Introduksjon til Mamut Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 10.3 Partnr.: MBS.MAN.FIN.103.NO I
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-mail: mail@mamut.no Support : Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-mail: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-mail: sales@mamut.no 2006 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Velkommen til Mamut Gratulerer med ditt program; Mamut. Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i de muligheter Mamut inneholder. Alle kunder mottar boka Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Avhengig av hvilken lisens du har anskaffet deg, vil du også motta en eller begge introduksjonsbøkene: Kunde-, salgsoppfølging og netthandel og Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Du vil få en oversikt over hvordan du skal finne frem i systemet, hvordan du skal installere dette, samt en oversikt over de kontraktsmessige vilkår som gjelder mellom deg som kunde og oss som leverandør. Det er viktig at du leser gjennom både lisens- og serviceavtalen før du installerer. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige operasjonene. Vi vil også minne om vår webside www.mamut.no/support. Der vil du finne tusenvis av problemstillinger med svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Mamut består av en rekke programgrupper med ulike moduler, tilpasset ulike språk. Hvilke programmer/moduler som er tilgjengelige, avhenger av hvilket land ditt firma befinner seg i. Vi er overbevist om at din virksomhet vil få stor nytte av ditt mottatte program. Én ting er sikkert; du har mottatt det mest innovative økonomi- og informasjonssystem i dagens marked. Lykke til med Mamut! III
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL IV
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Innhold 1 REGNSKAP 1 Innledning... 2 Kontoplan... 3 Bilagsregistrering... 6 Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering... 7 Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet... 9 Hurtigtaster i bilagsregistrering... 10 Bilagsarter... 11 Hvordan registrere bilag?... 12 Hvordan overføre til Hovedbok?... 13 Bilagsregistrering mot reskontro... 14 Hvordan redigere et bilag?... 16 Valuta... 18 Valutakontohåndtering... 18 Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering... 19 Hurtigregistrering av bilag... 20 Verktøylinje for bilagsmaler... 20 Bilagsmaler... 25 Innstillinger for bilagsmaler... 25 Opprette og redigere bilagsmaler... 26 Dokumenter... 33 Hvordan linke et dokument til et bilag?... 33 Behandling av dokumenter i Hovedboken... 33 Nummerering av bilag... 34 Avgiftskoder...35 Reskontro... 38 Kundeliste og leverandørliste... 39 Reskontroliste...40 Aldersfordeling... 41 Saldoliste... 42 Registrering av Inn-/utbetaling i Reskontro... 43 Registrering av betaling i valuta i Reskontro... 44 Match/Link... 45 Brukerinnstillinger: Reskontro... 46 Redigere reskontroposter... 46 Betalingsoppfølging... 50 Betalingspåminnelse... 51 Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel... 53 Inkasso... 55 Factoring... 57 Rentefakturering... 60 OCR/bank...62 Remittering - betaling til bank... 64 Innlesning av returfil... 66 Bankavstemming... 70 Hovedbok... 74 Bilag i andre moduler... 74 V
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Bilagsliste... 75 Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste... 76 Kontoliste/Saldobalanse i Hovedbok... 77 Nøkkeltall, resultat og balanse... 78 Opprettelse og redigering av rapportoppsett... 79 Opprettelse og redigering av kolonneoppsett... 81 Grafisk i Hovedbok... 83 Fremtidig kontantstrøm... 84 Fortegn i rapporter i hovedboken... 87 Periodeavslutning... 88 Årsavslutning... 89 Feilsøking ved Årsavslutning... 90 Kan jeg føre regnskap på to år samtidig?... 92 Overfør midlertidig "Inngående Saldo"... 94 Eksport til program for årsoppgjør... 95 Status/Analyse... 96 Eksport av bedriftsanalyse... 96 Eksport til Pivot...97 Budsjett... 99 Resultatbudsjett...99 Brukerinnstillinger: Budsjett... 101 2 LOGISTIKK 103 Hva inngår i Logistikk... 104 Produktmodulen... 105 Produktregisteret... 107 Produktliste... 109 Fanekortene i produktregisteret... 110 Brukerinnstillinger for produkt... 121 Endre produkter... 123 Endre et utvalg produkter... 123 Duplisere et produkt... 124 Endre produktnummer... 125 Sette et produkt inaktivt... 125 Språk på produkter... 126 Opprette produktnavn på flere språk... 126 Skrive ut faktura på et annet språk... 127 Pris.... 128 Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt... 129 Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering... 130 Prisliste ekstern tilpasning av prisliste... 131 Produktvarianter... 133 Kom i gang med variantene... 133 Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt... 135 Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt... 136 Variantinnstillinger... 138 Innkjøpsmodulen... 140 Innkjøpsregisteret... 142 Fanekortene i innkjøpsvinduet... 143 Innkjøpsveiviseren... 145 Varemottak... 152 Bokføring av innkjøp... 154 Bokføre en innkjøpsordre/opprette leverandørfaktura... 154 VI
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Bokføre Toll/Spedisjonsfaktura fra innkjøp... 155 Bokføre Kreditnota fra Innkjøp... 155 Salgsordre og innkjøp... 156 Brukerinnstillinger: Innkjøp... 159 Lagermodulen... 161 Lagerregister... 162 Beholdning... 164 Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå... 166 Ordre, ikke levert... 167 Innkjøp, ikke mottatt... 170 Innkjøpsreservasjoner... 171 Serienummer på lager... 172 Lagerbevegelser og reservasjoner... 173 Varetelling... 175 3 LØNN OG PERSONAL 177 Innledning... 178 Personalregister... 179 Fanekort i Personalregisteret... 180 Lønn... 187 Lønnsregistrering... 187 Avregning av lønn... 189 Lønnsarter... 191 Lønns- og trekkoppgave... 194 Koder på lønns- og trekkoppgave... 195 Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave... 195 Fordele lønnslinjer på trekkoder... 196 Lønnsremittering... 198 Meldinger til Aa-registeret... 201 Om obligatorisk tjenestepensjon... 203 Timeregistrering... 205 Hvordan opprette en ny timeseddel?... 206 Hvordan overføre til ordre-/prosjektmodulen?... 208 Hvordan overføre til lønnsmodulen?... 209 Timetyperegister... 210 Timetyper pr. prosjekt... 211 Brukerinnstillinger: Timeregistrering... 212 OPPSUMMERING 215 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag... 217 Indeks... 219 VII
ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL VIII
1 Regnskap Innhold Innledning 2 Kontoplan 3 Bilagsregistrering 6 Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering...7 Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet...9 Hurtigtaster i bilagsregistrering...10 Bilagsarter...11 Hvordan registrere bilag?...12 Hvordan overføre til Hovedbok?...13 Bilagsregistrering mot reskontro...14 Hvordan redigere et bilag?...16 Valuta...18 Valutakontohåndtering...18 Registrering av betaling i valuta i bilags registrering...19 Hurtigregistrering av bilag...20 Verktøylinje for bilagsmaler...20 Bilagsmaler...25 Innstillinger for bilagsmaler...25 Opprette og redigere bilagsmaler...26 Dokumenter 33 Hvordan linke et dokument til et bilag?...33 Behandling av dokumenter i Hovedboken...33 Nummerering av bilag...34 Avgiftskoder...35 Reskontro 38 Kundeliste og leverandørliste...39 Reskontroliste...40 Aldersfordeling...41 Saldoliste...42 Registrering av Inn-/utbetaling i Reskontro...43 Registrering av betaling i valuta i Reskontro...44 Match/Link...45 Brukerinnstillinger: Reskontro...46 Redigere reskontroposter...46 Betalingsoppfølging...50 Betalingspåminnelse...51 Innstillinger for Betalingspåminnelse/ Inkassovarsel...53 Inkasso...55 Factoring...57 Rentefakturering...60 OCR/bank...62 Remittering - betaling til bank...64 Innlesning av returfil...66 Bankavstemming 70 Hovedbok 74 Bilag i andre moduler...74 Bilagsliste...75 Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste...76 Kontoliste/Saldobalanse i Hovedbok...77 Nøkkeltall, resultat og balanse...78 Opprettelse og redigering av rapportoppsett...79 Opprettelse og redigering av kolonneoppsett...81 Grafisk i Hovedbok...83 Fremtidig kontantstrøm...84 Fortegn i rapporter i hovedboken...87 Periodeavslutning...88 Årsavslutning 89 Feilsøking ved Årsavslutning...90 Kan jeg føre regnskap på to år samtidig?...92 Overfør midlertidig "Inngående Saldo"...94 Eksport til program for årsoppgjør...95 Status/Analyse 96 Eksport av bedriftsanalyse...96 Eksport til Pivot...97 Budsjett 99 Resultatbudsjett...99 Brukerinnstillinger: Budsjett...101 1
REGNSKAP Innledning Hva inngår i Regnskap? Bilagsregistrering Selv om de fleste regnskapsmessige transaksjoner oppdateres automatisk i hovedboken, vil det alltid være nødvendig å justere regnskapet gjennom registrering av enkeltbilag. I den brukervennlige modulen for Bilagsregistrering fører du inn konto og motkonto direkte mot hverandre. Postering av mva. skjer automatisk gjennom egne mva-koder som kan justeres for den enkelte konto. Hovedbok Hovedboken er ditt vindu mot alle registrerte regnskapsdata. Her har du flere muligheter for filtrering og visning av forskjellige perioder, bilagsarter, avdelings- og prosjektregnskap, nøkkeltall med mer. Reskontro Reskontroen samler opp all informasjon om kundefordringer og leverandørgjeld. Her kan du også registrere inn- og utbetalinger, som et enklere alternativ enn å registrere disse i bilagsregistrering. Budsjett I Budsjett setter du opp det planlagte økonomiske mønsteret for hele bedriften, en avdeling eller et prosjekt, som siden sammenliknes med faktiske kostnader og inntekter. Dette kan presenteres i rapporter som viser differanse mellom planlagt budsjett og faktisk regnskap. Hvordan kommer du dit? Velg Regnskap i menyen for fokusområde, øverst til venstre i programvinduet. Der får du tilgang til snarveier for alle de tilhørende modulene. Disse modulene finner du også som egne valg på Vis-menyen, under valget Regnskap. 2
KONTOPLAN Kontoplan I kontoplanen finner du alle tilgjengelige kontoer som kan benyttes ved føring av bilag. Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto og du finner også kontoens plassering i oppstillingsplanen. Klikk Ny dersom du ønsker å opprette en ny konto. Gi kontoen nummer i henhold til den plassering den skal ha i oppstillingsplanen. Et kort Navn forklarer hva kontoen skal brukes til. Denne forklaringen kan du også endre på eksisterende kontoer om det er ønskelig. Benytt fanekortet Notat om du trenger en mer utførlig forklaring en det navnet gir deg. Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et bilag i bilagsregistrering, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Debet er mest vanlig for kostnader og Kredit for inntekter. Ved å knytte kontoen til en Avgiftskode, vil det alltid beregnes avgift når du registrerer en transaksjon på kontoen i Bilagsregistrering. Denne avgiften trekkes av fra beløpet og settes av på den avgiftskontoen som er spesifisert for avgiftskoden du velger her. Dersom du ønsker at føringer på kontoen alltid skal knyttes direkte til et Prosjekt og/eller en Avdeling kan du sette standard for dette på kontoen. Posteringer på kontoen vil da automatisk føres mot Prosjektet/Avdelingen som du har spesifisert. For å få bedre oversikt kan du Slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er såkalte Systemkontoer. Disse kontoene benyttes ved automatiske posteringer i ulike moduler i programmet. Merk: I Firmainnstillinger kan du sette om bedriften er mva-pliktig eller ikke. Dette styrer kun om det skal beregnes mva. gjennom indirekte bokføring av transaksjoner gjennom modulene for Faktura og Innkjøp. Ved direkte bilagsføring, i modulen for Bilagsregistrering, vil det fortsatt bli beregnet avgifter. 3
