Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2016/1634-4 Saksbehandler: Jacob Br. Almlid,Rådmann Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid,Rådmann Godkjent av:, Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet UTFYLLENDE VURDERING AV ØKONOMIRAPPORT PR. OKTOBER 2016 OG OVERSIKT OVER KOSTNADSREDUSERENDE TILTAK Vedlegg 1 TILTAK DRIFTSENHET OMSORG 2 KJØPESTOPP - IVERKSETTING AV KOSTNADSREDUSERENDE TILTAK I VERRAN KOMMUNE Utrykte vedlegg: 1 N KJØPESTOPP - IVERKSETTING AV KOSTNADSREDUSERENDE Anita Hopstad Vanebo m.fl. TILTAK I VERRAN KOMMUNE 2 X Rapport: KJØPESTOPP - IVERKSETTING AV Karin Widegren KOSTNADSREDUSERENDE TILTAK Malm oppvekstsenter og Folla skole 3 N TILTAK DRIFTSENHET OMSORG Anita Hopstad Vanebo 4 S UTFYLLENDE VURDERING AV ØKONOMIRAPPORT PR. OKTOBER 2016 OG OVERSIKT OVER KOSTNADSREDUSERENDE TILTAK Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet tar fremlagte rapport til orientering.
Saksopplysninger Det vises til formannskapet og kommunestyrets behandling av økonomirapport i oktober, hvor følgende ble vedtatt: Rådmannen vil svare ut vedtakets pkt. 1, 3 og 4 i dette saksframlegget. Først og fremst finner rådmannen grunn til på det sterkeste å beklage at driften, spesielt innenfor driftsenhet omsorg ikke er i overenstemmelse med vedtatt driftsbudsjett. Rådmannen har nå, sammen med driftsleder for omsorg, avdelingslederne og økonomisjefen brukt de seneste dagene til å forsøke å analysere situasjonen. Det vises også til den statusrapport for driftsenheten og tilhørende omstilling- og utviklingsarbeid som pågår, som kommunestyret behandlet i september. I tillegg til selve analysen og vurderingen har rådmannen undersøkt grunnlaget for, og de opplysninger som ble gitt i forbindelse med revidering av budsjettet i juni 2016. Prognose pr. 31.12.2016 tiltak (driftsenhet omsorg) Det er arbeidet godt i enheten med å kartlegge, forberede og innføre både kortsiktige og langsiktige tiltak som skal bidra til å redusere kostnadene, og ikke minst å redusere overforbruket i 2016. 2
Regnskap ansvar 304-25.10.16 (inkl. korrigeringer Sandbakken og sykepengeref.) Regnskap Budsjett Prosent Anslag forbr Anslag Anslag Konto (T) 25.10.2016 2 016 forbruk nov/des årsforbruk overforbruk Fast lønn 24 244 021 27 200 000 89,1 5 260 000 29 504 021 2 304 021 Overføring til ansv.302-200 000 Vikarer 3 650 044 2 270 000 160,8 Vikarbyrå 1 387 207 750 000 185,0 Sykepengerefusjon -3 155 000 - Netto vikarutgifter 1 882 251 3 020 000 62,3-1 882 251-1 137 749 Lønn til ekstrahjelp 1 680 096 980 000 171,4 100 000 1 780 096 800 096 Overtidslønn 1 009 521 408 000 247,4 60 000 1 069 521 661 521 Støttekontakt/omorgslønn m 757 550 473 000 160,2 160 000 917 550 444 550 Pensjon/arb.g.avg. 8 623 412 8 698 000 99,1 1 400 000 10 023 412 1 325 412 Kontormateriell 19 039 27 000 70,5 5 000 24 039-2 961 Medisiner mv 638 354 850 000 75,1 70 000 708 354-141 646 Post/telefon/div. forbruk 469 054 466 000 100,7 5 000 474 054 8 054 Reise, transport, drift biler 250 516 542 400 46,2 30 000 280 516-261 884 Lisenser/avgifter 66 815 62 000 107,8-66 815 4 815 Inventar/utstyr 165 222 119 000 138,8-165 222 46 222 Leasing av biler 619 509 570 000 108,7 200 000 819 509 249 509 Drift utstyr, data, kopi 292 501 328 000 89,2 5 000 297 501-30 499 Egenandeler/salgsinntekter -2 920 256-3 390 000 86,1-1 000 000-3 920 256-530 256 SUM 37 797 605 40 353 400 93,7 6 295 000 44 092 605 3 539 205 Økonomirapporten pr. oktober prognostiserte et overforbruk (underskudd) på kr. 5.000.000.