Telemark O-krets 2012 Styremøte nr. 5

Transkript

1 Styremøte nr Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 14. januar. 2013, kl. 19:00. Tilstede: Britt Fossøy, Rekruttering Tone Grande, Teknisk Helge Gisholt, Anlegg / Kart Grete S. B. Hovi, Trening Heidi Mustvedt, PR og Økonomi Ole-Johan Waaler, Pre-O Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap Odd Aure, 1. varamedlem Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Harald Wold, 2. varamedlem SAKSLISTE: 1. Kommentarer til siste møtereferat. 2. Kort fra utvalgene - Trening - Teknisk - Anlegg / Kart - Rekruttering og opplæring - Pre-O - Økonomi og PR - Regnskap 3. Aktuelle saker - Trener-1 kurs i Skien - Sammenslåing av Telemark og Vestfold O-kretser. 4. Årsberetning, Status for 2012,planer for Status - Regnskap Budsjett Kretsting 2012, 6. februar 2013, Aarnes Kafeteria - Innkalling - Forslag - Endringer i tekst til løypeleggerne / kontrollører- Forslag til lagskontingent for Ordstyrer til Kretstinget 6. Diverse - Valgkomiteens arbeide - O-sportens venner i Telemark - Hjemmesiden - Rekrutteringsåret Neste møte av 5

2 REFERAT: 1. Siste møtereferat. Ingen kommentarer til utsendt møtereferat. 2. Kort fra utvalgene 2.1 Trening Trening og «In-team.TV»: Kretslaget In-team er blitt In-Team TV: Kretslaget ledes i år av Kjell Westin og Per Olav Guldbrandsen (Jørn Sundby). Det er planlagt 7 samlinger hvor overnattinger vil finne sted i klubbhus eller hytter, påskesamling i Tsjekkia. Kretslaget planlegger mot alle NM-arrangementer stykker i In-team.TV åpent for flere Vedtatt på dette styremøtet: Kjørekompensasjon: Kr. 2,-pr kjørte km per bil, totalt antall passasjerer x 0,50 delt på antall biler. Forarbeidet med Trener 1 kurs er nesten ferdig, se eget punkt 3.1. Arbeidet med Årsberetningen er kommet i gang. 2 Notodden OL-jenter med på landskamp i Finland nå i januar. 2.2 Teknisk TOKs terminliste godkjenninger er i orden. TD (tidligere kontrollør) må utnevnes for alle aktuelle konkurranser. 2.3 Anlegg/Kart Kart som det skal søkes om offentlig tilskudd på MÅ ha godkjenning. Deltatt på NOFs kartutvalgsmøte. Lunde sentrum kart er godkjent. Det 4. godkjente kartet i Kart på nettet via NOF. Innlegging på nettadresse: Rekruttering Data til Årsberetning er for det meste klare. Reisekostnader til HL / O-landsleir fra ledere er ikke mottatt fra alle aktuelle. Dette blir sjekket ut. 2.5 Pre-O Data til Årsberetning er under forberedelse. Mye arbeide for NOF med hensyn på terminlisten for Økonomi og PR Årsberetningsteksten er klar. Kretsens økonomi er avhengig av støtte fra næringslivet for å kunne utvikle og drive aktiviteter for opplæring, MOT.TV og In-Team (kretslaget). Fremstøt mot næringslivet blir gjort av 5

