Styremøte 11. mars 2014 Sted: Tåsenveien 14 E, hos Christian Til stede: Tore Broholt, Christian Nissen, Espen Brandt, Anette Gundersen, Berit Nyman Forfall: Axl Neurauter Referent: Berit Nyman Møtet startet kl. 19.15 På grunn av at OBOS ikke har sendt regnskaper og andre papirer til generalforsamlingen, retter styret en henvendelse til forretningsfører der vi ber om ny dato for generalforsamling. Generalforsamlingen flyttes til onsdag 30. april, fra klokken 18.00. Anette melder dette til OBOS. Gjennomgang av referat/oppfølging av saker fra forrige styremøte: Nummerskilt: Noen av skiltene er montert feil, og noen steder henger de gamle skiltene igjen. Anette har forsøkt å kontakte skiltmontøren uten å lykkes, prøver igjen. Ansvarlig: Anette. Har snakket med Gina som kontakter skiltleverandøren. Sak 996 Høyt tre til sjenanse i nabohagen til Spångbergveien 7 og Jutulveien 37. Treet vokser i en hageparsell tilhørende Spångbergveien 7. Berit vet nå hvilken hageparsell det er. Berit befarer og andelseier får melding om å beskjære eller felle treet. Ansvar: Berit Sak 1072/1082 Vannlekkasje i Jutulveien 33, fellesareal. Midlertidig reparert; samt skifte av stoppekran. Dobbel kostnad. Axl kontakter rørleggeren og krever forklaring på hvorfor det ikke ble skiftet kran med det samme. Saken lukkes, nødvendige rørleggerarbeider koordineres.
Firmaet Rørpartner AS får oppdraget med skifting av stoppekraner og tilstøtende arbeider. Innhenting av tre anbud viser at de har lavest pris; eksempelvis kr. 1800 ekskl. mva pr stoppekran. Anette ber Rørpartner AS sende over spesifisert anbud, samt fakturere OBOS direkte. Denne saken innlemmes nå i sak 1128 (se nedenfor). Rutiner Styremøtene og saksbehandlingsrutiner, innspill fra Christian. Vi er enige om: Vi gjeninnfører saksjournal for styremøtene, helst en uke før styremøtet. Styreleder fordeler saker fortløpende, slik at det blir delegert til styremedlemmene å forberede og framlegge saker. Vi skal bruke kayako systemet når vi kommuniserer med andelseierne. Vi bruker fortrinnsvis sms varsling når vi trenger å kommunisere med andre i styret, utenom selve saksbehandlingen i styremøtene. De siste 15 minuttene av hvert styremøte bruker vi til å gjennomgå referatet, skrive det ut og undertegne dagens referat. Styret diskuterte saksbehandlingen før og under styremøtene, ut fra punktene ovenfor. Vi er enige om å publisere en tekst på nettsiden der vi minner andelseierne om at styret av og til har så mange saker til behandling, at det ikke kan garanteres at saken blir behandlet på det første møtet etter at saken er sendt inn. Styret innskjerper at alle husansvarlige har ansvar for å forberede seg på saker fra sine hus. Dersom det kommer inn saker som husansvarlig vurderer at det haster å behandle, meldes dette tydelig inn i forkant av styremøtet. Den enkelte husansvarlige har også ansvar for å behandle små og ukompliserte henvendelser utenom styremøtene, og deretter lukke disse sakene i saksbehandlingssystemet. Sak 1004 Beboer har gjort oss oppmerksom på at utbygger i Jutulveien 35 har innlemmet 2 kvm av fellesareal til eget område. Utbygger har ikke særskilt søkt om dette. Axl følger opp, også når det gjelder trase for gravemaskin under utbygging. Sak 1103 Spångbergveien 15.
