Visjon, ambisjon og strategi

Visjon, ambisjon og strategi Felles kommunal IKT-arkitektur for Plan, bygg og geodata Juni 2014 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

Innholdsfortegnelse Dokumentkart... 3 Sammendrag... 4 1 Innledning... 4 1.1 Formål... 4 1.2 Bakgrunn... 4 1.3 Sektorutfordringer... 5 1.4 Pågående prosjekter... 5 2 Vi digitaliserer plan, bygg og geodata... 6 3 Ambisjonsnivået for digitalisering av plan, bygg og geodata... 6 4 Målbildet for digitalisering av plan, bygg og geodata... 7 4.1 Målbildet for brukerbehov og funksjonelle krav... 7 4.1.1 Brukerreise for innbygger: Byggesøknad... 7 4.1.2 Brukerreise for saksbehandleren: Saksbehandling... 10 4.2 Målbildet for digitale tjenester innen plan, bygg og geodata... 11 4.2.1 Målbildet for digitale tjenester knyttet til brukerreise byggesøknad... 11 4.2.2 Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise saksbehandling... 12 5 Strategi for å nå visjonen... 13 5.1 Strategiske føringer... 13 5.2 Digital modningsprosess på veien mot målbildet... 14 Versjon 1.0 Oslo, juni 2014 2

Dokumentkart Figuren under illusterer den helhetlige dokumentstrukturen for felles kommunal IKT-arkitektur. Dette dokumentet inneholder Visjon, ambisjon og strategi som er definert for sektorområdet Plan, bygg og geodata. Målgruppe for dokumentet: Rådmenn, ledere innen Plan, bygg og geodata, samt IKT ledelse 3

Sammendrag Dokumentet beskriver KS KommITs visjon for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur innen sektoren plan, bygg og geodata. Visjonen er at digitale tjenester er basert på brukerbehov, effektiv saksbehandling og digitale tjenester er bygd på felles kommunal IKT-arkitektur. Ambisjonen er å tenke digitalt, jobbe nasjonalt og gjennomføre lokalt for å skape en enklere hverdag og effektiv forvaltning innen plan, bygg og geodata. Målbildet følger KS KommITs syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer. Målbildet eksemplifiseres med brukerreiser for søker og saksbehandler i en byggesak samt tilhørende målbilder for arkitektur. Strategien er at målbildet operasjonaliseres ved hjelp av felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Rammeverket omfatter en felles verktøykasse fylt med virkemidler for kartlegging av brukerbehov, gjennomføring av anskaffelser, bruk av nasjonale standarder, grunndataregistre og fellesløsninger. 1 Innledning 1.1 Formål Hensikten med dette dokumentet er å klargjøre KS KommITs visjon, ambisjon, mål og strategi for fagområdet plan, bygg og geodata. Dokumentet henvender seg primært til ledere innenfor plan- og byggesaksområdet i kommunal sektor. Dokumentet bygger på KS KommITs visjon om at felles kommunal IKT-arkitektur samordner kommunal sektor i leveranse av digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. 1.2 Bakgrunn Bygg og infrastruktur danner rammen for verdiskapning og livsutfoldelse i et samfunn. Bygg-, anlegg og eiendomsnæringen er blant landets største både i omsetning og sysselsetting. Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene 1 legger til rette for en utvikling som sikrer en optimal arealbruk og bebyggelse. De forventer også at kommunene legger til rette for innsyn og medvirkning i disse prosessene, og at de har tilgang til hensiktsmessige digitale 2 tjenester i denne sammenheng. Det er bred enighet om at sektoren har et stort potensiale for utvikling, ikke minst i forhold til mer effektive plan- og byggesaksprosesser og en mer miljø- og klimavennlig utbygging. Det en klar forståelse av at digitalisering er en viktig driver for denne utviklingen. 1 Med «kommuner» menes det både kommuner og fylkeskommuner gjennomgående i dokumentet. 2 «Digital» og «elektronisk» er synonyme begreper. 4

