Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 20. april 2015 kl. 14.00 ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 01/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 5. desember 2015 Sak 02/15 Sak 03/15 Sak 04/15 Sak 05/15 Gjennomgang av sakslister fra siste kommunestyremøte i Evenes. Gjennomgang av tilbakemeldinger fra administrasjonen etter vedtak i kontrollutvalgssak 13/14. Regnskap Evenes kommune for 2014 oppfølging status. Gjennomgang regnskap og formål Evenes kraftforsyning som ledd i selskapskontrollen. Sak 06/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Forebygging og oppfølging av sykefravær - Evenes kommune. Sak 07/15 Eventuelt/orienteringer. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Evenes, 11. april 2015 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 11. april 2015 ELU Consult AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/15 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 5. desember 2015 Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 5. desember 2015
Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 5. desember 2014 Fra sak: Til sak: 18/2014 21/2014 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Leif Jørgen Jakobsen Rolf Moholt Ragnar Fronth IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Heimdal FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Hugo Heimgård, økonomisjef Evenes kommune Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Jan Egil Dørum fra KomRev Nord IKS 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Sak 18/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 14. november 2014 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 14. november 2014 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 19/14 Kontrollutvalgets behandling av regnskap for Evenes kommune for 2013. Hugo Heimgård var til stede fra administrasjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet. Jan Egil Dørum orienterte kort for revisjonens arbeid med revisjon av regnskapet for 2103. Kontrollutvalget diskutere saken videre etter at Heimgård hadde forlatt møtet, og ytret seg kritisk til at kommunen ikke hadde klart å avlegge regnskapet før en er nesten ferdig med påfølgende år og således lenge etter fastsatte frister i lov og forskrift. Etter diskusjonene avga kontrollutvalget slik Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 1
Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2013 godkjennes. 2: Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5 fra KomRev NORD IKS av 3. desember 2014 og vil få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold i sin revisjonsberetning om at ubenyttede midler fra eksterne parter som er gitt til bestemte formål/prosjekt, er avsatt i balansen til bundne driftsfond, uten at det foreligger tilfredsstillende dokumentasjon som bekrefter at disse balansekontoene pr. 31.12.2013 er bundne fond. 2-2: Kontrollutvalget vil videre rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold i revisjonsberetningen om flere tilfeller hvor det er vesentlige avvik mellom avlagt regnskap og budsjett. Kontrollutvalget påpeker at budsjettreguleringer som foretas gjennom året er for å overholde politikernes styringsrett og endringer i forhold til politisk fastsatt budsjett skal fremmes for kommunestyret for godkjenning, slik at budsjettavvik fanges opp og blir politisk behandles tidligst mulig. Kontrollutvalget vil be kommunestyret anmode administrasjonen om å respektere dette for fremtiden, og gi en redegjørelse om den måten dagens rapportering foretas på er formålstjenlig. 2-3: Kontrollutvalget vil også rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold i revisjonsberetningen om at det ikke er redegjort for merforbruk på enkelte områder slik forskrift om årsregnskap og årsberetning krever. 2-4: Kontrollutvalget vil også vise til av det er tatt inn under overskriften andre forhold i revisjonsberetningen at det ikke er foretatt innberetning av økonomisk stønad med kr. 574.805,- etter lov om sosiale tjenester. Kontrollutvalget vil kommentere at dette i ytterste konsekvens er foretatt utbetalinger fra kommunen som ikke kommer til skattemyndighetenes kunnskap. 2-5: Kontrollutvalget vil avslutningsvis henlede oppmerksomheten til note nr. 2 til regnskapet for 2013 hvor det fremkommer at kommunen har bokført premieavvik knyttet til pensjoner med totalt kr. 14,482 mill. 2-6: Avslutningsvis vil kontrollutvalget fremheve at det finner det meget kritikkverdig at regnskapet for Evenes kommune for regnskapsåret 2013 ikke kan behandles av kontrollutvalget før 5. desember 2014. Dette gjør etter kontrollutvalgets mening at regnskapet ikke kan benyttes som styringsinstrument for kommunen og vanskeliggjør prosessen med budsjettarbeid for nytt år betraktelig. Enstemmig uttalelse. Sak 20/14 Revisjonsbrev nr. 5 årsregnskap 2013 Evenes kommune Kommunerevisor Jan Egil Dørum redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr. 5 fra revisjon som er oversendt som oppfølging etter revisjon av regnskapet for 2013. Forholdene i brevet var etter kontrollutvalgets oppfatning tilstrekkelig diskutert og gjennomgått samtidig som en gikk gjennom regnskapet, og det ble fattet slikt VEDTAK: Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 2
Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Videre ber kontrollutvalget administrasjonen gi svar på revisjonsbrev nr. 5. Enstemmig vedtak. Sak 21/14 Eventuelt/orienteringer Det forelå ingen saker under dette punktet. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 5. desember 2014 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 3
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/15 Sakstittel: Gjennomgang protokoller kommunestyremøter Evenes kommune. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomgår sakslister fra kommunestyret i Evenes for siste kommunestyremøte(r) og vurderer om det er noen saker som kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på oppfølging av vedtak. Kommunestyrets sakspapirer blir ikke sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer, - kontrollutvalget gjennomgår disse elektronisk i møtet. Vedlegg: Ingen.
