ABspeiderne.no Norges speiderforbund Wøyen Gård, Gamle Lommedalsvei 33 1339 VØYENENGA Org.nr: 971429593 KS-ref 03 2009 Høst Side 1 av 6 Tlf: 917 32 729 Hjemmeside: ABspeiderne.no E-post: post@abspeiderne.no Kontortid: Mandag: 09.00-15.30 Onsdag: 16.30-21.00 Torsdag: 10.00-14.30 REFERAT FRA KS-MØTE 03-2009 Høst 5. oktober 2009 Tilstede: Leif Egil Hegdal (LEH), Anne Margrethe Himle (AMH), Kjetil Andreas Andersen (KAA), Nils Martin Haugen (NMH), Lise Lund-Larsen (LLL), Gabriell Dale (GD). Meldt forfall: ingen. Bjørn Lind, ABspeidernes representant i Leikvinjarkomiteen deltok på sak 21. SAK 20 2009 Høst GODKJENNING AV REFERAT 02 2009 Høst Referatet godkjent. SAK 21 2009 Høst LEIKVINJAR Avtalen mellom driftskretsene og NSF om Leikvinjar gikk ut 1. juli 2009 Kretsens representant i Leikvinjarkomiteen presenterte mulige alternativer for veien videre. Kretsstyret ABspeiderne vedtok at nåværende avtale (først signert i 1997) videreføres for 5 år, med mulighet til ytterligere forlengelse på 5 år. Alle andre alternativer enn nåværende avtale, dersom det skulle bli et reelt forslag, må legges frem for Kretsstinget for avgjørelse. Kretsstyret ABspeiderne ønsker ikke å kjøpe Leikvinjar eller gå inn et arbeid med tanke på et langsiktig eierskap. Kretsstyret ABspeiderne ønsker mulighet til fortsatt bruk av Leikvinjar, med forbehold; Leikvinjar skal IKKE påføre ABspeiderne økonomiske invisteringskostnader. Hytten skal ikke budsjettere med driftsunderskudd. Kretsstyret ABspeiderne er inneforstått med at ABspeidernes investering i Leikvinjar i dag har en verdi på under 30 000kr. Disse pengene forventes tapt dersom dagens avtale skulle avsluttes. Kretsstyret ABspeiderne anbefaler at Leikvinjarkomiteen oppretter egen hjemmeside for Leikvinjarhytta.
KS-ref 03 2009 Høst Side 2 av 6 Kretsstyret ABspeiderne gir kretssekretær ansvaret for å holde kontakten opp mot Leikvinkarkomiteen, og vi anmoder om å få delta på neste Leikvinjarkomitee-møte (Nina og KAA) for å oppdatere komiteen på ABspeidernes arbeidsrutiner. Kretsstyret ABspeiderne anbefaler at flaggstangen IKKE flyttes. Kretsstyret ABspeiderne anbefaler at det store treet som skjuler flaggstangen tas ned. Treet tar alt for mye plass i hagen og fratar flaggstangen sin rolle som samlingspunkt. ABspeiderne kan felle treet, og gjøre dette om til ved for Leikvinjar. Kretssekretær ABspeiderne er ansvar for oppdatering av Link på NSF hjemmeside er til ABspeidernes ny hjemmeside (Leikvinjar). Bjørn Lind og KAA er utpekt som ABspeidernes representanter i Leikvinjarkomiteen frem til høsten 2010. Kretsstyret ABspeiderne anmoder Leikvinjarkomiteen å besvare alle våre fremsendte spørsmål, slik at ABspeiderne kan gjennomføre utlån på best mulig måte. Det bør være i alles interesse at Leikvinjar benyttes oftes mulig. SAK 22 2009 Høst NY KRETSSEKRETÆR Nina Dæhli er ansatt som kretssekretær i 40% stilling fra 1 okt 09. Arbeidsinstruks for kretssekretær er tidligere vedtatt av kretsstyret. Arbeidsavtalen er signert og kopi gitt NSF. Åpningstidene på speiderkontoret blir: Mandag: 09.00-15.30 Onsdag: 16.30-21.00 Torsdag: 10.00-14.30 Speiderkontoret har fått nytt telefonnummer; 917 32 729 SAK 23 2009 Høst KRETSTINGET ETTERARBEID Regnskapet er oppdatert og ajour. Alle regnskapsmessige endringer er utført. Kretsstyret tar kontakt med NSF og Speiderstyret om råd hvordan ABspeiderne skal forholde seg til at Kretstinget vedtok å bryte NSFs lovverk for 2.året på rad (Ansvar KAA). Økonomisk godtgjøring til kretsstyret avgjøres som en prosentbrøk. LEH fremlegger ved neste styremøte et forslag på bakgrunn av den enkeltes innspill og kretslederens vurdering av den enkeltes tidsforbruk ifm dennes arbeidsoppgaver. Kretsstyret fører oversikt over hvem som deltar på kretsstyremøtene og utbetaler samlet i desember den enkeltes reiseutgifter. Den enkelte leverer selv inn kvittering for betalt medlemskontingent til kretssekretær innen neste styremøte. Deretter tilbakebetales kontingenten samlet for ABspeiderne.
