Brukerhåndbok for Private tannleger
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 7 2 Hvordan komme i gang... 8 2.1 Systemkrav... 8 2.2 Installasjon... 8 2.3 Opplæring... 8 2.4 Starte programmet... 8 2.5 Bruker / passord... 8 2.6 Forkortelser... 9 2.7 Hurtigtaster... 9 3 Brukere... 10 3.1 Registrere ny bruker... 10 3.2 Endre bruker... 11 3.3 Endre passord... 11 3.4 Sette opp bruker med direkte oppgjør til HELFO... 12 3.5 Assistent... 12 3.5.1 Registrere ny assistent... 12 3.5.2 Endre assistent... 13 3.5.3 Endre assistentens passord... 14 3.6 Roller... 14 3.6.1 Rolletilgang... 14 3.7 Aktivere sikkerhetsfunksjoner... 15 4 Pasientopplysninger... 17 4.1 Registrere ny pasient... 17 4.2 Se / endre pasientopplysninger... 18 4.3 Søke etter pasient... 19 4.4 Vise dagens pasienter... 19 4.5 Vise historikk for pasient - timeavtaler... 20 4.6 Vise utvidet søkebilde ved søk på pasienter... 21 5 Avtalebok... 22 5.1 Funksjoner i avtalebok... 22 5.2 Navigering i avtalebok... 22 5.2.1 Registrere time... 23 5.2.2 Søke etter ledig time... 24 5.2.3 Endre / flytte registrert time... 24 5.2.4 Registrere Ikke møtt -time... 25 5.2.5 Registrere flere pasienter på samme tidspunkt... 26 5.2.6 Legge pasient på venteliste... 26 5.2.7 Hente pasient fra venteliste... 27 5.2.8 Registrere fri / ferie i avtalebok... 29 5.2.9 Vise stoloversikt i avtalebok... 30 5.2.10 Vise timer i helg, og utover normal arbeidstid... 31 5.2.11 Hente journal fra avtalebok... 32 5.2.12 Utskrift av avtalebok... 32 5.2.13 Memo funksjon... 33 5.3 Systeminnstillinger i avtalebok... 33 5.3.1 Flere avtalebøker... 33 5.3.2 Endre innstillinger for avtalebok... 34 5.3.3 Slette avtalebok... 34 5.3.4 Lagre nye / endre avtaletekster og farger... 35 5.3.5 Veksle mellom flere avtalebøker... 35 5.3.6 Vise avtalebok for alle behandlere samtidig... 36 6 Journal... 37 6.1 Hente frem journalen til en pasient... 37 6.2 Navigering i journal... 38 6.3 Registrere utført behandling... 39 6.4 Registrere diagnose... 40 6.5 Registrere planlagt behandling... 41 6.6 Vise status for behandling... 42 6.7 Se journalhistorikk... 43 6.8 Registrere tidligere behandling... 44
6.9 Registrere implantat... 44 6.10 Registrere egen behandlingstekst / fri tekst... 45 6.11 Slette behandling / diagnose... 45 6.12 Endre behandlingslinje... 46 6.13 Registrere behandling med refusjon direkte i journal... 46 6.14 Betaling/faktura... 47 6.14.1 Kontant betaling... 47 6.14.2 Betaling pr. faktura... 48 6.14.3 Betaling pr. kort... 49 6.14.4 Dele betalingen - kontant, faktura eller kort... 51 6.14.5 Forskuddsbetaling - kontant, faktura eller kort... 52 6.14.6 Betalingsavtale... 53 6.14.7 Kreditering / tilbakebetaling... 54 6.14.8 Søke sosialkontor... 55 6.14.9 Tidsdebitering... 57 6.14.10 Slette faktura... 58 6.14.11 Slette kvittering... 59 6.14.12 Annulering av faktura/kvittering... 60 6.14.13 Kopi/Utskrift av kvitteringer... 61 6.14.14 Ligningsbrev... 62 6.15 Diverse funksjoner funksjonsknapper i journalen... 65 6.15.1 Personalia... 65 6.15.2 Notat... 65 6.15.3 Premed/Narkose... 65 6.15.4 Epikriser... 65 6.15.5 Resept... 72 6.15.6 Henvisning... 73 6.15.7 Helseskjema... 77 6.15.8 Endo... 79 6.15.9 Perio... 81 6.15.10 Refusjon... 83 6.15.11 Bilder... 84 6.15.12 Tekniker... 87 6.15.13 Dokument... 89 6.15.14 Skjema... 94 6.15.15 Rapportering av bivirkninger ved bruk av kosmetiske produkter... 95 6.16 Søke i journaltekst... 96 6.17 Journal nødrettstilgang... 97 6.18 Reservasjon... 98 6.18.1 Sperre en journal for tilgang... 98 6.18.2 Åpne en sperret journal... 99 6.19 Traumeregistrering... 100 6.19.1 Enkel traumeregistrering... 100 6.19.2 Utvidet traumeregistrering... 100 6.20 Journal tilgangsoversikt... 103 6.20.1 Slå på tilgangslogging... 103 6.20.2 Vis loggen for journaltilgang... 103 7 Recall (innkalling)... 105 7.1 Aktivere modulen... 105 7.1.1 Angi recall for behandler... 105 7.1.2 Redigere recall for behandler... 106 7.1.3 Angi recall for pasient... 107 7.1.4 Redigere recall for pasient... 108 7.2 Innkalling av pasienter... 109 7.2.1 Automatisk innkalling/ recall av pasienter... 109 7.2.2 Manuell innkalling / recall av pasienter... 111 7.2.3 Sletting av recall-historikk og eventuelt timer... 113 7.2.4 Utskrift av pasienter uten recall avtale... 114 7.2.5 Utskrift av pasienter som skal ringe selv... 115 7.2.6 Utskrift av recall pasienter som tar kontakt selv... 116 7.2.7 Utskrift av pasienter som skal ha innkalling pr. post... 117 7.2.8 Utskrift av pasienter som skal ha innkalling pr. mail/sms... 118 7.2.9 Administrere recall på en pasient... 119
8 Gavekort... 122 8.1 Registrere gavekort... 122 8.2 Betale gavekort... 123 8.3 Bruk av gavekort... 125 8.4 Brukerinnstillinger... 126 9 Systeminnstillinger... 127 9.1 Fanen Avtalebok... 127 9.1.1 Lage ny avtalebok... 128 9.1.2 Endre en avtalebok... 129 9.2 Fanen Recall... 130 9.2.1 Sette opp recall for en behandler... 130 9.3 Fanen Oppslag... 131 9.4 Fanen E-post / sms... 132 9.5 Fanen Klinikk info... 133 9.6 Fanen Kasse... 134 9.6.1 Opprette ny kasse... 135 9.6.2 Endre brukertilknytninger for en eksisterende kasse... 136 9.7 Fanen Kontoplan... 137 9.7.1 Opprette ny kontoplan... 138 9.7.2 Endre brukertilknytninger for en eksisterende kasse... 139 9.8 Fanen Predefinering... 140 10 Lokale innstillinger... 141 10.1 Diverse-fanen... 142 10.2 Spesialinnstillinger-fanen... 143 10.3 SMS påminnelsesfanen... 144 10.4 Printeroppsett-fanen... 145 10.5 Utseende-fanen... 146 11 Innstillinger for bruker, brukersted og system... 147 11.1 Brukerinnstillinger... 147 11.2 Oppstart/recall-fanen... 148 11.3 Journal-fanen... 149 11.4 Journal-moduler -fanen... 150 11.5 Avtalebok-fanen... 151 11.6 HELFO/refusjon-fanen... 152 11.7 Regnskap-fanen... 153 11.8 Utseende-fanen... 154 11.9 Diverse-fanen... 155 11.10 Printeroppsett-fanen... 156 11.11 Logo-fanen... 157 11.12 Makroer-fanen... 158 11.13 Kopiering av innstillinger... 159 12 Registre... 161 12.1 Fanen Takster... 162 12.2 Fanen Diagnoser... 163 12.3 Fanen Adresser... 164 12.4 Fanen Div. tekster... 165 12.5 Fanen Reseptmaler... 166 12.6 Fanen Avtaletekster... 167 12.7 Medikamenter... 168 12.8 Endo... 169 12.9 Teknikerskjema... 170 12.10 Konto... 171 12.11 Helfo-takster... 172 13 Refusjoner (HELFO)... 173 13.1 HELFO behandlingsvalg i journal.... 173 13.1.1 Alternativ1: HELFO-valget i behandling.... 173 13.1.2 Alternativ 2: Høyreklikk på en behandlingslinje.... 174 13.1.3 Alternativ 3: Via Refusjonsknappen i journalen... 175 13.2 HELFO Refusjonstakster kobling mot vanlige private takster... 177 13.3 Lage Samleregning til HELFO... 178 13.4 Utskrift av Samleregning til HELFO... 181 13.5 Sende Samleregning til HELFO på CD... 182