Programmet KS KommIT skal bidra til en samordning av dette digitaliseringsarbeidet ved å utstyre kommunene med verktøy, kompetanse og føringer slik at de selv blir i stand til å gjennomføre digitaliseringsprosjekter som fører kommunene i en felles retning innenfor sektoren. KS KommITs innsats innen plan, bygg og geodata er en del av en helhetlig satsing på felles kommunal IKTarkitektur som beskrives i dokumentet Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKTarkitektur. 1.3 Sektorutfordringer KS KommIT har i 2014 foretatt en kartlegging av dagens situasjon, brukerbehov og kartlegging av funksjonelle krav knyttet til utvikling av digitale tjenester innen plan, bygg og geodata. Dagens utfordringer oppsummeres i tabellen under: Tema Utfordringer 1. Digitale tjenester Det er liten tilgang til og lav kvalitet på digitale tjenester. Søknadsprosessen oppleves som krevende og komplisert for søker. 2. Digital reguleringsplan Kommunene håndterer tjenesteproduksjonen i stor grad manuelt. Kommunene mangler digitale plandata med ønsket kvalitet. Få kommuner tilbyr tjenester basert på åpne digitale planregistre. Reguleringsbestemmelsene foreligger ikke på digital form. 3. Standarder Standarder for samhandling mellom systemer og komponenter (geointegrasjon) er i liten grad implementert. 4. Fagsystem og verktøy for saksstøtte Mange fagsystemer er ikke i stand til å utveksle data i en standardisert form med fellesregistre, andre fagsystem og sak/arkivsystem. 5. KOSTRA-rapportering KOSTRA-rapportering er i dag en omfattende og krevende oppgave som i hovedsak håndteres manuelt. Styringsdata på tvers av kommunene er lite sammenlignbare. Tabell 1- Sektorutfordringer 1.4 Pågående prosjekter KS KommITs visjon for plan, bygg og geodata skal oppnås gjennom målrettede prosjekter beskrevet i Styringsmodell for sektorgruppen plan, bygg og geodata. Arbeidet i prosjektene er påbegynt i samarbeid med partnerkommunene Trondheim, Sandnes, Bærum, Asker, Arendal, Tønsberg og Skedsmo. Dagens situasjon er kartlagt med utfordringer, interessenter, samt at det er utarbeidet et første utkast til brukerreiser og arkitekturmålbilder som omtales i dette dokumentet. 5

2 Vi digitaliserer plan, bygg og geodata Plan, bygg og geodata jobber for et digitalt førstevalg som gir en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv og effektiv forvaltning. I visjonen møter innbyggere, næringsliv og saksbehandlere digitale tjenester som er basert på brukerbehov. Saksbehandlernes digitale tjenester og fagsystemer bidrar til å effektivisere og forenkle tjenesteproduksjonen fordi data gjenbrukes, datakvaliteten økes, det er forbedret beslutningsstøtte og automatiserte prosesser. Felles kommunal IKT-arkitektur utgjør grunnmuren i visjonen. Felles kommunal IKT-arkitektur er en forutsetning for at lokale fagsystemer samhandler digitalt med offentlige eiendoms- og kartdata, folkeregister, enhetsregister, ID-porten, digital postkasse og andre fellesløsninger. Figur 1: KS KommITs visjon for plan, bygg og geodata tilgjengelig. Dette gjør de lokale fagsystemene i stand til å understøtte digitale tjenester basert på brukerbehov. Innbyggere og næringsliv opplever at de digitale tjenestene innen plan og bygg henger godt sammen, og at informasjonen er lett 3 Ambisjonsnivået for digitalisering av plan, bygg og geodata Vår visjon innebærer at kommunene tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt. Det betyr at vi skal: Skape digitale tjenester sammen med innbyggere, næringsliv og ansatte: Digitale tjenester skapes sammen med brukere, ansatte innen plan, bygg og geodata fra kommuner og andre interessenter 3. Jobbe for økt samhandling på tvers av sektoren: Fellesløsninger for funksjonalitet og standarder for arkitektur innen plan, bygg og geodata deles på tvers av kommunene. 3 Andre interessenter for plan, bygg og geodata betyr i hovedsak direktoratet for byggkvalitet (DiBK), Kartverket og SSB. 6