SAK 24 2009 Høst NAVNEENDRING LEH har sendt søknad om navneendring til Speiderstyret. KS-ref 03 2009 Høst Side 3 av 6 Kretsstyret vedtok å lyse ut konkurranse til nytt kretsmerke. Det er et par viktige momenter i denne forbindelsen: Vi trenger MANGE forslag for å kunne finne ETT bra merke. Vi trenger å SPRE utlysningen for å kunne få inn forslag. Vi trenger å meget god PREMIERING for å motivere speiderne til å lage forslag. Utlysningstekst: ABspeiderne skal lage nytt kretsmerke Hvordan skal det se ut? - Form og størrelse er valgfri, men bør ikke være større en speiderlommen til en småspeider. - Farger? ja, men ikke for mange. - ABspeiderne må komme tydelig frem. - Motivet bør kunne samle speiderne fra Asker og Bærum. Forslag, gjerne med en forklaring på motivet leveres kretsstyret i ABspeiderne innen 1.desember. Kunstneren bak det forslaget som kretsstyret vedtar som nytt kretsmerket, vil bli belønnet med 1000kr (gavekort på Sandvika Storsenter). Kretsbanner bestilles (jmf Kretstingsvedtaket) så snart vårt nye navn er vedtatt av Speiderstyret. Endringsmelding sendes da også til Brønnøysund. SAK 25 2009 Høst TILDELING AV ØKONOMISK STØTTE fra FOND for nyutvikling og speiderarbeid Kresstyret vedtok å gi lederne ved Kretsbannerkonkurransen en engangsstøtte på kr 5000,-. Støtten benyttes til å ta vare på de unge lederne kretsen har i dag. Støtten er tildelt fra fondet for nyutvikling og speiderarbeid. Regnskap for bruken av støtten skal sendes speiderkontoret innen 1nov. SAK 26 2009 Høst ANSKAFFELSER Kretsstyret vedtok å anskaffe 10 stk monitorer til sambandet (5000,-). Kretsstyret vedtok å anskaffe ny støvsuger til speiderkontoret (2000,-). Kretsstyret vedtok å anskaffe stempel til bilag/regnskapsføring (800,-). Kretsstyret vedtok å anskaffe 2 stk flagg/banner fot (1000,-). Kretsstyret vedtok å anskaffe 110 stk JOTA-merker. Kretsstyret vedtok å rydde opp i kretsens nøkler samt merking og anskaffe tilstrekkelig nok reservenøkler.
SAK 27 2009 Høst KONSTITUERING AV KRETSSTYRET Møtetider: Første mandag i hver måned; 1800-2130 Arbeidsrutinen i kretsstyret: Mest mulig løses pr epost mellom møtene. Alle formelle avgjørelser skal referatføres. Alle økonomiske avgjørelser skal referatføres. Arbeidsutvalget (AU) LEH, AMH, KAA Ansvarlig for oppfølgning av speiderkontoret/ansatt LEH, KAA Ansvarlig for oppfølgning av økonomi/regnskap KAA Ansvarlig for oppfølgning av hjemmesidene LEH, LLL Ansvarlig for oppfølgning av Leikvinjarkomiteen KAA Ansvarlig for oppfølgning av Grønlandskomiteen NMH Ansvarlig for oppfølgning av Valgkomiteen AMH Ansvarlig for oppfølgning av kretsens ledertrening AMH Ansvarlig for oppfølgning av kretsens fyrtårnsarrangementer GD Ansvarlig for innkalling og referat kretsstyremøtene KAA KS-ref 03 2009 Høst Side 4 av 6 Kretsstyret vil prioritere at fyrtårnsarrangementene får omtale i Budstikka. ABspeiderne anbefaler en litt personlig vinkling gjerne med flere bilder. Samme tekst og bilder legges også ut på vår egen hjemmeside. SAK 28 2009 Høst GRUPPELEDERSAMLING 18 NOV Grovforslag til plan: Samtlige enhetsledere inviteres. Samlingen er også åpent for alle ledere i kretsen. Samlingen deles i 2 deler: Del 1: Informasjonsutveksling: Politiattest Kretsleir 2011 Del 2: Utdanning: Sikkerhet på tur (AMH) Opplæring i bruk av GPS (KAA) Bruk av radioene Temakurs flokkledere (Nina) Ved påmelding velger den enkelte deltaker selv sitt aktuelle kurs. SAK 29 2009 Høst RETNINGSLINJER FOR ABSPEIDERNE Kretsstyret har vedtatt følgende retningslinjer: Retningslinjer for ABspeidernes mobiltelefon Retningslinjer for utlån av Leikvinjar Retningslinjer for føring og kontrolll av regnskapet (endring) Retningslinjer for digital lagring (endring) Retningslinjer for utlån av utstyr (endring) Retningslinjer for bruk av speiderkontoret (endring) Kretsstyret vedtok å tilby naboen over speiderkotoret tilgang til vårt internett-abonnement. Utgiftene deles 50-50. Pr okt 09; 250kr pr måned. 3 måneders forskuddsbetaling, forfall den 1. måneden. LEH tar kontakt og gjør de nødvendige skriftlige avtaler.
