Program for elektroniske tjenester prosjekt for fellesfunksjonalitet 16.02.2016 Trine Lind og Steinar Skagemo - Byrådsavdeling for finans
Tema Kort om Oslo kommune Digitaliseringssatsingen: Program for elektroniske tjenester (2014-2018) Tjenestedesign i Oslo kommune Brukerreiser Effekter av metoden Designvalg: «Et helhetlig overbygg» Forene virksomheters fragmenterte systemer til helhetlige tjenester, gjennom felles funksjonalitet Realisering: Bygge på eksisterende plattform ITAS utviklings-, kjøre- og integrasjonsplattform «intern sky» Mikrotjenester, DevOps, kontinuerlige leveranser Utfordringer smidig utvikling og drift i parlamentariske prosesser
Fakta om Oslo kommune Oslo kommune er en av Norges største arbeidsplasser med mer enn 47 000 ansatte, ca 37000 årsverk. Kommunen har over 48 virksomheter (etater, foretak, aksjeselskaper) som står for kommunens utøvende forvaltning og tjenesteproduksjon. By i vekst Folketall 1.1.2015: 647 676 (SSB) Sterk vekst: I overkant av 10 000 flere innbyggere sist år En av Europas raskest voksende byer
Byrådserklæringen okt. 2015 En digital by - Byrådet vil: At alle innbyggerrettede tjenester som kan digitaliseres skal digitaliseres, hvor innbyggernes behov skal være førende i utviklingen At flere digitale tjenester skal tilbys som varslingstjenester gjennom SMS, e-post og applikasjoner til innbyggerne for å gi en bedre og mer effektiv brukeropplevelse At alle etater skal tilgjengliggjøre verdifulle data for publikum på DIFIs åpne dataplattform, for å bidra til innovasjon Arbeide for flere åpne trådløse nettverk i samarbeid med reise- og næringslivet
Digitaliseringssatsingen: Program for elektroniske tjenester
Organisering av digitale tjenester Byrådet Styringsgruppen Finansbyråden Kommunaldirektører Programleder Seksjon for digitalisering i Byrådsavdelingen for finans Porteføljen Prosjektene i programmet Insentivordningen Andre digitale tjenester
Prinsipper for utvikling av digitale tjenester 1) Når jeg trenger informasjon eller en tjeneste fra Oslo kommune, velger jeg de digitale kanalene 2) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, klarer jeg raskt og enkelt å gjennomføre hele prosessen digitalt, og ved hvert steg veiledes jeg med støtte, status og veien videre 3) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, oppleves informasjon og tjenester oppdaterte, etterrettelige, konsistente og forståelige 4) Når jeg trenger eller velger det, oppdaterer og veileder Oslo kommune meg med proaktive digitale tjenester 5) Når jeg trenger informasjon eller tjenester fra Oslo kommune, tilbyr kommunen digitale løsninger som er optimalisert for meg, hvor jeg er og det digitale mediet jeg har tilgjengelig 6) Når jeg har behov utover Oslo kommunes tjenestetilbud, kan andre utvikle løsninger og skape innovasjon i markedet basert på kommunens åpne data og grensesnitt
Fra internt fokus til innbyggerfokus Behov innbyggere og næringsliv Kontinuerlig forbedring Arbeidsprosesser, rutiner og organisering i kommunen IKT-løsninger som dekker behovene
Oslo kommunes metode for tjenestedesign
Brukerreise - helhetlig sammenheng (innbygger/næringsliv, saksbehandler, andre aktører, IKT-løsninger og informasjon kommunalt og nasjonalt)
Selvbetjening Korrespondanse og saksinformasjon Automatisk oppdatering Gode tjenester til tross for diversifisert i backend
Fellesfunksjonalitet Mange ulike tjenesteområder like funksjonelle behov Gjenbruk - Mål å gjenbruke fremfor å lage ting selv Bedre og helhetlig brukeropplevelse på tvers av offentlig sektor Fleksibilitet i forhold til når ny funksjonalitet blir tilgjengelig Utfordrer nasjonale felleskomponentenes leveransemodell Bakgrunn og analyse, samt funksjonelt målbilde dokumentert i «Helhetlig design for felles funksjonalitet»