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/15 Sakstittel: Gjennomgang av tilbakemeldinger fra administrasjonen etter vedtak i kontrollutvalgssak 13/14. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomgikk i sak 13/14 ulike saker behandlet av Evenes kommunestyre og fattet vedtak om å etterspørre administrasjonen om hvordan de aktuelle sakene var fulgt opp av administrasjonen. Det er kommet tilbakemelding fra rådmann Steinar Sørensen ved notat av 22. desember 2014. Kontrollutvalget vil gjennomgå og diskutere innholdet i tilbakemeldingene og vurdere om det er noe som ønskes utdypet ytterligere. Vedlegg: Notat fra rådmann av 22. desember 2014 med redegjørelse for de spørsmål kontrollutvalget stilte i vedtak 13/14. Vedtekter Næringsfondet
Evenes kommune Rådmannen Kontrollutvalget v/sekretariatet Vår dato: Vår ref: 22.12.2014 2012/1 216 Deres dato: Deres ref: 15.11.2014 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 76 98 15 01 Oppfølging av vedtak fattet av kontrollutvalget i møte 15.11.2014 Det vises til henvendelse hit datert 14.11.2014 og foreløpig svar i min epost 15.11.2014. Innledningsvis gjøres oppmerksom på at alle saksdokumenter og protokoller er tilgjengelige fra vår hjemmeside i tilfelle en ønsker å se nærmere på enkelte saker. Kontrollutvalget er også mottaker av disse ved at medlemmene ligger i epostgruppe som mottar innkallinger og møtebøker. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på en rekke saker. Bestillingene er relativt kortfattet, og det er selvsagt en viss mulighet for at det ikke besvares på forhold som kontrollutvalget anser som ønskelig. Undertegnede stiller selvsagt om ønskelig i kontrollutvalgets møte for å utdype og supplere. Gjennomgangen tas i kronologisk rekkefølge: Sak 57/12 Møte 15.11.2012 - Økonomireglement Revidering: Det vises til saksframlegg for bakgrunn for endring av reglementet. Oppdatert reglement: http://www.evenes.kommune.no/selvbetjening/dokumentarkiv/doc_download/60- okonomireglement Som tidligere opplyst, ligger alle våre reglementer o.l. på hjemmesiden (Selvbetjening > dokumentarkiv > Vedtekter og reglement). Her er flere reglement som antas å være av interesse for kontrollutvalget. Jeg gjør særlig oppmerksom på reglement for tilsyn og kontroll, hvor jeg tidligere har tatt til orde for at kontrollutvalgets møter bør være åpne med mindre annet er hjemlet o i lov eller forskrift. Jeg benytter denne anledning til å anmode om at kontrollutvalget vurderer dette,
Sak 58/12 Møte 15.11.2012 - Utredning oppvekstsenter - Endringer barnehage- og skolestruktur Vedtaket medfører endring i skolestruktur ved at begge skoler ble slått sammen fra skolestart 2013/2014, og er iverksatt. For øvrig pågår fortsatt et arbeid med oppvekstsenter / bygging av ny skole for Evenes. Sak 2/13 Møte 27.02.2014 - Vedtekter for næringsfondet i Evenes kommune Reviderte vedtekter: http://www.evenes.kommune.no/selvbetjening/dokumentarkiv/doc_download/436- naeringsfondet-vedtekter Vedlegg: Årsrapporter for næringsfondet for 2011, 2012 og 2013. Sak 4/13 Møte 27.2.2013 Felles legetjeneste ETS ETS medisinske senter Samarbeidsavtale og prosess for etablering av Vedtaket omfatter primært inngåelse av samarbeidsavtale etter koml 28. Felles tjeneste ble etablert sommeren 2014, og det er for tidlig å evaluere denne. Etter samarbeidsavtalen skal evaluering skje etter 2 års drift. Det er jevnlige statusmøter mellom kommunene som fortløpende drøfter forhold med senteret. Sak 53/13 Møte 17.12.2013 - Utredning samarbeid branntjeneste Evenes, Lødingen og Tjeldsund Saken er stilt i bero ettersom Tjeldsund kommune ved sin behandling ikke valgte å slutte seg til foreliggende forslag. Sak 57/13 Møte 17.12.2013 - Regnskap 2012 Avleggelse Kontrollrutiner Saken var fremmet av kontrollutvalget, og vedtak ble fattet i samsvar med vedtak i kontrollutvalget. Sak 5/14 Møte 5.2.2014 - Regnskapsavleggelse - Rutiner Saken var en gjennomgang av status og orientering om pågående tiltak. Vedrørende sak 57/13 og 5/14 vedlegges utskrift av epost av 19.12.2014 fra regnskapsansvarlig samt kopi av brev av 22.12.2014 fra undertegnede til enhetene. Sak 11/14 Møte 3.4.2014 - Prosjektstilling som tilskuddsnok Rådmannen har valgt å avvente denne litt, primært fordi vi f.t. ikke har ledige kontorlokaler grunnet flytting av 1 stilling på regnskap og skatt fra Hol til Bogen samt prosjektstilling som folkehelsekoordinator.
