Per Kristian Johnsen - Rådgiver 1. April 2014 Gevinstrealisering et praktisk eksempel
Casestudie Forsvarsbygg IT prosjektet Gevinstrealisering modell Gevinstrealiseringsprosjektet Erfaringer Konklusjoner Gevinstoppfølging
Per Kristian Johnsen Management Consulting avdelingen i EVRY Områder: o Prosessanalyse/prosessforbedring o Endringsledelse (PROSCI sertifisert) o Gevinstrealisering 3
Forsvarsbygg - Norges største eiendomsforvalter - en eiendomsportefølje på ca 4,1 mill. kvm bygningsmasse fordelt på ca 13 000 bygg og anlegg - leier ut over 3,6 mill. kvm bygningsmasse - omsetter for ca 6,7 mrd. kroner i året - produserer 1523 årsverk 4
Bygget for spesialisering og helhet FORSVARSBYGG STAB FORSVARSBYGG EIENDOM FORSVARSBYGG UTVIKLING FORSVARSBYGG KAMPFLYBASE FORSVARSBYGG UTLEIE NASJONALE FESTNINGSVERK SKIFTE EIENDOM FORSVARSBYGG FUTURA FORSVARSBYGG FELLES- TjENESTER 5
FB utvikler og bygger nye eller rehabiliterer bygg og anlegg Forsvaret trenger FB leier ut, drifter og vedlikeholder alle eiendommer Forsvaret benytter FB tilbyr spesialkompetanse innen sikring, fortifikasjon, kulturminneforvaltning og miljø FB forvalter, ivaretar og utvikler Norges historiske festningsverk for allmennheten FB avhender eiendom Forsvaret ikke lenger har bruk for 6
IT prosjektet nytt LIS Hva ønsker Forsvarsbygg å oppnå med nytt ledelsesinformasjonssystem? 7
Formulerte målsettinger Dagens system ble innført fra 2002, og mangler mye av dagens: funksjonalitet, fleksibilitet, muligheter og arbeidsflyt Behov for et samlet system i hele Forsvarsbygg Et system hvor ledere og nøkkelpersonell i Forsvarsbygg skal hente informasjon og rapportere status Rapporteringen skal skje mer effektivt 8
Hva ønsker FB å oppnå? Raskere innhenting av grunnlagsinformasjon. Sikre bedre datakvalitet. Arbeid i ett system som er tilgjengelig for alle som skal bidra med input. Rapporter kan lagres og fremhentes raskt og enkelt Vi kan hente ut tids- og kvalitetsgevinster 9
Utfordring Hvordan sjekker vi ut disse målsettingene? Gevinstrealisering! 10
11 Gevinstrealisering modell
Interessentanalyse Representativt utvalg Relevante spørsmål også mot gevinstmål FB drev prosessen og var med hele tiden Kobling av modeller mot resultatet av interessentanalysen 12
13 Hit ville vi!
Gevinstrealiseringsprosjektets utfordringer Begrensning av scopet! Hvilke målbare gevinster kan et LIS prosjekt gi Hvordan måler vi? Oppstilling av modell og aksept fra organisasjonen Utholdenhet 14
Erfaringer Begrense scopet : - Fokus på de to viktigste prosessene : - Månedsrapportering - Kvartalsrapportering - Hvorfor? - Fordi det er tidkrevende å analysere skikkelig!! 15
Grunnlagsdata tilgjengelig ett sted Direktør Ledergruppe FO Fagleder/ Avdelingsleder Økonom Annet Månedsrapport økonomi Tid brukt i dag på å fremskaffe data (timer) 2,97 3,24 5,11 10,70 8,90 1Besparelse med ny løsning (prosent) 10,00 % 10,00 % 10,00 % 10,00 % 10,00 % Antall som rapporterer 3,24 31,50 51,00 24,00 7,02 Antall rapporteringsfrekvenser 7,00 7,00 7,00 7,00 7,00 Timekost 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 Totale kostnadsbesparelser 4.041,58 42.865,20 109.456,20 107.856,00 26.240,76 Månedsrapport annen rapportering Tid brukt i dag på å fremskaffe data (timer) 6,69 3,39 4,18 3,75 5,76 1Besparelse med ny løsning (prosent) 20,00 % 20,00 % 20,00 % 20,00 % 20,00 % Antall som rapporterer 9,84 39,50 60,00 13,44 14,04 Antall rapporteringsfrekvenser 7,00 7,00 7,00 7,00 7,00 Timekost 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 Totale kostnadsbesparelser 55.296,86 112.314,30 210.420,00 42.336,00 67.931,14
Erfaringer Målbare gevinster : - Tidsbesparelser i ulike ledd av prosessene - Kvalitet Kvalitet av arbeide/tjenester er meget vanskelig å måle Liten hjelp fra andre kilder - erfaringstall Forsøkte med en workaround : Tid for korreksjon av feil og hvor mange feil i dag opp mot forventning.strandet Landet på en teoretisk modell med en forbedringsfaktor 17
Erfaringer Hvordan måler vi? Alt står og faller med en skikkelig benchmark Den må være akseptert Den bør være signifikant Den må kunne gjentas (ref. gevinstoppfølging) Vi valgte en spørreundersøkelse med definerte svaralternativer 18
19
Erfaringer Aksept for modell!!! 20
Modell kjør flere scenarioer Forsiktig Realistisk Optimistisk Dette gir en bedre forståelse og aksept 21
Scenariofremstilling 38.329 38.329 38.329 5.370 5.370 5.370 10.173 18.274 16.220 18.274 22.267 18.274 Forsiktig Realistisk Optimistisk Alle tall I hele tusen 22
Grafer - scenarioene Gevinst Tid 23
Utholdenhet - gevinstoppfølging Gevinstoppfølging 24
Proaktivitet Gjennomføre tiltak mot driverne! 25
Oppsummert viktigste elementer God interessentanalyse Solid benchmark Aksepterte modeller Oppfølging over tid Proaktiv påvirkning av drivere 26