13.6 Sende Samleregning direkte til HELFO via Helsenett.... 183 13.7 HELFO regnskap... 184 13.7.1 Lage faktura til HELFO... 184 13.7.2 Sette faktura til HELFO som betalt fra Helfo Regnskap.... 186 13.7.3 Sette faktura til HELFO som betalt fra Utestående giroer.... 188 13.7.4 Avvist krav fra HELFO... 189 14 Regnskap... 191 14.1 Registrere innbetalte giroer... 191 14.2 Purring av giroer... 192 14.3 Oversikt over utestående... 194 14.4 Omsetningsskjema... 195 14.4.1 Forklaring på kolonner i omsetningsskjemaet... 196 14.5 Budsjett... 196 14.5.1 Registrering av budsjett-tall... 196 14.6 Budsjett skjema / utskrift... 198 14.7 Planlagt... 199 14.8 Kassadagbok... 200 14.8.1 Dagsoppgjør... 200 14.9 Kasseoperasjoner... 202 14.9.1 Uttak... 203 14.9.2 Utlegg... 204 14.9.3 Korrigering av feilpostering... 205 14.9.4 Innskudd til kasse... 206 14.9.5 Angi manko/feil... 207 14.9.6 Angi differanse på bankterminal... 208 14.10 Betalingsavtaler... 209 14.11 Utskrift av giroer... 210 14.12 Kontoplan... 210 14.12.1 Registrere nytt bilag... 210 14.12.2 Se på førte utgifter, formatert versjon.... 211 14.12.3 Se på førte utgifter, enkel versjon.... 213 14.13 Bokettersyn... 214 15 SMS... 215 15.1 Nextsys Smart SMS... 215 15.1.1 Beskrivelse... 215 15.1.2 Mål... 215 15.1.3 Forhåndsregler... 215 15.2 Oppsett av SMS funksjonen... 215 15.3 Påminnelse pr. SMS... 217 15.3.1 Automatisk påminnelse pr. SMS... 217 15.3.2 Manuell påminnelse pr. SMS... 218 15.4 Recall-innkalling pr. SMS... 219 15.5 Utsendelse av reklame pr. SMS... 221 16 Sikkerhetskopiering av systemet... 223 16.1 Innledning... 223 16.2 Finne databasen... 223 16.3 Finne bilder... 227 16.3.1 Finne bilder i Nextsys... 227 16.3.2 Finne røntgenbilder... 228 16.3.3 Finne dokumenter... 228 16.4 Backupsystem fra Nextsys... 229 17 Statistikk... 230 18 Servicemodul... 232 18.1 Opprette ny utstyrsenhet... 232 18.2 Endre utstyrsenhet... 234 19 Meldingsfunksjon... 236 20 Loggføring... 237 21 Sette opp ekstra PC med Nextsys Dental Office.... 239 21.1 Forberedelser... 239 21.2 Programfiler... 239 21.2.1 Databasemotor og programfiler.... 239 21.2.2 Oppgraderingsfil... 239
21.2.3 Database... 239 21.3 Installasjon... 239 21.4 Knytte til mot server... 239 22 Spesialfunksjoner... 240 22.1 Flytte recall pasienter... 240 22.2 SQL-tilgang... 242 22.3 Etterkonvertering... 243 22.4 Sett antall brukerlisenser... 244 22.5 Aktiver funksjoner til offentlig tannhelsetjeneste... 245 22.6 Deaktiver funksjoner til offentlig tannhelsetjeneste... 246 22.7 Aktiver timebestilling... 247 22.8 Oppdater timebestilling... 248 23 Om systemet... 249 23.1 Databasemotor... 249 23.2 Nextsys... 249 24 Systemvedlikehold... 250 24.1 Om oppgradering av Nextsys Dental Office... 250 24.2 Oppgradere Nextsys Dental... 250 24.2.1 Forberedelser... 250 24.2.2 Installasjon... 251 24.3 Annet systemvedlikehold... 253
1 Innledning Nextsys Dental Office et moderne dataprogram for å administrere tannklinikker. Programmet er utviklet i den nyeste teknologi og det er hele tiden lagt vekt på brukervennlighet. Datasikkerheten er godt ivaretatt av tilgangskontrollen samt et solid databaseverktøy (SQL database). Nextsys Dental Office er også gjennom ELIN T prosjektet tilpasset nyeste HELFO regler samt Normens sikkerhetskrav for behandling av helse- og pasientopplysninger. Refusjon er totalintegrert i journalen eller kan føres separat etter eget ønske. I denne håndboka vil du finne beskrivelse og fremgangsmåte for å benytte programmet effektivt. Skulle det være problemstillinger du allikevel ikke finner svar på, kontakt supporttelefon, 930 49 210. Har du innspill om ny funksjonalitet i fremtidige versjoner, send oss gjerne en e-post til info@nextsys.no. Vi lanserer ny versjon av programmet en til to ganger i året, gjerne i forbindelse med Nordental hvert år samt ved endringer fra Helfo. Vi informerer på http://nextsys.no, på Facebook (Nextsys AS) og på Twitter (Nextsys AS) når nye oppdateringer blir tilgjengelige. Innholdet i denne manualen kan endres uten varsel og er ikke bindende for Nextsys AS. Alle rettigheter er forbeholdt Nextsys AS. Kopiering må avtales med Nextsys AS. Lykke til med Nextsys Dental Office! Lierskogen, Desember 2013
2 Hvordan komme i gang 2.1 Systemkrav Anbefalt systemkrav: Pentium 1,7Ghz eller høyere 2 GB RAM 50MB diskplass SVGA 1024x768 punkter Windows 2000, XP, Vista eller versjon 7 Nextsys AS anbefaler ikke trådløst nettverk eller trådløs mus/tastatur. Slikt utstyr er veldig følsomt for støy fra blant annet røntgenutstyr. 2.2 Installasjon Installasjon hos kunden vil foretas av Nextsys eller av en samarbeidende ekstern IT-ansvarlig. 2.3 Opplæring Det vil bli gitt opplæring i form av to opplæringstimer. Den ene gis som regel i sammenheng med installasjonen for å komme igang, og den andre gis etter en tid for å lære om de mer dypereliggende funksjonene. Man kan ellers ringe supportavdelingen til Nextsys ved behov. 2.4 Starte programmet Dobbeltklikk på ikonet 2.5 Bruker / passord Du vil se følgende skjermbilde: Kjører du en demo-versjon av systemet, er det forhåndslagret et brukernavn hansen og passord test Systemet gir også muligheten til å endre brukerinformasjon, eller legge inn nye brukere se Registrere ny bruker
Ditt personlige brukernavn (Ved bruk av demoversjonen er brukernavnet hansen ) Ditt personlige passord (Ved bruk av demoversjonen er passordet test ) Systemet kan ha flere brukere, som da har sitt eget brukernavn og passord. Disse vil bli definert ved den endelige installasjonen av systemet eller når nye behandlere begynner ved klinikken. Passord bør inneholde 8 bokstaver, og bør være personlig. Det anbefales jevnlig å bytte passord for å vedlikeholde sikkerheten i forhold til pasientjournaler. 2.6 Forkortelser EPJ = Elektronisk pasientjournal. 2.7 Hurtigtaster Programmet kan brukes effektivt med hurtigtaster. Disse er som følger: F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F12 Hjelp Søk etter pasient Vis journal for gjeldende pasient Dagens pasienter Regnskap Avtalebok Recall-modul Statistikk Påminnelse Tekstbehandler Kontakter
3 Brukere 3.1 Registrere ny bruker For å få tilgang til å registrere en ny bruker, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 1. Velg menyvalg Oppsett og Brukere 2. Legg inn opplysninger om den nye brukeren på skjema for Tilgangs - administrasjon. 3. I Login delen av vinduet legger du inn brukernavn og passord du skal benytte ved innlogging. 4. Klikk Lagre. TIPS: Passord må endres ved neste login. Er ikke det ønskelig, må dette valget fjernes før lagring av ny bruker.
