VESTNES KOMMUNE Administrasjonsutvalet Innkalling til møte i Administrasjonsutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 28.02.2012 Kl.15:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post ellen.forland@vestnes.kommune.no,tlf.: 71 18 40 08 eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: 71 18 40 05. Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 90 98 40 00. ordførar Side 1
Referatsaker: Saksnr Innhald Lukka RS 1/2012 Forlenging av arbeidsavtale og ***** ***** ***** ***** ***** ***** 01.01.2012-31.07.2012. RS 2/2012 Søknad med vedtak - 20% studiepermisjon 2012 X RS 3/2012 Vikar for ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** Permisjon frå fast stilling. X X I forkant av sak om sjukefråver vil Greta Bjerke, Anna Balstad og Gisela Stene Smith-Nilsen orientere om erfaringar i arbeidet med oppfølging av sjukemeldte sett frå eit arbeidsgjevarperspektiv Saksliste Saksnr Innhald Lukka PS 1/2012 PS 2/2012 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte PS 3/2012 Sjukefråver 3.kvartal 2011 - Totalfråver 2011 PS 4/2012 Bedriftshelsetenesta - årsrapport 2011 og framlegg til handlingsplan for 2012 PS 5/2012 HMS kalender - Årshjul - frå 2012 PS 6/2012 Hovudverneombod - rapport frå verksemda i 2011 PS 7/2012 PS 8/2012 Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune Evaluering av omorganiseringa innan tenestene for menneske med utviklingshemming (PU) i 2010 og 2011 PS 9/2012 Fastsetjing av omsorgsløn og løn til støttekontaker X PS 10/2012 Søknad om permisjon - ***** ***** X PS 11/2012 For mykje utbetalt sjukepengar X Side 2
PS 1/2012 Godkjenning av innkalling PS 2/2012 Godkjenning av protokoll frå siste møte Side 3
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 2011/1599 Saksbehandlar: Rune Håseth Dato: 13.02.2012 Sjukefråver 3.termin 2011 - Totalfråver 2011 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 16.02.2012 5/2012 Administrasjonsutvalet 28.02.2012 3/2012 Administrasjonssjefen si innstilling AMU tek sjukefråversrapport for 3.kvartal 2011 og totalt sjukefråver for 2011 til vitande. AMU ber om at det blir arbeidd vidare for å finne tiltak for å få redusert fråveret. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalet - 16.02.2012 Behandling: Avrøysting: Samrøystes vedteke som innstillinga Vedtak: AMU tek sjukefråversrapport for 3.kvartal 2011 og totalt sjukefråver for 2011 til vitande. AMU ber om at det blir arbeidd vidare for å finne tiltak for å få redusert fråveret. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Statestikk over sjukefråver skal leggast fram til AMU 3 gonger i året. Vestnes kommune har heilt frå 2008 lagt på 9-10% sjukefråver. Det er stor variasjon i fråveret mellom einingane og like einingar har store variasjonar. Side 4
Innan sektorer er det spesielt pleie og omsorg og barnehagar at vi finn det høgste fråveret. Vurdering: Vestnes kommune hadde i 3.kvartal eit totalt sjukefråver på 9,5%. Samanlikna med totalfråveret for heile 2011 er det ein liten nedgang, og det er positivt. Totalfråveret er noko høgre enn totalfråveret i 2010, frå 9,5 til 9,9 % Målet med 10% nedgang i sjukefråveret i 2011 samanlikna med 2010 vart ikkje nådd. Bedriftshelsetenesta har no starta med arbeid direkte mot eit par arbeidsplassar der driftsleiar har bedd om bistand. BHT er med og analyserer fråveret, samt har samtalar med tilsette og leiing. BHT har og delteke i fleire dialogmøte. Det er enno tidleg å sjå effekt av det arbeidet, men vi meiner at vi skal få både betre kunnskap, men og effekt av den kontakten. Arbeidet med sjukefråver er eit kontinuerleg arbeid som foregår ute i den enkelte eining. Analyse av sjukefråver må og skje der, i tillegg til den overordna analysen. Arbeidet må vere målretta og rette seg inn mot dei arbeidsstadene som har høgst fråver. AMU bør kanskje velje ut nokre arbeidsplassar der AMU har eit spesielt fokus, og gjer seg ekstra godt kjent. Vedlagt tabell viser fråveret i 3.termin samt sum for termin 1-2 og total 2011. Vedlegg: Tabell sjukefråver Side 5
Oversikt over sjukefråver i Vestnes kommune, totalt 2011 På ansvarsnivå - heile 2011 Totalt for kommunen 2011-9,9: 2010-9,5% :2009-9,6% Fråver barns sjukdom Eigenmeldt sjukefråver 1-24 dagar Legemeldt sjukefråver 1-9 dagar Legemeldt sjukefråver 10-39 dagar Legemeldt sjukefråver over 40 dagar Sjukefråver 1.termin 2011 Sjukefråver 2.termin 2011 Sjukefråver 3.termin 2011 Totafråver 2011 Tekniske tenester Eigedomsdrift 0,1 0,4 0,9 0 0 1,4 0,6 5,6 2,6 6,6 Drift og anlegg 0,3 0,8 0,6 2,9 6,9 11,6 7,4 6,5 8,7 2,7 BUT 9,1 Barnebustad (2 dr.eining) 0,4 0,8 0,3 0,7 6,7 8,9 10,5 9,9 9,8 Barnevern 0,5 1,3 0 0 10,5 12,2 4,3 4 7,2 PPT 0,5 1,2 0,5 8,1 0 10,3 24,3 12,1 15,5 Ressurssenter 0 1 0 0,6 5,2 6,8 1,9 2,7 4,1 Helsestasjon 0,7 1,4 1,4 0 0 3,5 0 0,5 1,3 Totalt sjukefråver 2010 Heimetenestene Gen. Heimetenester 0,5 1,7 0,2 0,9 4 7,2 5,5 6,1 6,3 16,2 Dagaktivitet 16 22,8 14 Heimesjukepleie 0,4 1,2 0,8 3,2 15,3 20,9 16,3 12,1 16,3 17,1 Sjukeh/Trygdeh/sent.kj Vestnes sjukeheim 0,4 0,8 0,9 1,5 5,7 9,4 8,3 9,5 9,2 8,3 Sentralkjøkken 0 0,1 0 0,8 22,6 23,5 23,9 41,9 30 13,9 Tresfjord trygdeheim 0,2 1,1 0,6 4,3 9,9 16,1 15,6 17 16,5 9,5 Hellandtunet Mariebo 0,4 2,2 0,4 4,5 17,9 25,5 18,3 8,3 17,5 14,4 Oppigarden 0,5 0,5 0,2 1,7 3,8 6,8 1,8 3,9 4,3 13,2 Ivartun 0,2 2,4 0,7 2,6 4,7 10,5 12 22 14,9 15,2 Teneste for utv.hemma Vestneshaug 0 0,7 0 3,1 21,2 25 20,8 5,9 17,3 12,3 Brugata 0,3 1,2 0,4 5,6 17,4 24,9 15,7 23,7 21,5 13,7 Plassen 0,2 1 0,3 0 10,5 12 0,2 1,8 4,8 10,2 Myrateigen 0,5 0,2 0,2 4,6 6,5 11,8 13,3 14,4 14,6 10,2 Kråkvika og Skogheim 0,1 0,7 1,2 1 15,9 19 9,7 6 11,4 10 Solstua 0,1 1 0,6 1,6 0,2 3,4 0,6 2,4 2,2 3,4 Skogly 0 2,2 0,8 1,3 16,1 20,4 1,5 15,3 13,5 20,5 Liaråket 0 1,2 0,3 0,6 10,7 12,8 6 9,8 9,6 11,5 Bakketun oppe 0,1 1,4 0 5,6 10,9 18 4,7 6,2 4,7 12,1 Bakketun nede 0 1,2 1,2 4,1 4,6 11,2 14,7 10,3 16 16 Kariplassen 0,2 1,8 0,2 1,2 16,2 19,6 18,8 19,8 19,7 19,9 Furulia 0 0,3 0,1 1,6 17,6 19,6 24,7 16 21,7 11,4 Avlastning /Støttekontakt 0 Dagsenter Strandbo 0 2,5 1 2,6 0 6 12,2 14,8 10,9 9,1 Helsetenestene 0,2 0,3 0 0,5 4,1 5,2 3 5,6 4,6 4,7 Kulturskulen 0 0,8 1,7 1,5 16,44 20,4 16,8 5,9 13,7 5,7 Helland skule/sfo 0,4 1,1 0,4 2,8 5,2 9,9 5,4 6,5 7,3 7,1 Tresfjord skule/sfo 0,5 1,5 0,8 1,4 0,6 4,7 4,8 3,5 4,2 8,7 Tomrefjord skule/sfo 0,5 1,8 0,8 0,6 1,6 5,3 5,2 4,3 5 6,6 Fiksdal Oppvekstsent 0,7 1 0 2 1,7 5,5 2 3,2 3,6 2,1 Helland barnehage 1,6 1,9 0,4 0,1 5,5 9,6 6,3 11,3 9,3 15,4 Tresfjord barnehage 0,4 1,2 0,7 3,3 15 20,5 31,2 4,7 19,3 11,6 Gardstunet barnehage 0,2 1,7 3,9 2,5 13,7 22 18,5 13,3 18 12,1 Tomrefjord barnehage 0,8 2,5 0 3,4 0 6,6 16,5 28,7 17,8 8 Servicektr/bibl/frivill 0,8 1,3 0 0 10,5 12,5 9,4 9,8 10,6 2,1 Sentraladm. 0,1 0,5 0 0,1 1,4 2,1 1,3 1 1,4 2,3 NAV kommune 0,6 2,9 0,4 0,5 0 3,9 0,7 5,6 3,3 11,3 Side 6
