Sentrum og St. Hanshaugen sokn Menighetsrådet Protokoll Onsdag 11 september. 2013 K.17.00-20.00 Domkirken Innkalt Funksjon Møtt E-post Telefon Mette Heidi Kirksæther Leder X Mette.heidi.kirksaether@abbl.no 932 17 610 Kari Haaland Osberg Nestleder X kari@nashoba.no 915 68 349 Else Margrethe Nielsen Medlem X Else-nie@onlione.no 984 10 054 Karen Sofie Christophersen Medlem X Karen.sofie.christophersen@gmail.com 481 38 398 Nils August Andresen Medlem Forf nilaug@gmail.com 452 22 593 Klaus Mittenzwei Medlem X Klaus.mittenzwei@nilf.no 474 08 680 Øystein Grøstad Medlem X groysemeister@gmail.com 313 84 315 Ellen Valen Hjorthaug Medlem X ellenvalenh@gmail.com Knut Gulbrandsen Medlem X cmeiforg@online.no 982 00 571 Ulf Heiborg Medlem X Ulf.heiborg@gmail.com 907 83 751 Tor Even Fougner Sokneprest X Tor.even.fougner@oslo.kirken.no 976 29 905 Varamenn: Christian Solli Vara TF sollichristina@gmail.com 901 94 803 Reidar Tveter Johansen Vara TF rtj@conceptsas.no Elisabeth Kesseboom Vara OD eliske@smatcall.com 402 39 052 Elisabeth Thorsen Vara OD Elisabeth.thorsen@oslo.kirken.no 922 57 711 Karin-Elin Berg Vara MK Karinelin.berg@gmail.com 920 20 851 Birgitte Lerheim Vara GA Birgitte.lerheim@teologi.uio.no 917 95 331 Roger Jensen Vara GA Roger.jensen@teologi.uio.no 480 52 949 Kine Skjetne Arnestad Vara MR Kine.arnestad@obos.no 982 47 996 Hilde Glad Vara LV Hi-glad@online.no Andreas Halsebakke Vara LV Andreas.halsebakke@broadpark.no 952 05 812 Kirkeforvalter Arild Yri og menighetsforvalter Eva Kirkemo deltok i møte Presentasjon av den nye soknepresten Tor Even Fougner Åpning: v/soknepresten MR-sak. 07/13 Godkjenning av dagorden og innkalling : Innkalling og dagsorden godkjennes. MR-sak. 08/13 Godkjenning av protokoll av 27. mai 2013 Protokoll fra konstituerende møte for det nye menighetsrådet av 27. mai2013 godkjennes. MR-sak. 09/13 Godkjenning av AU-protokoll av 27. august 213 AU-protokoll av 27. august 2013 tas til etterretning MR-sak. 10/13 Saker til orientering Det arbeides med å tilrettelegge kontorplasser for alle ansatte. Det arbeides ut fra en målsetting om at det skal bli plass til alle i lokalene i Akersbakken 30 og Møllergt. 24 uten altfor store fysiske inngrep. Den siste gudstjenesten i Markus kirke ble gjennomført den 25. august 2103. Det er ikke avklart når kirken blir utleid til andre og hvem som eventuelt blir leietaker. I mellomtiden arbeides det med å ta vare på det som har vært i kirken og forventes tømt i god tid før nye skal overta. Aktuelle leietakere tas opp som egen sak med MR
Det ble på siste ordinære menighetsrådsmøte i Markus menighet gjort vedtak om å opprette egen stiftelse for Markus menighetshus. Se. Årsmeldingene for de gamle menighetene skal etter hvert legges frem for det nye MR til orientering. Dette for å få et innblikk i aktiviteten i et nytt samlet sokn, og for å danne et grunnlag for planlegging av det videre arbeidet i tiden som kommer. Stillingen som kantor i Gamle Aker kirke, 67,15 %, er utlyst internt, To søkere meldte seg, men fylte ikke kravene til fortrinnsrett. Derfor er stillingen nå klar for ekstern utlysing. MR må velge en representant fra rådet som skal delta i intervjugruppa. I tillegg til intervju vil det bli gjennomført prøvespilling hvor bl.a. domkantor Kåre Nordstoga deltar. Utforming av stillingsannonse tas opp som egen sak i tilfelle stillingen lyses ut eksternt. : Sakene tas til orientering MR-sak. 11/13 Innsetting av ny sokneprest i Sentrum og St. Hanshaugen sokn den. 6. oktober 2013 Innsettelse av den nye soknepresten Tor Even Fougner anbefales gjennomført den 6. oktober 2013 kl.11.00 under gudstjenesten i Gamle Aker