REGNSKAP Oppstillingsplan På fanekortet Oppstillingsplan ser du kontoenes plassering i kontoplanen. Slik kan du redigere oppstillingsplanen: 1. Klikk Endre oppstillingsplanen for å endre på oppstillingsplanen. 2. Høyreklikk på den kategorien du ønsker å foreta endringer på. 3. Velg i menyen hvor du ønsker å plassere kontoen. Du kan også endre navn på kategorier og opprette flere elementer eller grupper. Du kan også slette elementer og grupper dersom det er ønskelig. Du kan klikke Foreslå oppstillingsplan for å gå tilbake til den oppstillingsplanen programmet automatisk foreslo. Notat Konsistent bruk av de forskjellige kontoene er viktig ved føring av et korrekt regnskap. Kontonavnet er kanskje ikke tilstrekkelig for å forklare hva kontoen skal brukes til. Derfor kan du gi en mer utførlig beskrivelse under fanekortet Notat. Denne forklaringen kan du også redigere på eksisterende konti om det er ønskelig. Avansert Feltbeskrivelser for fanekortet avansert: Reskontrofunksjon: Her kan du i nedtrekkslisten velge mellom Kunde og Leverandør. Føringer på en konto med reskontrofunksjon vil generere en post i reskontroen. Bokføring på en slik konto vil automatisk bli foreslått motkontert på det som er satt som Standard motkonto. Ved for eksempel å legge inn 1910 Kasse som Standard motkonto på konto 6560 Rekvisita vil du slippe å taste inn 1910 som motkonto når du bokfører manuelt i bilagsregistreringen. Std. motkonto: Om du alltid vil ha en automatisk motkonto mot denne kontoen, velger du motkonto fra denne listen. Valuta: Her kan du velge hvilken valuta du vil knytte kontoen mot (kun balansekonti). Sperret for føring: Setter kontoen til Inaktiv og kan ikke brukes i bilagsregistrering. 4
KONTOPLAN Avgiftskode sperret: Når du velger dette kan du ikke overstyre avgiftskoden ved bilagsregistrering Skal være med i grunnlag for utgående omsetning: For bokføring av inntekter som skal med på avgiftsoppgaven. Marker her dersom kontoen skal rapporteres som inntekt på omsetningsoppgaven. Ikke vis i bilagsregistrering: Vises ikke i bilagslisten som benyttes ved oppslag i Bilagsregistrering. Det er fremdeles mulig å føre bilag på kontoen om du skriver kontonummeret direkte i bilaget. Utenfor avgiftsområdet: Posteringer på kontoen rapporteres som omsetning utenfor avgiftsområdet. Bank/post/kasse: Om du merker av her, og i tillegg setter begrensninger på Bilagstyper kan du ikke bokføre bilagstyper med begrensninger på denne kontoen. Bankavstemning: Markeres dersom du vil benytte bankavstemningsfunksjonaliteten for å avstemme denne kontoen. 5
REGNSKAP Bilagsregistrering I modulen Bilagsregistrering registrerer du dine bilag før du overfører bilagene til hovedbok. Så lenge bilagene ligger i bilagsregistrering kan du endre bilagsdato, bilagsart, periode, kontoer, avgiftsbehandling, beløp etc. Et bilag må bestå av minimum to bilagslinjer som til sammen balanserer. Summen av Debet for alle bilagslinjene må være lik summen av Kredit. Bilagene vil bli nummerert ut fra innstillingene du har satt for nummerserier i Regnskapsinnstillinger. Før du begynner å bruke Bilagsregistrering bør du gjøre deg kjent med hvilke innstillinger du kan regulere. Modulen kan tilpasses individuelt, og ved å tilpasse brukerinnstillingene til ditt bruk vil du kunne registrere dine bilag på en raskere og mer effektiv måte. Bilagsregistreringen er todelt. I den øvre delen ser du det aktuelle bilaget du jobber med. I den nedre delen ligger bilagene som allerede er ført, men som ikke har blitt overført til Hovedbok enda. Det er fortsatt mulig å redigere disse bilagene. Du kan skjule denne listen ved å velge Skjul bilagsliste i nedtrekkslisten øverst i vinduet. Ved registrering av bilag forventes det at du registrerer en bruttosum. Ved bruk av avgiftskoder trekker systemet både Utgående- og Inngående mva. ut av bilaget og posterer dette på riktig mva-konto. Via knappen Kontoplan knyttes den enkelte konto opp mot forskjellige avgiftskoder. På fanekortet Avansert kan du også fastsette spesifikke regler for kontoen, for eksempel om omsetning/varekjøp Skal være med i grunnlag for utgående omsetning, om det skal være med i avgiftsoppgaven. Du kan åpne Kalulatoren ve å trykke F-12 tasten på tastaturet. Det finnes en rekke andre hurtigtaster som kan hjelpe deg med å gjøre bilagsregistreringen raskere. Se mer om disse i eget avsnitt under. Enkelte avgiftskoder kan også tilpasses din bedrift gjennom egne Avgiftskode-innstillinger. Les mer om dette under Avgiftskoder. En raskere måte å føre bilag på er ved bruk av Bilagsmaler eller egne verktøy-knapper for hurtigføring av bilag. Se mer om bilagsmaler og verktøylinjen for bilagsmaler i eget avsnitt. Tips! Du kan sjekke Resultat og Balanse basert på bilag du har registrert i bilagsregistrering før du overfører til hovedbok. Du bestemmer kilden for utskriften i utvalgsvinduet i rapportmodulen og kan velge mellom Hovedbok, Bilagsregistrering eller begge deler. 6
BILAGSREGISTRERING Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering Gjennom brukerinnstillingene tilpasser du funksjonene og utseendet på vinduet for bilagsregistrering. Disse innstillingene kan være forskjellige for hver enkelt bruker. Du kan åpne brukerinnstillingene via knappen for dette på verktøyraden i bilagsregistreringsvinduet, eller via menyen Vis Innstillinger Brukerprofil Innstillinger per modul Bilagsregistrering. Under Vis kolonne velger du hvilke kolonner som skal vises i registreringsvinduet ved å markere de aktuelle avmerkingsboksene. Avmerkingsboksene under Fokus gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. Setter du opp dette i henhold til den bruken som er mest vanlig i din virksomhet vil du kunne spare mange tastetrykk ved bilagsregistreringen. I kolonnen Funksjon kan du fastsette generelle retningslinjer for bilagsregistreringen. Marker avmerkingsboksene for de funksjonene du vil aktivere Nytt bilag ved balanse tildeler automatisk et nytt bilagsnummer i neste linje etter at balanse er oppnådd. Du kan enten benytte deg av denne funksjonen, eller du kan trykke [+] når du har skrevet inn beløp i siste posteringslinje på et bilag for å få nytt bilagsnummer. Arve bilagstekster gjør at beskrivelser på bilaget automatisk kommer med på posteringslinjen til motkonto også. Velger du Dato styrer periode, vil riktig periode registreres automatisk når du skriver inn en dato. Dato/Periodekontroll gir en advarsel når bilagsdato avviker fra den perioden som er valgt. Valutadato-kontroll gir en advarsel hvis dagens dato overskrider perioden du har valgt for den aktuelle valutaen. Posisjoner bilagslisten: Sist førte bilag vises automatisk på toppen av bilagslisten. 7