- Statusrapporten 1 som ble behandlet i kommunestyret september anslo overforbruket til ca. 3.500.000.- Økonomirapporten pr. oktober var dessverre ikke korrigert for ca. kr. 600.000.- som skulle kostnadsføres på ansvar 302 ressurskrevende tjenester. 2 Dette tilsier at prognosen dermed skulle angi et endelig overforbruk på ca. 4.4 mkr. Videre er regnskap og prognose ytterligere gjennomgått, og dette sammen med iverksatte tiltak, gir en oppdatert samlet prognose for driftsenhet omsorg med et overforbruk (underskudd) på kr. 3.629.205.- Fortsatt er det naturlig nok enkelte usikkerhetselementer i denne prognosen, spesielt da knyttet til: - Endelige pensjonskostnader - Bruker relaterte behov (pasient behov) - Sykefravær Følgende tiltak er iverksatt og gir effekt for prognosen (2016): 1. Det er gjennomført en grundig analyse av driften og tilhørende kostnader. Det er grunnlag for å redusere fastlønn med kr. 200.000.- 1 Status omstilling og utvikling driftsenhet omsorg 2 Særskilt regnskap som gir statlig refusjon av en nærmere angitt andel av kostnadene 3
2. Etter en ytterligere gjennomgang av grunnlagene, skal kr. 200.000.- overføres til ansvar 302 (ressurskrevende tjenester) og inngå i refusjonskravet ovenfor staten. 3. Den samlede status mht. sykemeldte, refusjoner og tilhørende kostnadsfaktorer, samt en redusert innleie i enkelte funksjoner, tilsier at netto vikarkostnader skal reduseres med kr. 300.000.- Det er også slik at det fortsatt mangler (forsinket) noe refusjoner (fra NAV) som også vil bidra til denne effekten. 4. Overtid reduseres maksimalt 3. Effekt kr. 60.000.- 5. Reduksjon i anslag på pensjon og arbeidsgiveravgift (effekt av reduserte lønnskostnader) med kr. 100.000.- 6. Reduksjon i kostnader til medisiner og medisinsk forbruksmateriell med kr. 10.000.- Samlet utgjør dette kr. 870.000.- Dessverre er det slik at kommunes endelige kostnader for pensjon ikke er kjent før primo 2017, og det er en usikkerhet knyttet til dette forholdet. Samlet sett gjør dette at en oppdatert prognose er kvalitetssikret og gir et endelig resultat på ca. 3,6 mkr i overforbruk. (mot 5,0 mkr i oktober) Dette resultatet er noe bedre enn hva som ble presentert i økonomirapporten som ble fremmet for kommunestyret i oktober. Rådmannen beklager at grunnlaget for rapporten og at rapporten ikke inneholdt konkrete tiltak for å redusere kostnadene. Administrasjonen og ledelsen har helt siden ferien i sommer vært sterkt påvirket av en vesentlig redusert kapasitet (samlet omtrent 3 ledere), noe som selvsagt har påvirket administrasjonens kapasitet til å bistå driftsenhetene og også foreta selvstendige og normale avviksanalyser, samt overvåke den daglige driften og de tilhørende økonomiske resultater. Ansvar 302 ressurskrevende tjenester er det også i 2016 knyttet noe usikkerhet til, da stortingets vedtak medio desember mht. innslagspunktet (foreslått økt i regjeringens forslag til statsbudsjett). I år som tidligere år arbeides det politisk fra regjeringens støttepartier med forslag om at innslagspunktet ikke skal heves slik regjeringen har foreslått. Det endelige resultat vil påvirke kommunes kostnader med kr. 300.000.- Rapport pr. juni behandlet i kommunestyret 30.6.2016. Naturlig nok er det reist spørsmål om det økonomiske grunnlag som lå til grunn for forslag til budsjettjustering, som ble fremmet for politisk behandling i juni var korrekt, spesielt mht. driftsenhet omsorg. Rådmannen med bistand fra økonomisjef og sammen med driftsenheten har gjennomgått grunnlaget og budsjetter/perioderegnskap for å vurdere dette. 3 Se vedlegg, instruks til driftsleder/enhet 4