Prosjektet vurderes fortløpende, og vil bli drøftet med enhetslederne med sikte på å legge noen midler i potten. Dette både for å redusere økonomisk risiko samt skape større oppslutning til tiltaket ved at enhetene i enda større grad etterspør resultater for å «få igjen for pengene». Det tas sikte på utlysning i løpet av første halvår 2015. Jeg håper at foranstående og vedlegg er tilstrekkelig for kontrollutvalgets behandling, og er selvsagt til disposisjon for ytterligere informasjon. Med hilsen Steinar Sørensen Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift. Kopi til: Kontrollutvalgets leder Åse Elvemo
Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2011 Regnskap Saldo pr. 01.01.2011 kr. 2.371.842,36 Tildeling fra Nordland fylke kr. 300.000,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr. 123.416,00 Sum nye midler 2011 kr. 423.416,00 Nye tilsagn 2011 kr. 977.600,00 Utbetalt/brukt 2011 kr. 774.536,00 Saldo pr. 31.12.10 kr. 1.818.658,36 Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. F-sak Søknad Grunnlag/ Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Kv/ungd Kate- dato nr. nr. behov beløp (tilsagn) bruk 2010 flyktn. gori Nye Evenes Hotell AS Div. investeringer 11.02.11 13/11 1/11 235.000 117.500 117.500,- 50,00 117.500,- x 03.01 Profilering/markeds- 14/11 2/11 Nye Evenes Hotell AS 11.02.11 120.000 48.000,- 40,00 35.400,- x 03.01 føring 40.000 Evenes Buss AS Div. investeringer 08.03.11 22/11 3/11 267.000???? 80.100,- 30,00 34.636,- 02.01 Utvikling av 23/11 4/11 Nordic Corporation AS 16.03.11 3.968.831 950.000 Avslag 0,00 0,- 07.02 næringavirksomhet Investering forskallingselementer 24/11 5/11 87.000 Steinbakk Entreprenør 04.04.11 290.000 87.000,- 30,00 87.000,- 02.01 Div investeringer 30/11 6/11 400.000 400.000,- Nye Evenes Hotell AS 04.04.11 1.380.000 29,0 400.000,- x 03.01 utendørs gitt som lån 34/11 7/11 200.000 100.000,- Firestop AS Produkttesting 04.04.11 400.000 25,0 100.000,- 03.01 gitt som lån Firestop AS Inventar og utstyr 04.04.11 34/11 8/11 100.000 Se ovenfor 30.000,- 30,0 0,- 03.01 Tyr Eiendom/Nordland Etableringstilskudd 41/11 9/11 20.000,- 07.06.11 0,- 03.01 Elementbygg Prosjektutvikling 10/11 100.000 50.000 25.000,- 50,0 Vedproduksjonsutstyr 42/11 12/11 42.000 Jack Lambertsen 07.06.11 140.000 Avslag 0,- 02.01
Eluf Andersen 06.07.11 48/11 13/11 140.680???? Avslag 0,- 08.01 Dokumentarfilm 56/11 14/11???? Roger Albrigtsen 15.08.11 250.000 10.000 4,0 08.01 Intervju Runar Waag Johnsen Etableringstilskudd 57/11 15/11 75.000 20.000 15.08.11 150.000 03.01 Filmrekvisita m.v. Investeringer 16/11 40.000 40,0 Tonje Unstad Plateutgivelse 11.10.11 61/11 17/11 40.000 Avslag 08.01 Hilde Birkelund 78/11 18/11 80.000 Inventar og utstyr m.v. 16.11.11 214.000 Avslag x 03.01 Fotklinikk (Evenskjær) Sum 2011 977.600 774.536 Det er i 2011 behandlet 14 søknader om støtte fra 12 forskjellige bedrifter/søkere. I 2011 er det gitt 12 tilsagn om støtte på til sammen kr. 977.600,- fordelt med kr. 477.600,- i tilskudd og kr. 500.000,- i lån. Totale utbetalinger/bruk i 2011 beløper seg til kr. 774.536,-; hvorav kr. 0,- gjelder vedtak fra 2010 eller tidigere. Hele 5 søknader er avslått. Gjennom de 3 foregående årene ble det gitt tilsagn om støtte i kun 7 saker. Det ble da gitt uttrykk for en viss bekymring for den manglende interessen. For 2011 er situasjonen en helt annen. Strategisk næringsplan: Strategisk næringsplan for ETS-kommunene (Evenes, Tjeldsund og Skånland) ble vedtatt i 1992. Planen har ikke vært rullert. De fleste tiltakene i næringsplanen er gjennomført eller uaktuelle i dag. Strategisk næringsplan for hele Ofoten er under utarbeidelse (Ofoten Regionråd). Når det gjelder bruken av næringsfondsmidlene for 2011 er disse i liten grad en oppfølging av strategier og tiltak i næringsplanen. Tiltak rettet mot kvinner og ungdom: 3 av tiltakene/tilsagnene som fikk utbetalt midler i 2011, var spesielt rettet mot kvinner og ungdom. Bogen i Ofoten, 18.01.12
