ABspeiderne.no Norges speiderforbund Wøyen Gård, Gamle Lommedalsvei VØYENENGA Org.nr:

Transkript

1 ABspeiderne.no Norges speiderforbund Wøyen Gård, Gamle Lommedalsvei VØYENENGA Org.nr: KS-ref Side 1 av 7 Tlf: Hjemmeside: ABspeiderne.no E-post: post@abspeiderne.no Kontortid: Mandag: Onsdag: Torsdag: REFERAT FRA KS-MØTE august 2010 Tilstede: Leif Egil Hegdal (LEH), Anne Margrethe Himle (AMH), Kjetil Andreas Andersen (KAA), Morten Sætrang Haakonsen (MSH), Kristian Magnus Hofstuen (KM), Nils-Martin Haugen (NMH) og kretssekretær Nina Dæhli Meldt forfall: ingen. SAK GODKJENNING AV REFERAT 5, 6 og Godkjennelse av referatene ble utsatt til neste møte, grunnet flere i styret ikke har mottatt eller lest referatene. SAK STATUS OG AVSLUTNING AV DIV SAKER a) Ekstraordinært kretsting 2010, 14 juni (ref sak 42) Vedtaket som ble fattet: ABspeiderne trekker seg fra Leikvinjar samarbeidet, og driftsansvaret for Leikvinjar fra og med 19.august Godkjent med 10 stemmer for, 4 stemmer imot. Protokollen er skrevet, signert og fordelt gruppene i kretsen. De øvrige Leikvinjar kretsene ble informert om ABspeidernes avgjørelse 16.juni Kretsstyret har vedtatt å avslutte administreringen av Leikvinjer pr 31,desember LEH informerer de berørte kretsene. b) Endringsforslag av NSF grunnregler og lover (ref sak 18) Endringsforslaget fra Kretstinget ble levert NSF 23.april c) Lån til 1.Lysaker (ref sak 45) Utdrag fra låneavtalen: 1.Lysaker pålegges å holde kretsstyret oppdatert på eget regnskap, og forventer en skriftlig tilbakemelding/redegjørelse innen 1aug og 31des på regnskapets status hvert år. Kretsstyret har ikke hørt noe fra 1.Lysaker, og pålegger kretssekretær å purre på et svar fra gruppen. d) Teltene som nyttes under Hiorthen (ref sak 26) Tilbakemelding fra Pål Pettersen som har oppbevart teltene de siste 10-15år: Teltene eies av ABspeiderne, og har vært lagret på min eiendom. Kretsstyret vedtok at teltene skal gjennomgås og repareres før neste Hiorth.

2 Side 2 av 7 e) Avlønning av hjelp ifm søknader om tilskudd (ref sak 27) Kretsstyret vedtok å utbetale Wenche Håtun 1500kr som påskjønnelse for hennes innsats og hjelp ifm søknader om tilskudd for f) Status på utlånsutstyr (ref sak 27) Kretsstyret pålegger kretssekretær å utarbeide rutiner som ivaretar: - Hvor er kretsens utstyr til enhver tid - Hvem har lånt utstyr, med kontaktinfo og dato for tilbakelevering - Status på det utlånte utstyret ved tilbakelevering - Oversikt over utstyr som må vedlikeholdes/repareres. Rep stativ anlegg - Rep motorsag - Rep av Anna dukkene - 2 nye karabiner klatreutstyret, Hengelås til klatreutstyret - Drag for transportpulker (sveise) - Latexlim til sår fra Lærdal - Brenne inn ABspeiderne på bord og benker Søkestengene. Kretsstyret anmodet KAA å forstette arbeidet med utarbeidelse av bruksanvisninger på kretsens utstyr: Konica Minolta digitalt kameara - Honda aggregat - Anna dukkene - griller/oljefat Transportpulk - Hiorth teltene Motorsager. g) Hiorthen - etterarbeid (ref sak 35) Etterarbeidet etter Hiorthen er ikke ferdig. (kontroll av utstyr, ajourføring av dokumenter/innbydelser/instrukser og dreiebok). Kretsstyret påla Hiorthsjefen snarest å fullføre etterarbeidet, og rapportere tilbake når utført. h) Kretsmerke (ref sak 43) Kretsleirsjefen ble informert 25.august 2010 i) Utestående arbeid, kretssekretær Kretsstyret påla kretssekretær å snarest mulig å gi tilbakemelding på: Overlevering av gaver til Grønlandskomiteen 2009 (ref sak nr 17) Oversikt over rovere i kretsen (ref sak 24) Hvem er Hvem i ABspeiderne (ref sak 27) Oversikt over hvilket format/vedlegg osv som kreves til rapportene etter arrangement (Dette for at klipp og lim skal bli enklest mulig ifm søknader om støtte). SAK EKSTRAORDINÆRT KRETSTING HØSTEN 2010 Kretsstyret har endret inneværende års budsjett (sak 23), under budsjettposten anskaffelser. Endringen er ikke større enn at Kretsstinget først vil bli informert ifm fremlegging av regnskapet for inneværende periode. Kretsstyret må fremme forslag til valgkomité Kretsstyret må fremme: Motivering for verv på kretsnivå (sak 34) Kretsstyret vedtok å avvente KAAs forslag om motivering til verv på Kretsnivå, før avgjørelsen om innkalling til ekstraordinært Kretsting fattes.

