Protokoll Styremøte nr Norges Orienteringsforbund

Transkript

1 Protokoll Styremøte nr Norges Orienteringsforbund Dato: 29. august 2012 Sted: Møterom 4018, Ullevål stadion Til stede: Fra styret Einar Tommelstad, president Anne-Kari Bakkland, visepresident Bente Landmark, styremedlem Ida Vår Kierulf Dirdal, styremedlem Dag Kaas, styremedlem Per Einar Pedersli, styremedlem Anders Tiltnes, varamedlem Fra adm: Bjørnar Valstad, Generalsekretær Jeppe Hansson i sak 43 og 45 Forfall:

2 Sak 35/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling President Einar Tommelstad ønsket velkommen til styremøte nr 5 i Styret gratulerer Olav Lundanes med VM-gull på langdistansen og de norske stafettlagene med medaljer i Lausanne! Styret takker styremedlem Bente Landmark, administrasjonen og hjelpere for en stor og god innsats i forbindelse med gjennomføringen av årets o-landsleir! Det ble foretatt følgende endringer sakslisten: - Sak 40 utgår da denne er inkludert i sak 39/ Sak 43/2012 og orienteringssak om O-galla ble flyttet opp på agendaen og behandles etter sak 36/ En ny sak ble tilført under eventuelt: Diskusjon rundt spørsmål sendt ut av Antidoping Norge. Forbundsstyret besluttet å godkjenne innkalling og saksliste med foreslåtte endringer. Sak 36/2012 Godkjenning av protokoll Protokoll fra styremøte nr var vedlagt sakspapirene. Forbundsstyret besluttet å godkjenne og signere protokoll nr Sak 37/2012 Søknad fra Kristiansand OK om dispensasjon fra konkurransereglene punkt Styret har mottatt en søknad fra Kristiansand OK om dispensasjon fra konkurransereglene punkt og dermed kartnormens krav om 1: målestokk på langdistansen i Norsk O-Festival Styret fikk utlevert karteksempler fra det aktuelle terrengområdet som dokumentasjon. (Print (i målestokke 1:7500, 1:10 000, og 1:15 000) av tidligere o- kart over det aktuelle terrengområdet) Styremedlem med særskilt ansvar for tekniske spørsmål, Ida Vår Kierulf Dirdal redegjorde for søknaden og styret ble forelagt faguttalelse fra et samlet kartutvalg med anbefaling om å avvise søknaden. Styret diskuterte søknaden med bakgrunn kartnormens krav og utøvernes krav til lesbare kart. Forbundsstyret besluttet å gi dispensasjon fra konkurransereglene punkt og dermed kartnormens krav om 1: målestokk på langdistansen i Norsk O- Festival Dispensasjonen begrunnes i at kartet har et omfattende og detaljert kurvebilde. Deler av terrenget har et stort innslag av stup, skrenter og ur. Vegetasjonen i skogen

3 varierer og dette resulterer i skiftende vegetasjonsangivelse på kartet. Samlet sett gir dette et så detaljert kartbilde at forbundsstyret mener målestokk 1: er nødvendig for å få kartet lesbart. Generelt uryddig bunn gjør utfordringen med å lese kart i fart større og setter krav til god lesbarhet. Styret er svært opptatt av at kartnormen blir fulgt ved produksjon av o-kart. Forstørret kart er ikke en anledning til å ta med flere detaljer. Bruk av alternativ målestokk skal ikke forringe distansens særegenskaper Sak 38/2012 Evaluering arenaprosjektet Generalsekretæren orienterte om evalueringsprosessen av arenaprosjektet. Saken skal opp til vedtak i styremøte nr Høringsfristen er utløpt og det er kommet mange høringssvar. Samtlige klubber som har vært involvert i arenaprosjektet i perioden har gitt innspill. Alle som har vært involvert som teknisk personell i prosjektet har gitt høringssvar. I tillegg har en rekke enkeltpersoner og klubber gitt høringssvar. Styret ble forelagt alle høringsinnspill i sakspapirene. Generalsekretæren orienterte om finansieringsløsning for perioden og administrasjonens foreløpige innstilling. Forbundsstyret diskuterte arenaprosjektet generelt opp mot eksisterende handlingsplan og øvrige prioriteringer. Styret diskuterte prosjektets mål og virkemidler og om dette svarer til de mål som er satt for prosjektet. Styret trakk ingen foreløpige konklusjoner. Forbundsstyret besluttet å ta informasjonen til orientering. Administrasjonen bes konkretisere ulike alternativ til videreføring med tilhørende budsjett og finansieringsløsning. Saken skal til endelig vedtak i forbundsstyremøte nr Sak 39 (40)/2012 I styremøte nr 2/2012 besluttet forbundsstyret å nedsette en arbeidsgruppe for å se nærmere på terminlisten med spesiell oppmerksomhet på Norgescup og Norgesmesterskap. I senere styremøte ble det også lagt til at arbeidsgruppen skal se arbeidet relatert til den internasjonale terminlisten. Saken skal til vedtak i styremøte nr Styremedlem og leder av arbeidsgruppen Per Einar Pedersli orienterte om foreløpig status i arbeidet. Det er en lagt opp til en åpen høring ved hjelp av en spørreundersøkelse på nett i tillegg til direkte kontakt med landslag, klubber og kretser. Forbundsstyret var forelagt arbeidsgruppens arbeidsdokument i sakspapirene.