Funksjonelt målbilde fellesfunksjonalitet - Helhetlig design
Dagens fellesfunksjonalitet som er satt i produksjon Løsninger som alle virksomheter er avhengige av og som det ikke er kostnadseffektivt for kommunen å la hver virksomhet utvikle selv. Eksempler: MIN SIDE Gir tilgang til kommunens digitale tjenester på en samlet og enhetlig måte SVAR UT Digital løsning som erstatter papirforsendelser i ordinær post Sendingen mottar du i Altinn eller annen valgfri elektronisk postkasse VEILEDET DIALOG Rammeverk som hjelper brukeren gjennom saksfeltet Gir veiledning i tjenesteytelsen og i den videre digitale tjenesteprosess
Id porten og Kontaktregisteret er en integrert del av MinSide
MinSide er vår flate for tilpassede tjenester, informasjon og meldinger
Fordi du logger deg inn med ID-porten vet vi hvem du er og hvor du bor og hva du eier
Vi bruker kontaktregisteret i vår løsning for abonnement og varsling for eksempel om nytt i en byggesak
Abonnementene administrerer du fra MinSide her kan du også velge å få varselet til en annen adresse
Veiledet dialog Hovedprinsipper Stegvis og veiledning i prosessen Preutfylling (default verdier) Gjenbruk av informasjon Automatisering av arbeidsprosesser Universelt utformet og tilgjengelig
Standard betalingsløsning
Automatisert saksbehandling Så fort gebyret er betalt importeres søknaden inn i Næringsetatens dokumentsystem. Under gitte forutsetninger produseres også et vedtak om at søknaden er innvilget. Vedtaket eksporteres også til Næringsetatens dokumentsystem og sendes ut via SvarUt. Hvis det er oppgitt en annen bevillingssøker eller skjenkeansvarlig enn den som fyller ut søknaden, vil de få kopi av vedtaket. Kontaktinformasjonen hentes fra kontaktregisteret. Effekter: Halvert saksbehandlingstid for enkelte bevillinger I noen tilfeller automatisert saksbehandling svar på sekunder
Nabovarsel - Informasjon om eiendommen 1 (øverste del)
Informasjon om eiendommen 2 (nederste del)
Hva skal du gjøre? - 1
Velg hvem som skal varsles Før klikk i kartet
Velg hvem som skal varsles Etter klikk i kartet
Velg hvem som skal varsles Finn eiere
Kvittering med link til Min side
Min side med genererte dokumenter
Felleskomponenten Svar ut Ulike integrasjoner via KOS/ITAS
Tjenestene oppfyller kravene til responsivt design (mobile first) og universell utforming
REALISERING: BYGGE PÅ «ITAS»
Historikk Utviklet over tid med utgangspunkt i et produkt for web-applikasjoner og integrasjon som ble anskaffet i 2003 For mer om historikken og de teknologiske veivalgene, se http://gundelsby.com/ foredrag av Jan Henrik Gundelsby (KnowIT) Frem til 2014 ble alle tjenester på ITAS utviklet av ett team bl.a. mye tjenester for integrasjoner f.eks. mellom fagsystem og eksterne tjenester men også web-applikasjoner både interne og eksterne Fra 2014 skalert opp med ett team i tillegg for felles funksjonalitet
Tall 6 miljø (prod + fem testmiljø) I produksjon: 164 mikrotjenester dvs komponenter som kjører som sine egne applikasjoner i egen JVM To instanser av hver tjeneste for å kunne produksjonssette uten nedetid Til sammen 328 Java-prosesser 64 databaseschema Antall endringer som rulles ut (produksjonssettes): Ca 200 pr måned
Mikrotjenester Devops - Kontinuerlige leveranser
ITAS og Prosjekt for fellesfunksjonalitet Fra «Helhetlig design» kap 5.8 Primært er ITAS applikasjonsplattformen der alle tjenestene som utvikles i regi av prosjekt for fellesfunksjonalitet kjører. Dernest er det en plattform for integrasjon mellom ulike tjenester både interne og eksterne. En viktig egenskap ved ITAS både som applikasjons- og integrasjonsplattform er hvordan plattformen understøtter alle fasene i veien fra ide til kjørende kode inkludert felles logging og overvåking, se mer om det i kapittel 5.8.4.
