Referat fra styremøte i Ryvarden krets av NSF

Transkript

1 Referat fra styremøte i Ryvarden krets av NSF Tid: Lørdag 7. november 2015 kl. 12:00 Sted: Tilstede: Fra adm.: Andre Forfall: Referent: Grendahuset på Skår, Karmøy Karianne H. Føyner, Mari-Janne Føyner, Gjertrud M. Aronsen, Harald P. Aspelund, Anne Merete S. Sørensen (kun sak 23/2015) Espen Fosse Ingeborg Stokkenes (Utvalg speiding) Rune Kleppe, Ørjan Løvaas, Vegard Stensen Espen Fosse Kretsleder ledet styremøte. Saksliste RK-sak 24/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste RK-sak 25/2015 Godkjenning av referat fra styremøte 5. oktober 2015 RK-sak 26/2015 RK-sak 27/2015 Statusrapport Reglement for godtgjørelser i Ryvarden krets RK-sak 28/2015 Evaluering av kretsleir «Ænes 2015» RK-sak 23/2015 Høringsuttale: Organisasjonsstruktur i NSF RK-sak 24/2015 Forslag til terminliste for 2016 og våren 2017 RK-sak 25/2015 Forslag til budsjett for 2016 RK-sak 26/2015 RK-sak 27/2015 «Julemøte» 30.november Retningslinjer for kretskonkurransen: «stil og sveis» vs. «patruljedrift» Eventuelt

2 Ryvarden krets av NSF Side 2 av 3 Styremøtereferat RK-sak 24/2015: Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling var sendt ut for sent. Ellers ingen merknader til innkalling eller saksliste. VEDTAK: Innkalling og saksliste godkjennes. RK-sak 25/2015: Godkjenning av referat fra styremøte 5. oktober 2015 Ingen merknader til referatet. VEDTAK: Referatet fra styremøtet 5. oktober 2015 godkjennes. RK-sak 26/2015: Statusrapport Kretssekretær orienterte om følgende saker: - Regnskapet for 2015 ligger an til å bli innenfor budsjett. - Det arbeides med nye nettsider som forventes lansert i løpet av VEDTAK: Styret tar statusrapporten til orientering. RK-sak 27/2015: Reglement for godtgjørelser i Ryvarden krets Det er vedtatt diverse godtgjørelser fordelt på flere ulike kretsstyrevedtak opp gjennom årene. For å gjøre dette mer oversiktlig foreslås det å opprette et «Reglement for godtgjørelser i Ryvarden krets» (vedlagt) som erstatter alle tidligere vedtak om godtgjørelser. VEDTAK: Kretsstyret vedtar «Reglement for godtgjørelser i Ryvarden krets» som fremlagt på styremøtet. Dette erstatter alle tidligere kretsstyrevedtak om godtgjørelser. RK-sak 28/2015: Evaluering av kretsleir «Ænes 2015» VEDTAK: Utsettes til neste styremøte. RK-sak 29/2015: Høringsuttale: Organisasjonsstruktur i NSF Kretsstyret diskuterte organisasjonsstrukturen i NSF med utgangspunkt i «Delrapport fra arbeidsgruppe organisasjonsstruktur oktober 2015». VEDTAK: Kretssekretær lager et forslag til høringssvar på bakgrunn av innspillene som kom frem i møtet. Høringssvaret godkjennes av kretsstyret pr. e-post før innsending. RK-sak 30/2015: Forslag til terminliste for 2016 og våren 2017 VEDTAK: Kretsstyret drøftet saken. Endelig forslag til terminliste 2016/2017 vedtas på første styremøte i RK-sak 31/2015: Forslag til budsjett for 2016 VEDTAK: Kretsstyret drøftet saken. Endelig forslag til budsjett 2016 vedtas på første styremøte i 2016.

3 Ryvarden krets av NSF Side 3 av 3 Styremøtereferat RK-sak 32/2015: «Julemøte» 30. november Julemøtet 30. november starter kl Kretsstyret møter kl Det ble avklart følgende arbeidsfordeling: Espen: Klargjøring av hytta, fakkelbokser, handler egg og spekemat og gløgg-blanding Harald: Klargjøring av hytta, tilberedning av mat Karianne: Potetsalat Gjertrud: Focaccia VEDTAK: Ansvaret for julemøtet ble fordelt slik som vist over. RK-sak 33/2015: Retningslinjer for kretskonkurransen: «stil og sveis» vs. «patruljedrift» Kretsstyret diskuterte endring av retningslinjene for kretskonkurransen med mål om at kretskonkurransen skal være mest mulig lik NM i speiding. VEDTAK: Kretsstyret foreslår å endre retningslinjene for kretskonkurransen slik at «stil og sveis» byttes ut med «patruljedrift» og antall praktiske oppgaver reduseres fra to til én. Forslag til nye retningslinjer vedtas på første styremøte i 2016 og legges frem for godkjenning på kretstingets årsmøte i februar. Eventuelt Ingen saker under eventuelt.