3.2 Endre bruker For å få tilgang til å endre brukerinformasjon, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm. Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 1. Klikk Oppsett og Brukere på menyen. 2. Velg bruker. 3. Endre opplysninger. 4. Klikk Lagre. 3.3 Endre passord For å få tilgang til å endre passord, må du logge deg inn i systemet med brukernavn admin og passord nextadm Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator på menyen. 1. Klikk Oppsett og Brukere på menyen. 2. Velg bruker. 3. Legg inn nytt passord på felt for Login -delen av vinduet. 4. Klikk Lagre. TIPS: Bruker kan når som helst endre passordet fra menyvalg Oppsett under valget Endre passord.
3.4 Sette opp bruker med direkte oppgjør til HELFO For å få tilgang til å endre brukerinformasjon, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm. Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 1. Velg menyvalg Oppsett og Brukere 2. Velg bruker. 3. Kryss av for HELFO dir. oppgjør f.o.m.:, og velg f.o.m. dato 4. Fyll ut Org.nr. med ditt organisasjonsnummer 5. Fyll ut behandlerens IDnr. 6. Fyll ut bankkontonummer TIPS: Dette oppsettet gir brukeren mulighet til å skrive ut samleregning, og alle refusjonsskjemaer i regnskapsmodulen under HELFO. 3.5 Assistent Systemet gir anledning til å legge inn Assistenter. Som standard ligger det ikke inne noen. Systemet gir også muligheten til å endre brukerinformasjon, eller legge inn flere assistenter. Systemet kan ha flere assistenter, som da har sitt eget brukernavn og passord. Disse vil bli definert ved den endelige installasjonen av systemet eller når nye assistenter begynner ved klinikken. Passord bør inneholde 8 bokstaver, og bør være personlig. Det anbefales jevnlig å bytte passord for å vedlikeholde sikkerheten i forhold til pasientjournaler. 3.5.1 Registrere ny assistent For å få tilgang til å registrere en ny bruker, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen
1. Klikk Oppsett og Assistenter... på menyen. 2. Legg inn opplysninger om den nye brukeren på skjema for Tilgangs -administrasjon. 3. I Login delen av vinduet legger du inn brukernavn og passord du skal benytte ved innlogging. 4. Evt fjern avkrysning om passord ikke skal skiftes ved neste innlogging 5. Klikk lagre. TIPS: Passord må endres ved neste login. Er ikke det ønskelig, må dette valget fjernes før lagring av assistent. 3.5.2 Endre assistent For å få tilgang til å endre assistentinformasjon, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm. Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 1. Klikk på menyvalg Oppsett og Assistenter... 2. Velg bruker. 3. Endre opplysninger. 4. Klikk Lagre.
3.5.3 Endre assistentens passord For å få tilgang til å endre passord, må du logge deg inn i systemet med brukernavn admin og passord nextadm Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 1. Klikk på menyvalg Oppsett og Assistenter.... 2. Velg assistent i øverste felt. 3. Legg inn nytt passord i Login -delen av vinduet 4. Klikk Lagre. TIPS: Passordet kan også endres fra oppsettmenyen under valget Endre passord. 3.6 Roller Roller styrer tilganger til forskjellige deler av applikasjonen. Disse bør derfor gjennomgås, slik at alle roller er ivaretatt og at alle kan se sin del av programmet. For å få tilgang til å endre roller, må du logge deg inn i systemet med brukernavn Admin og passord nextadm Innloggingen gjør du enten ved oppstart, eller ved å velge Administrator fra Ansvarlig -listen 3.6.1 Rolletilgang 1. Velg menyvalg Oppsett og Roller... 2. Velg rolle 3. Klikk på den brukeren som skal tilknyttes 4. Klikk på +Tilknytt bruker 5. Klikk Lagre. For å få tilgang til å endre roller, må du logge deg inn i systemet med brukernavn admin og passord nextadm
1. Velg menyvalg Oppsett og Roller... 2. I vinduet Roller, klikk på +Tilgang -knappen 3. Velg rolle og kryss av for rollens tilgang Klikk på Lagre 4. Klikk på OK når du er ferdig. 3.7 Aktivere sikkerhetsfunksjoner For å aktivere sikkerhetsfunksjoner, må du være pålogget som en bruker. Innloggingen gjør du enten ved oppstart eller ved å velge aktuell bruker fra Ansvarlig -feltet. For å aktivere sikkerhetsfunksjonene i henhold til Normen må du velge menyvalg Oppsett og Systeminnstillinger
1. Klikk på fanen Klinikkinfo 2. Kryss av for Aktiver lovpålagte Sikkerhetsfunksjoner.
4 Pasientopplysninger 4.1 Registrere ny pasient 1. Klikk Søk, eller hurtigtast F2 2. Fyll inn Etternavn- og/eller Fornavn-feltene på pasienten og klikk Søk, deretter Ny hvis den ikke allerede finnes. 2. Fyll ut skjema for pasientopplysninger, og klikk OK. Ny pasient kan også registreres i avtalebok.
4.2 Se / endre pasientopplysninger Pasientopplysninger kan fortløpende endres og oppdateres. Søk / hent frem den aktuelle pasienten. 1. Åpne journalen klikk Journal eller hurtigtast F3 2. Klikk på Personalia. 3. Gjør endringer, og klikk OK.
4.3 Søke etter pasient 1. Klikk Søk eller velg hurtigtast 2. Fyll inn navn, fødselsdato eller pasient nr. i dialogboksen som kommer opp. 3. Klikk Søk. (Det kan gjøres en brukerinnstilling som automatisk søker ved å taste inn tre bokstaver eller mer...) 4. Du får da opp en liste over pasienter som stemmer med søkekriteriene. Velg pasient ved å klikke på navnet og Åpne. Pasienten som er søkt frem, legger seg på menyen. Klikk Journal eller hurtigtast for å se journal. F3 Klikk Avtalebok eller hurtigtast for å åpne avtalebok. F6. Du kan få utvidet søkebildet ved å klikke Vis utvidet søkebilde. 4.4 Vise dagens pasienter Dagens pasienter legger seg automatisk i menyen, og gir deg muligheten til å enkelt navigere mellom journalene ved bruk av pilene. TIPS: Du kan bla til neste journal ved å trykke tastene CTRL+Down. Du kan bla til forrige journal ved å trykke tastene CTRL+Up.
