Erfaring med IT prosjekter

Erfaring med IT prosjekter Noen tanker fra en prosjektleder om hvordan lykkes med IT prosjekter? Fredrik Grindland, Bouvet

Fredrik Grindland 58 år, gift, 2 barn,1 barnebarn Executive MBA i strategisk ledelse Ingeniør - Teknisk Kybernetikk IPMA sertifisert senior prosjektleder Over 35 års erfaring fra IKT sektoren: 25 år som leder av kompetansemedarbeidere 20 år som prosjektleder 15 år som leder i konsulentvirksomhet. Noen prosjekt referanser inn- og utland Anskaffelse og implementering av nytt GIS system for kommuner Prosjektledelse for etablering av skytjeneste for telekomselskap Innføring av ny IT driftsløsning i nordisk konsulentselskap Evaluering av drift, renhold og vedlikehold for kommune Anskaffelse av partner for bygging av ny ungdomsskole Kravspesifikasjon IKT infrastruktur operasjonsavdeling på sykehus Leveranse Contact Center løsning i Skandinavia Due Dilligence overtakelse avtale med Nordisk forsikringsselskap Forstudie nytt IT system til telekomselskap Business Plan for Telecom selskap i Nigeria Management for Hire: Nestleder IKT driftsorganisasjon Telenors utstilling på Telecom i Geneve

Når lykkes prosjekter? Leveranse til riktig tid til riktig kostnad som avtalt og forventet nytte/gevinst som planlagt

Den aller største feilen står i prosjektets mandat. Feilen er beskrevet som oppgaven du skal løse...det er ikke sikkert beskrivelsen av behovet eller opplevelsen av det stemmer med virkeligheten

Prosjektmandat må gi styringsinformasjon Prosjektnavn Prosjekteier Bakgrunn for prosjektet (interessenter...) Prosjektets formål Prosjektets mål (resultatmål og effektmål) Prosjektets omfang og avgrensning Rammebetingelser (avtale, ressurser...) Økonomi

Interessenter er individer eller organisasjoner som er aktivt involvert i prosjektet, eller som blir berørt av prosjektet, positivt eller negativt, under gjennomføring av prosjektet eller av prosjektets resultat. PMBOK 2004

Interessentene har ulike forventninger Resultatmål Effektmål Formål Eieren sitt perspektiv Brukerne sitt perspektiv Prosjektleder sitt perspektiv Effektiv gjennomføring (Kvalitet, Kostnad og Tid) Brukervennlig relevant løsning Gevinstrealisering Brukere av moderne IT systemer finner du ofte både internt i virksomheten og eksternt, og ofte har de interne og eksterne brukerne ulike forventninger og behov.

Formål, effektmål og resultatmål Prosjekteier Formål Effektmål Ide/ Tilbud Forstudie/ planlegging Gjennomføring Utvikling Implementering 4 Avslutning/ Forvaltning 1 2 3 Slutt leveranse 5 Prosjektleder Resultatmål Formål: Effektmål: Beskriver virksomhetens behov og langsiktige mål Beskriver de effekter og gevinster, som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet. Effektmålene skal være kvantifiserbare. Resultatmål: Prosjektproduktet - beskrivelse av de resultater som skal oppnås av prosjektet; SMART (spesifikt, målbart, akseptert, realistisk og tidfestet).

Eksempel Sammenheng mellom formål, effektmål og resultatmål for Altinn II prosjektet Kilde: Edvard Pedersen, ansvarlig Altinn gevinstrealisering, 2009,

Avtalen, et fundament for suksess Bilagene til SSA-S (Avtale om smidig programvareutvikling) 1. Kundens behovsbeskrivelse og krav 2. Leverandørens løsningsbeskrivelse 3. Kundens tekniske plattform og IT-miljø 4. Plan for gjennomføring av leveransen og administrative bestemmelser 5. Testing, godkjenning 6. Programvareutviklingsmetode 7. Samlet pris og prisbestemmelser samt bonus 8. Endringer i avtaleteksten 9. Endringer etter avtaleinngåelse Kilde: Difi

Leverandørens løsningsbeskrivelse er ofte svar i en kravtabell fra tilbudsforespørselen, men skaper ofte tolkningsdiskusjoner og er lite egnet til å kvalitetssikre leveranser