Asbjørn Johansen Økonomikonsulent
Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2012 Regnskap Saldo pr. 01.01.2012 kr. 2.020.695,36 Tildeling fra Nordland fylke kr. 300.000,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr. 136.734,00 Sum nye midler 2012 kr. 436.734,00 Nye tilsagn 2012 kr. 509.220,00 Utbetalt/brukt 2012 kr. 442.269,00 Saldo pr. 31.12.12 kr. 2.015.160,36 Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. Saks- Søknad Grunnlag Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Utbet. Rest til Kv./ Kate- dato. nr. nr. Behov beløp (tilsagn) bruk 2012 dato utbet. ungd. gori Filmgården AS Etableringstilskudd 15/11 20.000 20.000 15.08.11 57/11 150.000 75.000 50,0 Investeringer utstyr 16/11 40.000 40.000 30.08.12 0 X 03.01 Nye Evenes Hotell AS Profilering/markedsføring 11.02.11 14/11 120.000 40.000 48.000,- 40,0 12.600 19.03.12 0 X 03.01 Rødberg Hunde- og Hunde- og katte- Kattehotell Pensjonat 08.02.12 11/12 1/12 170.000 84.480 75.000 45,0 50.200 25.07.12 24.800 X 03.01 Filmgården AS Diverse utstyr 08.03.12 20/12 2/12 65.000 32.500 26.000 40,0 26.000 04.06.12 0 03.01 Firestop AS Markedsføring/ Seminardeltakelse 08.03.12 21.12 3/12 10.000 10.000 Avslag 0 0 ---- 0 Butikkdrift Liland Div. utstyr butikk 220.000 220.000 01.04.12 26/12 4/12 440.000???? 50,0 (kjøledisker m.v.) Lån 100.000 0 30.08.12 100.000 X 03.01 Evenes Syn- og Mestringssenter Renovering alle bad 16.04.12 30/12 5/12 1.750.000???? --- 30.000 29.07.12 0?? Jack Lambertsen Vedprod.-utstyr 21.06.12 41/12 6/12 140.000 42.000 21.000 15,0 17.593 29.07.12 0 02.01 Evenes Rør AS Etablering samt utstyr m.v. 21.06.12 42/12 7/12 30.000 55.500 42.500 15.000 22.220 Eta.b.til 40,0 15.000 10.876 02.07.12 10.10.12 Sum 2012 Tils. 409.220 442.269 T 36.144 0 11.344 03.01
Lån 100.000 L 100.000 Det er i 2012 behandlet 7 søknader om støtte fra 7 forskjellige bedrifter/søkere. I 2012 er det i alt gitt 6 tilsagn om støtte på til sammen kr. 509.220,- fordelt med kr. 409.220,- i tilskudd og kr. 100.000,- i lån. Totale utbetalinger/bruk i 2009 beløper seg til kr. 442.269,-; hvorav kr. 72.600,- gjelder vedtak fra 2011. 1 søknad er avslått. Strategisk næringsplan: Strategisk næringsplan for ETS-kommunene (Evenes, Tjeldsund og Skånland) ble vedtatt i 1992. Planen har ikke vært rullert. De fleste tiltakene i næringsplanen er gjennomført eller uaktuelle i dag. Strategisk næringsplan for hele Ofoten er under utarbeidelse (Ofoten Regionråd). Når det gjelder bruken av næringsfondsmidlene for 2012 er disse i liten grad en oppfølging av strategier og tiltak i næringsplanen. Tiltak rettet mot kvinner og ungdom: 4 av tiltakene som fikk utbetalt midler i 2012 var spesielt rettet mot kvinner og ungdom. Bogen i Ofoten, 28.01.13 Asbjørn Johansen økonomikonsulent
Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2013 Regnskap Saldo pr. 01.01.2013 kr. 2.020.696,36 Tildeling fra Nordland fylke kr. 300.000,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr. 136.734,00 Sum nye midler 2013 kr. 436.734,00 Nye tilsagn 2013 kr. 160.000,00 Utbetalt/brukt 2013 kr. 33.879,00 Saldo pr. 31.12.13 kr. 2.423.551,36 I tillegg kommer kr. 20.000,-
Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. Saks- Søknad Grunnlag Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Utbet. Rest til Kv./ Katebruk utbet. dato. nr. nr. Behov beløp (tilsagn) dato ungd. gori 2013 Evenes Rør AS Etablering samt utstyr m.v. 21.06.12 42/12 7/12 Rødberg Hunde- og Kattehotell Hunde- og katte- Pensjonat 30.000 55.500 42.500 15.000 22.220 Eta.b.til 40,0 9.079,- 05.09.13 03.01 08.02.12 11/12 1/12 170.000 84.480 75.000 45,0 22.197,- 05.09.13 x 03.01 Nordmo Gård; Evenes Flytebrygger 11.03.13 16/13 1/13 554.124 254.124 Avslag Rødberg Hunde- og Varmepumpe til Hunde- og katte- Betinget 11.03.13 16/13 2/13 19.000 9.500 Kattehotell Pensjonatet Avslag 2.603,- Des./13 x 03.01 Støperi Nord AS Forprosjekt vedr. opprusting av bygg samt ny produksjonslinje 16.09.13 39/13 3/13 325.000 130.000 130.000 40,0 0 130.000 03.01 Kjøp av konsulenttjeneste Filmgården AS Prosjektbeskrivelse/ Søknad Innovasjon N 28.11.13 60/13 4/13 120.000 60.000 30.000 25,0 0 30.000 03.01 Sum 2013 1.018.124 453624 160.000 33.879.-
Epost 19.12.2014 fra Hugo Heimgård til driftsenhetene Som kjent er fristen for avleggelse av kommuneregnskapet 15. februar. Vi har som mål at regnskapet for 2014 skal avlegges innen fristen. For at vi skal få dette til er vi imidlertid avhengig av at alle foretar kontroller og bistår ved avslutning av sine budsjettområder. Vi setter følgende frister vedr. regnskapsavslutningen: Gjennomgang av regnskapet med tanke på feil den korte fristen må dette arbeidet påbegynnes så snart som mulig. 9.1.15. Av hensyn til Refusjonskrav vedr. interkommunale samarbeid/ andre refusjoner: 16.1.15. Sendes over til Edna for fakturering. Hvis det er utgifter vi vet vil komme og som ikke er registrert/anvist må det gjøres anslag på disse. Anvisning av leverandørfakturaer/-bilag som gjelder 2014: 23.1.15. Fakturaer som ikke er registrert men som vi vet vil komme må posteres ut fra anslag. Bokføring av internsalg 23.1.15. Vi kommer tilbake med påminnelse og nærmere beskrivelse av det enkelte punkt ovenfor. Alle oppfordres til å sette av tid til disse oppgavene i denne perioden. For at vi skal klare dette er vi helt avhengige av at fristene overholdes og at vi ikke skyver på disse. Mvh. Hugo Heimgård Økonomisjef 76981537/99225868 Økonomiavdelingen for Evenes og Tjeldsund kommuner Postadresse: Postboks 43 Telefon: 76 98 15 00 Bankgiro: 4605 05 00470 E-post: postmottak@evenes.kommune.no Telefaks: 76 98 15 10 Org.nummer: 940 642 140 Besøksadresse: Rådhuset, Bergvikveien 11, 8539 Bogen i Ofoten
Evenes kommune Rådmannen Enhetene Vår dato: Vår ref: 22.12.2014 2014/45 212 Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 76 98 15 01 Regnskapsavslutning 2014 Som kjent er særlig de to siste årsregnskap avlagt langt etter fristen, og vi har som mål å kunne avlegge regnskapet innen fristen som er 15. februar. Dette krever en koordinert innsats fra oss alle sammen. Følgende prosedyrer og frister gjelder, med fortløpende tilbakemelding til undertegnede når dette er utført: 1. Gjennomgang av alle ansvarsområder mht. feil, manglende beløp osv. jf. e-post fra Hugo Heimgård 19.12.2014: De som ikke har fått gjort dette bør så snart som mulig ta en gjennomgang av alle poster med tanke på feil mht. art, ansvar og funksjon og manglende inntekter og utgifter (manglende utgiftsposter/ fakturaer kan være bokført på feil ansvar eller vil komme i 2015). 