REGNSKAP Bunthåndtering tillater buntvis overføring til Hovedboken på tvers av bilagsart og periode. Hovedvinduet for Bilagsregistrering vil da få en egen nedtrekksliste som brukes i arbeidet med bunthåndtering. Bilagsmaler forenkler føring av standardbilag og periodisering av kostnader. Les mer om dette i eget avsnitt under. Verktøylinje bilagsmal aktiverer knapper for registrering av enkle bilag. Du kan også legge opp de mest brukte bilagsmalene i tillegg til de som følger med systemet. Les mer om dette i eget avsnitt under. Registrere mva-grunnlag netto (uten mva.): Gjør at du kan registrere nettobeløpet på kontoer som er satt opp med en avgiftskode. Avgiften blir så kalkulert og lagt til som en egen linje i bilagsregistrering. Linket dokument gjør det mulig å linke et dokument til et bilag. KID-kontroll gjør at det blir sjekket om KID-nummer som legges inn i bilagsregistrering enten har sikkerhetsnummer som er generert som Modulus 10 eller Modulus 11. Standard bilagsart: Velg hvilken bilagsart som skal foreslås hver gang du åpner bilagsregistrering. Sortering: Velg om bilagslisten skal sorteres etter Registreringsnummer eller Bilagsart. Standard fokus: Velg hvor markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag. Klikk på knappen for Vis alle bilag for alle brukere hvis du vil ha tilgang til bilag ført av andre. Disse bilagene vil da overføres til deg. I utgangspunktet har ikke alle brukere tilgang til å se alle bilag, men dette kan overstyres her hvis du er administrator/superbruker. 8
BILAGSREGISTRERING Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet I Brukerinnstillinger kan du merke av de kolonnene du ønsker skal vises i bilagsregistrering. Enkelte kolonner kan ikke velges bort. L Konto Motkonto Beskrivelse Reskontronummer Faktura KID Avg.behandling Prosjekt Avdeling Valutakode Valutakurs Valutasum Debet Kredit Angir linjenummeret. Hvert bilag kan bestå av flere slike posteringslinjer. Nummereringen starter med andre ord på 1 for hvert bilag. Konto for hovedposteringen. Beløpet som oppgis i denne linjen posteres på kontoen som oppgis her. Beløpet som angis under Debet eller Kredit motposteres mot denne kontoen, med fratrekk for eventuell avgiftsbehandling på Konto. For å øke informasjonsverdien av regnskapet, bør du benytte denne kolonnen til å beskrive posteringen i fritekst. Kontoens navn blir ellers satt inn i kolonnen. Kunder og leverandører har sitt eget Reskontronummer, som tilsvarer kontakt- og leverandørnummeret de er tildelt gjennom Kontaktregisteret. Reskontroposteringer knyttes opp mot Fakturaen for den fordringen/gjelden som postert. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Reskontroposteringer knyttes opp mot KID-nummeret for den fordringen/gjelden som postert. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Flere kontoer er knyttet opp mot en egen Avgiftskode. Denne koden vises, og kan endres i denne kolonnen. Dersom en konto er knyttet mot et Prosjekt vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Prosjekt manuelt i nedtrekksliten. Dersom en konto er knyttet mot en Avdeling vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Avdeling manuelt i nedtrekksliten. Bilag kan registreres i fremmed valuta. Valutaen oppgis i dette feltet. Bilaget blir ført i regnskapet i klientens valuta. Pass på at Valutaregisteret er oppdatert. Viser beløpet som posteres til Debet. Viser beløpet som posteres til Kredit. 9
REGNSKAP Hurtigtaster i bilagsregistrering Bruk av hurtigtastene gjør at arbeidet i bilagsregistrering går raskere. Legg merke til at flere av tastene har ulike funksjoner avhengig av hvor du står og hva du gjør. Noen av hurtigtastene har flere funksjoner, avhengig av hvor markøren er plassert i registreringsvinduet. Tast Funksjon. + Nytt bilag - Begynner på nytt bilagsnummer hvis forrige er i balanse. / eller * Bytter Bilagsart. Lukk fakturainfovinduet etter at fakturanummeret er tastet inn. Motposter differansesummen til siste posteringslinje i bilaget. (Du må stå i kontokolonnen på den siste linjen.) - Åpner liste over alle kontoer hvis du står i kontokolonnen. * Kopiere beskrivelsen fra foregående postering, om du står i kolonnen for beskrivelse. (Gjelder *-tasten på det nummeriske tastaturet) d CTRL+INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+Q F1 Setter inn dagens dato (Systemdato). Gjelder datofelter. Setter inn en bilagslinje. Viser Bilagsliste. Åpner Bilagsartinnstillinger. Åpner Avgiftskoderegisteret. Åpner Kontoplanen. Åpner Valutaregisteret. Åpner Brukerinnstillinger. Åpner Rapportmodulen. Overfører til Hovedbok. Lukker vinduet. Åpner hjelpefilen. 10
BILAGSREGISTRERING F3 F4 F5 F8 F9 F11 F12 Gå til bilagsmal. Trekker ut mva. i føringen. Legger til mva. i føringen. Gå til netto/bruttomodus. Setter fokus i feltet for Bilagsdato. Flytter markøren til feltet for valg av periode. Åpner Kalkulator. 1510 Åpner listen over kunder for føring av fordringer på en av dem. 2410 Åpner listen over leverandører for føring av gjeld på en av dem. CTRL+R ESC Space (mellomrom) Åpner Valutaregisteret. Lukker kontolisten dersom den er åpen. Åpner nedtrekkslisten der det finnes (som ved avdeling, prosjekt etc.). Bilagsarter Regnskapsmodulen er forhåndsoppsatt med 12 forskjellige bilagsarter. Alle bilag som registreres må føres på enten en av de forhåndsoppsatte bilagsartene eller på en egenopprettet bilagsart. Føring på ulike bilagsarter gir mulighet for en mer effektiv registrering og hensiktsmessig arkivering av bilag. For enklere å kunne skille de forskjellige bilagsartene fra hverandre i hovedboken brukes det koder for de ulike bilagsartene (F.eks. UF for utgående fakturaer, IF for inngående fakturaer etc.). Du kan tilpasse og opprette nye bilagsarter i Regnskapsinnstillinger under fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Bilagsartinnstillinger og nummerserier. Du kan redigere bilagsartene som følger med som standard, men du vil kun ha mulighet til å slette bilagsarter du har opprettet selv. Du kan også klikke Bilagsartinnstillinger i verktøylinjen i bilagsregistrering. 11