4 Forbundsstyret besluttet å ta informasjonen til orientering. Saken behandles på førstkommende styremøte. Sak 41/2012 Kretsledermøte 2012 Kretsledermøtet avholdes i Sarpsborg fredag 12. oktober. Det er kommet inn et forslag fra kretsene innen forslagsfristen. Vestfold o-krets har sendt inn forslag til endringer vedrørende kartnormen. Forbundsstyret var forelagt en liste over aktuelle saker som skal forberedes av forbundsstyret. Spesielt er det rettet oppmerksomhet på rekrutteringsåret 2013 og handlingsplan Styret ønsker av den grunn å finne en egnet arbeidsform for å fremme gode diskusjoner omkring Norsk orienterings handlingsplaner (forbund og krets). Forbundsstyret vedtok å sette opp følgende saksliste: 1. Rekrutteringsåret 2013 (ans: Einar, Bjørnar, Jeppe) a. Handlingsplaner (kretser og forbund) rekrutteringsåret 2013 b. Turorientering på nett c. DnbSprinten 2. Endringer i konkurransereglene (ans: Regelgruppe med Einar, Ida og Bernt) a. Sak fra Vestfold o-krets b. Forbundsstyrets endringsforslag 3. Informasjon fra forbundsstyret a. Status økonomi (ans: Bjørnar) b. Arenaprosjektet (ans: Einar) c. Terminlistearbeidet (ans: Per Einar) d. Høydehus (ans: Dag) e. Eventor (ans: Einar) f. Tur-o avgift 2013 (ans: Einar) Alle saker må være forberedt slik at de kan gjenomgås på styremøte nr 6/2012, før utsendelse til kretsene. Sakspapirer til kretsledermøtet skal sendes kretsene senest 22. september. Forbundsstyret besluttet å ta sakene til behandling. Saker som krever vedtak av forbundsstyret før behandling i KLM skal tas opp til vedtak i førstkommende styremøte (nr ). De ansvarlige bes forberede saksdokumenter.

5 Sak 42/2012 Revidert forvaltningsordning Post 3 Forbundsstyret var fremlagt hørings av NIF 23. juli om forslag til revidert forvaltningsordning for post 3. Generalsekretæren orienterte om post 3 ordningen generelt og forslaget til revidert forvaltingsordning. Forbundsstyret besluttet å be administrasjonen utarbeide et høringssvar og ta dette til behandling i styremøte nr 6. Administrasjonen bes gi høringssvar til NIF innen fristen 30. september. Sak 43/2012 Rekrutteringsåret 2013 Forbundsstyret ble orientert om administrasjonens planer for oppstart av rekrutteringsåret Prosjektleder Jeppe Hansson gikk gjennom plan for kretsturne og ba om forbundsstyrets kommentarer og vurderinger. I stikkord sammenfattes oppstart til: Kick-off på kretsledermøtet 12. oktober Kretsvis besøk i alle landets kretser i november januar med tema som rekrutteringsarbeid i klubbene, medlemskap, turorientering,.. Kretslederne er involvert i planlegging av lokaliteter og innsalg til de lokale klubbene. Mål er å samle 500 personer fra klubber i løpet av turneen. Forbundsstyret ga tilslutning til planene. Forbundsstyret besluttet å ta informasjonen til orientering. Sak 44/2012 Regnskap pr Forbundsstyret var fremlagt regnskap pr Generalsekretæren orienterte om regnskapet. På grunn av tidsavgrensinger og periodisering har resultat i prosjektregnskap og regnskapsrapport avvik. Avdeling 2 inneholder tilskudd som skal utbetales høsten Hittil i år Budsjett hittil Budsjett Administrasjon Aktivitet og aktivitetsutvikling Arrangement og arrangementsutvikling Landslag og talentutvikling Skiorientering Presisjonsorientering og integreringsarbeid Totalt I prognose estimeres resultat pr på budsjett. Kommentarer til løpsavgifter etter nytt avgiftssystem:

6 Nye satser/nærløp som avgiftsløp først fra 1. april. Estimert gjennomsnitt løpsavgift pr nærløp kr nærløp * kr 1500 = kr Budsjetterte inntekter for nærløp er ,- Nærløp har normalt flere deltagere på vår enn høst så dette estimatet kan være for høyt. Forbundsstyret besluttet å ta regnskapet til orientering. Sak 45/2012 Orienteringssaker På grunn av at tidsskjema var overskredet ble informasjonen tatt til orientering ved at styremedlemmene mottok informasjonen i styrepapirene. 1. Status NORT 2012 Planlegging av konkurransene i Holmekollen i rute. TV-produksjon er i rute. OB Team er innleid fra produsent og står for teknisk bemanning. Karel Jonak er produsent og melder at produksjonen er i rute. TV2 sender hele Nordic Tour på TV2 Sport. DNB har gått inn som hovedsponsor. DNB, Silva, Noname og Thon har kjøpt sponsorplakatene. Forbundsstyret forventes å ivareta VIP og samarbeidspartnere i forbindelse med arrangementet. 2. EOC 2015/16 Det er send forespørsel til Sverige om deres holdning til en eventuell EOC søknad fra Norge. Søknadsfrist er Sunn Jenteidrett, forskningsprosjektet Resultater fra intervensjon i forskningprosjektet blir publisert i høst. Styringsgruppen får resultatet tilgjengelig 28. august. 4. Jr WOC Kick-Off Forbundsstyret/administrasjonen er invitert representert på kick-off for jr WOC Dette vil være i Rauland oktober. Det bør i løpet av høst 2012 og vår 2013 konkretiseres planer for et ungdomsprosjekt knyttet til mesterskapet. Dette for å motivere og sikre femtidige ledere samt bidra med ressusrspersoner inn i mesterskapet. Administrasjonen skal starte arbeid med en prosjektskisse. Avtale mellom arrangøren og forbundet bør iverksettes i løpet av høsten. Det må i den forbindelse besluttes hvordan forbundsstyret skal representeres inn i arrangementet. Mulig mal er fra VM 2010 i Trondheim.

7 5. Ung:leder Norsk Fridrett har fått midler fra Gjensidige stiftelsen til å drive ungdomslederprosjektet Ung:leder videre. Orientering og Skiforbundet er invitert til å ha med 10 deltagere hver i Administrasjonen har valgt ut 10 ungdommer i alderen år som får lederutdanning og skal iverksette et aktivitetsprosjekt i sin klubb. Kari Svingheim blir vår mentor for ungdommene. Investert verdi pr ungdom er nærmere ,- kroner som dekkes av stiftelsen. 6. Høring; Høydehus Høring i forhold til forbud mot høydehus som ble sendt ut i sommer pågår. Klubber og kretser har startet å gi høringssvar. Frist for høringen er 17. september og resultat vil bli på neste styremøte. 7. Test av Facebookmarkedsføring av turorientering.no Administrasjonen har i juli og august kjøpt noe markedsføring av turorientering.no på facebook for å se antallet besøkende. Resultat blir evaluert i slutten av september. 8. Strategiske samarbeidspartnere turorientering.no Det er planlagt møte med Geoinsight med tanke på samarbeid med turportalen Plan er å sikre datautveksling i portalen for å generere trafikk inn til turorientering.no. UT.no er fortsatt ikke inkludert på tross av flere løfter om integrering. Turorientering er ikke blitt prioritert grunnet utviklingsarbeid knyttet til DNT og andre tilpasninger. 9. Endringer i administrasjonen Ivar Haugen har erstattet Gunnar Gytri som kartansvarlig fra og med 1. august. Ivar har nå 100% stilling i forbundet. Jenni Hesselberg Indby ar erstattet Reidunn Hallan som administrasjonssekretær toppidrett fra og med 20. august. Stillingen er på 70% 10. Utsatt markedsundersøkelse Administrasjonen (GS) besluttet før sommerferien å foreløpig ikke iverksette den planlagte undersøkelse via Synovate. Dette fordi det er et ønske å sikre gode nok data som svarer til det vi ønsker å undersøke. Synovate klarte ikke i første omgang å overbevise om at standardundersøkelsen svarer til det vi forventer. Administrasjonen ser videre på dette. 11. Svar på spørsmål som er kommet inn til administrasjonen Strategiske mediepartnere. Hvem har forbundet? Kort svar er ingen. Det er igjennom flere år arbeidet for å få bedre samarbeid med NRK i forhold til å sikre mer nyhetsdekning og sendinger (live, opptak, web-tv) fra viktige begivenheter. Det går sakte riktig vei, men forbundet har fortsatt liten gjennomslagskreft og for dårlig kvalitet og sikkerhet for produktet.