Forbedre samhandling mellom stat og kommune: Felles kommunal IKT-arkitektur muliggjør at lokale fagsystemer innen plan, bygg og geodata og nasjonale og kommunale fellesløsninger snakker sammen. Bruke vår felles verktøykasse: Felles verktøykasse muliggjør felles kommunal IKT-arkitektur innen plan, bygg og geodata med fokus på brukerreiser, felleskomponenter (f.eks. Matrikkelen, Det offentlige kartgrunnlaget (DOK), implementering av felles standarder og grensesnitt (f.eks. Geointegrasjon), felles krav til sikkerhet og felles kravspesifikasjoner eksempelvis knyttet til hvordan fagsystemer integreres med fellesløsninger og grunndataregistre. Realisere gevinster: Frigjøre ressurser i kommunen ved å effektivisere arbeidsprosesser og innføre selvbetjening gjennom digitale tjenester. Kostnader og effekter måles i alle prosjekter, og gevinstene kan benyttes til å gi flere og bedre tjenester. Øke digital kompetanse: Kommunenes medarbeidere skal ut på en endringsreise, og da må de ha kompetanse for å bli trygge. Økt kompetanse i bruk av felles kommunalt rammeverk for digitalisering sørger for at kommunene settes i stand til å nå visjonen. Ambisjonsnivået innebærer at kommunene deltar aktivt i KS KommIT sitt arbeid fremfor å utvikle nye digitale løsninger innen plan, bygg og geodata på egen hånd. 4 Målbildet for digitalisering av plan, bygg og geodata KS KommIT har i dokumentet Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKT-arkitektur definert syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer for digitale tjenester og fagsystemer. Beskrivelsen av målbildet illustrerer hvordan plan, bygg og geodata møter disse behovene, kravene og føringene. Målbildet er definert i KommITs pågående plan, bygg og geodata-prosjekter 4, og er ikke endelig. 4.1 Målbildet for brukerbehov og funksjonelle krav Målbildet for KS KommITs brukerbehov, funksjonelle krav, arkitekturprinsipper og strategiske føringer eksemplifiseres med en brukerreise for søker og saksbehandler i en byggesak der det søkes om byggetillatelse for enebolig. KS KommIT jobber med tiltak som berører flere typer tjenester og forvaltningsnivåer enn disse to brukerreisene illustrerer. Brukerreisene beskriver hvordan fremtidens byggesøknad kan foregå fra brukerens ståsted. For hvert steg, påpekes det hvordan målbildet skaper en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv og en mer effektiv forvaltning. 4.1.1 Brukerreise for innbygger: Byggesøknad 1. Logge på. Søkeren logger seg på kommunens digitale tjeneste for plan og bygg på sitt nettbrett ved hjelp av ID-porten. Enklere hverdag: Innbygger har mulighet til å velge det medium/kanalen som passer innbyggeren best. 4 For mer detaljer om pågående prosjekter se dokumentet «Styringsdokument for sektorgruppen plan, bygg og geodata». 7

