Gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor

Transkript

1 ENERGY Gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor DNV GL: Per Myrseth, Prosjektleder Janne Hougen, Senior samfunnsøkonom, Verifier Erling Svendby, Director, Project Risk Management, Prosjekt sponsor Menon Business Economics Caroline Wang Gierløff, Seniorøkonom Leo Grünfeld, Partner Heidi Ulstein, Partner 1 DNV GL SAFER, SMARTER, GREENER

2 Definisjon av informasjonsforvaltning Difi rapport 2013:10 «Informasjonsforvaltning i offentlig sektor» definerer informasjonsforvaltning som følger: Et helhetlig syn på aktiviteter, verktøy og andre tiltak for å sikre best mulig kvalitet, utnyttelse og sikring av informasjon i en virksomhet. Organiseringen av informasjon skal være systematisk og henge sammen med virksomhetens arbeidsprosesser. 2

3 De offentlige enhetene er informasjonsforvaltningsenheter Tre overordnede informasjonsforvaltningsaktiviteter: Intern informasjonsutveksling/forvaltning Ekstern informasjonsutveksling/forvaltning Produksjon: produksjon av informasjon, tjenesteproduksjon og produksjon av vedtak Andel av de offentlige enhetenes ressurser fordelt på informasjonsforvaltnings-aktiviteter 44 % 22 % 35 % «Hvor mye koster det å produsere statistikk i SSB? Det det koster å drifte SSB» Ekstern informasjonsutveksling Intern Informasjonsutveksling Produksjon Over 50% av ressursbruken hos etatene er fremskaffing og å klargjøre til produksjon 3

4 Informasjonsutveksling fra Samfunnsøkonomisk analyse: modellen Informasjonsutveksling til SKD BR SSB NAV Kartverket Difi Andre offentlige etater Kommunene Næringsliv Innbyggere SKD α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) BR α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) SSB α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) NAV α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Kartverket α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Difi Andre offentlige etater α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) Kommunene Næringsliv Innbyggere α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) 4

5 Informasjonsutveksling fra Samfunnsøkonomisk analyse: modellen Informasjonsutveksling til Intern infoutveksling SKD (SKD) BR SSB NAV Kartverket SKD BR SSB NAV Kartverket Difi Andre offentlige etater α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Ekstern infoutveksling α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Intern infoutveksling (NAV) Produksjon av vedtak/informasjon: Skattekort α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Difi Andre offentlige etater α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) Kommunene Næringsliv Innbyggere Kommunene Næringsliv Innbyggere Inntektsinformasjon α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) 5

6 Gevinster (i mill NOK) Kostnader (i mill.. NOK) Gevinst- og kostnadsutvikling over tid, Alternativ 1 og Alternativ Kostnader alternativ 1 Kostnader alternativ 2 Gevinster alternativ 1 Gevinster alternativ 2 6

7 Avgrensning Vi har fokusert på behov og tiltak for følgende offentlige enheter og prissatte virkninger er beregnet for: Brønnøysundregistrene SSB Skatteetaten NAV Kartverket Difi Samt deler av kommunenes oppgaver (representert ved KommIT) 7

8 Bakgrunn, motivasjon og dagens situasjon 8

9 Vurdering av dagens situasjon Dagens informasjonsforvaltning i offentlig sektor er preget av: ingen felles prosesser eller metoder for etablering og forvaltning av informasjon manuelle løsninger ved innhenting og bruk av egen og andres informasjon liten kjennskap til hvilke data som finnes i offentlig sektor mangfold av arkitekturer, grensesnitt, formater og verktøy stor og økende ressursbruk på IKT Effektiv informasjonsforvaltning er en forutsetning for at offentlig sektor skal: opprettholde et godt tjenestetilbud håndtere en økende oppgavebyrde møte politiske krav om digitalisering og gjenbruk For eksempel: kommunesammenslåing og utvikling av tjenester og innovasjon 9

10 Prosjektutløsende behov Behov for utveksling av informasjon på tvers av offentlig sektor 10

11 Hovedkategorier av identifiserte behov Gjenbruk av informasjon Tilrettelegging for digital informasjonsforvaltning Informasjonssikkerhet Begrepsdefinisjoner og felles forståelse Behov for utveksling av informasjon på tvers av offentlig sektor Oversikt over informasjon Definere eierskap til informasjon Informasjonskvalitet 11