Dagens pasienter kan også hentes frem ved å taste hurtigtast. F4 Tips: Dersom du dobbeltklikker på en pasient, hentes journalen frem. Klikk på utskrift for å få ut listen over dagens pasienter. Velg en annen dag eller behandler. Du kan også hente frem dagens pasienter ved bruk av søkefunksjonen Søk etter pasienter. 4.5 Vise historikk for pasient - timeavtaler Viser historikk over timeavtalene til en pasient. 1. Søk frem ønsket pasient slik at den legger seg som aktiv pasient. 2. Klikk Journal og Avtaler aktiv pasient eller CTRL+A.
3. Klikk Utskrift for utskrift av oversikten. Ved utskrift av spesielle timeavtaler marker disse, og klikk Spesifisert før Utskrift. TIPS: Du markerer flere linjer ved å holde Ctrl knappen nede mens du klikker på ønskede timeavtaler. 4.6 Vise utvidet søkebilde ved søk på pasienter 1. Åpne søkebildet ved å klikke på Søk. 2. Klikk Vis utvidet søkebilde. Det utvidete søkebildet gir deg mulighet til å søke på flere kriterier når du skal søke etter pasienter. Husk at du kan legge inn en brukerinnstilling for automatisk søk ved 3 bokstaver eller mer.
5 Avtalebok Nextsys Dental Office har en avtalebok hvor du enkelt kan administrere timeavtalene for behandlerene/klinikken. Det er også mulig å registrere ferier og kurs for de ansatte. På de neste sidene blir funksjonene i avtaleboken nærmere beskrevet. 5.1 Funksjoner i avtalebok Avtalebok åpnes ved å klikke på knappen Avtalebok, eller hurtigtast F6 5.2 Navigering i avtalebok Dagens pasienter legger seg automatisk her, og gir deg en enkel mulighet til å navigere mellom disse pasientenes journaler ved å klikke på pilene. Du kan velge å vise avtaleboken for en dag, uke eller måned. Her ser du opplysninger om den valgte pasientens fremtidige timeavtaler og behandlinger. Klikk her for å vise ledige timer i avtaleboka. Klikk her for å vise helgedagene i avtaleboka. Ved å klikke på en av disse knappene, navigerer du frem, eller tilbake i kalenderen. Klikk på Utvidet for å vise flere timer i samme bildet (krever 1280x 1024 oppløsning på skjermen)
5.2.1 Registrere time Tips! Venstreklikk på rute for starttidspunkt, og hold knapp nede mens du drar musa nedover til ønsket lengde på time. 1. Enkelttime (et step) registreres ved dobbeltklikk på rute for riktig dag/klokkeslett. 2. Velg pasient timen skal registreres på. 1. Gjeldende pasient (åpen journal) 2. Søk etter pasient 3. Ny pasient (Fyll ut opplysningene om ny pasient) 4. Hent fra venteliste 3. Velg behandling, og skriv eventuelt merknad. (Merknad vil automatisk legge seg i journal) 4. Velg om pasienten ønsker påminnelse. 5. Klikk OK. Registrert time kan endres, flyttes og slettes Flere pasienter kan registreres på samme time i avtaleboka
5.2.2 Søke etter ledig time Avtaleboka har egen funksjon som hjelper deg å finne ledig time. 1. Klikk Ledig time. 2. Fyll inn ønsket lengde på timen i minutter. (minimum 15 min.) 3. Klikk Søk. 4. Klikk deg frem, eller tilbake for å finne ledig time. (uke/mnd) 5. Søk etter pasient 6. Velg behandling, og skriv eventuell merknad. 7. Velg om pasienten ønsker påminnelse. 8. Klikk OK. Registrert time kan endres, flyttes og slettes Flere pasienter kan registreres på samme time i avtaleboka 5.2.3 Endre / flytte registrert time En registrert time kan endres på flere måter i avtaleboka. 5.2.3.1 Alternativ 1 Dobbeltklikk på timen du ønsker å endre. Gjør forandringene i dialogboksen Endre timeavtale, og klikk OK. TIPS: Hvis journalen til pasienten åpnes ved dobbeltklikk, så er dette en innstilling valgt i oppsettet, som enkelt kan endres. Du finner det under menyvalg Oppsett, Brukerinnstillinger, fane Avtalebok)
5.2.3.2 Alternativ 2 Klikk høyre museknapp på avtalen, og velg Endre valgte time. Gjør forandringene i dialogboksen Endre timeavtale, og klikk OK. 5.2.3.3 Alternativ 3 En registrert time flyttes enkelt ved å ta tak i den og slippe den på ønsket tidspunkt i avtaleboka. Dette gjøres ved å flytte muspeker til avtalen, og holde venstremustast nede mens du flytter musa. Flere pasienter kan registreres på samme time i avtaleboka 5.2.4 Registrere Ikke møtt -time 1. Høyreklikk på time hvor pasient ikke har møtt. 2. Velg Ikke møtt. 3. Fyll inn beløp pasienten skal belastes med. 4. Klikk OK.
Man får automatisk linje i journalen når denne funksjonaliteten benyttes. Denne linjen kan faktureres på vanlig måte eller fra ikke møtt oversikten (Denne finnes på menyvalg Lister, Ikke møtt oversikt ). 5.2.5 Registrere flere pasienter på samme tidspunkt Det er mulig å registrere flere pasienter på samme tidspunkt ( dobbelt booking ). Alternativ 1 Finn ønsket tidspunkt i avtalebok, og dobbeltklikk på åpent (hvitt) felt ved siden av allerede registrert time. Registrer ønsket timeavtale. Alternativ 2 Ta tak i allerede registrert time i avtalebok ved å klikke venstre museknapp på avtalen, og hold den nede. Flytt timen til ønsket tidspunkt ved siden av en annen registrert time. 5.2.6 Legge pasient på venteliste 1. Klikk Venteliste. TIPS: Hvis ventelisteknappen er rød, betyr det at det ligger pasienter på ventelisten.
2. I ventelistevinduet klikk Ny. 3. Søk frem pasient, eller legg inn ny pasient 4. Velg behandling. 5. Velg Prioritet. 6. Klikk OK. 5.2.7 Hente pasient fra venteliste 1. Dobbeltlikk på et avtaletidspunkt eller marker ønsket avtaletidspunkt 2. Klikk Hent fra venteliste. 3. Klikk på ønsket pasient i skjema for venteliste. 4. Klikk OK. 5. Klikk OK i timeavtalevinduet og timeavtalen l i
6. Klikk Hent fra venteliste. 7. Klikk på ønsket pasient i skjema for venteliste. 8. Klikk OK. 9. Klikk OK i timeavtalevinduet og timeavtalen legger seg i avtaleboka.
5.2.8 Registrere fri / ferie i avtalebok Registrer ferie i avtaleboka for å unngå å gjøre timeavtaler på disse dagene. 1. Marker første hele feriedag. Tips: Du markerer hele dagen ved å klikke med venstre museknapp på linjen for kl. 08, og holde den nede til du har markert frem til kl. 16. 2. Kryss av for Fri for behandling 3. Scroll deg nedover og velg Fri i behandlingsoversikten. 4. Kryss av for Plasser f.o.m.. Hvis du bare vil sette fri en dag, velger du samme dato som f.o.m. datoen. 5. Velg dato til og med i kalenderen. 6. Klikk OK.