REGNSKAP Hvordan registrere bilag? Modulen for Bilagsregistrering inneholder flere automatiserte rutiner, blant annet ved avgiftsbehandling og registrering av betalinger. På denne siden beskrives grunnleggene registrering, mens resten av kapittelet beskriver de mer automatiserte rutinene. I øvre del av vinduet ser du linjene på det bilaget du for øyeblikket fører. I nedre del av vinduet ser du en oversikt over tidligere førte bilag. Velger du Skjul bilagsliste øverst i vinduet, skjules den nedre delen. Slik registrerer du bilag i Bilagsregistrering Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 1. Klikk Ny. Alternativt kan du trykke [Ctrl] + [N] på tastaturet. 2. Velg Bilagsart, Bilagsdato og Periode for bilaget. Du kan endre bilagsart ved å taste [/] eller [*] på tastaturet. 3. Tast inn kontonummeret du skal føre bilag på i kolonnen Konto. Du kan evt. hente opp kontoplanen ved å taste [-] og velge konto herfra. 4. Tast eventuelt inn Motkonto. Motkonto! Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen bilagslinjen skal føres mot. Denne kontoen vil automatisk motposteres med beløpet som føres på den første kontoen. Dersom du ønsker å føre en og en bilagslinje manuelt, kan du skjule denne kolonnen gjennom Brukerinnstillinger. 5. Trykk [ENTER]. Markøren flyttes nå til Debet eller Kredit, avhengig av hva som er standard for kontoen. Dette settes som innstilling i Kontoplanen. 6. Tast inn beløp og trykk [ENTER]. Har du ført opp Motkonto, vil en ny linje også opprettes, med tilsvarende beløp. Dersom den første kontoen var satt opp med en Avgiftskode, vil beløpet også fordele seg på den aktuelle avgiftskontoen og motkonto. 7. Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 12
BILAGSREGISTRERING 8. Klikk Ny eller trykk [+] dersom du ønsker å føre et nytt bilag. 9. Gjenta punktene til alle bilag er ført. 10. Overfør bilagene til Hovedbok, eller la bilagene bli liggende lagret i Bilagsregistrering. Tips! For å effektivisere bilagsføringen bør du gjøre deg kjent med de forskjellige hurtigtastene. Hvordan overføre til Hovedbok? Slik overfører du bilag til hovedbok 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Klikk Overfør til hovedbok. Alternativt kan du overføre bilag ved å velge Vis - Regnskap - Overfør til hovedbok. 3. Sett utvalg for overføring til hovedbok. Du kan velge å overføre en bilagsart, en periode eller alle bilagsarter. Kombinasjoner er også mulige som f.eks. bilag med bilagsart Utgående faktura fra Periode 3. 4. Klikk Neste. 5. Posteringsjournalen skrives ut. Kontroller at den stemmer. 6. Klikk Fullfør for å overføre bilagene til hovedbok. 13
REGNSKAP Bilagsregistrering mot reskontro Du kan føre mot reskontro direkte i bilagsregistrering. For de som har programversjoner med Ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres dette vanligvis derfra. I standard kontoplan som følger med programmet er konto 1510 Kundefordringer og 2410 Leverandørgjeld satt opp med Reskontrofunksjon. Alle kunder og leverandører knyttes opp mot disse kontoene. Kontoene benyttes også ved registrering av utestående betalinger mellom deg og kontakten. Ved postering av bilag mot konto 1510 og 2410, blir du derfor bedt om å knytte registreringen opp mot en Kontakt. Slik registrerer du inngående eller utgående faktura i Bilagsregistrering 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Utgående faktura (mot kunder) eller Inngående faktura (mot leverandører) avhengig av hvilken type bilag du skal føre. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er knyttet til kontoen. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot. Du kan klikke Ny for å opprette kontakten dersom denne ikke finnes i kontaktregisteret fra før. 5. Fyll ut Fakturanummer og/eller KID. Resten av feltene fylles ut etter de betingelsene som er satt for kunden. Fakturadato settes til det samme som Bilagsdato, men datoen kan overstyres. 6. Tast pluss [+] på det numeriske tastaturet for lukke vinduet. 7. Tast eventuelt inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Motkonto! Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen som bilagslinjen skal føres mot. Hvis du f.eks. skal føre et salg på konto 1510 Kundefordringer, vil et naturlig valg av motkonto være 3010 Salgsinntekter, avgiftspliktige. 8. Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 9. Legg inn brutto fakturabeløp under Debet og trykk [ENTER]. Dette beløpet blir nå fordelt på angitt Avgiftskonto og Motkonto du skrev inn under punkt 7. 14
BILAGSREGISTRERING Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Ved overføring til hovedbok vil også modulen Reskontro bli oppdatert. Registrering av betaling i bilagsregistrering For å registrere en betaling på en Inngående- eller Utgående faktura, bør den opprinnelige fordringen/gjelden allerede være registrert og overført til Hovedbok. Betaling kan da både registreres som beskrevet nedenfor, eller via reskontromodulen. I reskontromodulen, som er beskrevet nedenfor, finnes det funksjoner for betalingsoppfølging, rentefakturering, inkasso, remittering med mer. Slik registrerer du betalinger direkte i bilagsregistrering 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Bank, Postgiro eller Kasse. Felles for disse er at de er Betalingsbilagsarter som signaliserer at du skal registrere en betaling. Du bytter bilagsart med [/] tasten, til bilagsnummeret i kolonnen helt til venstre starter på IF eller UF. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er knyttet til kontoen. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot og trykk [ENTER]. Alternativt kan du taste inn kontaktnummeret direkte i kontofeltet. Du vil da slippe dette valget. Uansett åpnes en oversikt over alle Fakturaer som er registrert på kontakten. 5. Merk fakturaen du skal registrere betaling for. Alternativt kan du taste inn fakturanummeret direkte i kontofeltet. 6. Tast inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Motkonto er den kontoen betalingen skal føres mot. Ved registrering på bilagsart Bank vil motkonto 1930 Bankinnskudd være det naturlige. Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Den åpne posten i reskontro vil oppdateres med betalingen og registreres som lukket. 15