12 Dagens løsning: nullalternativet Hver etat har individuelle veiledere for: 1. Arbeidsprosesser 2. Informasjon 3. IT system Beskrivelser av disse tre er i henhold til etatens interne veiledere. Det er i dag utveksling av informasjon mellom etater og noe bruk av felleskomponenter 12

13 Målbeskrivelse: Samfunnsmål, effektmål og resultatmål 13

14 Alternativ 1 og 2 14

15 Alternativ 1: Innhold og kostnader Etablering av felles veiledere for forvaltningsstandarder, god praksis, metoder og spesifikasjoner av tekniske formater for utvekslinger Det er seks utvalgte etater som skal ta disse veilederne i bruk for utvalgte typer informasjon De må etablere prosesser som sikrer at veilederne benyttes Investeringskostnader (etablering- og implementeringskostnader): 92 mill. NOK Driftskostnader: 5,8 mill. NOK per år 15

16 Alternativ 1, veilederne Følgende veiledere etableres: Informasjonsforvaltningsveileder, toppdokument Datakvalitetsveileder Begrepsveileder Informasjonsmodellveileder Kodelisteveileder Datasettveileder Identitetsveileder Veileder for navngivning og designregler for formater Delingsveileder Avtaleveileder Veileder for koordinering av utviklingsprosjekter Der det er relevant vil veileder beskrive tekniske spesifikasjoner og formater for utvekslinger av ulike typer beskrivelser. 16

17 Ny kunnskap og forslag til oppdateringer av rapporten SKATE-arbeidet foreslår å endre på typen og omfanget av tiltakene i alternativene Rekkefølge og tidsvinduer for tiltak i alternativene justeres Kostnadssiden ved rapporten har blitt diskutert og kommentert, og det er en tydelig tilbakemelding fra sentrale interessenter at estimatene anses for lave. Kostnader for tiltaksansvarlig bør økes Kostnader ved investering per enhet må økes, trolig 2,5 4 ganger Drift for A1 og A2 for enhetene må økes trolig til 20% av investeringskost. => behov for å innhente nye kostnadsestimater samt foreta en oppdatering alternativene, argumentasjon og tallmaterialet i rapporten. 17

18 IKT-relaterte kostnader som er med i kalkylen Alternativ 2 Alternativ 1 Gjenværende arbeid for å ha god informasjonsforvaltning internt i egen virksomhet. Friske midler Friske midler Mangler finansiering Dagens situasjon Inklusive besluttede endringer og prosjekter Har tatt i bruk: Nasjonale felleskomp. Oppfyller: Tildelingsbrev Har oppnådd: Effektivisering Finansiert, fullført og resultater Bransjestandarder God praksis. Lover og regler. Innovasjon Samhandling oppnådd 18

19 Alternativ 1, kostnader Kostnader: Tiltaksansvarlig Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etableringskostnad Årlig: Drift- og vedlikehold Kostnader: Bruker av tiltak (Per Enhet) Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etablering Investering: Implementering Årlig: Drift- og vedlikehold

20 Alternativ 1: Gjennomsnittskostnad per år per enhet Etablering Implementering Drift- og vedlikehold

21 Alternativ 2: Innhold og kostnader 21

22 Alternativ 2 Kostnader: Tiltaksansvarlig Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etableringskostnad Årlig: Drift- og vedlikehold Kostnader: Bruker av tiltak (Per Enhet) Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etablering Investering: Implementering Årlig: Drift- og vedlikehold

23 Alternativ 2: Gjennomsnittskostnad per år per enhet Etablering Implementering Drift- og vedlikehold 23

24 Alternativ 1+2: Gjennomsnittskostnad per år per enhet Etablering Implementering Drift- og vedlikehold

25 Samfunnsøkonomisk analyse Hva er gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor? 25

26 Analyseforutsetninger og definisjoner Kostnader forbundet med informasjonsforvaltning tilsvarer driftsbudsjettet Vi ser på virkninger av alternativene på De seks offentlige etatene (prissatt kostnad og nytte) Kommunene (delvis prissatt nytte og ikke-prissatte kostnader) Innbyggere (ikke-prissatte virkninger) Næringsliv (ikke-prissatte virkninger) Analyseperiode på 15 år Trender og forutsetninger, basert på: Tildelingsbrev, årsrapporter og regnskap Historisk oppgavebyrde Perspektivmeldingen 2013 Forventninger til virkninger fra alternativene Produktivitetskommisjonens rapport (2015): Produktivitet Grunnlaget for vekst og velferd 26