Eksempel på bruk av mekanismene i avtalen (SSA-S) 2.3 SPESIFISERING, TESTING OG UTPRØVING AV DELLEVERANSENE 2.3.2 Leverandørens tester Leverandøren skal, med mindre annet er avtalt i bilag 5, overlevere til Kunden Testmateriell fra Leverandørens testing senest 10 dager før oppstart av Kundens akseptansetest av Delleveransen. 2.3.3 Kundens akseptansetest av Delleveransen. Når Kunden har Akseptansetestet og eventuelt på annen måte undersøkt om det som skal leveres etter Avtalen holder avtalt kvalitet, skal Kunden, uten ugrunnet opphold, og senest innen 10 (ti) virkedager sende Leverandøren skriftlig melding om at leveransen er akseptert. 2.3.5 Utprøving av Delleveransene Etter at Kunden har testet og akseptert Delleveransen skal det gjennomføres en Utprøving av programvaren som er utviklet.. Kilde: Difi

Integrasjoner stiller krav både til ny og eksisterende løsning Det viser seg at vi ikke vil kunne få realisert integrasjon mot sak-arkiv systemet nå, fordi den versjonen av sak-arkiv som brukes i dag ikke har mulighet til Geointegrasjon.

Eksempel på bruk av mekanismene i avtalen (SSA-S) 3 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSEN 3.1 RETT TIL ENDRINGER AV AVTALENS INNHOLD Kunden har rett til å gi pålegg om endring med hensyn til økning eller reduksjon i omfang, kvalitet eller utførelse av leveransen, samt endring i milepælsplanen.. Leverandøren er ikke forpliktet til å utføre endringsarbeider som samlet utgjør mer enn 15 (femten) prosent netto tillegg til Estimert Totalkost 3.6 KONSEKVENSER AV ENDRINGSORDRE Dersom Kunden krever en endring har Leverandøren rett til å kreve endringer i Estimert Totalkostnad og milepælsplan og øvrige forhold, jf. punkt 3.3, som er forårsaket av Kundens endringskrav. Kilde: Difi

Digitalisering er organisasjonsutvikling, forenkling - og bedre tjenester. Paul Chaffey, Statssekretær Kommunal- og moderniseringsdepartementet

YOU

Som leder av IT prosjekter, må du forholde deg til mange ulike fagområder og interessenter

IKT prosjektledelse - kompetanse behov Bransje kunnskap Kulturell forståelse IKT kunnskap Forstå kundens behov 4 3 2 1 0 Prosjekt metodikk Prosjektleder verktøy Prosjekt planlegging Prosjektlederskap HR ledelse Personalledelse Kommunikasjon Annskaffelse PL 1 PL 2 PL 3

Plans are nothing; planning is everything. Dwight D. Eisenhower

Eksempel på tidsestimat for utvikling Samlet utviklingsestimat (aggregert informasjon fra detaljerte estimater pr område) hvor man estimerer hver deloppgave (user story) Kalkylepost Min Trolig Max M - Estimat S - Usikkerhet Forsiden 29 63 119 67 18 Veiviser - Ny søknad 51 95 171 101 24 Veiviser - Endring 22 44 69 45 9 Søk 13 24 52 27 8 Administrasjon 30 66 115 69 17 Eksport til HRS 6 8 12 8 1 Webservices 8 16 32 18 5 Mottak av skjema 10 26 60 30 10 Fakturering 10 18 26 18 3 Visningssider - detaljert 18 30 58 33 8 Kreditering 3 11 21 11 4 Kart 19 41 76 44 11 Produsent - utstyrsinfo 8 12 16 12 2 Konvertering 10 20 30 20 4 Rapporter 30 60 150 72 24 0 0 0 0 0 0 0 0 Sum 267 534 1007 575,2 Standard avvik 48 Usikkerhetsrom: 528 623 23 Men tidsestimatet for et prosjekt omfatter mye mere

Eksempel på tidsestimat for et prosjekt (basert på utviklingstestimat) 24

Basert på tidsestimatet kan man lage en investerings/gevinst analyse Størrelsen både på a og b er avgjørende for hvor raskt man kan oppnå positiv gevinst + Akkumulert investering Ressursbruk a b Akkumulert gevinst Tid Investeringens gjeninntjeningspunkt Investeringens Bunnpunkt er ofte ved prosjekt avslutning Karlsen & Gottschalk (2005)