REGNSKAP Hvordan redigere et bilag? Mulighetene for å redigere bilag etter at de er overført til hovedboken er svært begrenset. Vi anbefaler derfor at du kontrollerer og retter opp eventuelle feilkilder før du overfører til hovedbok. Oppdager du feil i et bilag som allerede er overført til hovedbok må du føre et korrigeringsbilag som er lik det opprinnelige, men med motsatte fortegn. Slik fører du et korrigeringsbilag 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Opprett ett nytt bilag (f.eks. utgående kreditnota), velg ønsket dato og periode. 3. Velg Vis bilagsliste i nedtrekkslisten. 4. Velg deretter Hovedbok i nedtrekkslisten nederst til høyre. 5. Søk deg frem til bilaget som skal reverseres. Skriv f.eks. inn aktuelt bilagsnummer og bilagsart, og bilaget vil komme til syne i feltet nedenfor. 6. Marker bilaget og klikk Gå til. Klikk deretter Lukk. Bilaget vil nå vises nederst i hovedvinduet. 7. Klikk Slett, knappen finner du over bilagslisten. Du får da spørsmål om du ønsker å reversere bilaget. 8. Svar Ja på dette. Programmet vil da føre et nytt bilag motsatt av hovedboksbilaget. NB! Angrer du reverseringen, kan du slette bilaget på vanlig måte ved å klikke på Slett i øvre del av vinduet. Du vil likevel kunne reversere samme bilaget senere. 9. Klikk Overfør til hovedbok for å bokføre bilaget. Det opprinnelige bilaget og det nye bilaget vil til sammen gå i null. 16
BILAGSREGISTRERING Slik setter du inn en posteringslinje 1. Finn frem til bilaget som mangler posteringslinjer. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3. Klikk Sett inn posteringslinje. 4. Før inn de manglende posteringslinjene på vanlig måte. Slik kan du endre periode/dato på et bilag 1. Finn frem til bilaget som er ført i feil periode. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3. Endre perioden i periodefeltet i verktøylinjen. Det samme gjelder når du skal endre dato. Samtlige posteringslinjer på det valgte bilaget vil da bli endret til den nye perioden/datoen. Slik sletter du et bilag 1. Finn frem til bilaget som skal slettes/korrigeres. 2. Klikk Slett i verktøylinjen for å slette et bilag eller en bilagslinje. 3. Velg om du vil slette en Linje eller et Bilag. Dersom bilaget ikke balanserer etter at du har slettet, må du sette inn en ny posteringslinje før du kan gå videre. Merk! Når du sletter et bilag, blir etterfølgende bilag flyttet et nummer tilbake, slik at det ikke blir hull i bilagsnummerserien. 17
REGNSKAP Valuta I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. Valutaregisteret kan åpnes ved å klikke Valutaregister i Bilagsregistrering, via Standardregisteret eller ved å velge Vis - Regnskap - Valuta. Vinduet inneholder en liste over alle registrerte valutaenheter i programmet. NOK (Basisvalutaen) og Euro er markert med en lys bakgrunnsfarge slik at det skal være lett å se dem. NOK (Basisvalutaen) kan ikke slettes, det samme gjelder Euro. Dersom du har endret valutakurser i valutaregisteret kan du oppdatere kursene i produktregisteret ved å klikke Oppdater produktregister. Valutakontohåndtering Dersom du har en egen konto for valuta i din bank kan denne knyttes opp mot en hovedbokskonto med valutafunksjonalitet. Ved bruk av valutakonto vil du ha full oversikt over valutabeholdningen på denne kontoen. Det er kun balansekontoer, unntatt reskontrokontoer, som kan defineres som valutakontoer. Slik oppretter du en valutakonto 1. Klikk Ny i kontoplanen. 2. Legg inn kontonummeret på den nye kontoen din, f.eks. 1931. 3. Klikk OK. 4. Legg inn navn på kontoen. 5. Sjekk at St. fokus, Avgiftskode og kontoens plassering i oppstillingsplanen er korrekt. 6. Klikk på fanekortet Avansert. 7. Velg korrekt valuta i nedtrekkslisten Valuta. 18
BILAGSREGISTRERING 8. Velg Bank/post/kasse. Dette definerer at det er en Bank/post/kasse konto, du kan sette begrensninger på Bilagsartene på slike kontoer. 9. Klikk Lagre. Ønsker du å avstemme din valutakonto må du merke av for Bankavstemming for kontoen i kontoplanen. Funksjonen for bankavstemming finner du under Vis - Regnskap - Bankavstemming. Kontoer som er satt opp som valutakontoer vil du kunne ta ut egen valutarapport på i rapportmodulen. Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering Ved registrering av en betaling mot en valutafaktura i Bilagsregistrering vil du få opp et eget Valuta-vindu der du kan legge inn et evt. gebyr samt endre totalbeløpet. Betalt vil hentes fra den originale fakturaen i aktuell valuta, men kan overstyres ved f.eks. delbetaling. I feltet Gebyr kan du registrere banken gebyr i forbindelse med valutatransaksjonen. Kontoen som vil bli belastet er kontoen for bankgebyr for valutatransaksjoner som du finner under systemkontoer. Totalbeløp referer til totale summen som har gått inn/ut på din konto i klientvalutaen. 19
REGNSKAP Hurtigregistrering av bilag Verktøylinje for bilagsmaler De store knappene øverst i bilagsregistreringsvinduet gjør det enkelt å registrere de vanligste bilagene. Knappene starter små veivisere som hjelper deg å legge inn all informasjon som er nødvendig for korrekt føring av bilagene. Knappene aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, og knappen Verktøylinje bilagsmal. Du kan også legge opp dine egne bilagsmaler, i tillegg til de systemopprettede bilagsmalene. Knappene er for brukere som ønsker å forenkle føringen av bilag. Enkelte som har hurtigtaster og kontoer i fingrene vil kanskje oppleve det som mest effektivt å føre bilagene linje for linje. Registrering av fakturainformasjon ved hjelp av verktøylinjen for bilagsmaler Ved registrering av både Inngående fakturaer og Utgående fakturaer vil du få opp et eget vindu hvor du kan legge inn relevante opplysninger. Denne informasjonen vil forenkle registreringen av betalinger senere. Fakturanummer og/eller KID identifiserer fakturaen. Fakturadato settes til samme dato som for bilaget. Dersom du endrer dato i dette vinduet, blir datoen for bilaget oppdatert. Forfallsdato beregnes etter betalingsbetingelsene som er satt på kunden/leverandøren. Betalingsbetingelser settes som standard for hver enkelt kontakt. Du kan likevel endre betingelsene i dette vinduet. Dette vil da påvirke feltet ovenfor, og eventuelle manuelle endringer på Forfallsdato blir overstyrt av dette feltet. (Kun UF). 20