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 441 Arkivsaksnr.: 2012/1005 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 07.02.2012 Bedriftshelsetenesta - årsrapport 2011 og framlegg til handlingsplan for 2012 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 16.02.2012 6/2012 Administrasjonsutvalet 28.02.2012 4/2012 Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram utan innstilling til vedtak Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalet - 16.02.2012 Behandling: Framlegg utarbeidd i møte: Årsrapporten vert teken til vitande Avrøysting: Framlegg utarbeidd i møte samrøystes vedteke Vedtak: Årsrapporten vert teken til vitande SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Arbeidsmiljølova seier dette om bedriftshelseteneste: Side 7
3-3. Bedriftshelsetjeneste (1) Arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. (2) Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. (3) Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. (4) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om når og i hvilken utstrekning arbeidsgiver plikter å knytte til seg bedriftshelsetjeneste, om hvilke faglige krav som skal stilles til tjenesten og om hvilke oppgaver den skal utføre. (5) Departementet kan i forskrift gi bestemmelser om at bedriftshelsetjeneste etter denne paragraf må godkjennes av Arbeidstilsynet og om det nærmere innholdet i en slik godkjenningsordning. Plikta til å knytte til seg bedriftshelseteneste vart utvida frå 1.januar 2010, og gjeld no stort sett alle tilsette i kommunen. Som kjent inngjekk Vestnes kommune kontrakt med Helsehuset SALIS i 2010/2011. www.salis.no Kontrakten vart inngått etter anbodsrunde. Det er verdt å merke seg bedriftshelsetenesta først og fremst skal vere eit kompetansesenter for verksemda Vestnes kommune sit helse- miljø- og sikkerhetsarbeid. Den skal hjelpe verksemda i det førebyggande arbeidet og bidra til å skape gode og trygge arbeidstilhøve. Bedriftshelsetenesta skal med andre ord ikkje vere ei behandlande teneste på individnivå, eller som erstatning for bruk av fastlege. Arbeidsgjevar sin bruk av bedriftshelseteneste skal rapporterast årleg. Vedlagt følgjer årsrapport for 2011. Etter arbeidsmiljølova 7 er det Arbeidsmiljøutvalet som skal behandle spørsmål knytta til bedriftshelsetenesta. Det er eit viktig prinsipp at bedriftshelsetenesta ikkje tilhøyrer ein av partane i arbeidslivet men står heilt fritt i faglege spørsmål. Arbeidsmiljøutvalet sine oppgåver som mellom anna er : 7-2. Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver (1) Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Det vil vere avgjerande viktig at AMU spesielt vurderer bedriftshelsetenesta og også fremmer ønske om kva oppgåver tenesta skal ha spesielt fokus på i komande år. AMU bør ha høg grad av medverknad når handlingsplan for bedriftshelsetenesta skal utarbeidast for 2012. Administrasjonssjefen ønskjer også å legge denne rapporten fram for Administrasjonsutvalet då bedriftshelsetenesta sitt arbeid også berører adm.utvalet sitt mandat: 25. Partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg. 1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Side 8
Tiltak/handlingsplan for bedriftshelsetenesta: Adm.sjef, kommunalsjefar, driftsleiarar og hovudverneombod kan be om bistand frå bedriftshelsetenesta. Det er sett opp møteplan der aktørane fritt kan bestille oppdrag. (vedlagt denne saka) Vurdering: Saka vert lagt fram utan tilråding. Det ville vere ønskeleg at rapporten ikkje berre blir teken til vitande, men at ein også legg inn oppgåver/tiltak som det er ønskeleg at bedriftshelsetenesta prioriterer framover. Sjå i denne samanheng vedlegg 3 til denne saka Mal for HMS-plan Særutskrift til: Ingen Vedlegg: 1 Årsrapport2011 2 Bedriftshelsetenesta - aktivitetsplan 2012 3 Bedriftshelsetenesta - mal for handlingsplan Side 9
Helse Miljø Sikkerhet Årsrapport 2011 til Vestnes kommune Dokumentasjon fra Helsehuset SALIS AS I følge Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste stilles det krav til dokumentasjon til arbeidsgiver og bedriftshelsetjenesten. 5. Planer, årsrapporter og meldinger Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid a) planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten (Arbeidstilsynet, 2010) 6.2 2012 Vennlig hilsen Kontaktperson i SALIS Åsmund Nyhus Daglig leder Postboks 88 Telefon: 40004430 Mobil: 90669844 Org.Nr.:984 242 557 4791 Lillesand Telefaks: 40004430 E-mail: aasmund@agderhms.no Kontonr.: 2850.21.34185 Side 10
Helse Miljø Sikkerhet Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten Under følger arbeid utført av SALIS i samarbeid med bedriften. med referanse til forskriften. Forskriftstekst 4a) Bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser Oppgaver utført 2011 Ikke aktuelt i 2011 Timer utført i 2011 4b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr og øvrige arbeidsprosesser 4c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare Ikke aktuelt i 2011 Ergonomivurdering av ergoterapeut i Helleland barnehage juni 2011 Avd barn og unge august/september 2011 3 timer 5 timer Postboks 88 Telefon: 40004430 Mobil: 90669844 Org.Nr.:984 242 557 4791 Lillesand Telefaks: 40004430 E-mail: aasmund@agderhms.no Kontonr.: 2850.21.34185 Side 11
