Protokoll Styremøte nr Norges Orienteringsforbund

Transkript

1 Protokoll Styremøte nr Norges Orienteringsforbund Dato: Torsdag 13.mai 2010 Sted: Staup, Levanger Til stede: Fra styret Fra adm. Forfall Elin Sjødin Drange, president Bente Landmark, styremedlem Magnhild Forseth, styremedlem Tore Sagvolden, styremedlem Bjørnar Valstad, Generalsekretær Einar Tommelstad. styremedlem Svein Jacobsen, visepresident Johanna Ring, ansattes observatør

2 President Elin Sjødin-Drange ønsket velkommen til nytt styremøte. Sak 29/2010 Godkjenning av saksliste/innkalling Presidenten gjennomgikk sakslisten. Det ble tatt til protokoll at styremedlemmer med særskilt ansvar må få tid/sak for å orientere om sitt arbeid. Det ble tilført to saker under eventuelt: 1. Nytt styremedlem til styringsgruppa for Sunn jenteidrett 2. Brev til IOF angående Sanction Fee WOC Datoer for utvalgsmøter 4. Internasjonalt utvalg å godkjenne innkalling og saksliste. Sak 30/2010 Godkjenning av protokoll Protokoll fra styremøte nr 3/2010 var til godkjenning Følgende saker ble fulgt opp: 1. Orientering om HL Organisering av styre og administrasjonen. Styremedlem med særskilt ansvar for toppidrett, Tore Sagvolden var ikke til stede på forrige styremøte og det ble satt av tid til en gjennomgang av hvordan arbeidet blir organisert. PPTpresentasjon med konklusjoner er vedlagt denne protokoll. Det ble videre tatt opp viktigheten av å sikre at Arrangementsgruppen følger opp terminlistearbeidet. 3. Datoer for utvalgsmøter må fastsettes og offentliggjøres. å godkjenne protokoll fra styremøte nr 3/2010. Sak 31/2010 Forskrift for gps-tracking Styret diskuterte de foreslåtte forskrifter for gps-tracking og storskjerm. Styret følte seg usikre på konsekvensene av forskriften og ba styremedlem med særskilt ansvar for tekniske spørsmål, Einar Tommelstad, vurdere konsekvenser før endelig styrevedtak å be styremedlem med særskilt ansvar for tekniske spørsmål Einar Tommelstad vurdere konsekvenser av forskriften og ta forskrift til endelig styrevedtak i styremøte nr 5. Norsk Orientering Side 2 av 8

3 Sak 32/2010 Reiseregulativer for ansatte og tillitsvalgte var oppe til behandling. Styret mente enstemmig at forbundet skal forholde seg til Statens reiseregulativ for både ansatte, tillitsvalgte og utøvere. Utøvere som skal ha dekket reise fra forbundet, skal benytte egen bil kun etter avtale. å innføre Statens reiseregulativ for både ansatte, tillitsvalgte og utøvere fra og med 1. Juli Sak 33/2010 Norsk Orientering (NO) Young star Styret diskuterte administrasjonens foreslag om å innføre en spennende landsdekkende cup for åringer - NO Young star 20xx. Styret støtter forslaget men ber om at lansering skjer fra og med Dette for å sikre at tiltaket er tilstrekkelig forankret i kretser og lag, og at tiltaket blir godt ivaretatt av administrasjonens ansatte. Det innbefatter at både budsjettmessige og praktiske konsekvenser er utredet og ivaretatt før lansering. Styret mener også at administrasjonen må vurdere å innføre jaktstart på finalen. å be administrasjonen innføre NO Young star fra og med å be administrasjonen innarbeide tiltaket i langtidsplanen. Sak 34/2010 IOF Kongress Styret diskuterte notat fra IOF Counsil medlem Astrid Waaler Kaas, og andre aktuelle internasjonale saker med tanke på IOF Kongress. Styret besluttet å arbeide for følgende saker: 1. Fellestart på VM. Norges forslag er sendt IOF og skal til behandling på årets kongress. Forbundsstyret besluttet å forberede en presentasjon av konseptet (antall startende, gaflingssystem, med mer) Tore Sagvolden har utarbeidet et konkret forslag til hvordan fellestart kan gjennomføres med nytt gaflingssystem. (Ans. Tore) 2. World Games: Forbundsstyret vil sende brev til IOF og be om status i arbeidet med å bli Olympisk idrett. Forbundsstyret ønsker å se status av nåværende arbeid og fremtidige virkemidler. Status på World Games som strategisk virkemiddel blir etterlyst. (Ans: Bjørnar) 3. IOF, TV strategi og IOF avgifter Det må stilles ufravikelige krav om TV produksjon ved tildeling av VM. Forbundsstyret etterlyser konsekvente beslutninger ved tildeling av internasjonale mesterskap. Det er ikke rimelig at alle VM arrangører betaler samme avgifter ( sanction fee ) til IOF uavhengig av om Norsk Orientering Side 3 av 8