5.2.9 Vise stoloversikt i avtalebok Viser oversikt over timeavtaler for alle stoler på en dag i avtaleboka. 1. Velg Oppsett og Systeminnstillinger. 2. Velg skjema for Klinikkinfo. 3. Sett antall stoler tilhørende klinikken. 4. Klikk Lagre og OK. 5. Velg knappen Konfig.
6. Velg skjema Avtalebok. 7. Huk av for Vis stoloversikt. 8. Klikk OK. 9. Åpne avtaleboken. 10. Klikk på fanen Stoler for å se timeavtaler for alle stolene på ønsket dag. Datoen viser hvilken dag en ser stoloversikten for. Naviger deg frem og tilbake ved å bruke knappene for dag og uke. 5.2.10 Vise timer i helg, og utover normal arbeidstid Hak av for Vis helg. Klikk på Utvidet for å vise Avtaleboken i et bredere format.
5.2.11 Hente journal fra avtalebok Klikk på avtalen til ønsket pasient, og klikk på Journal eller hurtigtast F3 TIPS: Ved å legge inn et default valg i brukerinnstillinger kan man enkelt hente frem journalen direkte ved dobbeltklikk på avtalen: 1. Klikk på Konfig -knappen 2. Velg fane Avtalebok. 3. Huk av for Dobbeltklikk på avtale henter journal. 4. Klikk Lagre. 5.2.12 Utskrift av avtalebok 1. Hent frem ønsket uke i avtaleboken. 2. Klikk Utskrift
5.2.13 Memo funksjon Avtaleboken har en memo-funksjon (kladdebok/huskeliste) for hver dag. 1. Klikk på knappen Memo TIPS: Memo -knappen lyser rødt hvis det er lagret noe i huskelisten for dagen i dag. 2. Notèr ønsket tekst på riktig dag. 3. Klikk OK. 5.3 Systeminnstillinger i avtalebok 5.3.1 Flere avtalebøker Systemet gir muligheten til å registrere en avtalebok pr. registrert behandler. 1. Klikk Oppsett og Systeminnstillinger på menyen. 2. Klikk Ny bok under fanen Avtalebok. 3. Før inn ønsket navn på avtalebok og velg hvilken bruker den skal registreres på. 4. Velg ønsket lengde på et Step. 5. Hak av for dager vedkommende jobber, og som da skal være aktive i avtaleboka. 6. Klikk deg frem til ønsket start/slutt tid, og tidspunkt for pause og lengde på denne. 7. Klikk Opprett bok.
MERK: Det må være registrert bruker før man kan opprette ny avtalebok. MERK: Avtalebøker kan endres, eller slettes 5.3.2 Endre innstillinger for avtalebok 1. Klikk på menyvalg Oppsett og Systeminnstillinger 2. Velg navn på avtalebok du ønsker å endre. 3. Gjør endringer. 4. Klikk Lagre. 5.3.3 Slette avtalebok 1. Klikk på menyvalg Oppsett og Systeminnstillinger. 2. Velg navn på avtalebok du ønsker å slette. 3. Klikk Slett bok.
MERK: Avtaleboken bør ikke slettes selv om en behandler slutter på klinikken. Brukeren bør da settes inaktiv fra brukerregisteret og dermed blir avtaleboken inaktiv. En slettet avtalebok kan IKKE gjenopprettes. Derfor er sletting satt opp til å måtte gjøres av en med administratortilgang. 5.3.4 Lagre nye / endre avtaletekster og farger 1. Klikk Oppsett og Registre på menyen. 2. Velg fanen Avtaletekster. 3. Klikk på avtaletekst du ønsker å forandre, eller legg inn ny tekst. Endre tekst, eller velg ny farge ved å klikke på knapp for fargevalg 4. Kryss av for Uten pasient hvis du vil registrere en avtaletekst som ikke gjelder pasienter (for eksempel lunsj og fri). 5. Klikk Lagre 5.3.5 Veksle mellom flere avtalebøker Pålogget bruker kan enkelt veksle mellom avtalebøkene som er registrert i systemet. 1. Åpne avtalebok ved å klikke på Avtalebok eller Hurtigtast 2. Velg ønsket avtalebok ved å klikke på navnet. F6
TIPS: Avtaleboken til inaktive behandlere (behandlere som har sluttet), kan vises ved å høyreklikke i avtalebokoversikten og velg vis inaktive ukemaler. 5.3.6 Vise avtalebok for alle behandlere samtidig Du kan vise avtalebøkene til alle behandlere for dagen. 1. Klikk på knappen Konfig. 1. Velg fanen Avtalebok. 2. Kryss av for Vis avtalebok for alle behandlere. 3. Klikk OK 4. Åpne Avtalebok. 5. Klikk Behandlere.
6 Journal Nextsys Dental Office har en omfattende journal med mange funksjoner. Funksjonene er beskrevet på de neste sidene. 6.1 Hente frem journalen til en pasient 1. Klikk på Søk -knappen eller trykk F3 2. Klikk på Søk -knappen uten å fylle ut noe informasjon. Du får da opp ALLE pasienter. 3. Klikk på en pasient i listen som kommer opp og klikk på Åpne
6.2 Navigering i journal Info om fremtidige avtaler Valg av behandlinger Mulighet for å legge inn egen behandlingstekst Recall, neste innkalling Anmerkning om helsestatus og betaling Journal for ulike stadier i behandlingen Betaling og fakturering Journallinjer Diverse funksjoner og skjemaer.