Helse Miljø Sikkerhet 4d) Fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade 4e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging Rapporter etter alle undersøkelser er oversendt oppdragsgiver Helseundersøk av røyk- og kjemikaliedykkere april 2011 Helseundersøk av nattarbeider sept 2011 Helseus av renholdere Sept 2011 Vaksinasjonsprogram Teknisk personell 25 timer 32 timer 38 timer 13 timer 6 timer 4f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 Oppfølging av sykmeldte arbeidstakere ved behov Ikke deltatt på dette i 2011 Postboks 88 Telefon: 40004430 Mobil: 90669844 Org.Nr.:984 242 557 4791 Lillesand Telefaks: 40004430 E-mail: aasmund@agderhms.no Kontonr.: 2850.21.34185 Side 12
Helse Miljø Sikkerhet 4g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak Grunnkurs HMS for ledere, verneombud, AMU og tillitsvalgte Juni 2011 september 2011 30 timer 4h) bistår ved henvendelser fra ledere, arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg 5a) Utarbeide planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten 5b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater 5c) rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak. Bistand i forbindelse med vanskelige personsaker i hjemmestenesten Årsplan april 2011 Årsrapport januar 2012 Påbegynt arbeid med risikovurdering i flere enheter i forbindelse med opplæring høsten 2011 Lederveiledning i forbindelse med HMS-opplæring og IA-arbeid høsten 2011 Juni 2011 september 2011 5 timer Åsmund Nyhus Daglig leder Postboks 88 Telefon: 40004430 Mobil: 90669844 Org.Nr.:984 242 557 4791 Lillesand Telefaks: 40004430 E-mail: aasmund@agderhms.no Kontonr.: 2850.21.34185 Side 13
Helse Miljø Sikkerhet Helsehuset SALIS Postboks 88 Telefon: 40004430 Mobil: 90669844 Org.Nr.:984 242 557 4791 Lillesand Telefaks: 40004430 E-mail: aasmund@agderhms.no Kontonr.: 2850.21.34185 Side 14
Aktivitetsplan for SALIS BHT 2012 SALIS TLF: 40 00 44 30 Epost: post@salis.no Januar 2012 Måndag 16. Helsekontakt, Februar 2012 Måndag 6. Helsekontakt, vaksinering Mars 2012 Måndag 5. Helsekontakt April 2012 Måndag 2. Helsekontakt Mai 2012 Måndag 7. Helsekontakt Juni 2012 Måndag 4. Helsekontakt September 2012 Måndag 3. Helsekontakt Oktober 2012 Måndag 1. Helsekontakt November 2012 Måndag 5. Helsekontakt Desember 2012 Måndag 3. Helsekontakt Tirsdag 17. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 7. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 6. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 3. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 8. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 5. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 4. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 2. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 6. Oppfølging av sjukemeldte Tirsdag 4. Oppfølging av sjukemeldte Onsdag 18. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 8. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 7. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 4. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 9. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 6. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 5. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 3. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 6. Bistå i ROS analyse, kurs ol Onsdag 5. Bistå i ROS analyse, kurs ol Side 15
BHT HELSEHUSET SALIS BEDRIFT VESTNES KOMMUNE AVDELING PERIODE 2011-2012 Malen for HMS-plan er fastsatt etter Forskrift om bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (bht) Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten 4a) Bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser Forslag Endrings- og utviklingsarbeid. Lederkonsultasjon. Ergonomiske tilpasninger 4b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr og øvrige arbeidsprosesser Forslag Risikovurdering 4c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare Tiltak 2012 Tidsplan Ansvarlig i bedriften og bht Tillegg ved behov Tillegg ved behov ROS Senest 31.12 2012 Enhetsleder Estimert tidsforbruk Ramme Tillegg 4d) Fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade 4e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging Vaksinasjoner Fremmer forslag basert på funn fra helseundersøkelsen Målrettede helsekontroller av nattarbeidere Januar 2012 Høsten 2011 4f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 Møteplassen for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere Hver første tirsdag i måneden Side 16
4g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak Forslag Kjemiske løsningsmidler, støy, støv, belastninger HMS-kurs, leder, verneombud 4h) bistår ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Forslag 5a) Utarbeide planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten 5b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater 5c) rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak. Forslag Estimert antall timer Dato Rapportering i henhold til våre rutiner Oppfølgingsplaner utarbeides i løpet av Dialogmøtet Desember 2011 Ansvarlig i bedriften: Åsmund Nyhus Ansvarlig i SALIS AS: Side 17
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2012/1035 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 07.02.2012 HMS kalender - Årshjul - frå 2012 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 16.02.2012 4/2012 Administrasjonsutvalet 28.02.2012 5/2012 Administrasjonssjefen si innstilling Århjul for HMS-arbeidet i Vestnes kommune vert godkjent slik det går fram av forslag frå administrasjonssjefen (vedlagt denne saka). Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalet - 16.02.2012 Behandling: Avrøysting: Samrøystes vedteke som innstillinga Vedtak: Århjul for HMS-arbeidet i Vestnes kommune vert godkjent slik det går fram av forslag frå administrasjonssjefen (vedlagt denne saka). SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Hovudverneombodet utarbeidde hausten 2009 eit forslag til HMS-kalender. Forslaget vart godkjent av Arbeidsmiljøutvalet i november 2009. Side 18
