KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLINGER (ett trinn) VEDRØRENDE LEVERING AV Lastebil med krokløft TIL BERGEN BYDRIFT AS Frist for innlevering av tilbud: 5/11-13 (kl 14:00) Vedlegg: Vedlegg I: Bergen Bydrift AS alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer og tjenester Vedlegg II: HMS- Egenerklæring Vedlegg III: Tilbudsforside Side 1 av 10
1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Bydrift AS. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 18/10-13 (www.doffin.no). 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen Bydrift As ønsker å kjøpe en lastebil med krokløft og dumperkasse, totalt over ca 30 tonn. Demobil og nyere brukt vil bli vurdert. 1.4 Kontraktens omfang Det skal anskaffes 1 stk lastebil med krokløft uten opsjoner. 1.5 Forbehold fra oppdragsgiver. Det tas forbehold om budsjettmessig godkjenning fra styret. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. 2.2 Konkurranseform Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 5-1. I denne konkurransen får alle interesserte leverandører levere inn tilbud. Forespørsel om å delta i konkurransen skjer samtidig som tilbudet sendes inn (altså en ett-trinns prosedyre). Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.5 b) Oppdragsgiver vurderer først kvalifikasjonskravene. Alle leverandører som har levert inn tilbud, vil bli skriftlig orientert om utfallet av kvalifiseringen. c) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. d) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene som beskrives i FOA 11-8 (3). e) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den leverandøren som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA 13-2. f) En bør påregne minst 4 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagefrist. 2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene, gjennom forhandliner, jf. FOA 11-8. Side 2 av 10
2.4 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold. Disse bør ikke være vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, kan bli vurdert avvist i henhold til FOA 11-11 (1)d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli vurdert, men bare i tillegg til pris på beskrevet utstyr. Punkt som ikke kan leveres må tydelig komme frem i tilbudet. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 11-5. 2.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (2). 2.11 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA 13-3. 2.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 2.13 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 2.14 Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg. 2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Side 3 av 10
3 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. FOA 8-4. 3.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.4 Andre krav Krav til gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov Dokumentasjon: Oversikt over firmaets totale bemanning og kompetanse, beskrive sted for verksted. 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare eller tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt.7.2.2. 4.2 Kravspesifikasjon Tilbudet skal svare på disse punktene, i tillegg skal leverandør beskrive øvrige fordeler med både utstyr og totalleveransen. Leveransen vil bli vurdert ut fra de punkt som er beskrevet og som leverandør beskriver som fordeler. Demobil eller nyere brukt vil bli vurdert. Her vil kjørelengde og bilens tilstand være avgjørende i tillegg til de øvrige vurderinger i kravspesifikasjonen. I vurderingen av bil vil også annenhåndsverdi på bil være med i vurderingen Side 4 av 10
Beskrivelse BIL: 1 4 akslet m/sving på siste løpeaksling og tandem 2 Totalvekt over 30 tonn. 3 Motorstørrelse over 560 hk 4 Drivstofftank, størrelse min. 400 liter 5 Miljøkrav. Leverandør må beskrive type motor.( eks. lavutslippsmotor EURO 5) 6 Automatic 7 Sentrallås 8 Kjørespeil oppvarmet og elektrisk styrt. Øvrige speil kan leveres uten oppvarming og styring. 9 Aluminiumsfelger 9.1 Ramme skal utrustes med klarlakk i 2 lag. 9.2 Luftfjærer 9.3 Verktøykasse montert på rammen Levert X HYTTE 10 Stor vinterisolert hytte med 1 køy. 11 2 seter, eksklusivt førersete med integrerte seler, samt vaskbart setetrekk 12 Brøytelys/ arbeidslys på tak, front montert på trux ramme. 13 Lysbjelke på tak. 14 Farge RAL 3002 på hytte og påført Oppdragsgivers emblem. 15 Brukevennlighet: Plassering av ulike funksjoner i førerhytten 16 Radio og CD samt godkjent ferdskriver PÅBYGG 20 Krokløft 22 t med ledd 21 VBG - feste 22 Ryggekamera med to linser, et på tak, et bak ved draget og et døvinkel kamera 23 2 Ryggelys inn i rammen bak. Arbeidslys plassert rett bak hytten nede og 2 stk lys på tak. (skal ikke bores inn i karosseriet) HYDRAULIKK: (beskrive hydraulikkoppbyggingen) 30 Fremføring av hydraulikkuttak venstre side foran med to han og to hoer samt fremføring av strøm til plog samme sted. 31 Hydraulikkuttak for strøer ut bak hytte venstre side eller ved nærmere tilpassning 32 Klargjort for montering brøytefeste 33 Hydraulikkuttak bak ved VBG feste, eller ved nærmere tilpassning Variabel hydraulikk pumpe, ulike typer må beskrives og prises. LEVERING/ SERVICE 40 Leveringstidspunkt 41 Beskrives service og reparasjonsavtale (beskriv uttrykkingstid) på bil og påbygg 5 år. Bilen på vei innen 24 timer eller reservebil se pkt 4.3 42 Serviceapparatet må være lokalt plassert Bergen ved inngåelse av kontrakt. se pkt 4.3 43 FORDELER FRA LEVERANDØR ( utover denne beskrivelse) se pkt 4.3, 2 Side 5 av 10