Eksempel på investerings/gevinst analyse Prosjekt fasen Gevinstfasen

Gevinstrealiseringsplan Prosjekteier Gevinstrealisering Tidlig fase Design/ Gjennom- 1 2 3 Implementering Overlevering prosjektering føring 4 5 Drift Prosjekt Gevinstrealiseringsplan En plan for gevinstrealisering bør alltid inneholde en beskrivelse av : 1. hvilke gevinster som skal tas ut (spesifisert og kvantifisert) 2. hvilke tiltak som kreves for å ta ut gevinstene og hvem som har ansvaret 3. når gevinstene skal tas ut 4. Signert av prosjekteier og gevinstansvarlig

28 Milepæler er viktige også i prosjekter

Milepælsplan med kriterier for oppnådd tilstand Frist MP Oppnådd tilstand 22.08.2014 MP0 Når kontrakt signert 29.08.2014 MP1 Når prosjektdirektiv er godkjent Når fremdrifts- og milepælsplan er godkjent Når prosjekt er etablert og oppstartsmøte er gjennomført 05.12.2014 MP2 Når løsningsdesign er godkjent Når grunnlaget fra FAT test er godkjent og overlevert Når test av teknisk løsning i produksjonsmiljø er godkjent 04.01.2015 MP3 Når akseptansetest pilot er godkjent 20.01.2015 MP4 Når full utrulling/produksjonsetting er godkjent Når akseptansetest for produksjon er godkjent 20.07.2015 MP5 Når endelig akseptansetest er godkjent Prosjekt avsluttet Ved milepæler er det naturlig å legge inn Go/NoGo beslutning

Realistisk fremdriftsplan basert på tidsestimatet FREMDRIFTSPLAN Mai 2012 JUNI 2012 JULI 2012 AUGUST 2012 SEPT 2012 OKT 2012 NOV 2012 DES 2012 Aktivitet leverandør 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Kontrakt signering FERIE Prosjektplan og møteplan godkjennelse Oppstart Analyse og konseptfase Løsningsbeskrlvelse Realiseringsfase * Spesifisering Sprint 1 * Systemutvikling Sprint 2 * grafisk design Sprint 3 * interaksjonsdesign Sprint 4 *informasjonsarkitektur Sprint 5 *prosjektmøter Sprint 6 System, integrasjonstest og feilretting Opplæring av redaktører/superbrukere Akseptansetest og feilretting Kundens godkjennelse av løsning Installasjon Lansering av løsningen Videreutvikling, support og vedlikehold planlegges etter realisering av løsning før lansering Tips: lag framdriftsplan uten datoer bruk tid (dager/uker) fra feks kontraktsignering

Smidig utvikling gir mulighet til å endre krav som følge av erfaring og testing men forutsetter tett og aktiv involvering av både prosjektleder og prosjekteier

