Protokoll Styremøte nr 1 2011 Norges Orienteringsforbund Dato: 14. januar 2011 Sted: Ullevåll stadion Klokken 17.00-20.15 Til stede: Fra styret Fra adm. Elin Sjødin Drange, president Svein Jacobsen, visepresident Bente Landmark, styremedlem Magnhild Forseth, styremedlem Tore Sagvolden, styremedlem Einar Tommelstad. styremedlem Bjørnar Valstad, Generalsekretær
Sak 1/2011 Saksliste Presidenten ønsket alle velkommen til første styremøte 2011 Det ble tilført følgende saker på sakslisten: - Forslag til behandling av regnskap VM 2010 inn som ny sak 10. - Høring: Godkjenning som miljøfyrtårn. - Saker til Idrettstinget. å godkjenne innkalling og saksliste med tilførsler i fra sak 1/2011 Sak 2/2011 Godkjenning av protokoll Protokoll fra styremøte nr 9/2010 var til godkjenning. å godkjenne protokollen fra styremøte nr 9/2010 Sak 3/2011 NORD møtet 2011 Presidenten gikk igjennom saksliste til NORD møtet. Styret diskuterte særskilt utfordringene knyttet til kvalitet på TV produksjoner for de kommende mesterskap og videreføring av NORT/NOM. Norges representanter til NORD ble bedt om å samarbeide med de øvrige nordiske land for å finne gode løsninger med tanke på å videreføre et TV-konsept i tråd med det som ble presentert fra VM i Trondheim. å gi representanter til NORD fullmakt til å fremme Norges interesser i de ulike sakene som er til behandling. Sak 4/2011 KLM saker til oppfølging (sak 59/2010) Kretsledermøtet ba forbundsstyret utrede nye løpskategorier og løpsavgifter. Saken skal til behandling på kretsledermøtet 2011 og til endelig behandling på forbundstinget 2012. Styremedlem Einar Tommelstad informerte om at arbeidet er startet og at det er opprettet et utvalg for å sikre den videre prosess i arbeidet. Utvalget består av : Einar Tommelstad Knut Helland Torgeir Strand Grete Owren Jan Arild Johnsen Bernt O Myrvold Utvalget arbeider etter mandat gitt fra kretsledermøtet. 2
å ta informasjonen til orientering. Sak 5/2011 Anskaffelse av Eventor Administrasjonen har fremforhandlet avtale med Sveriges Orienteringsforbund (SOFT) som sikrer Eventor som Norsk Orienterings nye arrangementssystem. Avtaledokumentene er gjennomgått av styret. Investeringskostnaden er foreslått tatt fra Kortstokkfondet som er en avsetting for tiltak som fremmer utvikling av Norsk Orientering. GS ba styremedlem for tekniske spørsmål, Einar Tommelstad (og IT-utvalg) foreta en siste kritisk vurdering av Eventor før endelig signering av avtale. Norge bruker EMIT som brikkesystem og det må gjøres vurdering knyttet til om Eventor håndterer dataoverføring tilfredsstillende. GS ba også om at det opprettes en drifts-, utviklingog kvalitetssikringsmodell for Eventor. Dette for å sikre at Norsk Orientering har nødvendig kompetanse til å kunne håndtere Eventor uavhengig av dagens IT-utvalg og forbundsstyre. å be IT-utvalget foreta en siste kvalitetssikring av Eventor med tanke på integrasjon med EMIT systemet og eventuelt opplæringsbehov i organisasjonen. å be administrasjonen signere fremlagte avtale om Eventor, forutsatt at kvalitetssikringen er gjennomført å dekke investering i Eventor ved hjelp av Kortstokkfondet å be styremedlem Einar Tommelstad og representanter for IT-utvalget lede arbeidet med å innføre Eventor som arrangementssystem i Norsk Orientering. å be IT-utvalget legge frem et forslag til drift-, utvikling- og kvalitetssikringsmodell for å sikre at Norsk Orientering har nødvendig kompetanse til å kunne håndtere Eventor uavhengig av dagens IT-utvalg og styre. Merk også tidligere saksbehandling og vedtak vedrørende IT-system/Eventor. Sak 6/2011 Budsjett 2011 Styret ble presentert forslag til budsjett 2011 Budsjettet har positivt driftsresultat og er innenfor de føringer som ligger i langtidsbudsjett, handlingsplan, styrets prioriteringer, samt vedtak styremøte 9/2010 GS ba styret ta budsjett 2011 (avdelinger og totalresultat) til vedtak og be GS foreta de nødvendige sluttjusteringer innefor denne rammen. 3
