Arkivsak-dok. 16/00158-6 Saksbehandler Helga Soldal Saksgang Møtedato Formannskapet 06.04.2016 Klima- og miljøutvalget 12.04.2016 Kultur-, familie- og nærmiljøutvalget 12.04.2016 Omsorg- og velferdsutvalget 14.04.2016 Plan- og næringsutvalget 14.04.2016 Utdanningsutvalget 14.04.2016 Formannskapet 20.04.2016 Kommunestyret 27.04.2016 Arbeidsmiljøutvalget 11.05.2016 Formannskapet 18.05.2016 Kommunestyret 25.05.2016 Formannskapet 08.06.2016 Kommunestyret 15.06.2016 DELEGERINGSREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN, ORDFØRER OG RÅDMANN Rådmannens innstilling: Innstilling ved den foreløpige behandlingen: Formannskapet tar saken og forslaget til endringer i delegeringsreglement for politiske organ, ordfører og rådmann i Sørum kommune til foreløpig orientering. Saken sendes til behandling i innstillingsutvalgene før ny behandling i formannskap før sluttbehandling og vedtak i kommunestyret. Innstilling ved den endelige behandlingen: Delegeringsreglement for politiske organ, ordfører og rådmann i Sørum kommune endres som vist i vedlegg. Vedlegg (ipad-brukere må hente vedlegget fra selve saken): Delegeringsreglement for politiske organ, ordfører og rådmann med forslag til endringer. 1
2 Oppsummering: utvalg og ordfører, samt oversikt over saksområder som er delegert til rådmannen skal behandles og vedtas av kommunestyret tidlig i ny kommunestyreperiode og innen 31.12.16. Rådmannen har tatt utgangspunkt i gjeldende reglement og politiske vedtak og kommer med forenklinger i den forstand at ansvars- og arbeidsområde beskrives for hvert innstillingsutvalg, formannskapet, ordfører og rådmann og henvisning til detaljerte lovhjemler nedtones. De konkret endringene framgår av selve delegeringsreglementet som følger vedlagt. Bakgrunn for saken: utvalg og ordfører, samt oversikt over saksområder som er delegert til rådmannen (heretter kalt delegeringsreglementet/reglement) skal i henhold til reglementet behandles og vedtas i alle innstillingsutvalg og kommunestyret tidlig i hver ny kommunestyreperiode. I henhold til kommuneloven 39 punkt 2 skal kommunestyret selv vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert. Etter kommuneloven ligger all makt og myndighet i utgangspunktet i kommunestyret. En rekke særlover gir også makt og myndighet til kommunestyret. Det er verken hensiktsmessig eller effektivt at kommunestyret skal fatte alle beslutninger selv. Derfor gir kommuneloven også mulighet til å delegere myndighet til andre politiske utvalg og til rådmannen. Delegering av myndighet er en tillit som kommunestyret gir andre for at disse skal kunne bistå med å virkeliggjøre kommunestyrets vilje, og er ikke en rettighet som kommunestyret gir fra seg for at andre fritt skal kunne opptre på kommunens vegne. Delegeringsreglement er derfor et av flere viktig styringsdokument for kommunestyret, utvalgene og rådmannen da det gir rammer for myndighetsområdene og handlingsrommet til de ulike funksjonene/rollene. Enkelt sagt står folkevalgte for politikkutformingen og avgjørelser i prinsipielle saker og rådmannens oppgave er å fortolke og omsette de politiske vedtakene i praksis og å ta avgjørelser i ikke-prinsipielle saker. Gjeldende reglement ble vedtatt i 1996 som konsekvens av en større politisk og administrativ organisasjonsendring. Siden den tid har det kun blitt justert, stort sett årlig. I 2015 ble det endret fire ganger. Rådmannen har gjennomgått reglementet nøye og foreslår noen endringer for å forenkle dette. Istedenfor å fylle på med nye lovhenvisninger, vil rådmannen foreslå å redusere detaljeringsnivået og isteden fokusere på hva som er politiske/prinsipielle saker og hva som er ikke-prinsipielle. Når lovhenvisninger listes opp stilles det i realiteten krav til kontinuerlig vedlikehold og uforholdsmessig ressursbruk.