4 Innspill til arbeidet med NSFs organisasjonsstruktur Ryvarden krets behandlet denne saken i styremøte 7. november 2015 (sak 23/2015) og har følgende svar/innspill på spørsmålene arbeidsgruppa stiller i delrapporten av oktober Hvilke oppgaver er det viktig at speidergruppa utfører? Speidergruppa bør ha mest mulig fokus på å drive speiding, og gjøre minst mulig andre oppgaver. Friluftsliv er en viktig del av speidermetoden, men gjør også at mye av speidingen ikke er like synlig som for eksempel fotballkamper. Synlighet er en viktig faktor i markedsføringen av speiding, og speidergruppa er de beste til å vise hva speiding virkelig er. Kort oppsummert; synlig speiding. Hvilke oppgaver utfører speidergruppa i dag, som kunne vært gjort av andre? Vi kan ikke se at det er rom for at gruppene skal gjøre noe særlig mindre enn de gjør i dag. De er nødt til å være selvstendige organisasjoner og derfor styre sin egen drift og økonomi, med de oppgaver dette medfølger. Et godt tiltak kan derfor være at krets og forbund i større grad oppfordrer til at hver gruppe har én eller flere personer som spesialiserer seg på de organisatoriske oppgavene, og at enhetsledere eller gruppeleder ikke er en av disse. Dette gjør at enhetslederne kan ha fullt fokus på å drive speiding, mens andre ressurspersoner i gruppa støtter opp ting som for eksempel søknadsskriving, terminlister, informasjonsbrev til foreldre, økonomi og medlemssystem. Kretsene og evt. forbundet bør ha ansvar for å lære opp disse administrative ressurspersonene i gruppene, slik at de kan utføre oppgavene både effektivt og av høy kvalitet. Hva skal til for at gruppene skal delta på ledertrening? Først og fremst må de ha ledere. Litt flåsete sagt, selvsagt, men rekruttering av ledere er en utfordring. Vi har alt for mange eksempler på at troppsledere tar for mye ansvar. Peff ene må jevnt over få erfare mer ansvar og ledelse. På denne måten «flyter» de lettere over fra å være peff til å være f.eks. troppsassistent. Viktige stikkord her er altså «unge ledere» og «jevn rekruttering». Hvem bør ha ansvar for kurs og ledertrening? Ledertreningen bør organiseres i geografiske regioner, gjerne med de eksisterende kretsene som undergrupper der det kan være praktisk. Hver undergruppe bør ha sin egen ledertrenerpatrulje som arrangerer kurs i sitt område, men det samlede kurstilbudet i regionen bør koordineres slik at en unngår for mye overlapp. På denne måten kan samtlige peff- og grunntreningskurs være lett tilgjengelig for alle hvert semester, og samtidig ikke være lengre borte enn nabokretsen. En slik regionkoordinering vil også bidra til et større ledertrenermiljø i NSF. Hva gjør forbundet sentralt for gruppa? Forbundet håndterer først og fremst forsikring, kontingent og medlemssystem. En slik nasjonal koordinering gir stordriftsfordeler og er klart en god hjelp for både grupper og krets. Hva burde forbundet sentralt gjøre for gruppa som ikke gjøres i dag? Som tidligere nevnt kan det være et godt tiltak dersom forbund og krets kan gi en mer organisert administrativ opplæring til utvalgte personer i gruppene.

5 Hvordan er arbeidsfordelingen mellom kretsstyret og ansatte? Hvordan burde den være? Vi har pr. i dag ansatt «kretssekretær» i 20 % stilling for å ivareta administrasjonen av kretsen. Den daglige ledelsen av kretsen ligger derfor pr. definisjon til kretsstyret og da først og fremst kretsleder. I praksis utfører kretssekretær oppgaver tilsvarende «daglig leder» og i et omfang større enn stillingen tilsier. Dette gjør at kretsstyret ikke trenger å involvere seg i så stor grad, og heller ha fokus på å føre kontroll med driften og økonomien og styre kretsens strategiske arbeid. Vi ser fordeler med at speideren har daglige ledere på kretsnivå fordelt over hele landet. Det mest ideelle er å ha disse heltidsansatt, men størrelsen på stillingene kan variere ut i fra størrelsen på kretsene. Det er uansett viktig at de geografiske avstandene ikke blir for store, slik at de daglige lederne fortsatt kan ha en viss lokalkunnskap om området gruppene tilhører. Generelt om NSFs organisasjonsstruktur Vi mener organisasjonskartet versjon 1 som arbeidsgruppen viser i delrapporten grovt sett er illustrerende for hvordan speiderarbeidet er organisert i dag; gruppe og krets har forholdvis få og klare linjer mellom seg og opp til forbundsnivå, mens på forbundsnivå har vi veldig mange ulike grupperinger. Uten konkrete formeninger om hva som bør beholdes og hva som bør fjernes, stiller vi spørsmål om det virkelig er nødvendig at NSF skal ha så mange enheter i organisasjonen på nasjonalt nivå? I hvilken grad klarer gruppene å nyttiggjøre seg av alt arbeidet som foregår her? Vi håper disse innspillene kan være til hjelp og ser frem til å høre mer fra det videre arbeidet.