3 Side 3 av 7 SAK SØKNAD ØKONOMISK STØTTE - NADDERUD Kretsstyret har etter nøye vurdering avslått Nadderuds søknad om økonomisk støtte til egen troppsleir sommeren Kretsens budsjett gir ikke rom for denne typen utbetalinger/utgifter. SAK GRØNLAND 20000kr i utleie våren 2010, Grønland har vært åpen inkl salg 8 helger. Kretsstyret beklager at Hyttevokterne har trukket seg, men har forståelse for deres avgjørelse. - Kretsstyret har ikke fulgt opp egne pålegg og avtaler (ref sa 30) - Preben har påtatt seg ansvaret for Kretsleiren Kretsstyrets plan for veien videre: - Gjennomføre LLH på Grønland 1.september; Informasjon og omvisning for ledere. Motivere for Hyttevoktervervet. - Gjennomføre rengjøringsdugnad 19.september med grilling og sosial samling. Motivere for Hyttevoktervervet. - Sende ut følere blant kretsens ledere om mulige kandidater til å overta Hyttevoktervervet fra 1.oktober. SAK KRETSKONKURRANSEN 2010 Kretsstyret vedtok å gå i dialog med K/M med tanke på fast årlig felles kretsbannerkonkurranse (gjennomføres på vårparten). For NM 2011 gjennomføres KK høsten Kretsstyret er positiv til å starte samarbeidet allerede våren 2011, men KK kun gjeldende for K/M. ABspeiderne deltar utenfor konkurransen. Kretsstyret ser flere fordeler / synergi ved å samarbeide om KK: - Flere deltakere = mer spennende konkurranse/oppgaver - Flere deltakere = utvide speider vennskapen til andre grupper/patruljer - 2 kretser = flere arrangører - 2 kretser = Kontinuitet i utviklingen av oppgaver - 2 kretser = Større potensial ifm markedsføring av speiderbevegelsen. Kretssekretær sender en offisiell henvendelse til K/M kretsen, uten å gå i detaljer. Ber om et møte for å fastsette eventuelle rammer for et slikt samarbeid. K/M har som innledende forslag sent i april måned ute på Borøya SAK ANSKAFFELSER Kretsstyret vedtok å: - tegne abonnement på Budstikka til kretskontoret (Kretssekretær) - anskaffe handsfree utstyr til mobiltelefon kretskontoret (LEH). - anskaffe knagger + hylle til vaskerommet kretskontoret (KAA).