BILAGSREGISTRERING Betingelser for Rentefakturering angis som standard for hver enkelt kunde. Endringer i dette feltet vil styre om eventuelle forsinkede betalinger skal foreslås til Rentefakturering. (Kun UF). På samme måte kan du velge om fakturaen eventuelt Skal påminnes, ved å merke (eventuelt fjerne merkingen) i denne boksen. (Kun UF). Verdi for Skal remitteres hentes fra leverandøren, men kan overstyres her. (Kun IF). Leverandørens Bankkonto hentes fra kontaktkortet. Du kan registrere bankkontonummer ved å klikke Ny, men vær oppmerksom på at dette ikke oppdaterer informasjonen i kontaktkortet. (Kun IF). Utbetaling Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som du betaler og overført den til hovedboken. 1. Velg leverandøren du har betalt i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer med datoen du utførte betalingen. 3. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal krediteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 4. Velg om fakturaen som betales er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 5. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 6. Merk fakturaen som er betalt i fakturalisten. 7. Juster Innbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. En eventuell delbetaling kan følges opp videre gjennom Reskontro. 8. Før eventuelt Purregebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 9. Klikk OK. Bilaget opprettes i hovedvinduet, og kan justeres før overføring til hovedboken. Innbetaling Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som blir betalt og overført den til hovedboken. 1. Velg kunden du har mottatt betaling fra i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer med datoen du mottok betalingen. 3. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal debiteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 21
REGNSKAP 4. Velg om fakturaen som betales er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 5. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 6. Merk fakturaen som er betalt i fakturalisten. 7. Juster Innbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. En eventuell delbetaling kan følges opp videre gjennom Reskontro. 8. Før eventuelt Purregebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 9. Klikk OK. Bilaget opprettes i hovedvinduet, og kan justeres før overføring til hovedboken. Utgående faktura Med denne knappen registrerer du faktura du sender til dine kunder. 1. Klikk Utgående faktura. 2. Velg kunden du sender fakturaen til i listen. 3. Klikk OK. 4. Før opp Fakturanummer som er tilført i fakturasystemet. 5. Sjekk at Fakturadato og Forfallsdato stemmer overens med fakturaens. 6. Skriv inn beløpet som skal registreres som inntekt over salgskontoen. Etter du har skrevet inn beløpet opprettes en ny bilagslinje. 7. Om du ønsker å fordele beløpet på andre kontoer kan du benytte den nye linjen til dette. 8. Velg Vis alle kontoer, om du ønsker å velge mellom andre kontoer enn salgskontoene. Ønsker du å registrere motkonto i denne linjen må du skrive inn negative tall. 9. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Utgående faktura, og kan justeres før overføring til hovedboken. Utgående kreditnota Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som blir kreditert og overført den til hovedboken. 1. Velg kunden du skal sende kreditnota til i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer overens med kreditnotaen. 3. Velg om fakturaen som krediteres er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 22
BILAGSREGISTRERING 4. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 5. Merk fakturaen som krediteres i fakturalisten. 6. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Kreditnota, og kan justeres før overføring til hovedboken. Inngående faktura Med denne knappen registrerer du faktura du mottar fra dine leverandører. 1. Klikk Inngående faktura. 2. Velg leverandøren du har mottatt fakturaen fra i listen. 3. Klikk OK. 4. Før opp Fakturanummer og eventuell KID. 5. Sjekk at Fakturadato og Forfallsdato stemmer overens med fakturaens. 6. Velg om fakturaen Skal remitteres. 7. Skriv inn beløpet som skal registreres som kostnad over innkjøpskontoen. Etter du har skrevet inn beløpet opprettes en ny bilagslinje. 8. Om du ønsker å fordele beløpet på andre kontoer kan du benytte den nye linjen til dette. 9. Velg Vis alle kontoer om du ønsker å velge mellom andre kontoer enn innkjøpskontoene. 10. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Inngående faktura, og kan justeres før overføring til hovedboken. Inngående kreditnota Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som blir kreditert og overført den til hovedboken. 1. Velg leverandøren du har mottatt kreditnotaen fra i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer overens med kreditnotaen. 3. Velg om fakturaen som krediteres er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 4. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 5. Merk fakturaen som skal krediteres i fakturalisten. 6. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Kreditnota, og kan justeres før overføring til hovedboken. 23
REGNSKAP Innstillinger for verktøylinjen for bilagsmaler I brukerinnstillinger har du mulighet til å overstyre bilagsartene som er spesifisert for føring ved bruk av hurtigknappene. I tillegg kan du opprette egne knapper som lar deg føre bilag ved hjelp av egendefinerte bilagsmaler. Slik endrer du bilagsart for en bilagsmal 1. Klikk til høyre for valget Verktøylinje bilagsmal i Brukerinnstillinger. 2. Klikk deretter ved siden av malen du ønsker å endre bilagsart for. 3. Velg bilagsart i nedtrekkslisten. 4. Klikk OK. Bilag opprettet med bilagsmalen vil nå føres med bilagsarten. Slik kan du legge til en egendefinert bilagsmal 1. Velg blant dine egendefinerte bilagsmaler i nedtrekkslistene nederst i vinduet. 2. Klikk ved siden av nedtrekkslisten om du ønsker å justere innstillingene for bilagsmalen. 3. Klikk OK. Verktøylinjen vil nå oppdateres med dine egendefinerte bilagsmaler. 24