Effektiv forvaltning: Kommunen gjenbruker fellesløsningen ID-porten. Fellesløsningen vedlikeholdes nasjonalt og er derfor rimeligere for kommunen istedenfor at kommunen utvikler egen innloggingsfunksjonalitet. I tillegg er løsningen sikrere og gir økt datakvalitet. 2. Åpne tjeneste. Søkeren åpner den digitale tjenesten for byggesøknad. 3. Velge eiendom. Den digitale tjenesten gir søkeren oversikt over hvilke eiendommer som er registrert på søkeren, og søkeren velger aktuell eiendom. 4. Åpne digital byggesøknad. Den digitale byggesøknaden inneholder alle relevante offentlige data om den aktuelle eiendommen (pre-utfylt informasjon) vedrørende kart, reguleringsplan og eiendomsopplysninger. Søknaden inneholder enkle veiledninger. Søkeren kjenner seg igjen i stegene og måten informasjon etterspørres på. Enklere hverdag: Søker slipper å taste inn samme informasjon flere ganger og informasjon som det offentlige allerede har i sine registre. Søknadsprosessen er rask og enkel p.g.a. intuitiv og gjenkjennbar prosess, samt enkle veiledninger. Effektiv forvaltning: Saksbehandleren slipper innhenting av manglende informasjon og kvalitetssikring. Saksbehandleren mottar også færre henvendelser fra søker. Figur 2: Brukerreise for innbygger 5. Fylle inn søknad. Søkeren fyller inn bygningsinformasjon, laster opp tegningen for den valgte boligen, og plasserer boligen i kartet. Det benyttes 3D-visning for å visualisere eneboligen på tomta. Enklere hverdag: 3-D visning forenkler plassering av boligen på tomta. Effektiv forvaltning: Saksbehandleren mottar færre henvendelser fra søker. 8

6. Kontrollere søknad. Den sammenstilte informasjonen og byggetegningen blir automatisk sjekket mot en regelmotor for lokale og nasjonale krav, og varsler søkeren om at noen av de offentlige kravene ikke er oppfylt. Den digitale tjenesten presenterer en oversikt over de naboene som skal varsles. Nabovarsel sendes automatisk. Søkeren mottar bekreftelse på at naboer ikke har innvendinger og at de offentlige kravene er oppfylt. Enklere hverdag: Søkeren opplever tilbakemelding «der og da» og kan justere søknaden for å møte kravene. Nabovarsel krever ikke mye tid og oppfølging. Effektiv forvaltning: Saksbehandlingen er i stor grad automatisert. Saksbehandleren slipper i ettertid tidkrevende rutinearbeid og kan derfor fokusere mer på grundig kvalitetssikring av forslag til vedtak. 7. Sende søknad. Søkeren sender inn søknaden via den digitale tjenesten for byggesøknad. Enklere hverdag: Innbyggeren sparer penger og miljø ved å sende søknaden digitalt. Effektiv forvaltning: Kommunen mottar den digitale søknaden direkte inn i arkivet i standard format. Det spares tid på inntastning og kvalitetssikring av søknaden. 8. Motta svar. Søkeren mottar endeling godkjenning og byggetillatelse i sin digitale postkasse. Enklere hverdag: Digital utsendelse gir søkeren raskere svar, tilgjengeliggjort i det medium/kanal innbyggeren foretrekker. Effektiv forvaltning: Kommunen sparer tid og penger på papirutsendelse av svar. Informasjonssikkerhet økes, og dokumentene blir lettere å spore. 9. Betale gebyrer. Søkeren får innsyn i gebyrer og velger å betale med kort eller via e-faktura. Enklere hverdag: Søkeren velger foretrukket betalingsmåte. Effektiv forvaltning: Ressursbruk knyttet til fakturahåndtering reduseres. 9