Produkt Backlog/Sprint Backlog Prosjekteier prioriterer oppgaver før hver sprint atakonvertering: Esri format AAFK Grimstad Froland Arendal atakonvertering: QUADRI atakonvertering: Gemini atakonvertering: andre formater onfigurere AGOL: adm, bilde, etc nstallasjon: ArcGIS nstallasjon: FME nstallasjon Geocortex pprydding i testserver ppsett av karttjenester pissed webkart for Plan-AGOL onfigurasjon av Geocortex site og viewer onfigurasjon GE Site AAFK ID Prioritet Evt. beskrivelse Sprint Status Kommentar B-07557 Høy Sprint 1 Påbegynt TK-14189 TK-14190 TK-14191 TK-14192 B-07558 Høy Sprint 1 Påbegynt B-07559 Høy Sprint 1 Påbegynt B-07560 Høy Sprint 1 Påbegynt B-07561 Middels Sprint 1 Ikke startet B-07562 Høy Konfigurering av https/ssl. Installasjon i test og prod. Sprint 1 Påbegynt B-07563 Høy Sprint 1 Påbegynt B-07564 Høy Sprint 1 Påbegynt B-07575 Høy Avklaringer ifht hvordan håndtere test, brannmur Sprint 1 Påbegynt B-07576 Høy Sprint 1 Ikke startet B-07577 Middels Sprint 1 Påbegynt B-07578 Høy Sprint 1 Ikke startet B-07565 Sprint 2/3 B-07574 Sprint 2/3 B-07579 Sprint 2/3 Referanse til karttjenester som beskrevet TK-14088 Sprint 2/3 Kartlagsliste for hhv FKB, Plan og VA, samt dedikerte karttyper TK-14089 for ulike temakart Sprint 2/3 Datalinker som knytter sammen kartlag med tabellariske data TK-14090 i databasen (eksempel på dette kan f.eks. være at man ved infospørring Sprint 2/3 mot en eiendom får opp liste over alle eierne av den valgte eiendommen) En utskriftsmal TK-14091 Sprint 3/4 Oppsett av globalt søk TK-14092 Sprint 3/4 Oppsett av dedikert rapportmal TK-14093 Sprint 3/4 Oppsett av sikkerhet på løsningene med integrasjon mot AD, samt TK-14094 med SSO Sprint 2/3 onfigurasjon GE site Arendal onfigurasjon GE Site Grimstad onfigurasjon GE Site Froland psjon: Oppgraderingsaktiviteter til siste versjon kråfoto med vedlegg - se merknad PBI og tasks onfigurere GE ArcGIS server for https nstallasjon av NT for web B-07580 Sprint 2/3 B-07581 Sprint 2/3 B-07582 Sprint 2/3 B-07583 Sprint 3/4 B-07584 Sprint 3/4 Ønskelig at dette gjennomføres, men avventer en uke etter release før man bestemmer seg.

Burndown gir kontroll med ressursbruken og gjenstående arbeid

Plan for the unexpected

Go/NoGo ved viktige milepæler NoGo gir mulighet for å redusere skade eller unngå katastrofe 37

38

Prosjektorganisering og ansvar Beslutning og forankring Styring Kvalitetssikring Ledelse Innflytelse Arbeid Prosjektmandat og avtale må være kjent av alle for å sikre at man jobber mot de samme mål

Lever prosjektrapport med faste intervaller Prosjekt status Framdrift status Avtale og endrings status Kostnad status Risiko og tiltak Status gevinstrealiseringsplan Aktiviteter og milepæler i kommende periode

Eksempel på kort status til styringsgruppe Status pr uke 40-2014 Status Planer Leverandør har avsluttet arbeidet i Sprint 1 og er i gang med Sprint 2. I Sprint 1 ble det satt opp servere og installertløsningskomponenter samt at data ble konvertert Vi er i gang med å teste de data som ble konvertert i Sprint 1 Siden pilotperioden var planlagt fra desember til januar, ønsker prosjektgruppen å forlenge pilot perioden med 2 uker for å kompensere for juleferie. Dette er akseptert av leverandør og vi er enige om nye datoer for milpelælene Se egen slide for oppdatert milepælsplan og oppdatert framdriftsplan Det er rekruttert superbrukere fra alle enheter (se egen slide) Risiko og utfordringer Vi må sikre at Superbrukere er positive og klar over deres rolle slik at de blir gode ambassadører for løsningen. 41 15.10.2014

Eksempel prosjektrapport til Styringsgruppe Status Følger prosjektet den fremdriften som er forutsatt i budsjett og mandat? RØDT - Større permanent avvik fra plan/kost/gevinst. Høy risiko. GULT - Mindre midlertidig avvik fra plan/kost/gevinst. Økt risiko. GRØNT - På linje med forventningene. Fremdrift er iht. plan og budsjett, og gevinsten fra pågående initiativ vil støtte målet ved måleperiodens slutt. Risi Gul Overordnet status (maks 3 linjer) Interconnect med kundens internenettverk er forsinket, og underlev kan ikke love når denne kan ferdigstilles. Leverandør har ikke levert fiberforbindelse mellom DC1 og DC2, men forventer at den blir levert 7.8. Prosjektet fortsetter imidlertid ihht plan, men det forutsetter at WAN mot SIN kommer på plass og at ingen feil oppdgaes når fiber mellom DC1 og DC2 er oppe. Kommentarer med korrektive tiltak knyttet til eventuelle avvik: Gul Gul Framdrift (maks 3 linjer) Økonomi (maks 3 linjer) Dersom fiber mellom DC1 og DC2 blir levert 7.8 og underleverandør kan ferdigstille interconnect senest 8.8 vil vi kunne ferdigstille testing innen 15.8. Vi har måtte bestille nye GBICer da det viste seg at WAN routerne kun hadde kobber grensesnitt. Vi har også måttet bestille fiberkabling på noen siter i Sverige for å få plassert router i server rommet. Vi måtte bestille 2 ekstra servere til DC1 og DC2 for bruk til DHCP og Domain controller. Kvalitet (maks 3 linjer) Kunden har akseptert testplanen. Venter på bekreftelse fra kunden om de vil levere egne testcases Gul Gul Grønn IS-status (maks 3 linjer) Ressurser (maks 3 linjer) Ingen avvik. Vi kunne ikke levere følgetjeneste en uke i juli slikat prosjektets testleder måtte være følgetjeneste for underleverandør den uken.