9.1.2015 beregning/kostnadsfordeling (f.eks. % av lønn) kan bokføres så snart som mulig. Meld fra til undertegnede når denne gjennomgangen er foretatt. 2. Utgående fakturaer vedr. interkommunale og andre samarbeid (avregninger) må være fakturert. 16.1.2015 3. Inngående fakturaer / refusjonskrav (vedr. interkomm. samarbeid o.l.) må være anvist. Hugo vil komme med en nærmere orientering behandling av faktura som mottas i 2015, men som tilhører regnskapet for 2014. Som hovedregel skal varer og tjenester som er bestilt i 2014 belastes dette regnskapet, selv om faktura er datert og mottatt i 2015. Om faktura mangler og beløpet er kjent, kan belastning foretas ut fra anslag. 23.1.2015
4. Bokføring av internsalg som ikke er faste beløp, jf. pkt. 1. Meld fra til undertegnede når denne gjennomgangen er foretatt. 23.1.2015 5. Tilskudd/refusjoner som ikke er mottatt og skal inntektsføres på 2014 må beregnes og bokføres. Eksempel: Tilskudd ressurskrevende tjenester og avregning medfinansiering samhandlingsreformen. 23.1.2015 Jeg er selvsagt kjent med at disse fristene kan oppleves som stramme, men skal vi klare å avlegge regnskapet i rett tid er vi helt avhengige av at alle overholder gitte frister. Med hilsen Steinar Sørensen Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift.
VEDTEKTER FOR NÆRINGSFONDET I EVENES KOMMUNE 1. Hjemmel, kapital og avkastning: Fondskapital er: Årlig konsesjonsavgift Niingen Kraftlag AS Årlige tilskudd fra Nordland fylkeskommune/staten Kommunens egne bevilgninger/avsetninger Fondet skal til enhver tid ha en minimumskapital på kr. 500.000,-. Avkastninger: a) Renter og annen avkastning av fondskapitalen tilføres fondet. 2 Støtteformål: a) Det kommunale næringsfondet er et virkemiddel i kommunens arbeid med lokal næringsutvikling med utgangspunkt i lokalmiljøenes forutsetninger og muligheter. b) Fondet skal nyttes til å fremme etablering av ny næringsvirksomhet og til videreutvikling av eksisterende bedrifter med sikte på å trygge bosettingen i Evenes kommune. Støtte fra fondet må ikke føre til at kommunen subsidierer privat næringsdrift. c) Prosjekter som bidrar til bedre sysselsettingsmuligheter for kvinner og ungdom skal prioriteres. 3 Tiltak som kan være relevant å støtte er bl.a.: - Kommunalt nærings-/tiltaksarbeid For eksempel næringsplanlegging, etablereropplæring, samarbeid skole/næringsliv, informasjon og PR-arbeid, IT-prosjekter og begrensede utredninger av betydning for kommunens næringsliv, næringsanalyser, steds- og utviklingsprosjekter samt regionalt samarbeid. - Grunnlagsinvesteringer For eksempel planlegging, erverv og utbygging av næringsområder, boligområder, sentrumsområder samt vann- og kloakkanlegg. Bedriftsutvikling For eksempel etablererstøtte/-stipend, opplæring, produktutvikling, markedsføring, markedsundersøkelse og planlegging, pionerprosjekt/prøveprosjekt herunder prosjekter som bidrar til økt sysselsetting for kvinner og ungdom samt ulike typer av fellestiltak. - Investering i bedrifter For eksempel i utstyr/maskiner ved oppstart og utvidelser/knoppskyting av mindre eksisterende bedrifter (dog ikke kjøretøy). 4 Følgende tiltak kan ikke støttes: - Midlene kan ikke nyttes til garantier for lån til næringsvirksomhet; jfr. kommunelovens 51. - Fondsmidlene kan heller ikke nyttes til å tegne kommunale aksjer eller andeler i privat næringsvirksomhet. Det er likevel anledning til å tegne kommunale aksjer i næringsselskap, utleiebygg etc. som kommunen eier sammen med private interessenter.