Sponsorforhandlinger foregår fortsatt og GS mener det må holdes en beredskap for endringer dersom forhandlingene gir annet resultat enn det som er budsjettert. GS har med tanke på å dempe denne risiko redusert sponsormål i budsjettet fra 3-2,5 millioner. å godkjenne budsjett 2011. GS gis fullmakt til å justere prosjekter innenfor totalrammen, såfremt budsjettet holdes med positivt driftsresultat. Sak 7/2011 Representasjon 2011 Styret satte opp fordeling av representasjonsoppgaver 2011 15. 16. jan NORD-møtet, Stockholm Elin, Tore, Bjørnar Breddeidrett: Jorunn Teknisk Einar 15. 16. jan NM, HL Ski-orientering Bente 01. 06. feb EM, VM jr Ski-orientering Tore 19. 20. feb NM Ski-orientering 15. april NM Larvik OK Einar 6.-8. mai Idrettstinget Oslo Elin, Einar, Bjørnar 28. mai NM Sprint IK Grane Magnhild 24. 26. jun O-Festivalen Elin 12. 21. aug VM sr, Frankrike Elin, Tore, Bjørnar 07. 11. sep NM Raumar OL Tore 24. sep NM Asker SK Bente/Elin 15. okt NM Fredrikstad Elin å be representantene representere Forbundsstyret. Sak 8/2011 Styremøter 2011 Forbundsstyret fikk følgende forslag til forbundsstyremøter 2011 Dato Møtenr 14. januar Styremøte 1 28.februar Styremøte 2 11. april Styremøte 3 23. mai Styremøte 4 29. august Styremøte 5 25.-26. september Styremøte 6 (strategi/forberedelse KLM) 24. oktober Styremøte 7 4.-6. november Storsamlingen, O-Galla, Kretsledermøte 12.desember Styremøte 8 4
å avholde forbundsstyremøter i henhold til forslag. Sak 9/2011 Forslag til nye medaljer til NM og Hovedløp Forbundsstyret ble forelagt forslag og prisutkast til nye NM- og Hovedløpsmedaljer i henhold til profilmanual for Norsk Orientering. å godkjenne administrasjonens forslag til nye medaljer. å be administrasjonen fullføre arbeidet slik at medaljene ferdigstilles til første NM i orientering våren 2011. Sak 10/2011 VM regnskap Regnskap for VM 2010 er i avslutningsfasen. Forbundsstyret har tidligere varslet at det skal sees på hvordan ekstraordinære kostnader i tilknytning til VM og til TV produksjon spesielt, skal sluttbehandles. GS ba om vedtak om økonomiske sluttbehandling av regnskap VM 2010. GS presenterte ulike muligheter for å bistå VM organisasjonen i forhold til ekstraordinære kostnader. Styret diskuterte forslagene og landet på følgende beslutning: å be administrasjonen utføre følgende handlinger for å dekke opp ekstraordinære kostnader i tilknytning til VM 2010. Kostnadene tas av særskilt avsetting til prosjektet (VM 2010): 1. Kroner 225 000,- i TV relaterte kostnader dekkes av forbundet. 2. Kroner 20 000,- i ekstraordinære kostnader til presisjonsorientering dekkes av forbundet. 5
Sak 11/2011 Orienteringer Det blir gitt informasjon om følgende saker: I. Salgsrapport II. Regnskap 2010 III. Regnskap VM 2010 IV. V. Sponsorstatus VI. Kartmålestokk VM 2011 Orienteringer fra styremedlemmer VII. Voksenopplæringsmidler 2010 2011 VIII. Endringer i administrasjonen I Salg og økonomi Idrettsbutikken: Salgsrapport pr desember er vedlagt. Salget har vært bra i år, og resultatet gir et bidrag godt over budsjett. II Regnskap 2011 Regnskap 2011 er vedlagt. Regnskapet viser et foreløpig resultat på 428. Avsetting til VM 2010 er ikke tatt inn. Det er også en del reisekostnader med mer som mangler pr i dag. Følgende større poster er utestående pr 31.01.2010: - Løpsavgifter WOC Tour. - Diverse TV og sponsorkostnader i tilknytning til VM 2010 Resultatet vil endres ved justering i prosjekter. En ytterligere gjennomgang er nødvendig før endelig resultat presenteres. III Regnskap VM 2010 Se sak 10 IV Orientering fra styremedlemmer Det ble gitt orientering fra styremedlemmer med særskilt ansvar. V Sponsorstatus Det ble gitt orientering om status i arbeidet med sponsorer. VI Kartmålestokk VM 2011 Styret fanget i høst opp en løperinitiert diskusjoner omkring kartmålestokk og lesbarhet, spesielt med tanke på VM 2011. Dette er undersøkt og signalene fra IOF kartutvalg er at lesbarhet på VM kartene er tilfredsstillende og i henhold til norm. Styret diskuterte videre utfordringer knyttet til kartmålestokk generelt og vurderer å bringe opp dette som egen sak. VII Voksenopplæringsmidler 6
Administrasjonen har gjennomført et arbeid for å se hvor store midler organisasjonen kan få ved å systematisere søknad om voksenopplæringsmidler. Administrasjonen brukte en ressurs på ca ett ukeverk for å gjøre jobben for ALLE klubber i landet. Pr i dag har vi rapportert ca 350 godkjente tiltak (arrangement). Dette gir for 2010 ca 7-900 tilbake til klubbene, VM og O-festival holdt utenfor. VIII Endringer i administrasjonen Johanna Ring har sagt opp sin stilling og slutter i orienteringsforbundet 1. februar. Det er iverksatt tiltak for å ta over oppgaver. Det vil i første omgang ikke bli lyst ut ny stilling. Dette vil bli sett i relasjon til sponsorforhandlingene for å sikre riktig kompetanse i forhold til oppgaver knyttet til nye sponsoraktiviteter.. Referent: 30.03.2011, Bjørnar Valstad Elin Sjødin Drange Svein Jacobsen Bente Landmark President visepresident styremedlem Magnhild Forseth Einar Tommelstad Tore Sagvolden Styremedlem Styremedlem Styremedlem 7