Digitalisering av anskaffelsesprosessen KS anskaffelseskonferanse 28.september 2016 Vibeke Engesæth, Prosjektleder elektronisk tilbudsinnlevering
Kort oversikt over sesjonen Digitalisering av anskaffelsesprosessen Hva forstår vi med digitalisering. what s in it for us Veiledningspakke for anskaffelse av standard KGV Om de ulike dokumentene i pakken hvordan bruke Utdypende om enkelte krav..så mange vi får tid til
«What is possible to do offline, needs to be possible to do online» Andrus Ansip, EU Vice President for the Digital Single Market
Digitalisering av offentlige anskaffelser innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring utvikling av en helhetlig anskaffelsesprosess Avklare Felles behov forberede n edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage strategi Forberede Kunngjøring av Spørsmål, svar endringer Innlevering Kvalik, evaluering tildeling Kontraktsforvalt. Kontraktsignering arkivering Bestilling leveranse Faktura regnskaps -føring utbetaling Forberede kontraktsgjennomføring
Gjennomgående sømløs informasjonsflyt Avklare Felles behov forberede n edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage strategi Forberede Kunngjøring av Spørsmål, svar endringer Kvalik, evaluering tildeling Innlevering Kontraktsignering arkivering Bestilling leveranse Faktura regnskaps -føring utbetaling Forberede kontraktsgjennomføring Kontraktsforvalt. Statistikkverktøy Doffin Postjournal? Signeringstjenester Bestillingsverktøy e-post word Excel? Fakturaverktøy Økonomisystem arkiv Kontraktsarkiv Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
Digitalisering av offentlige anskaffelser innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring utvikling av anskaffelsesprosessen Avklare Felles behov forberede n edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage strategi Forberede Kunngjøring av Spørsmål, svar endringer Innlevering Kvalik, evaluering tildeling Digitalisering gir mulighet for Opplasting av ekstern informasjon Gjenbruk av informasjon Strukturert informasjon Automatiserte prosesser Forberede kontraktsgjennomføring Bestilling leveranse Faktura regnskapsføring utbetaling Gjenkjenning i hele EØS; Større marked > beste tilbud Standardiserte effektive arbeidsprosesser Kontroll- styringsinformasjon Kontraktsforvalt. Kontraktsignering arkivering
Digital støtte gjennom hele anskaffelsesprosessen Avklare Felles behov forberede n edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage strategi Forberede Kunngjøring Spørsmål, svar endringer Innlevering Kvalik, evaluering tildeling Kontraktsforvalt. Kontraktsignering arkivering Forberede kontraktsgjennomføring Bestilling leveranse Faktura regnskapsføring utbetaling
Konkurranse- Gjennomførings- Verktøy (KGV)
Obligatoriske krav til i nytt regelverk til elektronisk kommunikasjon Avklare Felles behov forberede n edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage strategi Forberede Kunngjøring Spørsmål, svar endringer Innlevering Kvalik, evaluering tildeling Kontraktsignering arkivering Forberede kontraktsgjennomføring Bestilling leveranse Faktura regnskapsføring utbetaling Kontraktsforvalt. Elektronisk kommunikasjon over nasjonal terskelverdi obligatorisk fra: 1. april 2017 for innkjøpssentraler 1. januar 2018 for statlige oppdragsgivere 1. juli 2018 for øvrige oppdragsgivere Elektronisk fritt tilgjengelige anskaffelsesdokumenter 1. januar 2017 Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) 1. januar 2017 Elektronisk faktura senest fra nov. 2019?
Minimum mottaksløsning
Skal Bør Nyttig Vite hvem tilbyderen er, knytte ham til det aktuelle leverte tilbudet Ingen tilgang før tilbudsfrist, bare autoriserte har tilgang etter tilbudsfrist Fastslå tidspunkt for mottak åpning Ivareta dokumentenes fortrolighet integritet under hele deres levetid Kunne spore alle forsøk på overtredelse av bestemmelsene Elektronisk egenerklæringsskjema Direkte ubegrenset elektronisk tilgjengelig grunnlag Kunne bruke utnytte elektronisk handelsformat (EHF) Validere avanserte, elektroniske signaturer Ivareta krav til journalplikt arkivering Versjonskontroll på alle endringer i anskaffelsesdokumentene Integrert håndtering av spørsmål svar Varsel til alle berørte om endringer, avlysninger, kontraktstildeling Elektronisk kontraktsignering Tilgjengelig tall for virksomhetens anskaffelser Støtte til alle aktiviteter/oppgaver/dokumenter gjennom en anskaffelse Avtalearkiv, både aktive avsluttede
https://www.anskaffelser.no /elektroniskhandel/temaer-elektroniskhandel/anskaffelse-av-kgv
Formål veiledningspakken Gjøre det enkelt å anskaffe standard KGV som: Ivaretar nye obligatoriske krav om elektronisk kommunikasjon Er basert på anbefalt modell med separate løsninger for oppdragsgiver leverandør Gir kontroll på sikkerhetskravene plasserer ansvar Legger til rette for EHF Har søkt å innarbeide den mest etterspurte funksjonaliteten for arbeidsstøtte statistikk Signaliserer tydelig oppdragsgivers behov
Elektronisk tilbudsinnlevering ID-porten Leverandør Fagsystem anskaffelse «KGV» Oppdragsgiver Innleveringsløsning Felles europeisk transportinfrastruktur (CEF edelivery)
Mal grunnlag KGV
Kostnadselementer Referanse til beskrivelse i bilag Etableringskostnad (eks. MVA) Årlig driftskostnad Lisenstype «x» Lisenstype «y» Lisenstype «z» Etablering Tilpasning til virksomhetsspesifikk arbeidsflyt Tilpasning til virksomhetsspesifikke maler Integrasjon mot sak-/arkivløsning Eksempeltabell kostnader Veiledende bilag SSA-K Standard KGV Opplæring Brukerstøtte Ekstra virksomhet som knyttes til løsningen Kontraktsmodul Statistikkmodul Rapportmodul Bistand ved avtaleslutt overføring til ny leverandør
Beta-versjon Brukbar men med forbedringspotensial Vi blir glade for brukererfaringer sendt til anskaffelsekgv@difi.no
Lykke til! Vibeke Engesæth Prosjektleder elektronisk tilbudsinnlevering Direktoratet for forvaltning IKT (Difi)