BILAGSREGISTRERING Bilagsmaler I bedrifter av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag, med små variasjoner. En bilagsmal lar deg taste inn denne variable informasjonen og oppretter ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av repeterende fakturaer, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Funksjonen aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, ved hjelp av knappen Bilagsmal, og viser en egen nedtrekksliste med tilgjengelige bilagsmaler i modulen for Bilagsregistrering. Du kan også aktivere Verktøylinjen for bilagsmaler, som gir deg egne knapper i bilagsregistreringsvinduet. Slik fører du bilag ved hjelp av en bilagsmal: 1. Opprett et nytt bilag på vanlig måte, hvor du angir bilagsart, dato og periode for bilaget. 2. Velg ønsket Bilagsmal og trykk [ENTER]. 3. Velg eller skriv inn verdiene som er påkrevde for bilagsmalen. 4. Skal du føre flere bilag med samme mal, hvor alle skal ha samme verdi (for eksempel flere Inngående faktura fra én leverandør) kan du merke av for Standard. Verdien vil da foreslås neste gang bilagsmalen benyttes. 5. Klikk OK. Ett eller flere bilag opprettes nå med disse verdiene, avhengig av bilagsmalen du har benyttet. Innstillinger for bilagsmaler En bilagsmal er et fast bilag med forhåndsdefinerte bilagslinjer som kan hentes opp i vinduet for Bilagsregistrering. Du kan opprette så mange bilagsmaler du vil, eller redigere de forhåndsdefinerte malene og tilpasse dem dine behov. I tillegg til at en bilagsmal oppretter faste bilagslinjer, kan det også defineres hvilken variabel informasjon som skrives inn for hver gang bilagsmalen benyttes. En bilagsmal kan også opprette flere periodiserte bilag som fordeler et beløp med faste intervaller utover året. Bilagsmalene er gruppert etter bruksområde. Gjennom nedtrekkslisten øverst i vinduet kan du velge å vise maler fra en enkelt Gruppe, om du ønsker bedre oversikt. Dobbeltklikk på malen du ønsker å redigere, eller benytt verktøylinjen for ytterligere administrasjon av malene: Klikk Ny for å opprette en ny bilagsmal. Dette starter veiviseren for ny bilagsmal. Klikk Rediger dersom du ønsker å redigere en eksisterende mal. Dette starter også veiviseren for bilagsmaler. Klikk Dupliser etter at du har merket bilagsmalen du ønsker å kopiere. Dette oppretter en ny bilagsmal i listen. 25
REGNSKAP Klikk Importer for å lese inn en fil med nye bilagsmaler. Dette kan f.eks. være bilagsmaler du har eksportert fra en annen firmadatabase. Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et utvalg bilagsmaler i en fil. Filen kan siden importeres i en annen firmadatabase. Opprette og redigere bilagsmaler Bilagsmaler opprettes og redigeres gjennom en veiviser som leder deg gjennom alle nødvendige innstillinger. Før du går i gang med veiviseren kan det være en fordel å tegne opp hvordan de endelige bilagene skal se ut, og planlegge hvilke inntastingsverdier som er nødvendige. Tips! Den enkleste måten å lage nye bilagsmaler på er å duplisere en eksisterende mal, og foreta alle nødvendige endringer gjennom veiviseren. Programmet er oppsatt med flere slike bilagsmaler som kan benyttes som utgangspunkt for dine egne. Slik oppretter du en bilagsmal 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsmaler. 2. Klikk Ny eller marker en bilagsmal og klikk Dupliser. 3. Tast inn Sorteringsnummer. Dette styrer rekkefølgen bilagsmalene vil få i nedtrekkslisten i bilagsregistrering. Ved å endre numrene kan du flytte de mest brukte bilagsmalene opp i listen slik at de blir lettere tilgjengelig. 4. Skriv inn ønsket Navn på bilagsmalen. 5. Bestem Standard bilagsart. 6. Skriv inn Beskrivelse. 26
BILAGSREGISTRERING 7. Velg Gruppe at bilagsmalen skal tilhøre. Gruppefeltet benyttes til sortering av bilagsmaler. 8. Merk av dersom Malen skal brukes til periodisering. 9. Fjern markeringen dersom bilagsmalen ikke Skal vises i bilagsregistrering. 10. Klikk Neste. Periodisering av kostnad/inntekt I enkelte tilfeller skal kostnader på en faktura periodiseres over flere måneder selv om fakturaen skal betales i sin helhet. Dette kan for eksempel gjelde ved kvartalsvis betaling av husleie. Innstilling for periodisering av en bilagsmal vil kun være tilgjengelig dersom det er satt at Malen skal brukes til periodisering i første steg av veiviseren Ny/redigere bilagsmal. 11. Klikk Ny for hver periodisering du ønsker å opprette. For slik periodisering defineres et eget bilag gjennom oppbygning av bilagslinjer som gjentas et visst antall ganger med én periodes intervall. Du kan også bestemme hvor lenge etter aktiv periode gjentakelsene skal starte. 12. Bilagsmalen oppretter med andre ord like mange bilag som summen av Antall gjentakelser for alle linjene i dette vinduet. 13. Klikk Neste for å sette hvilke innverdier som skal kreves ved anvendelse av bilagsmalen. 27
REGNSKAP En periodisering som ser slik ut genererer sju bilag: Beskrivelse Start periode Gjentakelser Bilag Periode Opprinnelig bilag Aktiv periode 1 1 Aktiv 1. periodisering Aktiv periode 3 2 Aktiv 2. periodisering Aktiv periode + 3 3 3 Aktiv + 1 4 Aktiv + 2 5 Aktiv + 3 6 Aktiv + 4 7 Aktiv + 5 Definisjon av Inntastingsverdier Ved anvendelse av en bilagsmal blir du som oftest bedt om å taste inn enkelte verdier som skal inngå i bilaget. Det er ingenting i veien for å opprette bilagsmaler uten slike inntastingsverdier, men med forhåndsbestemte, faste verdier i alle bilagslinjene. 14. Klikk Ny for hver innverdi du trenger til bilagsmalen. For hver verdi angir du: Type: Du kan velge mellom ti verdityper: Beløp, Konto, Kunde, Leverandør, Fakturanummer, KID, Prosjekt, Avdeling, Beskrivelse og Dato. Dette valget styrer hvilket format verdiene har som velges/skrives inn. Beskrivelse: Denne beskrivelsen blir navnet til feltet i inntastingsvinduet. Har du for eksempel flere felt av type Konto kan det lønne seg å gi et navn som beskriver hva kontoen skal benyttes til i bilaget (eksempelvis Balansekonto og Kostnadskonto ). Standardverdi: Fylles automatisk inn i feltet ved anvendelse av bilagsarten. Legg merke at du også kan endre denne standardverdien i inntastingsvinduet, ved å merke av for Standard (se Registrering med Bilagsmaler). Skjul inntastingsverdi: Dersom du ønsker at standardverdien skal benyttes hver gang bilagsmalen benyttes kan du skjule feltet fra inntastingsvinduet. Dette betinger selvfølgelig at du har satt en standardverdi ellers vil ikke bilagsmalen fungere. Etter hvert som du legger opp flere innverdier kan du se en Forhåndsvisning av vinduet. 15. Klikk Neste for å bestemme hvor verdiene plasseres i bilagslinjene. 28