopplysninger: Det vises til budsjettvedtaket for 2014, punkt 13. Kommunestyret ber rådmannen legge frem en overordnet sak med status for innkjøpssamarbeid, rammeavtaler, anbudsrutiner, e-handel osv. i Askøy kommune. Saken bør drøfte hvordan kommunen kan optimalisere sine innkjøp i forhold til pris, kvalitet, kompetanse og transaksjonskostnader. Side76
Innkjøpssamarbeid Bergen kommune (BK) Konkurransegjennomføring og avtaleoppfølging i tilknytning til anskaffelser er en tidkrevende prosess. Askøy kommune har derfor stor nytte av innkjøpssamarbeidet. Vi er til enhver tid tilsluttet mellom 35-40 avtaler, i hovedsak rammeavtaler på forbruksmateriell, inventar og utstyr. Fordeler: Stordriftsfordel bedre priser Ressursbesparende Gjennom samarbeidet er vi også tilsluttet konkurranser kjørt gjennom såkalt dynamisk innkjøpsordning. (DPS). Ordningens fortrinn er bedre dekning av behov, større konkurranse og at nye leverandører kan knytte seg til ordningen etter hvert som oppdragene lyses ut. Erfaring viser at man oppnår mer konkurransedyktige priser. Askøy kommune har allerede gjennomført DPS på inventar/utstyr i prosjekter ved Kleppestø U, Erdal barne- og ungdomsskole, Strusshamn skole og Brannstasjonen. Kompetanseheving: Innkjøpsseksjonen i BK gjennomfører anskaffelseskurs for ansatte i samarbeidskommunene 2 ganger årlig. Relevante personer fra våre fagavdelinger har deltatt. Fagansvarlig for anskaffelser i Askøy kommune deltar jevnlig på møter med innkjøpsseksjonen i BK. Anbudsrutiner i Askøy kommune Økonomiavdelingen har to stillinger øremerket anskaffelser. Innkjøpsrådgiverne legger forholdene til rette for at: Saksbehandlere i fagavdelinger gjennomfører gode- og kostnadsbesparende innkjøp. Lov- og forskrift om offentlige anskaffelser følges. Gjennomfører gode konkurranseprosesser og inngår lønnsomme avtaler. Én stilling er øremerket VA og bygg/anlegg. Den andre stillingen har fagansvar og ivaretar øvrige fagavdelinger og overordnet nivå, samt bistår Bygg- og bolig. Det er lagt ned betydelig arbeid i Kvalitetssystemet. For å sikre gode rutiner- og innkjøp, er det laget prosedyrer og prosesskart innenfor terskelområdene: Under kr 100 000,- Mellom kr 100 500 000,- Over Nasjonal terskelverdi, 500 000,- Over EØS Terskelverdi over 1,6 mill varer og tjenester. Over 40 mill bygg- og anlegg. Side77
Askøy kommune gjennomfører egne konkurranser på rammeavtaler/ kontrakter, eksempelvis: Håndverktjenester Finansielle, juridiske- og forsikringstjenester Konsulenttjenester Biladministrative tjenester- og leasing. Tjenester til Helse og omsorg IKT-tjenester, utstyr og infrastruktur Tjenester til drift på samferdsel Askøy kommune skal legge vekt på innovative anskaffelser.et eksempel på dette er pågående prosjekt om anskaffelse av nytt skoleadministrativt system hvor Askøy kommune har invitert markedet til en felles dialogkonferanse, kunngjort på Doffin. I etterkant av møtet fikk leverandørene i oppdrag å presentere løsninger i en-til-en møter. Basert på innspill fra disse møtene lages en behovsbeskrivelse som danner grunnlaget for forhandlinger etter tilbudsinnlevering. E-handel E-handel er et virkemiddel for å oppnå bedre anskaffelser, mer kostnadsbesparende og effektive innkjøp. I hovedtrekk er dette et verktøy for: bestilling av varer/tjenester på en elektronisk plattform forenklet fakturahåndtering effektiv arbeidsflyt- og kommunikasjon sporbarhet og internkontroll Side78