Det er Arbeidsmiljølova 3-1 som dannar utgangspunkt for behov for ein HMS-kalender. 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Hovudfokus i denne samanheng er omgrepet systematisk. Arbeidsgjevar har det overordna ansvaret for HMS-arbeidet i verksemda. Arbeidsgjevar bør knytte dette arbeidet til Arbeidsmiljøutvalet som består av både arbeidsgjevar- og arbeidstakarrepresentantar. Forslag til nye tiltak i kalenderen/årshjulet: Årshjulet bygger i hovudsak på gjeldande kalender. Nytt: Avviksrapportar vert lagt inn fast i alle møte i AMU. Januar/februar: Rapportar frå bedriftshelseteneste og hovudverneombod Rapportane bør også oppfølgast av AMU sine forventningar for gjeldande år (handlingsplan). Mai: Arbeidsmiljøundersøkjing. Dette skal ikkje gjennomførast kvart år. Administrasjonssjefen ønskjer her å nytte Kommuneforlaget sitt opplegg i www.bedrekommune.no Dette er elektronisk verktøy for gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkjingar og brukarundersøkjingar som vert brukt av over 300 kommunar. Administrasjonssjefen vil legge opp til at AMU får innsikt i verktøyet ved ein presentasjon. Juni: AMU vert orientert om kommuneøkonomien; både årsrekneskapen for året før og siste rekneskapsrapport. Det er også eit mål for administrasjonssjefen å få systematiske brukarundersøkjingar. Då bør resultatet frå desse også presenterast i AMU. I tillegg til faste og systematiske tema blir sjølvsagt meir dagsaktuelle saker tekne opp i Arbeidsmiljøutvalet. Desse sakene bør innspelast både frå HVO, tillitsvalte og arbeidsgjevar. Det er viktig at årshjulet som gjeld for heile kommunen vert brukt som utgangspunkt når einingane skal lage sine årshjul Særutskrift til: Driftsleiarane Vedlegg: 1 Forslag til Årshjul - frå 2012 Side 19
Påmelding grunnkurs nye verneombod Val av verneombod Konstituering AMU Behandle avvik vernerunde Nærværsrapport Årsrapportar - HVO og bedriftshelseteneste Handlingsplan Avviksrapport Felles vernerunde for heile organisasjonen. Nærværsrapprt Oppfølging vernerunde Evt. gjennomgang Samlingar for verneomboda - erfaringsutveksling Samling verneombod - fagleg tema Arbeidsmiljøundersøking Heile org. 3. kvart år Nærværsrapport Info/drøfting komm. økonomi Avviksrapport Side 20
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2009/683 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 07.02.2012 Hovudverneombod - rapport frå verksemda i 2011 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 16.02.2012 3/2012 Administrasjonsutvalet 28.02.2012 6/2012 Innstilling Årsrapport frå hovudverneombodet vert teken til orientering Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalet - 16.02.2012 Behandling: Avrøysting: Samrøystes vedteke som innstillinga Vedtak: Årsrapport frå hovudverneombodet vert teken til orientering SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Verneombodsordninga er omtalt i Arbeidsmiljølova 6-2, og hovudverneombodsordninga er omtalt i denne paragrafen sitt punkt 3: 3) Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha minst ett hovedverneombud, som har ansvar for å samordne verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal velges blant verneombudene eller andre som har eller har hatt tillitsverv ved virksomheten. Side 21
Vestnes kommune har 29 verneområde og like mange verneombod. Hovudverneombodet er frikjøpt i 20% stilling for å utføre oppgåvene sine. Hans årsrapport for 2011 følgjer vedlagt. Særutskrift til: Ingen Vedlegg: 1 Hovudverneombod - rapport frå verksemda i 2011 Side 22
Årsmelding for 2011 Vernetjenesten HVO Hallvar Helset Vernetjenesten er inndelt i 29 verneområder, der hvert verneområde har et verneombud Verneombudets oppgave er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsen i arbeidsmiljøloven. HVO har hatt samling med verneombuda i skolesektoren, barnehagene, PU tjenesten og helse- og pleie sektoren. Tema på samlingene er erfaringsutveksling og en tar opp felles problem i hverdagen Det dei understreker som viktig er faste møter mellom leder og verneombud der hms er tema. BHT vart engasjert til å oppdatere driftslederne og verneombuda i arbeidsmiljøloven. Kurset gikk over 2 hele dager. HVO ønsker at arbeidet med HMS årshjulet blir videreført slik at HMS arbeidet blir satt i system, og at driftslederne bruker det aktivt Det er 2 ting som jeg vil skal prioriteres i 2012 : At vi får et elektronisk hjelpemiddel i avikshåndtering, og at vi tar i bruk risiko- og sikkerhets analyse i internkontrollsystemet vårt. AMU hadde 4 møter i 2011 der arbeidstakerne hadde lederen Hvo Halllvar Helset Side 23
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 007 Arkivsaksnr.: 2011/604 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 31.01.2012 Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 28.02.2012 7/2012 Kommunestyret Administrasjonssjefen si innstilling Kommunestyret vedtek Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune slik dei ligg føre som framlegg frå administrasjonsutvalet. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 85/96 Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune. Retningslinjene har ikkje vore reviderte på snart 17 år. Administrasjonssjefen ønskte å få revidert retningslinjene i samband med konstituering av nytt kommunestyre hausten 2011. Etter kommunelova 48, pkt 4, der årsmelding og rekneskap vert omtalt, heiter det m.a.:. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det å ha felles etiske retningslinjer er ein grunnleggande føresetnad for høg etisk standard i ein organisasjon. Administrasjonssjefen tok saka først opp Arbeidsmiljøutvalet (AMU) i juni 2011. AMU gjorde i sak 9/2011 slikt vedtak: Etiske retningslinjer for Vestnes kommune vert sendt på høyring til driftsleiarar, hovudverneombod og hovudtillitsvalte. Høyringsfrist 12.september. Høyringssvar skal sendast til adm.sjefen på epost. Side 24