4.1.2 Brukerreise for saksbehandleren: Saksbehandling Figur 3: Brukerreise for saksbehandler 1. Logge på. Saksbehandleren logger seg på sin datamaskin og får tilgang til fagsystemet for plan og bygg. 2. Åpne personlig arbeidsflate. Saksbehandleren åpner sin personlige arbeidsflate i fagsystemet. Effektiv forvaltning: Brukerstyrt arbeidsflate presenterer kun informasjon som er relevant for saksbehandleren. 3. Åpne byggesøknad. Saksbehandleren mottar byggesøknaden på sin personlige arbeidsflate. Byggesøknaden er allerede automatisk kontrollert mot lokale og nasjonale krav, og det er automatisk listet opp genererte arbeidsoppgaver for saksbehandleren. Arbeidsflaten gir tilgang til alle aktuelle fagsystemer uten ekstra pålogginger. Effektiv forvaltning: Brukerstyrt arbeidsflate gir skreddersydd oppgaveliste. Saksbehandlingen er i stor grad automatisert, og saksbehandleren slipper tidkrevende rutinearbeid. 4. Kvalitetssikre søknad. Saksbehandleren kvalitetssikrer saksbehandlingen og vurderer behovet for å varsle myndigheter som kan ha innsigelser til tiltaket. Enklere hverdag: Søkeren opplever en rask saksbehandling og likebehandling. Effektiv forvaltning: Saksbehandleren bruker ikke tiden sin på rutinepregede oppgaver, og dette bidrar til økt kvalitet på saksbehandlingen siden saksbehandleren kan bruke en større del av tiden sin på kvalitetssikring. 10

5. Sende svar. Saksbehandleren sender svaret til søkerens digitale postkasse, og saken er dokumentert digitalt til kommunens arkiv. Matrikkelen og kartdata oppdateres automatisk med endringer. Enklere hverdag: Digital utsendelse gir raskere og mer tilgjengelige svar. Effektiv forvaltning: Kommunen sparer tid og penger på papirutsendelse. Informasjonssikkerhet økes, og dokumentene blir lettere å spore. Automatiske oppdateringer i registrene sparer tid. 6. Sende regning. Informasjon vedrørende gebyrer tilgjengeliggjøres automatisk for søkeren. Effektiv forvaltning: Ressursbruk knyttet til fakturahåndtering reduseres. 4.2 Målbildet for digitale tjenester innen plan, bygg og geodata KS KommITs målbilde for plan, bygg og geodata realiseres ved hjelp av felles kommunalt rammeverk for digitalisering som operasjonaliserer syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer. 4.2.1 Målbildet for digitale tjenester knyttet til brukerreise byggesøknad Målbildet under beskriver hvordan brukerreisen knyttet til byggesøknad benytter informasjon fra nasjonale grunndataregistre, gjør bruk av nasjonale og kommunale fellesløsninger, og er integrert med kommunens fagsystemer. 1. Logge på. Innlogging skjer ved hjelp av fellesløsningen ID-porten. 2. Åpne tjeneste. Åpningen av den digitale tjenesten for plan, bygg og geodata skjer ved hjelp av Altinn som formidler den digitale tjenesten. 3. Velge eiendom. Valg av eiendom skjer basert på informasjon hentet fra Matrikkelen vedrørende hvilke eiendommer søkeren eier, og søkeren gjør valg på hvilken eiendom som gjelder. 4. Åpne digital byggesøknad. Når søkeren åpner byggesøknaden hentes det inn data om eiendommen fra Matrikkelen, reguleringsplan og kart. I tillegg er det mulig å hente data om flom, skredfare, og andre temaer fra nasjonale myndigheter, som f.eks. NVE 5. 5. Fylle inn søknad. Søkeren fyller inn søknaden og oppgitte opplysninger kommer inn i kommunens arkiv. 6. Kontrollere søknad. Søknadsopplysninger kontrolleres mot regelverket av IKT-løsning med innebygde regler. Løsningen sjekker byggesøknaden mot lokale og nasjonale krav, samt sjekker om det er behov for nabovarsel. Den digitale tjenesten generer evt. automatiske nabovarsel og mottar svar på det. Tjenesten informerer søkeren når alle krav er oppfylt og naboene ikke har innvendinger. 7. Sende søknad. Søker sender søknaden. Søknads data går via SvarInn, og havner i kommunens arkiv. 8. Motta svar. SvarUt sender søkeren varsel om svar på byggesøknad via SMS/e-post, og søkeren mottar svar i sin digitale postkasse. 9. Betale gebyrer. Søker mottar gebyropplysninger og evt. e-faktura sendt fra kommunens økonomisystem. 5 NVE er Norges Vassdrags- og Energidirektorat 11