3 Rådmannen mener også at delegeringsreglementet skal fokusere på den formelle myndighetsfordelingen og foreslår derfor at kapittel 17 Interne og etiske spilleregler for bruk av delegert myndighet i gjeldende reglement tas ut av delegeringsreglementet. Kapitlet tar imidlertid opp viktige forhold vedrørende bruk av delegert myndighet og forholdet mellom politikk og administrasjon. Rådmannen foreslår at disse forholdene tas opp i forbindelse med gjennomgang av kjørereglene mellom politikk og administrasjon i andre halvår 2016. Kommunestyret Rådmannen har her kun foreslått mindre justeringer. Et alternativ til å nevne alle lovhenvisninger hvor kommunestyret selv skal ta avgjørelser, er å ha en beskrivelse av kommunestyrets ansvars- og arbeidsområde. Lovhenvisningene kan eventuelt legges ved som vedlegg som kan justeres når det inntrer lovendringer som har betydning for kommunestyret, men dette er ikke nødvendig. Formannskapet Når det gjelder formannskapet foreslår rådmannen at ansvars- og arbeidsområdet beskrives og at opplisting av lovhenvisningene tas ut. Innstillingsutvalgene Når det gjelder innstillingsutvalgene har rådmannen lagt inn en beskrivelse av ansvar- og arbeidsområdene basert på kommunestyresak 97/15 vedrørende utvalgsstrukturen, sak 124/15 valg av utvalg for inneværende kommunestyreperiode og sak 142/15 vedrørende avvikling av kommunale foretak. Siden strukturen er ny, har rådmannen valgt å opprettholde lovhenvisningene for å bidra til å tydeliggjøre utvalgenes ansvars- og arbeidsområde. Rådmannen har sett på antall saker i innstillingsutvalgene i perioden 2011-2015 fram til konstituering av nytt kommunestyre. 2011 2012 2013 2014 2015 Kultur 54 46 64 56 45 Miljø- og utvikling 74 77 77 90 65 Oppvekst 31 41 53 49 23 Sosial-og omsorg 24 22 31 33 19 I 2016 er det innstillingsutvalget for Kultur, familie og nærmiljø som har behandlet flest saker og omsorg og velferd som har behandlet færrest. Rådmannen mener arbeidsdelingen mellom disse to utvalgene er i tråd med kommunestyrets vedtak og har ikke foreslått noen endringer. Når det gjelder forholdet mellom innstillingsutvalgene for Klima- og miljø og Plan og næring, har rådmannen lagt ansvaret for kommunalteknikk og eiendom til klima- og miljøutvalget og beholdt Plan- og næringsutvalget som kommuneplanutvalg og ellers foreslått en justering mellom utvalgene. I og med at det ikke er samsvar mellom politisk og administrativ organisering, er det også viktig for rådmannen at det er tydelige skiller mellom utvalgene for å bidra til
4 effektiv behandling av sakene. Nå har to av setterådmennene ansvar for to utvalg hver. I henhold til delegeringsreglementet er alle innstillingsutvalg delegert myndighet til å legge på høring og fastsette planprogram for kommunedelplaner innen sitt fagområde. Reglementet for de politiske utvalgene gir regler for innstillingsutvalgene som planutvalg. Det har vist seg at innstillingsutvalgene nok ikke har fulgt disse bestemmelsene når de har behandlet plansaker. Arbeidet med kommunens planstrategi er startet. Gjennom dette arbeidet vil kommunestyret bestemme hvilke planer kommunen trenger og type planer og strategier. Det kan da også bestemme hvilke utvalg som får ansvar for de ulike planer og strategier. I påvente av planstrategien har rådmannen har ikke foreslått endringer på dette punktet. Rådmannen Rådmannens (administrasjonssjefens) oppgaver og myndighet framgår av kommuneloven 23.punkt 1-4. Punkt 4 sier at kommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret har bestemt noe annet. Med utgangspunkt i denne bestemmelsen foreslår rådmannen at lovhenvisningene i punkt 16.5 i gjeldende reglement, punkt 17.7 i revidert reglement strykes da det gjelder ikke-prinsipielle saker. Konsekvenser: Eksisterende planer: Gjeldende vedtak: utvalg og ordfører, samt oversikt over saksområder som er delegert til rådmannen. Økonomi: Bemanning: Bærekraftig utvikling: Det bidrar til bærekraftig utvikling å ha en hensiktsmessig og effektiv arbeids- og ansvarsfordeling mellom de ulike politiske utvalgene og mellom politikk og administrasjon. Folkehelse:
5 Uttalelse fra andre utvalg: Det skal vurderes om saken før den politiske behandlingen skal oversendes for uttalelse til (skriv ja eller nei): Arbeidsmiljøutvalget: Nei Eldrerådet: nei Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Nei Barns og unges kommunestyre: Nei Andre råd eller utvalg, i så fall hvilket/hvilke: Alle innstillingsutvalg Alternativer: Det er flere alternative måter å bygge opp delegeringsreglementet på. Rådmannen har sett på reglement i andre kommuner for å innhente innspill til utvikling av vårt reglement. Noen kommuner har detaljert reglement som vårt gjeldende reglement, andre mere overordnede. Alternativet til rådmannens forslag er å opprettholde dagens reglement med mindre justeringer. Vurdering: Sørum kommune har i dag et omfattende delegeringsreglement hvor det opp gjennom årene er gjennomført utallige revisjoner. Etter grundig gjennomgang av reglementet og innhenting av informasjon fra andre kommuner, foreslår rådmannen å opprettholde hovedstrukturen fra gjeldende reglement, men å forenkle det. Istedenfor å fylle på med nye lovhenvisninger, vil rådmannen foreslå å redusere detaljeringsnivået og isteden fokusere på hva som er politiske/prinsipielle saker og hva som er ikke-prinsipielle. Uansett om reglementet er detaljert eller mere overordnet beskrevet, baserer delegering av myndighet seg på tillit, dialog og aksept for hverandres roller. Gode rapporterings- og tilbakemeldingsrutiner fra rådmannen side er også et viktig element for å bygge tillit og åpenhet mellom politikk og administrasjon. Det er en forutsetning at all delegert myndighet må brukes i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer gitt av overordnet organ, og innenfor de rammer som er trukket opp av kommunestyret gjennom kommuneplan, kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan og årsbudsjett. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Saken legges på kommunens hjemmeside. Reglementet publiseres når det er vedtatt. Dato: 28.03.16 Godkjent av rådmann Siri Gauthun Kielland