MANDAT FOR FORANALYSE INFORMASJONSFORVALTNING OG -UTVEKSLING 1 Bakgrunn... 1 2 Leveranser... 2 3 Gjennomføring... 4 3.1 Organisering... 4 3.2 Hovedaktiviteter og framdrift... 4 3.3 Risiko og avhengigheter... 5 3.4 Budsjett... 6 3.4.1 Ressurser og kompetansebehov... 6 3.4.2 Økonomi... 7 1 BAKGRUNN Forvaltningen skal tilby gode digitale tjenester til innbyggere og virksomheter. For å kunne tilby gode, effektive og helhetlige digitale tjenester, må forvaltningen kunne samhandle og kommunisere seg imellom, på tvers av sektorer og landegrenser og mellom forvaltning og innbyggere/virksomheter. Informasjonsutveksling er en del av samhandlingen, og informasjonsforvaltning er en forutsetning for å sikre effektiv, pålitelig og transparent informasjonsutveksling. Foranalysen tar utgangspunkt i eksisterende behovskartlegging som har blitt gjort. Veikartgruppa har jobbet frem en behovskatalog som dekker noen viktige områder. I tillegg er det gjort funn omkring behov i informasjonsforvaltningsprosjektet (avsluttes februar 2015) identifisert av samtlige skatevirksomheter under ledelse av BR og Difi. Det vil bli viktig å gjennomgå og prioritere alle behovene samlet sett. Informasjonsforvaltning og -utveksling omfatter følgende behov fra behovskatalogen: Behov 4a: Informasjonsutveksling ustrukturerte data Behov 4b: Informasjonsutveksling strukturerte data Behov 10: Felles begrepsrammeverk og kataloger Behov 31: Bedre tilgjengelighet og samordning av grunndata Videre har veikartgruppa detaljert disse behovene til blant annet å omfatte: finne data (dvs. hvilke data er allerede produsert eller hentet inn, hva inneholder disse, etc.) finne tjenester (dvs. hvilke tjenester som allerede finnes og som kan gjenbrukes) definere data for utveksling (dvs. nødvendige metadata mv som muliggjør enkel utveksling) bedre løsninger for bruk/oppdatering og uthenting av data fra registre (herunder behov som hører inn under behovsområdet data- og registerforvaltning) bedre løsninger for system- til system-integrasjon, blant annet standardiserte metoder og grensesnitt bedre løsninger for utveksling av ustrukturerte data og informasjon, blant annet for enklere automatisering av utvekslingen, støtte for journal/arkiv mv 1
behovene grenser også inn i andre behovsområder, blant annet sikkerhet (autentisering, signaturer, sertifikater, kryptering) I Veikartarbeidet har også lagt vekt på en helhetlig tilnærming som et overordnet behov (1a) 1. Dette vil si å ha oversikt over og gi innsyn i informasjon, få tilgang til og utnytte eksisterende informasjon, en gang - ett sted (once-only), sporbarhet og kvalitet og stikkordene Personvern, Innsyn, Gjenbruk av informasjon, Proaktive tjenester og Åpne data. 2 LEVERANSER Behovsområder/temaer I foranalysen vil man ta for seg åtte ulike tema, som til sammen dekker (og avgrenser) området for informasjonsforvaltning og utveksling. Disse er definert på bakgrunn av behov som ble identifisert i tidligere prosesser, blant annet Veikart, informasjonsforvaltningsprosjektet og rapporter. De 8 temaene som skal dekkes er: - Rammeverk, forvaltning og metode - Data- og tjenestekataloger - Begrepskatalog og begrepsmodeller - Informasjonsmodeller - Tjeneste- og løsningsmodeller - Tilgjengelighet, samordning og utveksling av grunndata - Kodelister og kodeverk - Analyse av metadata og vertikal sporbarhet For hvert tema vil man dokumentere: - Nåsituasjonsbeskrivelse - Ønsket situasjon - Gap-analyse I tillegg skal det utarbeides en interessentanalyse i parallell som tar utgangspunkt i identifiserte interessenter fra de ulike behovsområdene. Nærmere om den enkelte leveranse Nåsituasjonsbeskrivelse Det er viktig at det ikke brukes for mye tid på kartleggingen. Det finnes eksisterende oversikter som kan benyttes i det videre arbeidet. Nå-situasjonsbeskrivelsen skal: - beskrive sentrale