Gjennom alle steg benyttes det felles standarder og grensesnitt for datautvekslingen mellom fellesløsninger, fagsystemer og grunndataregistre, herunder også geointegrasjon. Figuren under illustrerer målbildet for de digitale tjenestene knyttet til brukerreisen for innbygger. Figur 4: Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise innbygger 4.2.2 Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise saksbehandling Målbildet under beskriver hvordan brukerreisen knyttet til saksbehandling benytter informasjon fra nasjonale grunndataregistre, gjør bruk av nasjonale og kommunale fellesløsninger, og er integrert med kommunens fagsystemer. 1. Logge på. Saksbehandleren logger seg på sin datamaskin og får rollebasert tilgang til fagsystemet. 2. Åpne personlig arbeidsflate. Saksbehandleren får opp sin personlige arbeidsflate i fagsystemet. 3. Åpne byggesøknad. Saksbehandleren åpner den ferdig (automatisk) kontrollerte byggesøknaden i fagsystemet. Saksbehandleren får opp søknaden med tilhørende kart, reguleringsplan og eiendomsdata fra Matrikkelen. 4. Kvalitetssikre byggesøknad. Saksbehandleren benytter fagsystemet for å kvalitetssikre søknaden og varsle myndighetene ved behov. 5. Sende svar. Saksbehandler sender svar på søknad via arkivsystemet og SvarUt til digital postkasse. På samme tid oppdateres Matrikkelen og kartdata. 6. Sende regning. Kommunens økonomisystem mottar betalingsgrunnlag for gebyr tilknyttet byggesøknaden fra arkivet. Økonomisystemet tilgjengeliggjør data om gebyrsatser og evt. grunnlag for e-faktura automatisk. Økonomisystemet oppdaterer arkivet. 12

Gjennom alle steg benyttes det felles standarder og grensesnitt for datautvekslingen mellom fellesløsninger, fagsystemer og grunndataregistre, herunder også geointegrasjon. Figuren under illustrerer målbildet for de digitale tjenestene knyttet til brukerreisen for saksbehandler. Figur 5: Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise saksbehandler 5 Strategi for å nå visjonen 5.1 Strategiske føringer KS KommIT har definert fem strategiske føringer i visjonsdokumentet Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur. Arbeidet med plan, bygg og geodata følger de strategiske føringene: 1) Digitale tjenester skal være tilgjengelige på nett for innbyggere og næringsliv Innbyggere og næringsliv skal ha enkel og brukervennlig tilgang til tjenester i kommunikasjonen med kommune og fylkeskommune. Alle digitale tjenester innen plan, bygg og geodata skal innføres med tilhørende kompetansetilbud på «KS Læring den digitale kompetanse arena». 2) Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon innen plan, bygg og geodata Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon i kommunenes arbeid med digitalisering. Det skal være økt grad av standardisering av tjenesteproduksjon på tvers av kommunene. 13

