Beste praksis for forskningsinstitutter og andre prosjektorientert virksomheter

Transkript

1 1 Beste praksis for forskningsinstitutter og andre prosjektorientert virksomheter VIGGO ANTHONSEN, TEAMLEDER OG LØSNINGSARKITEKT VIDAR NERGAARD, PROSJEKTLEDER OG RÅDGIVER

2 Prosjektprosessen Prosjektopprettelse Prosjektbudsjettering Workspace og rapporteringsbøker Inntektsavsetning Prosjektavslutning

3 Prosjektstyringsprosessen Planlegge prosjekt Utførelse Fakturere Analysere Avslutte prosjekt Opprette prosjekt Budsjettere prosjekt Allokere ressurser Bokførings prinsipper Godkjenning av prosjekt Rapporterings prosedyrer

4 Prosjektstyringsprosessen Opprette prosjekt Budsjettere prosjekt Allokere ressurser Bokførings prosesser Godkjenning av prosjekt Rapport prosedyrer Opprette kunde Kontrollere historiske prosjekter Registrere prosjektopplysnin ger

5 Prosjektopprettelse / kundeopprettelse - Bruk av skjemamodul - Arbeidsflyt - Web service opprettelse av prosjekt - Kundeopprettelse ved oppslag i offentlige registre - Kredittsjekk

6 Prosjektopprettelse bruk av skjema 8-15 skillekort Tidkrevende, ikke alltid intuitivt. 6 FØRST 2019

7 Prosjektopprettelse bruk av skjema Avdelingsleder Ulike roller som skal fylle ut informasjon Prosjektcontroller Prosjektleder Prosjekteier Regnskap 7 FØRST 2019

8 Prosjektopprettelse bruk av skjema Ny funksjonalitet i Spring2017 Opprette prosjekt gjennom arbeidsflyt og bruk av web services 8 FØRST 2019

9 Kundeopprettelse og kredittsjekk EVRY produkt på «toppen» av standardprodukt 1. Skjema Oppslag mot BISNODE og UBW 2. Opprette kunde oppslag i offentlige registre Standard fil: CS15 3. Gjennomføre påkrevede kontroller med dokumentasjon i kunderegisteret 4. Kontroll av for eksempel regnskap Arbeidsflyt på skjema 9 FØRST 2018

10 Skjema lyst til å se mer? Mandag Tirsdag 10 FØRST 2018

11 Prosjektbudsjettering Prosjektramme Legges inn i transaksjonsregistrerings bilde Ulike finansieringskilder som utgjør totalrammen Kan sendes på arbeidsflyt Automatikk rundt overføring av fjorårets ramme 11 FØRST 2019

12 Prosjektbudsjettering Prosjektplanlegger Brytes ned i delprosjekt eller aktivitet Søke fram ledige og kvalifiserte kandidater Allokere ressurser og angi antall timer/% innsats Oppdatere start/slutt dato Overføre til: Ressursplanlegger Planlegger Timeliste 12 FØRST 2019

13 Prosjektbudsjettering Planlegger Timeinntekt og kostnad overført til planlegger Komplettering av andre prosjekt kostnader/inntekter Hele timebudsjettering kan gjøres i dette bildet Mulighet for enkel import fra excelerator 13 FØRST 2019

14 Workspace og rapporteringsbøker - Workspace for linjeleder 14 FØRST 2018

15 Workspace og rapporteringsbøker Workspace for HR-avdeling 15 FØRST 2018

16 Workspace og rapporteringsbøker Workspace for prosjektleder 16 FØRST 2018

17 Workspace lyst til å se mer to muligheter til i dag Mandag Mandag 17 FØRST 2018

18 Inntektsavsetning Beregning av prosjektinntekt Beregnes inntekt av hver arbeidete time, bokføres fortløpende Fakturering skjer «upåvirket»» av fremdrift Periodisk inntektsvurdering Ta hensyn til ramme, fremdrift, fakturert, budsjett Excel mal Mulighet for godkjenning og korrigering før bokføring 18 FØRST 2019

19 Inntektsgjenkjenning (revenue recognition) 19 Kalkulerer inntekt og timer i arbeid (WIP) automatisk Kan også ta med inntekt fra salgsordre og abonnement Komplett oversikt og lett å forstå Kan bokføre mot ulike inntektskonti Lett å tilpasse eksisterende løsninger Møter kravene i IFRS15 Regnskapsstandard om inntektsføring FØRST 2019

20 Prosjekt avslutning 20 Snarvei i skjermbildet som viser åpne poster Åpne timelister, åpne fakturaforslag, ikke godkjente inngående faktura, ikke godkjente reiseregninger,. Raskere prosjektavslutning Full åpenhet Mindre risiko for å avslutte prosjekt med åpne oppgave Eliminerer behovet for andre spørringer Sjekklister i prosjektregisteret Prosjektavslutningsrapport Dynamiske skjema eller worderator FØRST 2019

21 Viggo Anthonsen, Vidar Nergaard,