Innkalling til Administrasjonsutvalet

Transkript

1 Innkalling til Administrasjonsutvalet Møtedato: Møtestad: Flora omsorgssenter Møtetid: 12:00 etter arbeidsmiljøutvalet sitt møte Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf , eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Oscar Bergheim leiar Trond Ramstad Olsen sekretær

2 Saknr. Tittel Sakliste 012/15 Godkjenning av møtebok 013/15 Internkontroll - kvalitetssystem 014/15 Budsjett og handlingsprogram 2016, økonomiplan , revidert budsjett /15 Sjukefråvær i Flora kommune - kostnader

3 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 012/15 Administrasjonsutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei K /2465 Godkjenning av møtebok Møteboka vert godkjent slik den ligg føre.

4 Saksopplysingar: 32T Protokoll - Administrasjonsutvalet

5 Møtedato: Møtestad: Flora samfunnshus Møtetid: 14:10-15:00 Møteprotokoll for Administrasjonsutvalet Desse møtte Wenche Kvalvik Maj-Linn Selvik Bente Frøyen Steindal Oscar Bergheim Kari Vårdal Jacob Nødseth Parti Fagforbundet Fagforbundet AP AP AP SL Forfall meldt frå følgjande medlemar Vidar Grønnevik Parti H Møteleiar: Oscar Bergheim Merknad til innk.: Ingen merknader. Godkj. sakliste: Ingen merknader. Frå adm. møtte: Rådmann/sekretær Trond Ramstad Olsen, HR-konsulent Leni Stensvoll. Utlevert i møtet: Orientering: Det vart orientert om sjukefråværet i samband med sak 011/15. Spm./interpell.: Synfaring: Ymse: Det skal orienterast om internkontrollsystemet i Flora kommune i neste møte.

6 Sakliste Saknr. Tittel 008/15 Refererte skriv og meldingar Protokoll - Administrasjonsutvalet /15 Generelle retningsliner for konflikthandtering i Flora kommune 010/15 Retningsliner ved sjukefråvær, langtidssjukefråvær og omplassering/attføring 011/15 Sjukefråværsrapport kvartal 2015

7 008/15: Refererte skriv og meldingar Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Handsaming: Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre : Protokoll - Administrasjonsutvalet Handsaming: Vedtak: /15: Generelle retningsliner for konflikthandtering i Flora kommune Generelle retningsliner for konflikthandtering i Flora kommune vert vedteke slik det går fram av saka. Handsaming: Repr. Nødseth la fram forslag om nytt tilleggspunkt 2 i framlegget til rådmannen: "Retningslinene vert å rullere kvart år, der ADMU vert orientert om erfaringane ein har gjort seg med reglementet." Framlegget til vedtak med tilleggspunkt vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Generelle retningsliner for konflikthandtering i Flora kommune vert vedteke slik det går fram av saka. 2. Retningslinene vert å rullere kvart år, der ADMU vert orientert om erfaringane ein har gjort seg med

8 reglementet /15: Retningsliner ved sjukefråvær, langtidssjukefråvær og omplassering/attføring 1. Retningsliner ved sjukefråvær, langtidsfråvær og omplassering/attføring i Flora kommune vert vedteke slik det går fram av saka. 2. Det skal utarbeidast ei kortfatta brosjyre som skal nyttast i teneste. Handsaming: Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke, med tillegg frå repr. Nødseth: Retningslinene vert å rullere kvart år. Framlegget til vedtak frå rådmannen med tillegg vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Retningsliner ved sjukefråvær, langtidsfråvær og omplassering/attføring i Flora kommune vert vedteke slik det går fram av saka. 2. Det skal utarbeidast ei kortfatta brosjyre som skal nyttast i teneste. 3. Retningslinene vert å rullere kvart år /15: Sjukefråværsrapport kvartal 2015 Sjukefråværstala for 3. kvartal i Flora kommune vert tekne til vitande. Handsaming: Rådmannen beden om å orientere om kostnadane ved sjukefråværet i Flora kommune i neste møte. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Sjukefråværstala for 3. kvartal i Flora kommune vert tekne til vitande

9

10 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 013/15 Administrasjonsutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Trond Ramstad Olsen 15/2500 Internkontroll - kvalitetssystem Saka og orienteringa frå rådmannen vert teken til vitande.

11 Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Internkontrollsystem og kvalitetssikringssyem i Flora kommune. Innleiing: I det første møte i det nye administrasjonsutvalet vart det stilt spørsmål om status på internkontrollsystem, kvalitetsssikringssystem, system for avvikshandtering og rådmannen vart beden om å melde tilbake om dette Vurdering: Flora kommune har godkjend HMS-reglement for tenesta, og no tilhøyrande/beslekta reglement, jf krav som kjem fram av Internkontrollforskrifta. ADMU signaliserte generelt at alle vedtekne reglement måtte reviderast, gjerne kvart år, der det i forkant vart reflektert og evaluert om dei virka i prakis etter intensjonane.revisjon av systemet er ein viktig del av internkontrollsystemet i seg sjølv og denne delen må betrast. Når det gjeld avvikshandtering, er det å merke at vi har eit sett av avvikhandteringsssystem når det gjeld HMS, og fleire andre når det gjeld avvikshandtering på andre områder i tenesteproduksjonen vår. Omsorg, skule, barnehage og teknisk har sine eigne system. Vi har heller ikkje noko felles kvalitetssikrings/utviklingssystem i Flora kommune, som til dømes "Kvalitetslosen " eller andre. Rådmannen vil orientere meir temaet i møtet. Kvalitetsutvikling og kvalitetssikringssystem er omfattande og det vil kreve meir utgreiingstid, før ein vil kunne gje ei tilråding om dette. Det må leggjast til at eit nytt administrativt delegeringsreglement er på trappende, samstundes som vi gjennomgår både intranettsystemet og internettsystemet vårt, for at desse skal vere meir brukarvenlege. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Internkontrollforskriften.