Det skal gjennomføres kompetanseheving knyttet til gevinstrealisering og herunder effektivisering av arbeidsprosesser for plan- og byggesak for å sikre effektiv tjenesteproduksjon. 3) Felles kommunal IKT-arkitektur innen plan, bygg og geodata skal muliggjøre effektivisering Felles kommunal IKT-arkitektur skal rive ned siloer i og mellom kommunene, stimulere til standardisering av teknologi, forenkle integrasjon og muliggjøre effektivisering og forbedring av tjenester. Felles kommunal IKT-arkitektur skal samhandle med Matrikkelen, Folkeregistret, Enhetsregistret, offentlige kartdata, ID-porten, digital postkasse og andre fellesløsninger for å sikre brukerbehov, funksjonelle krav, gjenbruk av løsninger og god datakvalitet. Felles kommunal IKT-arkitektur skal gjøre kommunene mer handlekraftige og oppnå økt valgfrihet i tett samarbeid med leverandør-industrien gjennom dens interesseorganisasjoner. 4) Virksomhetssiden og IKT hånd i hånd Sammen skal kommunens ledelse, IKT-avdelingen og øvrig virksomhet nå visjonen om et reelt digitalt førstevalg. IKT-behov skal samordnes på tvers av sektorer, avdelinger og kommuner. 5) Nasjonale fellesløsninger skal utnyttes på tvers av sektoren Det skal utvikles standardiserte felleskomponenter sammen med stat og kommune som løser informasjonsflyt mellom de ulike forvaltningsnivåene, og mellom det offentlige, innbyggere og næringsliv. Felleskomponentene (f.eks. Matrikkelen og ID-porten) skal driftes og videreutvikles i et fellesskap. Visjonen og ambisjonen operasjonaliseres gjennom en stegvis tilnærming beskrevet i Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKT-arkitektur. Dette kombineres med kompetanseheving tilpasset ulike grupper av interessenter (ledere, ansatte, leverandører med flere). 5.2 Digital modningsprosess på veien mot målbildet Tjenesteproduksjon innen plan, bygg og geodata foregår med like rammebetingelser på tvers av kommunesektoren (med lokalt vedtatte politiske krav på enkelte områder). Til tross for dette, har like tjenester ulike benevnelser og begreper på tvers av kommunene. Kommunene opererer i dag også med lokale kopier av Matrikkeldata og kart. Felles begreper og forståelse (semantikk) og felles basisinformasjon (bruk av felles grunndataregistre) er en forutsetning for å kunne innføre digitale tjenester. En annen forutsetning for å innføre felles digitale tjenester, er å utforme arbeidsprosessene knyttet til tjenesteproduksjonen innen plan, bygg og geodata mer likt. Dette betyr ikke identisk tjenesteproduksjon på tvers av kommunene, men en mer lik tilnærming til arbeidsprosessene. Figuren under illustrerer en gradvis digital modning. Kommunene beveges samlet sett fra nåsituasjonen til en økt digital modenhet ved å innføre felles standarder og krav ved bruk av 14

verktøykasse og verktøykatalog. Bruk av felles kommunale IKT-løsninger som eksempelvis SvarUt samt felles standarder og grensesnitt (eksempelvis geointegrasjon) medfører økt digital modenhet. I det neste trinnet av digital modenhet følger kommunal sektor en mer standardisert tilnærming til brukerreiser og tjenesteproduksjon. Dette betyr at sektoren følger en felles metodikk for helhetlig design av brukerreiser og tjenester. I det neste trinnet av digital modenhet har kommunene etablert kommunale digitale tjenester med mulighet for lokal tilpasning. Nå tilbys felles kommunale digitale løsninger, hvor kommunene eventuelt foretar tilpasninger i henhold til lokale politiske vedtatte føringer og krav. Det endelige målbildet er digitalt førstevalg med fokus på brukerbehov, bruk av fellesløsninger, og digitale løsninger som hovedregel for kommunikasjon. Visjonen om digitalt førstevalg oppnås ved at tjenester innen plan, bygg og geodata følger felles standarder og krav, at det følges samme metodisk tilnærming til design av digitale tjenester og tjenesteproduksjon. Den digitale modningsprosessen vil derfor gi oss verdifull kunnskap og nye innspill til løpende oppdatering av våre tiltaks- og handlingsplaner. Figur 6: Kommunenes stegvise tilnærming til digitalisering innen plan, bygg og geodata 15

Figuroversikt Figur 1: KS KommITs visjon for plan, bygg og geodata... 6 Figur 2: Brukerreise for innbygger... 8 Figur 3: Brukerreise for saksbehandler... 10 Figur 4: Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise innbygger... 12 Figur 5: Målbilde for digitale tjenester knyttet til brukerreise saksbehandler... 13 Figur 6: Kommunenes stegvise tilnærming til digitalisering innen plan, bygg og geodata... 15 16