Følgende vurderinger er gjort: 1. Hoved kostnadene (fastlønn - bemanning) har samlet ett positivt avvik på 7,4 % i 1 halvår, og inkl. prognose for november og desember, et negativt avvik på 30,4 % i 2 halvår. 2. Vikarkostnader har en økning i forbruket på vel 15 % i 2 halvår kontra 1 halvår. 3. Vikarbyrå har et betydelig høyere forbruk i 1 halvår kontra 2 halvår. 4. Overtid har en betydelig vekst i 2 halvår kontra 1 halvår tilsvarende ca. 15 %. Driftsenheten ble med grunnlag i budsjettjustering (egen sak) tilført en styrking av sitt driftsbudsjett med kr. 730.000.- og dermed et budsjett som var i balanse. Årsaken til de eskalerende kostnader i 2 halvår er grundig kommentert og drøftet i den statusrapport som ble behandlet av kommunestyret i september. Når man grundig analyserer perioderegnskap vs. budsjett for både 1 og 2 halvår, og grunnlaget for budsjettjusteringen, finner rådmannen grunnlag for å kunne si at prognosen med grunnlag i økonomirapporten pr. april (kommunestyret 28.4.2016) og grunnlaget for budsjettjustering burde ha tydeliggjort et budsjett i underbalanse på ca. 0,3-0,5 mkr (pr. juni 2016). Dette ser man enklere (tydeligere) i dag, enn hva man gjorde primo juni 2016, når driftsenheten og administrasjonen arbeidet med analyse og forslag til budsjettjustering. Først og fremst finner rådmannen grunnlag til å ta kritikk for at man ikke tydeligere har hensyntatt forbruket på årets 5 første måneder knyttet til vikarbyrå. Dette burde i seg selv har tilsagt en usikkerhet mht. årets prognose, som burde ha inngått som vesentlig del av beslutningsgrunnlaget for kommunestyret i forbindelse med budsjettjusteringen. Utvikling 2 halvår Det er i 2 halvår vært en krevende situasjon, først og fremst knyttet til å opprettholde en faglig forsvarlig bemanning i alle enheter til enhver tid, samtidig som man har gjennomført hovedferie. En høy etterspørsel etter tjenester både i hjemmesykepleie og i sykeheim, har gjort at man har måttet styrke bemanningen i betydelig grad. Dette også delvis som en konsekvens av et vikarbyrå som ikke har evnet å levere den kompetanse som er bestilt, og heller ikke det antall vikarer som ble bestilt. Dette har igjen medført et omfattende behov for å benytte ordinært mannskap, som igjen har utløst overtid, kompensasjon for forskyvning av arbeidstid, egne vikarer o.l. Dette framgår tydelig av tabell på side 3 i dette saksframlegget. Kort- og langsiktige administrative og driftsrelaterte tiltak Rådmannen har iverksatt en del kortsiktige tiltak i samråd med driftsenheten. (se eget vedlegg). Innsatsen framover må konsentrere seg om gode langsiktige tiltak som redusere risikoen for tilsvarende overforbruk i 2017 og årene som kommer. Dette arbeidet er naturlig nok ikke sluttført enda, men foreløpig kan dette konkretiseres til: i. Det er gjennomført et grundig og kvalitativt godt arbeid med grunnlaget for og forutsetningene for driftsenhetens innspill til budsjett for 2017. Driftsenheten anser at driftsbudsjettet må styrkes med 2,6 mkr sammenlignet med revidert budsjett for 2016. ii. Det er startet opp et arbeid sammen med arbeidstakerorganisasjonene for å utvikle en bedre arbeidstidsordning (turnus, årsplan, kombinasjon o.s.v.) for