6.3 Registrere utført behandling 1. Velg journal for Utført. 2. Marker flate / tann ved et klikk, eller velg fri linje 3. Velg behandling. 4. Klikk Lagre. TIPS: Informasjon om utført behandling legger seg på utført journal, og tannen blir markert. Nextsys Dental Office 39
6.4 Registrere diagnose Diagnose registreres på samme måte som utført behandling. 1. Velg journal for Diagnose. 2. Marker flate / tann ved et klikk. 3. Velg behandling. 4. Klikk Lagre. Nextsys Dental Office 40
6.5 Registrere planlagt behandling Planlagt behandling registreres på samme måte som utført behandling. (se kap. 5.3. for hjelp) 1. Velg journal for Planlagt. 2. Marker flate / tann ved et klikk, eller velg fri linje (se kap. 5.11). 3. Velg behandling. 4. Klikk Lagre. TIPS: Når planlagt behandling er registrert, lyser skjema planlagt rødt som en indikator. TIPS: Du kan flytte en linje fra Planlagt-journalen til Utført-journalen ved å høyreklikke på en linje i Planlagt-journalen og velge menyvalg Overfør til utført journal Nextsys Dental Office 41
6.6 Vise status for behandling Systemet gir deg muligheten til å vise status for behandling ved en bestemt dato, for eksempel for ett år siden. MERK: For å kunne bruke denne funksjonaliteten må den være aktivert. Dette gjør du i menyvalg Oppsett, Brukerinnstillinger. Gå til fanen Journal, og hak av for Vis status journal. 1. Velg journal for Status. 2. Velg ønsket dato. 3. Klikk Oppdater. Nextsys Dental Office 42
6.7 Se journalhistorikk Du kan hente frem pasientens journal historikk på en enkel, og oversiktlig måte. Denne funksjonen gjør at du enkelt kan bla deg rundt i tidligere resepter, henvisninger, epikriser m. 1. Klikk Historikk 2. Åpne kategoriene ved å klikke på pilen. 3. Dobbeltklikk på ønsket opplysning i dialogboksen for historikk. Nextsys Dental Office 43
6.8 Registrere tidligere behandling Tidligere utførte behandlinger kan registreres i journalen. 1. Klikk på Tidl. Beh. 2. Marker tann 3. Velg behandling 4. Klikk på Lagre 5. Klikk på Lukk MERK: Når denne funksjonen benyttes kommer det ikke beløp i journalen. Dette er kun ment som en status av tidligere utført behandling. Behandlingen kommer i den journalen du står (utført eller diagnose). 6.9 Registrere implantat 1. Klikk Implantat. 2. Marker tann. 3. Velg behandling. 4. Klikk Lagre. 5. Klikk Lukk når implantat behandling er ferdig registrert Nextsys Dental Office 44
6.10 Registrere egen behandlingstekst / fri tekst Det kan registreres egen behandlingstekst med beløp, som også kan faktureres. 1. Klikk på Fritekst 2. Fyll inn ønsket tekst i tekstboksen. 3. Ved behov, fyll in nummer på den aktuelle tannen. 4.Ved behov, sett honorar. 5. Klikk OK 6.11 Slette behandling / diagnose 1. Aktiver journalen for Utført. 2. Klikk på linjen som skal slettes. 3. Klikk Slett linjer. Nextsys Dental Office 45
MERK: Kun dagens behandling kan slettes. Det er ikke mulig å slette fakturert behandling betalingen må da først annulleres. 6.12 Endre behandlingslinje Lagrede behandlinger og linjer fra i dag (bortsett fra fakturerte linjer) kan endres. 1. Dobbeltklikk på behandlingslinjen i journalen som skal endres. 2. Gjør endringer. 3. Klikk Lagre 6.13 Registrere behandling med refusjon direkte i journal Når behandlingstakster er koblet direkte mot refusjonstakster, vil det automatisk bli generert Skjema for tannbehandling 5.6 med angitt takst. Nextsys Dental Office 46
1. Registrer behandlingen 2. Klikk Refusjon for å se på detaljer på refusjonsskjema TIPS: Refusjon lyser rødt når behandlingstakster er koblet direkte med refusjonstakster. MERK: Se eget kapittel for manuell føring av refusjon, uten direkte kobling behandlingstakster / ref.takster. 6.14 Betaling/faktura 6.14.1 Kontant betaling 1. Marker behandlingslinjer på Utført -journalen: Flytt musepeker til den øverste linjen, og hold venstre mustast nede mens du drar markeringen over alle linjer. ELLER Hold CTRL-tasten nede mens du klikker på de ønskede behandlingslinjene. Nextsys Dental Office 47
2. Klikk på Kontant Betalingen kan deles opp, og restbeløpet kan valgfritt betales med kontant, faktura eller kort. Det er mulig å innbetale et forskudd med kontant, faktura eller kort. Kopi/Utskrift av kvittering kan skrives ut i ettertid. 6.14.2 Betaling pr. faktura 1. Marker behandlingslinjer på Utført -journalen: Flytt musepeker til den øverste linjen, og hold venstre mustast nede mens du drar markeringen over alle linjer. ELLER Hold CTRL-tasten nede mens du klikker på de ønskede behandlingslinjene. 2. Klikk på Faktura. TIPS: Det blir lagt inn et administrasjonsgebyr, hvis det er valgt i systeminnstillingene (Menyvalg Oppsett, Systeminnstillinger, Gå til fanen Klinikkinfo) Nextsys Dental Office 48
3. Klikk OK for mottatt betaling, og kvittering skrives ut. Betalingen kan deles opp, og restbeløpet kan valgfritt betales med kontant, faktura eller kort. Det er mulig å innbetale et forskudd med kontant, faktura eller kort. Kopi/Utskrift av kvittering kan skrives ut i ettertid. 6.14.3 Betaling pr. kort 1. Marker behandlingslinjer på Utført -journalen: Flytt musepeker til den øverste linjen, og hold venstre mustast nede mens du drar markeringen over alle linjer. ELLER Hold CTRL-tasten nede mens du klikker på de ønskede behandlingslinjene. 2. Klikk på Kort. Nextsys Dental Office 49
3. Klikk på Terminal - knappen for å overføre beløpet til kortterminalen. MERK: Nextsys må ha lisens og være satt opp med betalingsterminal. Modulen Betalingsterminal må være aktivert, for at knappen Terminal skal være synlig. 4. Klikk på Overføre til terminal 5. Klikk Utskrift for kvittering, og OK for mottatt betaling. MERK: Nextsys støtter i dag COM-terminaler fra BBS/NETS og Payex, og vil utvide dette til støtte for Point-terminaler og USB-terminaler fra NETS og Payex i løpet av 2014. Betalingen kan deles opp, og restbeløpet kan valgfritt betales med kontant, faktura eller kort. Det er mulig å innbetale et forskudd med kontant, faktura eller kort. Kopi/Utskrift av kvittering kan skrives ut i ettertid. Nextsys Dental Office 50
6.14.4 Dele betalingen - kontant, faktura eller kort Betalingen kan deles opp, og betales valgfritt med kontanter, faktura eller kort. 1. Klikk Kontant, Faktura eller Kort. 2. Velg Delbetaling. 2. Velg betalingsmåte. 3. Fyll inn beløp. 4. Klikk OK. Delbetalingen vil nå legge seg som en egen linje i journalen for Utført og saldoen blir korrigert. MERK: Marker alle linjer inkl. delbetalingen i journal når man skal lage Restbetaling. Nextsys Dental Office 51
6.14.5 Forskuddsbetaling - kontant, faktura eller kort Det kan betales inn forskudd valgfritt med kontant, faktura eller kort. TIPS: Ved forskuddsbetaling er det fornuftig å bruke journal for planlagt behandling for å kunne se et overslag på pris. 1. Klikk Kontant, Faktura eller Kort. 2. Velg Forskudd. Nextsys Dental Office 52