kirke. Soknepresten deltar og blir fremstilt på Storbymessen i Trefoldighetskirken samme dag kl.19.00. Påfølgende søndag den 13 okt. forretter soknepresten i Lovisenberg kirke. MR-sak. 12/13 Godkjenning av budsjettprosess for Sentrum og St. Hanshaugen sokn for 2014 Økonomisk status for Sentrum-St. Hanshaugen sokn pr. 6 mnd drift i 2013 Oversikt over MR-regnskapene for 2012 fremlagt i møtet v/lars Sjølli Grimstad Det legges opp til følgende prosess for arbeidet med budsjett for 2014: En samlet oversikt over de enkeltes menigheters økonomisk ressurser legges frem for MR så snart som mulig. I møtet den. 16. oktober tar menighetsrådet stilling til totalrammen og legger noen prinsipielle føringer for fordeling av ressursene knyttet til aktiviteter I møtet den. 27. november vedtas budsjett for 2014 MR-sak. 13/13 Vurdering av oppnevning av råd og utvalg i det nye soknet 1. I løpet av 2014 gjennomgås alle oppnevnte utvalg i det nye soknet med tanke på synkronisering av de ulike aktivitetene i soknet. 2. Det oppnevnes en arbeidsgruppe bestående av Ulf Heiborg, Birgitte Lerheim og sokneprest Tor Even Fougner som får følgende oppdrag: o Få en oversikt over alle eksisterende råd og utvalg i det ny soknet i løpet av 2013 3. I løpet av januar/februar 2014 avholdes en strategihelg for ansatte og menighetsrådsmedlemmer i det nye soknet. 4. Saken legges frem for MR til behandling i løpet av våren 2014. MR-sak 14/13 Oppnevning av representanter arbeidsutvalg. Følgende velges til medlemmer i Arbeidsutvalget o Leder av MR, Mette Heidi Kirksæther o Nestleder av MR Kari Haaland Osberg o Sokneprest Tor Even Fougner o Klaus Mittenzwei
MR-sak 15/13 Valg av ny styringsgruppe for Trosopplæring knyttet til Sentrum og St. Hanshaugen sokn. 1. Følgende velges som ny styringsgruppe for Trosopplæring i Sentrum og St. Hanshaugen sokn for perioden frem til neste valg høsten 2015: Kjersti Morland Kristian Kvalem Ellen Valen Hjorthaug Birgitte Lerheim Tor Even Fougner MR-sak 16/13 Oppnevning av representant fra MR til å delta i intervju av ny kantor. Som representant fra MR til å delta i intervjugruppa velges Klaus Mittenzwei med Kari Haaland Osberg som varamann MR-sak 17/13 Vurdering av annonsetekst i tilfelle ekstern utlysing av kantorstillingen : Utkast til annonsetekst 1. Vedlagt annonseutkast bearbeides og vurderer formuleringer knyttet til Korarbeid og samarbeid med kor Trosopplæring som et satsningsområde Utfordringen med et nytt sokn i utvikling 2. Kantorstillingen lyses ut i begynnelsen av oktober 2013. MR-sak 18/13 Etablering av interimordning for styring av Oslo domkirke fra 01.09.2013 Søknad fra OBDR og KfiO med uttalelse fra Kirkerådet av 30.08.2013 om forsøk etter kirkeloven 5 fjerde ledd om opprettelse av eget styringsorgan for Oslo domkirke : 1. Som styringsorgan for Oslo domkirke fra 01.09.2013 etableres et interimsstyre bestående av medlemmene fra det gamle menighetsrådet. Funksjonstiden gjøres gjeldende frem til det nye Domkirkerådet trer i kraft, jfr. søknad om forsøksordning etter KL 5 til FAD av 30.08.2013. 2. Interimsstyre får benevnelsen «Domkirkeråd» og består av følgende medlemmer: Karen Sofie Christophersen, leder Nils August Andresen, nestleder Ingeborg Moræus Hanssen Dag Einar Kjærsland Thoralf Granerød Rannveig Helene Egenberg Presterepresentant oppnevnt av domprost Varamenn: o Edvard Hoem o Elizabeth Karen Værlien 3. Domkirkerådet får i oppdrag å ivareta alle menighetsrådets oppgaver knyttet til driften av Oslo Domkirke, jfr. søknad om forsøk til FAD av 30.08.2013. 4. Sekretariatsfunksjonen for Domkirkerådet ivaretas av domkirkeforvalters administrasjon
