Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte.

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Administrasjonsutvalet Innkalling til møte i Administrasjonsutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, Kl.15:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post gunn.westnes@vestnes.kommune.no,tlf.: eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf ordførar Side 1

2 Saksliste Saksnr Innhald Lukka PS 10/2009 PS 11/2009 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte PS 12/2009 Søknad om 1 års permisjon - ***** ***** X PS 13/2009 Søknad om 1 års permisjon - ***** ***** ***** X PS 14/2009 Rutiner for varsling etter Arbeidsmiljølova - Vestnes kommune PS 15/2009 Søknad om permisjon - ***** ***** X Side 2

3 Side 3

4 PS 10/2009 Godkjenning av innkalling PS 11/2009 Godkjenning av protokoll frå siste møte Side 4

5 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/462 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Rutiner for varsling etter Arbeidsmiljølova - Vestnes kommune Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet /2009 Administrasjonsutvalet /2009 Administrasjonssjefen si innstilling Arbeidsmiljøutvalet vedtek Varslingsplakaten datert 23.mars 2009 som gjeldande rutine for varsling etter Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Saka vert oversendt Administrasjonsutvalet for endeleg godkjenning. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalet Behandling: Avrøysting: Samrøystes vedteke, som innstillinga. Vedtak: Arbeidsmiljøutvalet legg saka fram for administrasjonsutvalet med slik innstilling: Arbeidsmiljøutvalet vedtek Varslingsplakaten datert 23.mars 2009 som gjeldande rutine for varsling etter Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Saka vert oversendt Administrasjonsutvalet for endeleg godkjenning. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Side 5

6 AMU behandla sak om rutiner for varsling første gong den 31.januar Saka vart teken opp på bakgrunn av brev frå kontrollutvalet som etterspurte interne rutiner for varsling. Saksutgreiinga frå den gong følgjer som vedlegg til denne saka (vedlegg 1) AMU gjorde følgjande samrøysta vedtak: AMU ønskjer å kome tilbake til rutiner for varsling tidleg i I perioden fram til dette vil ein samle erfaringar som blir gjort i andre kommunar. Etiske retningslinjer for Vestnes kommune skal rullerast i same periode, og rutiner for varsling skal leggast inn i desse retningslinjene. Saka må behandlast både av AMU, administrasjonsstyret og kommunestyret. Etter dette har det ikkje kome innspel i saka før hovudverneombod Hallvar Hellset la fram ein varslingsplakat for administrasjonssjefen. Denne følgjer vedlagt saka. Plakaten er brukt av ein del andre arbeidsgjevarar. Plakaten er omsett til nynorsk i sentraladministrasjonen og tilpassa organiseringa i Vestnes kommune. Vurdering: I forrige vedtak meinte AMU at reglane for varsling skulle leggast inn i etiske retningslinjer og bli vedtekne politisk. Likevel vurderer administrasjonssjefen det som rett at AMU får ta stilling til dette. Denne plakaten greier på ein enkel måte å klargjere kva varsling er, korleis rutinene skal vere, og er lett å formidle ved oppslag og utdeling. Plakaten må bli gjennomgått i personalmøte og gjerast kjent ved oppslag på alle tenestestader. Driftsleiarane er ansvarlege for gjennomføring. Administrasjonssjefen vurderer det som nok å oversende saka til endeleg godkjenning i Administrasjonsutvalet som rette instans. Særutskrift til: Driftsleiarane Vedlegg: 1 Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova 2 Rutine for varsling i Vestnes kommune Side 6

7 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/462-1 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram til drøfting og utan innstilling til vedtak. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Kontrollutvalet i Vestnes kommune viser i brev av 5.desember 2007 til dei nye reglane i Arbeidsmiljølova om varsling, og ber administrasjonssjefen om ei lita utgreiing i forhold til korleis situasjonen er i Vestnes kommune, og korleis forholda er lagt til rette for dei som måtte finne forhold så klanderverdige at varsling synast naudsynt. Er det utarbeidd interne uttalereglement i kommunen, eller finnast det andre retningslinjer som dekkjer behovet for dei som vil eller må varsle? Reglane om varsling er heimla i Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Reglane vart vedtekne i desember 2006 og vart gjort gjeldande frå 1.januar Reglane har slik ordlyd : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. Side 7