Etter høyringa skal retningslinjene behandlast på ny i arbeidsmiljøutvalet. Sidan skal saka til politisk behandling i administrasjonsutval og kommunestyre. Det kom inn få høyringssvar. Etter høyringa valde AMU å revidere gjeldande retningslinjer utan dei heilt store endringane. Føreslåtte endringar: Det som står om forholdet til media er noko endra. Det er teke inn eit punkt om at ytringsfridom gjeld for kommunalt tilsette, også til å uttale seg om sitt eige fagfelt. Det er elles teke inn eit punkt om sosiale media. Nytt er også siste punkt: registrering av verv. Styrevervregisteret er eit register med oversikt over styreverv og eigarskap for politikarar og toppleiing i kommunane. Registeret er oppretta for å motverke korrupsjon og for å fremme openheit i forvaltning og politikk. Vurdering: Det er opp til kommunestyret om ein vil ta ein grunnleggande revisjon av dei etiske retningslinjene, eller om ein med forholdsvis små endringar vil vidareføre dagens retningslinjer. Prosjektet Verdikommune Sunnmøre har nett lagt fram ein rapport der ein har med eit vedlegg og eit forslag til etiske retningslinjer. Dette forslaget er lagt ved saka for å vise alternative oppsett (innhald er i grove trekk det same). Særutskrift til: Redaktør av heimesidene Vedlegg: 1 Gjeldande Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune 2 Rviderte "Etiske retningslinjer for tilsette og politikarar i Vestnes kommune" 3 Forslag frå prosjektet "Verdikommune Sunnmøre" Side 25
Etiske retningslinjer for Vestnes kommune Vedteke av kommunestyret 27.06.96 - sak 85/96. Definisjon Ordet etikk er gresk og betyr morallære. Dette handlar m.a. om vår innebygde evne til: - å kunne skilje mellom rett og gale - å ta ansvar for oss sjølve og våre haldningar - å erkjenne at kvar enkelt må yte ein innsats for å skape ei positiv atmosfære av trivsel og tryggleik menneske imellom. Målsetting Vestnes kommune skal vere redeleg og ærleg i all si verksemd. Tilsette og folkevalde må lojalt følgje dei lover, forskifter og reglement som gjeld for kommunen. Det vert stilt høge forventingar til våre etiske haldningar, fordi vi forvaltar samfunnet sine fellesmidlar. Som tilsette og folkevalde er vi ein svært viktig ressurs. Vi bør vise engasjement og aktiv deltaking i kommunen si verksemd til beste for innbyggjarane. Lojal og engasjert oppfølgjing av vedtekne mål, rammer og prioriteringar er ein sjølvfølgje, og ein føresetnad for eit godt forhold mellom folkevalde, tilsette og innbyggjarane. Tillit og haldningar Tilsette og folkevalde må vere seg bevisste at vi er med på å skape grunnlaget for innbyggjarane sin tillit og haldning til kommunen. Vi må difor arbeide for å fremje positiv omtale av kommunen og kvarandre. Det er viktig for eit positivt miljø med open og tillitsfull to-vegs kommunikasjon for å motivere og engasjere, og appellere til kvar enkelt sin ansvarsfølelse. Kommunale bygningar, køyrety, maskinar m.v. Bruk av kommunen sine kjøretøy og maskiner skal normalt berre skje i tenestesamanheng. Administrasjonssjefen kan godkjenne utleige av kommunale maskiner m.v. dersom kommunen gjennom vedtak har fastsett utleigesatser og retningsliner for bruk av maskinene/bilane. Utleige av kommunale lokale skjer etter eigne retningsliner. Bruk av informasjon/opplysningar Fortrulege opplysningar som ein får i samband med saker i kommunen er teiepliktige, og må ikkje nyttast til personleg vinning. Ved eventuell uttale til media må det kome klart fram om vedkomande representerer kommunen, politisk parti, organisasjon eller eigen person. All informasjon som blir gitt i samband med verksemd for kommunen, må vere korrekt og lett forståeleg, og berre omhandle eigen etat eller arbeidsområde. Fortrulege opplysningar som vedkjem eigen tenestestad eller eigne tilsetjingstilhøve, bør takast opp tenesteveg. Det er viktig for at alle skal føle at vi har ein verdsett plass i kommunen, og at vi har den tillit som nødvendig for å gjere ein god jobb for fellesskapet. Det kviler eit særleg ansvar på politiske og administrative leiarar på alle nivå, gjennom eksempelet si makt å gå føre med god etisk forvaltningspraksis. Personleg vinning og interessekonflikter Folkevalde og tilsette i kommunen må unngå all form for personleg vinning som kan påverke, eller vere eigna til å påverke handlingar, sakshandsaming eller vedtak. For kommunale gåver til eigne tilsette gjeld eige reglement, "Gåver til tilsette". Kommunen sine folkevalde og tilsette må unngå å kome i situasjonar som kan medføre konflikt mellom kommunen si interesse og personlege interesser. (Ein viser til forvaltningslova 6). Dersom personlege interesser kan påverke avgjer i ei sak der ein har eit fagleg ansvar eller på annan måte tek del i handsaminga, skal dette takast opp med næraste overordna/ordføraren. Representasjon og reiser Vanleg gjestfridom og representasjon høyrer naturleg med i samarbeid og informasjonsutveksling. Folkevalde og tilsette si positive framferd i slike høve er ein trivselsfaktor og vil vere med på å styrke kommunen sitt omdømme. Alle reiseutgifter i fagleg samanheng blir til vanleg dekte av kommunen. Den som reiser for kommunen skal nytte den reisemåten og evt. kursstad som fell rimelegast for kommunen. Utanlandsreiser skal godkjennast av administrasjonssjefen. Side 26
Arbeidsmiljøutvalet (AMU) sitt framlegg til Etiske retningslinjer for Vestnes kommune Definisjon Ordet etikk er gresk og betyr morallære. Dette handlar m.a. om vår innebygde evne til: - å kunne skilje mellom rett og gale - å ta ansvar for oss sjølve og våre haldningar - å erkjenne at kvar enkelt må yte ein innsats for å skape ei positiv atmosfære av trivsel og tryggleik menneske imellom. Målsetting Vestnes kommune skal framstå som redeleg og ærleg i all si verksemd. Tilsette og folkevalde må lojalt følgje dei lover, forskifter og reglement som gjeld for kommunen. Det vert stilt høge forventningar til våre etiske haldningar fordi vi forvaltar samfunnet sine fellesmidlar. Som tilsette og folkevalde er vi ein svært viktig ressurs. Vi må vise engasjement og aktiv deltaking i kommunen si verksemd til det beste for innbyggjarane. Lojal og engasjert oppfølgjing av vedtekne mål, rammer og prioriteringar er ein sjølvfølgje og ein føresetnad for eit godt forhold mellom folkevalde, tilsette og innbyggjarane. Tillit og haldningar Tilsette og folkevalde må vere seg bevisste at vi