- Det kan ikke gis støtte til gjeldssanering, driftstilskudd til bedrifter, eller til ordinære kommunale oppgaver som for eksempel avlønning av tiltakskonsulent. - Det kan heller ikke gis støtte til virksomheter som mottar betydelige overføringer over statsbudsjettet. - Redskaper innenfor transportvirksomhet/anleggsvirksomhet; for eksempel bil/lastebil/buss, brøyteutstyr, gravemaskiner, traktorer, lastebiler samt redskaper til fiske, landbruk og skogbruk - Etableringer som vil konkurrere med etablert virksomhet i kommunen på en uheldig måte. - Prosjekter som er igangsatt på søknadstidspunktet. Næringsfondsstyret gis anledning å dispensere der opprettholdelse av vilkåret vil virke svært urimelig. 5 Støtteformer/vilkår a) Støtte kan gis som tilskudd og/eller lån (herunder ansvarlige og betingede lån). Maksimal avdragsfrihet er 2 år, og maksimal nedbetalingstid 7 år (2 + 5) b) Samlet tilskudd av midler fra næringsfondet til private næringstiltak skal normalt ikke overstige 30 % av kapitalbehovet. Ved prosjekter av særlig betydning for kvinner/ungdom og ved nyetableringer kan det dog gis inntil 50 % støtte. c) Lån kan gis inntil 50 % av kapitalbehovet. d) Maks. samlet støtte i lån og tilskudd kan ikke overstige 50 %; dog kvinnerettet/tiltak for ungdom og ved nyetableringer inntil 70 %. e) Deltakelse på etablererskolen innvilges tilskudd med 75 % av eksterne kostnader Inntil 75 % av innvilget tilskuddsbeløp kan utbetales forskuddsvis mot fremlegging av faktura el.l. Resterende 25 % utbetales etter dokumentert gjennomført tiltak/prosjekt og mot fremlegg av dokumentasjon på at kostnaden er betalt. 6 Prosjektenes kapitalbehov: a) Kun prosjekter med samlet kapitalbehov under kr. 400.000,- kan søke støtte fra næringsfondet. Beløp over 400.000 anbefales henvist til andre sentrale finansieringsinstitusjoner. 7 Forvaltning av fondet a) Formannskapet fungerer som fondsstyre og gis fullmakt til å disponere fondet innenfor de rammer/ retningslinjer som bestemt av Nordland fylkeskommune og i h.h.t. de kommunale vedtektene. b) Fondsmidlene plasseres på rentebærende konto. Renter av fondskapitalen samt renter og avdrag på lån tilbakeføres fondet. c) Budsjett og regnskap for fondet skal være integrert i kommunens budsjett og regnskap i samsvar med gjeldende forskrifter d) Et mindretall på min. 2 medlemmer kan anke fondsstyrets vedtak inn for kommunestyret. Anken må fremsettes i det aktuelle møtet. e) Det gis ankeadgang for søkende part, og slik anke må fremsettes innen 3uker i h.ht forvaltningslovens bestemmelser. 8 Årsmelding a) Fondsstyret utarbeider hvert år en årsmelding vedr. bruken av fondet. Årsmeldingen forelegges formannskapet til behandling. Årsmeldingen skal inneholde både regnskap,
prosjektoversikt og en vurdering av bruken i forhold til mål, strategier og tiltak i næringsplanen. I tillegg skal rapporten inneholde en vurdering av behovet for endrede prioriteringer/retningslinjer for neste års bruk av fondet. *********************