8 (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. Kva er varsling? Å varsle er å seie frå om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Tilfelle der arbeidstakar har PLIKT å varsle : Etter arbeidsmiljølova 2-3 skal arbeidstakar melde frå til arbeidsgjevar og verneombod om trakassering, diskriminering og feil eller manglar som kan medføre fare for liv eller helse. Døme på kritikkverdige forhold det kan vere aktuelt å varsle om: Svikt i sikkerheitsrutiner Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølova sine krav Uforsvarleg saksbehandling Korrupsjon eller andre kritikkverdige forhold som t.d. gjeld økonomiske disposisjonar. I det store og heile kan det varslast om forhold som kan vere i strid med lov og regelverk, i strid med Vestnes kommune sine eigne reglement, eller i strid med vedtak fatta av kommunen sine eigne politiske organ. På kva måte kan ein varsle? 1. Intern varsling Det vanlegaste er å gå tenesteveg. Dvs at ein går til nærmaste leiar, at ein nyttar verneombod og hovudverneombod, eller at ein nyttar tillitsvalte. Så er det vanskelege spørsmålet : Er dette tilfredstillande? Arbeidsgjevar er pliktig å styrke ytringsklimaet og legge til rette for varsling på arbeidsplassen. Det vert også påpeika et der det er behov, skal det utarbeidast eigne rutiner for varsling slik at arbeidstakarane veit kva dei skal gjere når dei oppdagar eller opplever forhold dei meiner er kritikkverdige. Det må også vere kjent for arbeidstakarane korleis meldingar om kritikkverdige forhold blir behandla av leiinga For arbeidstakar er det viktig å vere merksam på at ein ved varsling ikkje må gå fram på ein måte som er trakasserande eller som vil vere ei unødig belastning for arbeidsmiljøet. Dette gjeld t.d. dersom arbeidstakar mot bedre vitande fremjer grunnlause påstandar retta mot kollegar eller gjentek påstandar etter at det er rydda opp i forholda. 2. Varsling til tilsynsinstansar Arbeidstakar har alltid rett til å varsle til tilsynsinstansar eller andre offentlige instansar som t.d. Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet, Fylkesmannen eller Statens forurensningstilsyn. 3. Varsling til media Arbeidstakaren skal melde frå på ein forsvarleg måte; ifølgje lova. Dette betyr normalt at han varslar arbeidsgjever før han går ut i media. Slik vil han gi arbeidsgjevar muligheit til å handtere og rydde opp i saka. Ein må likevel merke seg at det i alle høve er arbeidsgjevar som må føre bevis for at ein arbeidstakar evt. har handla uforsvarleg. Vurdering: Ein open kommunikasjonskultur på arbeidsplassane vil legge til rette for å seie frå om kritikkverdige forhold. Når forholda dessverre ikkje alltid er idèelle må ein ty til lovheimlar som denne ein finn om varsling i arbeidsmiljølova. Side 8