27 Analyseresultater Alternativ 1: effektivitetsgevinst målt i nettonytte på 13,2 mrd kroner Alternativ 2: effektivitetsgevinst målt i nettonytte på 30,4 mrd kroner Dette hentes hovedsakelig ut i redusert arbeidsbyrde og en mindre andel av ressursene benyttet til ekstern informasjonsforvaltning. Resultatet er frigjorte ressurser som kan tas i bruk i alternative anvendelser. For de offentlige enhetene frigjør man ressurser til å møte den økende oppgavebyrden og til å etablere nye tjenester og systemer på en mer effektiv måte. I mill. NOK Alternativ 1 Alternativ 2 Nyttevirkninger Ekstern informasjonsutveksling Intern informasjonsutveksling Produksjon av informasjon Skattegevinst Kostnadsvirkninger Investeringskostnader: Etablering av leveranser 16,5 43,2 Investeringskostnader: 66 78,5 Implementering for alle enhetene Driftskostnader for tiltak 58,7 172 Skattefinansieringskostnad 28,24 58,74 27

28 Gevinster (i mill NOK) Kostnader (i mill.. NOK) Gevinst- og kostnadsutvikling over tid, Alternativ 1 og Alternativ Kostnader alternativ 1 Kostnader alternativ 2 Gevinster alternativ 1 Gevinster alternativ 2 28

29 Sensitivitetsanalyse Varierer trender: Oppgavebyrden øker og mer ineffektiv forvaltning enn vi har lagt til grunn i våre primære trender Tidspunkt for når gevinstene realiseres kommer senere Samordningsproblemer gjør at vi ikke ser en virkning i noen av informasjonsforvaltningsaktivitetene Varierer kostnader: Gitt tidligere budsjettoverskridelser for lignende prosjekter legger vi inn en sterk kostnadsøkning Nettonytte mrd. NOK (2014-tall) Alternativ 1 Alternativ 2 Primære resultater 13,2 30,4 Ingen endring produksjonstrend 10,3 24,7 Ingen endring IKTkostnadstrend Ingen endring ekstern info. forv. trend Ingen endring intern info. forv. trend Kostnadsøkning, opp 25% Kostnadsøkning, opp 50% Kostnadsøkning, opp 100% Kostnadsøkning, opp 200% Kostnadsøkning, Opp 500% 7,5 17,6 10,4 21, ,7 29,1 11, ,4 28, ,2 8,5 25,2 29

30 Sammendrag, anbefalinger, oppsummering 30

31 Oppsummering og konklusjon Alternativene med tilhørende tiltak mener vi løser de identifiserte behovene og møter samfunnsmålet, effektmålene og resultatmålene Vi mener at offentlig sektor kan oppnå en effektivitetsgevinst på mellom 13,2 mrd. og 30,4 mrd. over en 15 års periode ved å samordne seg. Laveste effektivitetsgevinst i sensitivitetsanalysen er 7,5 mrd. Om hele kostnaden påløper og ingen tar i bruk resultatene vil det ikke oppstå noen positive effekter. Den totale effektiviseringsgevinsten, sammenlignet med nullalternativet, er 3,6 prosent over 15 år for alternativ 1 og 8,8 prosent over 15 år for alternativ 2 (netto nåverdi) Vi anbefaler at arbeidet med et felles konsept for informasjonsforvaltning videreføres på bakgrunn av de identifiserte behov og våre analyseresultater. Men: Det forutsetter en akseptert og velfungerende styringsmodell på tvers av alle de offentlige enhetene De underliggende tiltakene for hvert alternativ må forankres og tas i bruk i hver av de offentlige enhetene Det må som en del av et evt. forprosjekt klarlegges om dagens etatssystemer og registre kan tilpasses et felles konsept 31