4 forpliktelsen om TV- produksjon følges opp. Avgiften bør knyttes til kvalitet på TV- produksjon. Forbundsstyret ber IOF vurdere om strategien med å bruke store økonomiske midler på WG er riktig så lenge IOF ikke sikrer god TV produksjon fra VM. Forbundsstyret vil i brevs form be IOF redegjøre for fremtidig TV strategi og kostnader knyttet til denne. (Ans. Bjørnar) å be de ansvarlige iverksette handlinger i tråd med punkt 1-3. Sak 35/2010 Saker til idrettens ledermøte i Tromsø Forbundsstyret diskuterte saker som skal til behandling på Idrettens ledermøte i Tromsø. Forslag til alternativ sammensetting av Idrettstinget ble inngående diskutert med bakgrunn i rapport fra Idrettstyrets utvalg. Styret kom til den konklusjon at de ønsker å arbeide for det som omtales som Modell 2 i Forslag til alternativ sammensetting av Idrettstinget, men at det må sees nærmere på den prosentvise fordelingen. å be presidenten og generalsekretæren følge opp orienteringsforbundets interesser på Idrettens ledermøte. Sak 36/2010 Orienteringer Det ble gitt informasjon om følgende saker: I. Kvartalsrapport økonomi og salgsrapport II. Landslag og talentutvikling a. Status landslagene b. Uttak ski-o grupper III. Ansettelsesprosesser i administrasjonen IV. Status storskjermprosjektet V. Status VM 2010 VI. Status NORT VII. Camp Norway Brev fra Sørlandsgaloppen VIII. Møter i utvalg og komiteer IX. Nominasjoner Egebergs Ærespris I Økonomi og salg Idrettsbutikken: Salget ligger i henhold til budsjett når det korrigeres for sesongmessig variasjon. Resultatrapport Resultatrapport pr april ble gjennomgått. Prognosen for året er i henhold til budsjett. Usikkerhet til resultat er i hovedsak knyttet VM 2010 og TV kostnadene. Norsk Orientering Side 4 av 8