4 SAK ØKONOMI a) Kretsens økonomi er god. KS-ref Side 4 av 7 b) Regnskapet ligger innenfor budsjettet unntatt anskaffelser, hvor det er et overforbruk. (Forbruk: 49258kr, budsjett: 40000kr) c) 200 bilag pr dd. INGEN godkjent av kretsleder ihht retningslinjene. d) Utestående fordringer er under kontroll kr, Tord Varg Winge, leie Grønland 23-26des kr, Asker 1, oppgjør våren 2010, bla Hiorthen kr, Bærum Husflidslag, strøm Stabburet kr, Lysaker, lån. e) Utbetaling av tilskudd til gruppe iht Kretstinget er utført. f) Faktura internett deling med naboen er forsinket. Faktura mai-juli er sendt i dag, aug-okt sendes primio sept. g) Fordeling av Grønland overskuddet (salg) er ikke utført Inntekter: 14467kr, utgifter 3738kr+2985kr. (overskudd 7744kr) h) Tilskudd. Kretsen har mottatt alle tilskudd for Det bemerkes at ABUR i år tildelte ABspeiderne 94210kr samt 15377kr i etterreguleringer fra Videre har Bærum Kommune gitt tilskudd til spesifikke aktiviteter: kr Hiorthen ok kr Lederkurs kr Brekurs kr Lederkurs unge (peffkurs) i) Kretsen har levert søknad om momsrefusjon, etter de retningslinjer som NSF har satt. Revisor har signert samtlige sider i begge regnskap ( og høst 2009), også etter de retningslinjer som NSF har satt. SAK TERMINLISTEN LLH 1.september LEH er ansvarlig for hele opplegget NMH ansvarlig for mat (forskudd på kr 6000 sendes hans bankkonto) Innbydelser er sendt ut. Vi har lovet noe godt å spise samt transport opp til Grønland. LEH ser på muligheten til å leie inn gitar eller trekkspill musiker. Forslag til program: Info om oppgraderingsarbeidet på Grønland (Preben) Info om fremtidsarbeidet på Grønland (LEH) Motivering for stillingen Hyttevokter (LEH) Info om kretsleir 2011 (Preben) Dugnad Grønland 19.september

5 Side 5 av 7 Transport opp må være enkelt, alle aldersgrupper bør kunne få delta KAA lager forslag innbydelse inkl muligheter for grilling/bespisning KAA ansvar utarbeidelse av arbeidsoppgaver, utstyrsbehovet samt mat Kretssekretær ansvar for utsendelse av innbydelsen. PLH 24.september KAA utreder paintball i Blakstadmarka, i regi av Festus (Festus har politiets tillatelse til paintball for ungdom ned til 13års alderen) KAA og kretssektretær ansvar for innbydelse. Gruppeledersamling 16.november KAA utreder mulighetene for foredarg fra ut-i-naturen personer: - En vill mann (levde ett år i naturen) - Skougumleder som var 3år på Grønland Ellers standard opplegg med fokus på ledernes behov iforhold til kretsen. Bespisning Alle enhetsledere bør inviteres Lederkurs: veiledning som metode 2.og 3.oktober LEH ansvarlig for hele opplegget Kretsbannerkonkurransen JOTA 15. til 17.oktober Preben har tatt hele ansvaret. Morodagen 17.oktober Asker 1/1.Skougum har tatt hele ansvaret. Praktisk patruljeførerkurs på Blåfjellhytta 26. til 28.november 1.Skougum har tatt hele ansvaret. Lederkurs: Norsk grunnkurs i førstehjelp Kretssekretær undersøker priser og aktuelle tidspunkt på å leie inn NLA eller Røde kors Målgruppe er pri 1: Ledere over 18 år, pri2: peffer Vi ønsker Norsk grunnkurs i førstehjelp, men fokus på HELE kurset, ikke bare livreddende førstehjelp (frie luftveier og munn til munn metoden/hjertekompresjoner) Behovet for opplæring innen sårskader og brudd er meget stort i kretsen. Enhetssamling småspeider Kretssekretær undersøker behovet og utarbeider forslag til dato og innhold. SAK ARBEIDSFORM I KRETSSTYRET KL orienterer om møtekultur og beslutningsprosesser. Kretstyret vedtok følgende virkemidler for å bedre våre kretsstyremøter: - Diskutere sak og ikke person, i et positivt ramme - Styret ordet, ikke anarki - Korte diskusjoner for å belyse sakene. - Oftere bruk av avstemning. (Kretsstyret trenger ikke konsensus)