MR-sak 19/13 Vurdering av aktuelle leietakere av Markus kirke. Saksutredning fra kirkevergen til Hovedkomiteen av 27.08.2013 vedr. prosess for utleie av Markus kirke Oversikt over aktuelle leietakere med opplysninger om noen av de aktuelle interessentene I vurderingene av de aktuelle utleiekandidatene anbefales det å legges følgende prinsipielle føringer til grunn: Aktuelle leietakere bør ha et økonomisk fundament som gjør de i stand til å betale en tilfredsstillende leie. Aktiviteten som etableres i kirken bør ha en slik karakter at det blir en berikelse både for lokalmiljøet på St. Hanshaugen og for arbeidet som er etablert i regi av Den norske kirke. Ut fra dette anbefaler Sentrum og St. Hanshaugen MR at det føres sonderingssamtaler med Areopagos for å avklare om Areopagos er aktuelle leietakere før andre interessenter vurderes. Det skrives et brev til Kirkevergen der synspunktene som kom fram i møtet meddeles. MR-sak 20/13 Søknad om opptak av offer i kirkene fra Kirkens Nødhjelp til hjelp for Syria Søknad fra kirken nødhjelp om offer. Det legges til rette for at det gis ett offer til KN sin Syriahjelp i hver av kirkene. MR-sak 21/13 Godkjenning av møteplan for 2013 og 2014 Frem til sommeren 2014 legges møtedag for arbeidsutvalg og menighetsråd til onsdager kl.17.00. MR-møtene arrangeres i Domkirken som møtested og Arbeidsutvalgene i Gamle Aker kirkesenter. Vedlagt møteplan godkjennes. Arbeidsutvalget: Forslag til møteplan for 2013 og 2014: Møte dato Dag og tid Funksjon 28.08.2013 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 11.09.2013 09.10.2013 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 16.10.2013 13.11.2013 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 27.11.2013 29.01.2014 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 12.02.2014 12.03.2014 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 26.03.2014 09.04.2014 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 30.04.2014 21.05.2014 Onsdag kl.17.00 Forber. MR 04.06.2014 Menighetsrådet: Forslag til møteplan for 2013 og 2014: Møte dato Dag og tid Aktuelle aker og tema 11.09.2013 Onsdag kl.17.00 Oppstartmøte som nytt MR og presentasjon av sokneprest 16.10.2013 Onsdag kl.17.00 Øk. Rammer for 2014 27.11.2013 Onsdag kl.17.00 Budsjett for 2104 og juleavslutning, invitere noen fra stab. 8-9/2.2014 Lørd-søndag Strategihelg for ansatte og Menighetsråd 12.02.2014 Onsdag kl.17.00 Årsavsl. for 2013 program for 2014, invitere noen fra stab 26.03.2014 Onsdag kl.17.00 Forberede menighetsmøter, invitere noen fra staben 30.04.2014 Onsdag kl.17.00 Øko. Rapport første kvartal. Invitere noen fra stab 04.06.2014 Onsdag kl.17.00 Halv-års rapport, sommeravslutning m.m.
MR-sak. 22/13 Saker som kan komme til Ref: AY Nr.1: Godkjenning av anvisningsmyndighet over menighetens budsjettmidler og tilgang til menighetens nettbank i DnBNOR, Sparebanken Bien og Nordea med disposisjonsrett : Følgende godkjennes for å ha anvisningsmyndighet over menighetens budsjetterte midler: Mette Heidi Kirksæther, leder av Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd Arild Yri, domkirkeforvalter Eva Kirkemo, menighetsforvalter Lars Sjølli Grimstad, økonomikonsulent Guro Haaland, kontormedarbeider Følgende godkjennes for å ha disposisjonsrett til menighetens konti i DnBNOR, Sparebanken Bien og Nordea for utbetalinger via nettbank av tilviste fakturaer: Arild Yri, domkirkeforvalter Eva Kirkemo, menighetsforvalter Lars Sjølli Grimstad, økonomikonsulent Guro Haaland, kontormedarbeider Leder og regnskapsfører ved menighetens regnskapskontor innvilges rett til å se, hente og registrere opplysninger i DnB/NOR bank.