problemstillinger, eksisterende tiltak og behov innenfor behovsområdet, og blir sannsynlig vurdert som en offisiell behovsbeskrivelse av temaet. Foranalysen skal ikke vurdere interne virksomhetsløsninger som ikke har felles nytte. - analysere eksisterende definerte behov nasjonalt, internasjonalt og sektorielt og vurdere de rammer som muliggjør eller hindrer gjennomføring av tiltak til behovene. Det internasjonale aspektet påvirker både det nasjonale og sektorielle. Leveransen skal også levere oppdaterte behovsbeskrivelser til Veikart sin eksisterende behovskatalog som er dokumentert på samarbeidsområdet. - inneholde oppdaterte beskrivelser av de eksisterende tiltakene / prosjektene i Norge og utvalgte land (for eksempel Estland og Danmark) som i dag adresserer et eller flere av behovene innunder behovsområdet, i henhold til en oppdatert arkitekturmodell / referansemodell. Etatenes nåsituasjon med tanke på eksisterende og besluttede tiltak må også beskrives (for eksempel standardiseringsregime og infrastruktur som tilbys gjennom Norsk Helsenett). Også her avgrenses det fra løsninger utelukkende beregnet til intern bruk. Det skal gjøres en vurdering av nevnte tiltak i henhold til prioritet. Beskrivelsene og vurderingene skal oppdateres i tiltaksoversikten på Veikart sitt samarbeidsområde. 1 Se foil 5-8 http://www.difi.no/filearchive/sak-02-14-veikart-vedlegg-1-leveranse-fra-arbeidsgruppe.pdf 2
- gjøres en prioritering av behovene som foreligger for informasjonsforvaltning og -utveksling - i henhold til Veikarts behovsområder og behov samt det Europeiske interoperabilitetsrammeverket. Beskrive ønsket situasjon Det er viktig å bruke mye av tiden på denne delen av leveransen. Arbeidet skal koordineres med foranalysen for målbilder og strategi og skal være innspill til den overordnede målbildeprosessen. Beskrivelsen av ønsket situasjon for hvert enkelt behovsområde må sammenstilles for informasjonsforvaltning og utvekslingsområdet. Målbildene skal ha et perspektiv på 0-10 år. I tillegg til beskrivelse av målbildene skal foranalysen starte arbeid med å realisere såkalte "lavthengende frukter" eller "quick wins". Innhold GAP-analysen Hvordan kommer vi fra nåsituasjon til ønsket situasjon og hva får vi til på kort (inkludert quick wins ) og lang sikt? GAP-analysen skal se på tre perioder, for eksempel 0-3 år / 5 år / 10 år Resultatet av GAP-analysen skal utgjøre tiltaksliste og imøtekommes av handlingsplan for videre arbeid Interessentanalyse Leveransen skal inneholde en interessentanalyse produsert i den samme malen som samtlige andre foranalyser. Leveransen skal si noe om formålet med å kartlegge interessentene. Leveransen skal si noe om hvem interessentene er, hvilken rolle de har i arbeidet og hvilken effekt interessenten får av å gjennomføre et tiltak. Alternativanalyse / alternative løsningskonsepter Foranalysen skal vurdere flere alternative løsningskonsepter for informasjonsforvaltning og -utveksling og levere anbefalinger for ett -1- konsept til SKATE. Det skal legges ved en begrunnelse for valget. Med bakgrunn i de foregående punktene skal det utarbeides en alternativanalyse som skal inneholde nullalternativet og minst to alternative hovedkonsepter. Alternativanalysen skal presentere de mest interessante og realistiske konseptuelle løsninger for de identifiserte behovene. Alternativanalysen bør kunne baseres på eller ta utgangspunktet i tidligere arbeider for eksempel den samfunnsøkonomiske analysen bestilt gjennom informasjonsforvaltningsprosjektet i BR/Difi. Tiltaksoversikt og handlingsplan Resultatet fra gap-analysen skal brukes i alternativanalysen. Resultatet fra prosessen med gap-analysen og alternativanalysen vil fremsette en rekke tiltak som må prioriteres. Det er ikke ment å utarbeide en omfattende handlingsplan i den videste definisjon, men snarere fremsette