5. Velg betalingsmåte. 6. Fyll inn beløp. 7. Klikk OK. Forskuddsbetalingen vil nå legge seg som en egen linje i journalen for Utført og saldoen blir korrigert. MERK: Marker alle linjer inkl. delbetalingen i journal når man skal lage Restbetaling. 6.14.6 Betalingsavtale Betalingsavtale er et alternativ til delbetaling, og gir muligheten til å definere terminer og rente. 1. Klikk Faktura i journalen. 2. Klikk Bet. avtale.. Nextsys Dental Office 53
3. Fyll inn kriterier for avtalen. 4. Klikk Beregn for å se utregningen. 5- Klikk Bekreft avtalen. 6.14.7 Kreditering / tilbakebetaling Det er mulig å tilbakebetale til en pasient, for eksempel ved for mye innbetalt. Vises som minus beløp på saldo. 1. Marker journallinje, og klikk Kontant. Nextsys Dental Office 54
Klikk OK for å bekrefte tilbakebetalingen. (Vises her som -500) 6.14.8 Søke sosialkontor Det kan søkes sosialkontor ved planlagt behandling. 1. Velg Planlagt behandling i journalen. 2. Marker behandlingslinjer i journalen det som skal søkes sosialkontor om bidrag til: Flytt musepeker til den øverste linjen, og hold venstre mustast nede mens du drar markeringen over alle linjer. ELLER Hold CTRL-tasten nede mens du klikker på de ønskede behandlingslinjene. Nextsys Dental Office 55
2. Klikk S nederst på journalen. (Vises kun i Planlagt - journalen) 3. Fyll ut begge sidene i skjema Søknad til sosialkontor. Nextsys Dental Office 56
4. Klikk utskrift for å skrive ut søknaden. Legg merke til side 2 i skjemaet Søknad til sosialkontor. Her kan du legge inn eventuell ref. fra trygden og egenandel. 6.14.9 Tidsdebitering En behandling kan tidsdebiteres ved å legge inn antall minutter og spesifisere en takst. 1. Legg inn utført behandling i journal. 2. Klikk på behandlingslinjen som du ønsker å tidsdebitere. 3. Høyreklikk, og velg tidsdebitering. Nextsys Dental Office 57
4. Legg inn antall minutter 5. Endre takst om ønskelig 6. Kikk OK MERK: Kun dagens behandling kan tidsdebiteres. 6.14.10 Slette faktura 1. Marker behandlingslinjen i journalen. 2. Klikk på Slett linjer 3. Klikk OK MERK: Kun dagens faktura kan slettes. Dette vil føre til et hull rekken av fakturanumre, og vil kunne påpekes av regnskapsfører. Du bør benytte Annulering av faktura. Nextsys Dental Office 58
6.14.11 Slette kvittering Ved mottatt kontantbetaling kan en betaling med tilhørende kvittering slettes. 1. Marker behandlingslinjen i journalen. 2. Klikk på Slett linjer 3. Klikk OK MERK: Kun dagens betalinger kan slettes. Dette vil føre til et hull rekken av kvitteringsnumre, og vil kunne påpekes av regnskapsfører. Du bør derfor benytte Annulering av kvittering. Nextsys Dental Office 59
6.14.12 Annulering av faktura/kvittering Å annulere en faktura eller kvittering sørger for at det i regnskapet ikke blir hull i nummerrekken av kvitteringer eller fakturaer. 1. Klikk på Faktura 2. Klikk på Slett linjer 3. Merk opp den linjen du vil annulere. 4. Klikk på Annuler giro/kvitt. 5. Klikk OK 6. Eventuelt klikk Utskrift dersom du skal ha utskrift. Nextsys Dental Office 60
TIPS: Annuleringen er nå dokumentert i journalen med teksten Annulert faktura nr.. eller Annulert kvittering nr.. 6.14.13 Kopi/Utskrift av kvitteringer Det er mulig å skrive ut kvitteringer på etterhånd. 1. Klikk Kontant, Faktura eller Kort i journalbildet. Nextsys Dental Office 61
2. Klikk på ønsket linje. 3. Klikk Kopi av kvitt/giro. 6.14.14 Ligningsbrev Brukes for å lage attester til pasienter som ønsker å kreve fradrag i selvangivelsen. 6.14.14.1 Flere pasienter 1. Velg menyvalg Verktøy, Ligningsbrev Nextsys Dental Office 62
2. Sett ønsket periode, og eventuelt minimums beløp. 3. Klikk Hent data. 4. Velg utskriftsmåte. TIPS: Velg utskrift av enkeltpasienter ved å klikke på linjen og Skriv ligningsbrev til spesifiserte. Hold ctrl-knappen nede ved valg av flere enn en pasient. 6.14.14.2 Enkelt pasient Åpne journal til ønsket pasient. (se kap. 5.1.) 1. Klikk Kontant, Faktura eller Kort i journalbildet. Nextsys Dental Office 63
2. Velg Reskontro utskrift. 3. Velg Ligningsbrev 2. Sett ønsket periode, og eventuelt minimums beløp. 3. Klikk Hent data. 4. Velg utskriftsmåte. Nextsys Dental Office 64
6.15 Diverse funksjoner funksjonsknapper i journalen 6.15.1 Personalia Pasientinformasjon. Recall opplysninger. Diverse opplysninger om pasient. 6.15.2 Notat Notatskjema for noter som ikke bør synes i hovedbildet til journalen. Vanlige funksjoner for behandling av tekstdokument. 6.15.3 Premed/Narkose Dette er en modul som er under utviklng for det offentlige etann-prosjektet, og blir tilgjengelig senere. 6.15.4 Epikriser Oversikt over innkommet og utgående epikriser. Tekstbehandler for å lage epikrise. Nextsys Dental Office 65
6.15.4.1 Inngående epikriser 1. Klikk på Epikriser - knappen i journalen 2. Klikk på Reg. Ny 4. Sett dato, registrer avsender og arkivnummer 5. Klikk Scan.. for å scanne inn dokumentet. 6. Klikk Hent fra henv.. for å hente opplysninger om avsender og årsak til henvisning. Nextsys Dental Office 66
6.15.4.2 Scanne epikriser 1. Sett tittel, og før inn anmerkninger. 2. Klikk Scan dokument.. og velg kilde. Epikrisen lagrer seg i oversikten, og kan hentes frem ved dobbelt klikk. 3. Tilpass dokumentet ved å bruke funksjonsknappene. 4. Klikk Lagre. 5. Klikk OK for å avslutte. 6.15.4.3 Utgående epikrise 1. Klikk på Epikriser - knappen i journalen 4. Klikk på Ny Nextsys Dental Office 67
4. Velg mottaker. 5. Skriv epikrise tekst. 6. Kryss av om du ønsker utskrift med Perio. 7. Klikk Lagre. 8. Klikk Utskrift. 9. Klikk OK for å avslutte 6.15.4.4 Sende Epikrise via Norsk Helsenett 1. Klikk på Epikriser -knappen i journalen 2. Klikk på Ny Nextsys Dental Office 68
3. Velg mottaker. 4. Skriv epikrisetekst eller velg fra en mal 5. Kryss av om du ønsker utskrift med Perio. 6. Klikk Lagre. 7. Klikk Helsenett for å sende til Norsk helsenett. 8. Klikk OK for å avslutte 6.15.4.5 Epikrisemaler 6.15.4.5.1 Lage en epikrisemal Dersom en bruker en spesifikk epikrise ofte, kan den enkelt lagres som mal og benyttes om igjen. 1. Klikk på Epikriser - knappen i journalen 3. Klikk på Ny Nextsys Dental Office 69
5. Velg mottaker. 6. Skriv epikrise tekst. 7. Kryss av om du ønsker utskrift med Perio. 8. Klikk Lagre som mal. 7. Oppgi malens navn 8. Klikk OK 6.15.4.5.2 Bruke en epikrisemal 1. Klikk på Epikriser - knappen i journalen Nextsys Dental Office 70
2. Klikk på Ny 3. Velg mottaker. 4. Kryss av om du ønsker utskrift med Perio. 5. Klikk på ønsket mal i listen, og klikk Velg. 6. Klikk Lagre. 7. Klikk Utskrift. 8. Klikk OK for å avslutte 6.15.4.6 Sykemelding Sykemeldingsskjema. Oversikt over tidligere sykemeldinger. 1. Klikk på Sykemelding - knappen i journalen Nextsys Dental Office 71
Tidligere sykemeldinger hentes frem ved dobbeltklikk i oversikten Klikk Ny for blankt skjema. 6.15.5 Resept Reseptskjema. Oversikt over tidligere utskrevne resepter. 1. Klikk på Resept - knappen i journalen. Nextsys Dental Office 72