5 GS vil levere revidert/justert budsjett fra 1.juli med bakgrunn i endringer i stillinger, ekstra gavemidler til gps-prosjekt og faktisk størrelse på offentlige tilskudd. Dette kommer opp ved revidert budsjett. II Landslag og talentutvikling. Orientering: Elitegruppa har denne uka fullført samling i Trøndelag med godt utbytte. Dette på tross av utfordringer med snø. Landslagssjef Petter Thoresen melder at laget er i rute, men at enkelte utøvere trenger oppfølging med tanke på overbelastning og småskader. Det er igangsatt et utviklingsprosjekt med midler fra Olympiatoppen. Prosjektet har som hensikt å bruke gps-tracking og analyse av dette for å videreutvikle løperne og avdekke ny informasjon i forberedelsene til VM. Jan Kochbach og Lars Skjeset arbeider med prosjektet. Ski-o: Se punkt VIII III Ansettelsesprosesser i administrasjonen Jeppe Hansson tiltrer stilling som administrasjonskonsulent 15. juni. Mette Skramstad går av med pensjon den 30.mai, men vil arbeide på timebasis første del av juni for å sikre overlapp med Jeppe. Mette er derfor den første arbeidstager i administrasjonen som når pensjonsalder. Tommie Berkani er ansatt i 50% stilling som markedsansvarlig. Tommie startet i stillingen 3. Mai. Jørn Sundby reduserer stilling fra 100% til 50% stilling fra 1. mai. Jørn har også muntlig signalisert at han ikke kan påregnes som ansatt i forbundet etter 1. september. Jørn har på kort varsel også sagt fra seg koordinatorjobben i NORT (oppfølging og utvikling, samt inforasjonsarbeid under alle konkurransene i Finland, Sverige og Norge) Det arbeides med å finne erstatter. Hans oppfølgingsoppgaver mot EM i Ski-o vil da sannsynlig også måtte erstattes av andre. Dette er en kritisk funksjon som må lande innen rimelig tid. Jørns avgang skaper en krevende situasjon i administrasjonen både på kort og litt lengre sikt. GS har en periode arbeidet for å finne en intern løsning i håndtering av Jørns reduksjon i stilling. Med Jørn helt ute av vår stab fra 1. september er det påkrevd med en annen varig løsning. Dette tilsier at det blir krevende å håndtere arrangementsspørsmål i en periode fremover. Det betyr også at det er en rekke uavklarte spørsmål i tilknytning til storskjermprosjektet fra og med høsten. IV Storskjermprosjektet Det har vært svært krevende å få ferdigstilt storskjermen, og dette har forårsaket to meget kritiske situasjoner overfor lokale arrangører. Sitasjon 1: NM Natt: Forbundet fikk beskjed ett døgn før konkurransene at skjermen ikke ble ferdig. Leverandør meldte at de ikke hadde mulighet til å stille med reserve løsning. Norsk Orientering Side 5 av 8

6 Etter påtrykk ble en mindre skjerm levert som en nød løsning. Den leverte løsning manglet mye utstyr og produksjon ble mangelfull. Arrangøren ble beklagelig nok hard rammet av tidtagerfeil i tillegg. Forbundet har med bakgrunn i avvikene i leveransen fritatt Halden SK og Sarpsborg OL fra alle kostnader. (to-be-more måtte ta kostnadene selv) Ferdigstillelse av storskjerm har nok en gang blitt forsinket. Situasjon 2: Moelven Skjerm og utstyr skulle brukes til et EU- finansiert arrangementsseminar og lokalt pr arrangement. Kun 5 timer før arrangementet fikk forbundet beskjed fra to-be-more om at leveransen uteble. Nok en gang ble en nød løsning initiert. Leveransen ble mangelfull og arrangementet ble amputeret. Forbundet har med bakgrunn i erfaringene så langt bedt om reforhandling av avtale. Forbundet vil kreve garanti av skjermlevering uansett interne årsaker hos leverandør. Erfaringene tilsier at det blir nødvendig å se på den totale løsning i og omkring de største arrangementene ( hovedarrangementene ). Det er avholdt møte i administrasjonen sammen med styremedlem Einar Tommelstad for å se på løsninger omkring dette. Det sees nå på en løsning med å tilby en arrangementspakke som innholder alle funksjoner (personell) og utstyr (tidtaging, gps-tracking operatør, storskjerm bemanning, speaker med mer) som kreves for å gjennomføre et hovedarrangement slik at dette ikke skaper uro hos lokale arrangører. Problemene på de to innledende arrangementene skaper store utfordringer i å motivere og roe ned kommende arrangører. Arrangementet på Levanger blir derfor en siste milepæl for å se om prosjektet kan komme ut av startgropen og ha en videre eksistens. GPS- Sim kort GPS-trackingen fungerer meget bra. Det er dialog med Telenor angående avtale om kostnader. Telenor har ved å logge datatrafikk fått se at trafikkkostnadene er små (5-600 kr i april) Det skal avholdes møte med Telenor den 12. Mai. V Status VM 2010 Det ble gitt status med bakgrunn i informasjon fra SAMU VI Status NORT NORT er i rute i den grad hvert arrangørland har kontroll på arrangementet. VII Camp Norway og Sørlandsgaloppen Sørlandsgaloppen har skrevet brev til forbundet og reagert på at en Camp Norway samling blir arrangert i samme uke som Sørlandsgaloppen (SG). SG, ved Jack Norsk Orientering Side 6 av 8