Referansearkitektur - fellesfunksjonalitet
Fra idé til kjørende kode i ITAS Utgangspunktet er at det er gjort et arbeid med tjenestedesign og brukerreise og det skal etableres en funksjonell spesifikasjon. Funksjonell spesifikasjon utarbeides i Confluence, og det tilhørende diagramverktøyet, og danner utgangspunkt for brukerhistorier, som beskrives i JIRA Utviklingen begynner og kildekode håndteres i Github Etter utviklernes egne tester rulles ny funksjonalitet ut i testmiljø, gjennom automatiserte prosesser for bygging og utrulling av tjenester Testing resulterer i rapportering av feil eller endringsbehov i JIRA, og retting av koden i Github Når leveransen er godkjent produksjonssettes den som en eller et sett av nye og endrede tjenester, og logg- og overvåkingsverktøy oppdateres, og det sendes varsler og oppdateres i driftsdokumentasjonen i tråd med ITIL Dersom produksjonssettingen innebærer endringer på kjørende tjenester gjøres det uten nedetid Overvåkingen vil raskt avdekke om produksjonssettingen skaper problemer for andre tjenester, og i så fall vil endringen rulles tilbake, uten nedetid. Eventuelle feilete meldinger blir liggende på kø-er og er klare til å sendes på nytt når tjenesten er oppe igjen. Når tjenesten er i drift håndteres den av det generelle forvaltnings-, vedlikeholds og endringsregimet (ITIL)
ITAS som plattform for realiseringen av «Helhetlig design» (kap. 5.8.5) Som det fremgår i innledningen til kapittel 5 er det valgt en løsningstilnærming i Program for elektroniske tjenester med et «helhetlig overbygg» for å kunne realisere tjenester som dekker de identifiserte behovene. Det er en konsekvens av at det er et omfattende og komplekst systemlandskap i kommunen og vil være det i lang tid fremover. Derfor er også fleksibilitet en viktig forutsetning for å kunne realisere det helhetlige overbygget. ITAS som plattform har gjennom de siste ti årene blitt videreutviklet og modnet til det den er i dag, med stor fleksibilitet både teknisk og organisatorisk/utrullingsmessig.. Dermed er ITAS godt egnet som plattform for å realisere løsningstilnærmingen for Program for elektroniske tjenester.
ITAS som plattform for realiseringen av «Helhetlig design» II Gjenbruk av informasjon gjennom integrasjon mot eksisterende interne og eksterne informasjonskilder, jfr 5.7 Informasjonstjenester Forutsetning: Virksomheten som er ansvarlig for tjenesten må ha hjemmel til å bruke informasjonen for det aktuelle formålet. Å be innbyggeren samtykke i gjenbruk er en mulighet for å etablere en slik hjemmel Transformasjon av data, slik at: Informasjon som er tilgjengelig i henhold til én informasjonsmodell og på ett format, kan transformeres for å passe i nye sammenhenger Informasjon som er spredt på flere systemer, hentes fra flere kilder, settes sammen til en melding som kan formidles videre (aggregering) Forutsetning: På samme måte som over må det foreligge en hjemmel for bruk, og virksomheten som er ansvarlig for tjenesten må forsikre seg om at transformasjonen ikke fører til at informasjonen endrer betydning og fører til misforståelser og i verste fall gale avgjørelser
ITAS som plattform for realiseringen av «Helhetlig design» III Automatisering basert på den informasjonen som foreligger. Dette kan skje: Som del av den veiledete dialogen informasjon som oppgis et sted gir veiledning til hva som må oppgis videre Validering - automatiserte tester på om informasjonen er korrekt og komplett slik at det er grunnlag for å behandle søknaden Saksbehandlingsregler, slik at det kan fattes automatisk vedtak dersom kriteriene for det er tilstede Forutsetning: I alle tilfellene er det en forutsetning for automatiseringen at den ansvarlige virksomheten forsikrer seg om at automatiseringsreglene er i tråd med det regelverket og de rutinene som gjelder for saksbehandlingen Det vil ofte være en vurdering hvor mye av funksjonaliteten som er nevnt over (forretningslogikk) som bør implementeres i virksomhetenes eget fagsystem, eller som del av de elektroniske tjenestene som utvikles i ITAS. I noen tilfeller vil det være en avveining mellom å få etablert mer brukervennlige tjenester og mer automatisering av saksbehandling på en raskere måte kontra det å implementere og forvalte/holde oppdatert virksomhetens forretningslogikk på flere ulike systemer fremfor å holde dem samlet i ett fagsystem.
Hvordan? Bygger for endring og gjenbruk Mikrotjenester krever en form for DevOps og driftsnærhet Mikrotjenester muliggjør kontinuerlig leveranser, gjenbruk og forbedring Fornøyde tjenesteeiere får dekket behov og tett på utvikling
Gjennomføringsstrategi elektroniske tjenester Kombinere: politisk forankring, forutsigbarhet og styring ihht årlige budsjetter smidig utvikling, kontinuerlig leveranser og forbedring