STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 30. april 2013 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Fylkets Hus, møterom Kvenna De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Steinkjer kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. 008/13 009/13 010/13 011/13 Sakstittel Referatsaker Kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2012 for Steinkjer kommuneskoger Ogndalsbruket KF Kontrollutvalgets uttalelse Steinkjer kommunes årsregnskap for 2012 Endringer i Plan for selskapskontroll 2012-2015 Steinkjer 23.04.2013 Stein Arve Torgnesøy leder Per Helge Genberg kontrollsekretær Telefon: 74 11 14 73 Mobil: 41 68 99 12 E-post: per.helge.genberg@komsek.no
SAK 008/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 30.04.2013 Per Helge Genberg 008/13 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Steinkjer kommune Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning og tilpasset opplæring 2 Steinkjer kommune Melding om vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 3 KomSek Trøndelag IKS Oppsummering etter kontaktmøte mellom KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. I.off.; Offl. 14 og 16 4 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2012 Steinkjer kommuneskoger Ogndalsbruket 5 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2012 Steinkjer kommune Blir delt ut i møtet Vedlagt Vedlagt SAK 009/13 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE ÅRSREGNSKAP 2012 FOR STEINKJER KOMMUNESKOGER OGNDALSBRUKET KF Kontrollutvalget 30.04.2013 Per Helge Genberg 009/13 412-1702-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for 2012. 2. Revisjonsberetning til Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2012, datert 15.04.2013. 3. Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2012 4. Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsberetning for 2012
Saksopplysninger Netto driftsresultat for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF i 2012 er kr 5.709.109, og det regnskapsmessige mindreforbruket (overskuddet) er på kr 90.547. Årsregnskapet består av driftsdel, investeringsdel, balanseregnskap og noteopplysninger. Etter Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar og fastsatt av kommunestyret innen 30. juni. Styret er regnskapsansvarlig for det kommunale foretaket. KomSek Trøndelag IKS mottok revisjonsberetning fra KomRev Trøndelag IKS 18.04.2013. Det har ikke kommet fram merknader i revisjonsberetningen. Årsberetningen for 2012 kommenterer regnskapet og gjør rede for mål og måloppnåelse på en tydelig og informativ måte. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonsberetningen for 2012 er avgitt som en ren beretning uten merknader, og er en såkalt normalberetning (vedlegg 2). SAK 010/13 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE STEINKJER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget 30.04.2013 Per Helge Genberg 010/13 412-1702-5.3 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap for 2012 2. Revisjonsberetning for 2012 fra KomRev Trøndelag IKS datert 15.04.2013 3. Brev nr 4-2012 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS datert 15.04.2013 4. Brev nr 5-2012 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS datert 15.04.2013
Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Steinkjer kommunes årsregnskap for 2012 utsendt fra kommunen. 2. Steinkjer kommunes årsberetning for 2012 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på og anvendelsen av de midlene som kommunen forvalter. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsberetning/årsmelding. Sammen utgjør disse de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finnes i Kommunelovens 48. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2012 Steinkjer kommunes årsregnskap for 2012 er gjort opp med et overskudd (mindreforbruk) på kr. 27.951.326. Brutto driftsresultat for 2012 viser et overskudd (såkalt negativt beløp ) på kr. 37.293.000, og netto driftsresultat viser et overskudd ( negativt beløp ) på kr. 35.574.000. Driftsregnskapet nøkkeltall i hele 1000 kr. Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Til fordeling drift -974 685-969 653-892 069 Brutto driftsresultat -37 293-40 967-37 467 Netto driftsresultat -35 574-412 -26 761 Bruk av tidligere års avsetninger -29 019-24 052-37 321 Årets avsetninger 36 642 24 464 45 211 Regnskapsmessig mindreforbruk -27 951 0-18 872 Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. I notene til regnskapet blir det gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for å forstå regnskapet. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap og forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Steinkjer kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift.
