Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #03 Møtestruktur Vida Pluss AS
Introduksjon... 3 Læringsmål... 3 Sjekkliste: FØR møtet... 3 Sjekkliste: UNDER møtet... 4 Sjekkliste: ETTER møtet... 4 Oppgave... 5 Vida Pluss AS... 6
Introduksjon Alt virkelig liv er møte, sa filosofen Martin Buber. Men for at det skal bli riktig gode møter trenger vi struktur. Det dreier seg om å ha et sentralt mål/en hensikt med møtet og tilhørende agenda. Et godt møte starter lenge før man møtes, med deltakernes forberedelser. Lukke opp dreier seg om å involvere deltakere og få frem deltakernes refleksjoner, å lukke igjen dreier seg om å beslutte og forplikte seg før møtet er over. LÆRINGSMÅL - Sjekkliste FØR møtet - Sjekkliste UNDER møtet - Sjekkliste ETTER møtet SJEKKLISTE: FØR MØTET 1) Hensikt Vær klar og tydelig på hvorfor dere skal møtes. Forklar hva hensikten med møtet er. Hva vil du dere skal oppnå, hva er målet? En god møteleder er tydelig på dette allerede i invitasjonen. Å skrive ned en setning om dette gjør møtet 50% mer effektivt, folk kan forberede seg og dere kan til og med slutte møtet tidligere fordi alle vet når møtet har levert sin hensikt. 2) Hvem Når du har fomulert hensikten og vurderer hvem skal skal delta. Vær kritisk til antall møtedeltakere. Spør ikke om de BØR være med, spør deg selv om det er ABSOLUTT nødvendig at de er med. Husk at et kort referat per epost kan spare mange unødvendige timer for hele organisasjonen. 3) Agenda En agenda er reiseruten møtedeltakerene skal gjennom for å oppnå hensikten og møtemålet. Undersøkelser viser at hele 90% av arbeidstakere ofte deltar i møter som ikke har en tydelig hensikt og agenda.
4) Tid/Sted Det er viktig å være bevisst hvor lenge et møte skal vare. Vi bruker ofte den tiden vi får tildelt. Om møtedeltakerene på forhånd vet hvor liten tid som er avsatt, vil de ofte forberede seg grundigere, til glede for alle som deltar. (I neste leksjon vil du lære om 20/50-regelen. Gled deg, du kommer til å spare uhorvelig mye tid). 5) Innkalling/invitasjon Når du sender ut innkalling (noe du bør gjøre i god tid, vanligvis en arbeidsuke før møtet) er det viktig å forberede møtedeltakere om hensikt og hva du forventer av dem. Lag gjerne en tydelig bestilling til saksfremmleggerne og alle deltakere. En liten bestilling er bedre en ingen. Informer deltakere om hvordan de konkret skal forberede seg. Det er også på sin plass å informere deltakerne om at «tidsnok» betyr å komme 5 minutter før start. Gi beskjed om at møtet starter presis og slutter presis (eller når møtemålet er nådd). SJEKKLISTE: UNDER MØTET 1) Vær tydelig på hvem som er møteleder og hvem som er referent. 2) Start presis, ha kontroll på tiden, deltakere og prosessen. 3) Følg agenda, fokuser på møtemålet. 4) Evaluer møtet halveis (er vi på riktig spor? klare for å «lukke igjen»?). 5) Avslutt møtet presis eller når møtemålet er nådd. SJEKKLISTE: ETTER MØTET Her er det egentlig bare EN viktig ting å forholde seg til, som det syndes fryktelig mot. Skriv alltid referat Et referat skal minimum inneholde (3H): Hvem gjør Hva innen Hvilken tid I tillegg (3K): Skriv: kort, konkret og korrekt.
Oppgave Ta med deg denne sjekklisten inn i ditt neste møte. Et du deltar i eller leder. 1) Har dette møtet fulgt sjekklistene for hva som bør være gjort FØR og UNDER møtet? 2) Ble det avgjort om hvem og når referatet skulle ferdigstilles?
Vida Pluss AS Vida Pluss er et rådgivningsselskap som har spesialisert seg på praktisk organisasjons- og lederutvikling i kommunal sektor. De siste årene har mer enn 22 kommuner og bydeler gjennomført deres program. Selskapet introduserte begrepet organisasjonshelse og helsefremmende lederskap i Norge basert på dybdeintervju og kvalitative analyser av hva norske organisasjoner gjør for å skape lønnsomhet, fornøyde medarbeidere og tilfredse kunder. Partnerne i Vida Pluss lanserte i 2011 sine funn i boken «Helsefremmende lederskap - slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk). Fra bokomtalen: «Strukturelementene i bedriften må ha i seg kulturelementene. Det stivbente og det byråkratiske på den ene siden må balanseres med verdier, holdninger og atferd på den andre siden.» - Jon Fredrik Baksaas, konsernsjef for Telenor ASA «Boken setter fokus på den enorme kraft som forløses gjennom å sette den enkelte medarbeider i sentrum. Praktiske eksempler viser hvordan helsefremmende lederskap bidrar til at bedriften når sine øvrige mål. Bør leses av alle ledere.» - Dag Mejdell, konsernsjef for Posten Norge AS Nærmere informasjon om ledertrening for kommunal sektor: http://www.vidapluss.no