KS-ref 03 2009 Høst Side 5 av 6 SAK 30 2009 Høst GRØNLAND Saken utsatt til første kretsstyremøte, etter at kretsstyret har vært på befaring på Grønland. Bedre oppfølgning av formann og komité, vise interesse Status ny sjekkliste ved avreise Status på instrukser for bruk av ovn osv på Grønland Status budsjett og evt økning av leieprisene Fremdriftsplaner (jamf skriv om arbeidsoppgaver fra KAA 2007) SAK 31 2009 Høst STATUS KOMMENDE ARRANGEMENTER Kretsbannerkonkurransen, Preben Fagerholt, Alt i rute. Jota, Preben Fagerholt. Plan for Jota er utarbeidet, alt i rute. Morodag, Nina Dæhli, 1.Skougum. Innbydelse er sent ut, alt i rute. Hiorthen 2010 Einar Hilding spørres. Ansvar: LEH. SAK 32 2009 Høst EVENTUELT Saker på vent/forskjøvet til senere styremøter o Rekrutteringsfolder (neste møte) o Kretsleir 2011 o Grønland Fremtiden: o Rydde på oppholdsrommet/lager kretskontoret - KASTE TING. Utført av KAA. o Tøymerker på veggen fra samtlige NM, Hiorth, krets- og landsleirer. Utført av KAA ABspeiderne etterlyser nå eldre merker fra lands- og kretsleire. Undernevnte saker tatt til etterretning. Tas opp igjen på et senere tidspunkt; o Stabburet må ryddes på loftet - KASTE TING. o Utbedring av Hiorth utstyret, bla nye stenger til sikkerhetslampene. o Oversikt over hvilke kurs våre ledere har. o Presentasjon av samtlige hytter i kretsen. o Bilder av kretsstyret og gruppelederne på kontoret. o Bilder av pokalene/vandrepremiene til ABspeiderne. o Oversikt over hvem som har vunnet SAK 33 2009 Høst KUNNGJØRINGER Leif Egil Hegdal er tildelt NSFs Æreskniv for hans innsats for ABspeiderne gjennom mange år (5.okt 09). Nina Dæhli fikk blomster av ABspeiderne ifm hennes oppstart som kretssekretær (1.okt 09).
KS-ref 03 2009 Høst Side 6 av 6 Administartive arbeidsoppgaver til kretssekretær. Kretssekretæren rapporterer status tilbake til kretsstyret før innkallingen til neste styremøte utarbeides. a) Utlysning av konkurranse, nytt kretsmerke b) Opprette god dialog med Leikvinjarkomiteen. c) Endringsmelding til Brønnøysund etter Kretsting. d) Endring av disposisjonsrett DnB NOR e) Endring av navn til ABspeiderne på alle våre kontakter og firmaer. f) Fremskaffe terminlistene for alle grupper i kretsen (hele 2009). - Lage dokumentasjon, grunnlag for søknader (økonomisk støtte). g) Avtale egen opplæring i NSF medlemsportal. h) Innhente status på fremdriftsplanen NSF medlemsportal, når kan vi printe ut. i) Nye småspeidere inn i medlemsregisteret innen 1.des. j) Endring i gruppekontigent og fordeling innen 28.nov. k) Info ut til gruppene vedr Politiattest kravet for alle speiderledere fra 1.jan 2010. (Info til samtlige med lederansvar i kretsen - Info til gruppeleder Info på egen hjemmeside - Brev fra KL til gruppelederne) Neste møte: 2.nov kl 1800. Wøyen gård, 5 okt 2009 KAA Referent