Diverse saker ifm utbygging. Bunnsville (råtten), jordingskabel (manglet), drenering og rør i vaskekjeller. Jordingstiltak foreslås lagt inn i standardkontrakt for utbygging. Dette legges fram som forslag fra styret på generalforsamlingen. Styret er innstilt på å inngå i spleiselag med utbyggere om de omsøkte tiltakene, der de avdekkes som nødvendige. Utbygger legger fram kostnadsoverslag. Styret overtar driftsansvar for dreneringspumpe. Sak 1104 Flygende takstein fra garasje. Styret kjøper ny mønestein og reparerer taket. Det dukker stadig opp småreparasjoner. Espen undersøker vaktmesterkapasitet hos kolleger og hos LB Bygg. Sak 1112 Ødelagt kjellerlem i Tv 10. Settes på Espens liste over småreparasjoner. Sak 865 Diverse saker vedrørende rapport fra Infratek. Jo Røed innhenter anbud på utbedring av feil som ble påpekt av Infratek. Anette purrer på Jo Røed. Sak?? Rettsaken behandlet i Lagmannsretten, dommen ventes innen fire uker. Anette melder at advokat Sjøvold var fornøyd. Saksøker hadde endret vinkling på saken, det ble kommentert av retten. Sak 1128 Soilrør Tv 16 A; spyling eller utskifting. Tre anbud er innhentet, Rørpartner er billigst. Det er også flere andre kjente behov for rørleggerarbeid, skifte av hovedstoppekraner, mm.. Hovedstoppekraner: Jv 33, Spv 1, Spv 15, Tv 18. Lekkasje i Sp 11, sjekkes. Anette koordinerer, ber om anbud på alle disse jobbene. Ber om at Rørpartner fakturerer samlet til borettslaget. Sak 1121 Spångbergveien 9, fuktighet i kjellerbod. Jo Røed settes på saken; Berit kontakter ham. Sak 1132 Bruk av nabohage i forbindelse med utbygging i Jv 35.
Befaring holdes 27. februar, Axl følger opp. Sak 1114 Tilbud vedrørende rensing av rør, fra firmaet Gravco; kr. 1280 pr leilighet, ekskl. mva.. Uforpliktende informasjon kan gis på styremøte. Styret inviterer noen fra Gravco til neste styremøte. Sak 1059 Dillingøen ang. lekestativ. Styret gir godkjenning til at lekestativet kan bli stående i maks fire år, jfr. søknaden, under forutsetning av at det ikke kommer klager fra naboer eller gjøres vedtak på generalforsamlingen som kan få konsekvenser. Styret presiserer at det skal søkes om lov til å oppføre større installasjoner i hageparseller, jfr. Borettslagets vedtekter pkt. 5 tredje avsnitt. Sak 1107 Kart settes på dagsorden i et senere styremøte. Christian/Anette. Christian undersøker hva som finnes i PBE/Infobanken. Sak 1095 Kontraktskriving for utbygging Tåsenveien 18A Spørsmål vedr. formulering i 3.8 om forsikringer i byggeperioden. Christian undersøker med borettslagets forsikringsselskap, If. Dato endres i punktet om Retningslinjer fra generalforsamlingen (Anette finner riktig dato). Sak 1089 Tilbakebetaling av garantisum for utskiftet verandadør, Tåsenveien 18B. Christian har vært på befaring, OBOS har fått beskjed om å utbetale garantisummen. Sak 1137 Større søppelkasse i Tåsenveien 18 Christian kontakter Renholdsetaten. Sak 1147 (tidl. 1131) Byggesak Jutulveien 29 Styret gjør oppmerksom på at alle avvik fra helhetsplanen skal omsøkes spesifikt, jfr. Byggevedtektene pkt. 8. I de tegningene vi har mottatt, er det tegnet inn takvinduer med for store dimensjoner i takoppløftet. Det som er tillatt i denne delen av taket, er takvinduer med dimensjon 550 mm x 780 mm. Styret innvilger søknaden uten avvik fra helhetsplanen/byggevedtektene, det vil si med takvinduer med tillatt dimensjon. Axl svarer søker.
Sak 1143 Igangsettelsestillatelse Jutulveien 33. Styret er ikke forelagt igangsettelsestillatelse fra PBE. Styret kan derfor ikke godkjenne igangsettelse av byggearbeidene. Anette ber Axl gi beskjed. Sak 1151 Igangsettelse av utbygging Jutulveien 35 Dokumenter innsendt (tillatelse fra PBE og kvittering for garantisum). Vært i kontakt med Anette Gundersen, kontraktsunderskrift må avtale med husansvarlig/styreleder. Sak 1145 Klage på størrelse kjellervindu, Jutulveien 35 Ferdigbehandling av denne saken utsettes til neste styremøte. Tore realitetssjekker nærmere. Sak 1148 Pumpe i Jutulveien 39 Anette ber Rørpartner sjekke om pumpen virker. Neste styremøte: mandag 31. mars hos Berit. Møtet avsluttet klokken 21:03.