8 Rapport fra administrasjonen på hvordan mediehåndteringen foregår og er fordelt i administrasjonen. Medier og presse (nett, papir) Ivar Haugen TV Bjørnar Valstad Andre partnere Bjørnar/Tommie Berkani Arbeidet foregår gjennom direkte kontakt, telefon, mail og pressemeldinger. TV selskap foregår med møter mellom administrasjonen og sportssjef i de aktuelle kanalene. Håndtering av rapportering av løpsrapport og løpsavgiftregnskapet, inkl. betaling/fakturering og evnt. integrering i Eventor. Et mål ved innføring av Eventor var og er å sikre at en større del av løpsrapportering og løpsavgifthåndtering blir integrert i Eventor. Pr i dag er ikke dette mulig og arbeidet gjøres manuelt i hovedsak av Jeppe Hansson. Dette innebærer månedlig utsendelse av mail til alle arrangører for å be om løpsrapporter som legges inn i Excel. Deretter faktureres løpsavgiften. Utvikling av Eventor til å også håndtere løpsrapportering, betalingsløsning og løpsavgift står høyt oppe på ønskelisten i administrasjonen. Evaluering av sprintnorgescupen Norgescup Sprint ble dratt i gang som et prøveprosjekt rett før sesongstart Årets opplegg sees på som en sped start i et forsøk på å heve status på sprint i Norge. Holdningene til sprint er avvikende fra våre viktigste konkurrenter og det kreves at vi klarer å få til holdningsendringer i hele norsk orientering for å kunne oppnå bedre resultater. Det foreligger ingen evaluering og det planlegges justeringer ut fra erfaringene som har blitt gjort i Det foreligger plan for å gjennomføre 2013 før en gjør en større evaluering. Status på markedsføring av o-løp, Tur-O, WC i Holmenkollen og generell status på markedsføring av o-idretten. Status er at det gjøres lite markedsføring både lokalt og sentralt. Ressursmessig har administrasjonen liten menneskelig kapasitet til å gjøre en god jobb. Det er for de enkelte arrangement og arrangørklubb som håndterer dette. Administrasjonen (hovedsak Tommie Berkani) bidrar med råd ovenfor klubber som ønsker tips og hjelp i forhold til sine arrangement. Ved større arrangement som NM og verdenscup håndteres forbundet TV/radio og riksaviser. Når det gjelder øvrig markedsføring gjøres dette av arrangør. Når det gjelder større og landsomfattende tiltak som turorientering, er det kanskje det tiltaket som administrasjonen har best forutsettinger for å kunne gjøre en god jobb. er første steg i dette. Steg to blir å sikre at flere klubber bruker mulighetene og strømlinjeformer sin turorientering. Parallelt jobbes det for å sikre at turorientering blir inkludert i de viktigste turportalene. Dette arbeidet går tregt på grunn av tredjepart. Forbundet har ikke blitt prioritert.

9 Et tredje steg blir å få til ren markedsføring (et ressursspørsmål) og å få de lokale arrangørene til å drive mer omfattende lokal markedsføring av produktet. Sentral hjelp i dette er å sikre markedsføringsmateriale. Dette arbeidet er iverksatt. 12. O-Galla 2012/ Blodslitet med innlagt Kretsledermøte Det ble orientert om planer for O-Galla 2012 Forbundsstyret besluttet å ta informasjonen til orientering. Sak 46/2012 Eventuelt Forbundsstyret hadde en saker til behandling: Diskusjon om spørsmål fra Antidoping Norge WADA koden er til revisjon. Antidoping Norge (ADN) inviterer til seminar for å motta høringsinnspill fra organisasjonen. Styret var fremlagt enkelte prinsipielle spørsmål som ble diskutert. Forbundsstyret besluttet å be generalsekretæren delta på ADN seminar og formidle forbundsstyrets syn. Referent:, Bjørnar Valstad Einar Tommelstad Anne-Kari Bakkland Bente Landmark President visepresident styremedlem Ida Vår Kierulf Dirdal Dag Kaas Per Einar Pedersli Styremedlem Styremedlem Styremedlem