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/15 Sakstittel: Regnskap Evenes kommune for 2014 oppfølging status Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å få en oversikt over status for regnskapsavleggelsen for regnskapet for Evenes kommune for 2014 fra administrasjonen og revisjon. Vedlegg: Ingen
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/15 Sakstittel: Gjennomgang regnskap og formål Evenes kraftforsyning som ledd i selskapskontrollen. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I kontrollutvalgssak 15/14 fattet kontrollutvalget vedtak om at sekretariatet skulle innhente offentlig tilgjengelig informasjon om Evenes Kraftforsyning AS i den hensikt at kontrollutvalget ønsket å orientere seg om dette selskapet i sammenheng med selskapskontrollen. Vedlegg: Vedtekter Evenes Kraftforsyning AS (ettersendes) Registerutskrift fra Brønnøysundregistrene for Evenes Kraftforsyning Årsberetning 2013 for Evenes Kraftforsyning
Œª ªÆ µæ fi fi ŁŁ æ fi» fifi» fi»» fi»» Łº fi( ( «fi» fi»» º fiæ( (ß ºÆª ƪ ª fi»» Ł fi( ( »»fi»»» غ غ»» غ غ º fi fifi»»fi» ''' fifi»
Œª ªÆ µæ Œ Ÿ Õà ŒÀÃÕ Œ à Œfl ÿ ÃÕŒ Ÿ Õà Œ à Ÿ Œ Ãfl ÕŒ Ÿ Õà Œ à Ãß ª ± ß ªÆÊ Œª ÆªÆ ª ± ß ªÆÊ ø ± ±Æ ªÆµ øºê Æ ø ø ± ÆÚÊ ÁÔÏ Á Ï ÔËË Æª ÆÚÊ ø Ò ±Æª øµ ø Ê Õ Œfl à ŒÕ«Ÿ flõ ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ±Æƪ øºæúê Õ Æø º ª ª ÌÔ ÓÍÚ ËÚÓ Ï ËÎÌÌ fi Ÿ à ± ªÊ ÔËÎÌ Õ ø ºÊ ±Æ ª Û ± øºæª ªÊ ± ª ª ª µæø Ú ª ËÚ ÌÚÓ Í Ãª ª ± ªÆÊ ÈÍ ÁË ÏË Î ÓÍÚ ËÚÓ Ï Ãª ª øµ ªÆÊ ÈÍ ÁË ÏË ÍÁ ÓÍÚ ËÚÓ Ï Æ ø ø ± ±Æ Ê flµ ª ª µø Õ ª ª ºø ±Ê ÔÏÚÔ ÚÔÁÌÎ ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ø ªºªÆÒ øº Úº ƪµ (ÆÊ Ã± ß ª Õ ª º ;ƺ ÔÍÚ ÁÚÓ Ï fl ºªÆ ª ª ÔË ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê ÓÈÚ ÁÚÔÁÍÓ ªº ªµ ºø ±Ê ÍÚ ÈÚÓ Ï ÓÍÚ ËÚÓ Ï ªº ªµ ª ª ±Æ ; Ê ; ± (ƪ ± ºÆ ª ª ª ø ª Ù ÓÍÚ ËÚÓ Ï µ ( ª ± ª ª ª ªÆ ± ºÆ ª Ƶ ± ª ± ;Æ ø Æ ø ª ª ªº ºª ª ± ø ª Ƶ ± ª ± µø ßƵª ª µø ª (µ± ± Ú Õª µø ª µø ºÆ ª ª ªÆ ±Æƪ ª ª Æ ªÆÚ Æµ ± ª ÒøÆ Ò ææø ªÊ [ ºÆ ª µæø ªÆµ ± ºÆ ª ºª ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ª ª º± ªÆ ª µø ª ª ªÆÚ :Æ µ±ºªê ÌÎÚÔÌ Æ æ ± ø ª ªµ Æ ª ÓÁÚÔ ÚÓ È ± ª ªµ ±Æµ±ºªÊ ÔÎÓ ± ø ª ºª øµ ª ª µø ªÆ ÓÏÚÔ ÚÓ ÔÔ ÔÌÚ ÏÚÓ ÔÎ µ ÔÓÊÎÁ fiæ( (ß ºÆª ƪ ª Õ ºª Ô ø Ì
Œª ªÆ µæ Ú Õ:Æ ª ± ß ªÆÊ Œª ÆªÆ ±Æª øµ ƪ ªÆª ÏÚ ÎÚÔÁËÁ Œª ÆªÆ ÔÓÚ ÌÚÔÁÁÎ ªÆ ªÆº ø ƪ ªÆª Õ ª º ª ;Æ Æª µø Ó ÔÌ ÓËÚ ËÚÓ ÔÏ flµ ªµø ø Ê Î Ù ÓÚ ÁÚÔÁÁÈ Õ ßÆªÊ Õ ßƪ ªºªÆÊ fi (Æ øæ ªÆ ª ÿ( ºø ª ª ÌË ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê Ì Ú ÔÚÔÁÎÓ ÓÓÚÔ ÚÓ ÔÏ ª ªºªÆÊ Ÿª Æ ª «øæµ Œª ƪ ª ø Õ º ª ª Ô Í ±Æ flû ËÎÌÏ fl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÓÍÚÔÔÚÔÁÈÔ Õ ßƪ ªº ª Ê Õ ø Õ ª º ª µ º Œª ƪ ª ø Ã;Æ øº ª ª ÌÈÈ ±Æ flû ËÎÌÎ Ã[ŒÕÃfl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÓÌÚ ÍÚÔÁËÌ ÿ ºª ø ß ª ª Æø µ ª ª ÔÍÌ Æø µ ËÎÌÏ fl (º ª ºø ±Ê ÍÚÔÔÚÔÁÍÓ (Æ Æ ª º ÿø ª [ ª ª ª ÓÎ ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê ÏÚ ÍÚÔÁËÏ øæø ªº ª Ê Õ ª º ÿ( ; Œª ƪ ª ø Ã;Æ øº ª ª ÏÓÌ ±Æ flû ËÎÌÎ Ã[ŒÕÃfl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÌÚÔÔÚÔÁÈÔ Õ ª ª ª Ʊ ª ª ÔËÏ ËÎÌÏ fl (º ª ºø ±Ê ÔËÚ ÏÚÔÁÍ Œª ƪ ª ø ±Æ flû øµ ± :ƪ ª fi (Æ [ ª øæ ª Œª ƪ ª ø ÔÌÚ ÏÚÓ ÔÎ µ ÔÓÊÎÁ fiæ( (ß ºÆª ƪ ª Õ ºª Ó ø Ì