er med på å skape grunnlaget for innbyggjarane sin tillit og haldning til kommunen. Vi må difor arbeide for å fremje positiv omtale av kommunen og kvarandre. Det er viktig med open og tillitsfull to-vegs kommunikasjon for å motivere og engasjere, og appellere til kvar enkelt sin ansvarsfølelse. Kommunale bygningar, køyrety, maskinar m.v. Bruk av kommunen sine kjøretøy, maskiner og datautstyr skal normalt berre skje i tenestesamanheng. Administrasjonssjefen kan godkjenne utleige av kommunale maskiner m.v. dersom kommunen gjennom vedtak har fastsett utleigesatser og retningsliner for bruk av maskinene/bilane. Utleige av kommunale lokale skjer etter fastsette utleigesatsar og brukaravtalar. Bruk av informasjon/opplysningar/media Vestnes kommune skal legge til rette for at innbyggjarane får god og utfyllande informasjon om kommunen si verksemd. Alle tilsette kan gi faktaopplysningar om eige arbeidsområde så lenge desse ikkje er undergitt lovbestemt teieplikt. Grunnlovsfesta ytringsfridom gjeld sjølvsagt også kommunalt tilsette. Kommunalsjefar og driftsleiarar kan gi opplysningar og uttalar på vegne av sin sektor eller eining. Ordførar, varaordførar og administrasjonssjef har generell fullmakt til å gi informasjon og uttalar om heile den kommunale verksemda. Sosiale media Dei etiske retningslinjene gjeld også ved bruk av sosiale media. Tilsette må syne varsemd ved omtale av arbeidsgjevar, arbeidsoppgåver/prosjekt, kollegar og andre ein samarbeider med. Gåver og andre fordelar Tilsette skal ikkje motta gåver, reiser, hotellopphald, rabattar, lån eller andre ytingar/fordelar som er egna til å påverke avgjerder/handlingar eller som på annan måte kan så tvil om integritet. For kommunale gåver til eigne tilsette gjeld eige reglement, "Gåver til tilsette". Kommunen sine folkevalde og tilsette må unngå å kome i situasjonar som kan medføre konflikt mellom kommunen si interesse og personlege interesser. (Ein viser til forvaltningslova 6). Dersom personlege interesser kan påverke avgjerd i ei sak der ein har eit fagleg ansvar eller på annan måte tek del i behandlinga av saka, skal dette takast opp med næraste overordna/ordføraren. Representasjon og reiser Vanleg gjestfridom og representasjon høyrer naturleg med i samarbeid og informasjonsutveksling. Folkevalde og tilsette si positive framferd i slike høve er ein trivselsfaktor og vil vere med på å styrke kommunen sitt omdømme. Alle reiseutgifter i fagleg samanheng blir til vanleg dekte av kommunen. Den som reiser for kommunen skal nytte den reisemåten og evt. kursstad som fell rimelegast for kommunen. Utanlandsreiser skal godkjennast av administrasjonssjefen. Side 27
Registrering av verv For å styrke openheit og tillit tilrår Vestnes kommune at medlemmar i kommunestyre, formannskap og faste utval registrerer sine interesser og styreverv i databasen www.styrevervregisteret.no Side 28
Side 29
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 2010/218 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 03.02.2012 Evaluering av omorganiseringa innan tenestene for menneske med utviklingshemming (PU) i 2010 og 2011 Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 28.02.2012 8/2012 Administrasjonssjefen si innstilling Tenestene for menneske med utviklingshemming blir og vidare organisert i èi eining, Bu- og habiliteringstenestene. Hovudlinjene i noverande organisasjonsstruktur vert vidareført. Endringar i struktur og oppgåvefordeling må likevel fortløpande vurderast av administrasjonssjef og driftsleiar etter drøftingar med tillitsvalte. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Som mange andre kommunar la Vestnes om til flat struktur i 2001. Intensjonen var klare styringslinjer med 2 leiarnivå: administrasjonssjef og driftsleiarar. Under driftsleiarane er det ulike personar med fagansvar (koordinator, fagansvarleg etc). For dei fleste kommunar som er organiserte i flat struktur, har det i evalueringane etterpå vist seg at kommunar som har organisert drifta i svært mange einingar, ofte vil ha samordningsutfordringar. Dette gjeld særleg for sektorar der fleire einingar har same oppgåve. (Til dømes gjeld dette barnehagar, skular og PU) I mange kommunar går ein etterkvart over til å ha færre einingar og færre leiarar. Administrasjonssjefen har ved fleire høve vurdert det slik at ein altfor flat struktur kan vere krevande å handtere for administrasjonssjefen og for organisasjonen generelt. Det skaper både styrings- og samordningsutfordringar å ha mange einingar og mange leiarar innan same sektor. Det er også knytt ein del generelle utfordringar til å ha fleire leiarar innan same tenesteområde. Då noverande adm.sjef tok til i stillinga var det 5 driftsleiarar innan PU. Innan desse einingane var det 13 bogrupper og dagsenter. Tenestene for utviklingshemma er den største sektoren i kommunen med eit budsjett på over 100 mill kroner. Totalbudsjettet for pleie- og omsorg er på 210 mill kroner. Det er over 230 tilsette i Bu- og habiliteringstenestene. Side 30
Samordningsutfordringane: Lik personalbehandling, lik praktisering av reglement Turnusplanlegging Økonomistyring Ingen har totaloversikt ved behov for flyttingar av bebuarar internt Ingen leiar med totalansvar for framtidig planlegging for heile PU-sektoren Ein del fellesoppgåver vert for lite spesialiserte: saksbehandling, kunnskap om regulering av tvang og makt (kap 9 i ny lov), utarbeiding av individuell plan, KOSTArapportering, IPLOS-rapportering, bruk av fagprogram etc. Samråding med tillitsvalte: Ved fleire høve tok adm.sjefen opp desse problemstillingane med hovudtillitsvalte. Det var semje om å starte forsøk og drøftingar om omorganisering. Imidlertid skjedde det endringar på leiarnivå som gjorde at ein våren 2010 anten måtte lyse ut etter nye driftsleiarar innan PU, eller berre gå i gang med ei omorganisering. I samråd med hovudtillitsvalte, og i samråd med adm.utvalet, vart det lagt til rette for èi samla eining og det å gjennomføre dette raskare enn opprinneleg planlagt. Eininga fekk etterkvart namnet Bu- og habiliteringstenestene. Det vart