12 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 045/15 Formannskapet PS /15 Levekårsutvalet PS /15 Plan- og PS samfunnsutvalet 014/15 Administrasjonsutvalet PS Formannskapet PS Bystyret PS Administrasjonsutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Linda Mæland Nipen K1-145, K /1395 Budsjett og handlingsprogram 2016, økonomiplan , revidert budsjett Flora formannskap tar orienteringa til vitande Formannskapet - 045/15 FORM - handsaming: Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. FORM - vedtak: Flora formannskap tar orienteringa til vitande

13 Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Rådmannen gir sitt utkast til Budsjett- og handlingsprogram 2016, inkludert revidert budsjett og økonomiplan Dokumentet vert delt ut i møtet. Innleiing: Vurdering: Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm:

14 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 015/15 Administrasjonsutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Trond Ramstad Olsen K1-460, K3 - &31 12/729 Sjukefråvær i Flora kommune - kostnader Administrasjonsutvalet tek stipulatet på kostnader ved sjukefråvær i Flora kommune i 2014 til vitande og som grunnlag for vidare arbeid med oppfølging av å redusere sjukefråværet og kostnadene ved dette.

15 Saksopplysingar: Innleiing: Det vert lagt fram sjukefråværsrapport for ADMU/AMU kvartalsvis og for året. Desse organa tok også opp spørsmålet om kostnader ved sjukefråværet. Dette spørsmålet er også sendt til rådmannen i budsjettprosessen. Vurdering: Tabellane under viser sjukefråværet i 2014, samla og sektorvist og fordelt på kjønn, i arbeidsgjevarperiode, eigenmeldt fråvær, og sjukefråvær utover arbeidsgjevarperioden. Same type statistikk er utarbeidd for 2015, inkl. 3 kvartal. Sjukefråvær:

16 Så langt i år (2015) er sjukefråværet i arbeidsgjevarperioden (både eigenmeldt og legemeldt fråvær) på 2,3% i Flora kommune, 3,1% i omsorgstenesta, og 2,1% i skule/barnehage. Kostnadene ved sjukefråvær er høgst i arbeidsgjevarperiden, som ein ikkje får refusjon for, men det er også konstnader ved fråvær også etter arbeidsgjevarperioden om ikkje får fullt ut refundert. Om vi ser på kostnadene for fråvær i omsorgstenesta, som er den tenesta med høgst sjukefåvær over tid, og der trongen for inntak av vikarar er størst, så er det også den tenesta som faktisk er flinkast til å få redusert ugiftene ved sjukefråvær, ved å nyttiggjere seg dei ordningar som NAV tilbyr, fritak for arbeidsgjevarperioden for kronikarar og bruk av tilretteleggingstilskot. Kva kostar fråværet i arbeidsgjevarperioden i omsorgstenesta? Eit gjennomsnittleg årsverk i omsorg er stipulert til kr inkl. sosiale kostnader, då er rett nok ikkje alle turnuskostnader medrekna, heller ikkje tap av kompetanse og kostnader til leiing og administrasjon og andre driftsrelaterte kostnader medrekna. I 2014, var det 2170,5 tapte dagsverk i omsorgstenesta, ca 3,3% i arbeidsgjevarperioden. Dette tilsvarar vel kr Eit redusert fråvær i omsorgsektoren med 1%-poeng vil i dette døme bety ein redusert kostnad på kr (++) i arbeidsgjevarperioden for dette året. I skule/barnehage var det 2017,7 tapte dagsverk i arbeidsgjevarperioden. Brukar vi årslønsats , tilsvarer dette kr ,-. Ein redusert kostnad på 1%-poeng her utgjer kr (++) For Flora kommune samla, var fråværet i arbeidsgjevarperioden i 2014 på 2,5%, og 5154,2 dagsverk. Samla estimert kostnad for sjukefråvær i arbeidsgjevarperioden utgjer om lag kr Dersom ein skal erstatte alt personell med vikar, vil ein reduksjon med 1%-poeng utgjere kr Det gjer vi altså ikkje alltid, så denne reduksjonen er ikkje reell. Sjukefråvær utover arbeidsgjevarperioden, kor vi får refusjon frå NAV gir ikkje full dekning for alle kostnader verksemda har. Kostnader som ikkje blir refundert; er pensjonskostnader, løn og feriepengar utover 6G, feriepengeavsetning inntil 6G etter 48 dagar sjukefråvær, arbeidsgjevaravgift av

17 feriepengar etter 48 dagar sjukefråvær og arbeidsgjevaravgift av pensjon. Ein berekningsmodell frå KS, viser at arbeidsgjevar sin kostnadsandel, akkumulert for eitt år. (ein person borte i eitt år) utgjer 25,4% av lønskostnadene inkl. arbeidsgjevaravgift. Nyttar vi denne modellen til å berekne alt fråvær. Ut frå vårt rekneeksempel med ein gjennomsnittskostnad på eit årsverk i omsorg kr , vil det koste Flora kommune kr at denne personen i 100% stilling er borte i eitt år og då er ikkje kompetansetap, og andre administrative kostnader medrekna. Det samla sjukefråværet for FK, var på 8,0% i Dette utgjer tapte dagsverk i perioden,(om lag 60 årsverk) av desse 10811,8 utover arbeidsgjevarperioden. Dette utgjer vel 40 tapte årsverk, som vi også har ein kostnad ved, sjølv om vi får refusjon frå NAV. Ei rekneeksempel, 60 årsverk (heilt sjukemeldt i eitt år) vil koste Flora kommune, kr. 8,3 mill. (++)