I sin uttalelse skal kontrollutvalget kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere merknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Nummererte brev I brev nr 4 viser revisjonen til at det er avdekket feil lønnsinnberetning av avgiftspliktig gruppelivsforsikring for alle ansatte i kommunen i 2012. Revisjonen kan derfor ikke underskrive skjemaet for lønns- og pensjonskostnader; RF-1022. KomRev Trøndelag IKS påpeker i brev nr 5 mangler ved Steinkjer kommunes årsregnskap for 2012 som skyldes svakheter i den interne kontrollen. Ved gjennomgangen av investeringsbudsjettet er det funnet ikke forklarte avvik mellom regulert budsjett og årsregnskapet, og feil i grunnlaget for budsjettreguleringen i 2012. Kommunen har dessuten budsjettert bruk av kapitalfond ut over faktisk tilgjengelig sum. Det avlagte årsregnskapet ble korrigert av kommunen etter en måned pga. feil i regnskap og noteopplysninger, men en del feil finnes også i den korrigerte versjonen. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt beretning 15.04.2012. I revisjonsberetningen er det ingen forbehold. Årsberetning/årsmelding for 2012 Begrepet årsberetning og kravene til hva den skal inneholde finnes i Kommunelovens 48 nr. 5 og 6. Dette gjelder bl.a. opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen, tiltak som kan fremme formålene i lovverket om likestilling, antidiskriminering og tilgjengelighet, og tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Mange kommuner velger i likhet med Steinkjer å bruke årsberetningen til å gi informasjon utover lovkravet, dvs. at dokumentet også viser mål og måloppnåelse for kommunens ulike avdelinger/virksomheter og sier noe om spesielle forhold/tiltak i året. En slik utvidet beretning blir til vanlig kalt årsmelding. Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet, og kontrollutvalget kan også kommentere den. Vurdering Manglene som er påpekt i nummererte brev har ikke ført til forbehold i revisjonsberetningen. Det er likevel viktig å merke seg at kritikken går på svikt i den interne kontrollen, og at revisjonen også ved årsoppgjørsrevisjonen for 2010 påpekte slike svakheter. Kontrollutvalget kommenterer dette i sin uttalelse. Sjøl om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet, har revisjonen tatt opp en rekke forhold i sitt fyldige revisjonsnotat (til rådmannen) om årsregnskapet for 2012. Steinkjer kommunes årsberetning for 2012 er en mellomting mellom en årsberetning etter lovens (minimums)krav og en fyldig årsmelding for alle kommunale enheter. Dokumentet inneholder tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen, gjør greie for situasjonen i de fire avdelingene/sektorene og gir samlet sett et godt bilde av kommunens virksomhet i 2012.
SAK 011/13 ENDRINGER I PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 30.04.2013 Per Helge Genberg 011/13 412-1702-5.3 Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for selskapskontroll 2012 2015: Pkt. 1 i planen; Ecopro AS, prioriteres sist, og de andre selskapene flyttes opp: 1. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Dampsaga Bad og Kulturhus AS 3. Stas AS 4. Ecopro AS Saksopplysninger: Plan for selskapskontroll 2012 2015 ble vedtatt av kontrollutvalget 11.06.2012 (sak 20/12) og av kommunestyret 20.06.2012. Følgende selskaper er prioritert for selskapskontroll i perioden 2012-2015: 1. Ecopro AS Selskapskontroll av Ecopro AS gjennomføres under forutsetning av at en vesentlig del av de øvrige eierne også blir med på denne kontrollen. 2. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 3. Dampsaga Bad og Kulturhus AS 4. Stas AS Hjemmelen for å kunne omprioritere ligger i kommunestyrevedtaket, pkt. 3: «Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden.» Kontrollutvalget besøkte 05.03.2013 Ecopro AS og fikk en grundig orientering om selskapet og driften. På bakgrunn av dette ønsker kontrollutvalet å endre prioriteringen i Plan for selskapskontroll, slik at Ecopro AS flyttes ned til fjerdeplass på lista. Vurdering Kontrollutvalgets besøk ved Ecopro AS var nyttig både fordi utvalget fikk innsyn i driften av selskapet og grunnlag for å vurdere prioriteringen i selskapskontrollplanen på nytt. Ut fra informasjonen under besøket mener kontrollutvalget det ikke vil være nødvendig eller hensiktsmessig å sette i gang en prosess med tanke på selskapskontroll i Ecopro AS nå. Selskapet bør derfor flyttes til prioritet 4 i planen.