både sykeheim og hjemmesykepleie. Det er tidligere gjennomført årsplan (3 år) på sykeheimen, med godt resultat. Det vil bli innhentet erfaring bl.a. fra Inderøy kommune. Målsetningen er at man oppnår tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til styring av den samlede arbeidsstokken i forhold til det til enhver tid foreliggende pleiebehov. Det er påkrevd å styrke den samlede bemanning, og en nærmere analyse må gjøres av enhetens kritisk kompetansebehov (sykepleier, vernepleie, omsorgsarbeider, assistent). En gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsflyt og fordeling er 5
påkrevd. En målsetning er at man i 2016 evner å unngå vesentlig bruk av vikarbyrå. Enhetens og de ansattes stillingsstørrelser må vurderes. iii. Redusere bruk av både forskyvning av arbeidstid og bruk av overtid. 2016 har et uakseptabelt nivå på bruk av disse virkemidlene. iv. Fortsatt fullt trykk på omstillingsarbeidet, jf. de mål som der er fastsatt og vedtatt av kommunestyret. v. Analyse av gjennomført ATA (ansikt til ansikt) prosjektet. Kartleggingen er gjennomført, og analysen gjennomføres nå sammen med bistand fra KS sentralt. Konklusjonen må innarbeides i enheten målsetningen er å øke den direkte tjenesteproduksjon. Dette tiltaket skal også ha et tydelig fokus på kvalitetsforbedring (den opplevde kvalitet altså brukerens opplevelse). Det er grunn til å anta med bakgrunn i kartleggingen at vår kommune ligger lavt på ATA tid, dvs. at en høy andel av hver arbeidstime medgår til annet enn dirkete tjenesteproduksjon. I vurderingen gjort i 2014, i grunnlaget for omstillingsarbeidet, ble det synliggjort et samlet avvik mellom gjennomsnittet av norske kommuner og Verran kommune tilsvarende ca. 4,5 årsverk. En implementering av funnene i ATA prosjektet vil stille store krav til fortsatt omstilling, tenkning og ikke minst planlegging og organiseringen av arbeidshverdagen. vi. En endring av arbeidsflyten knyttet til registrering og rapportering av løpende lønnsdata, både for internt bruk og som grunnlag for Inn Trøndelag Regnskap og lønn. Skal redusere risikoen for feil og øke den løpende oversikten over den viktigste innsatsfaktoren, dvs. grunnlag for lønn. Samlet søkes det gjennomført en så stram drift innenfor enhet omsorg som det er forsvarlig å gjøre, også i lys av hva som er faglig forsvarlig. Øvrige driftsenheter Det er iverksatt tiltak i alle enheter for å redusere kostnadene i driften, herunder innført kjøpestopp. Alle driftsenheter har rapporter på forslag til tiltak. Det er begrenset hvilke kortsiktige tiltak det er mulig å gjennomføre. Bl.a. har vi vurdert å stenge basseng, forskyve undervisning i svømming og en rekke andre mindre tiltak. Samlet sett har vi valgt å ikke gjennomføre slike tiltak. Imidlertid vil en reduksjon i innleie (streng vikarbruk) i sykefravær/fravær, redusert deltagelse i kurs/møter, redusert reisekostnader o.s.v. kunne bidra positivt til å redusere overforbruket, uten at det er mulig å kunne angi dette i detalj. Rådmannen opplever at driftsenhetene (budsjettområdene) lojalt følger opp de tiltak og beslutninger som er iverksatt. Vurdering Rådmannen vil sammen med økonomisjefen og i samarbeid med alle budsjettområder foreta en gjennomgang av gjeldende rutiner og systemer innenfor økonomistyringen, for å avklare og konkretisere et forbedringsarbeid. Resultatet av dette arbeidet vil rådmannen rapportere til formannskapet om på et senere tidspunkt. 6