Eksempel: Risiko rapportering Sannsynlighet HØY MIDDELS 2 6 3 Forklaring: 1 denne vurdering 1 forrige vurdering LAV 1 LAV 5 7 4 8 MIDDELS Konsekvens HØY Risiko for å påvirke (sett kryss) Prosjektkostnad Framdrift Måloppnåels e Telenors omdømm e Beskrivelse Tiltak som følges opp av SG 1 Avtaler for onsite support X X Har avtaler på plass unttat for ISDN i S og EST Generelt presset leveranseplan av løsning. Ingen omforent prosjektplan. Underlev foreløpige plan gir om lag 1 Styrer mot Operational Acceptance Test 30.09.08. 2 mnd forsinkelse for Control Gate 2 X X Partene er nå enig om utrullingsplan. Switch Over datoer er bekreftet fra kunde Underlev har ferdigstilt underlag for sikkerhets søknad! Men underlev har ikke 3 Ikke ferdigstillt interconnect med kundens datanett (SIN). X X ferdigstillt sin internkabling og dermed kan ikke WAN leveres! Underlev har sendt ukast til testplan. Skal ha møte med kunde for å etablere testplan 4 Har ikke ferdigstillt testplaner med akseptanse kriterier X X med akseptansekriterier Opplæringsmiljø ikke tilgjengelig for kunde før Functional Acceptance Avtalt med kunde at de som skal gjøre Functional Acceptance test får en innføring i 5 test X X systemet. Avtalt opplæring omlag 2 uker før Switch over. 6 Nortel leveranse - IVR GAP X IVR GAP ikke løst ennå 7 Kvaliteten på kunden sitt eget Kat5 nett. X X Vi har måtte legge fiber på noen sites i Sverige 43 Annet (beskriv)

Prosjektleder må være tett på - eksempler Nærvær og samhandling Prosjektleder sitter sammen med prosjektdeltakere min 2 dager i uken Faste møter og rapportering Kjerneteamsmøte hver mandag 12-14 (Telefon)møte med underleverandør og kunde hver fredag 12-13 Prosjektrapportering Styringsgruppemøter hver 4. uke eller ifbm milepæler/eskaleringer Temamøter (tilpasset prosjektets livssyklus) Kick-off Kravsporing og Grensesnitt Framdrifts og milepælsplanlegging Risiko Testing (4 dager i uken i testperioden) Ad-hoc ved behov Task Force for å løse konkrete problemstillinger

Eks: Aktivitetsliste brukt i Kjerneteamsmøtene

IT prosjekter dreier seg mye om mennesker og forventninger. Litt om metoder, verktøy og teknologi.

Noen tips for suksess med IKT prosjekter Identifiser interessenter Kommuniser og forventningsstyr Prosjektmandat Mål (Formål, effektmål og resultatmål) Omfang og avgrensning Rammer Avtale Bruk mekanismene i avtalen for Testing og godkjenning Endringer etter avtaleinngåelse Gevinstrealiseringsplan Hvilke gevinster Hvem har ansvaret Gjennomføring Milepæler, testing og Go/NoGo Jobb smidig hvis mulig Rapportering Usikkerhetsstyring Vær tett på

Takk for meg fredrik.grindland@bouvet.no