3 Markedsmessig: For arbeid med barn og ungdommer Helsesituasjonen til orienteringsløpere sammenliknet med landets befolkning. DnB har bidratt med 10000,- for 3. år i henhold til avtale. Holla og Lunde sparebank har gitt kr. 2000,-. Det er mottatt kr. 5000,- i støtte fra den Danske Bank /Fokus bank. Sparebanken 1, Grenland kr ,- Mottatt kr ,30 fra O-sportens venner i Telemark. Sparebank Sør støtte er ikke avklart. Gjensidige Stiftelsen har bevilget støtte til O-Troll-leir i 2013 med kr. 5000,-. Det er mottatt MOMS-kompensasjon på kr. 5000,- etter de nye retningslinjene. 2.7 Regnskap Regnskapet ligger gunstig an i forhold til budsjett., overskudd på ,- Det er mottatt penger fra O-sportens venner i Telemark. Dette bidrar vesentlig med god egenkapital for kretsen. 3. AKTUELLE SAKER 3.1 Trener-1 kurs i Telemark NOF utarbeider retningslinjer og kursmateriell for Trener 1 kurs. Lene Kinneberg er NOFs kontaktperson. Hovedvekten på kurset er trening av barn fr 8 til 14 år. Grete har i samarbeid med Lene Kinneberg klargjort de fleste punktene i kursinnbydelsen, som ble sendt ut til alle lagene i O-kretsen og til styrene i Vestfold O-krets og Aust Agder O-krets i uke 49. Grete S.B. Hovi og Knut W. Mathisen vil være kursinstruktører. Kurset vil gå over 2 helger, 9. og 10. februar og 6. og 7. april. Kretsleder er på O-ferie i Portugal ved kursstart. Administrativ mottaker ved start av kurset vil bli ved et styremedlem. Anskaffelse av spesielt kursmateriell fra NOF ble bevilget av TOK. Kretsleder har vært i telefonisk kontakt med følgende klubber: Bø OL, IL Dyre Vaa, Drangedal OL, Høydalsmo IL, IL Skade, OK Skeidi og Porsgrunn OL. Påmeldingsfrist er 15. januar. 3.2 Sammenslåing med Vestfold O-krets Konseptforslag for sammenslåing av Telemark og Vestfold O-kretser er utarbeidet med bidrag fra Britt Fossøy og Egil Ronæss fra Kretsstyret av 5

4 Konseptforslag utarbeidet som skal avgjøres på årets kretstinget 6. februar. Konseptforslaget ble sendt til klubbene 13. januar. Kretsstyret diskuterte konseptet: Det ble vurdert at konseptet innebærer førdeler og ulemper sammenliknet med dagens TOK konsept. Flere å fordele arbeidsoppgavene til. Mister nærhet til klubbene, enda større avstander for utkantklubbene. Får vi flere utøvere? Får vi totalt større aktivitet ved sammenslåing? Aktivitetskonsulent er det muligheter for dette? Felles møter med TOK-VOK er et alternativ. Hvordan påvirker dette de totale tilskudd fra NOF. Får vi deltidsansatt fra NOF? Styret er delt i denne saken. Styret er ikke helt overbevist om at dette er det beste. Kretsleder sjekker om mulighet for deltidsansatt fra NOF for et sammenslått O-krets for Telemark O-krets og Vestfold O-krets. 4. Årsberetning 2012 og planer for 2013 Startutgaven av årsberetningen for 2012 er oversendt og arbeidene er kommet godt i gang. Klubbene har fått oversendt materiale fra forrige årsberetning for innfylling av 2012 data Kretstingsversjonen bør på det nærmeste være klar før flest mulig av klubbenes Årsmøter. Regnskap på det nærmeste klart. Budsjett for Diskusjon frem til enighet henvisning til Årsberetning med budsjett for Kretsting 2012 TOK Kretsting 2012, blir onsdag den 6. februar 2013 på Aarnes Kafeteria med middag til deltakerne kl.: 17:30 og Tingstart kl.: 18:30. Innkalling til krets-ting er sendt ut Påminnelse vil bli sendt siste uke i januar. 6. DIVERSE / EVENTUELT 6.1 Idrettstellingen 2012 Mottatte skriv angående Idrettstellingen 2012 synes forholdsvis greie å forholde seg til. Ved utfylling av skjemaet må en være nøye med at alle klubbaktiviteter, som det enkelte medlem (i alle aldre) har deltatt i fyller krav til aktivt medlemskap. Dette gjelder trening, rekrutt i opplæringsfasen, turorientering, orienteringskonkurranser og funksjonær på arrangementer av 5

5 6.2 Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen v/ leder har fått tilsendt kopi av innbydelsen til kretstinget. De vil få oversendt referatet fra Kretstinget for 2011, 15. februar O-sportens venner i Telemark Blåse liv i O-sportens venner igjen? 6.3 Hjemmesiden Helge Gisholt har kommet godt i gang med hjemmesiden, men det er fremdeles litt problemer. Inngangen til hjemmesiden er via NOF, og deretter inn på telemark O-krets. Muligheter for sponsorlogoer m.m. 6.4 Rekrutteringsåret 2013 Her kommer følgende elementer til å være sentrale i mulighetene for å få økning i antall aktive orientere: Skolekartprosjekter i Vest-Telemark? Trener 1 Kurs Mulig støtte til klubbene i utkantene. Tur-orientering på nett Nærmiljøaktiviteter med bruk av kart i stor målestokk og lignende. 6.5 Neste Møte Telefonkontakt frem til kretstinget av 5