også avtalt med organisasjonane at omorganiseringa skulle evaluerast (bakgrunnen for denne saka) Ny organisering: Eit første enkelt oppsett over ny struktur ligg som vedlegg 2 i saka. Hovudlinjene: 1. Èin driftsleiar med overordna ansvar 2. Driftsleiaren skal ha ein stab tilgjengeleg. Staben skal handtere samordning, personellutfordringar, saksbehandling og felles oppgåver for heile PU. 3. Dagsenteret skal få ein utvida funksjon, og vi lyste difor ut ei koordinatorstilling her som i tillegg til å leie dagsenteret også får ei samordningsrolle i forhold til all sysselsetting og aktivisering for alle utviklingshemma over 18 år i kommunen. Koordinator vart difor også ein del av driftsleiar sin stab. 4. I bogruppene skal det vere ein tilsette med meiransvar/tilleggsoppgåver. Det vart lagt til rette for å arbeide grundig med kva oppgåver som kan leggast på dette nivået. Kanskje kan det avtalast ulike grader av delegering, og kanskje må vi ta det gradvis. Det vart oppretta ei gruppe som arbeidde med omorganiseringa: 2 tillitsvalte, 2 bogruppeansvarlege, 2 noverande driftsleiarar og adm.sjefen. Bu- og habiliteringstenestene i drift innhald i evalueringa: Eg viser til vedlegg frå: driftsleiar og hennar stab Fagforbundet (dei andre organisasjonane har ikkje gitt evaluering) tilsette ved Dagsenter Strandbo Punkt det er semje om mellom arbeidsgjevar og tillitsvalte 1. Det ser ut til at det er semje om hovudstrukturen i omorganiseringa (sjå punkt 1-4 ovanfor). Det er semje om at det å ha tenestene for utviklingshemma samla i èi eining gir muligheit for betre oversikt både over brukarar og tilsette, at det gir meir lik personalbehandling, betre effektivitet opp mot styringssystem (rutiner og internkontroll), meir heilskapleg tenkning omkring fagutvikling. Side 31
2. Det har vore gjort eit stort arbeid i å få utarbeidd nye instruksar. Dette arbeidet er no ferdigstilt for ass. driftsleiar, saksbehandlar, koordinatorar, fagansvarlege, miljøterapeut, helse- og omsorgsarbeidar, assistent, tilsette med tilleggsoppgåver. 3. Det er også semje om at det no er for stort arbeidspress på driftsleiar. Som ein ser av organisasjonskartet deira (vedlegg 3) har ho i tillegg til overordna styring ansvar for oppfølging av tenestemottakarar og personale for fleire bueiningar, inkl barnebustad og Kariplassen. Dette er dei mest krevande brukarane, utfordrande fagoppgåver, mange tilsette og store budsjett. Berre Kariplassen har eit budsjett på ca 15 mill (ekskl barnebustadene som til saman har budsjett på over 7 mill). 4. Fylkesmannen påpeika i tilsynet sist haust at staben i Bu- og habiliteringstenestene har for liten ressurs til saksbehandling generelt, og saksbehandling i forhold til tvang og makt spesielt. Det gjer tenesta spesielt sårbar at berre éin tilsett har dette som spesialområde. 5. Det er også semje om at Kariplassen, inkl barnebustadene, bør sjåast på spesielt. Det bør etter adm.sjefen si oppfatning vere éin med personalansvar for Kariplassen. Dette bør ikkje vere driftsleiar. 6. Det er også semje om at ein ikkje har kome heilt i mål når det gjeld tilsett i kvar bueining som har tilleggsoppgåver til stillinga si. Desse har oppgåver i forhold til dagleg drift, men ikkje personalansvar. Dei synast nok at dei yter meir enn dei får løn for, og at ansvaret deira i praksis er større enn det formelle ansvaret gir inntrykk av. Dette punktet må det arbeidast vidare med. Det må også vurderast om nokre av desse med tillegg i arbeidsoppgåver kan får utvida formelt ansvar med oppfølging av personalsaker. Då hamnar ein raskt tilbake til det vi før definerte som dagleg leiar. 7. Dei tilsette ved dagsenteret opplever at koordinatoren for arbeid og sysselsetting av menneske med utviklingshemming har fått for mange tilleggsoppgåver som gjeld personalbehandling. Dette har blitt avtalt for å få personalansvar og ansvar opp mot bueiningane betre fordelt i staben. Det vert også arbeidd for å finne tilpasningar for å møte denne kritikken. Fagforbundet sine merknader: I tillegg til det som er nemnt over, kjem Fagforbundet med ein god del ønske og kritiske merknader. Administrasjonssjefen trur desse merknadene like godt kunne vore framført i dei fleste einingar. Det er forhold som ein organisasjon kontinuerleg må arbeide med, og kanskje ikkje direkte knytta mot evaluering av denne omorganiseringa. Vurdering: Når det gjeld organisering, kan ein trygt seie at trendane endrar seg, og nye idèar tek form. Slik må det også vere i levande organisasjonar med krav til omstilling og nytenkning. Det er viktig å ha fokus på organisering heile tida, men samstundes legge vekt på å unngå usikkerheit både i leiargruppe, blant tilsette, og blant brukarar og pårørande. Det krevst difor også periodar med stabilitet og muligheit til tilpasningar. Vi er inne i ei slik fase no. Organisasjonen må få gå seg til. For administrasjonssjefen og politikarane bør hovudmålet vere å tilrettelegge for at rammene skal vere levelege. Dette gjeld no spesielt på leiarnivå der vi må sørge for at leiarane har tid til å følgje opp både brukarar og tilsette. Etter adm.sjefen si oppfatning er det no viktig å få ei stilling til i staben som skal koordinere bueiningane, inkl saksbehandling. Det er også viktig å sørge for leiing og kordinering ved Kariplassen. Korleis dette skal gjerast, bør drøftast vidare i organisasjonen. Dette vil truleg Side 32
ikkje vere kostnadsdrivande då det vil betre organisering og oppfølging både av tilsette og brukarar. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Omorganisering innan tenestene for menneske med utviklingshemming (PU) - 2010 Brev til tillitsvalte 2 Forslag organisasjonskart (frå adm.sjef i starten av omstillinga) 3 Gjeldande organisering pr januar 2012 4 Evaluering frå Fagforbundet 5 Evaluering frå driftsleiar og stab 6 Evaluering 2012 frå tilsette ved dagsenter Side 33
VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen Til Fagforbundet DELTA Fellesorganisasjonen (FO) Norsk Sykepleierforbund (NSF) Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar / Tlf 05.03.2010 2368/2010 2010/218 Tone Roaldsnes 71 18 40 40 Omorganisering innan tenestene for menneske med utviklingshemming (PU) - 2010 Brev til tillitsvalte Administrasjonssjefen har over ein periode hatt tankar om omorganisering innan tenestene for utviklingshemma i Vestnes kommune. Eg har munnleg varsla eit forsøk med omorganisering og utprøving før endeleg organisasjonform vert lagt. Imidlertid har det skjedd personellendringar i leiinga innan PU som gjer at administrasjonssjefen meiner det bør takast grep no, og at rommet for utprøving dermed vert avgrensa. Paul Skrede har sagt opp stillinga si frå 1.mai og Nina Tomren har søkt om permisjon for 1 år. Bakgrunn for ønskje om endring av organisering: Administrasjonssjefen sitt ansvar: Etter kommunelova 23 er administrasjonssjefen øvste leiar for den samla kommunale administrasjon. Dette inneber mellom anna at ho skal sørge for samordning og effektivisering av heile verksemda. Administrasjonssjefen vurderer tenestene for utviklingshemma som den mest krevande sektoren å organisere. Dette skuldast korkje dei tilsette som arbeider der eller sjølve tenesteytinga. Det skuldast kort og godt at det er ein sektor i stadig endring p.g.a nedbygging. Nedbygginga vil medføre endringar i talet på tilsette, endringar i tenestetilbod og flyttingar for å effektivisere drifta. Tidlegare omorganisering: Vestnes kommune vart omorganisert i 2001. Som mange andre kommunar la vi om til flat struktur med 2 leiarnivå: administrasjonssjef og driftsleiarar. Under driftsleiarane er det ulike personar med fagansvar (koordinator, fagansvarleg etc) Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset 71 18 40 00 71 18 40 01 939 901 965 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post:postmottak@vestnes.kommune.no Side 34
Når det gjeld organisering, kan ein trygt seie at trendane endrar seg, og nye idèar tek form. Slik må det også vere i levande organisasjonar med krav til omstilling og nytenkning. Det er viktig å ha fokus på organisering heile tida, men samstundes legge vekt på å unngå usikkerheit både i leiargruppe, blant tilsette, og blant brukarar og pårørande. For dei fleste kommunar som er organiserte i flat struktur, har det i evalueringane etterpå vist seg at kommunar som har organisert drifta i svært mange einingar, ofte vil ha samordningsutfordringar. Dette gjeld særleg for sektorar der fleire einingar har same oppgåve. (Til dømes gjeld dette barnehagar, skular og PU) I mange kommunar går ein etterkvart over til å ha færre einingar og færre leiarar. Eg har, sidan eg var tilsett som administrasjonssjef i 2005, sett at ein altfor flat struktur kan vere krevande å handtere for administrasjonssjefen og for organisasjonen generelt. Det skaper både styrings- og samordningsutfordringar å ha mange einingar og mange leiarar innan same sektor. Det er også knytt ein del generelle utfordringar til å ha fleire leiarar innan same tenesteområde. Vi starta med 5 driftsleiarar innan PU. No har vi 4 driftseiningar: Vestnestunet, Karilia, Myratunet og Skogstua. Innanfor einingane har vi 16 bogrupper og dagsenter. Samordningsutfordringar: Lik personalbehandling, lik praktisering av reglement Turnusplanlegging Økonomistyring Ingen har totaloversikt ved behov for flyttingar etter dødsfall Ingen leiar med totalansvar for framtidig planlegging for heile PU-sektoren Ein del fellesoppgåver vert best utført ved spesialisering : saksbehandling, kunnskap om regulering av tvang og makt ( 4A-vedtak), utarbeiding av ind.plan, KOSTA-rapportering, IPLOS-rapportering etc. Den flate strukturen har også utfordringar når det gjeld definering av ansvar for personar med meiransvar innan kvar bogruppe. Dette har heile tida vore etterlyst frå tillitsvalte. Slik det er praktisert, har kontaktpersonane for dei ulike bogruppene ulikt ansvar og ulike oppgåver. Administrasjonssjefen ønskjer ei utprøving med tildeling av meir ansvar og oppgåver for denne kontaktpersonen (evt. bogruppeansvarleg eller bogruppekoordinator). Framlegg til ny organisering: Vedlagt følgjer eit enkelt oppsett over ny struktur. Hovudlinjene: Èin driftsleiar med overordna ansvar Vi har no 2 driftsleiarar att. Gunnhild Sylte har gitt beskjed om at ho ikkje er aktuell som driftsleiar for heile PU. Anna Balstad har varsla at ho KAN vere aktuell, men at det er viktig for henne korleis tillitsvalte vurderer saka, og om dei vurderer at stillinga bør utlysast internt/eksternt. Administrasjonssjefen ønskjer signal frå tillitsvalte om dette. Journalpostnr:2368/2010 Vestnes kommune Side 2 av 3 Side 35
Driftsleiaren skal ha ein stab tilgjengeleg. Staben skal handtere samordning, personellutfordringar, saksbehandling og felles oppgåver for heile PU. Administrasjonssjefen tenkjer seg at Gunnhild Sylte vert i stab, og at vi lyser ut 2 heile stillingar som no vert ledige. Den eine av desse vert knytt til dagsenteret (sjå neste punkt). Det er viktig at stillingane er faste, og at dei vert lyste ut eksternt, for å få best mulig søkjargrunnlag. Det må vurderast om dagsenteret skal få ein utvida funksjon, og om vi såleis skal lyse ut ei koordinatorstilling her som i tillegg til å leie dagsenteret også får ei samordningsrolle i forhold til all sysselsetting og aktivisering for alle utviklingshemma over 18 år i kommunen. Koordinator skal difor også vere ein del av driftsleiar sin stab. Adm.sjefen vurderer det som rett å lyse ut heil fast stilling, og vil ha tilbakemelding på dette frå dei tillitsvalte. Denne stillinga treng ikkje ha krav om høgskuleutdanning. Bogruppekoordinator får ein utvida funksjon i forhold til i dag. Det bør arbeidast grundig med kva oppgåver som kan leggast på dette nivået. Kanskje kan det avtalast ulike grader av delegering, og kanskje må vi ta det gradvis. Det bør opprettast ei gruppe som skal arbeide med omorganiseringa: 2 tillitsvalte, 2 bogruppeansvarlege, 2 noverande driftsleiarar og adm.sjefen. Administrasjonssjefen leiar arbeidet i gruppa. Med helsing Tone Roaldsnes administrasjonssjef Vedlegg: 1 Forslag organisasjonskart Journalpostnr:2368/2010 Vestnes kommune Side 3 av 3 Side 36