6 Side 6 av 7 - Utad fremmer kretsstyremedlemmene kretsstyrets avgjørelse (avstemningsresultatet, og ikke sitt eget personlige/private syn). SAK EVENTUELT Kretsleir 2011 Kretsstyret opplever at avtalen om 1.måneds varslingsfrist for uttalelser/tilbakemelding fra Kretsleirsjefen er lite hensiktsmessig. Kretsstyret ser for seg en gjensidig 14dagers tilbakemeldingsfrist. LEH pålegges gjennom dialog med kretsleirsjefen å endre dagens avtale til en mer hensiktsmessig løsning. Publisering på hjemmesiden Kretsstyret har oppdaget at referatene ikke ligger ute på nettet. En av hensiktene med referatene er at de er tilgjengelige for kretsen. Kretssekretær og LEH pålegges å lage rutiner slik at godkjente referater offentliggjøres umiddelbart etter godkjennelse. Rutinene må også innbefatte alle andre viktige dokumenter/innbydelser/instrukser/utlånsoversikter som kretsstyret har vedtatt/utarbeidet. Nytt Kalvøya banner KM har påtatt seg å lage nytt Kalvøya-skinnet. Kretsen har allerede kjøpt inn skinnet, men det gjenstår utskjæringer, tekst og motiv. Hvordan synliggjør vinnerne er ikke avgjort. Neste møte: 4.oktober kl Wøyen gård, 25.august 2010 KAA

7 OPPGAVER UNDER BEHANDLING ELLER ENDA IKKE PÅBEGYNT KS-ref Side 7 av 7 Emne, hva Saksnr Ansvar ABSPEIDERNES BESLUTNINGSORGANER - PRESENTASJONSFOLDER 33 KAA AVLØNNING KRETSSTYRET 50 KAA BILDER AV KRETSSTYRET OG GRUPPELEDERNE FORSIKRING AV KRETSENS UTSTYR 27 KAA HIORTHEN - ETTERARBEID 49 LEH HVEM ER HVEM I ABSPEIDERNE 49 NINA HYTTER - PRESENTASJON AV GRUPPE-/PATRULJEHYTTER HYTTEVOKTERNE GRØNLAND 52 LEH KALVØYA SKINNET - LAGE NYTT 58 KM KRETSBANNERKONKURRANSEN FELLES MED K/M 53 NINA KRETSKONTORET - FASTE OPPGAVER - DREIEBOK 49 KRETSLEIR TILBAKEMELDINGSFRIST 58 LEH KRETSTING MAR - ETTERARBEID 49 NINA KRETSTING EKSTRAORDINÆRT 14 JUNI - ETTERARBEID 49 LEH KURSOVERSIKT - HVEM HAR GJENNOMFØRT HVILKE KURS I KRETSEN 49 LEIKVINJAR - AVVIKLE ALT SAMARBEID 49 LEH MOTIVERING FOR VERV PÅ KRETSNIVÅ 50 KAA RAPPORT ETTER ARRANGEMENT, KRAV TIL INNHOLD OG VEDLEGG 49 NINA REFERAT KRETSSTYREMØTE - PUBLISERING PÅ HJEMMESIDEN 58 LEH REFERAT KRETSSTYREMØTE , GODKJENNELSE REFERAT KRETSSTYREMØTE , GODKJENNELSE REFERAT KRETSSTYREMØTE , GODKJENNELSE REFERAT KRETSSTYREMØTE , GODKJENNELSE ROVERE - OVERSIKT 49 NINA STABBURET - OPPRYDDING 49 TILSKUDD FRA FYLKE OG KOMMUNE SØKNADER UTLÅNSUTSTYR - BRUKSANVISNINGER KAA UTLÅNSUTSTYR - OVERSIKT 49 NINA VALGKOMITE 2011, KRETSSTYRETS FORSLAG 50 WALL OF FAME - BILDER OG PRESENTASJON AV POKALER/VANDREPREMIER WALL OF FAME - OVERSIKT OVER HVEM HAR VUNNET HVA/NÅR ØKONOMI - KORTTIDSLÅN 1.LYSAKER SPEIDERGRUPPE 49 NINA