2. Velg Preparatmal 3. Velg Form 4. Velg Reit 5. Klikk Lagre og Nytt preparat hvis det skal være flere på samme resept. 6. Velg Hvit resept eller Blå resept på Blankettype. 7. Kryss evt. av for Cave, og beskriv i feltet under. 8. Klikk Utskrift. TIPS: Tidligere resepter hentes frem ved dobbeltklikk i oversikten. TIPS: Tidligere resepter kan brukes som utgangspunkt ved nye resepter ved å opprette en kopi. 6.15.6 Henvisning Skjema for henvisning Oversikt over tidligere henvisninger 6.15.6.1 Skrive en henvisning 1. Klikk på Henvisning - knappen i journalen. Nextsys Dental Office 73
2. Velg spesialist / andre du skal henvise til. 3. Legg inn informasjon. 4. Klikk Utskrift. 5. Klikk Ok. 6.15.6.2 Bruke henvisningsmaler 6.15.6.2.1 Bruke en mal 1. Klikk på Henvisning - knappen i journalen 2. Velg eksisterende henvisningsmal ved å dobbeltklikke på en linje. 3. Legg inn informasjon. 4. Klikk Utskrift. 5. Klikk Ok. Nextsys Dental Office 74
6.15.6.2.2 Lage en mal 1. Klikk på Henvisning - knappen i journalen 6. Velg eksisterende henvisningsmal ved å dobbeltklikke på en linje ELLER fyll ut informasjonen som skal brukes som mal, se kap. 5.16.6 7. Rediger all informasjon slik den skal være som mal. 8. Klikk Lagre som mal. 9. Klikk Ok. Nextsys Dental Office 75
6.15.6.3 Sende henvisning via Norsk Helsenett. 1. Klikk på Henvisning - knappen i journalen 2. Fyll ut informasjonen 3. Klikk Helsenett. 4. Klikk Ok. Nextsys Dental Office 76
6.15.7 Helseskjema Skjema for pasientens helsestatus, allergier og andre viktige opplysninger som har betydning for behandlingen. Oversikt over tidligere helseskjema. 1. Klikk på Helseskjema - knappen i journalen 5. Fyll ut informasjonen 6. Klikk Lagre. 7. Klikk Utskrift 8. Klikk Ok. Det vil vises melding i rødt både i journalen, og i registreringsbildet for avtaler når det er lagt inn opplysninger som CAVE der en kan legge inn for eksempel informasjon om bruk av blodfortynnende medisiner på en pasient. Nextsys Dental Office 77
6.15.7.1 Eksempler på CAVE: Ved registrering av en avtale: I journalbildet: TIPS: Fører du musepekeren over meldingen kan du lese opplysningen uten å måtte hente frem helseskjemaet. Nextsys Dental Office 78
6.15.8 Endo Skjema for registrering av endo-behandling. Oversikt over tidligere endo-behandlinger. 1. Klikk på Endo -knappen i journalen 1. Klikk Ny tann. 2. Oppgi tann og klikk OK. 3. Fyll ut diagnose og andre opplysninger. 4. Klikk OK. TIPS: Tidligere behandlede tenner og tenner under behandling hentes frem fra oversikten Behandl. tenner. TIPS: Endo-behandling markeres på tann i hovedjournalen med farge som representerer de forskjellige seansene. Nextsys Dental Office 79
6.15.8.1 Alternativ Endo - modul Ny valgfri layout på skjema / journal for endo behandling. Valget settes i Konfig under fanen Journal - moduler. 1. Klikk Ny tann. 2. Velg en av fanene for type behandling som skal utføres. 3. Velg diagnose og andre opplysninger. 4. Klikk Lagre. 5. Klikk OK TIPS: Tidligere behandlede tenner, og tenner under behandling hentes frem fra oversikten behandl. tenner. TIPS: Endo behandling markeres på tann i hovedjournalen med farge som representerer de forskjellige seansene. Nextsys Dental Office 80
6.15.9 Perio Skjema for perio målinger. Oversikt over tidligere målinger. 6.15.9.1 Perio-skjema med fire lommer 1. Klikk på Perio -knappen i journalen 1. Klikk Ny. 2. Marker lomme på aktuell tann ved å klikke i ruten. 3. Velg Egenskaper 4. Klikk Lagre. 5. Gjenta for hver enkelt lomme. 6. Klikk Tidsdebitering eller før inn beløp. 7. Legg inn eventuelle kommentarer. 8. Klikk Lagre. 9. Klikk Ok. TIPS: I skjemaet for Perio finnes flere ekstra funksjoner, blant annet muligheten for grafisk fremstilling og overføring til epikrise. Nextsys Dental Office 81
6.15.9.2 Perio-skjema med seks lommer 1. Klikk på Konfig 2. I fanen Journal-moduler, hak av for Periomodul med seks lommer 3. Klikk Lagre. 4. Klikk OK. Dermed vil Perio-skjemaet få 6 lommer: Nextsys Dental Office 82
6.15.10 Refusjon Skjema for refusjon. Oversikt over tidligere skjemaer. 1. Klikk på Refusjon - knappen i journalen 2. Velg refusjonstakst 3. Klikk Lagre for hver refusjonstakst som skal være med. TIPS: For å unngå feil FØR refusjoner sendes inn, er det er bygget inn funksjonalitet som forteller når det er mangler på refusjonsskjemaet. Før musen over feilmeldingen, og du vil se hva som må korrigeres. Samlet utskrift av refusjonsskjemaer for en periode, gjøres i modulen HELFO samleregning. Systemet gir deg muligheten til å koble behandlingstakster direkte mot refusjonstakster, for å unngå dobbeltarbeid. Nextsys Dental Office 83
6.15.11 Bilder Bildebehandling. Lagrede bilder (f. eks foto). 6.15.11.1 Hente nytt bilde fra filsystemet 1. Klikk på Bilder -knappen i journalen 2. Klikk på Ny TIPS: Bildene vil legge seg inn i kronologisk rekkefølge for rask gjenfinning. Nextsys Dental Office 84
3. Finn filen, klikk en gang på den og klikk Åpne 4. Fyll uttittel 5, Klikk OK Løsningen støtter pr. i dag følgende filformater: Det betyr at en kan legge inn hvilket som helst bilde som eksisterer i et av disse formatene, for eksempel bilde av pasienten eller av pasientens kjæledyr. Nextsys Dental Office 85
6.15.11.2 Scanne inn nytt bilde 1. Klikk på Bilder -knappen i journalen 2. Klikk på Scan inn bilde. 3. Velg Kilde 4. Klikk Velg MERK: Forskjellige scanneløsninger har forskjellig funksjonalitet. Vi begrenser derfor forklaringen til den delen som tilhører Nextsys Nextsys Dental Office 86
TIPS: Det er mulig å sette opp bildearkivet til å bruke samme filkatalog som røntgenprogrammet. Du kan endre innstillingene for dette under menyvalg Oppsett, Lokale innstillinger under fanen Diverse 6.15.12 Tekniker Teknikerskjema. Oversikt over tidligere skjema. 1. Klikk på Tekniker - knappen i journalen 2. Klikk Ny 3. Velg Tekniker 4. Velg tidsønske, og ønske om kontakt. 5. Velg tann som skal behandles. 6. Velg behandling, og arbeidets art. Klikk Lagre for hver behandling 2. Gi en beskrivelse av arbeidet som ønskes utført. 3. Fyll inn informasjon om vedlegg. 4. Klikk Lagre. 5. Klikk Utskrift. 6. Klikk OK Nextsys Dental Office 87
Lagrede teknikerskjema legger seg i oversikten på høyre side, og kan hentes frem ved dobbeltklikk. Eksempel på Teknikerskjema ved utskrift: Nextsys Dental Office 88
6.15.13 Dokument Tekstbehandlingsmodul med oversikt over utgående og innkommet brev. Modulen har funksjoner for å importere informasjon fra resepter, diagnoser etc. Du har også muligheten til å hente dokumenter lagret andre steder. Dokumentmodulen kan brukes for å lage brev til pasient, trygdekontor, sosialkontor etc. 6.15.13.1 Lagre et innkommet dokument 1. Klikk på Dokument - knappen i journalen. 2. Klikk Reg. ny Nextsys Dental Office 89