9 For administrasjonssjefen ville det enklaste sjølvsagt vere å kunne hevde at våre vanlege kanalar for dei tilsette er tilstrekkelege. Desse kanalane er for det første ordninga med verneombod og hovudverneombod. Vi har pr. i dag skolerte verneombod på alle tenestestader, og vi har eit hovudverneombod som syner interesse og engasjement. Vi har også kanalen der tillitsvalte kan kontaktast av dei tilsette. Eg har inntrykk at dei tillitsvalte får henvendingar frå dei tilsette når det gjeld kritikkverdige forhold, og at dei har mot og vilje til å ta dette opp med leiinga når det krevst. I ein del tilfelle går den tilsette også direkte til leiar. Dette kan sjølvsagt vere vanskeleg i dei tilfella der det er kritikkverdige forhold hos leiar det gjeld. I nokre tilfelle har tilsette komt direkte til administrsjonssjefen. Forholdet har då blitt teke opp med den leiaren det gjeld. Dette har blitt gjort også når den tilsette vil vere anonym. Det er svært vanskeleg å vurdere om ein skal innføre eigne rutiner for varsling. Administrasjonssjefen kan tenkje seg å vente for å få evaluert rutiner som ein del større kommunar no har innført. I stor grad gjeld desse forsøka rutiner som gir muligheit for anonyme meldingar pr epost. Ei forholdsvis enkel rutine kunne vere å innføre at kontrollutvalet i Vestnes vert instansen som skal vere mottakar ved varsling; både opne og anonyme varslar. Det som kan bli ei utfordring i eit varslingssystem er rettsvernet og arbeidssituasjonen for leiarar. Somme har spissformulert varsling som ein enkel måte å kjeppjage ein leiar frå jobben. I alle høve må dei tilsette få informasjon om dei nye reglane for varsling. Dette er eit ansvar arbeidsgjevar har. Ei første tilnærming må vere å legge reglane om varsling inn på heimesida vår under organisasjon og informasjon for tilsette. Det er også på tide å fornye dei etiske retningslinjene for Vestnes kommune som vart vedtekne i 1996 (vedlagt saka). Det må gå fram av desse retningslinjene korleis ein skal varsle om kritikkverdige forhold. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Brev frå kontrollutvalet i Vestnes kommune 2 Etiske retningslinjer for Vestnes kommune Side 9

10 Første utgåve: 2.april Arbeidsmiljøutvalet Varslingsplakat Vestnes kommune ARBEIDSMILJØLOVA har fått reglar om varsling. AML 3-6 lyder: Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.. KVA VARSLING ER Å varsle er å melde frå om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen til nokon som kan gjere noko med saka. Eksempel på kritikkverdige forhold: brot på retningslinjer/lovverk trakassering/mobbing underslag/tjuveri/privat bruk av kommunale eigedelar fare for liv og helse RETT TIL Å VARSLE Arbeidsmiljølovas bestemming om rett til forsvarleg varsling har slik ordlyd i 2-4: 1. Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. 2. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslinga skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. 3. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. Etter Arbeidsmiljølova skal varslingsmåten/rutinene for varsling vere forsvarleg for å verne arbeidsgjevar/ kommunen mot unødig skade som misbruk av varslingsretten kan føre til. Varsling kan gjerast anonymt, og kven varslaren er skal vere fortruleg. Normalt vil likevel det å vere open sikre betre saksgang og eit betre resultat for alle involverte partar. Arbeidsgjevar må arbeide for å skape ei haldning der varsling av kritikkverdige forhold blir sett på som lojalt og rett både frå arbeidsgjevar og tilsette si side. Det å vere open og ærleg er viktige verdiar i Vestnes kommune. Arbeidsgjevar tek difor varslaren på alvor samtidig som rettane til den det blir varsla om blir ivaretekne. VARSLINGSRUTINAR 1. Den som meiner det kan vere grunnlag for å varsle må vurdere nøye om det er sakleg grunn til å tru at det føreligg kritikkverdige forhold. Dersom den tilsette finn at det føreligg slike forhold, skal driftsieiar varslast. Alternativt kan verneombod eller tillitsvalt varslast. 2. Mottakar skriv ned opplysningane og vurderer alvoret i saka. Dersom saka ikkje kan løysast lokalt, går saka vidare til administrasjonssjefen. 3. Varslar skal ha tilbakemelding om utfallet. 4. Dersom det viser seg at kritikken er grunnlaus, skal varslar få ei forklaring. 5. Leiinga har også eit ansvar for å ivareta den som blir utsett for kritikk. VERN MOT GJENGJELD Gjengjeld mot arbeidstakar som varslar er forbode i høve til Arbeidsmiljølova 2-5. Med gjengjeld meiner ein alle negative reaksjonar på ytringar som har karakter av straff eller sanksjon. Side 10