en plan som gir rom for overordnet planlegging av budsjettprosessen i nær fremtid. Handlingsplanen skal inneholde forslag til prioriterte tiltak/prosjekter fra nåsituasjonsbeskrivelsen som bidrar til å realisere de foreslåtte målbildene. Tiltakene/prosjektene skal prioriteres mht. viktighet for å oppnå de foreslåtte målene og en overordnet vurdering av tidshorisont (når kan tiltak/prosjekt iverksettes og varighet), kompleksitet/ risiko og omtrentlige kostnader. Handlingsplanen vil omfatte tiltak som kan ha snarlig oppstart (enkelte allerede i foranalyseperioden) og gjennomføres uten særskilt finansiering innenfor deltakernes eksisterende driftsbudsjetter, og tiltak hvor man utvikler og realiserer eventuelle fellesløsninger som er besluttet og som krever særskilt finansiering. Sammenheng mellom tiltakene samt mulighet for skrittvis gjennomføring skal fremgå. For hvert tiltak/prosjekt som foreslås skal det settes opp et forslag til mandat i.h.t. Prosjektveiviseren. 3
3 GJENNOMFØRING 3.1 Organisering Prosjektorganisasjonen legges opp i henhold til den modellen som gjelder for alle tiltakene som iverksettes første halvår 2015. Se saksframlegg for beskrivelse av denne. Foranalysen styres og ledes av BR i samarbeid med Difi. Det er satt opp noen felles aktiviteter/leveranser som krever involvering av alle deltagende parter. Det er i tillegg aktiviteter som krever en inndeling i mindre arbeidsgrupper som skal fokusere på 8 avgrensende enkelttemaer. Mindre arbeidsgrupper vil kreve koordinering og samordning med tanke på å levere en enhetlig sluttleveranse og det må derfor settes inn en prosjektleder. I tillegg må det mobiliseres en/flere referansegruppe(r) som de ulike arbeidsgruppene kan benytte seg av. 3.2 Hovedaktiviteter og framdrift Februar Mars April Mai Juni 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 0. SKATE-møter 11 22 24 1. Oppstartsworkshop 2. Analyse av behovsområder (Nåsituasjon, Ønsket og Gap) 2.1. Tema 1-8 2.2. Analyse på tvers 3. Interessentanalyse P Å S K E 4. Alternativanalyse 5. Handlingsplan 6. Revisjon / ferdigstilling Figur 1: Planskisse/fremdriftsplan Oppstartsworkshop om referansemodell/arkitekturmodell (uke 9) Det avtales en oppstarts-workshop, med alle deltagerne, for å sikre en koordinert oppstart og bli enige om en felles referansemodell/arkitekturmodell og temaliste for det videre arbeidet. Utgangspunkt er temalisten i kapittel 0. Alle virksomhetene må delta i dette. Analyse av temaer innenfor behovsområdet (uke 10-18) Aktiviteten tar utgangspunkt de 8 behovsområdene. Arbeidet gjøres i arbeidsgrupper og inneholder beskrivelse av Nåsituasjonsbeskrivelse, Ønsket situasjonsbeskrivelse, og Gap-analyse 4
Interessentanalysen (uke 10-19) Bidrag fra virksomhetene underveis ettersom temaene behandles. Prosjektledelsen er ansvarlig for gjennomføring og prosess. Alternativanalysen (uke 19-22) Alternativanalysen gjennomføres med alle deltagerne. Ytterligere bidrag til arbeid mellom workshops forventes. Handlingsplan / oversikt over tiltak (uke 19-22) Handlingsplanen gjennomføres med alle deltagerne. Gjennomføringen koordineres med alternativanalysen. Revisjon og ferdigstilling (uke 23) Sluttføring, kommentering og en workshop for gjennomgang av helheten. 3.3 Avgrensninger, avhengigheter og risiko Avgrensninger og avhengigheter i foranalysen Det er klare avhengigheter til øvrige foranalyser, spesielt målbilder og strategi-arbeidet som skal gjennomføres i parallell. Informasjonsforvaltning og -utveksling skal levere innspill fra fagområdet til den større helheten. Det er uttrykt avhengighet fra arbeidene med fullmakter (innbygger og virksomhet) til at informasjonsforvaltning og -utveksling tilbyr en grunnmur som støtter utvikling og forvaltning av ytterligere fellesregistre og løsninger. Vurdering av alternative konsepter vil være en del av leveransen