7 Bjørnsen, er redd samlingen skal redusere antallet deltagere i SG. GS redegjorde for administrasjonens beslutning i saken. Styret delte administrasjonens oppfatting at forbundsinitierte arrangement av denne art ikke skal gi grunnlag for reduksjon i avgifter i konkurranser. VIII Møter i utvalg og komiteer Følgende utvalg er operative fra dags dato: Kartutvalget, Presisjonsorientering (Preo-) utvalget, Skiorientering (Ski-o) utvalget og Sykkelorientering (Sykkel-o-) utvalget. Kartutvalget (som 2009) Leder: Håvard Tveite Medlem: Dag Olav Rønning Medlem: Kristen Treekrem Sykkelorientering (Sykkel-o) utvalget Avhold første konstituerende møte mandag 3. mai Leder: Yngve Mobråten Medlem: Elena Grand Medlem: Harald Hermannrud Skiorientering (Ski-o) utvalget Avhold første konstituerende møte onsdag 5. mai Leder: Anders Hauge (Ansv. Toppidrett og landslag) Medlem: Jon Ulvensøen (Arrangement) Medlem: Eivind Tonna (ungdoms og løperkontakt) Medlem: NY (rekrutteringskontakt) Presisjon (Pre-o) utvalget (som 2009) Leder: Arne Ask Medlem: Eldrid Sandvoll Ask Medlem: Jan Erik Haug Medlem: Thorunn Aamodt Ovesen Medlem: Knut Terje Ovesen Medlem: Ole-Johan Waaler Arrangementsgruppe Arrangementsgruppe er møteplass mellom ansvarlig styremedlem Einar Tommelstad og administrativt ansatte med arbeidsoppgaver innen arrangement. Avhold første møte tirsdag 4. Mai. Agenda var arbeidsform og oppgaver til oppfølging: 1. Rutiner for tildeling av arrangement 2. Hvordan løse utfordringer knyttet til store arrangement? a. Arrangørpakke/Tidtakersystemer b. Kompetanse Norsk Orientering Side 7 av 8

8 c. Gps-tracking d. Storskjerm IX Egebergs ærespris Orienteringsforbundet har innstilt 7 utøvere til Egebergs Ærespris. Etter innspill fra styret vedtok presidenten å innstille alle syv kandidatene slik at alle kan bli vurdert på en seriøs måte av Idrettsstyret/Egebergskomiteen. å ta informasjonen til orientering Sak 37/2010 Eventuelt Saker til behandling 1. Nytt styremedlem til styringsgruppa for Sunn jenteidrett 2. Brev til IOF angående Saction Fee WOC GS har skrevet et brev til IOF med ønske om å få redusert Sanction fee til VM Dette med bakgrunn i forespørsel fra arrangøren og høye TV-produksjonskostander. 3. Datoer for utvalgsmøter 4. Internasjonalt utvalg 1. å be Bente Landmark gå inn i styringsgruppen for Sunn Jenteidrett. 2. å ta informasjon til orientering. 3. å avholde utvalgsmøte for Arrangementsutvalg og Aktivitetsutvalg den 7. Juni og 6. September 4. å innkalle til møte i Internasjonalt utvalg den 15. Juni fra (før styremøte) Referent: torsdag, 20. mai 2010, Bjørnar Valstad Elin Sjødin Drange Svein Jacobsen Bente Landmark President visepresident styremedlem Magnhild Forseth Einar Tommelstad Tore Sagvolden Styremedlem Styremedlem Styremedlem Norsk Orientering Side 8 av 8