avsn. 4.3 Andre ytelser Bergen Bydrift krever at service på bil og påbygg utføres lokalt i Bergensområdet. Tilbyder må beskrive løsning for gjennomføring av service. Det skal også tilbys 5 års avtale med 24 timer garanti på service og reparasjoner på bil og påbygg. Bilen skal på være reparert å på vei innen 24 timer, hvis ikke må leverandør stille med reservebil/ utstyr. Pkt 4.3.2 vil bli vurdert innenfor det punkt den beskriver i tildelingskriteriet. 4.4 Betalingsbetingelser Bergen Bydrift AS alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer. 4.5 Prisformat - kommersielle betingelser Pris skal prises som: Komplett bil. Tilbudet skal i tillegg svare på alle punkter (med referanse til pkt) som er beskrevet under pkt 4.2 Service og reparasjonsavtale 5 år 4.6 Leveringsbetingelser Levering i Bergen Mottakskontroll med leverandør, samt all dokumentasjon skal leveres med bil (Eu-godkjent bil og påbygg). Levering er ikke godkjent før all dokumentasjon og beskrevet utstyr er levert og fungerer. Det skal også gjennomføres nødvendig kurs/ opplæring av personell som skal bruke bilen og utstyr. Brudd på avtalt leveringstidspunkt (leveringstid fra bestilling) er dagmulktbelagt med kr 2000,- pr dag. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår i pkt.5.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert: Tildelingskriterier Vekting Pris 30 % Bilens utrustning kvalitet og brukervennlighet 25 % Service/ teknisk bistand 25 % Side 6 av 10
Leveringstidspunkt 20 % Hvert av punktene blir vurdert på en skala fra 1-10. 6 Kontraktsvilkår 6.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 6.2 Generelle vilkår Det vises til de alminnelige kontraktsvilkårene for kjøp av varer som fremkommer i vedlegg I. 6.3 Spesielle vilkår 6.3.1 Etterlevelse av ILO kjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden Leverandørene skal i avtaleperioden utføre egenrapportering vedrørende ILO-kjernekonvensjonene. Redegjørelsen tar utgangspunkt i et skjema som vil bli utarbeidet av oppdragsgiver. I tilfelle brudd på ILO-kjernekonvensjoner skal leverandør rette opp forholdene så snart som mulig, og senest innen den tidsfrist som oppdragsgiver og leverandør blir enige om. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp kontrakten hvis ikke bruddene rettes innen tidsfristen og / eller ved gjentatte brudd. Bakgrunn: Innenfor dette produktsortimentet er det spesielt viktig at ILO-kjernekonvensjoner etterleves i hele produksjonskjeden. Leverandørenes status innen dette emnet vil bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Følgende konvensjoner inngår i ILO-kjernekonvensjoner: ILOkonvensjon Hovedkategori Omhandler / innhold Forbud mot barnearbeid 138 Minstealderen for adgang til sysselsetting eller arbeid skal ikke være lavere enn den alderen da skoleplikten opphører og skal under alle omstendigheter ikke være lavere enn femten år. 182 Om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid Organisasjonsfrihet 87 Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten 98 Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger Forbud mot diskriminering Forbud mot tvangsarbeid 100 Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi 111 Om diskriminering i sysselsetting og yrke 29 Om tvangsarbeid 105 Om avskaffelse av tvangsarbeid Side 7 av 10
ILO kjernekonvensjoner i fulltekst finnes på følgende lenke: www.fn.no/ilo_informasjon/konvensjoner 7 Krav til tilbudets form og innlevering 7.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i from av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 1 kopi av tilbudet. 7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter 7.2.1 Tilbudsforside Tilbudsforsiden (ref.vedlegg III) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. 7.2.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingkriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5(Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt.7.3.3. 7.2.3 Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt 7.2.1. 2. Tilbudsforside, jf. pkt 7.2.2 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester. b. Dokumenter beskrevet i pkt. 3.4 4. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier a. Eks dokumentasjon på kvalitet b. Eks dokumentasjon på servicegrad c. Utfylt tilbud (jf. pkt. 4.5) Tilbudet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Side 8 av 10
7.2.4 Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 7.3 Tilbudets form Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: Tilbud lastebil med krokløft til Bergen Bydrift v/ Arnt-Olav Fromreide 7.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: 5/11-13 kl. 14:00. Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 7.6, før utløpet av fristen. 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal enten leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradressen) innen utløpet av fristen, jf. pkt.7.4. 7.6 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen Bydrift As Sandbrekketoppen 30, 5224 NESTTUN 7.7 Leveringsadresse (postadresse): Bergen Bydrift AS Postboks 144 5828 MIDTTUN 7.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.9 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 31/12-13 8 Kontaktinformasjon 8.1 Tilbudskonferanse 8.2 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Side 9 av 10
8.3 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Kontaktperson: Arnt-Olav Fromreide Telefon: 55 55 1100 Mobiltelefon: 453 94 255 E-postadresse: arntolav.fromreide@bydrift.no 8.4 Kontaktperson vedrørende produktet (hvis annen enn under pkt.8.1) Kontaktperson: Kurt Grindeland Mobiltelefon: 95 29 38 91 E-postadresse: kurt.grindeland@bydrift.no Bergen, 17/10-13 Arnt-Olav Fromreide Innkjøpsleder Side 10 av 10