fra foranalysen. Ved en eventuell videreføring av arbeidet høsten 2015 kan det bestilles en samfunnsøkonomisk analyse som en oppfølging av analysen i BR/Difis utredning. Usikkerheter og risiko i gjennomføringen av foranalysen Virksomhetene må sikre deltagelse av relevante ressurser for å sikre at tempoplanen holdes. Det er korte frister for å frigjøre ressurser fra alle virksomhetene og det kreves et relativt stort antall ressurser for å gjennomføre alle aktivitetene for informasjonsforvaltnings og -utvekslingområdet. I tillegg skal ressursbruken koordineres med 3 parallelle foranalyseløp. Omfanget i bestillingen fra SKATE er stort for informasjonsforvaltnings og -utvekslingsområdet, blant annet på bakgrunn av bestillingen om å definere et konsept med alternativer. Arbeidsgruppa har arbeidet med å sikre avgrensning med å levere på 8 behovsområder som skal vurderes under oppstart av foranalysen. Det kan bli aktuelt å legge mindre vekt på temaer som ikke anses kritiske på dette tidspunktet for å sikre at de viktigste får tilstrekkelig fokus. Et revidert omfang kan også prioriteres av SKATE, eventuelt revideres av mandatgruppen selv under bestilling fra SKATE. Dersom framdriftsplanen blir for ambisiøs ut fra tildelte ressurser, kan arbeidet med leveransene utover nåsituasjon/målbilde/ga/alternativanalysen herunder handlingsplan bli lagt til over sommeren. Det er god tro fra BR og DIFi for at gjennomføringsplanen slik den foreligger holder et tilstrekkelig tempo for å levere i henhold til bestillingen. En eventuell beslutning om å avvike fra tidsplanen slik den foreligger må vurderes opp mot hvilken effekt det vil ha på gjennomslagskraften og handlingsrommet i etterkant av foranalysen. 5
3.4 Budsjett 3.4.1 Ressurser og kompetansebehov Alle Skatevirksomhetene vil delta i foranalysen, og det er avgitt ressurser fra hver etat i det omfang hver etat anser nødvendig for å ivareta egne interesser og bidra inn i arbeidet i forvantet omfang. Det framgår av tabellen under hva hver virksomhet har avgitt av ressurser. %-tallet er summen av estimert innsats i perioden. 20% tilsvarer én dag i uka. Innsatsen pr virksomhet er for de fleste fordelt på flere deltakere i gruppa. Gjennomføringsplanen forsøker å ta hensyn til interne prioriterte virksomhetsplaner ved å tilrettelegge for fleksibel deltagelse i kortere perioder. Kompetanse Det kommer klart frem at det er vanskelig å få tilgang til ressurser som har kompetanse på hele informasjonsforvaltningsområdet generelt i markedet. I tillegg kan man anta at det er utfordrende å få tilgang til forvaltningens ressurser på området til felles arbeid, når temaet også belyses internt og prioriteres med egne prosjekter. Disse fagpersonene er uansett sentrale for å fullføre arbeidet med foranalysen. Det er behov for at de ulike fagpersonene også besitter spesialkompetanse som dekker modellering, begrepshåndtering, katalogtjenester osv. Tabellen under viser kompetansebehov og hva de deltakende virksomhetene stiller med av fagkompetanse. Kompetanse Informasjonsforvaltning Virksomheter Alle - semantisk modellering BR, SKD, Kartverket, KS/KommIT - juridisk NAV, BR, KS/KommIT - organisasjon Alle - teknisk (tjenestemodellering) Alle Informasjonsutveksling og integrasjon Forretningsarkitektur IT sikkerhet og arkitektur Prosjektmetodikk/ prosjektledelse Alle SKD, NAV, BR Difi BR, Difi, SKD 6
Internasjonale forhold Metode Kommunikasjon Kartverket, NAV, Difi, SKD, SSB Alle BR, Difi BR stiller med prosjektledelse. 3.4.2 Økonomi Hovedsakelig vil kostnadene utgjøres av personell. For kjernegruppen/prosessledelsen vil det påbeløpe seg eventuelle reisekostnader til forarbeid, gjennomføring og etterarbeid av møter og workshops. Det forutsettes at hver enkelt virksomhet dekker sine egne kostnader inkludert å stille nødvendige ressurser iht. behovene over. 7